10 Wege zur Optimierung des Monatsabschlusses & Fehler, die Sie vermeiden sollten
Begrenzte Ressourcen, fehlende Prozessstandardisierung, manuelle Notlösungen, schlechte Koordination, ungenaue Daten ... kommt dir das bekannt vor? Du bist nicht allein. Genau diese Dinge machen den Monatsabschluss jedes Mal zur echten Nervensache.
Wir haben bereits darüber berichtet, wie man eine fortlaufende Checkliste für den Monatsabschluss erstellt. Deshalb möchte ich mich hier auf zehn weitere Wege konzentrieren, wie du den Monatsabschluss nachhaltig verschlankst – und das ohne Abstriche bei der Sorgfalt.
1. Erstelle und teile eine Monatsabschluss-Checkliste oder -Kalender
Es klingt offensichtlich, ist es aber nicht. Eine schlechte Koordination beim Monatsabschluss ist selbst unter optimalen Bedingungen eine Herausforderung. Damit alle Prozesse zum Monatsende reibungslos ablaufen, braucht es eine präzise und rechtzeitige Organisation sowie Absprache.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
Als jemand, der bereits Teams im Rechnungswesen und in der Finanzberichterstattung geführt hat, kann ich nur sagen: Hätte ich jedes Mal einen schicken Fünf-Cent-Stück bekommen, wenn ich Erinnerungen wegen verpasster Deadlines und Aufgaben verschicken musste – du weißt, worauf ich hinaus will.
Zum Glück kann man das beheben.
Monatsabschluss-Kalender sind unerlässlich – ob als Checkliste, als Google-Kalender oder als automatisierte Erinnerung im Rahmen einer umfassenderen Buchhaltungssoftware. Gehe so vor:
- Erstelle einen leicht aktualisierbaren Kalender
- Füge Monatsabschluss-Aufgaben hinzu
- Setze Fälligkeitsdaten
- Lade Verantwortliche ein
- Automatisiere Erinnerungen
Du sorgst dafür, dass Kreditorenbuchhaltung (AP), Debitorenbuchhaltung (AR), das Team für Finanzberichterstattung und alle anderen einbezogenen Personen am Monatsende verantwortlich, produktiver und gut informiert sind. Das spart allen eine Menge Zeit und Nerven.
| Erforderlicher Aufwand | Wirkung |
| Mittel (Einmal aufsetzen, nach Bedarf anpassen). | Hoch |
2. Setze cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Automatisierung ein
Manuelle Prozesse und Umgehungslösungen kosten viel Zeit. Cloudbasierte Buchhaltungssoftware und Automatisierung von Funktionen wie AP und AR ermöglichen es den Teammitgliedern, von überall aus zu arbeiten. Das verbessert Flexibilität und Effizienz, reduziert manuellen Aufwand und Fehler. Das bedeutet optimierte Aufgaben, Zeitersparnis und Teammitglieder, die sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können.
Die Optimierung deines Monatsabschlussprozesses mit cloudbasierter Buchhaltungssoftware bringt dir folgende Vorteile:
- Schnelle und präzise Dateneingabe
- Vereinfachte Kontenabstimmungen
- Einfache Berichtserstellung
- Automatisierte Aufgaben und Erinnerungen
- Echtzeit-Daten
- Zentralisierte Finanzdaten
- Remote-Zugriff
- Integration mit anderen Systemen
| Erforderlicher Aufwand | Wirkung |
| Mittel (Cloudbasierte Buchhaltungssoftware kann meist mit minimaler Störung und geringem Wartungsaufwand implementiert werden). | Hoch |
3. Fördere mehr Zusammenarbeit mit anderen Teams
Schlechte Abstimmung bremst deinen Monatsabschluss und verringert die Effizienz beim Ressourceneinsatz. Mehr Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist entscheidend für einen erfolgreichen Monatsabschluss. Die Leistung deines Teams hängt auch von der Zusammenarbeit mit anderen Funktionsbereichen und externen Regulatoren, Lieferanten oder Dienstleistern ab.
Wenn alle aufeinander abgestimmt sind, gemeinsame Ziele verfolgen und über den Stand des Abschlussprozesses informiert sind, kann dein Team Probleme schnell lösen und Verzögerungen zum Monatsende so gering wie möglich halten. Das kannst du tun:
- Etablieren Sie eine klare Kommunikation
- Fördern Sie mehr bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Einbindung anderer Parteien
- Setzen Sie auf regelmäßige Meetings oder Abstimmungen
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
4. Monatliche Prozessüberprüfungen durchführen
Wenn Ihre monatlichen Buchhaltungsprozesse nicht wie erwartet funktionieren oder veraltet sind, müssen Sie Verbesserungsbereiche identifizieren und den Monatsabschlussprozess insgesamt neu gestalten. So gehen Sie vor:
- Reservieren Sie nach jedem Abrechnungszeitraum Zeit, um die Wirksamkeit der umgesetzten Strategien zu bewerten
- Ermitteln Sie etwaige Schwachstellen oder Versäumnisse
- Überprüfen Sie die dokumentierten Prozesse
- Holen Sie Feedback von Teammitgliedern oder anderen am Prozess Beteiligten ein
- Nehmen Sie auf Basis des Feedbacks notwendige Anpassungen vor, um Prozesse zu optimieren
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel | Hoch |
5. Klare und standardisierte Arbeitsabläufe etablieren
Nicht standardisierte Workflows führen zu Inkonsistenzen und Fehlerquellen in Ihrem Monatsabschlussprozess. Die Optimierung Ihrer Buchhaltungsabläufe ist unerlässlich, wenn Sie einen effizienteren Monatsabschluss erreichen möchten.
Ein weiterer Aspekt der Optimierung Ihres Monatsabschlusses liegt darin, Daten zu sichern, Konsistenz zu gewährleisten und die Kommunikation zu verbessern – so vermeiden Sie Silos und Unklarheiten, reduzieren Doppelarbeiten und steigern insgesamt die Effizienz. So gehen Sie vor:
- Überprüfen Sie alle bestehenden Prozesse
- Identifizieren Sie Aufgaben, die gefahrlos gestrichen oder angepasst werden können, um Zeit und Aufwand zu sparen
- Optimieren Sie Abläufe, um Engpässe zu beseitigen und die Effizienz zu verbessern
- Standardisieren Sie Ihre Prozesse
- Dokumentieren und teilen Sie alle Prozessschritte, Zuständigkeiten und Fristen
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Hoch | Hoch |
6. In Mitarbeiterschulung und -entwicklung investieren
Wenn die richtigen Fähigkeiten oder das entsprechende Know-how fehlen, kann es zu Ressourcenengpässen kommen, die sich auf Ihren Monatsabschluss auswirken. Investitionen in Schulung und Entwicklung der Mitarbeitenden sind essenziell, um den Monatsabschlussprozess zu optimieren. Gut geschulte und fachkundige Mitarbeitende arbeiten effizienter und können effektiver zum Abschlussprozess beitragen.
Indem Sie in die Weiterbildung Ihres Teams investieren, verschaffen Sie diesem die notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse, damit es den Monatsabschlussprozess effizienter gestalten kann – und Sie signalisieren Ihren Mitarbeitenden auch, dass ihre Arbeit zählt. So gehen Sie vor:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Finanzteam geschult ist und Buchhaltungssoftware sicher anwenden kann
- Geben Sie Zugang zu Berichtstools und anderen Automatisierungstools, damit alle das Buchhaltungssystem optimal nutzen können
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über aktuelle Kenntnisse zu Rechnungslegungsgrundsätzen und Best Practices verfügt, damit es seine Aufgaben korrekt und effizient erfüllen kann
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
7. Abstimmungen optimieren
Die Abstimmung von Konten ist ein wesentlicher Bestandteil des Monatsabschlusses, doch die manuelle Abstimmung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Sie ist außerdem extrem langweilig, überfordert Ihr Team und führt zu erhöhter Frustration und einer höheren Fluktuation.
Ein automatisierter und effizienter Abstimmungsprozess kann die Effizienz und Genauigkeit erheblich verbessern. So machen Sie das:
- Nutzen Sie Tools, die Transaktionen automatisch abgleichen
- Identifizieren Sie Unstimmigkeiten und heben Sie Ausnahmen hervor, um Zeit und Aufwand zu reduzieren und Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten
- Priorisieren Sie Konten mit hohem Risiko oder großer Auswirkung für die Abstimmung. Nicht alle Konten erfordern beim Monatsabschluss den gleichen Grad an Überprüfung
- Erarbeiten Sie klare Richtlinien und Verfahren für die Kontenabstimmung
- Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder eine einheitliche Vorgehensweise befolgen, um Fehler und Inkonsistenzen zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel | Hoch |
8. Datenqualität und -integrität verbessern
Datenqualität und -integrität sind entscheidend für korrekte Finanzberichte, fundierte Entscheidungen sowie das Setzen und die präzise Analyse von Wachstumskennzahlen. Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Daten sauber, vollständig und konsistent sind, kann Ihr Team den Monatsabschluss wesentlich effizienter gestalten und Verzögerungen sowie Fehler vermeiden.
Die Verbesserung der Datenqualität und -integrität hilft Ihrem Team, den Monatsabschlussprozess zu optimieren und eine genaue Finanzberichterstattung sicherzustellen. So gehen Sie vor:
- Führen Sie Datenvalidierungen durch, um Eingabefehler oder Inkonsistenzen zu erkennen und zu korrigieren
- Nutzen Sie Automatisierungstools, die Daten anhand vordefinierter Regeln validieren und Unstimmigkeiten aufdecken
- Bereinigen und aktualisieren Sie Ihre Daten regelmäßig, um deren Integrität sicherzustellen
- Erkennen und beseitigen Sie doppelte, veraltete oder irrelevante Daten
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
9. Führen Sie kontinuierliches Monitoring und Audits durch
Veraltete Prozesse und Vorgehensweisen führen zu schlechter Leistung. Kontinuierliches Monitoring und Auditing können den Monatsabschlussprozess erheblich optimieren, indem sie Fehler und Unstimmigkeiten frühzeitig aufdecken.
So gehen Sie vor:
- Nutzen Sie Technologien, um Transaktionen und Konten in Echtzeit zu überwachen
- Setzen Sie automatisierte Benachrichtigungen und Warnungen ein, um potenzielle Fehler oder Unstimmigkeiten hervorzuheben
- Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
10. Ressourcen evaluieren und neu zuweisen
Der Monatsabschluss ist weder neu noch spezifisch für Ihr Unternehmen, aber Ihre Ressourcen können es sein. Wenn Sie sicherstellen, dass jede Person die für sie passende Rolle hat, verringert dies Ermüdungserscheinungen, Langeweile und Fluktuation und erhöht gleichzeitig die Produktivität, Arbeitszufriedenheit, Verantwortungsbewusstsein und das Engagement im Team.
Sie sollten jährlich Ihre Abteilungsstruktur überprüfen und Ihre Ressourcen bewerten sowie umverteilen, damit die jeweils bestgeeigneten Personen die passenden Aufgaben übernehmen.
Bewerten Sie Folgendes:
- Ausbildung und Weiterbildung
- Fähigkeiten und Kompetenzen
- Interessenbereiche
- Karriereziele
- Arbeitszufriedenheit
- Individuelle Leistung
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel | Hoch |
5 Strategien, die nicht funktionieren
Sich ausschließlich darauf zu konzentrieren, die Zeit für die Erledigung von Aufgaben zu verkürzen, kann zu unbeabsichtigten Ergebnissen führen, wie ausgelassene Schritte, unzufriedene Mitarbeitende und überforderte Teams. Dies sind fünf Strategien, die beim Optimieren des Monatsabschlusses einfach nicht funktionieren.
Schritte überspringen oder zusammenlegen
Es mag verlockend sein, Schritte im Monatsabschluss zu überspringen oder zu kombinieren. Das Problem dabei ist, dass Folgendes wahrscheinlich passiert:
- Etwas Wichtiges wird übersehen
- Kostspielige Fehler
- Finanzberichte sind letztlich fehlerhaft
- Arbeiten werden häufig für Sie und andere später doppelt erledigt
Erkennen Sie an, dass die einzelnen Prozessschritte wahrscheinlich aus einem bestimmten Grund vorhanden sind. Bevor Sie Änderungen willkürlich vornehmen, überprüfen Sie jeden Schritt sorgfältig, um zu bestimmen, warum er notwendig ist oder nicht, und sprechen Sie mit dem CFO und anderen Betroffenen darüber.
Multitasking als Ausgleich für Ineffizienzen
Buchhaltungsteams werden fälschlicherweise oft nur als Kostenstelle gesehen und sollen mit weniger Mitteln mehr leisten und multitasken. Es ist wichtig, den Beitrag dieser essenziellen Ressourcen zu würdigen und sie so auszustatten, dass sie ihre Aufgaben termingerecht erfüllen können.
Statt durch Multitasking Ineffizienzen ausgleichen zu wollen, stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungsteam die nötigen Werkzeuge besitzt, um effizienter zu arbeiten – anstatt sie zu überlasten und so das Risiko von Burnout zu erhöhen.
Der Monatsabschluss kann sehr anstrengend werden, wenn die Abläufe nicht organisiert sind. Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Urlaubsrückstellungen anpassen, damit Ihr Team vor dem nächsten Zyklus Zeit zur Erholung bekommt.
Mikromanagement, um Dinge voranzutreiben
Mikromanagement ist ein weiterer Fehler, den ich viel zu oft in Buchhaltungsabteilungen gesehen (und erlebt) habe. Obwohl es so scheint, als hätten Sie durch engere Kontrolle mehr Einfluss auf den Monatsabschluss-Prozess, erzielen Sie eigentlich das Gegenteil.
Vertrauen Sie darauf, dass Sie die richtigen Leute mit den passenden Kompetenzen und Fähigkeiten eingestellt haben. Stellen Sie ihnen einfach die nötigen Informationen und Werkzeuge zur Verfügung, damit sie exzellente Arbeit leisten können.
Kein Einholen von Feedback, um Zeit zu sparen
Es mag so wirken, als würde das Warten auf Rückmeldungen anderer Teams oder Stakeholder Ihren Monatsabschluss ausbremsen; das kann zunächst stimmen, langfristig hilft aber das Feedback und die Einbindung anderer Bereiche dabei, Prozesse durch vollständige finanzielle Informationen für bessere Entscheidungen zu optimieren.
Sprechen Sie mit anderen Interessengruppen und Expertinnen und Experten darüber, warum Sie bestimmte Informationen brauchen, sorgen Sie dafür, dass sie wirklich mit im Boot sind, und bitten Sie sie dann, Ihnen beim Optimieren Ihrer Abläufe zu helfen.
Nicht nacharbeiten und Ergebnisse überprüfen
Der Monatsabschluss ist für die meisten Buchhaltungsteams eine kräftezehrende Zeit. Wenn dann alles erledigt ist, hat man meist am wenigsten Lust, sämtliche Resultate detailliert zu analysieren. Aber hier ist der Punkt: Dies ist ein wichtiger Schritt, um Ihre End-to-End-Prozesse zu optimieren und künftig bessere Ergebnisse zu erzielen – wenn Sie es nicht tun, schaffen Sie sich selbst mehr Arbeit.
Nehmen Sie sich Zeit, die Ergebnisse und Finanzberichte des Monatsabschlusses zu prüfen. Davon profitiert Ihr Team, weil Sie Probleme schneller erkennen und die Fähigkeiten für den kommenden Monat schärfen. Zudem erhält das gesamte Unternehmen die entscheidenden Informationen für schnellere und bessere Geschäftsentscheidungen.
Abonnieren Sie weitere Einblicke in den Accounting Cycle
Eine effektive Führungskraft im Rechnungswesen zu sein, bedeutet mehr, als einfach nur den monatlichen Abschluss abzuarbeiten. Es mag belastend sein, doch es ist Ihr Aufgabenbereich.
Bereit, Ihre Fähigkeiten als Führungskraft in der Buchhaltung zu erweitern? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für Expertenrat, Leitfäden und Insights von Finanzverantwortlichen, die die Tech-Industrie prägen.
