Wie viel kostet es, die Buchhaltung aus den USA auszulagern?

Wie viel kostet es, die Buchhaltung auszulagern? Und vielleicht noch wichtiger: Wie viel sollten Unternehmen für die Buchhaltung einplanen, um einen hochwertigen Service sicherzustellen? 

Die Auslagerung der Buchhaltung kann im Vergleich zu internen Lösungen erhebliche Kosteneinsparungen bieten, selbst wenn Anbieter mit vergleichbaren Qualifikationen verglichen werden. Dieser Leitfaden behandelt die Kostenerwartungen für in den USA ansässige Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern möchten – sowohl im Inland als auch ins Ausland. 

Warum sollten Sie auslagern?

Der wichtigste Grund, die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen in Betracht zu ziehen, ist die Senkung der Kosten. 

In den USA beträgt das durchschnittliche Grundgehalt für einen festangestellten internen Buchhalter $61,969. Rechnet man Lohnnebenkosten, Zusatzleistungen und zusätzliche Büroflächen hinzu, können sich die jährlichen Kosten pro Buchhalter leicht auf über 80.000 $ belaufen – in Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten sogar auf deutlich mehr. 

Neben den Gehältern können Sie auch bei den Softwarekosten deutlich sparen. Externe Buchhaltungsdienstleister stellen in der Regel ihre eigene Software bereit. Das bedeutet, dass Sie – sofern Ihr Unternehmen klein genug ist – keine zusätzlichen Mittel in eine Buchhaltungssoftware oder eine ERP-Buchhaltungslösung investieren müssen. 

Es geht jedoch nicht nur um Kosteneinsparungen. Die Auslagerung kann effizienter sein, da interne Buchhaltungsteams nicht geschult werden müssen. Qualitativ hochwertige externe Buchhaltungsfirmen bieten außerdem spezialisiertes Fachwissen, das bei einem internen Buchhalter möglicherweise schwer zu finden ist. 

Entgegen der Intuition kann die Auslagerung von Buchhaltungsfunktionen auch die finanzielle Sicherheit verbessern. Zwar müssen Sie Finanzdaten mit einem Drittanbieter teilen, doch externe Buchhalter haben normalerweise keinen Zugriff auf die Unternehmenskonten oder Finanzierungsquellen. Dadurch verringert sich das Risiko von Veruntreuung und Betrug erheblich. 

Auf einen Blick: Wie viel kostet die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen?

Für die meisten Unternehmen kann die Auslagerung an in den USA ansässige CPA-Firmen etwa $500 bis über $5,000 pro Monat kosten; bei einer Auslagerung ins Ausland sind die Kosten möglicherweise niedriger. 

Bei größeren Unternehmen können die Kosten mit dem Umsatzvolumen und/oder der Anzahl der Mitarbeiter steigen. Eine brauchbare Schätzung als Richtwert besteht darin, die erwarteten jährlichen Buchhaltungskosten auf etwa 0,5 % bis 1,5 % des Jahresumsatzes zu veranschlagen. 

Faktoren, die die Kosten der Auslagerung beeinflussen

Die Kosten für die Auslagerung der Buchhaltung variieren je nach den Besonderheiten Ihres Unternehmens. Generell gilt: Je kleiner und einfacher Ihre Geschäftstätigkeit ist, desto günstiger wird die Auslagerung sein. 

Diese Faktoren beeinflussen die Gesamtkosten für die Nutzung einer externen Buchhaltungsfirma:

Umsatz

Die Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen steigen in der Regel mit dem Umsatzvolumen eines Unternehmens. Ein höherer Umsatz bedeutet typischerweise mehr Arbeit für Buchhalter und Bilanzbuchhalter, was sich in höheren Preisen für die Dienstleistungen niederschlägt.

Natürlich ist das nicht immer der Fall. Ein Start-up, das noch keinen Umsatz erzielt, hat beispielsweise trotzdem umfangreiche Buchhaltungsaufgaben zu erledigen. Am anderen Ende des Spektrums kann die Buchhaltung umsatzstarker, dienstleistungsbasierter Unternehmen relativ einfach sein, insbesondere wenn der Großteil ihres Umsatzes aus einer Handvoll Kundenkonten stammt. 

Unabhängig davon wird der Umsatz häufig als einfache Kennzahl zur Einschätzung des Umfangs der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens verwendet und kann als Ausgangspunkt für die Preisgestaltung von Buchhaltungsdienstleistungen dienen. 

Mitarbeiterzahl

Auch die Anzahl der Beschäftigten eines Unternehmens kann die Kosten für die Auslagerung der Buchhaltung beeinflussen. Die Mitarbeiterzahl kann als grundlegende Kennzahl für den Umfang und/oder die Komplexität der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens dienen.

Bei der Anzahl der Beschäftigten sind außerdem Stückkosten zu berücksichtigen. So müssen Buchhalter beispielsweise für jeden Mitarbeiter ein W-2-Formular erstellen. Wenn auch die Lohnabrechnung ausgelagert wird, können zusätzliche Kosten pro Person für das Einbehalten von Abgaben, die Verarbeitung von Gehaltszahlungen und die Erstellung von Steuerformularen anfallen. 

Benötigte Dienstleistungen

„Buchhaltung“ ist ein weit gefasster Begriff. Die konkreten Anforderungen eines Unternehmens an Buchhaltung und Finanzbuchführung beeinflussen die Kosten für die Auslagerung von Dienstleistungen maßgeblich. 

Buchhaltungsfirmen können die folgenden Dienstleistungen anbieten:

• Buchhaltung und Erstellung von Finanzberichten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Forderungen/Rechnungsstellung
• Verbindlichkeiten
• Interne Prüfung
• Management externer Prüfungen
• Budgetierung und Prognosen
• Finanzanalyse
• Und mehr

Grundlegende Buchhaltung und die Erstellung von Finanzberichten werden in der Regel standardmäßig gebündelt; andere Dienstleistungen sind häufig als Zusatzleistungen verfügbar. 

Wenn Sie Zahlen zu den durchschnittlichen Kosten für die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen sehen, fällt Ihnen eine enorme Spanne auf (zum Beispiel $500 bis $5,000+ pro Monat). Vieles davon hängt mit der Vielfalt der vom Unternehmen gewünschten Dienstleistungen und der üblichen à-la-carte-Preisgestaltung zusammen. 

Methode der Auslagerung

Externe Buchhaltungsdienstleister können entweder die Fähigkeiten Ihres bestehenden Personals erweitern oder die Aufgaben einer internen Buchhaltungsabteilung vollständig übernehmen. Der Umfang der bereitgestellten Dienstleistungen beeinflusst die Kosten.

Wenn Sie beispielsweise bereits einen internen Buchhalter haben, möchten Sie möglicherweise einen Buchhaltungsdienstleister hinzuziehen, um ihn zu unterstützen und zusätzliche Aufgaben wie Budgetierung, Prognosen oder Finanzanalysen zu übernehmen. 

Andererseits führen Sie die Bücher vielleicht bisher selbst und möchten die Buchhaltung vollständig auslagern, um mehr Zeit für sich selbst zu gewinnen. 

Wie zu erwarten, wird die Auslagerung umso teurer, je umfangreicher die bereitgestellten Dienstleistungen sind. 

Preismodell

Buchhaltungsdienstleister können ihre Preise für Dienstleistungen auf verschiedene Weise strukturieren. Die beiden häufigsten Modelle sind ein Stundensatz und ein monatliches Pauschalhonorar. 

Stundensatz

Stundensätze für in den USA ansässige Buchhalter liegen häufig im Bereich von $100 bis $500+ pro Stunde. Bei Offshore-Buchhaltungsdienstleistungen sind die Kosten typischerweise niedriger und können im Bereich von $20-$100+ pro Stunde liegen. 

Einige Unternehmen bieten möglicherweise mehrere Stundensatzstufen an. Beispielsweise kann die grundlegende Buchhaltung $100 pro Stunde kosten (und von Junior-Mitarbeitern des Unternehmens erledigt werden), während die Erstellung von Steuererklärungen und Finanzberichten $400 pro Stunde kosten kann (und von einem zugelassenen CPA durchgeführt wird). 

Vorteile der Abrechnung nach Stunden:

• Kann insbesondere für kleinere Unternehmen kostengünstiger sein
• Die Kosten skalieren mit dem Transaktionsvolumen, sodass sie in ruhigeren Monaten niedriger ausfallen können
• Gut geeignet für saisonale Unternehmen, schnell wachsende Firmen und Start-ups vor dem Umsatzbeginn

Nachteile der Abrechnung nach Stunden:

• Die Gesamtkosten sind weniger vorhersehbar
• Die Abrechnung nach Stunden kann Dienstleister zu Ineffizienz verleiten
• Möglicherweise sind monatliche Mindeststunden erforderlich

Monatliches Pauschalhonorar

Die Preise für monatliche Pauschalhonorare für Buchhaltungsdienstleistungen können für kleine Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu $10m und/oder weniger als 100 Mitarbeitern zwischen $500 und $5,000+ pro Monat liegen und von dort aus weiter ansteigen. Bei Offshore-Buchhaltungsunternehmen können die Kosten niedriger sein und bei $250 bis $3,000+ liegen. 

Die Preisgestaltung mit einem monatlichen Pauschalhonorar erfordert typischerweise eine längere Vertragsbindung, üblicherweise von 1 Jahr oder mehr. Sie kann als standardisierte monatliche Pauschalgebühr strukturiert sein (unabhängig vom Arbeitsvolumen in einem bestimmten Monat) oder als eine bestimmte Anzahl von Stundenkontingenten pro Monat, die bei Nichtnutzung möglicherweise übertragen werden können. 

Ein Unternehmen kann beispielsweise eine Pauschalgebühr von $3,000 pro Monat berechnen. Ein anderes kann $3,000 pro Monat für 15 Stundenkontingente pro Monat berechnen. Im letzteren Fall können nicht genutzte Stundenkontingente eines bestimmten Monats ohne zusätzliche Gebühren auf zukünftige Monate übertragen werden. 

Vorteile der Preisgestaltung mit monatlichem Pauschalhonorar:

• Konstante und vorhersehbare Kosten lassen sich leichter budgetieren
• Kann im Vergleich zum Stundensatz eines Unternehmens einen Rabatt darstellen
• Kann Buchhaltungsdienstleister dazu motivieren, effizienter zu arbeiten

Nachteile der Preisgestaltung mit monatlichem Pauschalhonorar:

• Kann eine längere Bindung erfordern
• Weniger geeignet für Unternehmen mit wechselndem Bedarf im Jahresverlauf (z. B. saisonale Unternehmen, schnell wachsende Firmen)
• Könnte für kleinere Unternehmen und einfachere Buchhaltungsanforderungen weniger kosteneffizient sein

So schätzen Sie die Gesamtkosten

Die Kosten für die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen variieren je nach Komplexität Ihres jeweiligen Unternehmens. Daher besteht die einzige Möglichkeit, eine genaue Kostenschätzung zu erhalten, darin, mehrere Buchhaltungsfirmen um ein individuelles Angebot zu bitten. 

Dennoch können Sie die Kosten schätzen, indem Sie den Umsatz Ihres Unternehmens, den Leistungsbedarf und den Standort berücksichtigen. 

Geschätzte jährliche Kosten als Prozentsatz des Umsatzes

Sie können die erwarteten jährlichen Kosten für die Auslagerung der Buchhaltung auf Grundlage eines Prozentsatzes Ihres Jahresumsatzes berechnen. 

1 % bis 1,5 % des Jahresumsatzes sind ein angemessener Ausgangswert für Unternehmen mit einem Umsatz zwischen etwa 300.000 $ und 3 Mio. $. 

Ein Unternehmen mit einem Umsatz von etwa 1 Mio. $ könnte beispielsweise erwarten, dass die jährlichen (nicht monatlichen) Buchhaltungskosten im Bereich von etwa 10.000–15.000 $ liegen. 

Bei kleinen Unternehmen können die Ausgaben diesen Richtwert von 1–1,5 % häufig überschreiten. Ein kleiner, familiengeführter Dienstleister mit einem Jahresumsatz von 100.000 $ hätte Schwierigkeiten, einen Buchhaltungsdienstleister zu finden, der bereit ist, für lediglich 1.000–1.500 $ pro Jahr zu arbeiten. 

Auf der anderen Seite können die Kosten bei Unternehmen mit hohen Umsätzen prozentual niedriger ausfallen. Ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 10 Mio. $ könnte möglicherweise einen qualifizierten Buchhaltungsdienstleister für eher 0,5–1 % des Umsatzes finden. 

Beachten Sie, dass es sich bei diesen Zahlen um sehr grobe Schätzungen handelt und sie außerdem tendenziell auf Preisen aus den USA basieren. Für Unternehmen, die Aufgaben ins Ausland auslagern, sind die Kosten in der Regel niedriger. 

Auslagerung vor Ort im Vergleich zur Auslagerung ins Ausland

Ein wichtiger Kostenfaktor ist der Standort des Buchhaltungsdienstleisters, an den Sie Ihre Aufgaben auslagern. 

Generell verlangen Buchhalter in den USA mehr als Buchhalter im Ausland – insbesondere wenn man Länder mit niedrigeren Lebenshaltungskosten wie Indien oder die Philippinen betrachtet. 

Wenn Sie Buchhaltungsdienstleistungen aus dem Ausland prüfen, sollten Sie eine sorgfältige Prüfung durchführen. Versteckte Kosten und/oder Ineffizienzen können die Kostenvorteile der Auslagerung ins Ausland leicht zunichtemachen. Stellen Sie außerdem unmissverständlich sicher, dass der Dienstleister Buchhalter beschäftigt, die mit den US-amerikanischen Rechnungslegungsstandards und Steuergesetzen bestens vertraut sind. 

Auslagerung kann kosteneffizient sein, aber wählen Sie sorgfältig

Für viele Unternehmen können die Kosten für die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen deutlich niedriger sein als die Anschaffung einer guten Buchhaltungssoftware oder die Einstellung eines internen Buchhalters.

Dennoch ist es entscheidend, mit einem seriösen Buchhaltungsdienstleister zusammenzuarbeiten. Günstige Dienstleistungen bringen Ihnen nichts, wenn sie ungenau oder ineffizient sind, und kein Unternehmer möchte sich darum kümmern müssen, die Genauigkeit der Arbeit seiner Buchhaltungsdienstleister zu überprüfen. 

Weitere Leitfäden zu bewährten Verfahren der Buchhaltung, Softwaretools und mehr finden Sie im Buchhaltungsbereich von The CFO Club. Für umsetzbare Einblicke in alle Themen der Unternehmensfinanzierung abonnieren Sie noch heute den Newsletter von The CFO Club.