ERP-system kontra bokföringsprogram: vägledning för företagstillväxt

Vad är ERP-programvara?

ERP-programvara hjälper dig att hantera dagliga affärsuppgifter som bokföring, lagerhantering, kundrelationshantering och projektledning.

Tänk på ERP-programvara som ett superlim som sammanfogar olika avdelningar och affärsfunktioner – försäljning, inköp och HR – i ett centraliserat system. Det är ingen magisk dryck som löser alla affärsproblem över en natt, men det ger dig en överblick över företagets resurser så att du kan planera och optimera.

De bästa ERP-programvarulösningarna erbjuder också ytterligare moduler för att utöka funktionerna. Sage erbjuder till exempel modulen Sage Intacct SaaS Intelligence, som ger insyn i mätvärden som kostnad för kundanskaffning (CAC), kostnad för kundbevarande (CRC), kassakonverteringspoäng, nettoburn rate och mycket mer.

Vad är bokföringsprogram?

Bokföringsprogram hjälper dig med allt som rör pengar, inklusive kassaflödeshantering, lönsamhetsuppföljning och upprättande av finansiella rapporter.

De flesta ERP-system har bokföringsfunktioner som kan göra allt som en bokföringsprogramslösning kan. Men om du driver ett litet SaaS-företag utan lager eller ett stort team kan bokföringsprogram vara en kostnadseffektiv lösning för att registrera och rapportera finansiella transaktioner.

De bästa bokföringslösningarna kan göra mycket mer än att automatiskt generera kassaflödesrapporten, resultaträkningen och balansräkningen. De kan till exempel hjälpa dig att följa rätt regler för intäktsredovisning, följa upp kostnader samt följa saldon för leverantörsskulder och kundfordringar.

ERP kontra bokföringsprogram: En översikt

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

ERP-programvarans kärnfunktioner

ERP-programvara är som en schweizisk armékniv för affärsverksamheten. Det är en allt-i-ett-lösning som samlar data från flera avdelningar i en enda instrumentpanel. ERP-programvara kan hjälpa dig med följande:

• Centraliserade data: ERP centraliserar data från olika avdelningar så att alla har tillgång till samma uppdaterade information.
• Automatisering: ERP kan automatisera fakturering, rapportering, lagerhantering och många andra delar av verksamheten. Detta minskar manuella fel och förbättrar effektiviteten.
• Rapportering i realtid: ERP-system använder insamlade data för att skapa insiktsfulla rapporter. Realtidsdata och rapporter som innehåller KPI:er för lagernivåer, finansiell ställning och försäljningstrender hjälper dig att fatta välgrundade beslut.
• Ekonomistyrning: ERP-system innehåller inbyggda bokföringsmoduler som hjälper till att skapa budgetar, följa upp kostnader, hantera löner och upprätta finansiella rapporter.
• Hantering av försörjningskedjan: Du kan övervaka hela försörjningskedjan, från inköp till distribution, med hjälp av ERP. Det förenklar hanteringen av lager, leverantörer och leveranser.

Bokföringsprogrammens kärnfunktioner

Bokföringsprogram erbjuder endast funktioner som är relevanta för ekonomi- och bokföringsavdelningarna. Kärnfunktionerna i de flesta typer av bokföringsprogram omfattar:

• Bokföring: Bokföringsprogram registrerar transaktioner som försäljningar, inköp, kvitton och betalningar. Det bokför verifikationer för varje transaktion enligt dubbel bokföring.
• Fakturering: Du kan konfigurera bokföringsprogrammet så att det genererar återkommande fakturor. Det innebär att du kan konfigurera automatiserad fakturering för prenumerationer.
• Utgiftsspårning: Bokföringsprogram gör det möjligt att registrera och kategorisera utgifter. Det gör att du kan övervaka utgifterna och hålla dem under kontroll. Utgiftsspårning är också avgörande för att effektivisera godkännanden av utgiftsersättningar.
• Avstämningar: Behöver du stämma av kontoutdrag? Låt bokföringsprogrammet ta hand om det. Bokföringsprogram kan matcha transaktioner mot bankhändelser för att hitta avvikelser.
• Lönehantering: Du kan automatisera löneberäkningar, direktinsättningar och skatteberäkningar med bokföringsprogram.
• Finansiell rapportering: Finansiell rapportering är viktig både för regelefterlevnad och beslutsfattande. Bokföringsprogram genererar resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen automatiskt när du registrerar finansiella transaktioner.

Vilken roll spelar bokföringsprogram i finansiell rapportering?

Avancerade bokföringslösningar kan automatisera en stor del av processen för finansiell rapportering. Här är exempel på uppgifter inom finansiell rapportering som bokföringsprogram utför:

• Dataorganisering: Bokföringsprogram sammanställer finansiella data från försäljning, utgifter och andra transaktioner och organiserar dem.
• Finansiella rapporter: Bokföringsprogram fyller automatiskt i insamlade data i finansiella rapporter. Det gör att du kan följa saker som lönsamhet, kapitalstruktur och likviditet i realtid.
• Anpassade rapporter: Du kan anpassa rapporter utifrån behoven hos ditt företag, din ledning, dina investerare eller tillsynsmyndigheter.
• Jämförande analys: Det gör att du kan jämföra finansiella data mellan perioder så att du kan identifiera trender, mönster och avvikelser.

Fördelar med ERP-programvara

ERP-lösningar erbjuder en mängd fördelar. De gör det möjligt för dig att upprätthålla ett centralt informationslager med koppling till verksamhetens drift och underlättar för ditt team genom att automatisera många monotona och repetitiva uppgifter. Låt oss titta närmare på fördelarna med ERP-programvara.

• Databaserade insikter: ERP-system samlar in stora mängder data från flera verksamhetsområden. Om ditt ERP-system har inbyggda verktyg för affärsintelligens och dataanalys kan det ge handlingsbara insikter inom viktiga områden, till exempel kundbeteende.
• Kostnadseffektivitet: ERP hjälper till att optimera resursanvändningen och automatisera uppgifter, vilket bidrar till att minimera driftkostnader och arbetskraftskostnader samt förbättrar produktiviteten.
• Konsoliderade data: SaaS-företag genererar stora datamängder som ofta är utspridda mellan olika avdelningar. Detta skapar datasilos som hindrar välgrundade beslut. ERP-system konsoliderar data från alla avdelningar, vilket gör att du kan fatta datadrivna beslut.
• Skalbarhet: ERP-system använder modulära strukturer som gör att de kan hantera fler transaktioner, användare och mer data när företaget växer.
• Regelefterlevnad och säkerhet: Du kan inte lagra kunddata i kalkylblad – du måste följa dataskyddsbestämmelser som GDPR och HIPAA, beroende på din bransch.
• Integrerad drift: Du kan migrera data till och från ERP-system utan manuellt arbete. När du använder ett kalkylblad lägger du mycket tid på att bara kopiera och klistra in data mellan olika system.

Fördelar med bokföringsprogram

Bokföringsprogram är som en ekonomisk trollkarl som arbetar hela dagen för att hålla företagets ekonomi i gott skick. Så här fungerar det:

• Korrekt intäktsredovisning: Att manuellt följa ASC 606 kan vara tidskrävande. Bokföringsprogram hjälper dig att följa standarderna för intäktsredovisning för SaaS och redovisar automatiskt intäkter över prenumerationsperioder.
• Utgiftsspårning: Utgifterna kan snabbt hopa sig om du inte övervakar dem. Bokföringsprogram hjälper dig att spåra alla typer av utgifter, från serverkostnader till luncher för teamet, så att du håller dig till din budget.
• Finansiell rapportering: Bokföringsprogram genererar finansiella rapporter samt andra ekonomiska rapporter, till exempel åldersanalyser, lönsamhetsanalyser och prognosrapporter.
• Enklare skattedeklaration: Skattesäsongen kan få det att snurra i huvudet om du inte är väl förberedd. Bokföringsprogram ser till att du har all information nära till hands. Det hjälper dig att beräkna skatter och ser till att du har de nödvändiga skatteblanketterna redo att lämna in när den amerikanska skattemyndigheten hör av sig.

Det finns andra fördelar med bokföringsprogram, men detta är några av de största.

Välj rätt lösning för ditt företag

Valet mellan ERP och bokföringsprogram avgörs av följande faktorer:

Företagets komplexitet

Om du driver ett nystartat företag är ett särskilt bokföringsprogram ett bättre alternativ. ERP-system är dyrare och mer komplexa och innehåller många funktioner som ett nystartat företag sannolikt inte behöver.

Många ERP-system har till exempel moduler för komplex produktionsstyrning, lagerhantering, hantering av stora team och omfattande finansiell analys.

Men när du växer och dina operativa behov blir mer varierade – till exempel när du inför komplexa prenumerationsmodeller och hanterar flera intäktsströmmar – blir ERP-systemets integrerade arbetssätt mycket mer värdefullt.

Funktionalitetens omfattning

Du kan klara dig utmärkt utan ett ERP-system om du inte har ett stort team eller komplexa processer. Det beror på att du inte behöver de flesta ERP-funktionerna som stöder områden som försörjningskedjehantering, HR och regelefterlevnad. I stället kan du välja att använda bokföringsprogram och CRM.

Det finns inga fasta regler här – bygg en teknikstack som fungerar för dig.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Krav på data och rapportering

ERP-system erbjuder vanligtvis omfattande funktioner för rapportering och analys. Om du ofta behöver dela rapporter med intressenter, vill använda prediktiv analys för att hantera resurser eller vill skapa anpassade instrumentpaneler för datadrivna beslut, är det värt att investera i ERP.

Budget

De initiala kostnaderna för att implementera ERP-system och utbilda teamet i att använda dem är betydligt högre än kostnaderna för bokföringsprogram.

Nystartade företag behöver inte alltid ERP eller har budget för det. Molnbaserade ERP-lösningar är billigare än lokalt installerade alternativ, men de kostar fortfarande mer än bokföringsprogram.

Enligt forskning uppgår kostnaden för att äga ett ERP-system för medelstora företag (intäkter under $1 billion) till ungefär 3% till 5% av de årliga intäkterna, medan den är 2% till 3% för stora företag (intäkter över $1 billion).

Om du har ont om pengar eller inte har tid eller personal för att bli redo för ERP kan du överväga att skjuta upp din investering i ERP och använda bokföringsprogram för att hantera den ekonomiska delen av verksamheten.

Investera med framförhållning

Tänk på framtiden. Om du ser att företaget växer snabbt eller förväntar dig att utöka teamet avsevärt under det kommande året är det mer meningsfullt att investera i ett ERP-system.

Å andra sidan är bokföringsprogram idealiska för företag som fortfarande befinner sig på konceptvalideringsstadiet eller lägger grunden för tillväxt.

Kom ihåg – valet mellan ERP och bokföringsprogram beror på var företaget befinner sig idag och, ännu viktigare, var du förväntar dig att det ska vara imorgon.

Redo att bygga vidare på din kompetens som ekonomichef? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.