Reduktion af driftsomkostninger er et must for CFO’er, der ønsker at øge overskuddet og forblive konkurrencedygtige. Udfordringen er dog at finde besparelser uden at skade kvalitet eller effektivitet – lettere sagt end gjort, ikke?
Efter mange år med finansielle operationer har jeg lært, hvad der faktisk virker, når omkostningerne skal holdes nede. Her er nogle enkle og effektive måder at reducere udgifterne på uden at forstyrre din virksomhed. Fra leverandørkontrakter til automatisering – disse strategier vil spare penge.
Forståelse af driftsomkostninger
Driftsomkostninger er udgifter forbundet med den daglige vedligeholdelse og drift af din virksomhed. De beregnes ved hjælp af følgende formel:
Driftsomkostninger = Vareforbrug + driftsudgifter
- Vareforbrug (COGs): Omfatter de direkte udgifter, der er knyttet til produktionen af varer og tjenesteydelser.
- Driftsudgifter (OpEx): Er indirekte udgifter, der opstår som følge af den normale drift af virksomheden.
Her er en hurtig oversigt over de forskellige typer af COGs og driftsudgifter, du kan opleve:
| Vareforbrug | Driftsudgifter |
Arbejdskraft direkte knyttet til produktionen | - Salg og markedsføring - Lønninger/lønskatter - Forsikring |
| Direkte materialer, der er nødvendige for produktionen af varer og tjenesteydelser | - Materialeomkostninger - Kontorartikler |
| Skatter på produktionsfaciliteter | - Husleje - Forsyningsudgifter - Juridiske omkostninger |
| Transportomkostninger | - Omkostninger til indgående og udgående fragt - Andre leveringsgebyrer |
Virksomheder kan ikke fungere uden at dække deres driftsomkostninger, men de har en tendens til at tære på overskuddet, hvis de ikke håndteres korrekt. De fleste ledere er nødt til at holde øje med både COGs og driftsudgifter for at måle, hvad der påvirker rentabiliteten mest.
Som regel når de frem til den samme konklusion: omkostningsreduktion = større omsætning.
Men selv de bedste idéer kan ikke garantere bedre avancer. At skære ned på virksomhedens udgifter er en lettere og mere sikker måde at øge overskuddet på – derfor foretrækker ledere denne tilgang. Der er dog også en bagside.
Lad os tage dette eksempel: En e-handelsvirksomhed reducerede sine udgifter til betalt markedsføring. Det vil bestemt reducere virksomhedens driftsomkostninger betydeligt, men ved at reducere annonceforbruget risikerer den også færre besøgende på webstedet, hvilket kan påvirke salget i fremtiden.
Derudover kan det også reducere medarbejdernes produktivitet, hvis det ikke implementeres korrekt. En reduktion af arbejdsstyrken betyder, at færre medarbejdere skal påtage sig mere ansvar, hvilket påvirker den samlede tilfredshed og arbejdsgangen i driften på lang sigt. I sidste ende giver denne løsning kun kortsigtede gevinster.
Derfor er det vigtigt at gennemføre omkostningsreduktioner med en gennemtænkt strategi, der fokuserer på de rigtige områder, i stedet for blot at spare nogle få kroner.
CapEx kontra OpEx
Kapitaludgifter og driftsudgifter er to forskellige sider af samme sag. Driftsudgifter omfatter de udgifter, din virksomhed har brug for at afholde på daglig basis. Kapitaludgifter er derimod udgifter, der bruges til at anskaffe, opgradere og vedligeholde fysiske aktiver.
15 strategier til at reducere driftsomkostninger
Du troede vel ikke, at jeg ville præsentere dig for problemet uden også at komme med løsninger, vel? Her er 15 strategier, du kan implementere nu for at sikre, at du effektivt reducerer driftsomkostningerne over tid:
1. Tag teknologien til dig
Ny teknologi fokuserer på at forbedre effektiviteten og produktiviteten, men den kan også reducere driftsomkostningerne, hvis den implementeres korrekt. Blandt mulighederne har jeg identificeret to systemer, der kan reducere omkostningerne direkte:
Automatisering:
Automatiseringsværktøjer forenkler trivielle og gentagne opgaver, så medarbejderne kan fokusere på opgaver, der genererer indtægter, såsom kundeoplevelse, research og produktudvikling.
For eksempel kan værktøjer til automatisering af regnskab spare små virksomheder tid og arbejdskraft ved automatisk at gennemføre økonomiske processer. Automatisering af posteringer reducerer også manuelle fejl og giver mere præcise data om pengestrøm, omsætning, udgifter osv.
Tag et kig på nogle af mine bedste regnskabssoftwaremuligheder for at få en fornemmelse af, hvordan de kan påvirke din virksomhed:
- 8. Reckon One
Have an account? Log In
Cloudcomputing:
Ud over uhindret adgang til virksomhedsdata og -drift fra alle steder reducerer cloudcomputing også behovet for it-vedligeholdelse og opgraderinger betydeligt af følgende to årsager:
- Da de normalt administreres af en tredjepart, er det udbyderens ansvar at sikre fortsat drift.
- De anvender en betalingsmodel baseret på forbrug, så virksomheder kun betaler for de ressourcer, de bruger.
Selvom de har eksisteret i årevis, har virksomheder endnu ikke fuldt ud indset fordelene ved at bruge cloudbaserede løsninger, herunder omkostningsbesparelser. Med over halvdelen af virksomhedslederne, der siger, at de ikke ser afkast af deres investering, er der stadig lang vej igen, før disse fordele bliver realiseret.
2. Læg forretningsfunktioner ud
Outsourcing af sekundære forretningsfunktioner kan reducere driftsomkostningerne og samtidig øge produktiviteten og kundetilfredsheden. Det giver virksomheder adgang til kvalificerede medarbejdere og muligheder uden de ekstra administrative omkostninger og personaleudgifter, der er forbundet med en fuldtidsansat.
Desuden leverer tredjepartstjenester driftssupport fra ende til anden. En administreret tjeneste kan for eksempel forbedre den samlede kundesupportoplevelse med de bedste værktøjer, processer og tilbagemeldinger. I sidste ende fungerer den som en forlængelse af din virksomhed med fokus på at hjælpe dig med at nå dine forretningsmål.
3. Fokuser på intelligente ansættelsesbeslutninger
Hvis outsourcing ikke er noget for dig, kan du reducere driftsomkostningerne ved at ansætte de rigtige medarbejdere.
- Ansæt medarbejdere, der kan håndtere flere ansvarsområder: Mindre virksomheder forventer normalt, at medarbejderne udfylder flere roller. Hvis du tager højde for disse forventninger allerede i ansættelsesprocessen, kan du fokusere på at ansætte medarbejdere med flere kompetencer. Du kan for eksempel ansætte en intern webdesigner, som også kan hjælpe med lejlighedsvise grafiske designopgaver.
- Ansæt kontrahenter, konsulenter og freelancere: At få hjælp på deltid er endnu en god måde at reducere driftsudgifterne på. Du får arbejde af høj kvalitet uden den administrative byrde, der er forbundet med at have en medarbejder på lønningslisten. Det kan dog tage tid at finde det rette match.
Husk, at der er en grænse for, hvor mange ansvarsområder kontrahenter og freelancere kan håndtere. Kontrahenter er for eksempel måske ikke de rette til salgsopgaver, men de kan håndtere opgaver som webudvikling, tekstforfatning, SEO, grafisk design og offshore-regnskabstjenester.
4. Forhandl med leverandører
Regelmæssig gennemgang af leverandørkontrakter hjælper med at sikre, at du får mest muligt for pengene. Derfor vil du sandsynligvis finde ugunstige priser og kontraktvilkår, der kan genforhandles, herunder betalingsbetingelser, tjenester, rabatter og levering.
Du kan gøre leverandørkontrakterne mere fordelagtige for dig ved at se på:
- Større ordrevolumener, så du kan drage fordel af mængderabatter. Dette gælder både råmaterialer og software. Du kan for eksempel få en bedre pris på dit ERP-system ved at vælge et længere eller mere omfattende abonnement.
- Længere kontraktvilkår giver leverandørerne sikkerhed for, at du ønsker et langsigtet samarbejde. Det tilskynder leverandørerne til at tilbyde deres tjenester og produkter til mere konkurrencedygtige priser.
- Opdaterede kontraktvilkår kan også være fordelagtige. Du kan for eksempel forhandle dig frem til hurtigere leveringstider for at sikre, at du kan producere produkter eller levere tjenester hurtigere. Samlet set øger du din omsætning ved at reducere tiden fra udvikling til markedsføring.
5. Implementér planer for fjernarbejde og hybridarbejde
Kontorlokaler koster i gennemsnit virksomheder mellem 5-15 % af de samlede driftsomkostninger. En overgang til et hybridt eller fuldt fjernbaseret arbejdsmiljø kan reducere disse omkostninger betydeligt.
En nyere artikel i Los Angeles Times viste dog, at en fuldt fjernbaseret hjemmearbejdsmodel er kendt for at reducere medarbejdernes produktivitet. I stedet vil jeg anbefale en hybrid arbejdsmodel. På den måde får du det bedste fra begge verdener: Du reducerer driftsomkostningerne, samtidig med at du minimerer indvirkningen på produktivitet og omsætning.
Men afskriv heller ikke en fuldt fjernbaseret arbejdsmodel. Virksomheder som Buffer har haft stor succes med deres fuldt fjernbaserede arbejdsmiljø. Faktisk gik de et skridt videre ved at indføre en 4-dages arbejdsuge.
6. Gennemgå medarbejderfordele
Omkostningerne til medarbejderfordele udgør i gennemsnit omkring 30 % af medarbejderens samlede lønpakke. Det er en stor del af de samlede omkostninger for virksomheden (CTC) pr. medarbejder. Du kan dog ikke skære ned på medarbejderfordele tilfældigt, da det kan gøre nogle medarbejdere meget utilfredse. Anlæg i stedet en systematisk tilgang for at sikre, at du ikke støder dine medarbejdere.
Start med at gennemgå brugen af medarbejderfordele. Identificér de mest populære og de dyreste fordele. Tal derefter med dine medarbejdere. Sørg for at vide, hvilke fordele de sætter pris på, og hvorfor.
Author's Tip
Nogle fordele, såsom sundhedsforsikring, bør aldrig være til forhandling. Men vær klar til at forhandle nye vilkår, eksempelvis en reduktion af serviceniveauet, for at mindske den økonomiske byrde for virksomheden.
7. Udnyt rabatter ved tidlig betaling
Leverandører er kendt for at tilbyde rabatter til virksomheder, der betaler deres fakturaer til tiden, især små leverandører, hvor hver faktura bidrager til at holde virksomheden kørende.
Hvis din leverandør tilbyder rabatter, skal du begynde at betale dine fakturaer tidligt for at udnytte dem. Hvis de ikke tilbyder rabatter ved tidlig betaling, kan du tilføje en klausul under genforhandlingen af kontrakten. De vil højst sandsynligt acceptere det, hvis du er en langsigtet kunde med en god kredithistorik.
8. Identificér og fjern overflødige aktiviteter
Kortlæg dine medarbejderes daglige arbejde for at identificere de konkrete områder, hvor de spilder ressourcer. Tager medarbejderne for eksempel på forretningsrejser for at føre samtaler, der kan foregå via et videoopkald? Bruger de softwaren effektivt?
Tal også med medarbejderne selv for at identificere ineffektive processer, der kan forbedres for at reducere driftsomkostningerne, og tilbyd dem et incitament for at tilskynde dem til at give feedback.
9. Anlæg et bæredygtigt perspektiv
Der findes mange bæredygtige initiativer, som kan hjælpe planeten. Men eftersom vi ser på løsninger, der direkte reducerer virksomhedens omkostninger, har jeg begrænset det til to praksisser:
- Gå papirløst: Når man også medregner omkostningerne ved at bruge papiret, kan de samlede omkostninger let blive det dobbelte eller tredobbelte af selve papirets pris. Virksomheder kan helt eliminere denne omkostning ved at gå digitalt. Opbevar i stedet dokumenter og filer i skyen. De bliver lettere tilgængelige, optager mindre plads, og vedligeholdelsen er billigere.
- Bliv energieffektiv: Virksomhedsejere kan investere i teknologi som solpaneler for at generere strøm på kontorer, fabrikker, lagre osv. Det vil spare dig penge over tid. Desuden kan du være berettiget til skattefradrag fra stat eller kommune for at implementere bæredygtige praksisser.
10. Stop med at betale for ubrugte abonnementer
Selvom glemte abonnementer måske ikke er et stort problem, betaler virksomheder muligvis mere end nødvendigt eller forventet (dvs. for ekstra brugere eller tjenester, som de ikke bruger i deres nuværende regnskabssoftwarepakke).
Virksomheder kan vælge at nedgradere deres tjeneste til en mere passende plan, forhandle sig frem til en bedre aftale eller skifte til gratisversionen. En anden mulig løsning er at konsolidere leverandørtjenester. I stedet for eksempelvis at bruge Zoom til videomøder og Google Drev til filer kan du overveje at bruge Microsoft Teams, som tilbyder begge dele.
11. Brug databaserede indsigter
At skære ned på omkostninger handler ikke om at kaste idéer op på væggen og håbe på, at de hænger fast (det kan du godt gøre, men det anbefales ikke). En bedre tilgang er at bruge eksisterende omkostningsdata til at identificere og optimere udgifter. Det kan dog være komplekst, hvis din virksomhed er stor og har mange bevægelige dele.
Det er her, et ERP kan hjælpe. Det forbinder individuelle forretningsprocesser for at give indsigt i hele landskabet – fra salg og markedsføring til lagerbeholdning og levering. ERP-systemer tilbyder også værktøjer til prædiktiv analyse, som kan vurdere fremtidige behov inden for forsyningskæde, vedligeholdelse, arbejdsstyrke osv.
12. Vær ikke bange for at undersøge markedet
Vi har allerede gennemgået dette tidligere under leverandørkontrakter og reduktion af spild. Men søgningen efter alternativer bør ikke være begrænset til en årlig gennemgang.
Mennesker er vanedyr. Vi foretrækker at holde fast i det, der fungerer lige nu. Men nogle gange findes der bedre muligheder – nye teknologier, billigere løsninger, bedre aftaler osv. Hold øje med billigere alternativer til det, du bruger i øjeblikket. Du kan enten skifte til det nye produkt eller bruge skiftet til at forhandle dig frem til en bedre aftale med din nuværende leverandør.
13. Fastlæg klare udgiftspolitikker
Hvis din virksomhed refunderer medarbejderudgifter, bør du overveje at fastlægge klare retningslinjer for daglige kortgrænser, rejseudgifter og rapporteringsformater. Klare grænser sikrer, at medarbejderne ikke misbruger virksomhedens kreditkort, samtidig med at unødvendige udgifter reduceres.
More Articles
14. Effektivisér kundeinteraktioner
Kunder foretrækker stadig menneskelig interaktion, når de handler med en virksomhed. Men det kan være dyrt at levere menneskelige oplevelser.
Virksomheder kan reducere disse udgifter ved at kvalificere kundehenvendelser. De kan bruge teknologi som AI-chatbots til at besvare simple spørgsmål, mens mere komplekse behov videresendes til en kundeservicemedarbejder.
En anden tilgang er at investere i at oprette et hjælpecenter med detaljeret dokumentation, der kan løse forskellige scenarier. Kunderne kan bruge det til selv at finde løsninger, mens medarbejderne kan bruge det til at løse eventuelle problemer.
15. Analysér og justér løbende
Du har sat alt på plads for at reducere dine driftsomkostninger. Men det betyder ikke, at alt er perfekt. Der kan være områder og processer, der kræver optimering for at reducere omkostningerne yderligere.
For at identificere disse områder skal du løbende overvåge eksisterende og nye processer, sammenligne dem med historiske data og foretage justeringer for at få mest muligt ud af dine opdateringer. Implementering af et ERP kan hjælpe dig med det. Det tilbyder moduler til at måle dine forretningsprocesser og identificere overflødige udgifter.
Abonnér på flere driftsindsigter
Klar til at forbedre din virksomheds drift med teknologi? Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev for ekspertråd, vejledninger og indsigter fra erhvervsledere, der former teknologiindustrien.
