ERP-system: Fördelar, utmaningar & viktiga verktyg

• Bokföring
• Lagerhantering och inköp
• Personalhantering/HR
• Hantering av kundrelationer (CRM)
• Försäljning och marknadsföring
• Ekonomisk styrning och prognostisering
• Och mycket mer

Ett ERP-system – som säljs antingen som en lokal lösning eller som en molnbaserad SaaS-produkt – kan hjälpa till att synkronisera affärsprocesser, minska informationssilos och bidra till att sänka kostnaderna. 

Viktiga fördelar med ERP-system

Detaljerna i en ERP-lösning kan variera beroende på företagstyp och verksamhetens komplexitet.

Inom specialiserade sektorer som jordbruk kan exempelvis implementering av ERP-system för jordbruk hantera branschspecifika utmaningar som grödhantering, uppföljning av boskap och planering för säsongsvariationer i efterfrågan.

Med det sagt anges de främsta fördelarna med ERP-lösningar för de flesta företag nedan. 

Förbättrad effektivitet och produktivitet

ERP-system kan förbättra produktiviteten genom att centralisera verksamheten, ge dig insyn i verksamhetens övergripande resultat och automatisera många processer som tidigare hanterades manuellt.

Dataunderlaget här är tämligen solitt: ERP-implementering ledde till förbättrade affärsprocesser för hela 95 % av företagen, medan 49 % av företagen rapporterade förbättringar i ALLA affärsprocesser.

För att illustrera varför kan vi titta på bara några av de – ursäkta modeordet – synergier som ERP-system skapar:

• Genom att synkronisera bokförings- och lagerhanteringssystem minskar teamen manuella bokförings- och inköpsprocesser och kan fatta mer välgrundade inköpsbeslut i realtid. Efter att ha implementerat en molnbaserad ERP-lösning kunde e-handelsföretaget Fulton & Roark till exempel eliminera behovet av externa revisorer och öka försäljningen med 50 % YoY utan att utöka personalstyrkan.
• Genom att automatisera manuella processer kan team frigöra tid för aktiviteter med högre värde och/eller projektarbete. Genom att till exempel skapa en automatisering av inköpsorder i ditt ERP-system kan du låta varje inköpsorder automatiskt skickas till relevanta intressenter för godkännande och sedan automatiskt skickas till leverantörer för hantering – samtidigt som den synkroniseras med ditt bokföringssystem i realtid.  
• Genom att skapa en gemensam sanningskälla för hela företaget kan team minska manuellt fram och tillbaka-arbete, intern kommunikation och dubbelarbete – samt undvika potentiellt kostsamma misstag.

Under ERP-systemets historia har det utvecklats till en centraliserad kommandocentral för hela verksamheten. Med hjälp av det kan team koppla samman vanligtvis separata system för ökad effektivitet och produktivitet. 

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

Förbättrad dataanalys och rapportering

Att ha ett centraliserat datasystem är en av de tre främsta ERP-fördelarna som företag rapporterade (tillsammans med ökat samarbete och kortare processtid). 

ERP-lösningar centraliserar viktiga processer som ofta är uppdelade mellan olika avdelningar, arbetsflöden och till och med geografiska platser. Detta ger chefer en bättre övergripande bild av alla företagsdata, tillsammans med kraftfulla maskininlärningsfunktioner för att optimera dataanalysen. 

Några exempel på hur ERP-system kan förbättra analys och beslutsfattande: 

• Genom att kombinera system för CRM, försäljning och marknadsföring samt lagerhantering kan team lättare identifiera möjligheter till merförsäljning och/eller överlager som kan rabatteras för utvalda kunder. 
• Genom att analysera realtidsdata från försäljnings-, lagerhanterings- och produktionsavdelningar kan tillverkare bättre optimera lagernivåer, anskaffning av råmaterial och produktionsscheman för att matcha förändrade efterfrågemönster. 
• Genom att centralisera ekonomiska data från hela företaget kan du fatta realtidsbaserade, databaserade beslut om allt från personalplanering till strategi för kapitalallokering. När all denna information lagras i ett enhetligt system behöver du inte växla mellan plattformar eller kombinera kalkylblad manuellt.
• Genom att inkludera rollbaserade behörigheter, granskningsspår och krypteringsfunktioner hjälper ERP-system dig att skydda dina data och säkerställa efterlevnad, även när företaget växer. Detta gör att du kan kontrollera vem som ser vad, vilket minskar risken för dataintrång eller obehörig åtkomst.

Ett korrekt implementerat ERP-system är som en övermänniskolik chef som har tillgång till de flesta eller alla av företagets data, en AI-driven hjärna och inget behov av att äta, sova eller ta semester. Tillsammans med effektiv (mänsklig) styrning kan ERP-lösningar leda till bättre databaserat beslutsfattande. 

Bättre ekonomihantering

ERP-system kan möjliggöra bättre ekonomihantering och kostnadsbesparande optimeringar. Även om de kan vara dyra ger ERP-system vanligtvis en positiv avkastning på investeringen: I genomsnitt såg de tillfrågade företagen en positiv avkastning på investeringen inom 2,5 år efter implementeringen av ERP. 

Några exempel på hur ERP kan effektivisera ekonomihanteringen:

• Genom att automatisera manuella processer, från kostnadshantering till lönehantering, kan företag eliminera mänskliga fel och samtidigt minska manuella arbetsflöden. Detta kan direkt sänka kostnaderna genom att minska beroendet av externa revisorer eller konsulter och förhindra kostsamma misstag. 
• Genom att synkronisera data från flera företagsplatser kan företag effektivare hantera löner, tidrapportering och personalplanering. När N&N Moving Supplies till exempel expanderade från 1 till 3 platser och fyrdubblade sin personalstyrka gjorde implementeringen av en ERP-lösning det möjligt för företaget att minska lönehanteringstiden med 84 %, förbättra noggrannheten i tidrapporter och intjänade semestertimmar samt övervaka platsspecifika trender för arbetskraftskostnader vid varje plats. 
• Genom att visa ekonomiska data från hela företaget i realtid kan chefer få mer aktuella insikter om företagets ekonomiska hälsa. Om du lägger till AI/ML-drivna prognoser blir FP&A-processerna både effektivare och mer träffsäkra. 

Ett ERP-system är som ett ekonomiskt geni som hålls ständigt uppdaterat – inte bara med det egna företagets data utan också med globala standarder för regelefterlevnad och redovisning. 

Skalbarhet

När företaget växer ökar även de operativa behoven. ERP-system är byggda för att hantera växande mängder data, användare och transaktioner. De stöder också tillägg av nya funktioner eller moduler (som avancerad analys eller hantering av leveranskedjan) i takt med att behoven utvecklas.

Här är några exempel på hur ERP-system kan hjälpa ditt företag att växa:

• Genom att möjliggöra hantering av flera affärsenheter låter ERP-system företag sömlöst lägga till nya platser, dotterbolag eller affärsenheter. Detta är idealiskt för företag som expanderar genom förvärv eller global tillväxt.
• Genom att stödja flexibel användar- och rollbaserad åtkomst gör ERP-system det enklare att introducera nya medarbetare och avdelningar utan att kompromissa med säkerhet eller kontroll. Därmed kan du säkerställa att ditt växande team kan arbeta effektivt utan att äventyra dataintegriteten. Detta är särskilt fördelaktigt om du arbetar i starkt reglerade branscher, såsom hälso- och sjukvård eller flyg- och rymdindustrin.
• Genom att skala upp lager- och leveranskedjeverksamheten hjälper ERP-plattformar företag att hantera ökade ordervolymer, leverantörsrelationer och lagerhantering. Detta bidrar till att förebygga flaskhalsar och gör det möjligt för verksamheten att hålla jämna steg med den ökande efterfrågan, vilket är särskilt fördelaktigt inom olja och gas eller byggsektorn.

Ett ERP-system är som en tillväxtpartner som inte behöver genomgå en fullständig ombyggnad varje gång ditt företag tar nästa steg – det växer helt enkelt med dig. Oavsett om du går in på nya marknader, lägger till produktlinjer eller förvärvar företag kan du lägga till nya funktioner efter hand, i stället för att försöka pressa in alla funktioner redan från dag ett.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

Förstå nackdelarna med ERP-system

Det är inte bara solsken och regnbågar. ERP-system har vissa tydliga nackdelar, inte minst den relativt höga kostnaden för många lösningar. De främsta nackdelarna med ERP-system listas nedan.

Höga kostnader

ERP-system kan vara kostsamma, både att implementera och löpande. 

Vad är den genomsnittliga kostnaden för att implementera ett ERP-system? Det varierar, men 

• Stora företag (>$1b i intäkter) brukar ha ERP-kostnader på omkring 2–3 % av de årliga intäkterna
• Medelstora företag ligger närmare 3–5 % av de årliga intäkterna
• Företag budgeterade i genomsnitt omkring $9,000 per användare för ERP-implementering

Små företag kan minska kostnaderna genom att välja SaaS ERP-system, eftersom den totala ägandekostnaden för molnsystem är omkring 50 % lägre än för traditionella lokala system, men kostnaderna kan fortfarande vara betydande. 

Kom dock ihåg att ERP-system bör ersätta andra betalda prenumerationer och programvarulösningar. Därför måste chefer väga kostnaderna för ERP-implementeringen mot de nuvarande kostnaderna för de system som redan används.

Detta är förstås bara uppskattningar. Nästan alla ERP-system prissätts individuellt, så för att få en exakt kostnadsuppskattning bör företag hitta det bästa ERP-systemet för sina behov och sedan kontakta leverantören för en anpassad offert eller ett erbjudande om en kostnadsfri provperiod. 

Komplexitet och behov av utbildning

Upp till 75 % av ERP-implementeringarna bedöms vara misslyckade av de IT- och ekonomiexperter som ansvarar för implementeringen. Det kan dessutom ta lång tid.

Hur lång tid tar det vanligtvis att implementera ett ERP-system fullt ut? Allt från några månader till några år, beroende på hur komplexa dina system är. Kom ihåg att ERP-system kombinerar många olika system till ett enda, och att det kan ta tid att sammanfoga allt. 

I slutändan bör ERP-system förenkla verksamheten och effektivisera processerna – men det kommer nästan säkert att uppstå vissa växtproblem på vägen. Det kan ta tid att lära sig hur man använder ERP-programvara.

Utöver implementeringsutmaningarna behöver medarbetarna utbildas i ERP-arbetsflöden. De kan behöva överge välbekanta plattformar (såvida de inte integreras med ERP-system) och lära sig nya processer för att dra full nytta av ERP-systemet. 

Den goda nyheten är att ERP-leverantörer tillhandahåller utbildningsmoduler, certifieringar och utbildningsmaterial – vanligtvis kostnadsfritt. Oracle Fusion Cloud erbjuder till exempel både kostnadsfri och betald utbildning online, från 30-minuters introduktioner för nybörjare till mer än 20 timmar långa fördjupningar i specifika ERP-moduler.

Risk för störningar under övergången

ERP-implementering är komplex, så pass komplex att många företag väljer att anlita externa ERP-konsulter. Kom ihåg att ERP-lösningar bygger på integration med nästan alla system, all programvara och alla arbetsflöden i er operativa struktur. 

När ni migrerar till ett ERP-system finns det en betydande risk för störningar i era äldre system. För komplexa verksamheter använder team ofta utrullningar i flera faser för att minimera störningarna. Western Digital använde till exempel en systemutrullning i fyra faser som sträckte sig över 4 år för att implementera sitt nya ERP-system fullt ut. 

ERP i olika branscher

Företagsresursplanering används inom många olika tillämpningar, branscher och företagsstorlekar. Det finns olika typer av ERP-system för olika branscher och användningsområden.

Följande branscher är vanligtvis de bästa användningsområdena för ERP.

ERP i tillverkningsindustrin

Tillverkningsföretag är de vanligaste användarna av ERP-plattformar (och stod för cirka 47 % av den totala efterfrågan i en undersökning). 

Med tanke på funktionsuppsättningen i ERP-system är detta inte överraskande. ERP kan exempelvis skapa effektiva arbetsflöden för hantering av leveranskedjan, inköp, produktionsplanering, CRM och mycket mer. 

ERP kan även förena verksamhetens olika delar. Att synkronisera tillverkningsarbetsflöden med försäljnings- och CRM-system kan exempelvis bidra till bättre planering för säsongsvariationer i efterfrågan. 

Resultaten är också i genomsnitt mer positiva. 67 % av tillverkare och distributörer rapporterade lyckade ERP-implementeringar (jämfört med endast 25–50 % av företagen i andra branscher). 

ERP i detaljhandeln

Detaljhandelsföretag kan dra stor nytta av ERP-implementering – särskilt när flera platser är involverade. 

Synkronisering av data i hela företaget och lagerplanering hör till de största fördelarna här. Detaljhandelsföretag med flera platser kan övervaka global försäljning i realtid, fylla lagerluckor för att hålla hyllorna välfyllda och optimera leveranser från e-handeln från både distributionscentraler och fysiska butiker. 

I en alltmer digital värld är ERP-system för klädhandel med möjlighet att sömlöst integrera med e-handel också fördelaktiga. Detaljhandelsföretag med flera försäljningskanaler kan dra störst nytta av ERP-system.

ERP inom hälso- och sjukvården

ERP spelar också en roll inom hälso- och sjukvårdsföretag, särskilt på stora sjukhus och hos företag som levererar medicinsk utrustning. 

ERP-system kan automatisera normalt tidskrävande aktiviteter som löneadministration och orderhantering. De kan också hjälpa team att övervaka resursförbrukning och lagernivåer inom branschen på varje avdelning, så att kritiska förnödenheter finns tillgängliga där de behövs som mest. 

På grund av frågor kring patientdatahantering och regelefterlevnad väljer de flesta hälso- och sjukvårdsföretag leverantörer och moduler för branschspecifika ERP-system. Som alltid är HIPAA-efterlevnad en central faktor vid valet av tekniska lösningar inom hälso- och sjukvården. 

Att välja rätt ERP-system

Det finns många olika ERP-system på marknaden. Hur bör företag välja? Den frågan besvarades i vår nyligen publicerade ultimata guide till ERP-system, men i grunden är de viktigaste faktorerna att ta hänsyn till för varje plattform:

• Kärnfunktionalitet
• Viktiga funktioner
• Branschspecifik funktionalitet
• Användarvänlighet
• Prisvärdhet
• Integrationer (med de verktyg ni planerar att fortsätta använda)
• Dataanalys

Om du är osäker på var du ska börja med dina programvaruval kan du titta på mina toppval bland de bästa ERP-systemen eller molnbaserade ERP-systemen.

Kan små företag dra nytta av ERP-programvara?

Systemets typ och komplexitet ökar vanligtvis också i takt med företagets storlek. ERP-system används oftast i medelstora företag och företag på koncernnivå — men kan nystartade företag eller små företag dra nytta av ERP-programvara?

Absolut. Särskilt om målet är att växa och skala upp. 

Faktum är att ERP-implementering kan vara enklare för små företag innan den operativa komplexiteten tilltar. En ERP-implementering kan vara en utmärkt grund för framtida tillväxt. Om du är osäker på vilken programvara du ska välja, eller om du behöver ett ERP-system för ditt företag, kan du överväga att prova en demonstration i förväg.

Fördelarna med ERP är enorma — med rätt verktyg & strategi

De potentiella fördelarna med programvara för resursplanering för företag är många och kraftfulla. Team kan centralisera datahanteringen, få fram bättre operativa insikter, minska kostnaderna och i slutändan förbättra verksamhetens resultat. 

Men precis som med allt annat är potential ≠ verklighet. För att dra nytta av ERP måste ledare först välja rätt ERP-programvara för sina behov och sedan investera i rätt utbildning och strategiskt planeringsarbete för att optimera lösningen för det specifika användningsområdet. 

Redo att förstärka din förmåga som ekonomichef? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.