10-stegs checklista för implementering av bokföringsprogram

Välja en implementeringsmetodik

Du har alltså skickat ut din RFP för bokföringsprogramvara och valt din nästa bokföringsprogramvara. Grattis! Nu kommer den kritiska delen: att få den på plats och fungera smidigt. Hur du går tillväga kan vara avgörande för om implementeringen blir framgångsrik eller inte. 

Låt oss utforska de mest populära metoderna som företag som ditt faktiskt använder:

• Agil implementering: Dela upp det i små "sprintar" med fokus på specifika moduler eller funktioner. Sätt delar i drift snabbt, testa och förbättra efter hand. Flexibelt och ger snabba resultat, men kräver nära samarbete.
• Vattenfallsimplementering: Det klassiska linjära tillvägagångssättet — planera, utforma, utveckla, testa, distribuera och underhåll. Utmärkt för komplexa behov med fasta krav, men ändringar under projektets gång kan bli kostsamma, och det tar längre tid innan ni ser resultat.
• Stegvis utrullning: Implementera i etapper, antingen efter funktion — huvudbok (GL), sedan leverantörsskulder (AP), därefter kundfordringar (AR) — eller efter affärsenhet. Lägre risk, fokuserad utbildning och möjlighet att dra lärdomar inför senare faser. Idealiskt för större organisationer med komplexa bokföringssystem.
• Total övergång: Flytta alla användare till det nya systemet på ett förutbestämt datum. Effektivt men intensivt — noggrann planering och omfattande utbildning är avgörande.
• Parallell implementering: Kör de gamla och nya systemen parallellt under en period. Ger en säkerhetsmarginal för noggrannhetskontroller, men kräver mycket resurser och förlänger övergången.

Vilken metodik passar dig?

Ta hänsyn till företagets storlek, komplexitet, riskbenägenhet och hur brådskande era behov inom bokföring är. Ett nystartat företag kanske väljer agil metodik för snabba resultat, medan ett multinationellt företag med komplexa rapporteringskrav kanske föredrar vattenfallsmetoden. Ett växande medelstort företag med olika avdelningar? En stegvis utrullning kan vara det perfekta valet för er.

Kom ihåg att dessa metoder inte utesluter varandra. Ni kan använda ett vattenfallsperspektiv för den grundläggande installationen och sedan byta till agil metodik för att lägga till nya funktioner. Eller börja med en stegvis utrullning efter plats, men använda agila sprintar inom varje fas. 

Det viktiga är att förstå för- och nackdelarna med varje metod för att kunna utforma ett tillvägagångssätt som passar just ert företag.

Vilka deltar i implementeringen av bokföringsprogramvara?

Att implementera bokföringsprogramvara är en omfattande förändring som involverar olika roller i organisationen, inte bara ett projekt för IT- eller ekonomiavdelningen. Viktiga deltagare är:

• Verkställande sponsor: Ofta CFO eller COO, tillhandahåller visionen, säkrar resurser, löser hinder och driver stöd från avdelningarna.
• Projektledare: Ansvarar för projektets implementeringsplan, tidsplan, budget och teamsamordning och ser till att alla delar fungerar sömlöst tillsammans.
• Teamledare för ekonomiavdelningen: Överbryggar programvarans tekniska aspekter och bokföringens praktiska behov samt övervakar systemkonfiguration, datamigrering och användartester.

Övriga nyckelpersoner:

• IT-teamet: Ansvarar för teknisk installation och säkerhet.
• Leverantör/konsult: Bidrar med expertis inom programvaran och ytterligare projektledning.
• Superanvändare: Avdelningarnas avancerade användare som underlättar utbildning och support.
• HR och löneadministration: Hanterar lönemoduler och personalutgifter.
• Försäljning och drift: Hanterar order-till-betalning-processer.
• Juridik och regelefterlevnad: Säkerställer efterlevnad av regelverk.
• Ansvarig för förändringsledning: Övervakar kommunikation och strategier för införande.

Intressenter som bör hållas informerade:

• VD: Ansvarar för företagets övergripande resultat.
• Styrelse/investerare: Intresserade av ROI och risk.
• Externa revisorer: Är beroende av systemet för tillförlitliga revisioner.
• Viktiga kunder/leverantörer: Påverkas av förändringar i fakturering eller betalningar.
• Alla medarbetare: Påverkas av ekonomisk noggrannhet och operativ effektivitet.

Varje roll är avgörande för att säkerställa projektets framgång och hantera både de strategiska och praktiska aspekterna av programvarans integrering i verksamheten.

Implementering av redovisningsprogram är ett lagarbete

Ditt jobb, oavsett om du leder projektet eller är en del av teamet, är att säkerställa att dessa personer involveras vid rätt tidpunkter. IT-teamet bör inte fatta beslut om redovisningsprinciper, och ekonomichefen bör inte konfigurera serverinställningar. Men när varje person bidrar med sin expertis på ett samordnat sätt skapar ni förutsättningarna för en smidig och framgångsrik implementering som förändrar verksamhetens arbetssätt.

Så implementerar du redovisningsprogram

Att implementera redovisningsprogram – oavsett om det är allmänt, onlinebaserat, molnbaserat eller någon helt annan typ – är som att bygga ett hus. Du behöver en stabil grund, rätt verktyg och en tydlig ritning. 

Låt oss gå igenom varje steg och säkerställa att du inte bara installerar programvara, utan verkligen förändrar dina redovisningsprocesser.

Steg 0: Skaffa redovisningsprogram

Om du ännu inte har något verktyg har vårt team granskat de bästa redovisningsprogrammen och kommit fram till att dessa för närvarande är de bästa alternativen på marknaden:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Bäst för snabbväxande företag
2. 2. Dext — Bäst för dataextrahering inom förbokföring
3. 3. QuickBooks Online — Bäst för småföretag
4. 4. Striven — Bäst för heltäckande verksamhetshantering
5. 5. Ramp — Bäst för automatiserad utgiftshantering
6. 6. Patriot Accounting — Bäst för flexibla redovisningsmetoder
7. 7. InvoiceBerry — Bäst för att snabbt skapa fakturor
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Bäst för medelstora företag
10. 10. ZipBooks — Bäst för ideella organisationer

Om du byter från ett annat redovisningsverktyg finns det en något annorlunda process att följa.

1. Projektinitiering och planering: Definiera dina krav och mål

Det här steget handlar om att få full klarhet i vad du behöver och varför. Det är grunden för allt som följer. Det är avgörande att fastställa vad du vill att programvaran ska uppnå för verksamheten, oavsett om det handlar om att förbättra finansiell rapportering, effektivisera processer eller stärka efterlevnaden.

• Identifiera problemområden i dina nuvarande processer. Drunknar ni i manuella registreringar? Har ni svårt att få fram rapporter i realtid?
• Lista funktioner som krävs (till exempel stöd för flera valutor) och funktioner som vore bra att ha (till exempel AI-drivna prognoser).
• Sätt upp mätbara mål. Till exempel: ”Minska tiden för månadsbokslutet från 15 dagar till 5 dagar” eller ”Sänk kostnaderna för fakturahantering med 30 %”.
• Involvera viktiga intressenter. Ert AR-team kan behöva rapporter över kundfordringarnas ålder, medan er VD vill ha en anpassad instrumentpanel.
• Skapa en projektplan som beskriver projektets mål, omfattning och begränsningar.
• Inrätta en projektledningsfunktion (PMO) vid behov för att övervaka implementeringen.

2. Kartlägg och optimera dina processer

Återskapa inte bara dina gamla processer i det nya systemet. Använd möjligheten att effektivisera.

• Dokumentera aktuella arbetsflöden (processkartor för nuläget).
• Identifiera flaskhalsar och överflödiga moment. Kanske kontrollerar tre personer varje faktura trots att det bara skulle behövas en.
• Utforma optimerade arbetsflöden (processkartor för framtida läge). Tänk på automatisering, godkännanden och revisionsspår.
• Validera med slutanvändarna. En process som ser bra ut på papper kan ha dolda problem.

Exempel: En advokatbyrå kartlade sin faktureringsprocess:

• Nuläge: Advokaterna registrerade tid i kalkylblad, mejlade fakturasamordnare som manuellt skapade fakturor i QuickBooks, varefter delägarna granskade varje faktura, vilket orsakade stora förseningar.
• Framtida läge: I det nya systemet registrerar advokaterna tiden direkt, automatiserade regler skapar utkast till fakturor och endast fakturor med höga belopp eller avvikelser behöver granskas av en delägare. Resultatet? Fakturorna skickas ut 70 % snabbare, vilket förbättrar kassaflödet.

3. Konfigurera kontoplanen (COA) och rapportstrukturen

Det här är ritningen för ditt ekonomiska hus. Få den rätt från början, så blir rapporteringen enkel.

• Börja med din gamla kontoplan, men kopiera den inte rakt av. Använd detta som ett tillfälle att förenkla.
• Se till att den stödjer både lagstadgade rapporteringsbehov och ledningens rapporteringsbehov.
• Skapa avdelningar, kostnadsställen, projekt eller andra dimensioner för att kunna dela upp och analysera data.
• Utforma dina finansiella rapporter och nyckelrapporter. Arbeta bakifrån för att säkerställa att din COA stöder dem.

Exempel: Den ideella organisationen EduForAll behövde följa upp kostnader efter program, finansieringskälla och plats. Deras kontoplan använde:

• 5 siffror för kostnadsslag (t.ex. 50400 för kontorsmaterial)
• 3 siffror för program (t.ex. 101 för läskunnighetsprogram)
• 2 siffror för finansiärer (t.ex. 05 för Gates Foundation)
• 2 siffror för platser (t.ex. 12 för kontoret i Nairobi)

En kostnad som "50400-101-05-12" betydde "Kontorsmaterial för läskunnighetsprogrammet, finansierat av Gates Foundation, i Nairobi." Den här strukturen gjorde det möjligt för EduForAll att snabbt skapa rapporter för varje finansiär, optimera programkostnaderna och effektivt hantera budgetarna för olika platser.

4. Planera och genomföra datamigreringen

Det här steget handlar om att ta med dig din historik till ditt nya hem utan att samtidigt få med dig röran.

• Bestäm vad som ska migreras. Vanligtvis vill du ta med öppna transaktioner, kund- och leverantörsdata samt minst ett års historiska data.
• Rensa dina data. Åtgärda dubbletter av kunder, uppdatera inaktuell leverantörsinformation och stäm av öppna poster.
• Mappa gamla data till de nya strukturerna. Ditt gamla konto "Office Exp" kan behöva mappas till flera nya konton.
• Genomför en testmigrering. Kontrollera totalerna och stickprovskontrollera detaljerna. Upprepa tills allt är perfekt.
• Planera övergången noggrant. Du kan behöva en kort "lugn period" utan transaktioner, så planera för den.

5. Anpassa och integrera

Nu ska du göra systemet till ditt eget och integrera det i ditt bredare företags­ekosystem.

• Anpassa med försiktighet. Standardfunktioner är utmärkta för uppgraderingar och support. Anpassa bara sådant som skapar verkligt affärsvärde.
• Kartlägg alla integrationer som krävs: CRM, e-handel, HRIS, banktjänster osv.
• Bestäm mellan integrationer i realtid (API:er) och batchintegrationer. Realtid är utmärkt för lager, medan batch kan vara tillräckligt för HRIS.
• Testa integrationerna noggrant. Ett problem mellan systemen kan orsaka stora bekymmer.

Anpassa inte för mycket

Även om anpassning av systemet efter specifika affärsbehov kan förbättra funktionaliteten, kan överdrivna anpassningar försvåra framtida uppdateringar och integrationer, vilket leder till högre underhållskostnader och potentiella inkompatibiliteter mellan systemen.

6. Testning, utbildning och övergång

Du har byggt ditt nya ekonomiska hem. Nu måste du se till att det är stabilt och att alla vet hur de ska hitta rätt.

• Testa allt. Enhetstester (fungerar det här fakturaflödet?), integrationstester (utlöser Salesforce faktureringen?) och ett test av hela flödet (från order till betalning till ekonomisk rapport).
• Utbilda i etapper. Börja med ett kärnteam, fortsätt med utbildning av utbildare och utbilda slutligen alla användare.
• Använd verkliga scenarier i utbildningen. "Så här kommer du att hantera den månatliga faktureringen av kunder."
• Planera driftsättningen minutiöst. Ha ett krisrum, en process för eskalering av problem och ja, beställ pizza.
• Efter driftsättningen bör du ha kunniga användare i varje team som kan ge omedelbar support.

7. Granskning efter implementeringen och stabilisering

Det är här många företag tappar fokus och tror att arbetet är klart så snart systemet är i drift. Men det är nu du verkligen kan börja dra nytta av din investering.

Innan du öppnar champagnen bör du se till att ditt nya system verkligen är stabilt och levererar enligt löfte.

• Genomför en fullständig månadsstängning. Jämför detta med din gamla process. Uppnår du dina tids- och noggrannhetsmål?
• Granska nyckeltal varje vecka. Håll koll på mått som DSO, DPO, avvikelser i avstämningar och så vidare. De visar om processerna fungerar.
• Håll dagliga avstämningsmöten under den första månaden. Korta avstämningar fångar upp problem tidigt.
• Dokumentera alla problem och lösningar. Detta blir din handbok för framtida problem.
• Genomför en formell efteranalys. Vad gick bra? Vad gick inte bra? Använd lärdomarna i framtida projekt.

8. Efterlevnad, revisioner och systemsäkerhet

 I dagens regelstyrda miljö behöver ditt system inte bara vara effektivt, utan också fullständigt robust.

• Årlig granskning av efterlevnaden. SOX, GDPR och branschspecifika regler – se till att du uppfyller kraven.
• Förbered dig för revisioner året runt. Väl dokumenterade processer och tydliga revisionsspår gör revisionerna smidigare.
• Regelbundna säkerhetskontroller. Vem har åtkomst till vad? Är alla integrationer säkra?
• Tester av katastrofåterställning. Kan du återställa från säkerhetskopior? Hur mycket data kan du förlora?

9. Utbilda, behåll och ta in nya talanger

Dina medarbetare är hjärtat i ditt ekonomisystem. Investera i dem.

• Årliga repetitionsutbildningar. Gå igenom nya funktioner och förstärk bästa praxis.
• Skicka teamet till användarkonferenser. Där lär de sig av kollegor och kommer tillbaka fulla av energi.
• Tvärfunktionell utbildning. Din stjärna inom kundreskontra kan ha bra idéer för huvudboksteamet.
• Prioritera anpassningsförmåga vid rekrytering. Du behöver medarbetare som kan utvecklas tillsammans med ditt system i förändring.

10. Planera för tillväxt och förändring

Den enda konstanten i näringslivet är förändring. Gör ekonomisystemet till en möjliggörare, inte ett hinder.

• Årlig skalbarhetsöversyn. Kommer du att växa ur systemet eller behöver du bara fler licenser?
• Håll koll på affärslandskapet. Expanderar ni internationellt? Är företagsförvärv eller fusioner på gång? Planera systemförändringar tidigt.
• Skapa en backlogg för ändringsbegäranden. Små justeringar kan vänta, men följ upp dem inför återkommande uppdateringsomgångar.
• Behåll det strategiska perspektivet. Träffa ledningsgruppen varje kvartal för att anpassa systemets färdplan efter verksamhetens mål.

Att implementera ekonomiprogram är inte ett projekt som blir klart en gång för alla; det är en kontinuerlig resa mot optimering, insikter och tillväxt. Fortsätt att förbättra!

Hur lång tid implementeringen tar

En förhastad implementering kan kosta dig betydligt mer på lång sikt än några extra veckor som läggs på att göra rätt. Låt oss gå igenom tidsplanerna.

Variablerna: Faktorer som påverkar implementeringstiden

Innan vi pratar om veckor och månader bör du förstå att följande faktorer kan påverka tidsplanen:

1. Verksamhetens storlek och komplexitet: Ett startupföretag med 10 personer kommer att röra sig snabbare än ett multinationellt företag med 1 000 anställda och sex dotterbolag.
2. Bransch: Starkt reglerade sektorer som sjukvård och finans kräver mer tid för att ställa in systemet så att kraven på efterlevnad uppfylls.
3. Behov av anpassning: En standardlösning går snabbast. Omfattande anpassningar? Räkna med mer tid.
4. Datamigrering: En enkel provbalans eller flera års transaktionsdata? Det gör stor skillnad.
5. Integrationer: Fler integrationer, till exempel CRM och e-handel, innebär mer tid.
6. Teamets kapacitet: Ett dedikerat projektteam arbetar snabbare än medarbetare som samtidigt hanterar dagliga arbetsuppgifter.
7. Implementeringsmetodik: En agil metod kan få delar i drift snabbare; vattenfallsmodellen kan ta längre tid men innebär att allt tas i drift på en gång.

Typisk tidslinje

1. Projektplanering (1–2 veckor): Denna inledande fas omfattar att definiera projektets omfattning, samla in krav och sätta samman implementeringsteamet.
2. Installation av programvara och systemkonfiguration (2–6 veckor): Beroende på komplexiteten omfattar denna fas installation av programvaran, konfigurering så att den passar verksamhetens behov samt konfigurering av användarroller och behörigheter.
3. Datamigrering (1–4 veckor): Denna fas beror på mängden och kvaliteten på de data som ska överföras. Den omfattar datarensning, mappning och själva migreringen, följt av validering för att säkerställa korrektheten.
4. Testning (1–3 veckor): Denna kritiska fas innebär att tester genomförs för att säkerställa att alla delar av programvaran fungerar som förväntat och samverkar korrekt med andra system.
5. Utbildning och övergång (2–4 veckor): Slutanvändarna utbildas och får stöd när de övergår till det nya systemet. Denna fas är avgörande för att säkerställa ett smidigt byte och kan variera i längd beroende på användarnas erfarenhet av ny teknik.
6. Driftsättning och inledande support (1–2 veckor): Systemet tas i drift och en supportstruktur etableras för att hantera eventuella omedelbara problem.

Det här kan du i allmänhet förvänta dig beroende på företagets storlek

• Litet företag (10–50 anställda, en juridisk enhet). Enkel installation: 4–8 veckor
• Medelstort företag (50–500 anställda, eventuellt några juridiska enheter). 3–6 månader
• Stort företag (500+ anställda, flera juridiska enheter, internationellt):  6–12 månader

Ladda ner din checklista för implementering av redovisningsprogramvara

Du har kunskapen. Nu ser vi till att du kan tillämpa den systematiskt. Den här checklistan för implementering av redovisningsprogramvara är din steg-för-steg-guide genom processen.

Verktyget är utformat för att hjälpa dig att hålla reda på varje viktigt steg, från den inledande planeringen till driftsättningen, så att inga kritiska uppgifter förbises.

Och det bästa av allt? Den är helt anpassningsbar. Du kan lägga till, ändra eller ta bort uppgifter så att de passar din specifika process.

Ladda ner din här

Den är gratis, professionellt utformad och väntar på dig. Behöver jag säga mer?

Create Free Account

Have an account? Log In

7 misstag att undvika när du implementerar redovisningsprogramvara

Att implementera redovisningsprogramvara kan vara komplext och utmanande. Här är några tips för att undvika vanliga misstag och säkerställa en framgångsrik implementering:

1. Att underskatta vikten av datarensning

Lägg betydande resurser på att rensa dina data före migreringen. Säkerställ att alla datamängder är fria från dubbletter och felaktigheter samt är fullständigt uppdaterade. 

Denna förberedelse minskar komplikationerna under datamigreringen och ökar det nya systemets övergripande effektivitet.

2. Att hoppa över anpassad användarutbildning

Dela inte bara ut generiska manualer. Anpassa utbildningen efter de olika behoven i teamet. Använd scenarier som speglar deras dagliga arbetsuppgifter för att göra det nya systemet bekant och enklare att börja använda.

3. Att inte planera för support efter driftsättningen

Var redo att ta itu med eventuella problem direkt så snart systemet har tagits i drift. 

Skapa ett stabilt supportsystem med en helpdesk, användarmanualer, vanliga frågor och svar samt en grupp ”superanvändare” som snabbt kan rycka in. Proaktiv support minskar driftstopp och stress.

4. Att inte fastställa realistiska tidsramar

Planera projektets tidslinje med viss flexibilitet för det oväntade. Följ upp framstegen och gör justeringar vid behov. 

Ett välplanerat schema förhindrar sista minuten-insatser och säkerställer att varje del av projektet får den uppmärksamhet den behöver.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

5. Att förbise behovet av regelbundna uppdateringar och återkoppling

Håll alla informerade med regelbundna uppdateringar. Diskutera hur det går, hantera eventuella utmaningar och justera planen utifrån återkoppling i realtid. Öppen kommunikation hjälper till att hantera förväntningar och håller alla engagerade och delaktiga.

6. Att försumma förändringsledning

Börja hantera förändringen från dag ett. 

• Kommunicera fördelarna tydligt — förklara ”varför” innan ”hur”. 
• Visa på individuella vinster för att uppmuntra till stöd. 
• Uppmärksamma framgångarna längs vägen för att bygga momentum och stöd. 

God förändringsledning kan minska motståndet och påskynda införandet.

7. För många kockar i köket

Det är bra att få synpunkter, men för många intressenter kan göra beslutsfattandet till en riktig huvudvärk. Försök att hålla gruppen liten. Ta bara med dem som behöver vara där — tänk på viktiga beslutsfattare och nödvändig expertis. Det gör att arbetet flyter smidigt och undviker den fruktade trafikstockningen i beslutsfattandet.

Få bokföringsprogrammet att fungera för dig

Att implementera bokföringsprogram kan verka överväldigande, men med rätt steg och ett noggrant öga för detaljer är det fullt hanterbart. Se upp för de lömska fallgroparna och omfamna processen med att finjustera systemet för att få ut mesta möjliga av det.

Letar du efter fler praktiska tips som dessa? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev och hämta vår detaljerade checklista för att hålla allt på rätt spår. Låt oss få ditt bokföringsprogram att fungera smidigt!