10 tips för att hantera företagets pengar och få pengarna att räcka längre
Om kassaflödet är en källa till oro vill jag börja med att ge dig den lilla trösten att du inte är ensam. Ekonomisk hantering av verksamheten är något som i princip alla företagare, ledare och chefer där ute tänker på.
Hur kan jag förlänga min ekonomiska uthållighet? Bör de pengarna investeras? I vad något?
Jag förstår. Efter att nyligen ha känt mig stressad över pengar (igen) bestämde jag mig för att skriva ned de 10 strategier jag har infört för att hjälpa mig att kontrollera kostnader, optimera kassaflödet och äntligen kunna ta semester.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hur ser effektiv ekonomisk hantering ut?
Ekonomisk hantering innebär att sätta upp mål, göra budgetar, övervaka kassaflöden och använda vinsterna på ett klokt sätt. Oavsett vilken bransch du verkar i hör det till verksamheten.
En god förståelse för företagets ekonomi säkerställer att du kan:
- Förutse och förbereda dig för oväntade utgifter
- Minska ekonomisk stress
- Få större kontroll över kassaflödet
- Fördela resurser strategiskt
- Fatta välgrundade beslut med självförtroende
- Ta vara på nya möjligheter
- Säkerställa långsiktig ekonomisk stabilitet
- Skapa hållbar tillväxt
Men det finns en anledning till att mer än hälften av alla företag misslyckas under det första året: det är inte lätt.
Här är tio tips om ekonomisk hantering av verksamheten som hjälper dig att behålla mer pengar.
1. Gör en kritisk bedömning av din nuvarande ekonomiska situation
Innan du kan införa någon av följande strategier för ekonomisk hantering behöver du ha en tydlig förståelse för din nuvarande ekonomiska situation. Börja därför här:
- Samla in alla relevanta ekonomiska dokument. Ta med kontoutdrag, fakturor, kvitton, deklarationer och följande ekonomiska rapporter (som tillsammans kallas en modell med tre ekonomiska rapporter): resultatrapporter, balansräkningar och kassaflödesrapporter. Sammantaget hjälper dessa dokument dig att systematiskt identifiera styrkor och svagheter i verksamheten.
- Kategorisera olika typer av utgifter. Dela upp utgifterna i löpande kostnader och kapitalutgifter för att förstå vart pengarna går.
- Beräkna din nettovinst. Dra av de totala utgifterna från de totala intäkterna för att förstå din övergripande lönsamhet och identifiera områden där kostnaderna kan minskas eller intäkterna ökas.
Skaffa ett bokföringsverktyg som hjälp
Vårt team har sammanställt en lista över den bästa bokföringsprogramvaran för företagare som du, för att hjälpa dig att hålla kassaflödet under kontroll. Det här är alternativen som hamnade i topp:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
2. Utveckla stabila budgeteringsmetoder
Att hoppas på att förbättra företagets kassaposition utan en genomtänkt plan och en realistisk budget kommer helt enkelt inte att fungera.
Det kräver lika mycket energi att önska som att planera.
Eleanor Roosevelt
Använd dessa budgeteringsmetoder för att optimera kassaflödet och anpassa utgifterna efter intäkterna.
- Skapa en omfattande och detaljerad budget. Den måste ta hänsyn till alla förväntade intäkter och utgifter och regelbundet granskas och uppdateras för att återspegla eventuella förändringar i verksamheten eller marknadsförhållandena.
- Dela upp budgeten i olika kategorier. Dela upp utgifter, såsom försäljning, marknadsföring, driftskostnader och administration, i kategorier för att se exakt vart pengarna går.
- Skapa prognoser för kassaflödet. Dessa prognoser bör omfatta alla inkommande intäkter och utgående betalningar under en viss period, exempelvis en månad eller ett kvartal, för att hjälpa dig att förutse eventuella likviditetsbrister och planera därefter.
- Jämför regelbundet budgeten med de faktiska utgifterna. Ett av de mest förbisedda stegen är jämförelsen, som säkerställer att budgetarna fortsätter att vara användbara. Om siffrorna skiljer sig väldigt mycket åt bör du göra om budgeten; annars blir det meningslöst att ha den.
En realistisk budget hjälper ditt företag att framgångsrikt:
- Identifiera områden där kostnaderna kan minskas.
- Förhandla fram bättre villkor med leverantörer.
- Öka lönsamheten och stärka den finansiella ställningen.
- Fatta mer välgrundade investeringsbeslut.
- Avgöra var och när medel ska avsättas för tillväxtinitiativ.
- Hantera utgifterna bättre och få större ekonomisk kontroll.
- Maximera effekten av de ekonomiska resurserna och driva långsiktig framgång.
Har du en marknadsföringsbudget?
Du slösar bort värdefulla pengar om dina marknadsföringsmedel har spenderats på måfå utan resultat — men det är precis vad de flesta hanterar. Du behöver en realistisk budget för att skapa värde.
Fastställ en mindre, hyperriktad budget för marknadsföringsaktiviteter för att säkerställa att dina marknadsföringsutgifter ger resultat samtidigt som du minskar kostnaderna. Hur mycket är realistiskt? De flesta småföretag lägger mellan 7 % och 10 % av bruttointäkterna på annonsering.
3. Följ dina utgifter noggrant
Att noggrant följa företagets utgifter är en viktig del av effektiv ekonomihantering.
Du kan inte riktigt veta vart du är på väg förrän du vet var du har varit.
Maya Angelou
Du måste veta vart pengarna har tagit vägen om du vill förstå vad som behöver förändras och varför. Det kräver att du noggrant följer utgifterna för att identifiera utgiftsmönster och områden där kostnader kan sparas, eliminera onödiga utgifter och säkerställa att resurserna fördelas effektivt.
Så här kan du enkelt följa dina utgifter:
- Automatisera processen. Använd programvara för utgiftshantering för att upptäcka utgiftsmönster.
- Granska dina kategorier. Kommer du ihåg kategorierna jag bad dig skapa i det förra tipset? Ja, granska dem — håll noggrann uppsikt över områden där du spenderar för mycket och börja övervaka utgiftsmönstren.
- Genomför regelbundna utgiftsgranskningar och revisioner. Varje månad eller kvartal bör du granska företagets utgifter noggrant och leta efter möjligheter till optimering, exempelvis genom att hitta mer kostnadseffektiva leverantörer eller minska på kostnader för sådant som inte är nödvändigt. En programvara för ekonomihantering kan hjälpa till med detta.
Genom att noggrant övervaka utgifterna kan du:
- Fatta mer välgrundade affärsbeslut om var resurserna ska fördelas.
- Säkerställa att utgifterna överensstämmer med företagets övergripande mål.
- Identifiera och eliminera onödiga eller överdrivna utgifter.
- Identifiera och anpassa dig efter trender eller säsongsrelaterade utgifter.
- Förutse framtida likviditetsbehov mer exakt.
Har du säsongsrelaterade kostnader?
Genom att följa fasta kostnader och analysera resultaten kan företaget identifiera förändringar i kostnader för uppdragstagare, som vanligtvis kan öka under en viss tid varje år.
I stället för att bara känna dig utfattig under en viss säsong kan du förutse förändringen och budgetera för ökningen (eller helt pausa samarbetet med dessa leverantörer) under säsongen.
4. Förbättra din kassaflödeshantering
Effektiv kassaflödeshantering är avgörande för företagets långsiktiga framgång och stabilitet.
Några av de mest effektiva sätten att förbättra kassaflödeshanteringen omfattar att förstå kassaflödeskällor, kassaflödesanalyser och formler, samt att:
- Automatisera ditt kassaflödessystem. Genom att använda lösningar för betalningsautomatisering effektiviseras processen, risken för sena eller uteblivna betalningar minskar och insynen i realtid ökar.
- Påskynda dina processer för kundfordringar (AR). Detta omfattar fakturerings- och kravprocesser, till exempel att skicka fakturor snabbt, erbjuda rabatter vid tidig betalning och följa upp utestående betalningar i tid. För att göra detta utan att bygga ut teamet kan du överväga att implementera ett verktyg för automatisering av kundfordringar.
- Förhandla fram bättre villkor med dina leverantörer. Detta kan ge längre betalningsvillkor, rabatter vid tidig betalning eller mer förmånliga priser.
- Fakturabelåning. Den här lösningen passar inte alla och är definitivt inte tillämplig hela tiden. Men om du vill öka ditt kassaflöde under en period kan du använda fakturabelåning för att få omedelbar likviditet tills din kund har betalat fakturan.
5. Skärp fakturerings- och kravprocesserna
Jag har arbetat med kravhantering för kundfordringar (AR) i några år, och tro mig, effektiva fakturerings- och kravrutiner är avgörande för att upprätthålla ett sunt kassaflöde och säkerställa företagets finansiella stabilitet.
Så här skärper du framgångsrikt fakturerings- och kravprocesserna för kundfordringar:
- Effektivisera ditt faktureringssystem. Detta innebär bland annat att säkerställa att alla fakturor skickas snabbt och korrekt.
- Använd faktureringsprogram som automatiserar processen. Programvaran bör erbjuda detaljerad spårning och rapportering, så att du kan hålla koll på utestående betalningar och minska risken för fel eller förseningar.
- Var mer proaktiv och ihärdig. Ditt arbetssätt bör omfatta att fastställa tydliga betalningsvillkor och kommunicera dem tydligt till dina kunder.
6. Förfina din skuldhantering
Efter många år inom redovisning lärde jag mig vilken påverkan skulder och ränta-på-ränta har på resultatet. Oavsett hur stora intäkter ditt företag genererar kommer det alltid att kämpa med skulder, särskilt om räntorna är höga.
God skuldhantering kräver att du:
- Granskar dina befintliga skulder noggrant. Var uppmärksam på räntor, återbetalningsvillkor som långivarna fastställt och den övergripande påverkan på ditt kassaflöde.
- Identifierar möjligheter att konsolidera eller refinansiera dina skulder. Leta efter mer förmånliga villkor som kan hjälpa dig att spara in på räntebetalningar och förenkla din återbetalningsplan.
- Upprättar en plan för återbetalning av skulder. Att prioritera skulder med hög ränta och de viktigaste ekonomiska åtagandena kan innebära större månatliga betalningar, förhandlingar med fordringsägare eller att du undersöker alternativa finansieringsalternativ, till exempel företagslån för småföretag, företagskreditkort eller kreditlinor.
- Håller din privatekonomi och dina privata skulder åtskilda från företagets. Anta att du driver ett nystartat företag eller är enskild näringsidkare. I så fall är det viktigt att inte blanda dina privata utgifter med företagets, så att du får en tydlig bild av vad som krävs för att driva verksamheten (och undviker överutgifter).
7. Investera med ett tydligt syfte
Ekonomistyrning i företaget handlar inte bara om att hantera den dagliga ekonomin. Det handlar också om att göra genomtänkta investeringar för att möta aktuella kassaflödesbehov, samtidigt som du får bättre avkastning på pengarna på lång sikt (utan att ta onödiga risker).
Under årens lopp har jag märkt att många småföretagare oroar sig för att kunna tillgodose sina kassaflödesbehov, så de låter helt enkelt alla tillgängliga pengar ligga på ett grundläggande företagskonto med minimal avkastning. Som företagare förstår jag det, men det är en missad möjlighet.
Här är investeringsstrategin jag använder — sprid ut dina investeringar för att planera för mål på kort och lång sikt:
- Kortsiktiga mål: Identifiera dina mål för nästa år och investera i inlösbara garanterade investeringscertifikat (GICs) eller en liknande säker, inlösbar investering för en ettårsperiod. Den här typen av investering skyddar ditt kapital och ger dig samtidigt bättre avkastning än ditt transaktionskonto.
- Långsiktiga mål: Prata med din investeringsrådgivare om några investeringsalternativ som skyddar dina återstående medel på lång sikt. Jag brukar sprida ut medlen på inlösbara investeringar med två, tre och fem års löptid, som GICs, vilka erbjuder högre avkastning samtidigt som de skyddar dina ursprungliga investeringar. Det är viktigt att kunna lösa in dem om behovet plötsligt uppstår, samtidigt som de fortfarande ger mer än om pengarna bara låg på ett konto.
Jag gör alltid min egen efterforskning av det som min bankrådgivare rekommenderar för att säkerställa att jag inte investerar i något som jag inte förstår (eller som inte inger förtroende för att ge avkastning). Övervaka dina investeringar kvartalsvis (minst) och se till att de utvecklas som du förväntar dig. Var inte rädd för att göra förändringar om omständigheterna kräver det.
8. Skapa en nödfond
Genom att bygga upp och underhålla en nödfond får företaget en kontantreserv och ett skyddsnät vid oväntade utgifter, ekonomiska nedgångar eller andra finansiella utmaningar.
Spara och lägg undan minst tre till sex månaders vinster för företaget för att säkerställa att du har de resurser som krävs för att täcka viktiga kostnader, såsom löner, hyra och driftskostnader, om intäkterna skulle minska.
Katastrofberedskap och kontinuitet i verksamheten
Inget företag är immunt mot katastrofer — särskilt inte om det är litet. Över 40 % av småföretagen stänger permanent efter en katastrof. Du läste rätt: 40 %. Om det inte var dystert nog misslyckas 25 % av de 60 % som överlever den omedelbara perioden inom ett år.
En välfylld nödreserv kan ge dig sinnesro och ekonomisk flexibilitet att hantera oförutsedda händelser som dessa, så att du kan fatta strategiska beslut utan den extra stress som oro över kassaflödet medför.
More Articles
9. Arbeta med skatteplanering och efterlevnad
Effektiv skatteplanering och efterlevnad låter tråkigt, men det hjälper verkligen. Om du vill få mer pengar över:
- Lär dig branschspecifika skattelagar och konsekvenser. Håll dig uppdaterad om förändringar genom dina lokala eller federala skattemyndigheter för företag, så att du inte går miste om skattelättnader för företaget.
- Kontakta specialister på företagsskatt. Hitta skatterådgivare eller skattejurister som kan hjälpa dig i rätt riktning. Det kan vara väl värt pengarna att få en överblick över de branschspecifika skattereglerna.
- Använd skatteprogram för företag. Automatisera beräkningarna av skatteskulder och säkerställ rapportering i tid, vilket sparar tid och minskar risken för avgifter och frustration.
10. Diversifiera dina intäkter
Nu när du har gått igenom sätt att behålla mer pengar bör du också leta efter sätt att öka intäkterna och vinsten. Börja här:
- Se på konkurrenterna för att identifiera möjligheter. Deras erbjudanden kan visa hur väl kunderna tar emot deras nya produkter eller tjänster och om det är värt besväret.
- Analysera dina befintliga erbjudanden. Ta reda på om kundernas behov fortfarande tillgodoses eller om dina erbjudanden behöver förändras. Jag föreslår att du pratar med kunderna om vad de gillar och inte gillar. Använd enkäter, loggar från kundsupporten eller direkt återkoppling för att få bättre insikt.
- Genomför en SWOT-analys (styrkor, svagheter, möjligheter och hot). Det hjälper dig att identifiera andra potentiella intäktskällor. Även om det är mindre säkert än att efterlikna konkurrenternas produkter är det åtminstone originellt!
Genom att öka eller diversifiera företagets intäkter genom nya målmarknader och mer innovativa produkter och tjänster kan du locka till dig eller behålla en större kundbas. Det minskar också ditt beroende av en enskild kund eller marknadssegment och begränsar risken för intäktsvariationer.
Den slutliga strategin
Använd programvara och ha experter nära till hands. Jag önskar att jag skämtade, men det kan verkligen vara så enkelt.
Ta reda på:
- Vilken typ av bokföringsprogram som passar bäst för ditt företag, och
- Grunderna i hur du använder det på rätt sätt.
Och sedan, förstås, prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.
