Die Automatisierung der Finanzberichterstattung ist wie ein Finanzsuperheld in Ihrem Team. Sie ermöglicht es Ihnen, die zeitaufwändigen Finanzberichte zu automatisieren, sodass Sie sich auf die spannenden Dinge konzentrieren können, etwa darauf, die gewonnenen Erkenntnisse für das Wachstum Ihres Unternehmens zu nutzen.
In diesem Artikel erläutere ich die Bedeutung der Automatisierung der Finanzberichterstattung, ihre Vorteile und wie Sie einen echten Superhelden erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren können.
Was ist die Automatisierung der Finanzberichterstattung?
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung ist der Einsatz von Technologie, um die Finanzanalyse zu vereinfachen, indem Aufgaben wie Dateneingabe, Datenvalidierung, Berichtserstellung und Compliance-Prüfungen automatisiert werden.
Sie kann Tabellenkalkulationen zwar nicht vollständig ersetzen — zumindest noch nicht —, aber die Automatisierung dieser Aufgaben senkt die Kosten, steigert die Effizienz und maximiert die Produktivität.
Die beste Software zur Automatisierung der Finanzberichterstattung
Unser Team hat die verfügbaren Optionen auf dem Markt analysiert und danach bewertet, wie sehr sie Ihnen das Leben erleichtern. Hier sind unsere Favoriten:
Welche Aufgaben der Finanzberichterstattung können automatisiert werden?
Sie können gängige Aufgaben der Finanzberichterstattung automatisieren, zum Beispiel:
- Erstellung von Finanzberichten: Dazu gehören vierteljährliche und jährliche Finanzberichte, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Bilanzen usw.
- Datenkonsolidierung: Daten aus verschiedenen Quellen können automatisch an einem einzigen Ort zusammengestellt, kombiniert und gespeichert werden.
- Berichterstattung an Aufsichtsbehörden: Die Erfassung und Übermittlung von Finanzdaten an Aufsichtsbehörden wie den Internal Revenue Service (IRS) kann automatisiert werden.
- Managementberichte: Es können Finanzberichte erstellt werden, die das Management nutzen kann, um strategische Entscheidungen zu treffen und KPIs in Echtzeit zu überwachen.
- Bankabstimmungen: Transaktionen aus mehreren Bankkonten können automatisch mit den Buchhaltungsunterlagen abgeglichen werden.
- Budgetierung und Prognosen: Die Software kann Erkenntnisse für die Erstellung Ihrer Budgets liefern und Einnahmen auf Grundlage historischer Daten und Echtzeitdaten prognostizieren — besonders praktisch während der Steuersaison.
- Währungsumrechnung: Unternehmen mit internationalen Aktivitäten können damit alle ihre Transaktionen in einer einzigen Währung abgleichen, normalerweise in der Landeswährung.
Die 5 wichtigsten Vorteile der Automatisierung der Finanzberichterstattung
Schauen wir uns die Details an: Hier sind die 5 wichtigsten Vorteile einer Investition in Software zur Finanzautomatisierung:
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1. Bessere Datenintegrität
Im Jahr 2017 berichtete Gartner, dass eine schlechte Datenqualität Unternehmen jährlich rund $15 Millionen kostet. Sie führt zu ungenauen Datenanalysen, schlechten Entscheidungen und Problemen bei der Datenmigration. Leider ist menschliches Versagen für uns die häufigste Ursache für ungenaue Daten.
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung konsolidiert automatisch Daten aus mehreren Datenquellen, überprüft Inkonsistenzen in Echtzeit und schließt menschliches Versagen aus.
2. Schnellere Entscheidungsfindung
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung trägt dazu bei, Ihre Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Interessant ist außerdem, dass Unternehmen mit effektiven Entscheidungsprozessen doppelt so wahrscheinlich bessere finanzielle Ergebnisse erzielen. Sie kann:
- Finanzberichte und Bilanzen erstellen, sodass Finanzexperten mehr Zeit für Analysen und Prognosen haben.
- Ihnen Echtzeitzugriff auf die Daten geben.
- Trends und Muster erkennen.
3. Reduzierte Betriebskosten
75 % der Unternehmen geben für jeweils 1.000 $ Umsatz 1 $ für die Erstellung von Finanzberichten aus. Wenn Ihr Unternehmen also einen Umsatz von 1.000.000 $ erzielt, geben Sie $1,000 allein für Berichte aus – ein erheblicher Betrag für kleine Unternehmen. Darin enthalten sind die Kosten für Personal, Gemeinkosten und die zur Erstellung dieser Berichte verwendete Software.
Die Automatisierung der Erstellung von Finanzberichten ermöglicht es Unternehmen, die Kosten für die Berichterstattung deutlich zu senken, indem sie:
- Mitarbeiter mit wichtigen Aufgaben betrauen, die Umsatz generieren.
- die Erstellung von Berichten optimieren und effizientere Berichtsprozesse schaffen.
Diese kleinen Maßnahmen können Ihnen letztendlich eine Menge an Betriebskosten sparen, insbesondere wenn Sie regelmäßig Finanzberichte und Spesenabrechnungen erstellen.
4. Transparenz zwischen Abteilungen
Die meisten Unternehmen verfügen über mehrere Geschäftsbereiche und Abteilungen – jeder davon führt unabhängige Transaktionen durch, die auf seine Funktion abgestimmt sind. Um ein vollständiges Bild der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens zu erhalten, müssen Sie all diese Informationen regelmäßig an einem einzigen Ort zusammenführen.
Die Automatisierung erleichtert die Zusammenführung der Daten an einem Ort und verschafft Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens sowie den Beitrag jeder Abteilung. Auf diese Weise erhalten Manager Zugriff auf genaue Erkenntnisse, die ihnen helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen (und damit anzugeben, die Besten zu sein).
5. Prüfpfade
Der IRS hat strenge Vorschriften für die Aufbewahrung von Finanzdaten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen sowie paradoxerweise zu Betriebsprüfungen führen. Die Automatisierung der Finanzberichterstattung erstellt eindeutige Prüfpfade und erleichtert dadurch die Nachverfolgung von Transaktionen.
Prüfer können problemlos zurückgehen und bestimmte Transaktionen finden, um Unstimmigkeiten zu klären. Außerdem werden Ihre Finanzunterlagen geordnet, falls Sie nachweisen müssen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
So funktioniert die Automatisierung der Finanzberichterstattung
Nachdem wir uns angesehen haben, warum Sie in die Finanzautomatisierung investieren sollten, wollen wir nun verstehen, wie die Magie funktioniert:
1. Auswahl der Software
Die beste Software für die Finanzberichterstattung sollte grundlegende Berichte wie Bilanzen, P&L-Rechnungen, Kapitalflussrechnungen usw. bieten. Darüber hinaus sollte sie auch branchen- und unternehmensspezifische Berichte anbieten, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Beispielsweise sollten E-Commerce-Unternehmen die Kosten für ihre Website, ihr Inventar und die Kundenakquise kennen, während Immobilienmakler Maklergebühren, Provisionen und durchschnittliche Immobilienpreise messen.
Um die richtige Finanzautomatisierungssoftware zu finden, die Ihren Geschäftszielen und Ihrem Budget entspricht, beginnen Sie mit folgenden Schritten:
- Ermitteln Sie die benötigten wichtigen Berichte (sowie alle weiteren branchenspezifischen Anforderungen).
- Definieren Sie anhand dieser Informationen Ihre Auswahlkriterien, etwa erforderliche Berichtsformate, Budget, Datensicherheit, Visualisierungsoptionen und Kundendienstleistungen.
- Erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter und melden Sie sich anschließend für eine Produktdemo oder Testversion an, um die Software in Aktion zu sehen.
2. Installation der Software
Ich weiß, dass ich hier Captain Obvious spiele. Aber es ist erwähnenswert: 70 % der Softwareprojekte scheitern aufgrund schlechter Planung während der Implementierung. Ein vorhandener Implementierungsplan stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen wird, indem Fehler und Verzögerungen während der Installation minimiert werden.
Der Softwareanbieter stellt in der Regel eine Dokumentation bereit, in der beschrieben wird, wie die Finanzautomatisierungssoftware installiert und verwendet wird. Er kann Ihnen jedoch auch eine Einschätzung des erforderlichen Ressourcenbedarfs und der Zeitpläne geben (sowie einen Kundendienstmitarbeiter zur Unterstützung).
3. Führen Sie einen Pilotversuch durch
Bevor Sie vollständig auf das neue System umsteigen, sollten Sie es parallel zu Ihren bestehenden Systemen und Prozessen betreiben. So können Sie potenzielle Probleme erkennen, ohne den regulären Betrieb zu unterbrechen. Sie müssen Daten auf zwei Ebenen sammeln:
- Technisch: Sie können Informationen zur Systemleistung sammeln, um die Datengenauigkeit sicherzustellen, die Anforderungen an die Serverauslastung zu verstehen und die Bandbreitenkosten zu berechnen.
- Betrieblich: Sie können Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter zu den Auswirkungen der Software auf die betriebliche Effizienz, Produktivität und Qualität der Erkenntnisse einholen.
Nutzen Sie die Daten und Rückmeldungen aus dem Pilotversuch, um Ihre Finanzberichtsprozesse zu optimieren, und scheuen Sie sich nicht, Anpassungen vorzunehmen, damit sie zu Ihrem neuen System passen – denken Sie daran: Manche Veränderungen sind gut.
Bewährte Vorgehensweisen bei der Implementierung der Finanzberichtsautomatisierung
Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, um das Beste aus Ihrem Finanzberichtssystem herauszuholen:
Beziehen Sie wichtige Interessengruppen ein
Dazu gehören alle, die von der Software profitieren. Sie können sie in drei Gruppen einteilen:
- Projektimplementierungsteam: Dazu gehören Ihr IT-Team, Softwareanbieter und alle anderen technischen Mitarbeiter, die an der Implementierung der Software beteiligt sind.
- Führungsteam: Dazu gehören Ihre CEOs, CFOs, Vorstandsmitglieder und Manager, die Ihnen Aufschluss über den geschäftlichen Bedarf an Finanzberichtsautomatisierung geben können.
- Endnutzer: Dazu gehören Personen, die die Software täglich verwenden, beispielsweise Ihr Finanzteam, Mitarbeiter usw.
Verwenden Sie hochwertige Finanzinformationen
Ihre Finanzautomatisierungssoftware benötigt hochwertige Daten, um genaue und zuverlässige Berichte zu erstellen. Es ist sinnvoll, Ihre Daten vor der Implementierung der Software zu prüfen. Auf diese Weise können Sie während der Migration und Berichterstellung eine gleichbleibende Datenqualität sicherstellen.
Führen Sie die Software zum richtigen Zeitpunkt ein
Der beste Zeitpunkt für die Einführung der Finanzberichtsautomatisierung ist der Beginn des Geschäftsjahres. So können Sie alle historischen Daten in das neue System migrieren. Wenn Sie die Software erst zur Mitte des Geschäftsjahres einsetzen, riskieren Sie ungenaue Erkenntnisse, Probleme bei der Datenmigration und Systemausfälle.
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Prüfen Sie native Integrationen
Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Finanztools integrieren lässt (z. B. Buchhaltungssoftware, POS-System, ERP usw.). Auf diese Weise können Sie eine reibungslose Datenübertragung zwischen Systemen und Abteilungen gewährleisten.
Author's Tip
Einige Buchhaltungstools bieten eine native Finanzberichtsautomatisierung. Informieren Sie sich darüber oder fragen Sie Ihren Anbieter danach.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Schulungen vermitteln Ihren Mitarbeitern Kenntnisse über die automatisierte Finanzberichtssoftware. Dadurch wird die Umstellung weniger einschüchternd, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter nicht sinken. Behandeln Sie während der Schulung alle wichtigen Aspekte (einschließlich Datensicherheit und Compliance).
Author's Tip
Die beste Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Informationen zu vermitteln, sind Tutorials. So können die Mitarbeiter die Schulung in ihrer eigenen Zeit absolvieren.
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Automatisierte Finanzberichterstattung ist eine Superkraft, die dem gesamten Unternehmen zugutekommt. Finanzteams können innerhalb von Minuten genaue und zuverlässige Berichte erstellen, während das Management mit besseren Daten schnellere Entscheidungen treffen kann.
Wenn Sie bereits Automatisierung für die Finanzberichterstattung einsetzen, möchten Sie vielleicht erkunden, wie die Verarbeitung natürlicher Sprache Ihre Berichte auf die nächste Stufe heben kann.
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