Så håller du koll på företagets utgifter (i 5 enkla steg)

Mitt professionella råd? När det gäller utgiftshantering är det bäst att implementera ett centralt och robust system för hantering av företagets utgifter, eftersom det ger dig tillgång till värdefulla funktioner som skanning av kvitton och digital lagring. Det finns många andra fördelar, som jag tar upp strax. 

Vilket system du väljer beror på företagets storlek och komplexitet, dina medarbetares kunskaper och förmågor samt dina preferenser. 

Börja försiktigt

Jag rekommenderar alla företag att ta det lugnt och planera noggrant innan de börjar använda ett nytt system. Se till att lösningen du väljer kan skalas upp för att möta företagets specifika behov när det växer.

Viktiga steg vid val och implementering:

• Identifiera företagets specifika behov (ta dig tid och fastställ dem ordentligt)
• Be lösningsleverantörer om offerter och demonstrationer
• Utvärdera systemets funktioner och kapacitet
• Välj ett användarvänligt system som passar dessa behov
• Dokumentera, pilottesta, implementera och testa lösningen
• Utbilda användarna i hur det ska användas
• Se till att support finns på plats

Våra favoritverktyg för utgiftshantering

CFO Club-teamet har analyserat tusentals alternativ inom ekonomiprogramvara — det här är de som hamnade i topp när det gäller utgiftshantering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Payouts — Bäst för leverantörsutgifter
2. 2. Deel Payroll — Bäst för globala team
3. 3. Sage Expense Management (formerly Fyle) — Bäst för AI-driven utgiftsspårning
4. 4. Paylocity — Bäst för kostnadsregistrering kopplad till lönehantering
5. 5. Airbase — Bäst för utgiftshantering
6. 6. Ramp — Bäst för automatiserad kostnadsrapportering
7. 7. Navan — Bäst för att spåra resekostnader
8. 8. Perk — Bäst för heltäckande utgiftsspårning
9. 9. Divvy — Bästa kostnadsfria programvaran för utgiftsspårning
10. 10. Zoho Expense — Bäst för integrationer

Steg 2: Skapa utgiftskategorier

Innan du registrerar några utgifter i ditt nya system för utgiftshantering bör du fastställa tydliga utgiftskategorier för konsekvens och enklare uppföljning. 

Genom att organisera dina utgifter i kategorier och underkategorier som är unika för ditt företag (eller din bransch) kan du snabbt identifiera och analysera utgiftsmönster. Det gör det också snabbare att hitta områden där du kan minska kostnaderna eller optimera verksamheten.

Här är några av de breda klassificeringar som de flesta företag använder:

• Kontorsmaterial
• Reseutgifter
• Reklamkostnader
• Allmänna och administrativa utgifter

Steg 3: Använd ett system för kvittohantering

En av utmaningarna med att hålla koll på företagets utgifter är att lagra och hantera kvitton. Fysiska arkiveringssystem är inte idealiska och kan skapa problem vid naturkatastrofer eller andra olyckliga händelser. 

Men som jag nämnde tidigare har de flesta system för utgiftshantering inbyggd kvittohantering som hjälper dig att digitalisera, lagra och hantera dessa besvärliga små odågor centralt. Det säkerställer att de är lättillgängliga och organiserade för effektiv åtkomst, var som helst och när som helst. 

Varför bry sig? För att du kanske måste

Vissa branscher kräver att du bevarar digitala kopior av kvitton för efterlevnad och rapportering. De är viktiga för att verifiera utgifter och kan fungera som bevis vid skatterevisioner. De kategoriseras vanligtvis antingen som rörelsekostnader (till exempel verktyg eller marknadsföring) eller kostnad för sålda varor (till exempel material eller arbete som är direkt kopplat till din produkt eller tjänst). Genom att hålla reda på dem förstår du vart pengarna tar vägen och vad som faktiskt är lönsamt.

Så fungerar kvittohantering:

1. Skanna papperskvitton (eller ta emot dem elektroniskt)
2. Förvara kvitton i digitalt format
3. Kategorisera utgiftstypen
4. Låt systemet göra sitt
5. Klicka på en utgiftspost för att hämta, visa eller dela en kopia av ett kvitto

Steg 4: Registrera och kategorisera utgifter regelbundet

Konsekvens är avgörande när du följer upp företagets utgifter. Jag brukar använda en checklista över redovisningstransaktioner vid månadsbokslut för att hålla ordning. Vad finns på den checklistan? Registrera om möjligt utgifterna så snart de uppstår. Den här rutinen säkerställer snabb och korrekt rapportering genom att förhindra att oregistrerade utgifter samlas på hög – även känt som ”jag glömde-det-itis” i medicinska kretsar. 

Ta dig tid att tilldela varje utgift rätt kategori från början, så att du slipper omklassificera dem senare. Ange alla utgifter i den mest relevanta kategorin för korrekta finansiella rapporter, rapportering, deklarationer och efterlevnad. 

Rädda praktikanterna!

På mitt första jobb efter universitetet lät min chef mig organisera och klassificera \u003cem\u003evarenda kvitto\u003c/em\u003e, eftersom han inte hade gjort det från början. Jag kan bekräfta: Det får din unga, lättpåverkade nyanställda att ogilla dig.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Simon Litt

Redaktör, The CFO ClubOpens new window

Steg 5: Stäm av och granska utgifterna

Eftersom jag arbetar med redovisning och finansiell rapportering vet jag att det kan vara frestande att gå vidare så snart du har slutfört stegen i redovisningscykeln, men genom att granska och analysera dina månatliga utgifter kan du:

• Analysera utgiftsmönster 
• Identifiera eventuella avvikelser eller fel
• Avgränsa områden med överutgifter
• Upptäcka möjligheter att sänka kostnaderna
• Identifiera potentiella bedrägerier eller obehöriga debiteringar
• Få bättre kontroll för att förbli konkurrenskraftig 

Ha bättre kontroll över dina utgifter än dina konkurrenter. Det är här du alltid kan hitta konkurrensfördelen.

Sam Walton

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så ser avstämning av utgifter ut när den är klar:

• När du tar fram resultat- och balansrapporten bör du snabbt kunna se vilken utgiftskategori som verkar avvika från det normala jämfört med tidigare månader.
• Därefter behöver du analysera utgifterna för att avgöra om de högre utgifterna är korrekta eller om vissa utgifter har hamnat i fel kategori.
• Om kategorin är fel, omklassificera utgiften (flytta den) till rätt kategori.
• Kör resultat- och balansrapporten igen och analysera samt validera resultaten på nytt.
• Före månadsbokslutet är alla utgifter av samma typ samlade under den mest lämpliga kategorin.

Jag vet att det låter supertråkigt, men vet du vad som händer när man inte tar sig tid att kontrollera detaljerna? Din nya, flashiga ekonomichef dyker upp i en limousine som han inte har råd med. Enligt uppgift.

När bokföringsprogram blir nödvändiga

Oavsett om ditt företag är stort eller litet kan manuell kostnadsuppföljning fortfarande vara omständlig och ineffektiv. Bokföringsprogram kan förändra situationen helt.

De flesta bokföringsprogram erbjuder en rad funktioner som förenklar och automatiserar kostnadsuppföljningen i företag av alla storlekar. Dessa verktyg kan automatiskt importera transaktioner från företagets bankkonton och företagskort, kategorisera kostnader, skapa kostnadsrapporter och ge insyn i realtid i företagets ekonomistyrning och ekonomiska hälsa. Det sparar mycket tid och arbete och låter dig fokusera på det du hellre skulle göra — driva ditt företag.

När du utvärderar bokföringsprogram bör du leta efter lösningar som passar företagets behov och storlek. Faktorer att ta hänsyn till är bland annat:

• Användarvänlighet
• Skalbarhet
• Den typ av bokföringsprogram du söker
• Integration med annan programvara
• Prissättning (programvara som tjänst- eller SaaS-prenumerationer är mycket prisvärda alternativ)
• Den typ av plattform det gäller (lokalt installerad eller molnbaserad)

Eller, du vet, låt oss kontrollera dem åt dig.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Bäst för snabbväxande företag
2. 2. Dext — Bäst för dataextrahering inom förbokföring
3. 3. QuickBooks Online — Bäst för småföretag
4. 4. Striven — Bäst för heltäckande verksamhetshantering
5. 5. Ramp — Bäst för automatiserad utgiftshantering
6. 6. Patriot Accounting — Bäst för flexibla redovisningsmetoder
7. 7. InvoiceBerry — Bäst för att snabbt skapa fakturor
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Bäst för medelstora företag
10. 10. ZipBooks — Bäst för ideella organisationer

💡Tips: Många leverantörer av bokföringsprogram erbjuder demonstrationer och kostnadsfria provperioder. Dra nytta av detta för att testa funktioner och egenskaper innan du bestämmer dig för ett köp.

När är ett bokföringssystem onödigt?

Kanske följer du upp företagets kostnader manuellt och det fungerar bra — men är ”bra” verkligen allt du vill uppnå? Jag har arbetat på företag i alla storlekar och branscher och ägt flera olika småföretag, och jag kan säga att kostnadsuppföljning aldrig är slöseri med tid, oavsett företagets storlek. Även frilansare behöver hålla koll på vad de spenderar pengar på och var. 

Varför? Av två skäl:

1. Om du är småföretagare — tid och pengar är en bristvara, och du har inte råd att slösa bort något av dem. Du behöver faktiskt hålla bättre koll på varje krona och minut för att förbli konkurrenskraftig och lönsam.
2. Bokföringssystem är mycket prisvärda och enkla att införa.

Vad är en företagskostnad?

Företagskostnader är allt du spenderar pengar på för att hålla verksamheten igång smidigt — tänk på hyra, löner, programvara, kontorsmaterial, annonser eller till och med resor. Om det hjälper dig att bedriva verksamheten räknas det sannolikt som en kostnad.

Dessa kostnader brukar delas in i två kategorier: rörelsekostnader (som marknadsföring eller internetkostnader) och kostnad för sålda varor (som materialet eller arbetet som krävs för att leverera din produkt eller tjänst).

Du kan följa upp företagskostnader med hjälp av två redovisningsmodeller — kontantmetoden eller periodiserad redovisning.

Fördelar med noggrann uppföljning av företagskostnader

Effektiv uppföljning av företagets kostnader ger en rad fördelar utöver att du bara håller ordning. Här är några värdefulla fördelar som jag har sett genom åren:

Ökad ekonomisk överblick

Genom att upprätthålla korrekta uppgifter, särskilt som småföretagare, kan du förstå företagets verkliga ekonomiska hälsa. Som småföretagare har denna tydlighet hjälpt mig med följande:

• Fatta smartare och mer försiktiga beslut
• Identifiera områden som kan förbättras
• Planera för den kort- och långsiktiga framtiden

Bättre kostnadsoptimering

Genom att regelbundet gå igenom utgifterna har jag kunnat identifiera områden där kostnader måste minskas eller elimineras. Genom att analysera utgiftsmönster och utvärdera avkastningen på investeringen för olika utgifter har jag fattat bättre strategiska beslut som ökar lönsamheten. 

Detta är särskilt viktigt om ditt företag är litet och tillgångarna är mycket begränsade.

Förbättrad kassaflödeshantering 

Du kanske fokuserar på dina resultatrapporter, men det är viktigt att inse betydelsen av att uppmärksamma ditt kassaflödesutdrag. Genom att följa utgifterna kunde jag:

• Följa kassaflödet oftare
• Säkerställa att jag har tillräckliga medel för den dagliga och veckovisa verksamheten 

Genom att noggrant följa företagets utgifter kan du tryggt upprätta en kassaflödesrapport, se hur väl företaget går och identifiera var kostnaderna behöver hållas tillbaka (eller skäras bort helt).

Vi fokuserade alltid på vår resultatrapport. Men kassaflöde var inget ämne som diskuterades regelbundet. Det var som om vi körde längs vägen och bara tittade på hastighetsmätaren, när vi i själva verket höll på att få slut på bensin.

Michael Dell

Bättre efterlevnad av skatteregler

Skatteverket behöver inte dina pengar — men de tar dem om du gör det enkelt. – Jag

Genom att noggrant följa utgifterna har jag lättare kunnat följa skattereglerna och minskat risken för böter eller revisioner. Det säkerställde också att mitt företag kunde:

• Göra anspråk på berättigade skatteavdrag och skattelättnader
• Behålla mer pengar i kassaflödet

Tro mig: under deklarationsperioden kommer du att vara lättad över att ha en lösning för att följa företagets utgifter.

Framgångsrika revisioner och ekonomisk rapportering

Om ditt företag har aktieägare och är börsnoterat är anseendet avgörande. Konsekvent väldokumenterade utgiftsregister ger transparens och trovärdighet vid en revision eller ett krav på ekonomisk rapportering, vilket hjälper företaget att undvika böter och bygga förtroendefulla relationer.

Förtroende är livets sammanhållande kraft. Det är den viktigaste ingrediensen i effektiv kommunikation. Det är den grundläggande princip som håller samman alla relationer.

Stephen Covey

Nämnde jag att en av de största fördelarna med att införa programvara för att följa företagets utgifter är att den effektiviserar dina processer och avsevärt minskar tidskrävande manuellt arbete?

Bästa praxis för att följa utgifter

För att förbättra min process för att följa utgifter har jag infört dessa bästa praxis:

1. Öppna ett konto endast för företaget

Att öppna ett företagskonto för att följa företagets inkomster och utgifter kan hjälpa dig att förstå din kassaflödessituation vid varje given tidpunkt. Företagskonton säkerställer också att du bara redovisar företagets transaktioner, inte dina privata. 

2. Upprätta tydliga utgiftspolicyer

Jag tar fram tydliga utgiftspolicyer och kommunicerar dem till alla anställda. Dessa policyer bör beskriva följande:

• Vilka förväntningar du har på deras användning av företagets medel
• Vilka utgifter som berättigar till ersättning
• Vilken dokumentation som krävs
• Godkännandeprocessen

3. Uppdatera regelbundet dina utgiftskategorier

Allteftersom mitt företag utvecklades gjorde även mina utgiftskategorier det. När en betydande förändring i verksamheten inträffade gick jag igenom och uppdaterade kategorierna för att korrekt återspegla företagets föränderliga behov.

4. Säkerhetskopiera alla data

Korrekt och tillförlitlig data är avgörande för framtida beslut. Jag anser att data bör säkerhetskopieras regelbundet för att förhindra potentiell förlust eller korruption. Molnbaserade lagringslösningar erbjuder ett säkert, smidigt och kostnadseffektivt sätt att lagra data när som helst och var som helst i realtid.

5. Analysera rapporter regelbundet

Jag skulle granska mina månatliga rapporter över företagets utgifter för att upptäcka trender, avvikelser eller områden där kostnaderna kunde minskas. Denna analys hjälpte mig att fatta datadrivna beslut för att förbättra mina framtida beslut.

6. Stäm av ekonomiska uppgifter regelbundet

Jag stämde av mina kreditkorts- och kontoutdrag varje månad för att säkerställa korrektheten, identifiera eventuella avvikelser eller fel och rätta till dem omgående vid behov. Det gjorde det möjligt för mig att granska utgiftsmönster och identifiera områden där kostnaderna kunde minskas.

7. Utbilda ditt team

Om du har anställda eller frilansare bör du skapa dessa skriftliga, formella processer – och se till att de också läser dem.

Misstag att undvika

Precis som alla andra företagare har jag gjort min beskärda del av små misstag… Okej, ja, även några större tabbar. Jag är mänsklig, eller hur? 

Din uppgift är att lära dig av mina – och andra människors – misstag, så att du inte är dömd att upprepa dem. Här är några av de vanligaste och mest besvärliga:

Att försumma små utgifter

Akta dig för små utgifter. Ett litet läckage kan sänka ett stort skepp.

Benjamin Franklin

Ett vanligt misstag som företag gör är att försumma att registrera små utgifter. Även om ditt företag är stort och utgifterna kan verka var och en för sig obetydliga, kan de ackumuleras över tid och påverka din övergripande ekonomiska hälsa. 

Jag ser till att registrera även de minsta utgifterna för att få en fullständig och korrekt bild av företagets ekonomiska ställning.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Att blanda privata och företagsrelaterade utgifter

Även om ditt företag kan vara ett kärleksarbete bör du försöka att aldrig blanda företagets utgifter med dina privata utgifter. Det är ett mycket vanligt misstag, särskilt för egenföretagare som driver enskild firma. 

Jag håller isär företagets utgifter för att skapa tydlighet. Det är särskilt viktigt när det gäller deklaration och avdrag.

Inkonsekvent kategorisering

Om du eller ditt team kategoriserar utgifter på ett inkonsekvent sätt kan det leda till förvirring kring den ekonomiska analysen och rapporteringen. Se till att identifiera och dokumentera tydliga riktlinjer för olika typer av utgifter och var de ska kodas i kontoplanen. 

Korrekt klassificerade utgifter gör kontoanalysen snabbare och enklare för budgetering och kostnadskontroll.

Ofullständig bokföring

Att inte upprätthålla fullständiga utgiftsregister är ett allvarligt misstag. Ofullständig bokföring kan leda till dessa och andra allvarliga problem:

• Minskad insyn
• Missade betalningar 
• Dåliga leverantörsrelationer
• Problem med kassaflödet
• Missade avdrag
• Minskat investerarförtroende
• Bristande ekonomisk förvaltning
• Underkända revisioner

Om det är en sak jag har lärt mig av att införa bokföringssystem är det att upprätthållandet av fullständiga register kräver väl utformad teknik som integreras med andra system som används.

Oregelbundna kontoavstämningar

Att försumma regelbundna avstämningar av utgiftsregistren kan leda till avvikelser, fel och en begränsad bild av företagets ekonomiska situation. 

Efter varje månads slut avsätter jag tid för att stämma av företagets utgifter mot bank- och kreditkortsutdrag, identifiera avvikelser och säkerställa att alla utgifter har bokförts korrekt. Det är en värdefull övning. 

Genom att införa effektiva steg för utgiftsuppföljning, följa bästa praxis och undvika vanliga misstag kan du fatta välgrundade ekonomiska beslut, öka lönsamheten och hantera ditt kassaflöde.  

Prenumerera för fler insikter om företagsutgifter

Redo att utveckla dina färdigheter som ekonomiproffs? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.