Cómo Elegir un Software de Contabilidad
Escoger el software de contabilidad adecuado puede ser un desafío. En definitiva, es una decisión estratégica que puede impulsar el éxito de tu equipo.
Con la solución ideal, puedes aumentar el ROI, garantizar la precisión y mantener el cumplimiento. Pero si eliges mal, corres el riesgo de sufrir ineficiencias y errores que perjudican la productividad y la salud financiera de tu empresa.
Si estás buscando un software de contabilidad pero no sabes por dónde empezar, esta guía es para ti. Está hecha para CFOs y líderes financieros que buscan seleccionar una solución alineada con sus objetivos y superar desafíos. Así es como puedes lograrlo.
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9 aspectos clave al elegir un software de contabilidad
Al buscar un nuevo software de contabilidad, es importante evaluar cada opción enfocándose primero en los factores clave que se alineen con las necesidades y objetivos de tu empresa. Considera estos aspectos para asegurar que eliges la herramienta correcta para tu equipo:
1. Flexibilidad de planes
La flexibilidad de los planes te permite ajustar tu suscripción de software a medida que tu empresa crece o cambia. Esto es valioso para todo tipo de negocio, pero especialmente para startups, pequeñas empresas y autónomos (más sobre los beneficios del software de contabilidad para freelancers aquí).
El mejor software de contabilidad te permite subir o bajar de plan fácilmente sin penalizaciones de flujo de caja. Además, no olvides preguntar a los proveedores sobre sus condiciones de contrato y cómo gestionan los cambios en tu suscripción.
2. Acceso a datos e informes
El acceso a los datos y la generación de informes son claves para tomar decisiones informadas. Como CFO, necesitas un sistema de contabilidad que proporcione datos en tiempo real e informes personalizables para la presentación de informes financieros.
Verifica si el software permite exportar datos en diversos formatos. Además, asegúrate de preguntar si admite paneles y qué tipo de funciones de informes están disponibles. Esto no solo facilitará las tareas de FP&A, sino también la contabilidad básica y la gestión de proyectos.
3. Integración con tu ecosistema tecnológico
La integración con tu ecosistema tecnológico existente garantiza operaciones fluidas. Tu software de contabilidad debe conectarse con otras herramientas como CRM, sistemas de cuentas por pagar y por cobrar, o soluciones de nómina. Esto ahorra tiempo y reduce errores.
Verifica siempre si el software tiene APIs o integraciones ya desarrolladas. Si pruebas el software mediante una demostración, pon a prueba cómo podría conectarse con las herramientas que ya utilizas para evitar complicaciones a futuro.
4. Implementación y soporte
La implementación y el soporte al cliente pueden marcar la diferencia en tu experiencia con un nuevo software. Cuando un proveedor ofrece una buena asistencia de implementación, ayuda a que tu equipo se adapte rápidamente.
Busca proveedores que ofrezcan recursos de formación y soporte ágil, y consulta sobre sus horarios y canales de atención a través de su página de contacto.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué dentro de la solución de software. Esto es importante para mantener la seguridad y la privacidad, especialmente cuando se trata de datos financieros y cuentas bancarias personales.
Asegúrate de que el software te permita asignar roles y establecer permisos con facilidad. Al hablar con un representante, pregunta cuán detallados son estos controles y cómo pueden modificarse para adaptarse mejor a las necesidades de tu empresa.
6. Cumplimiento Específico del Sector
El cumplimiento específico del sector garantiza que tu software cumpla con las normas legales y regulatorias. Esto es vital para evitar multas y mantener la confianza. Verifica si el software respalda los estándares de cumplimiento relevantes para tu industria, especialmente si trabajas en sectores altamente regulados, como la salud o las finanzas.
7. Opciones de Personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a las necesidades de tu empresa. Esto puede mejorar la eficiencia y la satisfacción del usuario. Por ejemplo, si trabajas en el sector minorista, podrías necesitar un software de contabilidad que también ofrezca opciones de gestión y seguimiento de inventario.
Busca un software que te permita personalizar campos, flujos de trabajo e interfaces. Recuerda que la personalización puede conllevar costos adicionales. Siempre consulta sobre las opciones de personalización y el número de cargos por usuario desde el principio durante tu consulta inicial con un proveedor.
8. Funciones de Automatización
Las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo a tu equipo al reducir las tareas contables manuales. Busca un software que automatice procesos repetitivos como la facturación, el seguimiento de gastos o la introducción manual de datos. Esto libera a tu equipo para centrarse en tareas más estratégicas y mejorar la operación del negocio.
9. Soporte Móvil o Multisucursal
El soporte móvil o multisucursal es importante si tu equipo trabaja de forma remota o en diferentes ubicaciones. Asegúrate de que el software tenga una aplicación móvil o conexión a Internet que funcione bien en varios dispositivos para ayudar a mantener a tu equipo conectado y productivo.
Además, considera revisar las limitaciones y características de accesibilidad al probar la solución contable elegida.
Cómo Elegir un Software de Contabilidad: Un Marco de 5 Pasos
Elegir el software de contabilidad empresarial adecuado implica más que simplemente comparar funciones contables básicas; también debes alinear el software con los objetivos de tu empresa y las necesidades del equipo.
Sigue esta guía paso a paso cuando elijas tu próximo software de contabilidad para encontrar la solución ideal que cumpla con todos tus requisitos:
Paso 1: Identifica Tus Necesidades
No puedes elegir una solución sin saber qué necesitas que haga. Ya sea para la preparación de impuestos, gestionar información financiera o simplemente facilidad de uso, comienza definiendo los requisitos de tu equipo para guiar tu búsqueda de software de contabilidad:
Recopilación de Opiniones de los Interesados
Involucra a los principales interesados como finanzas, RRHH, TI y la dirección desde el principio, ya que cada departamento tendrá diferentes perspectivas y necesidades contables.
Considera organizar reuniones o enviar encuestas para recoger sus opiniones, preguntando por los desafíos actuales y las mejoras deseadas. De este modo, puedes asegurarte de que el software cubra las necesidades específicas de todos.
Listar y Priorizar los Puntos Problemáticos
A continuación, identifica cualquier problema de funcionalidad con tu sistema actual. Haz una lista de los puntos problemáticos o bloqueos que enfrenta tu equipo, como el mantenimiento de registros financieros, el cumplimiento fiscal y el seguimiento del tiempo. Luego, priorízalos según su impacto en tus operaciones y finanzas empresariales.
Concéntrate en encontrar una solución que ayude a resolver primero los principales puntos problemáticos para mejorar la eficiencia y la satisfacción.
Alineación con Políticas y Objetivos
Igualmente importante es asegurarse de que el software esté alineado con tus políticas internas y objetivos. Considera preferencias de proveedores, protocolos de seguridad y requisitos normativos. Esto incluye garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de los estándares de la industria en tus estados financieros.
Diferenciando Entre Funcionalidades Esenciales y Opcionales
Cuando revises software de contabilidad, siempre separa las funcionalidades contables esenciales de las opcionales.
Las características imprescindibles son aquellas que resuelven tus principales puntos problemáticos y necesidades de cumplimiento, mientras que las opcionales agregan valor pero no son esenciales. Esto te ayuda a centrarte primero en el software que cubre tus necesidades principales y, al mismo tiempo, evitar un aumento descontrolado de requisitos.
Hazte Estas Preguntas:
- ¿Cuáles son las quejas o bloqueos que surgen con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no están siendo satisfechas actualmente?
- ¿Qué funcionalidades resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
- ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
- ¿Qué tan bien se alinea el software con nuestros protocolos de seguridad?
Paso 2: Investigar Proveedores de Software de Contabilidad
Después de recopilar la opinión del equipo, querrás investigar y comparar proveedores de software de contabilidad para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.
Ten en cuenta que existen varios tipos de software de contabilidad. Así es como puedes reducir tus opciones y mantenerte dentro del presupuesto:
Realizar Exploraciones de Proveedores
Comienza con exploraciones generales utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y estudios de caso. Estos recursos aportan información sobre la reputación de los proveedores y experiencias de los usuarios. Busca patrones en las opiniones para identificar elogios o quejas comunes y así acotar la lista de proveedores recomendados para evaluar en profundidad.
Comparación de Herramientas
Compara las herramientas en función de las necesidades de tu empresa, como tamaño, escalabilidad y capacidades de integración. También vale la pena considerar si necesitas una solución para externalizar el trabajo o prefieres un modelo interno, especialmente si buscas software de contabilidad para pequeñas empresas (lee sobre los beneficios del software de contabilidad para startups aquí).
A partir de ahí, busca software que se integre con tu tecnología actual y sea fácil de usar. Esto garantiza una integración fluida y una interrupción mínima.
Identificando Diferenciadores Clave
Identifica qué diferencia a cada proveedor. Concéntrate en aspectos como soporte de implementación, experiencia de usuario y flexibilidad para casos de uso específicos. Por ejemplo, algunos proveedores como QuickBooks Online y FreshBooks, ofrecen soporte personalizado o características únicas. Conocer estos diferenciadores te ayudará a tomar una decisión más informada e intuitiva.
Documentar los Hallazgos
Documenta los resultados de tu investigación para facilitar la comparación. Crea una hoja de cálculo para registrar funcionalidades, precios, ventajas y desventajas de cada proveedor. Con este enfoque organizado, puedes simplificar el proceso de toma de decisiones y presentar tus hallazgos a las partes interesadas.
Hazte Estas Preguntas:
- ¿Qué es lo que mejor hace cada herramienta?
- ¿Se adapta a tu tamaño de equipo, presupuesto y tecnología?
- ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
- ¿Qué tan flexible es el software para casos de uso específicos?
- ¿Cuáles son los elogios o quejas más comunes por parte de los usuarios?
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Paso 3: Haz una preselección de software de contabilidad y contacta
A continuación, tendrás que reducir tu lista de opciones de proveedores y comenzar conversaciones con los posibles socios. Así es como hacerlo:
Preselección de proveedores
Selecciona entre 2 y 4 proveedores según tu investigación previa. Concéntrate en aquellos que mejor se adapten a tus necesidades y prioridades. Considera factores como funcionalidades, precios y las opiniones de usuarios en tu proceso de revisión. Esto te ayudará a enfocar tus esfuerzos en las opciones más prometedoras.
Enviar una RFI o RFP
Envía una Solicitud de Información (RFI) o RFP de software de contabilidad para recopilar información detallada. Este proceso formal te ayuda a comprender las ofertas y el enfoque de cada proveedor; es especialmente útil para necesidades complejas o equipos grandes. Úsalo para aclarar cualquier pregunta o inquietud que tengas.
Reserva demostraciones
Reserva demostraciones con los proveedores de software de contabilidad preseleccionados. Haz preguntas concretas sobre integraciones, opciones adicionales, seguridad y más. También puedes aprovechar para ver el software en acción y evaluar su facilidad de uso.
Asegúrate de preparar preguntas sobre funciones o escenarios específicos relevantes para tu equipo. Esto te ayuda a evaluar qué tan bien el software cubre tus necesidades.
Usa criterios de evaluación coherentes
Aplica criterios de evaluación coherentes para todos los proveedores. Crea una lista de verificación o una tabla de puntuaciones para calificar cada opción según los factores clave y asegurar una comparación justa. Ten en cuenta las prioridades de tu equipo durante todo el proceso.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes contarme una experiencia real de un cliente similar al nuestro?
- ¿Qué soporte o recursos de incorporación ofrecen?
- ¿Qué funciones requieren una mejora de plan?
- ¿Cómo gestiona tu software la migración de datos?
- ¿Cuál es el plazo típico de implementación?
Paso 4: Construye el caso de negocio
Ahora es momento de convertir la investigación sobre proveedores en un caso de negocio que tu equipo directivo comprenda y respalde:
Resumir los puntos problemáticos
Resume los puntos problemáticos que enfrenta tu equipo y los resultados que esperas conseguir con el nuevo software. Destaca cómo el software abordará problemas específicos y mejorará las operaciones. Utiliza viñetas para enumerar los problemas y los beneficios esperados. Esto ayudará a demostrar claramente el valor de la inversión.
Presentar estimaciones de costos
Busca y presenta estimaciones básicas de costos y plazos de implantación. Utiliza presupuestos de proveedores e investigaciones para dar cifras precisas. Considera tanto los gastos iniciales como los recurrentes y revisa la tarificación del software de contabilidad para una visión más detallada. Luego, presenta estos datos de forma clara y sencilla, como en una tabla o gráfico, para facilitar la visualización.
Argumentar el ROI y los riesgos
Argumenta el retorno de la inversión, las mejoras en eficiencia y los riesgos de no hacer nada para enfatizar tus razones. Explica cómo el software ahorrará tiempo, optimizará procesos, reducirá errores o aumentará la productividad.
Además, recuerda resaltar los beneficios financieros y operativos y los posibles inconvenientes de no implementar el software, como ineficiencias continuas o riesgos de incumplimiento.
Haz estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
- ¿Cuándo podemos esperar ver el retorno de inversión (ROI)?
- ¿Cuáles son los costes totales estimados y los plazos?
Paso 5: Implementa tu software de contabilidad e incorpora a tus usuarios
Una vez tengas la aprobación, puedes comenzar a planificar un proceso de incorporación fluido. Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a que sea exitoso:
Comunica el plan de lanzamiento
Comunica claramente el plan de lanzamiento a todos los usuarios. Comparte los plazos, los hitos clave y lo que cada miembro del equipo debe hacer a través de correos electrónicos, reuniones o plataformas internas. También es importante mantener abiertas las líneas de comunicación para que todos entiendan el proceso y demás expectativas.
Asignar responsables internos
Asigna responsables internos y puntos de contacto para la implementación. Estas personas atenderán preguntas y coordinarán con el proveedor. Elige personas que conozcan el software y sean capaces de resolver problemas para asegurar una transición más fluida y ofrecer soporte a los usuarios.
Asegura la formación y la adopción
Asegúrate de que tu equipo complete la formación y adopte la herramienta de manera consistente. Programa sesiones de capacitación y proporciona acceso a recursos como seminarios web o guías.
También deberías fomentar reuniones regulares para resolver dudas y monitorear el progreso. Recuerda que el uso consistente de la herramienta ayuda a mejorar la eficiencia y la satisfacción del usuario final.
Crea bucles de retroalimentación
Crea bucles de retroalimentación durante el lanzamiento, incluyendo recursos del proveedor. La mayoría del software nuevo tiene una curva de aprendizaje. Anima a los usuarios a compartir sus experiencias y cualquier problema que encuentren; luego, usa estos comentarios para hacer ajustes y mejorar el proceso.
Además, colabora con el proveedor para resolver problemas técnicos u optimizar funciones en base a mejores casos de uso.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable del lanzamiento?
- ¿Cómo se medirá el éxito temprano?
- ¿Qué recursos de capacitación están disponibles?
- ¿Cómo recopilarás la retroalimentación de los usuarios?
¿Qué sigue?
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