Wie man eine Ausschreibung (RFP) für Kreditorenbuchhaltungssoftware schreibt

Kianna Walpole

on Jan 7, 2026

Eine RFP für Kreditorenbuchhaltungssoftware ist ein Dokument, mit dem Sie Ihre Anforderungen und Erwartungen bei der Auswahl einer neuen Kreditorenlösung klar definieren. In diesem Artikel erfahren Sie genau, was Sie in Ihr RFP aufnehmen sollten, um den Auswahlprozess für Anbieter reibungsloser, schneller und deutlich weniger stressig zu gestalten.

Brauchen Sie wirklich ein RFP?

Ein RFP ist unerlässlich, wenn Ihr Team mit komplexen Anforderungen konfrontiert ist oder in einer regulierten Branche arbeitet, in der Compliance entscheidend ist. Wenn Sie es mit einer großen Anzahl potenzieller Anbieter zu tun haben oder Integration in Altsysteme notwendig ist, trägt ein RFP für Kreditorenbuchhaltungssoftware dazu bei, Erwartungen zu klären und kostspielige Fehler zu vermeiden.

Hier sind einige typische Szenarien, in denen Sie ein RFP in Erwägung ziehen sollten:

Komplexe regulatorische Anforderungen
Große Anzahl von Anbietern zur Bewertung
Integration mit bestehenden Systemen erforderlich
Hohe Transaktionsvolumina
Langfristige Geschäftsbeziehung mit Anbieter erwartet

Wann ein RFP zu viel des Guten ist

Andererseits kann ein RFP für Ihr Team überflüssig sein, wenn Sie unkomplizierte Anforderungen oder ein kleineres Unternehmen haben. Bei schnellen Entscheidungen oder wenn Sie nur wenige Anbieter vergleichen, können Sie das RFP weglassen und direkt Ihr bevorzugtes Kreditorenbuchhaltungsprogramm auswählen:

Top Kreditorenbuchhaltungssoftware, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier ist meine Liste der 10 besten Kreditorenbuchhaltungssoftware-Lösungen, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:

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RFI vs RFP vs RFQ: Was ist der Unterschied?

Wenn Sie die Unterschiede zwischen RFI, RFP und RFQ kennen, kann Ihr Team den richtigen Beschaffungsprozess auswählen, Zeit sparen und Reibungspunkte reduzieren.

Ein RFI dient zum Einholen allgemeiner Informationen, ein RFP fordert detaillierte Angebote an, und ein RFQ konzentriert sich auf Preisangaben. Die Auswahl des richtigen Dokuments sorgt dafür, dass Sie den größten Nutzen aus Ihren Anbieterbeziehungen ziehen.

Hier ist eine Übersicht über die einzelnen Optionen, ihren Zweck und wann Sie diese am dringendsten benötigen:

Dokumententyp	Zweck	Einsatzzweck	Was sollte enthalten sein	Erforderliches Detailniveau
Request for Information (RFI)	Allgemeine Informationen über Anbieter und Lösungen einholen	Wenn Sie Optionen prüfen, aber noch keine Entscheidung getroffen haben	Anbieterfähigkeiten, Produktmerkmale	Niedrig
Request for Proposal (RFP)	Detaillierte Lösungen und Angebote einfordern	Wenn Sie bereit sind, detaillierte Angebote zu bewerten	Konkrete Anforderungen, Bewertungskriterien, Zeitrahmen	Mittel bis Hoch
Request for Quotation (RFQ)	Preise und Konditionen erhalten	Wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen, und Preisangebote einholen möchten	Mengen, Spezifikationen, Lieferbedingungen	Hoch

Häufige Fehler bei RFPs – und wie Sie diese vermeiden

Es ist wichtig, Ihr RFP für Kreditorenbuchhaltungssoftware mit Sorgfalt zu erstellen. Wenn Sie sich beeilen oder wichtige Details auslassen, führt das oft zu Missverständnissen, Zeitverlust oder ungeeigneten Anbietern.

Indem Sie einige häufige Fehler vermeiden, kann Ihr Team den Auswahlprozess deutlich effizienter gestalten:

Unzureichende Hintergrundinformationen oder Kontext

Wenn Sie zu wenig Hintergrundinformationen geben, können Anbieter Ihre Anforderungen nicht vollständig nachvollziehen, was zu ungeeigneten Vorschlägen führt.

Stellen Sie daher in Ihrem RFP Ihr Unternehmen, die aktuellen Kreditorenprozesse, künftige Ziele und Herausforderungen klar dar. So können Anbieter ihre Lösungen auf Ihre Situation zuschneiden – und Sie finden eher eine Lösung, die wirklich zu Ihnen passt.

Fehlendes oder unklar definiertes Budget

Wenn Sie Ihr Budget nicht angeben oder nur vage Angaben machen, erhalten Sie möglicherweise Vorschläge, die nicht zu Ihren finanziellen Rahmenbedingungen passen. Seien Sie offen damit, wie viel Sie für eine Kreditorenbuchhaltungs-Lösung ausgeben möchten, damit Anbieter realistische Lösungen vorschlagen können, die in Ihr Budget passen.

Unklare Anforderungen oder juristisches Fachchinesisch

Wenn Sie unklare Anforderungen stellen oder zu viel juristische Fachsprache verwenden, entsteht bei Anbietern Verwirrung, was zu unpassenden Vorschlägen führen kann. Benötigen Sie einen leichteren Zugriff auf Bestellungen, die Integration in Ihr aktuelles Buchhaltungssystem oder einen reibungsloseren Cashflow?

Es ist wichtig, immer genau anzugeben, was Sie benötigen, und dabei einfache, klare Sprache zu verwenden, damit Sie aus einer Liste von Optionen wählen können, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Keine Bewertungskriterien genannt

Wenn Sie nicht mitteilen, nach welchen Kriterien Sie die Vorschläge bewerten, wissen Anbieter nicht, worauf sie den Fokus legen sollen. Legen Sie in Ihrer RFP klar dar, was Ihnen am wichtigsten ist, wie z. B. bestimmte Schlüsselfunktionen oder umfassender Support. Diese Orientierungshilfe sorgt dafür, dass Vorschläge besser auf Ihre Prioritäten und den aktuellen Kreditorenprozess abgestimmt werden.

Kein einheitliches Format für Anbieternachrichten

Ohne ein einheitliches Antwortformat ist ein Vergleich der Vorschläge schwierig. Geben Sie eine Vorlage oder einen Leitfaden vor, dem die Anbieter folgen können, damit Ihr Team die eingereichten Softwarelösungen effektiv bewerten und vergleichen kann.

Stellen Sie Ihr RFP-Team für Kreditorenbuchhaltungssoftware zusammen

Das Erstellen einer starken RFP ist keine Einzelleistung; es braucht die Mitwirkung einer funktionsübergreifenden Gruppe, damit alle Anforderungen abgedeckt werden. Wenn das richtige Team frühzeitig gewählt wird, können Risiken verringert und Nacharbeiten vermieden werden. Folgende Rollen sollten berücksichtigt werden:

Projekt-Sponsor

Der Projekt-Sponsor liefert die übergeordnete Vision und stellt sicher, dass die RFP mit den Gesamtzielen und Kosteneinsparungen im Unternehmen übereinstimmt. Seine Aufgabe besteht darin, Ressourcen zu sichern und wichtige Entscheidungen zu treffen.

Oft übernimmt der CFO, ein leitender Account Manager oder ein Abteilungsleiter diese Rolle, der das Projekt sowie die abschließende Implementierung befürwortet.

Fachliche Experten

Fachliche Experten bringen tiefgehendes Wissen in spezifischen Bereichen mit und stellen sicher, dass die RFP alle technischen und operativen Details abdeckt. Sie helfen insbesondere dabei, Anforderungen zu definieren und die Fähigkeiten der Anbieter zu bewerten. Diese Gruppe umfasst oft IT-Spezialisten, Finanzmanager oder Compliance-Beauftragte.

Einkaufsverantwortliche oder RFP-Autoren

Einkäufer oder RFP-Autoren sind erfahren in der Formulierung klarer und wirkungsvoller Ausschreibungsdokumente. Sie achten darauf, dass die Sprache präzise und die Struktur förderlich für Anbieterrückmeldungen ist. Diese Rolle kann von einem Einkaufsleiter oder einem dedizierten RFP-Autoren übernommen werden.

Endnutzer und Stakeholder

Endanwender und Stakeholder bringen praktische Einblicke in den Alltag ein und sorgen dafür, dass die RFP wirklich relevante Anwendungsszenarien berücksichtigt. Sie helfen beispielsweise dabei, Benutzeranforderungen wie Benachrichtigungen, Prüfpfade oder Dashboards zu definieren und Anbieterangebote zu evaluieren.

Zu dieser Gruppe gehören unter anderem Buchhalter in der Kreditorenbuchhaltung, Abteilungsleiter oder andere Mitarbeiter, die regelmäßig mit der Software arbeiten werden.

Unverzichtbare Anforderungen & Ziele definieren

Bevor Sie eine RFP verschicken, sollte Ihr Team klar definieren, was die neue Lösung unbedingt erfüllen muss und warum. Benötigen Sie besseren Zugang zu Finanzdaten, ein stärkeres Forecasting oder effizientere Freigabeprozesse für Rechnungen?

Die Übereinstimmung bezüglich Schmerzpunkten, Zielen und unverzichtbaren Anforderungen hilft Anbietern, gezielter zu antworten und erleichtert es, Angebote zu bewerten. Das sind einige Beispiele für Fragen, die Sie sich und Ihrem Team im Vorfeld stellen sollten:

Schmerzpunkte mit dem aktuellen System: Welche Frustrationen erleben Sie und Ihr Team im Alltag? Identifizieren Sie Probleme wie langsame Zahlungsabwicklungen oder fehlende Integration, die die neue Software optimieren muss.
Erforderliche Verbesserungen und Erfolgskriterien: Wie sieht Erfolg aus? Vielleicht bedeutet es, die Bearbeitungszeit von Rechnungen um 50 % zu senken oder die Genauigkeit zu erhöhen. Setzen Sie klare Ergebnisse, um die Anbieter zu steuern.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Muss die Software mit Ihrem ERP integriert werden oder bestimmte regulatorische Standards erfüllen? Ist sie benutzerfreundlich oder schwer zu erlernen? Definieren Sie diese Anforderungen, um Kompatibilität und Regelkonformität sicherzustellen.
Nutzerrollen, Nutzungsgrade, Workflows: Wie nutzen verschiedene Teammitglieder das System? Skizzieren Sie Rollen und Abläufe, damit die Software die Teamstruktur und Prozesse unterstützt.
Bereitstellungspräferenzen: Bevorzugen Sie cloudbasierte Automatisierungslösungen oder On-Premises-Installationen? Berücksichtigen Sie Ihre IT-Infrastruktur und die zukünftige Skalierbarkeit bei der Auswahl der Bereitstellungsoptionen.

So erstellen Sie ein RFP für eine Kreditorenbuchhaltungssoftware

Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem klaren, strukturierten RFP-Dokument zusammenzuführen. Ein gut organisiertes RFP hilft Anbietern, präzise zu antworten und erleichtert Ihrem Team die Bewertung dieser Antworten. Folgendes sollten Sie aufnehmen, um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen:

1. Management-Zusammenfassung

Die Management-Zusammenfassung bietet einen Überblick über Ihr RFP. Formulieren Sie klar Ihre Ziele und was Sie mit der neuen Software erreichen möchten. Halten Sie den Abschnitt stets prägnant, aber informativ. So geben Sie den Anbietern direkt zu Beginn Klarheit über Ihre Prioritäten.

2. Umfang der beauftragten Leistungen

Beschreiben Sie den Leistungsumfang, indem Sie Aufgaben und Services auflisten, die Sie vom Anbieter erwarten. Nennen Sie dabei auch Details zum Projektzeitplan und zu den wichtigsten Ergebnissen. So wissen die Anbieter, was erwartet wird, und können einschätzen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen können.

3. Technische Anforderungen

Listen Sie die technischen Anforderungen auf, die die Software erfüllen muss. Achten Sie auf Kompatibilität mit bestehenden Systemen und nötige Funktionen wie beispielsweise Hauptbuchverwaltung oder bessere Dateneingabe. So stellen Sie sicher, dass die Anbieter Lösungen vorschlagen, die in Ihre IT-Landschaft passen und keine Kompatibilitätsprobleme verursachen.

4. Qualifikationen des Anbieters

Legen Sie fest, welche Qualifikationen und Erfahrungen Sie von einem Anbieter erwarten. Nennen Sie Kriterien wie bisherige Projekte, finanzielle Stabilität und Branchenerfahrung. So können Sie bei der Bewertung gezielt Anbieter auswählen, die nachweislich zuverlässig sind und Ergebnisse liefern können.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Definieren Sie Ihre Anforderungen an Sicherheit und Compliance, um den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten. Denken Sie an Standards wie die DSGVO oder branchenspezifische Vorschriften. So stellen Sie sicher, dass Lösungsangebote den Schutz Ihrer Daten (und Kundendaten) gewährleisten und regulatorische Anforderungen erfüllen.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Beschreiben Sie Ihre Erwartungen an die Unterstützung bei Implementierung und Schulung. Geben Sie Zeitpläne, benötigte Ressourcen und erforderliche Schulungsprogramme an. So können die Anbieter den reibungslosen Übergang planen und gewährleisten, dass Ihr Team die nötige Unterstützung erhält.

7. Preise und Lizenzierung

Fordern Sie detaillierte Angaben zu Preisen und Lizenzmodellen an, um die finanziellen Auswirkungen zu verstehen. Geben Sie an, welche Abrechnungsmodelle Sie bevorzugen, beispielsweise Abonnement oder unbefristete Lizenzierung. So können Sie die Kosten vergleichen und die passende Lösung für Ihr Budget wählen.

8. Vertragsbedingungen

Skizzieren Sie die Vertragsbedingungen, darunter Laufzeit, Verlängerungsoptionen und Kündigungsklauseln. So schaffen Sie die Grundlage für Verhandlungen und stellen sicher, dass beide Parteien ihre Verpflichtungen kennen. Dies ist entscheidend, um klare Erwartungen zu setzen und Streitigkeiten zu vermeiden.

9. Einreichungshinweise

Geben Sie klare Anweisungen, wie Anbieter ihre Angebote einreichen sollen. Nennen Sie Abgabefristen, bevorzugte Formate und notwendige Dokumente. Dadurch erhalten Sie vollständige Antworten und können die Angebote effizient bewerten.

Legen Sie Ihre Bewertungskriterien fest

Klare Bewertungskriterien helfen, den Entscheidungsprozess objektiv und transparent zu halten sowie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Kriterien noch vor der Durchsicht der Angebote festzulegen, sorgt dafür, dass Ihr Team voreingenommene Entscheidungen vermeidet und sich auf das Wesentliche konzentriert.

So legen Sie Ihre Bewertungskriterien fest:

Was ist am wichtigsten?

Wählen Sie 3–5 gewichtete Kategorien aus, die mit Ihren Zielen und Prioritäten übereinstimmen. Diese Kategorien helfen Ihnen, die wichtigsten Aspekte einzugrenzen und Ihre Bewertungen einheitlich zu gestalten.

Übliche Bewertungskategorien für Ausschreibungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind:

Kosten
Funktionalität
Zusätzliche Module
Erfahrung des Anbieters
Integrationsmöglichkeiten
Support und Schulung

Verwenden Sie eine Bewertungstabelle

Eine Bewertungstabelle hilft, wie gut jedes Angebot zu Ihren Kriterien passt, messbar zu machen. Wenn beispielsweise das Budget knapp ist, können Sie dem Kriterium „Kosten“ eine höhere Gewichtung geben oder bei wichtigen Funktionen die Funktionalität stärker gewichten.

Sie können jedes Kriterium zum Beispiel auf einer Skala von 1 bis 5 oder 1 bis 10 bewerten und die Gewichtungen entsprechend Ihren internen Prioritäten anpassen.

Machen Sie Ihren Bewertungsprozess klar

Definieren Sie, wer die Angebote bewertet und wie dies geschieht. Für diesen Schritt empfiehlt sich eine standardisierte Bewertungsmatrix, um Konsistenz und Fairness sicherzustellen.

Es empfiehlt sich außerdem, vor Beginn der Bewertung eine Besprechung zu planen, um alle Gutachter auf gemeinsame Kriterien und den Prozess einzustimmen. Das verringert Diskrepanzen und macht die Auswertung reibungslos.

Die Ausschreibung für Kreditorensoftware veröffentlichen

Eine Ausschreibung zu veröffentlichen heißt nicht nur, sie zu versenden – sondern auch, Anbietern die richtigen Zugänge, Zeitrahmen und Anweisungen zur Verfügung zu stellen, damit sie gezielt antworten können. Ein reibungsloser Distributionsprozess gibt den Ton für die Qualität der eingehenden Angebote an. So gelingt es Ihnen:

Wählen Sie die richtige Distributionsmethode

Denkbar sind zum Beispiel die Verteilung per E-Mail, über spezielle Ausschreibungssoftware oder Beschaffungsportale. Ein zentrales System erleichtert die Nachverfolgung der Antworten und hilft, den Überblick zu behalten. Ergänzend empfiehlt es sich, eine Liste der Anbieter-Kontakte beizufügen oder eine funktionsbasierte E-Mail-Adresse zu nutzen, um die Kommunikation eindeutig zu gestalten. So bleiben alle Nachrichten übersichtlich und leicht zu managen.

Legen Sie klare zeitliche Erwartungen fest

Stellen Sie innerhalb der Ausschreibungsunterlagen einen Standardzeitplan bereit, damit Anbieter ihre Arbeit darauf abstimmen können. Ein typischer Ablauf könnte beinhalten:

Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung
Fragen- und Antwortphase für Anbieter
Abgabefrist für die endgültige Einreichung
Bewertungs- und Auswahlzeitraum

Die rechtzeitige Bereitstellung dieser Angaben hilft Anbietern, ihre Rückmeldungen zu planen und sich an Ihren Zeitplan anzupassen.

Definieren Sie Einreichungsanforderungen

Teilen Sie klar mit, was Anbieter wissen müssen, um ihre Unterlagen korrekt einzureichen. Geben Sie akzeptierte Dateiformate wie PDF, Word oder Excel-Vorlagen an und spezifizieren Sie die bevorzugte Zustellungsart, beispielsweise ein Upload-Portal oder eine Antwortadresse.

Geben Sie außerdem an, ob Anbieter bestimmte Vorlagen oder Formulare benutzen müssen, und verdeutlichen Sie, ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Dies reduziert Missverständnisse und stellt sicher, dass Sie vollständige und organisierte Vorschläge erhalten.

Angebote bewerten & Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Hier zahlt sich Struktur aus. Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit sind entscheidend für alle, die an der Bewertung beteiligt sind. So bewerten und filtern Sie Anbieter effektiv, um alle Vorteile von Software für Kreditorenbuchhaltung auszuschöpfen:

Vorschläge organisieren und formatieren: Stellen Sie sicher, dass alle Angebote durch eine standardisierte Formatierung leicht zu prüfen sind. Nutzen Sie eine Vorlage zur Gliederung wichtiger Abschnitte wie Preisgestaltung und Funktionen, damit Ihr Team Anbieter schnell vergleichen kann.
Punktematrix verwenden: Nutzen Sie Ihre vordefinierte Punktematrix, um jedes Angebot auf Kriterien wie Kosten, Funktionalität und Support zu bewerten. Das gewährleistet einen gerechten Vergleich und hebt die besten Bewerber hervor.
Demos und Interviews vereinbaren: Laden Sie Ihre Favoriten zu einer Vorführung oder einem Interview ein. So können Sie sehen, wie die Software mit Ihren spezifischen Anforderungen umgeht, und Sie haben die Gelegenheit, detailliert nachzufragen.
Referenzen prüfen: Kontaktieren Sie andere Unternehmen, die die Software nutzen. Was sagen sie über die Zuverlässigkeit und den Support des Anbieters?
Unklarheiten in Angeboten klären: Falls etwas nicht eindeutig ist, fragen Sie beim Anbieter nach. Es ist wichtig zu verstehen, wie Ihre Bedürfnisse erfüllt werden können, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Anbieter auswählen & informieren

Nachdem Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die abschließenden Schritte ebenso wichtig wie der Bewertungsprozess. Klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern – sowohl mit den ausgewählten als auch den nicht ausgewählten – ist entscheidend. Auch eine interne Abstimmung ist unerlässlich, bevor Sie in die Vertragsphase gehen. So steuern Sie diesen Abschnitt:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter informieren

Eine zeitnahe, respektvolle Kommunikation mit Anbietern sorgt für ein positives Klima bei künftigen Kontakten. Senden Sie allen – insbesondere nicht ausgewählten – Anbietern ein kurzes Dankeschön oder ein knappes Feedback. Das kann Beziehungen stärken und sicherstellen, dass Anbieter sich auch zukünftig beteiligen möchten.

Vorbereitung auf die finalen Verhandlungen

Vor dem Vertragsabschluss sollten Sie zentrale Punkte wie Preis, Service Level Agreements (SLAs) und Vertragsbedingungen verhandeln. Legen Sie vorher fest, was Sie zu akzeptieren bereit sind und wo Ihre Grenzen liegen. Nutzen Sie dann eine Checkliste oder Agenda, um bei den Gesprächen fokussiert zu bleiben und alle wichtigen Punkte effizient abzudecken.

Sicherstellen, dass intern alle Beteiligten abgestimmt sind

Vor Unterzeichnung des Vertrags sollten Sie die erforderlichen Freigaben von der Geschäftsleitung oder der Finanzabteilung einholen und eine rechtliche oder einkaufsbezogene Prüfung durchführen. Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungsgründe zusammen, damit die internen Prüfer zügig vorankommen. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und der Vertrag zu den Zielen Ihrer Organisation passt.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie sich gerade über Software für Kreditorenbuchhaltung informieren, können Sie sich kostenlos mit einem SoftwareSelect-Berater in Verbindung setzen und Empfehlungen erhalten.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen gezielt besprochen werden. Danach erhalten Sie eine Auswahlliste mit Softwarevorschlägen. Bei Bedarf begleitet Sie der Berater durch den gesamten Kaufprozess – auch bei Preisverhandlungen.