So automatisieren Sie Spesenabrechnungen in 6 Schritten
Die Genehmigung von Spesenabrechnungen ist eine mühsame Aufgabe und, versprochen, Ihre Mitarbeitenden sind auch nicht gerade begeistert davon, sie zu erstellen. Spesenautomatisierung kann Ihnen und Ihren Mitarbeitenden helfen, diesen sich ständig wiederholenden Berichts- und Genehmigungszyklus endgültig zu durchbrechen.
Was ist Spesenabrechnungsautomatisierung?
Die Automatisierung von Spesenberichten bedeutet, dass Sie Spesenabrechnungssoftware nutzen – oder zumindest gut standardisierte Berichte –, um wiederkehrende, lästige Aufgaben wie das Prüfen von Berichten und das Abwickeln von Rückerstattungen zu beschleunigen oder zu überspringen.
Moderne Lösungen für das Spesenmanagement übernehmen jedoch mehr als nur die grundlegenden Aufgaben. Sie sind darauf ausgelegt, nahezu alle Teile des Prozesses zu automatisieren und zu optimieren, einschließlich Erfassung, Nachverfolgung, Genehmigung und Auszahlung erstattungsfähiger Ausgaben.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
Warum Spesenberichte automatisieren?
Warum sollte man in all diese Technologie investieren und den Spesenfreigabeprozess neu gestalten? Nun, Sie verschenken eine Menge Geld, wenn Sie den Genehmigungsworkflow für Rückerstattungen nicht automatisieren. Schauen wir uns an, warum Sie Spesenberichte automatisieren sollten:
- Weniger Fehler: Die Global Business Travel Association berichtet, dass 19 % aller Spesenabrechnungen Fehler enthalten. Der Bericht erklärt außerdem, dass Unternehmen im Durchschnitt 18 Minuten pro Fehler aufwenden, um diesen zu korrigieren. Das ist eine enorme Verschwendung von Zeit, Energie und Arbeitskosten. Die Vorteile von Spesenmanagement-Software beinhalten eine Minimierung der Fehlerhäufigkeit, was Ihnen tausende Dollar sparen kann, besonders in der Steuersaison.
- Schnellere Genehmigungen: Führungskräfte können Spesenberichte mit nur einem Klick freigeben, ohne sich mit zeitaufwändigen und umständlichen Tabellen auseinandersetzen zu müssen. Sie müssen für die Freigabe auch keine Aufgabentrennung mehr vornehmen, da alle Angaben verfügbar sind – einschließlich der Belege und des Namens der Person, die den Spesenbericht genehmigt hat.
- Höhere Effizienz: Automatisierung vereinfacht und beschleunigt den gesamten Prozess – von der Einreichung eines Berichts bis zur Genehmigung. Es entfallen mehrere manuelle Aufgaben, wie das Eintragen von Details in den Bericht, das Prüfen, ob alle Ausgaben laut Spesenrichtlinie erstattungsfähig sind, und das Auszahlen der Rückerstattungen.
- Mitarbeiterfreundliche Prozesse: Das Übertragen von Details aus einem Beleg in einen Spesenbericht führt nicht gerade zu Arbeitszufriedenheit. Die Delegation routinemäßiger Aufgaben an Software verschafft den Mitarbeitenden Zeiträume, die sie für Strategie oder Innovation einsetzen können und was wiederum zu mehr Arbeitszufriedenheit führen kann.
- Bessere Ausgabentransparenz: Fehlende Transparenz ist ein häufiges Problem – Führungskräfte wissen oft erst am Monatsende, was ausgegeben wurde. Wie Adriana Carpenter, CFO bei Emburse, gegenüber PYMNTS erklärte:
Unternehmen haben Schwierigkeiten, Transparenz bei den Ausgaben ihrer Mitarbeitenden zu erhalten. … Zwischen 20 und 40 % der Ausgaben erfolgen durch Mitarbeitende und laufen nicht über einen zentralisierten Prozess.
Echtzeit-Transparenz über Ausgabemuster gibt CFOs und der Finanzabteilung die Möglichkeit, rechtzeitig datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Automatisierte Spesenmanagementsysteme bieten eine Ansicht in Echtzeit. Während Mitarbeitende Spesen einreichen, konsolidiert die Analysefunktion der Software diese Daten und erstellt aussagekräftige Diagramme und Berichte.
So automatisieren Sie Spesenberichte: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Automatisierung von Mitarbeiter-Spesenabrechnungen ist relativ einfach. Das Wichtigste ist die Wahl der richtigen Spesenabrechnungssoftware; treffen Sie Ihre Entscheidung also sorgfältig.
Wenn das System steht, sind dies die nächsten Schritte:
1. Spesenautomatisierungssoftware einrichten
Das Einrichten umfasst die Konfiguration der Software gemäß Ihrer Genehmigungsworkflows. In diesem Schritt tragen Sie auch die in Ihrer Spesenrichtlinie angegebenen Regeln und Limits ein.
Sobald alles eingerichtet ist, vergeben Sie je nach Rolle die entsprechenden Zugriffsrechte an die betreffenden Teammitglieder.
2. Mitarbeitende erfassen Ausgaben
Zahlt ein Mitarbeitender aus eigener Tasche, erfasst er diese Ausgabe in der Software. Anschließend erfolgt die Buchung direkt auf Ihrem Spesenkonto.
Idealerweise nutzen Sie eine mobile Lösung, damit Mitarbeitende Ausgaben auch unterwegs erfassen können. Die meisten Softwarelösungen erlauben es Mitarbeitenden, beim Erfassen einer Spese ein Foto des Belegs hochzuladen, sodass Details nicht mehr manuell eingegeben werden müssen.
3. Spesenrichtlinie wird geprüft (automatisiert)
Die führenden Softwarelösungen zur Automatisierung von Spesenabrechnungen überprüfen Ausgaben automatisch anhand der Spesenrichtlinie, wobei Regeln und Grenzwerte wie erstattungsfähige Ausgabenkategorien und Ausgabenlimits beachtet werden.
Je nach Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung erhalten Sie, Ihr Finanzleiter oder ein anderes Teammitglied in Echtzeit Benachrichtigungen, sobald Spesenberichte diese Phase durchlaufen haben.
4. Erstattung freigeben
Nach Eingang einer Benachrichtigung prüft die zuständige Person die Spesenberichte, gleicht Details mit dem Beleg ab und genehmigt diese mit nur einem Klick. Manche Systeme erfordern nicht einmal diesen Schritt, wenn die Ausgaben unter Ihren Prüfungsschwellen bleiben – so wird noch mehr automatisiert.
Mitarbeitende erhalten ihr Geld und alle Erstattungen werden automatisch im Buchhaltungssystem des Unternehmens erfasst.
5. Prüfpfad wird erstellt (automatisiert)
Automatisierte Spesenmanagement-Systeme führen einen lückenlosen Prüfpfad für jede Spesenbuchung, die Ihre Mitarbeitenden tätigen.
Das System speichert digitale Kopien aller relevanten Dokumente, einschließlich Belegen und Spesenabrechnungen, was interne Prüfungen für alle Beteiligten erheblich vereinfacht.
6. Analysen & Berichte prüfen
Die besten Softwarelösungen bieten integrierte Analysen und Berichte. Sie können sehen, wie viel Mitarbeitende ausgegeben haben und wie die Abweichungen von den budgetierten Zahlen ausfallen.
Diese Daten dienen zugleich als Basis für die Prognose der Geschäftsausgaben für den nächsten Zeitraum.
Finden Sie das passende Tool zur Spesenabrechnungs-Automatisierung
Fällt Ihnen auf, dass der gesamte automatisierte Prozess von Ihrer Spesenautomatisierungssoftware abhängt?
Deshalb ist es so wichtig, eine Software auszuwählen, die Ihren Arbeitsablauf unterstützt und die Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen benötigt. Darauf sollten Sie achten:
Spezifische Funktionen
Achten Sie auf Funktionen wie konfigurierbare Genehmigungs-Workflows, Richtlinienüberprüfung und Analyse sowie Reporting.
Diese Funktionen sparen viel Zeit und minimieren Fehler im Prozess. Ein Beispiel: Optische Zeichenerkennung (OCR) hilft, Informationen aus Belegen zu extrahieren und automatisch in Berichte einzutragen. Das spart Zeit und minimiert Tippfehler.
Leicht einzurichten
Manche Tools sind übermäßig komplex. Obwohl sie zahlreiche Fähigkeiten bieten, können sich Kosten und Nutzen ins Negative verkehren, wenn die Software Monate für die Einrichtung benötigt und eine dedizierte Person für die Verwaltung verlangt.
Suchen Sie nach Software, die einfach einzurichten ist und die benötigten Funktionen bietet.
Mobile Zugänglichkeit
Bei Ihren Mitarbeitenden kann viel los sein. Sie können vergessen, Ausgaben zu erfassen, oder Belege unterwegs verlieren.
Mobile Apps erleichtern die Spesenerfassung – sobald eine Person eine Zahlung vornimmt, kann sie sofort ein Foto vom Beleg mit dem Smartphone machen und diesen in die App hochladen.
Anpassungsmöglichkeiten
Ihre Spesenabrechnungs-Automatisierungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Kategorien, Tags und weitere Einstellungen individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
Die App sollte Ihnen zudem erlauben, feingranulare Nutzungsrechte zu vergeben, sodass Sie kontrollieren können, wer Ausgaben sehen, ändern oder genehmigen darf.
Kundensupport
Wie schnell erhalten Sie Unterstützung, wenn Sie Hilfe benötigen? Lesen Sie die Bewertungen des Anbieters, bevor Sie sich entscheiden, um sicherzustellen, dass das Support-Team ausreichend engagiert und reaktionsschnell ist.
Integrationen
Lässt sich die Spesenautomatisierungssoftware mit Ihrem ERP-System oder anderen regelmäßig von Ihnen genutzten Werkzeugen wie Slack integrieren?
Integration ermöglicht den Informationsaustausch zwischen Apps und erleichtert so Automatisierung. In einem integrierten System sendet beispielsweise das Spesenmanagement-Tool nach Genehmigung die Informationen an Ihre Buchhaltungssoftware. Die Buchhaltungssoftware nutzt die Spesendaten zum Aktualisieren der Abschlüsse (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow) sowie der zugehörigen Konten.
Worauf Sie vor der Einführung einer Spesenabrechnungs-Automatisierung achten sollten
Bevor Sie einen Softwaredienstanbieter wählen, denken Sie über Herausforderungen nach, denen Sie auf dem Weg begegnen könnten. So behalten Sie mehr Kontrolle über die Umsetzung und vermeiden Verzögerungen. Hier sind einige typische Überlegungen, die Sie anstellen sollten:
1. Die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
Im Internet finden Sie die schickste Software. Aber benötigt Ihr Unternehmen wirklich ein so ausgeklügeltes System? Wenn Sie ein wachsendes SaaS-Unternehmen sind, könnte eine benutzerfreundliche Lösung mit allen wichtigen Funktionen viel sinnvoller sein.
Sie sollten außerdem das Volumen und die Komplexität der Ausgaben, die Anzahl der Nutzer sowie die sofort verfügbaren Integrationen der Software berücksichtigen.
2. Budget und Kapitalrendite (Return on Investment)
Automatisierte Systeme können teuer sein und es gibt mehr zu bedenken als nur den Anschaffungspreis. Sie müssen auch die Kosten für Schulung, Implementierung und Wartung einplanen.
Passen diese Kosten in Ihr aktuelles Budget? Wenn ja, führen Sie eine schnelle Kosten-Nutzen-Analyse durch. Wenn Sie zum Beispiel ein kleines Unternehmen sind, das nur einige wenige Spesenabrechnungen verarbeitet, könnten die Kosten für ein fortschrittliches System die Vorteile deutlich übersteigen.
3. Akzeptanz und Schulung der Mitarbeiter
60% der Mitarbeiter empfinden laut einer Gartner-Umfrage Frustration im Umgang mit neuer Software. Wenn Ihre Mitarbeiter Papierprozesse gewohnt sind, kann die Umstellung auf eine digitale Lösung überwältigend sein.
Das ist weniger problematisch, wenn Ihre Lösung recht einfach zu bedienen ist. Bei komplexeren Systemen müssen Sie jedoch umfangreiche Schulungen, klare Dokumentation und laufende Unterstützung bereitstellen, um den Übergang zu erleichtern und die Akzeptanz zu fördern.
4. Veränderungsmanagement und Kommunikation
Die Einführung eines neuen Genehmigungsprozesses für Spesen ist eine bedeutende Veränderung. Wenn Sie die Umsetzung vorschnell angehen und den Spesenabrechnungsprozess radikal ändern, kann das den Betrieb stören.
Beispielsweise könnten Mitarbeiter bei der Nutzung der Software Fehler machen oder die Software funktioniert bei der Integration in Ihr Buchhaltungssystem nicht reibungslos. Die Planung solcher Herausforderungen im Vorfeld der Einführung spart viel Zeit und Geld.
Wie sieht es mit virtuellen Karten aus?
Brauchen Sie wirklich Spesenabrechnungen in einer Welt mit virtuellen Karten? Sicher, virtuelle Karten sind eine großartige Möglichkeit, sich den Aufwand mit der Bearbeitung von Spesenabrechnungen zu sparen—aber nur 38 % der US-amerikanischen und kanadischen Unternehmen nutzen virtuelle Karten.
Selbst mit einer virtuellen Karte gibt es Situationen, in denen Mitarbeiter dennoch eine Spesenabrechnung erstellen müssen, und Sie müssen diese genehmigen.
Zum Beispiel akzeptiert ein Anbieter möglicherweise nur bestimmte Zahlungsarten oder ausschließlich Bargeld. Vielleicht hat ein Mitarbeiter überhaupt keinen Zugriff auf eine virtuelle Karte oder die Zahlung schlägt fehl. Insgesamt sind virtuelle Karten großartig, wenn sie funktionieren… sie funktionieren nur leider nicht immer.
Verabschieden Sie sich vom manuellen Spesenmanagement
Möchten Sie sich nicht länger mit Papierbelegen, manueller Dateneingabe und Kreditkartenabrechnungen beschäftigen? Nutzen Sie automatisierte Spesenmanagement-Software und verabschieden Sie sich von manuellen Prozessen. Es gibt zwar Einstiegskosten für die Einführung der Spesenautomatisierung, diese können sich jedoch durch erhebliche Kosteneinsparungen auszahlen – vorausgesetzt, Sie wählen das richtige Tool.
Bereit, Ihre Fähigkeiten als Finanzverantwortlicher zu erweitern? Abonnieren Sie unseren Newsletter für Expertenrat, Leitfäden und Einblicke von Finanzverantwortlichen, die die Tech-Branche prägen.
