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Fahrtenbuch-Software zeichnet Ihre geschäftlichen und privaten Fahrten automatisch auf und kategorisiert sie, sodass Sie genaue Protokolle für Steuer, Erstattung und Compliance-Anforderungen führen können. Wenn Sie nach der besten Fahrtenbuch-App oder -Software suchen, möchten Sie vermutlich den manuellen Aufwand bei der Buchführung verringern, Steuerprobleme vermeiden und sicherstellen, dass jede Fahrt exakt erfasst wird – egal, ob Sie einen Fuhrpark verwalten, Geschäftsreisen von Mitarbeitenden verfolgen oder Ihre eigenen Ausgaben als Selbstständiger dokumentieren. 

Diese Liste der besten Fahrtenbuch-Apps und -Softwares hilft Ihnen, führende Optionen zu vergleichen, die wichtigsten Funktionen für Finanzen und Compliance zu verstehen und eine Lösung auszuwählen, die zu Ihren Berichts- und Betriebsanforderungen passt.

Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können

Fahrtenbuch-Software: Zusammenfassung

Keine Zeit zum ausführlichen Vergleich? Hier finden Sie einen schnellen Überblick über meine Top-Fahrtenbuch-Software-Empfehlungen – inklusive Preise, herausragender Funktionen und Links.

Fahrtenbuch-Software im Test

Im Folgenden finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der Fahrtenbuch-Software, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen geben einen genauen Überblick über Funktionen, beste Anwendungsfälle und Integrationen der jeweiligen Software, damit Sie die passende Lösung für sich finden.

Am besten geeignet für Ausgaben- und Kilometerverfolgung in einer Ansicht

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $11.99/aktiver Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
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Rating: 4.6/5

Sage Expense Management (früher Fyle) ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Google Maps-basierte Kilometerverfolgung, Firmenkartenabstimmung, Echtzeit-Richtliniendurchsetzung und mehrstufige Genehmigungs-Workflows in einem einzigen System vereint.

Für wen ist Sage Expense Management am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für mittelgroße Finanzteams, die Mitarbeiterrückerstattungen für gefahrene Kilometer neben der Verwaltung von Firmenkartenausgaben an einem Ort steuern möchten.

Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe

Sage Expense Management verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, da es eines der wenigen Tools ist, das Firmenkartentransaktionen und Kilometerabrechnungen in derselben Expense-Report-Ansicht zusammenführt. Mir gefällt, dass die Karten-Feeds in Echtzeit aktualisiert werden, sodass Kilometer-Einträge, die am selben Tag wie Karteneinkäufe eingereicht werden, in einem konsolidierten Bericht und nicht in getrennten Systemen landen. Manager, die Ausgaben prüfen, müssen nicht zwischen Bildschirmen hin- und herschalten, um den vollständigen Überblick zu behalten.

Wichtige Funktionen von Sage Expense Management

  • Google Maps Kilometerrechner: Fahrten durch Eingabe von Start-, Zwischen- und Zielpunkten direkt in der App erfassen, wobei die Distanz automatisch über Google Maps berechnet wird.
  • Konfigurierbare Kilometersätze: Fahrzeugspezifische und IRS-konforme Sätze pro Meile hinterlegen, sodass Rückerstattungen korrekt und ohne manuellen Aufwand kalkuliert werden.
  • Automatischer Arbeitswegabzug: Eine Standard-Arbeitswegdistanz festlegen, die Fyle bei jeder werktäglichen Fahrt automatisch abzieht.
  • Wiederkehrende Fahrtenerfassung: Häufig befahrene Strecken als Vorlagen speichern, sodass Mitarbeitende wiederkehrende Kilometeranträge stellen können, ohne jedes Mal alle Fahrtdetails neu eingeben zu müssen.

Schnittstellen von Sage Expense Management

Sage Expense Management bietet bidirektionale Schnittstellen zu QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, NetSuite, Sage Intacct, Sage 50, Xero und Sage 300 CRE. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

  • Sofortige Richtlinienprüfung kennzeichnet Ausgaben außerhalb der Vorgaben
  • Mehrere Einreichungskanäle, unter anderem per Text oder E-Mail
  • Unterstützt Mehrziel-Kilometererfassung

Cons:

  • Administrativer Aufwand beim Einrichten von Genehmigungs-Workflows wirkt aufwendig
  • Manuelle Eingabe von Start- und Zielort erforderlich

New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)

Sage Expense Management Adds Faster Reimbursements and Controls
Sage Expense Management’s Express ACH speeds up employee reimbursements.
June 14 2026
Sage Expense Management Adds Faster Reimbursements and Controls

Sage Expense Management has introduced Express ACH reimbursements, Automatic Approvals, budget visibility updates, mobile notifications, and Regional Settings. These features help finance teams speed up payments, automate expense workflows, and manage spending with better control. For more information, visit Sage Expense Management’s official site.

Am besten mit integrierter Spesenabrechnung

  • 14-tägige kostenlose Testphase und kostenloser Plan verfügbar
  • Ab $4/Nutzer/Monat
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Rating: 4.3/5

Zoho Expense ist eine cloudbasierte Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die sowohl Fahrtenbuch- als auch Spesenerfassung an einem Ort verwalten möchten. Sie richtet sich an Finanzteams und Geschäftsreisende, die Fahrtdaten zusammen mit Belegen und Ausgaben erfassen müssen. Das Tool vereinfacht die Einhaltung von Richtlinien und das Reporting für Organisationen mit reisenden Mitarbeitern.

Für wen ist Zoho Expense am besten geeignet?

Zoho Expense ist ideal für Finanzteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die sowohl das Fahrtenbuch als auch die Spesenabrechnung auf einer zentralen Plattform verwalten möchten.

Warum habe ich Zoho Expense gewählt?

Ich habe Zoho Expense gewählt, weil es die Fahrtenbuchführung und das Spesenmanagement in einen einzigen Arbeitsablauf integriert. Die Plattform ermöglicht es, Fahrten zu protokollieren, Belege anzuhängen und Ausgaben innerhalb desselben Berichts zu kategorisieren, was besonders für Finanzteams im Umgang mit Rückerstattungen nützlich ist. Mir gefällt auch, dass sich benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe und Richtlinienregeln einrichten lassen, sodass Fahrtkostenerstattungen zusammen mit anderen Geschäftsausgaben geprüft werden. Dieser integrierte, ganzheitliche Ansatz sorgt dafür, dass alle reisebezogenen Kosten an einem Ort erfasst und regelkonform abgewickelt werden.

Wichtige Funktionen von Zoho Expense

Weitere Funktionen von Zoho Expense, die für Interessenten an Fahrtenbuch-Software relevant sein könnten, sind:

  • Automatische Streckenberechnung: Die App nutzt GPS oder kartenbasierte Routenberechnung zur Ermittlung der gefahrenen Kilometer pro Fahrt.
  • Unterstützung mehrerer Währungen: Nutzer können Fahrten und Ausgaben in verschiedenen Währungen für internationale Reisen erfassen.
  • Mobiles Erfassen von Belegen: Mit der mobilen App können Nutzer Fotos von Belegen machen und diese den Fahrtabrechnungen anhängen.
  • Individuelle Kilometerpauschalen: Administratoren können kilometerbezogene Erstattungssätze basierend auf Unternehmensrichtlinien oder Regionen festlegen und aktualisieren.

Zoho Expense Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Sage Accounting, Zoho Books und Zoho Analytics.

Pros and Cons

Pros:

  • Siri-Sprachbefehle für Bedienung ohne Hände
  • Individuelle Kilometerpauschalen für Compliance
  • Automatische Kategorisierung von Fahrten

Cons:

  • Kostenloser Plan mit eingeschränkter Scan-Anzahl pro Monat
  • OCR kann Details auf Tankbelegen übersehen

Am besten für Selbständige zur Steuerverwaltung

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Preis auf Anfrage
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Rating: 4.2/5

Hurdlr bietet eine Lösung zur Fahrtenverfolgung, die speziell für Freiberufler, unabhängige Auftragnehmer und Selbstständige entwickelt wurde. Die Plattform kombiniert die Echtzeitprotokollierung von Fahrten mit Ausgaben- und Einnahmenverfolgung, um Nutzern zu helfen, für die Steuerzeit organisiert zu bleiben. Der Schwerpunkt auf automatischer Verfolgung und integrierten Finanztools macht sie besonders attraktiv für alle, die sowohl Geschäftsreisen als auch Steuerabzüge managen müssen.

Für wen ist Hurdlr am besten geeignet?

Hurdlr eignet sich besonders für Freiberufler, unabhängige Auftragnehmer und Selbstständige, die Fahrten aufzeichnen und steuerbezogene Finanzen verwalten müssen.

Warum ich Hurdlr ausgewählt habe

Ich habe Hurdlr gewählt, weil es speziell für Selbstständige konzipiert ist, die Fahrten erfassen und ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen müssen. Die Plattform protokolliert Fahrten automatisch und ordnet sie geschäftlichen oder privaten Zwecken zu, was eine genaue Dokumentation für Steuerabzüge gewährleistet. Außerdem gefällt mir, dass Hurdlr parallel zu den Fahrten auch Einnahmen und Ausgaben erfasst, sodass Nutzer ihre aktuellen Steuerschätzungen während der Fahrt in Echtzeit sehen können. Diese Kombination aus Fahrtenprotokollierung und Steuermanagement-Tools macht Hurdlr besonders nützlich für Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer, die ihre Finanzverwaltung vereinfachen möchten.

Hurdlr Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Hurdlr, die für Käufer von Fahrtenverfolgungssoftware interessant sein können, sind unter anderem:

  • Banken- und Kreditkartensynchronisierung: Verbindet sich direkt mit Finanzkonten und importiert automatisch Transaktionen zur Ausgabenverfolgung.
  • Anpassbare Kilometerpauschalen: Ermöglicht es Nutzern, Kilometerpauschalen entsprechend den Anforderungen des Finanzamts oder individuellen Bedürfnissen festzulegen und anzupassen.
  • Echtzeit-Finanzdashboard: Zeigt aktuelle Übersichten über Einnahmen, Ausgaben und Fahrten an einem Ort.
  • Exportierbare Steuerberichte: Erstellt detaillierte Steuerberichte, die heruntergeladen und mit Steuerberatern oder Steuersoftware geteilt werden können.

Hurdlr-Integrationen

Zu den Integrationen zählen Uber, Lyft, Square, Stripe, PayPal, FreshBooks und Wells Fargo.

Pros and Cons

Pros:

  • Echtzeit-Steuerschätzungen für Selbstständige
  • Unbegrenzte Fahrtenverfolgung in der kostenlosen Version
  • Automatisierte Kategorien für Ausgaben & Einnahmen

Cons:

  • Die automatische Verfolgung kann den Beginn von Fahrten verpassen
  • Berichte können mühsam zu erstellen sein

Am besten geeignet für konfigurierbare Fahrzeugzulagenprogramme

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Preise auf Anfrage
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Rating: 4.4/5

Cardata bietet eine Plattform zur Fahrzeugkostenerstattung, die für Organisationen entwickelt wurde, die Mitarbeiterfahrzeugzulagen verwalten und optimieren müssen. Sie ist besonders geeignet für Finanz- und HR-Teams in mittelständischen und großen Unternehmen, die Compliance sicherstellen und Kosten kontrollieren möchten. Cardata hilft Unternehmen dabei, pauschale Fahrzeugzulagen oder Dienstwagen durch IRS-konforme, datenbasierte Erstattungsprogramme zu ersetzen.

Für wen ist Cardata am besten geeignet?

Cardata eignet sich besonders für mittelgroße bis große Organisationen, die konfigurierbare, IRS-konforme Fahrzeugerstattungsprogramme für mobile Mitarbeiter verwalten müssen.

Warum habe ich Cardata gewählt?

Ich habe mich für Cardata entschieden, weil es Unternehmen die Flexibilität bietet, Fahrzeugzulagenprogramme so zu gestalten, dass sie zu ihren individuellen Richtlinien und Compliance-Anforderungen passen. Die Plattform ermöglicht es, Erstattungssätze, Berechtigungsregeln und Berichtstrukturen zu konfigurieren – was besonders für Organisationen mit diversen Teams oder mehreren Standorten hilfreich ist. Gut gefällt mir auch, dass Cardata IRS-konforme Fahrtenbücher unterstützt und steuerliche Aspekte direkt in die Arbeitsabläufe integriert. Diese Funktionen machen Cardata zu einer guten Option für Unternehmen, die mehr Kontrolle und Transparenz über ihre Fahrzeugerstattungsprozesse wünschen.

Cardata Hauptfunktionen

Neben den konfigurierbaren Fahrzeugzulagenprogrammen bietet Cardata noch weitere erwähnenswerte Funktionen:

  • Mobile Kilometererfassung: Mitarbeiter können ihre geschäftlichen Kilometer direkt über die Cardata-App auf ihren Smartphones erfassen.
  • Automatisierte Compliance-Prüfungen: Die Plattform überwacht Fahrtenbücher und Erstattungen, um die Einhaltung von Steuer- und Arbeitsvorschriften zu unterstützen.
  • Individuelle Berichtswerkzeuge: Erstellung maßgeschneiderter Berichte zu Kilometern, Ausgaben und Programmnutzung für Finanz- und HR-Teams.
  • Integration mit Lohnabrechnungssystemen: Synchronisieren Sie Fahrtkostenerstattungen direkt mit Ihrer bestehenden Lohnsoftware für eine reibungslose Abwicklung.

Cardata Integrationen

Zu den Integrationen gehört SAP Concur. 

Pros and Cons

Pros:

  • Individuell anpassbare Einstellungen für Fahrzeugzulagenprogramme
  • Mobile App zur Kilometererfassung unterwegs
  • Zentrale Verwaltung von Fahrerunterlagen

Cons:

  • Begrenzte Self-Service-Onboarding-Ressourcen
  • Kein integriertes Tracking für Kraftstoffkäufe

Am besten für Echtzeit-Kategorisierung von Ausgaben

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Ab $8.99/Monat

Everlance bietet eine Plattform zur Fahrtstrecken- und Ausgabenerfassung, die für Fachkräfte und Unternehmen entwickelt wurde, die unterwegs Fahrten protokollieren und Ausgaben kategorisieren müssen. Besonders nützlich ist sie für Teams mit mobilen Mitarbeitenden, Freiberufler oder alle, die Geschäftsabrechnungen und Steuerabzüge verwalten. Die Plattform hilft Nutzern, Fahrten automatisch zu erkennen und Ausgaben zu organisieren, um eine genaue Berichterstattung und Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Für wen ist Everlance am besten geeignet?

Everlance ist ideal für kleine Unternehmen, Selbständige und mobile Teams, die Fahrtstrecken und Ausgaben für Rückerstattungen oder steuerliche Zwecke erfassen müssen.

Warum ich Everlance ausgewählt habe

Besonders hervorzuheben ist bei Everlance die Echtzeit-Kategorisierung von Ausgaben, was besonders für Finanzteams und mobile Berufsgruppen wertvoll ist, die genaue, aktuelle Aufzeichnungen benötigen. Die Plattform erkennt Fahrten automatisch und ermöglicht es, Ausgaben sofort bestimmten Kategorien zuzuweisen – das reduziert manuellen Aufwand und Fehlerquellen. Ich schätze, dass Everlance Belege und Fahrdaten synchronisiert, was hilft, Geschäfts- und Privatkosten klar zu trennen. Diese Funktionen machen Everlance zu einer starken Wahl für alle, die sowohl Fahrtstrecken als auch Ausgaben einfach verwalten möchten.

Wichtige Funktionen von Everlance

Weitere Funktionen, die für Ihr Team interessant sein könnten:

  • Automatische Fahrterkennung: Die App nutzt GPS, um Fahrten automatisch zu erkennen und zu protokollieren – ganz ohne manuelle Eingaben.
  • Anpassbare Kilometerpauschalen: Legen Sie unterschiedliche Erstattungssätze für verschiedene Fahrzeugtypen oder Teams fest und verwalten Sie diese.
  • IRS-konforme Berichte: Erstellen Sie ausführliche Fahrten- und Ausgabenberichte, die den Dokumentationsanforderungen des IRS entsprechen.
  • Bank- und Kartenintegration: Verbinden Sie Geschäftskonten, um Ausgaben automatisch zu importieren und zusammen mit Fahrdaten zu kategorisieren.

Everlance-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, FreshBooks, Xero, ADP, UKG, Workday, Gusto, BambooHR, Paychex und Rippling.

Pros and Cons

Pros:

  • IRS-konforme Berichte und Fahrtenprotokolle
  • Anpassbare Erstattungssätze für Teams
  • Mobiles Erfassen von Belegen für Ausgabennachweise

Cons:

  • Gelegentlich werden Fahrten bei automatischer Erkennung nicht erfasst
  • Keine integrierte Erfassung von Tankquittungen

Am besten mit IRS-konformen Erstattungstools

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Preise auf Anfrage

Motus bietet eine spezialisierte Plattform zur Kilometerverfolgung und Spesenabrechnung, die für Organisationen mit mobilen Arbeitskräften entwickelt wurde. Sie richtet sich an Finanzteams, Personalabteilungen und Betriebsleiter, die die Einhaltung der Kilometerregelungen und die Erstattung in großem Maßstab verwalten müssen. Die Plattform hilft Unternehmen dabei, die Herausforderungen der genauen Kilometererfassung, der Durchsetzung von Richtlinien und der prüffähigen Berichterstattung zu meistern.

Für wen ist Motus am besten geeignet?

Motus ist besonders geeignet für mittelgroße bis große Unternehmen mit verteilten oder mobilen Mitarbeitern, die eine IRS-konforme Kilometererstattung verwalten müssen.

Warum habe ich Motus ausgewählt?

Ich habe Motus ausgewählt, weil dessen IRS-konforme Erstattungstools speziell für Organisationen entwickelt wurden, die sicherstellen müssen, dass Kilometerzahlungen den gesetzlichen Standards entsprechen. Die Plattform berechnet individuelle Erstattungssätze auf Basis von Echtzeitdaten, wodurch Unternehmen konform bleiben und Über- oder Unterzahlungen an Mitarbeiter vermeiden können. Zudem schätze ich, dass Motus prüffähige Fahrtenbücher und detaillierte Berichte bereitstellt, was es Finanzteams erleichtert, die Einhaltung zu unterstützen und Erstattungspraktiken zu verteidigen. Diese Funktionen machen Motus zu einer starken Wahl für Unternehmen mit strengen Kilometerregelungen.

Wichtige Funktionen von Motus

Weitere Funktionen, die für Finanz- und Operationsteams interessant sein könnten, sind:

  • Erfassung von Fahrten über die mobile App: Mitarbeiter können Fahrten automatisch mit der Motus-App aufzeichnen, die Fahrten in Echtzeit erkennt.
  • Routenoptimierungstools: Die Plattform schlägt die effizientesten Routen für Geschäftsreisen vor, um unnötige Kilometer zu vermeiden.
  • Optionen zur Richtlinienkonfiguration: Administratoren können individuelle Kilometer- und Erstattungsrichtlinien festlegen, um die Unternehmensrichtlinien einzuhalten.
  • Integration mit Lohnabrechnungssystemen: Motus verbindet sich mit führenden Lohnabrechnungsplattformen, um den Erstattungsprozess zu automatisieren.

Motus-Integrationen

Integrationen umfassen SAP Concur.

Pros and Cons

Pros:

  • Berechnet IRS-konforme Erstattungssätze
  • Mobile App erfasst Fahrten automatisch
  • Prüffähige Fahrtenbücher

Cons:

  • Preise sind auf der Website nicht transparent
  • Keine manuelle Fahrteneingabe für verpasste Fahrten

Am besten geeignet für das Management mehrerer Fahrzeuge

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Ab $4.99/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)

TripLog ist eine Fahrtenbuch-Plattform, die für Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die Fahrzeugkosten und Compliance verwalten müssen. Sie eignet sich besonders für Organisationen mit mobilen Arbeitskräften, Lieferdiensten oder Außendienstteams. TripLog hilft Nutzern, die Erfassung von Fahrstrecken zu automatisieren, Erstattungsprozesse zu vereinfachen und genaue Aufzeichnungen für Steuer- und Prüfzwecke zu führen.

Für wen ist TripLog am besten geeignet?

TripLog eignet sich für Unternehmen und Teams, die Kilometer und Ausgaben über mehrere Fahrzeuge oder Fahrer hinweg erfassen müssen.

Warum habe ich TripLog ausgewählt?

Ich habe TripLog ausgewählt, weil die Plattform spezielle Funktionen zur Verwaltung mehrerer Fahrzeuge und Fahrer innerhalb eines einzigen Kontos bietet. Sie erlaubt es, Fahrzeuge bestimmten Nutzern zuzuweisen, Strecken und Kosten fahrzeugbezogen zu erfassen und Berichte zu erstellen, die Geschäfts- und Privatfahrten getrennt ausweisen. Gut gefällt mir außerdem, dass TripLog Tools für das Flottenmanagement unterstützt, wie z. B. Wartungserinnerungen und Kilometerzähler-Tracking. Diese Fähigkeiten machen TripLog zur starken Wahl für Organisationen, die mehrere Fahrzeuge überwachen und für jedes exakte, gesetzeskonforme Fahrtenbücher benötigen.

TripLog Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die für Teams auf der Suche nach Fahrtenbuch-Software interessant sein könnten, sind:

  • Automatische Fahrtenaufzeichnung: Nutzer können zwischen GPS, Bluetooth oder Plug-and-Go-Hardware wählen, um Fahrten automatisch zu erfassen.
  • Anpassbare Kilometersätze: Admins können IRS-, CRA- oder eigene Sätze für verschiedene Teams oder Regionen festlegen.
  • Belegerfassung für Ausgaben: Mitarbeitende können Tank- und Kostenbelege direkt über die mobile App hochladen.
  • Umfassende Steuer- und Compliance-Berichte: Erstellen Sie detaillierte Fahrten- und Ausgabenberichte, die Steuererklärungen und Prüfungen unterstützen.

TripLog Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP Concur, ADP, UKG, Sage Intacct, Emburse, Paychex und Outlook Kalender.

Pros and Cons

Pros:

  • Sechs verschiedene automatische Tracking-Modi
  • Kostenlose Version erlaubt unbegrenzte Fahrten
  • Starke Synchronisation mit QuickBooks und Xero

Cons:

  • Kann den Handy-Akku schnell entleeren
  • Web-Dashboard wirkt etwas altmodisch

Am besten für automatische Fahrterkennung

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Ab $7,50/Monat (jährlich abgerechnet)

MileIQ ist eine spezialisierte Software zur Fahrtenbuchführung, die für Fachleute und Unternehmen entwickelt wurde, die präzise und automatische Protokollierung von Fahrten benötigen. Sie ist besonders nützlich für Vertriebsteams, Berater und alle, die beruflich viel unterwegs sind und ihre Fahrten automatisch erfassen möchten. Die App unterstützt Nutzer dabei, prüfungssicher und regelkonform zu bleiben, indem sie jede Fahrt im Hintergrund aufzeichnet und die Fahrten zur einfachen Berichterstellung organisiert.

Für wen ist MileIQ am besten geeignet?

MileIQ ist eine gute Wahl für kleine Unternehmen, Selbständige und mobile Mitarbeiter, die einen zuverlässigen, automatischen Fahrtentracker für Steuerzwecke oder Erstattungen benötigen.

Warum ich MileIQ ausgewählt habe

Ich habe MileIQ gewählt, weil die automatische Fahrterkennung besonders zuverlässig ist – ideal für Nutzer, die präzises und unkompliziertes Fahrten-Tracking benötigen. Die App verwendet intelligente Fahrterkennung, um Fahrten im Hintergrund zu erfassen, sodass man das Tracking nicht manuell starten oder stoppen muss. Ich schätze, dass MileIQ zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten einfach per Wischgeste unterscheidet, was die Organisation für Steuer oder Rückerstattung erleichtert. Das Hintergrund-Tracking und die Klassifizierungsfunktionen sorgen dafür, dass jede Meile ohne Mehraufwand dokumentiert wird.

Wichtige Funktionen von MileIQ

Weitere Funktionen, die für Finanzprofis interessant sein könnten, sind:

  • Anpassbare Kilometerpauschalen: Legen Sie Erstattungsraten fest und passen Sie diese an, um IRS-Richtlinien oder Unternehmensvorgaben zu entsprechen.
  • Detaillierte Monatsberichte: Erstellen Sie herunterladbare Berichte, die geschäftliche und private Fahrten für eine einfache Dokumentation und mögliche Prüfungen aufschlüsseln.
  • Mehrfahrzeug-Unterstützung: Kilometerstände für mehrere Fahrzeuge können innerhalb eines Kontos separat erfasst werden.
  • Cloud-basierte Datensicherung: Fahrtdaten werden automatisch sicher in der Cloud synchronisiert und gespeichert, sodass von verschiedenen Geräten darauf zugegriffen werden kann.

MileIQ-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Xero, Microsoft 365, QuickBooks Online, SAP Concur, Route4Me, Bookkeeper360, AutoReimbursement.com und Sage 50. 

Pros and Cons

Pros:

  • Automatische Fahrterkennung läuft im Hintergrund
  • IRS-konforme Fahrtenprotokolle für Steuerberichte
  • Einfache Klassifizierung per Wischgeste für geschäftlich oder privat

Cons:

  • Keine manuelle Fahrteingabe in der mobilen App
  • Keine Team-Management-Funktionen für Administratoren

Am besten für detaillierte Exporte von Fahrtdokumentationen

  • Kostenloser Plan verfügbar
  • Ab $11/Nutzer/Monat

Driversnote ist eine Fahrtenbuch-Plattform, die für Fachkräfte und Unternehmen entwickelt wurde, die genaue und konforme Aufzeichnungen für Erstattungen oder steuerliche Zwecke benötigen. Sie spricht Nutzer an, die automatisierte Fahrtaufzeichnungen und einfachen Zugang zu detaillierten Fahrtdaten wünschen. Das Tool hilft, die Dokumentation von Fahrtenkilometern zu vereinfachen, wodurch es leichter wird, Berichtspflichten zu erfüllen und fahrzeugbezogene Ausgaben zu verwalten.

Für wen ist Driversnote am besten geeignet?

Driversnote eignet sich gut für kleine Unternehmen, Berater und Selbstständige, die präzise, exportierbare Geschäftskilometernachweise für Steuer- oder Erstattungszwecke benötigen.

Warum ich Driversnote ausgewählt habe

Ich habe Driversnote ausgewählt, weil es einige der detailliertesten Exportmöglichkeiten für Fahrtdokumentationen innerhalb von Fahrtenbuch-Software bietet. Die Plattform erfasst automatisch Fahrtdaten, darunter Start- und Zielorte, Zeitstempel und Entfernung, und ermöglicht es, Notizen hinzuzufügen oder Fahrten zu kategorisieren, um noch genauere Nachweise zu erhalten. Ich schätze, dass Sie umfassende Fahrtenbücher in Formaten generieren und exportieren können, die den Vorgaben der Steuerbehörden entsprechen, was Prüfungen und Erstattungen erheblich erleichtert. Für alle, die gründliche, gut organisierte Fahrtdokumentationen vorlegen müssen, hebt sich Driversnote als verlässliche Option hervor.

Driversnote Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Driversnote, die für Käufer von Fahrtenbuch-Software interessant sein könnten, sind:

  • Automatische Fahrterkennung: Die App nutzt GPS und Bewegungssensoren, um Fahrten automatisch zu erkennen und zu protokollieren, ohne dass eine manuelle Eingabe notwendig ist.
  • Team-Management-Dashboard: Administratoren können Teammitglieder einladen, Protokolle prüfen und Kilometerberichte über ein zentrales Dashboard genehmigen.
  • Manuelle Kilometerstand-Eingabe: Nutzer können Kilometerstände manuell eintragen, um die Aufzeichnungen mit der Fahrzeugnutzung abzugleichen.
  • Unterstützung für mehrere Fahrzeuge und Arbeitsplätze: Die Plattform ermöglicht das Tracking mehrerer Fahrzeuge und Arbeitsplätze mit einem einzigen Konto.

Driversnote Integrationen

Zu den Integrationen gehören Wave und Visma Dinero.

Pros and Cons

Pros:

  • Präzise automatische Fahrtaufzeichnung
  • Kleiner iBeacon für bessere Zuverlässigkeit
  • Sehr benutzerfreundliche mobile Oberfläche

Cons:

  • Abo-Preis für manche hoch
  • Gelegentliche GPS-Tracking-Probleme

Am besten geeignet für die Erstellung IRS-sicherer Fahrtenbücher

  • Kostenlose Testversion verfügbar
  • Ab $6.99/Monat

Mileage Wise bietet eine spezialisierte Lösung zur Fahrtenbucherfassung für Fachleute und Unternehmen, die detaillierte und konforme Fahrtenbücher benötigen. Die Plattform richtet sich an Buchhalter, Steuerberater und Geschäftsinhaber, die sicherstellen möchten, dass ihre Aufzeichnungen strenge Dokumentationsstandards erfüllen. Der Fokus auf Genauigkeit und Prüfbereitschaft hilft den Nutzern, typische Fehler bei der Fahrtenberichterstattung zu vermeiden.

Für wen ist Mileage Wise am besten geeignet?

Mileage Wise eignet sich besonders für Buchhalter, Steuerexperten und Kleinunternehmer, die prüfungssichere, den IRS-Vorgaben entsprechende Fahrtenbücher erstellen müssen.

Warum habe ich Mileage Wise ausgewählt

Was Mileage Wise auszeichnet, ist der Fokus auf Fahrtenbücher, die den Dokumentationsanforderungen des IRS entsprechen. Ich habe dieses Tool ausgewählt, weil es Funktionen wie die nachträgliche Rekonstruktion von Fahrten und integrierte IRS-Compliance-Prüfungen bietet, wodurch sichergestellt wird, dass jedes Fahrtenbuch einer Prüfung standhält. Die Plattform stellt außerdem ein Fahrtenbuch-Steuervorbereitungstool bereit, das fehlende Informationen markiert und Korrekturvorschläge unterbreitet, bevor Berichte abgeschlossen werden. Dieses Maß an Detailgenauigkeit ist besonders wertvoll für Fachkräfte, die ihre Aufzeichnungen garantiert prüfungssicher brauchen.

Hauptfunktionen von Mileage Wise

Weitere Funktionen, die für Käufer von Fahrtenbuch-Software interessant sein könnten, sind:

  • Automatisches Erfassen von Fahrten: Die App nutzt GPS, um Fahrten automatisch ohne manuelle Eingabe aufzuzeichnen.
  • Verwaltung mehrerer Fahrzeuge: Nutzer können die Kilometerstände mehrerer Fahrzeuge in einem einzigen Account verfolgen.
  • Import von Kilometerzählerständen: Die Plattform ermöglicht den Import von Kilometerzählerständen, um genaue Fahrtenberechnungen zu gewährleisten.
  • Anpassbare Berichtsformate: Nutzer können Fahrtenbücher in verschiedenen Formaten erstellen, um unterschiedlichen Dokumentationsanforderungen gerecht zu werden.

Mileage Wise Integrationen

Integration beinhaltet Google Maps Timeline.

Pros and Cons

Pros:

  • Rekonstruiert verlorene Fahrtenbücher aus der Vergangenheit
  • Integrierte IRS-Prüfung auf Fehler
  • Der KI-Assistent füllt Lücken in der Fahrtenhistorie

Cons:

  • Fehlende tiefergehende Buchhaltungsintegrationen
  • Die Einrichtung kann für neue Nutzer komplex sein

Weitere Fahrtenbuch-Software

Hier sind weitere Fahrtenbuch-Software-Optionen, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:

  1. Psngr

    Am besten für kollaborative Fahrtenbuchführung geeignet

  2. FreshBooks

    Am besten für Rechnungsstellung und Kilometerstand-Synchronisation

  3. Stride

    Am besten mit integrierter Nachverfolgung von Steuerabzügen

  4. SherpaShare

    Am besten geeignet für Einblicke in die Fahrergemeinschaft

Kriterien zur Auswahl von Fahrtenbuch-Software

Bei der Auswahl der besten Fahrtenbuch-Software für diese Liste habe ich gängige Anforderungen und Probleme berücksichtigt, wie die Sicherstellung korrekter Fahrtenprotokolle für Steuer- oder Erstattungszwecke und die Vereinfachung der Fahrtenaufzeichnung für mehrere Fahrzeuge oder Nutzende. Um meine Bewertung strukturiert und fair zu gestalten, habe ich folgendes Raster verwendet:

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung) 

Damit eine Lösung in diese Liste aufgenommen werden konnte, musste sie folgenden Standardanwendungen genügen:

  • Automatische Fahrtenaufzeichnung via GPS
  • Manuelle Nachtragung oder Bearbeitung von Fahrtdetails
  • Kategorisierung von Fahrten als geschäftlich oder privat
  • Erstellung von Fahrtenberichten für Steuer oder Erstattung
  • Export von Daten in gängigen Dateiformaten

Besondere Zusatzfunktionen (25 % der Gesamtbewertung) 

Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch auf folgende spezielle Funktionen geachtet:

  • Kollaboratives Teilen von Fahrten für Teams
  • Verwaltung mehrerer Fahrzeuge in einem Konto
  • Anpassbare Kilometergeldsätze
  • Echtzeit-Benachrichtigungen und Warnungen zu Fahrten
  • Integration mit Buchhaltungs- oder Ausgabenplattformen

Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung) 

Um die Nutzerfreundlichkeit jeder Lösung einzuschätzen, habe ich auf Folgendes geachtet:

  • Einfache und intuitive Benutzeroberfläche der mobilen App
  • Übersichtliche Navigation und eindeutige Bezeichnung der Funktionen
  • Wenig Schritte zum Erfassen oder Bearbeiten von Fahrten
  • Gute Performance auf mobilen Geräten
  • Barrierefreiheit für Nutzende mit verschiedenen Anforderungen

Einrichtung und Onboarding (10 % der Gesamtbewertung) 

Um die Eingewöhnungsphase bei jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes betrachtet:

  • Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Einrichtungsanleitungen
  • Zugriff auf Schulungsvideos oder Tutorials
  • Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
  • Vorgefertigte Vorlagen für gängige Arbeitsabläufe
  • In-App-Chatbots oder Live-Onboarding-Support

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung) 

Um die Supportdienste jedes Softwareanbieters zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

  • Mehrere Support-Kanäle wie Chat, E-Mail und Telefon
  • Schnelle Reaktionszeiten auf Benutzeranfragen
  • Hilfreiches und kompetentes Supportpersonal
  • Zugang zu einer durchsuchbaren Hilfezentrale oder FAQ
  • Verfügbarkeit von Community-Foren oder Nutzergruppen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung) 

Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

  • Transparente und wettbewerbsfähige Preismodelle
  • Verfügbarkeit einer kostenlosen Testphase oder Demo
  • Keine versteckten Gebühren oder überraschende Kosten
  • Flexible Tarife für verschiedene Unternehmensgrößen
  • Leistungsumfang auf jeder Preisstufe

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung) 

Um einen Eindruck der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich bei der Durchsicht von Kundenbewertungen Folgendes beachtet:

  • Stetig positives Feedback zur Zuverlässigkeit
  • Berichte über genaue Fahrtenaufzeichnung
  • Nutzerzufriedenheit mit dem Kundensupport
  • Kommentare zur Benutzerfreundlichkeit und zum Onboarding
  • Rückmeldungen zu Funktionsupdates und Verbesserungen

So wählen Sie eine Fahrtenbuch-Software aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrer individuellen Softwaresuche den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:

FaktorDarauf sollten Sie achten
SkalierbarkeitKommt die Software auch bei wachsender Nutzer-, Fahrzeug- und Fahrtenanzahl zurecht?
IntegrationenLässt sich das Tool nativ mit Ihrer Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Ihrem Spesenmanagement verknüpfen?
AnpassbarkeitKönnen Sie Fahrtkostenpauschalen, Fahrtkategorien und Berichtsformate an eigene Vorgaben anpassen?
BenutzerfreundlichkeitFindet Ihr Team sich schnell zurecht oder bremst die Oberfläche den Arbeitsalltag aus?
Implementierung und OnboardingWie lange dauert der Start und welche Ressourcen oder Schulungen sind nötig?
KostenSind die Preismodelle klar und passen sie zu Ihrem Nutzungsverhalten sowie Budget?
SicherheitsmaßnahmenBietet der Anbieter Datenverschlüsselung, Benutzerzugriffsrechte und Datenschutzkonformität?
SupportverfügbarkeitErreichen Sie den Support während Ihrer Geschäftszeiten und gibt es mehrere Kanäle (Chat, Telefon, E-Mail)?

Was ist eine Fahrtenbuch-Software?

Fahrtenbuch-Software ist ein digitales Tool, das automatisch oder manuell die gefahrenen Strecken für geschäftliche, private oder steuerliche Zwecke erfasst. Diese Plattformen helfen Nutzern, Fahrten zu protokollieren, Reisen zu kategorisieren und Berichte für Erstattungen oder Nachweise zu erstellen. Finanzteams, Selbstständige und Organisationen nutzen Fahrtenbuch-Software, um exakte Aufzeichnungen zu gewährleisten und die Spesenverwaltung zu vereinfachen.

Funktionen einer Fahrtenbuch-Software

Achten Sie bei der Auswahl einer Fahrtenbuch-Software auf folgende wichtige Funktionen:

  • Automatische Fahrterkennung: Nutzt GPS oder Bewegungssensoren, um Fahrten zu identifizieren und zu protokollieren, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist, wodurch das Risiko von verpassten oder ungenauen Einträgen verringert wird.
  • Manuelle Fahrteinträge: Ermöglicht es Nutzern, Fahrten direkt hinzuzufügen oder zu bearbeiten und sorgt so für Flexibilität in Situationen, in denen eine automatische Erfassung nicht möglich ist.
  • Fahrtkategorisierung: Erlaubt es Nutzern, Fahrten als geschäftlich, privat oder in benutzerdefinierten Kategorien zu kennzeichnen, was die Trennung von erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Kilometern erleichtert.
  • Mehrfahrzeug-Unterstützung: Ermöglicht das Verfolgen und Verwalten von Fahrten über mehrere Fahrzeuge hinweg innerhalb eines einzigen Kontos, was für Teams oder Einzelpersonen mit mehreren Autos von Vorteil ist.
  • Individuelle Kilometersätze: Unterstützt die Festlegung verschiedener Erstattungssätze basierend auf Fahrtart, Region oder Richtlinien, sodass Organisationen interne oder regulatorische Vorgaben einhalten können.
  • Berichtserstellung: Erstellt detaillierte Berichte zu Fahrten und Ausgaben für Steuererklärungen, Erstattungen oder Prüfungen, häufig exportierbar in verschiedenen Formaten.
  • Routenanzeige: Visualisiert den zurückgelegten Weg für jede Fahrt und bietet so einen klaren Nachweis zur Überprüfung und Lösung von Unstimmigkeiten.
  • Kilometerzähler-Verfolgung: Zeichnet Start- und Endstände des Kilometerzählers auf, um die Strecke zu validieren und eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.
  • Datenexport-Optionen: Bietet die Möglichkeit, Fahrtdaten in Formaten wie CSV oder PDF zu exportieren, um sie mit Finanz-, Personal- oder Steuerexperten zu teilen.
  • Verfügbarkeit einer mobilen App: Stellt eine eigene mobile Anwendung zur Verfügung, sodass Nutzer unterwegs Fahrten aufzeichnen und verwalten können, was Komfort und Genauigkeit erhöht.

Softwarelösungen zur Fahrtenbucherfassung beinhalten in der Regel keine KI als Bestandteil ihres Funktionsumfangs.

Vorteile von Fahrtenbuch-Software

Die Einführung einer Fahrtenbuch-Software bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

  • Genaue Fahrtenaufzeichnungen: Automatische Fahrterkennung und Kilometerzähler-Verfolgung sorgen dafür, dass jeder Kilometer korrekt für Steuer- oder Erstattungszwecke protokolliert wird.
  • Vereinfachte Compliance: Integrierte Berichte und anpassbare Kilometersätze erleichtern die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Anforderungen.
  • Zeitersparnis: Automatisches Protokollieren und einfacher Datenexport reduzieren den manuellen Aufwand für die Nachverfolgung, Kategorisierung und Berichterstattung von Fahrten.
  • Verbesserte Erstattungsprozesse: Klare Fahrtkategorisierung und Mehrfahrzeug-Unterstützung beschleunigen die Genehmigung und Auszahlung von Fahrtkostenerstattungen.
  • Mehr Transparenz: Dashboards in Echtzeit und detaillierte Berichte verschaffen Finanzteams einen klaren Überblick über die Reisetätigkeit im gesamten Unternehmen.
  • Verringertes Fehlerpotenzial: Standardisierte Arbeitsabläufe und digitale Aufzeichnungen minimieren das Risiko verlorener Fahrtenbücher oder fehlerhafter Einträge.
  • Bequemer mobiler Zugriff: Eigene mobile Apps ermöglichen es Nutzern, Fahrten unterwegs zu erfassen und zu verwalten, was die Akzeptanz und Datenqualität erhöht.

Kosten und Preise von Fahrtenbuch-Software

Die Auswahl einer Fahrtenbuch-Software setzt voraus, dass Sie die verschiedenen Preismodelle und Tarife verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über gängige Tarifvarianten, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen, die in Fahrtenbuch-Software-Lösungen enthalten sind:

Tarifvergleichstabelle für Fahrtenbuch-Software

TarifartDurchschnittlicher PreisTypische Funktionen
Gratis-Tarif$0Grundlegende Erfassung von Fahrten, manuelle Einträge, eingeschränkte Berichtserstellung, Einzelbenutzerzugang.
Persönlicher Tarif$4-$11/Benutzer/MonatAutomatische Fahrterkennung, Fahrtkategorisierung, Berichts-Export und Unterstützung für ein Fahrzeug.
Business-Tarif$11-$25/Benutzer/MonatMehrfahrzeug-Unterstützung, Teammanagement, anpassbare Kilometersätze, Integrationsmöglichkeiten und erweiterte Berichte.
Enterprise-Tarif$25-$50/Benutzer/MonatPersönlicher Account-Manager, individuelle Integrationen, verbesserte Sicherheitskontrollen, bevorzugter Support und Compliance-Features.

FAQs zur Fahrtenbuchsoftware

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Fahrtenbuchsoftware:

Kann Fahrtenbuchsoftware sowohl für private als auch für geschäftliche Fahrten genutzt werden?

Ja, die meisten Fahrtenbuchsoftwares ermöglichen es, Fahrten als privat oder geschäftlich zu kategorisieren. So können Sie erstattungsfähige von privaten Kilometern trennen und Ihre Berichte für Steuerzwecke oder zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien vereinfachen.

Wie genau ist die GPS-basierte Fahrtenbuchführung?

GPS-basierte Fahrtenbuchführung ist in der Regel sehr präzise und oft bis auf wenige Meter genau. Die Genauigkeit kann jedoch durch Signalverlust in Tunneln, Häuserschluchten oder abgelegenen Gebieten beeinträchtigt werden. Die meisten Tools erlauben manuelle Anpassungen, um eventuelle Abweichungen zu korrigieren.

Ist es möglich, Fahrten für mehrere Fahrzeuge oder Nutzer zu erfassen?

Ja, viele Lösungen unterstützen mehrere Fahrzeuge und Nutzer unter einem Konto. Das ist besonders für Unternehmen mit Fuhrparks oder Teams praktisch, da so Daten und Berichte für alle Fahrer zentral zusammengeführt werden.

Welche Arten von Berichten kann ich mit einer Fahrtenbuchsoftware erstellen?

Typischerweise können Sie Berichte für Steuererklärungen, Erstattungen und Prüfzwecke erstellen. Diese Berichte enthalten oft Fahrtdetails, Kilometerstände, kategorisierte Fahrten und Exportoptionen wie CSV oder PDF, um sie mit der Finanz- oder Personalabteilung zu teilen.

Wie sicher sind die in der Fahrtenbuchsoftware gespeicherten Daten?

Die meisten renommierten Anbieter setzen auf Verschlüsselung, sichere Cloud-Speicherung und nutzerspezifische Zugriffsrechte, um Ihre Daten zu schützen. Prüfen Sie immer die Sicherheitsdokumentation des Anbieters, um festzustellen, ob sie den Datenschutz- und Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie gerade automatisierte Rechnungssoftware recherchieren, verbinden Sie sich kostenlos mit einem SoftwareSelect-Berater für eine individuelle Empfehlung.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen erfasst werden. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist an Software-Vorschlägen zur Überprüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar durch den gesamten Kaufprozess – inklusive Preisverhandlungen.

Bradley Clifford
By Bradley Clifford

Bradley Clifford ist Wirtschaftsprüfer und derzeitiger VP Finance bei Black and White Zebra. Mit über 15 Jahren Erfahrung in der gesamten Buchhaltungsabwicklung, FP&A, M&A und Investor Relations. Bradley hatte Führungspositionen bei Unternehmen wie Stack Overflow inne – wo er das Wachstum bis zur Übernahme für 1,8 Mrd. $ unterstützte – und bei Rewind.









Bradley ist begeistert davon, Finanzen als Entscheidungsgrundlage zu nutzen, indem er Technologie, Szenarioplanung und KI-gestützte Automatisierung einsetzt, um Erkenntnisse in klügere, schnellere Geschäftsstrategien zu verwandeln.