10 Wege, den Monatsabschluss zu optimieren (ohne Abkürzungen zu nehmen)
Begrenzte Ressourcen, fehlende Prozessstandardisierung, manuelle Notlösungen, schlechte Koordination, ungenaue Daten … kommt Ihnen das bekannt vor? Sie sind nicht allein. Das sind genau die Dinge, die den Monatsabschluss zur echten Qual machen.
Wir haben bereits besprochen, wie Sie eine laufende Checkliste für den Monatsabschluss erstellen, daher möchte ich mich hier auf zehn weitere nachhaltige Möglichkeiten konzentrieren, Ihren Monatsabschluss zu optimieren – und das ohne Abkürzungen.
- Erstellen von monatlichen Bilanzen
- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung
- Abstimmung der Kontoauszüge
- Erfassung von Buchungsbelegen
- Überprüfung des Cashflows
Werfen wir einen genaueren Blick auf jeden dieser Punkte.
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1. Erstellen und teilen Sie eine Checkliste oder einen Kalender für den Monatsabschluss
Klingt offensichtlich, ist es aber nicht. Schlechte Koordination während des Monatsabschlusses ist selbst im besten Fall eine Herausforderung. Damit wirklich jeder Prozess reibungslos läuft, braucht es punktgenaue und zeitgerechte Koordination und Organisation.
Als jemand, der schon Accounting- und Finanzberichtswesen-Teams geleitet hat, kann ich nur sagen: Hätte ich einen glänzenden Nickel für jedes Mal, wenn ich eine Erinnerung versenden musste, weil Deadlines und Aufgaben verpasst wurden – Sie wissen, worauf ich hinauswill.
Zum Glück lässt sich das beheben.
Monatsabschluss-Kalender sind unerlässlich – egal ob als Checkliste, Google-Kalender oder automatisierte Erinnerung im Rahmen einer größeren Buchhaltungssoftware. Was Sie tun sollten:
- Erstellen Sie einen einfach zu aktualisierenden Kalender
- Fügen Sie Monatsabschluss-Aufgaben hinzu
- Setzen Sie Fälligkeitsdaten
- Laden Sie Zuständige ein
- Automatisieren Sie Erinnerungen
Sie sorgen dafür, dass Kreditorenbuchhaltung (AP), Debitorenbuchhaltung (AR), Ihr Finanzberichtsteam und alle anderen beteiligten Personen am Monatsende verantwortungsbewusst, produktiver und auf demselben Stand sind. Das spart allen viel Zeit und Nerven.
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel (Einmal einrichten und nach Bedarf anpassen). | Hoch |
2. Implementieren Sie cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Automatisierung
Manuelle Prozesse und Notlösungen kosten Zeit. Cloudbasierte Buchhaltung und die Automatisierung von Funktionen wie AP und AR ermöglichen es Teammitgliedern, von überall aus zu arbeiten. So wird die Flexibilität und Effizienz gesteigert und der manuelle Aufwand sowie Fehler werden reduziert. Das bedeutet effizientere Aufgaben, Zeitersparnis und Teammitglieder, die sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
Wenn Sie Ihren Monatsabschluss mit cloudbasierter Buchhaltungssoftware optimieren, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Schnelle und präzise Dateneingabe
- Vereinfachte Kontenabstimmung
- Einfache Berichtserstellung
- Automatisierte Aufgaben und Erinnerungen
- Echtzeitdaten
- Zentralisierte Finanzdaten
- Remote-Zugriff
- Integration mit anderen Systemen
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel (Cloudbasierte Buchhaltungssoftware lässt sich häufig ohne große Störung und mit geringem Wartungsaufwand ins Unternehmen einbinden). | Hoch |
3. Fördern Sie die Zusammenarbeit mit anderen Teams
Schlechte Koordination der Anstrengungen verlangsamt Ihren Monatsabschlussprozess und verringert die Effizienz bei der Ressourcennutzung. Eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist entscheidend für einen erfolgreichen Monatsabschluss. Die Leistung Ihres Teams hängt von der Zusammenarbeit mit anderen Funktionseinheiten sowie externen Regulierungsbehörden, Lieferanten oder Anbietern ab.
Wenn alle aufeinander abgestimmt sind, auf gemeinsame Ziele hinarbeiten und über den Fortschritt des Abschlussprozesses informiert sind, hilft dies Ihrem Team dabei, Probleme zeitnah zu lösen und Verzögerungen am Monatsende zu minimieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Richten Sie eine klare Kommunikation ein
- Fördern Sie mehr Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und anderen Beteiligten
- Ermutigen Sie regelmäßige Besprechungen oder Abstimmungen
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
4. Führen Sie Überprüfungen der Monatsabschlussprozesse durch
Wenn Ihre Monatsabschlussprozesse in der Buchhaltung nicht wie erwartet funktionieren oder veraltet sind, müssen Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und Ihren Monatsabschlussprozess insgesamt neu überdenken. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Planen Sie nach jedem Abrechnungszeitraum Zeit ein, um die Wirksamkeit der umgesetzten Strategien zu bewerten
- Ermitteln Sie Schwachstellen oder Versäumnisse
- Überprüfen Sie die dokumentierten Prozesse
- Holen Sie Rückmeldungen von Teammitgliedern oder anderen Beteiligten im Prozess ein
- Nehmen Sie auf Basis des Feedbacks die notwendigen Anpassungen zur Optimierung der Prozesse vor
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel | Hoch |
5. Etablieren Sie klare und standardisierte Workflows
Unstandardisierte Arbeitsabläufe führen zu Unstimmigkeiten und Fehlerquellen im Monatsabschluss. Die Optimierung Ihrer Buchhaltungsprozesse ist unerlässlich, wenn Sie einen effizienteren Monatsabschluss erzielen möchten.
Ein weiterer Aspekt bei der Optimierung des Monatsabschlusses ist die Sicherung von Daten, die Gewährleistung von Konsistenz sowie die Verbesserung der Kommunikation, um Informationssilos und Unklarheiten zu beseitigen, Redundanzen zu verringern und die allgemeine Effizienz zu steigern. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Überprüfen Sie alle bestehenden Prozesse
- Identifizieren Sie Aufgaben, die sicher entfernt oder angepasst werden können, um Zeit und Aufwand zu sparen
- Optimieren Sie Abläufe, um Engpässe zu eliminieren und die Effizienz zu erhöhen
- Standardisieren Sie Ihre Verfahren
- Dokumentieren und teilen Sie alle Schritte, Verantwortlichkeiten und Fristen in den Arbeitsabläufen
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Hoch | Hoch |
6. Investieren Sie in Mitarbeiterschulungen und -entwicklung
Fehlende Kenntnisse oder Fähigkeiten können zu Ressourcenproblemen führen, die den Monatsabschluss beeinträchtigen. Investitionen in die Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeitenden sind entscheidend, um den Monatsabschlussprozess effizienter zu gestalten. Gut ausgebildete und fachkundige Mitarbeitende arbeiten effektiver und können zum Abschlussprozess wesentlich beitragen.
Indem Sie in die Schulung und Weiterentwicklung Ihres Teams investieren, vermitteln Sie ihnen die nötigen Fähigkeiten und Kenntnisse, um den Monatsabschlussprozess effektiv zu optimieren – gleichzeitig zeigen Sie, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Finanzteam geschult ist und kompetent im Umgang mit Buchhaltungssoftware ist
- Geben Sie ihnen Zugang zu Berichtswerkzeugen und anderen Automatisierungstools, um anderen und sich selbst zu helfen, das volle Potenzial eines Buchhaltungssystems auszuschöpfen
- Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team über aktuelle Buchhaltungsgrundsätze und bewährte Praktiken informiert ist, damit es eine solide Grundlage für die genaue und effiziente Ausführung seiner Aufgaben hat
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
7. Abstimmungsprozesse optimieren
Die Abstimmung von Konten ist ein wesentlicher Bestandteil des Monatsabschlusses. Manuelle Abstimmungen sind jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem sind sie langweilig und können Ihr Team ausbrennen, was zu mehr Frustration und einer höheren Fluktuation führt.
Ein automatisierter und optimierter Abstimmungsprozess kann die Effizienz und Genauigkeit erheblich steigern. So gehen Sie vor:
- Nutzen Sie Tools, die Transaktionen automatisch abgleichen
- Identifizieren Sie Abweichungen und heben Sie Ausnahmen hervor, um Zeit und Aufwand zu reduzieren und die Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen
- Priorisieren Sie Konten mit hohem Risiko oder großer Auswirkung für die Abstimmung. Nicht alle Konten benötigen die gleiche Aufmerksamkeit beim Monatsabschluss
- Erarbeiten Sie klare Richtlinien und Abläufe für die Kontenabstimmung
- Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder nach einem standardisierten Prozess arbeiten, um Fehler und Inkonsistenzen zu minimieren und die Genauigkeit zu verbessern
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel | Hoch |
8. Datenqualität und -integrität verbessern
Datenqualität und -integrität sind entscheidend für korrekte Finanzdaten, fundierte Entscheidungen sowie für das Setzen und präzise Analysieren von Wachstumskennzahlen. Wenn die Daten sauber, vollständig und konsistent sind, kann Ihr Team den Monatsabschluss effizienter gestalten und Verzögerungen und Fehler vermeiden.
Die Verbesserung der Datenqualität und -integrität hilft Ihrem Team, den Monatsabschluss zu beschleunigen und eine exakte Finanzberichterstattung sicherzustellen. So gehen Sie vor:
- Setzen Sie Datenvalidierungsprüfungen ein, um Eingabefehler oder Inkonsistenzen zu erkennen und zu korrigieren
- Nutzen Sie Automatisierungstools, die Daten nach vordefinierten Regeln validieren und Abweichungen hervorheben
- Bereinigen und aktualisieren Sie Ihre Daten regelmäßig, um deren Integrität sicherzustellen
- Identifizieren und beseitigen Sie doppelte, veraltete oder irrelevante Daten
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
9. Kontinuierliche Überwachung und Prüfung implementieren
Veraltete Abläufe und Methoden führen zu schlechten Ergebnissen. Kontinuierliche Überwachung und Prüfung können den Monatsabschlussprozess deutlich optimieren, indem Fehler und Abweichungen frühzeitig erkannt werden.
So gehen Sie vor:
- Nutzen Sie Technologien, um Transaktionen und Konten in Echtzeit zu überwachen
- Setzen Sie automatisierte Warnmeldungen und Benachrichtigungen ein, die potenzielle Fehler oder Abweichungen hervorheben
- Führen Sie regelmäßige interne Prüfungen durch, um die Einhaltung von Buchhaltungsstandards und gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Niedrig | Hoch |
10. Ressourcen bewerten und neu zuweisen
Der Monatsabschluss ist weder neu noch spezifisch für Ihr Unternehmen – aber Ihre Ressourcen sind es vielleicht. Sicherzustellen, dass jeder in der passenden Rolle eingesetzt wird, reduziert Ermüdung, Langeweile und Fluktuation und steigert Produktivität, Arbeitszufriedenheit, Verantwortungsbewusstsein und Identifikation mit der Arbeit.
Sie sollten Ihre Abteilungsstruktur jährlich überprüfen und Ihre Ressourcen neu bewerten und zuweisen, um sicherzustellen, dass die geeignetsten Personen an den jeweiligen Aufgaben arbeiten.
Bewerten Sie Folgendes:
- Ausbildung und Weiterbildung
- Fähigkeiten und Kompetenzen
- Interessensgebiete
- Karriereziele
- Zufriedenheit im Job
- Individuelle Leistung
| Erforderlicher Aufwand | Auswirkung |
| Mittel | Hoch |
5 Strategien, die nicht funktionieren
Sich ausschließlich darauf zu konzentrieren, die Zeit für die Erledigung der Arbeit zu verkürzen, kann zu unerwünschten Ergebnissen führen, wie übersehene Schritte, unzufriedene Mitarbeitende und überlastete Teams. Dies sind fünf Strategien, die bei der Optimierung des Monatsabschlusses einfach nicht funktionieren.
Schritte überspringen oder zusammenlegen
Es mag verlockend sein, Schritte im Monatsabschluss zu überspringen oder zusammenzufassen. Das Problem ist, dass dabei Folgendes wahrscheinlich passieren wird:
- Etwas Wichtiges wird übersehen
- Kostspielige Fehler
- Finanzberichte sind am Ende fehlerhaft
- Arbeiten werden für Sie und andere später oft doppelt erledigt
Erkennen Sie an, dass die einzelnen Schritte in einem Prozess meist aus gutem Grund bestehen. Prüfen Sie jede Änderung sorgfältig und diskutieren Sie diese mit dem CFO und weiteren Betroffenen, bevor Sie willkürlich Anpassungen vornehmen.
Multitasking, um Ineffizienzen auszugleichen
Buchhaltungsteams werden häufig fälschlicherweise als Kostenstellen betrachtet und sollen mit weniger Aufwand mehr leisten und multitasken. Es ist wichtig, den unschätzbaren Beitrag dieser essenziellen Ressourcen anzuerkennen und sie mit den notwendigen Mitteln zu versorgen, damit sie die Arbeit pünktlich erledigen können.
Setzen Sie nicht auf Multitasking, um Ineffizienzen zu kompensieren, sondern stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungsteam die richtigen Werkzeuge besitzt, um effizienter zu arbeiten, statt sie noch mehr zu belasten und Burnout zu riskieren.
Der Monatsabschluss kann zur Belastung werden, wenn Prozesse nicht organisiert sind. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie Ihre Urlaubsrückstellungen anpassen, damit Ihr Team vor dem nächsten Zyklus die Möglichkeit zur Erholung hat.
Mikromanagement, um schneller voranzukommen
Mikromanagement ist ein weiterer Fehler, den ich in Buchhaltungsabteilungen viel zu häufig gesehen (und erlebt) habe. Auch wenn es scheinbar mehr Kontrolle über den Monatsabschluss verschafft, erreicht es tatsächlich oft das Gegenteil.
Vertrauen Sie darauf, dass Sie die richtigen Leute mit den nötigen Fähigkeiten eingestellt haben, und statt Kontrolle zu verstärken, geben Sie ihnen die Informationen und Werkzeuge, um herausragende Arbeit zu leisten.
Kein Feedback einholen, um Zeit zu sparen
Es scheint möglicherweise, als würde das Warten auf Rückmeldungen anderer Teams oder Stakeholder den Monatsabschluss verzögern; anfänglich stimmt das sogar. Langfristig jedoch helfen diese Rückmeldungen und die Zustimmung anderer Unternehmensbereiche dabei, Ihre Prozesse zu verbessern, da Sie so sämtliche Finanzdaten für bessere Entscheidungen erhalten.
Sprechen Sie mit anderen Stakeholdern und Fachexperten darüber, warum Sie bestimmte Informationen benötigen, stellen Sie sicher, dass sie wirklich eingebunden sind, und bitten Sie sie anschließend, Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse zu unterstützen.
Keine Ergebniskontrolle
Der Monatsabschluss ist für die meisten Buchhaltungsteams eine anstrengende Zeit. Wenn am Ende alles erledigt ist, ist das Letzte, worauf man Lust hat, die detaillierte Analyse der Ergebnisse. Doch genau das ist ein entscheidender Schritt für optimierte End-to-End-Prozesse und bessere Resultate in der Zukunft – lassen Sie ihn aus, machen Sie sich selbst mehr Arbeit.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Monatsabschlussergebnisse und Finanzberichte zu prüfen. Das hilft Ihrem Team, Probleme schneller zu erkennen und die Fähigkeiten fürs nächste Mal zu schärfen. Außerdem liefert es dem ganzen Unternehmen die Information, um bessere Geschäftsentscheidungen schneller treffen zu können.
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