Geschäftsprozessprüfung: Leitfaden in 5 Schritten für CFOs
Als CFO sind Sie es gewohnt, Audits zu leiten, was Sie auch zur besten Person macht, um das Audit der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu führen.
Ob Sie die Audits selbst durchführen oder in die Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren – Studien haben gezeigt, dass Sie eine klare Rendite auf Ihre Zeit und Ihr Geld erhalten. Tatsächlich ist es bei Unternehmen, die in umfassende Mitarbeiterschulungen für Business Process Management (BPM)-Programme investieren, 2,1-mal wahrscheinlicher, dass sie ihren ROI steigern, als bei Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nicht gründlich schulen.
So funktionieren Audits von Geschäftsprozessen, so richten Sie sie ein und das können Sie anschließend erwarten.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
Die Bedeutung von Audits der Geschäftsprozesse verstehen
Ein Audit der Geschäftsprozesse ist im Wesentlichen eine eingehende Untersuchung der Gesundheit Ihres Unternehmens. Dabei werden alle Abläufe, Aufgaben und Prozesse durchleuchtet, um zu würdigen, was funktioniert, und aufzuzeigen, was möglicherweise angepasst werden muss.
Indem das Audit tief in den Herzschlag Ihres Unternehmens eintaucht, zeigt es potenzielle Verbesserungsbereiche auf, um die Leistung zu steigern und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen und Ihre Teams wie eine gut geölte Maschine arbeiten.
Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass die naheliegende Lösung für ein Problem in einer Abteilung oft darin zu bestehen scheint, jemanden neu einzustellen? Sicher, das kann helfen. Doch in den meisten Fällen braucht es eigentlich nur einen frischen Blick.
Bei dieser Überprüfung geht es nicht nur darum, einen weiteren Punkt abzuhaken. Es geht um echte Gespräche mit Ihren Teammitgliedern, die Prüfung von Leitdokumenten und die Beobachtung des täglichen Betriebs. Es ist, als würde man innehalten und herauszoomen, um sicherzustellen, dass das Gesamtbild ebenso gut aussieht wie die Details.
Die gesamte Übung kann Klarheit über die Stärken des Unternehmens und die Verbesserungsbereiche schaffen. Diese nützlichen Erkenntnisse können Sie zu besseren Strategien, reibungsloseren Veränderungen, zufriedeneren Mitarbeitern und dadurch sogar zu noch zufriedeneren Kunden führen.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile regelmäßiger Audits:
- Geht Unregelmäßigkeiten und Fehler direkt an, verbessert den Cashflow und gewährleistet eine präzise Datenerfassung.
- Fördert eine sich ständig weiterentwickelnde Denkweise und inspiriert Teams dazu, Arbeitsabläufe zu verfeinern, anstatt sich einfach mit dem Status quo zufriedenzugeben.
- Stellt sicher, dass jede Aufgabe und Funktion mit den Kernzielen des Unternehmens im Einklang steht.
- Verschlankte Abläufe und höhere Effizienz.
- Verbessert das Risikomanagement, indem potenzielle Hindernisse in Funktionen und Arbeitsabläufen aufgezeigt werden.
- Identifiziert wichtige Geschäftsprozesse, die für die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens in bestem Zustand sein müssen.
- Neue Mitarbeiter finden intuitivere und optimierte Arbeitsabläufe vor, was die Lernkurve beschleunigt.
- Versorgt Führungskräfte mit umfassendem Betriebswissen und hilft ihnen dabei, zu entscheiden, wohin Ressourcen und Investitionen gelenkt werden sollen.
- Verbessert Verständnis und Vertrauen zwischen verschiedenen Abteilungen und fördert eine bessere Zusammenarbeit.
- Hilft dabei, personelle, verfahrenstechnische oder technologische Lücken sichtbar zu machen.
Die Notwendigkeit der Prüfung interner Prozesse
In der modernen Geschäftswelt ist Selbstzufriedenheit ein direkter Weg in die Insolvenz; Unternehmen müssen sich anpassen und Wege finden, inmitten sich verändernder wirtschaftlicher und technologischer Rahmenbedingungen zu wachsen. Doch bei so vielen Unwägbarkeiten kann sich die Entwicklung neuer Pläne oft wie das Navigieren durch ein Labyrinth mit sich verschiebenden Wänden anfühlen.
Audits der Geschäftsprozesse dienen als Kompass und liefern Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um die Vermögenswerte, den Ruf und das Geld Ihres Unternehmens zu schützen. Effiziente Audits helfen Ihnen dabei, langsame manuelle Aufgaben zu identifizieren und durch automatisierte zu ersetzen, sodass sich Teams auf wichtige Aufgaben wie das Verstehen und Vermeiden von Risiken konzentrieren können.
Betrachten Sie die Entwicklung des Schuhgiganten Skechers. Während eines kometenhaften Aufstiegs, bei dem die Unternehmensbewertung von 815 Millionen US-Dollar auf erstaunliche 4,5 Milliarden US-Dollar stieg, erzielte Ashwat Panchal, der Vizepräsident für interne Revision, beeindruckende Ergebnisse. Er sparte nicht nur wertvolle Zeit für Mitarbeiter und senkte Kosten, während er gleichzeitig die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherstellte, sondern erreichte all dies auch, obwohl das Team der internen Revision lediglich um zwei Mitglieder erweitert wurde. Der klare Prozess – nicht zusätzliche Mitarbeiter – machte dies möglich.
Abgesehen davon kann ein ordnungsgemäßer interner Prüfprozess CFOs wie Ihnen und Ihren anderen Führungskollegen auf folgende Weise helfen:
- Das Unternehmen schützen: Regelmäßige Audits der Geschäftsprozesse bewerten das Rückgrat Ihrer Organisation und untersuchen wichtige Elemente wie Lieferketten und Finanzen.
- Finanzielle Vorschriften einhalten: Es ist unerlässlich, dass Ihre Unternehmensrichtlinien, insbesondere in Bereichen wie der Kreditorenbuchhaltung, mit den internen Finanzkontrollen übereinstimmen. Aufgrund des Sarbanes-Oxley Act (SOX) sind Sie und andere Führungskräfte rechtlich dazu verpflichtet, für die Richtigkeit der Finanzberichte einzustehen. Interne Audits geben Ihnen diese Sicherheit und gewährleisten, dass die Finanzberichterstattung korrekt ist.
- Eine klare Strategie unterstützen: Audits bieten eine klare, faktenbasierte Bewertung darüber, wie sich Herausforderungen und Risiken auf verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens auswirken – vom Betrieb und der IT bis hin zu Finanzen und Cybersicherheit. Diese Klarheit ebnet den Weg für datengestützte Entscheidungen.
- Gute Renditen sicherstellen: Die finanziellen Vorteile von Audits von Geschäftsprozessen zu quantifizieren, kann schwierig sein. Betrachten Sie sie jedoch als langfristigen Schutz vor Risiken. Deloitte hat hervorgehoben, dass interne Audits bei Fortune-500-Unternehmen normalerweise zwischen 0.026% und 0.126% des Umsatzes kosten. Da sie sich nachweislich als wirksamer bei der Steigerung Ihres Gewinns erwiesen haben, ist dies ein geringer Preis.
Die Methodik für Audits von Geschäftsprozessen
Stellen Sie sich ein Audit von Geschäftsprozessen als Angeln im weiten Meer der Abläufe Ihres Unternehmens vor. Jeder Fang – ob groß oder klein – erzählt eine Geschichte, würdigt, was gut funktioniert, und weist darauf hin, was möglicherweise in die falsche Richtung schwimmt.
So wie ein Fischer die Stärke seines Netzes prüft, dringt ein Audit in den Kern Ihres Unternehmens vor – in seinen Herzschlag. Es geht nicht nur darum, was in der Buchhaltung und bei der Compliance geschieht, sondern auch darum, was in den tieferen Gewässern von Kosten, Qualität, Geschwindigkeit und der allgemeinen Produktivität passiert.
Wonach sollten Sie bei diesen Audits also konkret suchen?
Struktur
Sind der Prozess und seine Beteiligten aufeinander abgestimmt? Sehen Sie sich Stellenbeschreibungen, Organigramme und Richtliniendokumente an. Ohne eine klare Struktur besteht die Gefahr von Unklarheiten hinsichtlich Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen.
Infrastruktur
Welche IT-Systeme und Geräte unterstützen die einzelnen Prozesse? Eine gründliche Untersuchung ihrer Stärken und Schwächen kann potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Ohne eine solide Infrastruktur riskieren Sie Unklarheiten, die durch Fehler zu höheren Kosten führen.
Wissen
Verfügen Ihre Mitarbeitenden über die erforderlichen Fähigkeiten, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen? Audits sollten Einstellungs- und Schulungspraktiken bewerten. Schließlich können Sie eine Aufgabe nicht erledigen, wenn Sie nie gelernt haben, wie sie auszuführen ist.
Kennzahlen
Welche KPIs verfolgen den Erfolg des Prozesses im Zeitverlauf? Es ist wichtig, die Ziele des Prozesses und die Art seiner Überwachung zu kennen. Eine fehlende Verbindung zwischen Aufgaben und ihrem letztendlichen Zweck kann zu unbemerkten Ineffizienzen führen.
Verantwortlichkeit
Wer ist Ihre wichtigste Ansprechperson? Es muss ein Teammitglied geben, das sicherstellt, dass die Protokolle eingehalten werden und alle während des Audits auftretenden Probleme wirksam angegangen werden. Das Fehlen dieser Person könnte zu Fehlern führen und dazu, dass kein klarer Weg nach vorn erkennbar ist.
Wichtige Bestandteile eines wirksamen Audits von Geschäftsprozessen
Ein gründliches Audit von Geschäftsprozessen deckt nicht nur Ineffizienzen auf, sondern zeigt auch potenzielle Wachstumsbereiche auf. Hier sind einige wichtige Bestandteile, die ein erfolgreiches Audit ausmachen.
- Gemeinsame Zusammenarbeit: Die Wirksamkeit eines Audits hängt weitgehend von der Zusammenarbeit zwischen Auditteams, Prozesseignern und Teammitgliedern ab. Auditteams bringen Fachwissen in den Bereichen Bewertung und Beurteilung ein, während Prozesseigner über Kenntnisse der täglichen Abläufe verfügen. Reguläre Teammitglieder, die diese Prozesse ausführen, liefern unschätzbare Einblicke aus der Praxis. Gemeinsam decken sie das gesamte Spektrum Ihres Unternehmens ab und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.
- Einsatz von Tools und Vorlagen: Vorlagen bieten ein strukturiertes Format für die Datenerfassung und stellen sicher, dass keine Details übersehen werden. Informationssysteme liefern hingegen einen digitalen Fußabdruck von Transaktionen und Abläufen, wodurch Audits stärker datenbasiert und objektiv werden. Die Integration von Branchenstandards fügt Ihrem Audit eine zusätzliche Ebene an Glaubwürdigkeit und Relevanz hinzu.
- Einfluss der ISO und anderer Managementsysteme: Die Internationale Organisation für Normung (ISO) und andere ähnliche Managementsysteme bieten eine Reihe von Kriterien und bewährten Verfahren für verschiedene Geschäftsprozesse. Ein von ISO-Normen beeinflusstes Audit misst die Organisation nicht nur an diesen bewährten Verfahren, sondern bereitet sie auch auf mögliche externe Audits oder Zertifizierungen vor. Darüber hinaus schafft die Befolgung solcher anerkannten Systeme Vertrauen bei den Stakeholdern und versichert ihnen, dass die Geschäftsabläufe globalen Standards entsprechen.
Arten von Audits und ihre Bedeutung
Prozessaudits können auf verschiedene Arten durchgeführt werden, wobei jedes einen eigenen Schwerpunkt hat. Im Zusammenhang mit Audits von Geschäftsprozessen sind dies die häufigsten Arten:
Geschäftsprozessmanagement (BPM)
BPM ist Ihre Panorama-Perspektive auf die Geschäftslandschaft. BPM ist nicht nur nützlich, um Probleme zu finden; es geht auch darum, zu erkennen, was funktioniert, zu verstehen, warum es funktioniert, und Prozesse auf Grundlage dieser Erkenntnisse zu verbessern. In dieser Hinsicht ist BPM eine Prüfung aus der „Vogelperspektive“.
Geschäftsprozessverbesserung (BPI)
BPI konzentriert sich auf die Optimierung der bereits laufenden Prozesse. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, die Abläufe kostengünstiger zu gestalten und ihre Gesamtleistung deutlich zu verbessern. Ob durch eine bessere Nutzung von Technologien oder durch die Reduzierung manueller Arbeit – bei BPI geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen.
Geschäftsprozessoptimierung (BPO)
Diese Prüfung geht detailliert auf die Ausführung von Aufgaben in den verschiedenen Unternehmensabteilungen ein. BPO stattet Sie mit einer Lupe aus, um potenzielle Schwachstellen und Ineffizienzen zu identifizieren. Wenn beispielsweise eine Abteilung mit einer unverhältnismäßig hohen Arbeitslast belastet ist, kann dies auf Ineffizienzen hindeuten – etwa darauf, dass Mitarbeitende mit redundanten Aufgaben beschäftigt sind und dadurch Maßnahmen dort behindert werden, wo sie am dringendsten erforderlich sind.
Die 5 Schritte einer erfolgreichen Geschäftsprozessprüfung
Wenn Sie eine erfolgreiche Geschäftsprozessprüfung durchführen möchten, müssen Sie diese fünf Schritte befolgen:
Schritt 1: Ziele festlegen
Für eine Geschäftsprozessprüfung gibt es verschiedene Prüfungsziele. Zu den wichtigsten gehören:
- Die Ausrichtung an der Vision und den Zielvorgaben der obersten Führungsebene.
- Risiken wirksam managen.
- Führungskräften aussagekräftigere Daten für Entscheidungen bereitstellen.
- Eine umfassende Mitarbeiterschulung ermöglichen.
- Die Nutzung von IT-Ressourcen bewerten.
- Die Gesamtproduktivität steigern.
Schritt 2: Ihre Prüfung planen
Für die erfolgreiche Durchführung einer Prüfung ist ein solider Plan entscheidend.
Beginnen Sie damit, die wichtigsten zu prüfenden Prozesse auszuwählen, und konzentrieren Sie sich auf zentrale Geschäftsziele wie Kundenzufriedenheit oder Umsatz. Ein E-Commerce-Shop könnte sich beispielsweise auf seinen Prozess der Auftragsabwicklung konzentrieren, da dieser sich direkt auf die Kunden auswirkt.
Sobald Sie Ihr Ziel festgelegt haben, beginnen Sie mit der Zusammenstellung notwendiger Dokumente wie Prozesskarten, Leistungskennzahlen und Standardverfahren. Diese geben Aufschluss über den aktuellen Zustand der Prozesse und über Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sein könnten.
Es ist wichtig, Beteiligte einzubeziehen, die mit den ausgewählten Prozessen vertraut sind. Die Einbindung von Verantwortlichen aus verschiedenen Teams stellt sicher, dass nichts übersehen wird. Bei der Prüfung des Beschaffungswesens sollten Sie beispielsweise Fachleute aus Einkauf, Finanzwesen und Lagerverwaltung einbeziehen. Definieren Sie den Umfang der Prüfung klar, legen Sie realistische Zeitpläne fest und entscheiden Sie, wie Sie Daten erfassen möchten – etwa durch Umfragen, Beobachtungen oder laufende Bewertungsinstrumente.
Schritt 3: Daten erfassen
Die Datenerfassung ist ein zentraler Bestandteil einer Geschäftsprozessprüfung. Beginnen Sie damit, festzulegen, welche Informationen Sie benötigen. Je nach Schwerpunkt Ihrer Prüfung kann es sich dabei um Kennzahlen, Zeitangaben, Fehler oder sogar Rückmeldungen handeln.
Wenn Sie beispielsweise den Kundenservice überprüfen, benötigen Sie Daten darüber, wie schnell auf Anfragen reagiert wird und ob die Kunden zufrieden sind. Ebenso wichtig ist es, die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Standardvorlagen können dabei helfen, Daten jedes Mal auf die gleiche Weise zu erfassen, und eine Überprüfung der Daten stellt sicher, dass keine Fehler enthalten sind.
Schließlich erleichtert eine intelligente Organisation der erfassten Daten – ob in Tabellenkalkulationen oder in einer Software zur Prüfungsverwaltung – die spätere Analyse erheblich.
Schritt 4: Ihre Ergebnisse analysieren
Nachdem Sie Daten aus einer Geschäftsprozessprüfung gesammelt haben, ist es an der Zeit, sie genau zu betrachten. Dieser Schritt hilft Ihnen, die Daten zu verstehen, Muster zu erkennen und festzustellen, ob es Probleme in Ihren Prozessen gibt. Achten Sie auf Dinge, die immer wieder vorkommen oder Abläufe verlangsamen. Beispielsweise kann es in einem Schritt ungewöhnlich viele Fehler geben, oder bestimmte Aufgaben können bei hoher Auslastung zu lange dauern.
Vergleichen Sie Ihre Daten mit verfügbaren Branchenstandards, um festzustellen, ob Ihre Prozesse gut funktionieren, und vergleichen Sie sie anschließend mit Ihren Zielen. Mithilfe statistischer Methoden können Sie weitere Details gewinnen und Muster oder ungewöhnliche Ergebnisse erkennen. Wenn Sie beispielsweise untersuchen, wie lange eine Aufgabe normalerweise dauert, können Sie unerwartete Verzögerungen feststellen. Nachdem Sie alle Daten ausgewertet haben, ermitteln Sie, in welchen Bereichen Verbesserungen erforderlich sind. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben oder am einfachsten zu verbessern sind.
Schritt 5: Ergebnisse präsentieren
Nach Abschluss einer Geschäftsprozessprüfung ist es wichtig, Ihre Prüfungsergebnisse und andere relevante Informationen mit anderen Führungskräften und Ihrem Team zu teilen. Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und heben Sie alle Probleme sowie verbesserungsfähigen Bereiche hervor. Weisen Sie auf Verzögerungen, Fehler oder andere Probleme hin und erläutern Sie, wie sie sich auf Kosten, Arbeitsgeschwindigkeit oder Kundenzufriedenheit auswirken.
Sie können visuelle Darstellungen wie Diagramme verwenden, um Ihre Erkenntnisse zu zeigen, da sie komplexe Daten leichter verständlich machen. Geben Sie anschließend klare Vorschläge dazu, wie sich die Probleme beheben lassen. Führen Sie diese nach ihrer Wichtigkeit und danach auf, wie einfach sie umzusetzen sind. Erklären Sie, warum jeder Vorschlag notwendig ist und wie er die Ziele des Unternehmens unterstützt. So verstehen alle die nächsten Schritte zur Verbesserung und stimmen ihnen zu.
Automatisierung im Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Ein BPM-Tool wie Signavio oder Appian bietet Ihnen einen eleganten, automatisierten Ansatz für Audits, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die effiziente Bearbeitung von Aufgaben wie Warnmeldungen und Datenerfassung. Durch die Automatisierung dieser wichtigen Aufgaben werden Ihre Geschäftsprozesse reibungsloser und effizienter. Ohne großen manuellen Zeitaufwand ermöglichen diese Tools:
- Prozesse zu identifizieren, die erhebliche Ressourcen verbrauchen und auf mögliche Engpässe hindeuten.
- Umfassende Analysen durchzuführen und Ineffizienzen zu ermitteln, ohne Abstriche bei Qualität oder Kosten zu machen.
- Engpässe zu erkennen und erhebliche Effizienzsteigerungen vorzuschlagen.
- Dabei zu helfen, die Leistung der Service-Level-Vereinbarungen (SLA) zu bewerten, ihre Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit einzuschätzen und Erkenntnisse über Verzögerungen zu liefern.
- Sofortige Berichte zu erstellen, die Einblicke in die betriebliche Qualität und Verbesserungsbereiche geben.
Korrekturmaßnahmen ergreifen und neue Prozesse implementieren
Denken Sie daran: Nichts davon ist von Wert, wenn Sie nicht etwas dagegen unternehmen.
Über die bloße Durchführung von Prozessprüfungen hinaus müssen Sie sicherstellen, dass klare und entschlossene Maßnahmen ergriffen werden, um die von Ihnen festgestellten Ergebnisse zu verbessern. Dazu gehören:
- Wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Zeit der Mitarbeitenden neu zu verteilen.
- Produktivitätswerkzeuge einzuführen und regelmäßige Teambesprechungen hinzuzufügen (oder abzuschaffen), um die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu stärken.
- Ressourcen neu zu bewerten und umsichtig zuzuweisen, um die Produktivität zu maximieren.
- Einheitliche Betriebsabläufe festzulegen und alles gewissenhaft zu dokumentieren.
- Kompetenzlücken mit spezialisierten Schulungen zu schließen und eine leistungsorientierte Lernumgebung zu fördern.
Die Rolle des CFO bei der Prozessverbesserung
Als Protokollführer und besonnene zweite Instanz im Unternehmen hat der CFO das besondere Privileg, über die Leistung des Unternehmens informiert zu sein und die Möglichkeit, sich eingehend mit den verschiedenen Bereichen zu befassen. Wenn Sie diese Gelegenheit ergreifen und sie konsequent nutzen, kommen Sie dem Nachweis, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein strategischer CFO sind, noch näher und festigen Ihren Wert heute und in Zukunft.
Für die neuesten technischen Nachrichten, Ressourcen zu Rechnungswesen und Finanzen sowie Erkenntnisse von Führungskräften aus dem Finanzbereich sollten Sie sich unbedingt für den wöchentlichen Newsletter des CFO Clubs anmelden.
