Vad är bokföring? Skillnader mot redovisning + guide

För små företag är god bokföringspraxis avgörande, inte bara för överlevnad utan också för tillväxt. Att ha korrekta uppgifter gör det möjligt för både företagare och ledande chefer att fatta välgrundade beslut om verksamheten.

Om dina böcker inte stäms av regelbundet kan det leda till att intäkterna överskattas eller underskattas, att betalningsfrister missas – eller, ännu värre, att du får problem med skattemyndigheterna. Om du har upprätthållit goda bokföringsrutiner under året går deklarationerna från att vara en riktig plåga till att helt enkelt bli ännu en ruta att bocka av på din lista.

Gör livet enklare med bokföringsprogram

Vi lever i en programvaruvärld ... så du kan vara säker på att det finns programvara för detta. Men den verkliga frågan kvarstår: Är den till hjälp?

Ur mitt perspektiv, ja, det tycker jag. Om du inte är besatt av att kategorisera transaktioner korrekt för ditt företag (en formulering som varje redovisningsstudent, nyutexaminerad och desperat efter ett jobb, förmodligen har använt), kan moderna bokföringsprogram göra det enkelt för dig.

De programvarulösningar som finns tillgängliga har förenklat och systematiserat traditionella bokföringsmetoder – och erbjuder en lätthet och effektivitet som aldrig tidigare. Automatiserade verktyg hjälper till att eliminera mänskliga fel samtidigt som de ger dig tillbaka den värdefulla tid som du annars skulle ha behövt lägga på manuella registreringar.

Jag har gått igenom bokföringsspecifika verktyg längre ner i artikeln, men innan vi kommer dit behöver vi vara tydliga med vilka uppgifter som räknas som bokföring och vilka som faktiskt är redovisning.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Skillnaden mellan bokföring och redovisning

Bokföring och redovisning är sammanlänkade delar av hanteringen av företagets ekonomi, men de har olika syften. Låt oss reda ut skillnaderna.

Bokföringsuppgifter handlar helt och hållet om korrekt registrering av företagets ekonomiska transaktioner. De innebär att hålla reda på alla ekonomiska uppgifter, inklusive daglig försäljning och inköp, kvitton, betalningar ... i princip varje krona som flödar in i och ut ur ett företag. Se det som att lägga grunden till ett robust ekonomiskt bokslut, samtidigt som du håller koll på kassaflödet.

Redovisningsprocessen är däremot mer som att bygga ett hus med hjälp av dessa byggstenar. Den omfattar tolkning, klassificering, analys och sammanfattning av ekonomiska uppgifter för att skapa ekonomiska rapporter, såsom resultaträkningar eller balansräkningar, som i sin tur hjälper till att fatta strategiska beslut.

Om byggmetaforen inte fungerade för dig kommer här en annan. Både bokförare och redovisningsekonomer samarbetar för att laga middag: bokförare ansvarar för att samla in ingredienserna (registrera alla transaktioner), medan redovisningsekonomer använder dessa ingredienser för att tillaga något läckert (skapa meningsfulla rapporter).

För att få saker gjorda på ett smidigt sätt behöver du båda rollerna – noggranna bokförare som håller koll på den dagliga ekonomin och skickliga redovisningsekonomer (eller redovisningssystem) som kan tolka uppgifterna för beslut på övergripande nivå.

Bokföringens utveckling

Bokföring har varit en viktig del av ekonomisk verksamhet i århundraden och har sina rötter i forntida civilisationer. Behovet av att registrera och följa upp transaktioner gav upphov till denna praxis.

I början förlitade sig företagare och bokförare på enkla verktyg som abakusar och fysiska huvudböcker. De registrerade varje transaktion för hand. Denna metod var tidskrävande men nödvändig för att upprätthålla korrekta uppgifter.

1800-talet innebar ett stort framsteg inom bokföringen genom introduktionen av räknare, vilket påskyndade beräkningarna och ökade noggrannheten. Men innan datorer blev allmänt utbredda förändrades bokföringen inte särskilt mycket.

Introduktionen av kalkylblad och bokföringsprogram förändrade området dramatiskt. De automatiserade tråkiga uppgifter, gjorde systemen enklare att förstå och underhålla och eliminerade ytterligare mänskliga fel. Moderna applikationer integreras nu direkt med företagssystem och följer försäljning eller utgifter när de uppstår.

Med digitala lösningar på plats genomgick småföretag en total förändring i hanteringen av sin ekonomi – data finns nu enkelt tillgänglig från vilken plats som helst, för alla som behöver den.

Typer av bokföringssystem

Bokföringsvärlden är inte en och samma lösning för alla. Ingen enskild typ av bokföring passar alla behov; varje typ har sina fördelar och nackdelar.

Enkel bokföring

I ett system med enkel bokföring registreras endast ena sidan av den ekonomiska transaktionen. Det är enkelt och passar bäst för småföretag eller frilansare som har få transaktioner. Om du är större än så är det dags att börja med dubbel bokföring. 

Dubbel bokföring

Systemet med dubbel bokföring registrerar båda sidorna – debet och kredit – av varje transaktion. Detta heltäckande tillvägagångssätt ger en tydligare bild men är mer komplext än enkel bokföring.

Kontantprincipen

Ett system baserat på kontantprincipen registrerar intäkter när de tas emot och utgifter när de betalas. Denna raka metod passar mindre verksamheter som inte har omfattande leverantörsskulder eller kundfordringar.

Periodiseringsprincipen

Ett system baserat på periodiseringsprincipen registrerar intäkter när de tjänas in, inte nödvändigtvis när betalningen tas emot, vilket gör det bättre lämpat för större organisationer som hanterar fördröjda betalningar. Det här är systemet som du så småningom måste använda om företaget växer, så det kan vara värt att lägga en bra grund tidigt.

Ibland är det enklare att visa skillnaden mellan kontantprincipen och periodiseringsprincipen med hjälp av ett exempel, så låt oss försöka.

Om du ”säljer” en hatt till någon men accepterar ett skuldebrev i stället för omedelbar betalning skiljer sig systemen åt. I ett system baserat på periodiseringsprincipen registrerar du transaktionen när den sker. I ett system baserat på kontantprincipen – du gissade det – måste du vänta tills pengarna finns i handen innan du registrerar den.

Dessa olika system understryker hur viktigt det är att välja rätt bokföringsmetod för att skapa en korrekt ekonomisk bild.

Utforska moderna bokföringsverktyg

Jag sa ju att vi skulle komma hit! Verktyg!

I och med teknikens utveckling har bokföring gått från manuella Excel-inmatningar till effektiva digitala lösningar. Denna förändring drivs främst av en rad moderna verktyg som automatiserar och förenklar processen.

Det finns inga specifika lösningar för ”bokföringsprogram”, eftersom det vanligtvis är effektivare att ha ett system som både kan hålla ordning på bokföringen och tolka resultaten åt dig; med andra ord ett heltäckande ekonomisystem (som, beklagar att behöva meddela det, det också finns olika typer av).

Bland de mest populära finns molnbaserade ekonomisystem som QuickBooks, vilka hjälper småföretag att hantera sina ekonomiska transaktioner effektivt. Dessa plattformar ger uppdateringar i realtid om leverantörsskulder, genererar resultaträkningar och upprätthåller balansräkningar på ett effektivt sätt.

QuickBooks erbjuder till exempel funktioner som fakturering, uppföljning av räkningar och lönehantering. Men det finns fler alternativ än QuickBooks.

• Xero: Ett intuitivt verktyg som föredras för sin sömlösa integration med över 700 företagsappar.
• FreshBooks: Känt för sin funktion för tidsregistrering och användarvänliga design, utformad med småföretag i åtanke.
• Zoho Books: Hyllat för sina omfattande automatiseringsfunktioner, som täcker allt från bankflöden till återkommande fakturor.

Att ta till sig dessa moderna verktyg kan avsevärt förbättra din effektivitet när du hanterar företagets ekonomi och i princip eliminera risken för de där besvärliga mänskliga felen. Kom dock ihåg att varje verktyg har olika styrkor, så det är viktigt att välja ett som bäst passar dina specifika behov.

Jag har gått igenom det övergripande bästa ekonomisystemet i en annan artikel.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Professionella certifieringar inom bokföring

Du behöver inte vara CPA för att hålla ordning på bokföringen, men om du vill stärka din trovärdighet och kompetens inom bokföring kan det vara ett klokt steg att skaffa professionella certifieringar.

Om du är frilansare och vill ge dig in i bokföring som tjänst kommer certifieringar att ge dig ett försprång framför konkurrenterna och utgöra ett konkret bevis på din färdighet och expertis.

Programmet Certified Bookkeeper (CB) som erbjuds av American Institute of Professional Bookkeepers är ett alternativ. Denna certifiering visar att man behärskar viktiga arbetsfärdigheter som justeringsposter, felkorrigering och löneadministration.

• CB-beteckningen kräver att du klarar sex prov samtidigt som du följer en etisk kod.

Ett annat värdefullt alternativ för småföretagare kan vara QuickBooks ProAdvisor-certifieringen. Den ger förståelse för hur man använder detta bokföringsprogram för att effektivt hantera ekonomiska transaktioner.

• QuickBooks ProAdvisor kräver bara att du klarar ett enda prov som täcker programmets funktioner.

Utöver att förbättra karriärmöjligheterna kan dessa certifieringar ge kunderna trygghet, eftersom de visar att du har åtagit dig att upprätthålla höga standarder inom bokföring. Utöver standardiserade bokföringscertifieringar finns det även certifieringar inom bokföringsprogram, som lär användarna grunderna i vanliga bokföringslösningar.

Registrera poster i bokföringen

Det första steget när du registrerar poster är att dokumentera den ekonomiska transaktionen vid försäljningstillfället. Det kan vara en utfärdad faktura, en betald räkning eller mottagna intäkter. Varje öre räknas.

Därefter går vi vidare till journalerna – bokförarens dagbok, om man så vill. Vänta, är jag den enda som säger så?

Okej, bara jag. I alla fall.

Varje journalpost noterar två sidor av varje ekonomisk transaktion: en debet och en kredit.

Debet är, tvärtemot vad många tror, inte alltid något dåligt. Det representerar helt enkelt transaktioner som antingen ökar tillgångarna eller minskar skulderna i din balansräkning. På samma sätt innebär kredit inte mer pengar, utan återspeglar i stället ökningar av skulder eller minskningar av tillgångar.

Din huvudbok tar sedan alla dessa journalposter och organiserar dem efter kontotyp; tänk bankkonton, kundfordringar, leverantörsskulder och så vidare, vilket gör det enklare för oss människor (och programvara) att förstå var pengarna kommer ifrån och vad de används till.

Slutligen kommer vi till steget med råbalansen – detta praktiska verktyg hjälper till att säkerställa att vår debet är lika med vår kredit (just det, gott folk – inget fusk är tillåtet). Om det finns en obalans här kan det innebära problem i form av en revision.

Stänga böckerna

Bokföring är inte längre ett mystiskt område, eller hur? Nu har du förstått vad bokföring är – det handlar om mer än bara siffror och konton. Det är ryggraden i din ekonomistyrning.

Om du vill ha mer innehåll som är särskilt framtaget för ekonomer kan du prenumerera på The CFO Clubs nyhetsbrev och överväga att läsa resten av vårt innehåll om redovisning redan idag.