Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann eine Herausforderung sein. Insgesamt handelt es sich um eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihres Teams vorantreiben kann.
Mit der idealen Lösung können Sie den ROI steigern, Genauigkeit gewährleisten und die Compliance sicherstellen. Wenn Sie jedoch eine schlechte Wahl treffen, riskieren Sie Ineffizienzen und Fehler, die die Produktivität und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Wenn Sie nach einer Buchhaltungssoftware suchen, aber nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzverantwortliche, die eine Software auswählen möchten, die auf ihre Ziele abgestimmt ist und Herausforderungen bewältigt. So können Sie dabei vorgehen.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achten sollten
Bei der Suche nach einer neuen Buchhaltungssoftware ist es wichtig, zunächst jede Option zu bewerten und sich auf die entscheidenden Faktoren zu konzentrieren, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Werkzeug für Ihr Team auswählen:
1. Flexibilität der Tarife
Die Flexibilität der Tarife ermöglicht es Ihnen, Ihr Softwareabonnement anzupassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert. Dies ist für Unternehmen jeder Größe wertvoll, insbesondere jedoch für Start-ups, Kleinunternehmer und Freiberufler (mehr über die Vorteile von Buchhaltungssoftware für Freiberufler erfahren Sie hier).
Mit der besten Buchhaltungssoftware können Sie problemlos ein Upgrade oder Downgrade durchführen, ohne dass Ihre Liquidität belastet wird. Vergessen Sie außerdem nicht, Anbieter nach ihren Vertragsbedingungen und dem Umgang mit Änderungen an Ihrem Abonnement zu fragen.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung sind entscheidend für fundierte Entscheidungen. Als CFO benötigen Sie ein Buchhaltungssystem, das Echtzeitdaten und anpassbare Berichte für die Finanzberichterstattung bereitstellt.
Prüfen Sie, ob die Software den Export von Daten in verschiedenen Formaten ermöglicht. Fragen Sie außerdem nach, ob sie Dashboards unterstützt und welche Berichterstattungsfunktionen verfügbar sind. Dies erleichtert nicht nur FP&A-Aufgaben, sondern auch die standardmäßige Buchführung und das Projektmanagement.
3. Integration in Ihren Technologiestapel
Die Integration in Ihren bestehenden Technologiestapel gewährleistet reibungslose Abläufe. Ihre Buchhaltungssoftware sollte sich mit anderen Werkzeugen verbinden lassen, etwa mit CRM-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungssystemen oder Lohnabrechnungslösungen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Überprüfen Sie stets, ob die Software APIs oder vorgefertigte Integrationen bietet. Wenn Sie die Software im Rahmen einer Demo testen, prüfen Sie, wie sie mit den bereits von Ihnen verwendeten Werkzeugen verbunden werden kann, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
4. Einführung und Unterstützung
Die Einführung und der Kundensupport können über Ihre Erfahrungen mit neuer Software entscheiden. Wenn ein Anbieter eine gute Unterstützung bei der Einführung bietet, hilft dies Ihrem Team, sich schnell einzuarbeiten.
Achten Sie auf Anbieter, die Schulungsressourcen und einen reaktionsschnellen Support anbieten, und erkundigen Sie sich über deren Supportzeiten und Kontaktkanäle auf der Kontaktseite.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen legen fest, wer innerhalb der Softwarelösung auf welche Inhalte zugreifen kann. Dies ist wichtig, um Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, insbesondere bei Finanzdaten und persönlichen Bankkonten.
Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Software problemlos Rollen zuweisen und Berechtigungen festlegen können. Fragen Sie im Gespräch mit einem Ansprechpartner, wie granular diese Kontrollen sind und wie sie angepasst werden können, damit sie besser zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passen.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software gesetzliche und regulatorische Standards erfüllt. Dies ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und Vertrauen zu wahren. Prüfen Sie, ob die Software die für Ihre Branche relevanten Compliance-Standards unterstützt, insbesondere wenn Sie in stärker regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen tätig sind.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Ihnen, die Software auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zuzuschneiden. Dies kann die Effizienz und die Benutzerzufriedenheit steigern. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Buchhaltungssoftware, die zusätzlich Bestandsverwaltung und Optionen zur Bestandsverfolgung bietet.
Achten Sie auf Software, mit der Sie Felder, Arbeitsabläufe und Benutzeroberflächen anpassen können. Bedenken Sie, dass Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen können. Fragen Sie während Ihres ersten Beratungsgesprächs mit einem Anbieter immer im Voraus nach den Anpassungsmöglichkeiten und den Kosten für die Anzahl der Benutzer.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Ihrem Team Zeit sparen, indem sie manuelle Buchhaltungsaufgaben reduzieren. Achten Sie auf Software, die wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsstellung, Kostenverfolgung oder die manuelle Dateneingabe automatisiert. Dadurch kann sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren und so zur Verbesserung der Geschäftsabläufe beitragen.
Have an account? Log In
9. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte ist wichtig, wenn Ihr Team aus der Ferne oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Software über eine mobile App oder eine Internetverbindung verfügt, die auf verschiedenen Geräten zuverlässig funktioniert, damit Ihr Team verbunden und produktiv bleibt.
Berücksichtigen Sie außerdem die Einschränkungen und Barrierefreiheitsfunktionen, wenn Sie Ihre ausgewählte Buchhaltungslösung testen.
Buchhaltungssoftware auswählen: Ein 5-Schritte-Modell
Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen geht es um mehr als nur um den Vergleich grundlegender Buchhaltungsfunktionen – Sie müssen die Software auch auf Ihre Geschäftsziele und die Anforderungen Ihres Teams abstimmen.
Orientieren Sie sich bei der Auswahl Ihrer nächsten Buchhaltungssoftware an diesem Leitfaden, um die ideale Lösung zu finden, die all Ihre Anforderungen erfüllt:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Sie können keine Lösung auswählen, ohne zu wissen, was sie leisten soll. Ob Steuererstellung, Verwaltung von Finanzinformationen oder einfach Benutzerfreundlichkeit – definieren Sie zunächst die Anforderungen Ihres Teams, um Ihre Suche nach einer Buchhaltungssoftware zu steuern:
Einholen von Beiträgen der Beteiligten
Beziehen Sie frühzeitig wichtige Beteiligte aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen, IT und Führungsebene ein, da jede Abteilung unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen an die Buchhaltung hat.
Erwägen Sie, Besprechungen abzuhalten oder Umfragen zu versenden, um deren Einschätzungen einzuholen und nach aktuellen Herausforderungen sowie gewünschten Verbesserungen zu fragen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Software die spezifischen Anforderungen aller erfüllt.
Schmerzpunkte auflisten und priorisieren
Identifizieren Sie als Nächstes alle Funktionsprobleme Ihres aktuellen Systems. Erstellen Sie eine Liste der Schmerzpunkte oder Hindernisse, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, beispielsweise bei der Führung von Finanzunterlagen, der Einhaltung von Steuervorschriften und der Zeiterfassung. Priorisieren Sie diese anschließend anhand ihrer Auswirkungen auf Ihre Abläufe und Geschäftsfinanzen.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf eine Lösung, die dabei helfen kann, die wichtigsten Schmerzpunkte zu beheben, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abstimmung mit Richtlinien und Zielen
Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien und Zielen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokolle und regulatorische Anforderungen. Dazu gehört auch, die Datensicherheit und die Einhaltung von Branchenstandards in Ihren Finanzberichten sicherzustellen.
Unterscheidung zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen
Wenn Sie sich Buchhaltungssoftware ansehen, trennen Sie unverzichtbare Buchhaltungsfunktionen stets von optionalen Funktionen.
Unverzichtbare Funktionen sind solche, die Ihre wichtigsten Schmerzpunkte und Compliance-Anforderungen abdecken, während wünschenswerte Funktionen einen Mehrwert bieten, aber nicht essenziell sind. So können Sie sich zunächst auf Software konzentrieren, die die grundlegenden Anforderungen erfüllt, und gleichzeitig eine Ausweitung des Projektumfangs vermeiden.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei wichtigsten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie gut stimmt die Software mit unseren Sicherheitsprotokollen überein?
Schritt 2: Anbieter von Buchhaltungssoftware recherchieren
Nachdem Sie die Rückmeldungen Ihres Teams eingeholt haben, sollten Sie Anbieter von Buchhaltungssoftware recherchieren und vergleichen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Denken Sie daran, dass es verschiedene Arten von Buchhaltungssoftware gibt. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen und Ihr Budget einhalten:
Anbieterüberprüfungen durchführen
Beginnen Sie mit einer übergeordneten Prüfung mithilfe von Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien. Diese Ressourcen bieten Einblicke in den Ruf der Anbieter und die Erfahrungen der Nutzer. Achten Sie auf Muster in den Bewertungen, um häufiges Lob oder wiederkehrende Beschwerden zu erkennen und Anbieter in die engere Auswahl aufzunehmen, die eine weitere Prüfung wert sind.
Werkzeuge vergleichen
Vergleichen Sie die Werkzeuge anhand Ihrer geschäftlichen Anforderungen, beispielsweise Größe, Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten. Es lohnt sich außerdem zu überlegen, ob Sie eine Lösung für die Auslagerung benötigen oder ein internes Modell bevorzugen, insbesondere wenn Sie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen in Betracht ziehen (lesen Sie hier über die Vorteile von Buchhaltungssoftware für Start-ups).
Suchen Sie anschließend nach Software, die zu Ihrem bestehenden Technologie-Stack passt und benutzerfreundlich ist. Dadurch werden eine reibungslose Integration und minimale Beeinträchtigungen sichergestellt.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Ermitteln Sie, wodurch sich die einzelnen Anbieter voneinander unterscheiden. Konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzererfahrung und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Einige Anbieter wie QuickBooks Online und FreshBooks bieten beispielsweise persönliche Unterstützung oder einzigartige Funktionen. Wenn Sie diese Unterscheidungsmerkmale kennen, können Sie eine intuitivere und fundiertere Entscheidung treffen.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Rechercheergebnisse, um einen einfachen Vergleich zu ermöglichen. Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile für jeden Anbieter festhalten. Mit diesem strukturierten Ansatz können Sie Ihren Entscheidungsprozess vereinfachen. Außerdem hilft er Ihnen, Ihre Ergebnisse den Stakeholdern zu präsentieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Werkzeug besonders gut?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Technologie-Stack?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist die Software für spezielle Anwendungsfälle?
- Welches Lob oder welche Beschwerden von Nutzern treten häufig auf?
Top-Buchhaltungssoftware zur Auswahl
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben.
- 8. Reckon One
Schritt 3: Eine Auswahlliste für Buchhaltungssoftware erstellen und Kontakt aufnehmen
Als Nächstes sollten Sie Ihre Anbieterauswahl eingrenzen und Gespräche mit potenziellen Partnern beginnen. So gehen Sie dabei vor:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Prioritäten passen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Bewertung Faktoren wie Funktionen, Preise und Nutzerfeedback. So können Sie Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Optionen konzentrieren.
Eine RFI oder RFP versenden
Versenden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine Ausschreibung (RFP) für Buchhaltungssoftware, um detaillierte Informationen zu sammeln. Dieser formelle Prozess hilft Ihnen, die Angebote und Vorgehensweisen der einzelnen Anbieter zu verstehen, und ist besonders bei komplexen Anforderungen oder großen Teams nützlich. Nutzen Sie ihn, um offene Fragen oder Bedenken zu klären.
Produktvorführungen buchen
Buchen Sie Produktvorführungen bei den von Ihnen ausgewählten Anbietern von Buchhaltungssoftware. Stellen Sie gezielte Fragen zu Integrationen, Erweiterungsoptionen, Sicherheit und weiteren Themen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um die Software im Einsatz zu sehen und ihre Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Bereiten Sie unbedingt Fragen zu bestimmten Funktionen oder Szenarien vor, die für Ihr Team relevant sind. So können Sie beurteilen, wie gut die Software Ihre Anforderungen erfüllt.
Einheitliche Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien an. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungstabelle, um jede Option anhand wichtiger Faktoren zu bewerten und einen fairen Vergleich sicherzustellen. Behalten Sie während des gesamten Prozesses die Prioritäten Ihres Teams im Blick.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer ähnelt?
- Welche Support- oder Einarbeitungsressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie verarbeitet Ihre Software die Datenmigration?
- Wie sieht der typische Zeitplan für die Implementierung aus?
Schritt 4: Die geschäftliche Begründung erstellen
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieterrecherche in eine geschäftliche Begründung umzuwandeln, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Problembereiche zusammenfassen
Fassen Sie die Problembereiche zusammen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die Ergebnisse, die Sie von einer neuen Software erwarten. Heben Sie hervor, wie die Software konkrete Probleme lösen und Abläufe verbessern wird. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Problembereiche und erwartete Vorteile aufzulisten. So lässt sich der Wert der Investition klar darstellen.
Kostenschätzungen vorlegen
Ermitteln und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung. Verwenden Sie Angebote von Anbietern und Rechercheergebnisse, um genaue Zahlen bereitzustellen. Berücksichtigen Sie sowohl anfängliche Kosten als auch laufende Ausgaben und prüfen Sie die Preise für Buchhaltungssoftware, um einen detaillierteren Überblick zu erhalten. Präsentieren Sie diese Daten anschließend übersichtlich, beispielsweise in einer Tabelle oder einem Diagramm.
ROI und Risiken darlegen
Legen Sie den ROI, Effizienzgewinne und die Risiken dar, die entstehen, wenn nichts unternommen wird, um Ihre Argumente überzeugend zu vermitteln. Erklären Sie, wie die Software Zeit sparen, Prozesse optimieren, Fehler reduzieren oder die Produktivität steigern wird.
Denken Sie außerdem daran, die finanziellen und operativen Vorteile hervorzuheben sowie die potenziellen Nachteile einer Nichtimplementierung der Software, wie anhaltende Ineffizienzen oder Compliance-Risiken.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile gibt es?
- Wie schnell können wir mit einem ROI rechnen?
- Wie hoch sind die geschätzten Gesamtkosten und wie sehen die Zeitpläne aus?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware und arbeiten Sie Ihre Nutzer ein
Nachdem Sie die Genehmigung erhalten haben, können Sie mit der Planung eines reibungslosen Einarbeitungsprozesses beginnen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:
Kommunikation des Einführungsplans
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder per E-Mail, in Besprechungen oder über interne Plattformen mit. Es ist außerdem wichtig, die Kommunikationswege offen zu halten, damit alle den Prozess und weitere Erwartungen verstehen.
Benennung interner Verantwortlicher
Benennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Diese Personen kümmern sich um Fragen und koordinieren sich mit dem Anbieter. Wählen Sie Personen aus, die mit der Software vertraut sind und Probleme beheben können, um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten und den Nutzern Unterstützung zu bieten.
Sicherstellung von Schulung und Akzeptanz
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulung abschließt und das Tool einheitlich nutzt. Planen Sie Schulungstermine und gewähren Sie Zugriff auf Ressourcen wie Webinare oder Leitfäden.
Sie sollten außerdem regelmäßige Nachbesprechungen fördern, um Fragen zu klären und den Fortschritt zu überwachen. Denken Sie daran: Die konsequente Nutzung des Tools trägt dazu bei, die Effizienz und die Zufriedenheit der Endnutzer zu steigern.
Schaffung von Feedbackschleifen
Schaffen Sie während der Einführung Feedbackschleifen und beziehen Sie dabei die Ressourcen des Anbieters ein. Die meisten neuen Softwarelösungen erfordern eine gewisse Einarbeitungszeit. Ermutigen Sie die Nutzer, ihre Erfahrungen und aufgetretenen Probleme mitzuteilen, und nutzen Sie dieses Feedback, um Anpassungen vorzunehmen und den Prozess zu verbessern.
Arbeiten Sie außerdem mit dem Anbieter zusammen, um technische Probleme zu beheben oder Funktionen für bessere Anwendungsfälle zu optimieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie Nutzerfeedback sammeln?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade Buchhaltungssoftware recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater, um kostenlos Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre individuellen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Vorauswahl an Softwarelösungen zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
