7 Steuerplanungsstrategien für Unternehmen zur Senkung der Ausgaben
Die Steuerplanung für Unternehmen kann für Firmen jeder Größe einschüchternd sein. Es gibt weder ein einziges Steuerformular noch einen einzigen Steuersatz, der für alle Unternehmen gilt. Steuerexperten können Ihnen zwar helfen, diese Komplexität zu bewältigen, doch oft ist es am besten, sich grundlegende Steuerkenntnisse anzueignen. Das gilt insbesondere, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Start-up besitzen.
In diesem Leitfaden nutze ich meine umfangreiche Erfahrung in der Buchhaltung und im Finanzwesen, um sieben Steuerplanungsstrategien sowie Fehler zu erläutern, die Sie dabei vermeiden sollten. Wenn Sie diese Strategien verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die die Steuereffizienz optimieren, Verbindlichkeiten reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen – und so letztlich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens stärken.
Was ist Steuerplanung für Unternehmen?
Steuerplanung für Unternehmen bezeichnet den Prozess, Steuergesetze strategisch zu nutzen, um das zu versteuernde Einkommen anzupassen. Hier sind einige Grundlagen:
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- C-Kapitalgesellschaften zahlen eine Körperschaftsteuer von 21 %.
- Einzelunternehmen, Personengesellschaften und S-Kapitalgesellschaften sind steuerlich transparente Rechtsträger – ihr Einkommen wird mit dem persönlichen Steuersatz des Eigentümers besteuert, der zwischen 10 % und 37 % liegen kann.
- LLCs haben die Möglichkeit, Steuern entweder als Kapitalgesellschaft oder als steuerlich transparenter Rechtsträger zu zahlen.
Die Steuergesetze geben Ihnen jedoch fünf Stellschrauben, mit denen Sie Ihre Steuerschuld beeinflussen können:
- Steuerabzüge: Steuerabzüge umfassen Betriebsausgaben, die Sie bei der Berechnung des zu versteuernden Einkommens vom Umsatz abziehen dürfen. Betriebskosten, Abschreibungen und Versicherungsprämien sind Beispiele für Steuerabzüge.
- Steuergutschriften: Steuergutschriften reduzieren Ihre Steuerlast. Es gibt verschiedene Arten von Steuergutschriften, darunter die Investitionssteuergutschrift (ITC), die Steuergutschrift für Forschung und Entwicklung sowie die Steuergutschrift für den Zugang von Menschen mit Behinderungen. Steuerabzüge reduzieren Ihr zu versteuerndes Einkommen, während Steuergutschriften Ihre Steuerschuld reduzieren und keinen Einfluss auf Ihr zu versteuerndes Einkommen haben.
- Steuerbefreiungen: Steuerbefreiungen reduzieren wie Steuerabzüge das zu versteuernde Einkommen. Sie unterscheiden sich jedoch dadurch, dass Steuerabzüge Ausgaben sind, während Steuerbefreiungen Einkünfte betreffen. So können beispielsweise Zinsen aus Kommunalanleihen oder bestimmte Arten staatlicher Zuschüsse unter bestimmten Umständen steuerbefreit sein.
- Einkommensverlagerung: Sie können Ihr Einkommen auf einen Rechtsträger oder eine Person mit einem niedrigeren Steuersatz verlagern, um die Steuerschuld Ihres Unternehmens zu reduzieren. Beispielsweise können Sie Ihrem Ehepartner für im Unternehmen geleistete Arbeit ein Gehalt zahlen oder Einkommen von einer Kapitalgesellschaft auf Ihre Personengesellschaft übertragen, die es zu einem niedrigeren Steuersatz versteuert.
- Steuerliche Anreize: Der Staat bietet verschiedene Steuervorteile an, um bestimmte Aktivitäten und Verhaltensweisen zu fördern. Beispielsweise kann der Staat Kapitalgewinne oder Einkünfte aus Exporten mit einem niedrigeren Steuersatz als gewöhnliche Einkünfte besteuern.
Jede Steuerplanungsstrategie für Unternehmen, die Sie oder ein Berater entwickeln, umfasst eine Kombination der oben genannten Maßnahmen.
So senken Sie Ihre Ausgaben mit Steuerplanungsstrategien für Unternehmen
Nachdem Sie nun wissen, welche Arten von Steuervorteilen Sie erhalten können, sprechen wir über konkrete Strategien, die Sie umsetzen können. Einige Strategien können Sie wenige Tage vor der Abgabe Ihrer Steuererklärung umsetzen, während andere monatelange Planung erfordern.
1. Einkommen strategisch erfassen und Ausgaben aufschieben
Je höher Ihr im laufenden Jahr realisiertes Bruttoeinkommen ist, desto mehr Steuern zahlen Sie am Jahresende. Die Verschiebung von Einkommen senkt nicht nur Ihre Steuerrechnung, sondern hilft auch dabei, Ihr Einkommen zwischen einem ungewöhnlich erfolgreichen und einem durchschnittlichen Jahr zu normalisieren.
Diese Strategie ist jedoch nicht immer möglich, weil:
- Unternehmen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Transaktionen werden erfasst, wenn eine Ausgabe bezahlt oder ein Einkommen erhalten wird. Das bedeutet, dass Sie den Erhalt oder die Zahlung von Bargeld einfach zurückhalten können, wenn Sie Einkommen oder Ausgaben aufschieben möchten.
- Unternehmen mit periodengerechter Rechnungslegung: Transaktionen werden erfasst, sobald das Einkommen erzielt oder die Ausgabe fällig wird. Für Unternehmen ist es etwas schwieriger zu kontrollieren, wann Einkommen oder Ausgaben bei Verwendung der periodengerechten Rechnungslegung erfasst werden. Sie müssen das Datum ändern, an dem die Dienstleistung erbracht oder das Produkt geliefert wird. Diese Daten sind häufig Bestandteil des Vertrags und lassen sich schwieriger ändern.
Wenn Sie für steuerliche Zwecke nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten, können Sie Folgendes tun:
- In einem Jahr mit geringem Gewinn: Nehmen wir an, dass Sie ein schwaches Jahr hatten, aber erwarten, dass die Geschäfte im nächsten Jahr deutlich besser laufen. In diesem Fall können Sie den Zahlungseingang vor Jahresende beschleunigen, um zu vermeiden, im nächsten Jahr in eine höhere Steuerklasse zu gelangen. Ebenso können Sie die Zahlung von Ausgaben bis zum Beginn des nächsten Jahres aufschieben, damit Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen senken können.
- In einem Jahr mit hohem Gewinn: Wenn Sie hingegen ein außergewöhnlich erfolgreiches Jahr hatten, sollten Sie in Betracht ziehen, Einnahmen auf das nächste Jahr zu verschieben und einige Vorauszahlungen auf die Ausgaben des nächsten Jahres zu leisten.
2. Steuerstatus ändern
Die Änderung des Steuerstatus Ihres Unternehmens kann verschiedene Vorteile bieten. Sie können beispielsweise in eine LLC umwandeln und beim IRS das Formular 8832 einreichen, um sich für die Besteuerung als C-Corporation zu entscheiden, die mit dem höchsten Körperschaftsteuersatz von 21 % besteuert wird. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen, wenn Ihr persönlicher Steuersatz nahe am Höchstsatz von 37 % liegt.
Ebenso können Sie sich für die Besteuerung als Durchleitungseinheit (PTE) entscheiden. Dadurch können Sie in Ihrer Bundessteuererklärung einen Steuerabzug geltend machen und das zu versteuernde Einkommen der Eigentümer oder Partner im bundesstaatlichen K1 reduzieren. Dies führt außerdem zu einer Steuergutschrift für Eigentümer oder Partner, wodurch diese ihre persönliche Einkommensteuer auf Bundesstaatsebene senken können, vorbehaltlich der bundesstaatlichen Beschränkungen für die Nutzung von PTE-Gutschriften.
3. Alle Steuerabzüge geltend machen
Viele Unternehmen übersehen zahlreiche Steuerabzüge, entweder aus Unwissenheit oder weil sie bei der Abgabe ihrer Steuererklärungen nicht sicher sind, für welche Abzüge sie sich qualifizieren. Hier sind einige der am wenigsten genutzten Abzüge, die Sie geltend machen sollten:
- Gründungskosten: Neue Unternehmen können bis zu 5.000 $ an Gründungskosten und 5.000 $ an Organisationskosten absetzen, die vor Beginn der Geschäftstätigkeit angefallen sind. Kosten für Marktforschung, Rechtsberatung und andere Gründungskosten sind gemäß Abschnitt 195 des US-amerikanischen Steuergesetzbuchs abzugsfähig.
- Wohltätige Beiträge: Wenn Sie an qualifizierte Organisationen wohltätige Beiträge geleistet haben, einschließlich Geld, Eigentum oder sogar Lagerbeständen, können Sie diese als Abzug von Ihrem zu versteuernden Einkommen geltend machen. Wohltätige Beiträge sind gemäß Abschnitt 170 des US-amerikanischen Steuergesetzbuchs abzugsfähig.
- Abzug für qualifiziertes Unternehmenseinkommen (QBI): QBI ist gemäß Abschnitt 199A des Gesetzes über Steuersenkungen und Arbeitsplätze (TCJA) von 2017 verfügbar, wenn Sie qualifiziertes Unternehmenseinkommen aus einem inländischen Unternehmen beziehen, das als Durchleitungseinheit betrieben wird. Dazu gehören Einzelunternehmen, Personengesellschaften, S-Corporations sowie bestimmte Trusts und Nachlässe. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie diesen Vorteil geltend machen können.
4. Steuergutschriften nutzen
Körperschaftsteuerpflichtigen stehen verschiedene Möglichkeiten in Bezug auf Steuergutschriften zur Verfügung. Je nach Ihrer Berechtigung können Sie möglicherweise folgende Arten von Gutschriften geltend machen:
- Steuergutschrift für Gründungskosten eines Altersvorsorgeplans für kleine Arbeitgeber: Wenn Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens sind und Ihr Unternehmen in den letzten drei Steuerjahren keinen Altersvorsorgeplan hatte, können Sie eine nicht erstattungsfähige Steuergutschrift für Ausgaben zur Einrichtung eines Altersvorsorgeplans für Mitarbeiter geltend machen.
- Steuergutschrift für Forschung und Entwicklung: Haben Sie Geld für die Entwicklung eines neuen Produkts, Verfahrens oder einer neuen Technologie ausgegeben? Möglicherweise haben Sie Anspruch auf eine Steuergutschrift für Forschung und Entwicklung (R&D).
- Steuergutschrift für Energieinvestitionen: Wenn Sie Investitionen in Anlagen oder Produktionsstätten für alternative und erneuerbare Energien getätigt haben, haben Sie möglicherweise Anspruch auf eine Steuergutschrift.
- Steuergutschrift für vom Arbeitgeber bereitgestellte Kinderbetreuung: Sie können eine Gutschrift von bis zu 150.000 $ für die Bereitstellung von Kinderbetreuungseinrichtungen oder -zuschüssen für Mitarbeiter geltend machen.
Es gibt viele Steuergutschriften für Unternehmen in den USA, aber die Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Gutschrift. Bitten Sie Ihren Steuerberater um Hilfe bei der Ermittlung der Steuergutschriften, für die Sie möglicherweise infrage kommen.
5. Berechtigung für den Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers prüfen
Wenn Sie häufig von zu Hause aus arbeiten oder Ihr Unternehmen von einem häuslichen Arbeitszimmer aus betreiben, können Sie bei der Abgabe Ihrer betrieblichen Steuererklärungen abzugsfähige Ausgaben im Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitszimmer als Abzüge geltend machen.
Allerdings müssen einige Bedingungen erfüllt sein, bevor Sie diese Abzüge geltend machen können. Beispielsweise muss der Raum regelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Wenn Sie also einen Schreibtisch in Ihrem Schlafzimmer als Homeoffice nutzen, ist nur dieser Teil des Raumes als Homeoffice anrechenbar.
Letztendlich gibt es zwei Methoden zur Berechnung von Abzügen für das Homeoffice:
- Vereinfachte Methode: Bei der vereinfachten Methode wird die Quadratmeterzahl des Homeoffice ermittelt und mit 5 $ pro Quadratfuß multipliziert, wie vom IRS vorgeschrieben. Der maximale Abzug beträgt hier 1.500 $, was bedeutet, dass Sie diesen Abzug für Ihr Homeoffice bis zu einer Fläche von 300 Quadratfuß geltend machen können.
- Methode der tatsächlichen Aufwendungen: Mit dieser Methode können Sie einen höheren Abzug geltend machen, sie erfordert jedoch eine detailliertere Berechnung. Im ersten Schritt wird der Prozentsatz der Fläche Ihres Homeoffice im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche berechnet.
Nehmen wir an, dass dieser für Unternehmen A 40 % beträgt. Addieren Sie anschließend alle anrechenbaren Aufwendungen (z. B. Hypotheken- oder Mietkosten, Grundsteuern und Reparaturen). Angenommen, die Gesamtaufwendungen belaufen sich auf 1.000 $. Berechnen Sie schließlich den Abzug, indem Sie die gesamten anrechenbaren Aufwendungen mit dem Prozentsatz der für geschäftliche Zwecke genutzten Wohnfläche multiplizieren. Im Fall von Unternehmen A würden die abzugsfähigen Aufwendungen 400 $ betragen.
6. In ein Altersvorsorgekonto einzahlen
Beiträge zu Altersvorsorgeplänen wie IRAs und 401(k)-Plänen für Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können steuerlich absetzbar sein. Wenn Sie den Arbeitnehmerbeitrag zu einem Altersvorsorgeplan aufstocken, zahlen Sie keine Lohnnebensteuern.
Dadurch werden Altersvorsorgepläne zu einer steuerlich effizienteren Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu vergüten. Zusätzlich zu einem Abzug erhalten Beiträge zu einem 401(k)- oder einem vereinfachten Mitarbeiterrentenplan (SEP) auch Steuergutschriften, sofern Sie die Bedingungen des Bundessteuerrechts erfüllen.
Wenn Sie die Frist für den 401(k)-Plan für das laufende Jahr bereits verpasst haben und im neuen Jahr einen Abzug geltend machen möchten, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über einen SEP. Sie können bis zum Abgabetermin Ihrer Steuererklärung Beiträge zu einem SEP leisten und diese als Abzüge geltend machen.
7. Vermögenswerte an Familienmitglieder verschenken
Der derzeit 13,61 Millionen $ pro Person betragende Freibetrag für Erbschafts- und Schenkungssteuer wird bis Ende 2025 voraussichtlich etwa halbiert. Wenn Sie erwägen, Vermögen oder Vermögenswerte auf Begünstigte zu übertragen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt dafür. Natürlich müssen Sie mit Ihrem Steuerberater die genaue Umsetzung dieser Strategie besprechen.
Sie können beispielsweise nicht stimmberechtigte Anteile an Ihre Kinder übertragen, um Vermögenswerte aus Ihrem Nachlass zu entfernen, aber alle Entscheidungsbefugnisse bis zur Volljährigkeit Ihrer Kinder bei sich behalten. Die Umsetzung solcher Strategien erfordert Zeit. Fragen Sie daher so früh wie möglich Ihren Steuerberater, was in Ihrem Fall sinnvoll ist.
Wer ist an der betrieblichen Steuerplanung beteiligt?
An der betrieblichen Steuerplanung sind mehrere Personen und Organisationen beteiligt. Gemeinsam entwickeln sie Steuerstrategien, die die Steuerlast minimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Dies sind die wichtigsten Beteiligten an der Umsetzung der betrieblichen Steuerplanung:
Unternehmenseigentümer
Unternehmenseigentümer beteiligen sich aktiv an der Steuerplanungsstrategie des Unternehmens, insbesondere bei Einzelunternehmen, Personengesellschaften oder LLCs. Eigentümer oder Gründer großer Unternehmen sind möglicherweise nicht in gleichem Maße beteiligt – sie verlassen sich bei steuerbezogenen Entscheidungen auf das Fachwissen ihrer internen Steuerexperten, des CFO und des CEO.
Buchhalter und CPAs
Buchhalter und CPAs sind Experten für Steuerrecht, Finanzplanung und Buchhaltung für Kleinunternehmen. Unser umfassendes Wissen ermöglicht es uns, optimale Steuerstrategien zu entwickeln und dabei auch andere Aspekte des Unternehmens zu berücksichtigen.
CPAs, die Steuerberatungsleistungen anbieten, können ausgezeichnete Partner sein. Sie unterstützen nicht nur bei der Steuerplanung, sondern liefern auch wertvolle Einblicke in andere finanzielle Aspekte Ihres Unternehmens.
Steuerberater
Steuerberater sind auf Steuerplanung spezialisiert und können fortgeschrittene Strategien zur Minimierung Ihrer Steuerlast entwickeln. Sie besuchen Steuerkonferenzen und halten sich über Änderungen des Steuerrechts auf dem Laufenden. Dadurch können sie beraten, welche Auswirkungen diese Änderungen auf Ihr Unternehmen haben.
Einige Steuerfachleute sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert, etwa internationales Steuerrecht oder Nachlassplanung. Wenn Sie Beratung zu besonders komplexen Themen suchen, kann die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten hervorragende Ergebnisse bringen.
CFO
Der CFO ist für die langfristige Steuerstrategie des Unternehmens verantwortlich. Der CFO arbeitet mit Steuerberatern und anderen Führungskräften zusammen, um eine langfristige Steuerstrategie zu entwickeln, und stellt sicher, dass die Strategie mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Der CFO könnte beispielsweise an Diskussionen über steuerlich effiziente Unternehmensstrukturen, Fusionen und Übernahmen sowie internationale Geschäftstätigkeiten beteiligt sein.
Die besten Steuerplanungstools für Unternehmen
Steuersoftware macht die Erstellung von Steuererklärungen schneller und einfacher. Sie benötigen weiterhin den Input von Steuerexperten, aber verschiedene Softwarelösungen können Ihnen einen Teil der Arbeit abnehmen. Hier sind einige der besten Steuerplanungstools auf dem Markt:
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Tipps zur Vermeidung von Fehlern bei der Steuerplanung für Unternehmen
Die richtigen Personen für die Steuerplanung an Bord zu haben, ist von entscheidender Bedeutung. Dennoch birgt der Steuerplanungsprozess einige typische Fallstricke. Vermeiden Sie bei der Entwicklung Ihrer Steuerstrategie unbedingt die folgenden Fehler:
1. Vermeiden Sie eine Lähmung durch Analyse
Fehlende Orientierung kann zu Unentschlossenheit führen. Eine Lähmung durch Analyse kommt bei der Steuerplanung häufig vor, da Steuergesetze oft verlangen, die Steuerschuld unter verschiedenen Umständen zu berechnen, um die beste Option zu ermitteln. Anstatt diese komplexen Sachverhalte selbst zu bewältigen, sollten Sie die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen, der Erfahrung mit der Steuerplanung für Unternehmen in Ihrer Branche hat. Das Honorar eines Steuerplaners mag für ein Start-up hoch erscheinen, wird sich langfristig jedoch auszahlen.
2. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute
Steuerplanung ist ein umfangreicher Prozess. Wenn Sie Ihre Steuerstrategie nicht das ganze Jahr über planen und umsetzen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie schlecht planen oder die Frist verpassen. Verbringen Sie jeden Monat einige Stunden mit Ihrem Steuerberater, anstatt während der Steuersaison die Nächte durchzuarbeiten.
Wenn Sie jedoch erwarten, die Frist zu verpassen, reichen Sie vor Ablauf der Frist das Formular 4868 beim IRS ein oder leisten Sie online eine elektronische Zahlung für die Fristverlängerung. Bei der Beantragung einer Verlängerung ist es außerdem am besten, eine teilweise Steuerzahlung auf Grundlage Ihrer geschätzten Steuerschuld zu leisten. Wenn Sie den IRS nicht benachrichtigen, müssen Sie mit einer Strafe von 5 % der monatlich nicht gezahlten Steuern rechnen.
3. Bereiten Sie sich vor dem Treffen mit dem Steuerplaner vor
Wenn Sie Ihrem Steuerberater einfach blind folgen, machen Sie es falsch. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Steuerstrategie und investieren Sie Zeit darin, zu verstehen, wie die Dinge funktionieren. Wenn Sie sich mit Ihrem Steuerplaner treffen, bringen Sie eine Liste mit Fragen mit. Nehmen Sie sich vor dem Treffen einige Stunden Zeit, um Fragen zu Ihrer aktuellen Steuerstrategie vorzubereiten.
Gibt es Änderungen im Steuerrecht, bei deren Verständnis Sie Hilfe benötigen? Haben Sie Vorschläge, wie sich die aktuelle Steuerstrategie optimieren lässt? Vielleicht hat ein Freund Ihnen einen Ratschlag gegeben, den Sie gerne näher untersuchen würden. Halten Sie diese Einzelheiten und Fragen in einem Dokument fest, damit Sie die richtigen Fragen stellen können.
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