Omkostningerne til kreditorbogholderiet kan hurtigt løbe op. Moderne virksomheder bruger software til automatisering af kreditorbogholderiet for at minimere omkostningerne ved driften af kreditorbogholderiet.
Software til automatisering af kreditorbogholderiet bruger teknologier som kunstig intelligens (AI), intelligent dokumentbehandling og naturlig sprogbehandling. Disse teknologier hjælper med at behandle fakturaer, træffe datadrevne beslutninger samt udtrække og indtaste data fra fakturaer i dit regnskabssystem.
I denne guide forklarer jeg, hvad automatisering af kreditorbogholderiet betyder, og hvordan det kan strømline arbejdsgangen for kreditorbogholderiet.
Hvad er automatisering af kreditorbogholderiet?
Automatisering af kreditorbogholderiet (AP) er processen med at bruge software til at automatisere gentagne opgaver. Disse systemer bruger moderne teknologier som Robotic Process Automation (RPA), optisk tegngenkendelse (OCR) og AI til at automatisere processer.
For eksempel kan AP-løsninger automatisk matche fakturaer med indkøbsordrer. Alternativt kan du konfigurere systemet til automatisk at videresende fakturaer til et teammedlem baseret på din godkendelsesproces.
Lokale AP-løsninger kontra cloudbaserede AP-løsninger
Kreditorløsninger kan enten være lokale eller cloudbaserede. Lokalt installeret AP-software kører generelt på en virksomheds hardwareinfrastruktur, mens cloudbaserede løsninger kan tilgås overalt fra, når som helst.
Selvom cloudbaserede løsninger medfører deres egne risici (f.eks. potentielle databrud og softwarenedetid), opvejer fordelene ved nem tilpasning, samarbejde på tværs og forbedret synlighed ofte disse risici.
Hjælper automatisering af kreditorbogholderiet virkelig så meget?
Automatisering af kreditorbogholderiet kan spare dig for et betydeligt beløb. Ifølge en IOFM-rapport er de gennemsnitlige omkostninger ved behandling af fakturaer baseret på volumen:
| Fakturavolumen | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura med automatisering | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura uden automatisering | Forskel i omkostning pr. faktura som følge af automatisering |
|---|---|---|---|
| FakturavolumenFærre end 20,000 | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura med automatisering$12.98 | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura uden automatisering$15.97 | Forskel i omkostning pr. faktura som følge af automatisering$2.99 |
| Fakturavolumen20,000–100,000 | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura med automatisering$4.24 | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura uden automatisering$6.10 | Forskel i omkostning pr. faktura som følge af automatisering$1.86 |
| FakturavolumenFlere end 100,000 | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura med automatisering$3.18 | Gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en faktura uden automatisering$3.62 | Forskel i omkostning pr. faktura som følge af automatisering$0.44 |
Uanset din fakturavolumen kan automatisering af kreditorbogholderiet, fakturaer og udgiftsautomatisering spare dig for tusindvis af dollars på tværs af alle dine fakturaer. Ud over at sænke omkostningerne ved fakturabehandling sparer systemer til automatisering af kreditorbogholderiet AP-afdelingen masser af tid og ressourcer, så den kan fokusere på opgaver, der kræver menneskelig involvering.
Sådan fungerer automatisering af kreditorbogholderiet
Processen for automatisering af kreditorbogholderiet begynder, når du modtager en faktura. En automatiseringsløsning fra start til slut kan udtrække yderligere oplysninger fra fakturaen, udføre hele AP-arbejdsgangen og behandle betalingen.
Ethvert system til automatisering af kreditorbogholderiet består af tre komponenter:
Have an account? Log In
Organisering af fakturaer og kvitteringer
Et system til automatisering af kreditorbogholderiet organiserer fakturaer fra flere steder, herunder fakturaer i din indbakke, fakturaer modtaget via en leverandørportal og fakturaer, der er sendt til dig på papir. Systemet konverterer papirbaserede fakturaer til elektroniske fakturaer.
Økonomidirektører, der forsøger at hjælpe AP-afdelingen med at spare tid ved at automatisere manuelle opgaver, kan stole på software til automatisering af kreditorbogholderiet, eftersom AP-afdelingen ikke længere behøver at sortere og organisere fakturaer.
Godkendelse, betaling og matchning af fakturaer
Når softwaren til automatisering af kreditorbogholderiet har udtrukket oplysningerne fra fakturaerne og lagt dem ind i systemet, skal de relevante medlemmer af AP-teamet godkende fakturaen.
Systemet videresender automatisk fakturaen til det rigtige teammedlem. Teammedlemmet skal kontrollere fakturaen for nøjagtighed og overensstemmelse med kontraktvilkårene. I nogle systemer kan du automatisere processen for kontraktmatchning, så systemet gør dette for dig.
Systemet sender de godkendte fakturaer til din regnskabssoftware eller dit ERP-system til betaling.
Når betalingen er gennemført, matcher AP-systemet fakturaerne med beløbet og modtagerne, der er angivet på kontoudtoget.
Dokumentation og revision
Alle fakturaer og betalinger føjes til en database, så du kan finde dem frem, når du får brug for dem i fremtiden. Desuden hjælper det med at skabe et revisionsspor, når hele kreditorprocessen udføres ved hjælp af ét enkelt system. Du kan spore en bestemt faktura eller betaling, når der er behov for det under en revision, uden større besvær.
Software til automatisering af kreditorprocesser kontra gør-det-selv-automatisering
Du kan bruge en løsning til automatisering af kreditorprocesser eller vælge en gør-det-selv-tilgang. Hvis du ikke er teknisk anlagt, er det nemmere at bruge software. Gør-det-selv-tilgangen kræver en vis teknisk viden, selv når du bruger et værktøj uden kode.
Forfatterens tip
Husk, at begge muligheder sandsynligvis kræver opbakning fra interessenter, og at du derfor muligvis skal overbevise dine interessenter om, hvorfor du vælger automatisering af kreditorprocesser, og hvordan det samlet set vil gavne virksomheden.
Det nemmere valg: Software til automatisering af kreditorprocesser
Softwareløsninger til automatisering af kreditorprocesser koster penge. Men hvis du vælger den rigtige løsning, vil du mere end opveje omkostningen gennem den sparede tid samt hurtigere og mere effektive processer.
Sådan udfører software til automatisering af kreditorprocesser processen for kreditorbogholderiet:
- Digitalisering af fakturadata: Software til automatisering af kreditorprocesser bruger OCR til at læse og konvertere fakturaer til digitale data. Alternativt kan du give leverandører mulighed for at indsende en elektronisk faktura direkte.
- Fakturamatching: Systemet sammenligner fakturadata med de tilsvarende indkøbsordrer og leveringskvitteringer. Automatisk matching sikrer, at alle fakturaer er korrekte og i overensstemmelse med kontraktens vilkår.
- Videresendelse af faktura til godkendelse: Systemet videresender fakturaen til det relevante teammedlem eller den relevante afdeling baseret på forudkonfigurerede regler. Du kan også oprette underretninger eller påmindelser for at sikre rettidig godkendelse.
- Betaling: Når en faktura er markeret som godkendt, gennemfører systemet til automatisering af kreditorprocesser betalingen eller planlægger betalingen baseret på kontraktens vilkår. Det sikrer, at du udnytter den tilgængelige kredittid og optimerer pengestrømmen. Alternativt kan systemet gennemføre betalinger i realtid, når der er mulighed for en kontantrabat. Systemet overfører også relevante oplysninger til dit regnskabssystem, som derefter opdaterer din balance.
- Afstemning: Når betalingerne er udbetalt, matcher systemet betalingerne med beløbene på kontoudtoget for at sikre, at beløbet og betalingsmodtagerne er korrekte.
- Rapportering: En af de bedste fordele ved at bruge et system til automatisering af kreditorprocesser er indsigtsfuld rapportering. Systemet bruger data, der indsamles under udførelsen af kreditorprocesserne, til at generere detaljerede rapporter. Disse rapporter indeholder oplysninger om, hvad din virksomhed bruger penge på, og hjælper med at identificere muligheder for at minimere omkostningerne.
Software til automatisering fra start til slut eliminerer behovet for papirfakturaer. Det håndterer de manuelle processer, så din kreditorafdeling kan fokusere på mere strategiske opgaver.
Det økonomisk orienterede valg: Gør-det-selv-automatisering af kreditorprocesser
Hvis du selv automatiserer kreditorprocesserne, sparer du penge, men det kan være ret tidskrævende.
Den nemmeste måde at automatisere din kreditorproces på er at bruge et automatiseringsværktøj uden kode, f.eks. Zapier. Du kan for eksempel konfigurere Zapier til at hente oplysninger fra dine fakturaer. Husk, at der er forskellige udfordringer ved at bruge et automatiseringsværktøj uden kode. For det første skal det kunne integreres med andre softwareløsninger, du bruger til fakturering, dataindtastning og betalinger.
Hvis automatiseringsværktøjet ikke kan integreres med en af løsningerne, kan du ikke oprette en automatiseringsproces fra start til slut. Den præcise proces for selv at opsætte automatisering af kreditorprocesser afhænger af de værktøjer, du bruger. Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal starte, er Zapier dit bedste valg.
Det er dog bedst at investere i en komplet løsning til automatisering af kreditorprocesser, hvis du ønsker at komme direkte i gang med at automatisere processer og kunne få support, når noget ikke fungerer.
Fordele ved automatisering af kreditorprocesser
Ud over at strømline kreditorafdelingens arbejdsgang giver automatisering af kreditorprocesser fordele på tværs af flere forretningsområder. Her er de mest bemærkelsesværdige fordele ved automatisering af kreditorprocesser:
Omkostningsbesparelser
Automatisering af kreditorprocesser sparer penge på flere områder. Automatiseringssystemer integreres for eksempel med virksomhedsapps, hvilket eliminerer behovet for manuel overførsel af oplysninger.
En af de vigtigste fordele ved software til kreditorbogholderi er, at det hjælper med at forebygge fejl, så du sparer tid på at rette dem senere.
Da automatisering af kreditorprocesser giver dig mulighed for at behandle fakturaer og foretage betalinger hurtigere, hjælper det dig med at drage fordel af kontantrabatter.
Det kan være en stor udfordring at opnå rabatter ved tidlig betaling uden automatisering – ifølge IOFM benytter de fleste virksomheder sig af mindre end 21 % af tilbuddene om rabat ved tidlig betaling, og 12 % af virksomhederne opnår slet ingen rabatter ved tidlig betaling.
Forbedret effektivitet og nøjagtighed
Effektive processer hjælper med at reducere omkostningerne ved kreditorbogholderiets processer, fremskynde godkendelsescyklusser, gøre det muligt at allokere ressourcer til mere værdiskabende opgaver såsom analyse af forbrugsmønstre og forbedre medarbejdernes produktivitet.
Software til automatisering af kreditorbogholderiet forbedrer også nøjagtigheden, fordi den ikke er udsat for risikoen for menneskelige fejl på samme måde som dit personale. Når du automatiserer processerne i kreditorbogholderiet, mindsker du sandsynligheden for menneskelige fejl, hvilket er en fordel op til skattesæsonen.
Nøjagtighed er afgørende, fordi det hjælper dig med at overholde reglerne, opbygge tillid hos leverandører og interessenter samt generere nøjagtige rapporter, der gør det muligt for dig at træffe sunde økonomiske beslutninger.
Samarbejde i teamet
Teams, der er involveret i registrering og godkendelse af fakturaer, har realtidsadgang til alle fakturaer og filer, hvilket hjælper med at effektivisere arbejdsgangene. Det gør det muligt for teams at samarbejde om fakturaer uden besværet med at finde dokumentet, bekræfte oplysninger via e-mail eller telefon og navigere i unøjagtigheder.
Alle teams – kreditorbogholderi, økonomi og regnskab – kan se de samme data, uanset hvor de befinder sig. Det gør det muligt for teams at løse uoverensstemmelser hurtigere.
Hvis en leverandør for eksempel ringer angående en uoverensstemmelse i betalingen, kan kreditorbogholderiet tale med regnskabsafdelingen og henvise til transaktionen i systemet uden manuelt at skulle finde transaktionen på kontoudtoget. De kan sammen løse leverandørens forespørgsel mere effektivt takket være centraliseret adgang til data fra kreditorbogholderiet.
Forbedret leverandørtilfredshed
Systemer til automatisering af kreditorbogholderiet giver også fordele uden for din virksomhed. Når du konsekvent betaler leverandører til tiden, opbygger du et godt forhold, som gør dig til en foretrukken forretningspartner. Dette forhold kan være en fordel, når du har brug for en hastehåndtering eller en tjeneste i en vanskelig situation.
Datadrevet beslutningstagning
Data er din virksomheds brændstof til vækst, fordi det hjælper dig med at træffe velinformerede beslutninger.
Faktisk er de 40 % af organisationerne, der træffer datadrevne beslutninger, blandt de bedste på deres område sammenlignet med dem, der træffer beslutninger baseret på mavefornemmelser.
Løsninger til automatisering af kreditorbogholderiet samler oplysningerne fra alle transaktioner i realtid. De bruger disse oplysninger til at oprette interaktive diagrammer og detaljerede rapporter.
Disse diagrammer og rapporter giver økonomiteams den gennemsigtighed, indsigt og mulighed for at følge de økonomiske nøgletal, der er nødvendige for strategiske beslutninger.
More Articles
Forebyggelse af svindel
Forebyggelse af svindel er en stor udfordring.
Her er grunden: Ifølge PwC’s globale undersøgelse af økonomisk kriminalitet og svindel 2022 oplever mere end halvdelen af store virksomheder en eller anden form for fakturarelateret svindel hvert år.
For at få et perspektiv på, hvor meget dette kan koste en virksomhed: Ifølge optællingsrapporten for økonomiprofessionelle 2022, som undersøgte 2.750 ledende økonomimedarbejdere, er den anslåede gennemsnitlige årlige omkostning ved fakturasvindel $280,000 pr. mellemstor virksomhed.
AI-drevne automatiseringsløsninger kan identificere uoverensstemmelser i transaktioner, hvilket reducerer risikoen for, at denne type svindel lykkes. Systemet overvåger alle transaktioner, og når der opstår en afvigelse, underretter systemet det relevante teammedlem.
De bedste systemer har indbyggede sikkerheds- og ansvarlighedsfunktioner, der gør det lettere at opdage svindel og identificere den person, der er ansvarlig for den. Forebyggelse af svindel er afgørende for overholdelse af reglerne og beskyttelse af dine aktiver.
Implementering af software til automatisering af kreditorbogholderiet
Overordnet set er software til automatisering af kreditorbogholderiet nøglen til at reducere omkostningerne ved automatisering af kreditorbogholderiets processer. Her er nogle hurtige implementeringstips, der kan hjælpe dig i gang:
- Fastlæg jeres krav: Hvad er jeres virksomhedsmål, og hvordan vil AP-automatisering hjælpe? Find svaret på dette spørgsmål, før I begynder at undersøge mulighederne.
- Sammensæt jeres team: Som ved enhver softwarelancering skal I samle et kerneteam bestående af interessenter fra blandt andet IT, indkøb og regnskab. Find ud af, hvem der skal være en del af jeres implementeringsteam under denne proces.
- Foretag jeres undersøgelse: Når I er klar til at begynde at opbygge eller købe en løsning, er det vigtigt at undersøge potentielle leverandører, der matcher jeres kriterier. Vær ikke bange for at bede om demonstrationer, hvis de tilbydes, og tilmeld jer gratis prøveperioder for at få en reel fornemmelse af løsningen.
Når I har samlet det hele, og stadig er usikre på, hvordan I skal komme i gang, har jeg samlet nogle af mine bedste leverandører af AP-software for at hjælpe jer i gang.
Sæt AP på autopilot
AP-teams har allerede hænderne fulde. I stedet for at lade dem bruge tid på manuel dataindtastning og konvertering af fysiske leverandørfakturaer til e-fakturaer kan I give dem mulighed for at arbejde med strategiske opgaver som analyse af pengestrømme og forbrugsmønstre.
Brug AP-automatiseringssoftware til at automatisere fakturagodkendelse, betalingsbehandling og andre manuelle opgaver i jeres arbejdsgang. Hvis I gør det, kan I reducere jeres samlede AP-omkostninger, give jeres AP-team mulighed for at udrette mere og træffe bedre beslutninger baseret på reelle data.
Hvis I kunne lide denne artikel, kan I abonnere på The CFO Clubs nyhedsbrev og få flere sådanne tips direkte i indbakken hver uge.
