Hur mycket kostar det att lägga ut redovisningen? Och kanske ännu viktigare: hur mycket bör företag förvänta sig att behöva lägga på redovisning för att säkerställa service av hög kvalitet?
Att lägga ut redovisningen kan ge betydande kostnadsbesparingar jämfört med interna lösningar, även när man jämför leverantörer med likvärdig kompetens. Den här guiden går igenom kostnadsförväntningar för USA-baserade företag som vill lägga ut redovisningen (antingen i USA eller utomlands).
Varför bör ni lägga ut redovisningen?
Det främsta skälet att överväga att lägga ut redovisningstjänster är att hålla kostnaderna nere.
I USA är den genomsnittliga grundlönen för en heltidsanställd intern redovisningsekonom $61,969. När man lägger till arbetsgivaravgifter, förmåner och ytterligare kontorsutrymme kan de årliga kostnaderna per redovisningsekonom enkelt överstiga $80k — och vara betydligt högre i områden med höga levnadskostnader.
Utöver löner kan ni också spara mycket på programvarukostnader. Tredjepartstjänster för bokföring tillhandahåller vanligtvis sin egen programvara, vilket innebär att ni — om företaget är tillräckligt litet — inte behöver investera ytterligare pengar i redovisningsprogramvara eller en ERP-lösning för redovisning.
Det handlar dock inte bara om kostnadsbesparingar. Att lägga ut redovisningen kan vara mer effektivt, eftersom det inte finns något behov av att utbilda interna redovisningsteam. Kvalificerade externa redovisningsbyråer erbjuder också specialiserad expertis som kan vara svår att hitta hos en intern redovisningsekonom.
Och något paradoxalt är att utläggning av redovisningsfunktioner också kan förbättra den ekonomiska säkerheten. Även om ni behöver dela ekonomiska uppgifter med en tredje part har externa redovisningsekonomer vanligtvis inte tillgång till företagets konton eller finansieringskällor, vilket kraftigt minskar risken för förskingring och bedrägerier.
Kortfattat: Vad kostar det att lägga ut redovisningstjänster?
För de flesta företag kan utläggning kosta omkring $500 till $5,000+ per månad för USA-baserade CPA-företag, och potentiellt mindre vid utläggning till utlandet.
För större företag kan kostnaderna öka i takt med intäktsvolymen och/eller antalet anställda. Ett rimligt riktvärde är att beräkna de förväntade årliga redovisningskostnaderna till omkring 0,5 % till 1,5 % av de årliga intäkterna.
Faktorer som påverkar kostnaden för utläggning
Kostnaden för att lägga ut redovisningen varierar beroende på verksamhetens specifika förutsättningar. Generellt gäller att ju mindre och enklare verksamheten är, desto billigare blir det att lägga ut redovisningen.
Följande faktorer påverkar den totala kostnaden för att anlita en extern redovisningsbyrå:
Have an account? Log In
Intäkter
Kostnaderna för redovisningstjänster ökar vanligtvis i takt med den intäktsvolym ett företag genererar. Högre intäkter innebär vanligtvis mer arbete för bokförare och redovisningsekonomer, vilket leder till högre priser för tjänsterna.
Det är förstås inte alltid så. Ett nystartat företag utan intäkter har exempelvis fortfarande omfattande redovisningsarbete att utföra. I andra änden av skalan kan tjänstebaserade företag med höga intäkter ha en relativt enkel redovisning, särskilt om de genererar merparten av sina intäkter från ett fåtal kundkonton.
Oavsett detta används intäkter ofta som ett enkelt mått för att bedöma omfattningen av ett företags verksamhet, vilket kan användas som utgångspunkt vid prissättning av redovisningstjänster.
Antal anställda
Antalet anställda i ett företag kan också påverka kostnaden för att lägga ut redovisningen. Antalet anställda kan användas som ett grundläggande mått på verksamhetens omfattning och/eller komplexitet.
Det finns också kostnader per anställd att ta hänsyn till när det gäller personalstyrkans storlek. Redovisningsekonomer måste exempelvis upprätta W-2-formulär för varje anställd. Om lönehanteringen också läggs ut kan ytterligare kostnader per person för skatteavdrag, löneutbetalningar och upprättande av skatteblanketter tillkomma.
Tjänster som behövs
”Redovisning” är ett brett begrepp. De specifika behoven inom redovisning och bokföring varierar mellan företag och påverkar i hög grad kostnaden för att lägga ut tjänsterna.
Redovisningsbyråer kan erbjuda följande tjänster:
- Bokföring och upprättande av finansiella rapporter
- Lönehantering
- Kundfordringar/fakturering
- Leverantörsskulder
- Internrevision
- Hantering av extern revision
- Budgetering och prognostisering
- Finansiell analys
- Och mer
Grundläggande bokföring och upprättande av finansiella rapporter ingår vanligtvis som standard; andra tjänster är ofta tillgängliga som tillägg.
När du ser siffror för den genomsnittliga kostnaden för att lägga ut redovisningstjänster externt kommer du att märka ett mycket stort spann (till exempel 500–5 000+ dollar per månad). Mycket av detta beror på variationen av tjänster som företaget efterfrågar och på hur vanligt det är med prissättning per tjänst.
Metod för utkontraktering
Externa redovisningsleverantörer kan antingen förstärka kapaciteten hos din befintliga personal eller helt ersätta rollerna på en intern redovisningsavdelning. Omfattningen av de tillhandahållna tjänsterna påverkar kostnaderna.
Om du till exempel redan har en intern bokförare kanske du vill anlita en redovisningstjänst för att stödja personen och hantera ytterligare uppgifter som budgetering, prognostisering eller finansiell analys.
Å andra sidan kanske du hittills själv har skött bokföringen och vill lägga ut redovisningen helt externt för att frigöra mer av din egen tid.
Som man kan förvänta sig blir utkontraktering dyrare ju mer omfattande tjänsterna är.
Prissättningsmetod
Redovisningsleverantörer kan strukturera sin prissättning på flera olika sätt. De två vanligaste är ett timpris och ett löpande månadsarvode.
Timpris
Timpriser för USA-baserade revisorer ligger ofta på mellan 100 och 500+ dollar per timme. För utlandsbaserade redovisningstjänster är kostnaderna vanligtvis lägre och kan ligga på mellan 20 och 100+ dollar per timme.
Vissa företag kan erbjuda flera nivåer av timpriser. Grundläggande bokföring kan till exempel kosta 100 dollar per timme (och utföras av juniora medarbetare på företaget), medan skatte- och finansiell rapportering kan kosta 400 dollar per timme (och hanteras av en licensierad CPA).
Fördelar med timbaserad prissättning:
- Kan vara mer kostnadseffektivt, särskilt för mindre företag
- Kostnaderna följer transaktionsvolymen, vilket innebär att kostnaderna kan vara lägre under lugnare månader
- Passar bra för säsongsbetonade företag, snabbt växande företag och nystartade företag som ännu inte har intäkter
Nackdelar med timbaserad prissättning:
- De totala kostnaderna är mindre förutsägbara
- Timdebitering kan uppmuntra leverantörer till ineffektivitet
- Kan kräva ett minsta antal debiterbara timmar per månad
Månadsarvode
Prissättning med månadsarvode för redovisningstjänster kan ligga på mellan 500 och 5 000+ dollar per månad för små företag med upp till 10 miljoner dollar i intäkter och/eller färre än 100 anställda, och fortsätter därefter att skalas upp. För utlandsbaserade redovisningsföretag kan kostnaderna vara lägre, 250 till 3 000+ dollar.
Prissättning med månadsarvode kräver vanligtvis ett längre åtagande, oftast ett år eller mer. Den kan utformas som en vanlig fast månadsavgift (oavsett arbetsvolymen under en viss månad), eller som ett visst antal timkrediter per månad, som kan föras över om de inte utnyttjas.
Ett företag kan till exempel ta ut 3 000 dollar per månad som en fast avgift. Ett annat kan ta ut 3 000 dollar per månad för 15 kredittimmar per månad. I det senare fallet kan kredittimmar som inte utnyttjas under en viss månad föras över till framtida månader utan extra kostnader.
Fördelar med prissättning med månadsarvode:
- Det är enklare att budgetera för konsekventa och förutsägbara kostnader
- Kan innebära en rabatt jämfört med företagets timpris
- Kan motivera redovisningsleverantörer att arbeta mer effektivt
Nackdelar med prissättning med månadsarvode:
- Kan kräva ett längre åtagande
- Mindre lämpligt för företag med varierande behov under året (t.ex. säsongsbetonade företag och snabbt växande företag)
- Kan vara mindre kostnadseffektivt för mindre företag och enklare redovisningsbehov
Så uppskattar du den totala kostnaden
Kostnaderna för att lägga ut redovisningstjänster varierar beroende på komplexiteten i just ditt företag. Därför är det enda sättet att få en korrekt kostnadsuppskattning att kontakta flera redovisningsbyråer för en skräddarsydd offert.
Med detta sagt kan du uppskatta kostnaderna genom att ta hänsyn till företagets intäkter, tjänstebehov och geografiska plats.
More Articles
Uppskattade årliga kostnader som en procentandel av intäkterna
Du kan beräkna de förväntade årliga kostnaderna för att lägga ut redovisningen baserat på en procentandel av dina årliga intäkter.
1 % till 1,5 % av de årliga intäkterna är en rimlig utgångspunkt för företag med intäkter på mellan 300 000 och 3 miljoner dollar eller däromkring.
Ett företag med intäkter på omkring 1 miljon dollar kan till exempel förvänta sig att de årliga (inte månatliga) redovisningskostnaderna hamnar i intervallet ~$10k-$15k.
För små företag kan kostnaderna ofta överstiga riktmärket på 1–1,5 %. En familjeägd tjänsteleverantör som tjänar 100 000 dollar i intäkter per år skulle ha svårt att hitta en redovisningsleverantör som är villig att arbeta för bara $1-$1.5k/år.
Å andra sidan kan företag med höga intäkter ha lägre kostnader i förhållande till intäkterna. Ett företag med 10 miljoner dollar i årliga intäkter skulle kanske kunna hitta en kvalificerad redovisningsleverantör för närmare 0,5–1 % av intäkterna.
Tänk på att dessa siffror är mycket grova uppskattningar och dessutom vanligtvis baseras på priser i USA. För företag som lägger ut arbetet utomlands är kostnaderna vanligtvis lägre.
Att lägga ut arbetet lokalt jämfört med utomlands
En viktig kostnadsfaktor är var den redovisningstjänst som du anlitar är baserad.
Generellt sett tar redovisningskonsulter i USA mer betalt än redovisningskonsulter i andra länder — särskilt om man jämför med länder där levnadskostnaderna är lägre, som Indien eller Filippinerna.
När du utvärderar redovisningstjänster från utlandet bör du göra en noggrann kontroll. Dolda kostnader och/eller ineffektivitet kan lätt urholka kostnadsfördelarna med att lägga ut arbetet utomlands. Se också till att det är helt tydligt att tjänsten använder redovisningskonsulter som är väl insatta i amerikanska redovisningsstandarder och skattelagar.
Att lägga ut arbetet kan vara kostnadseffektivt, men välj med omsorg
För många företag kan kostnaden för att lägga ut redovisningstjänster vara betydligt lägre än att skaffa bra redovisningsprogram eller anställa en redovisningsekonom internt.
Med detta sagt är det viktigt att samarbeta med en välrenommerad redovisningsleverantör. Billiga tjänster är inte till någon hjälp om de är felaktiga eller ineffektiva, och ingen företagsägare vill behöva dubbelkontrollera redovisningsleverantörens noggrannhet.
För fler guider om bästa praxis inom redovisning, programvaruverktyg och annat kan du gå till redovisningssektionen på The CFO Club. Prenumerera på The CFO Clubs nyhetsbrev redan i dag för praktiska insikter om allt inom företagsfinansiering.
