Cómo Elegir un Software de Contabilidad
Elegir el software de contabilidad adecuado puede ser un reto. En general, es una decisión estratégica que puede impulsar el éxito de tu equipo.
Con la solución ideal, puedes aumentar el retorno sobre la inversión (ROI), asegurar la precisión y mantener el cumplimiento normativo. Pero si eliges mal, te arriesgas a sufrir ineficiencias y errores que dificultan la productividad y la salud financiera de tu empresa.
Si estás buscando un software de contabilidad, pero no estás del todo seguro de por dónde empezar, esta guía es para ti. Está pensada para directores financieros y líderes del área financiera que buscan seleccionar un software que se alinee con sus objetivos y supere desafíos. Así es como puedes lograrlo.
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9 cosas que debes buscar al elegir un software de contabilidad
Cuando busques un nuevo software de contabilidad, es importante primero evaluar cada opción centrándote en los factores clave que se alinean con las necesidades y objetivos de tu negocio. Considera estos aspectos para asegurarte de elegir la herramienta adecuada para tu equipo:
1. Flexibilidad en los planes
La flexibilidad en los planes te permite ajustar la suscripción de tu software a medida que tu empresa crece o cambia. Esto es valioso para cualquier tamaño de negocio, pero especialmente para startups, pequeños empresarios y freelancers (más sobre los beneficios del software de contabilidad para freelancers aquí).
El mejor software de contabilidad te permite actualizar o degradar fácilmente sin penalizaciones de flujo de caja. Además, no olvides preguntar a los proveedores sobre sus términos de contrato y cómo manejan los cambios en tu suscripción.
2. Acceso a datos e informes
El acceso a datos y la elaboración de informes son vitales para tomar decisiones informadas. Como CFO, necesitas un sistema contable que te ofrezca datos en tiempo real e informes personalizables para la rendición de cuentas financieras.
Verifica si el software te permite exportar datos en varios formatos. Además, asegúrate de preguntar si soporta paneles y qué tipo de funciones de reportes están disponibles. Esto no solo facilitará las tareas de FP&A, sino también la contabilidad estándar y la gestión de proyectos.
3. Integración con tu stack tecnológico
La integración con tu stack tecnológico existente garantiza operaciones sin fricciones. Tu software de contabilidad debe conectarse con otras herramientas como CRM, sistemas de cuentas por pagar y cobrar o soluciones de nómina. Esto ahorra tiempo y reduce errores.
Verifica siempre si el software cuenta con APIs o integraciones preconfiguradas. Si estás probando el software a través de una demo, prueba cómo podría conectarse con las herramientas que ya usas para evitar complicaciones en el futuro.
4. Implementación y soporte
La implementación y el soporte al cliente pueden hacer que tu experiencia con el nuevo software sea exitosa o no. Cuando un proveedor ofrece buena asistencia en la implementación, ayuda a que tu equipo aprenda a usarlo rápidamente.
Busca proveedores que ofrezcan recursos de capacitación y soporte receptivo, y consulta sus horarios y canales de atención a través de su página de contacto.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué dentro de la solución de software. Esto es importante para mantener la seguridad y la privacidad, especialmente cuando se trata de datos financieros y cuentas bancarias personales.
Asegúrate de que el software te permita asignar roles y establecer permisos fácilmente. Al hablar con un representante, pregunta cuán detallados son estos controles y cómo pueden modificarse para adaptarse mejor a las necesidades de tu empresa.
6. Cumplimiento Específico del Sector
El cumplimiento específico del sector garantiza que tu software cumpla con las normas legales y regulatorias. Esto es vital para evitar multas y mantener la confianza. Verifica si el software respalda los estándares de cumplimiento relevantes para tu sector, especialmente si trabajas en áreas más reguladas, como la salud o las finanzas.
7. Opciones de Personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a las necesidades de tu empresa. Esto puede mejorar la eficiencia y la satisfacción del usuario. Por ejemplo, si trabajas en el sector minorista, podrías necesitar un software contable que también ofrezca gestión de inventarios y opciones de seguimiento de inventario.
Busca un software que te permita personalizar campos, flujos de trabajo e interfaces. Recuerda que la personalización puede suponer costes adicionales. Pregunta siempre por las opciones de personalización y el número de cargos por usuario desde la primera consulta con el proveedor.
8. Funciones de Automatización
Las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo a tu equipo al reducir las tareas contables manuales. Busca un software que automatice procesos repetitivos como la facturación, el seguimiento de gastos o la entrada manual de datos. Esto libera a tu equipo para centrarse en tareas más estratégicas que ayuden a mejorar las operaciones del negocio.
9. Soporte Móvil o Multiubicación
El soporte móvil o multiubicación es importante si tu equipo trabaja de forma remota o en diferentes sedes. Asegúrate de que el software cuente con una aplicación móvil o conexión a internet que funcione bien en varios dispositivos para ayudar a mantener a tu equipo conectado y productivo.
Además, considera investigar las limitaciones y características de accesibilidad al probar la solución contable que elijas.
Cómo Elegir un Software de Contabilidad: Un Marco de 5 Pasos
Elegir el software de contabilidad empresarial adecuado implica más que solo comparar funciones básicas de contabilidad; también debes alinear el software con los objetivos de tu empresa y las necesidades del equipo.
Sigue esta guía paso a paso al elegir tu próximo software de contabilidad para ayudarte a encontrar la solución ideal que marque todas tus casillas:
Paso 1: Identifica tus Necesidades
No puedes elegir una solución sin saber qué necesitas que haga. Ya sea preparar impuestos, gestionar información financiera o simplemente facilidad de uso, comienza definiendo los requisitos de tu equipo para guiar tu búsqueda de software contable:
Recopilación de Opiniones de los Interesados
Involucra desde el principio a los participantes clave como finanzas, RRHH, TI y directivos, ya que cada departamento tendrá diferentes perspectivas y necesidades contables.
Considera realizar reuniones o enviar encuestas para recoger sus opiniones, preguntando sobre retos actuales y mejoras deseadas. De este modo, puedes asegurarte de que el software cubra las necesidades específicas de todos.
Listado y Priorización de Problemas
A continuación, identifica cualquier problema de funcionalidad con tu sistema actual. Haz una lista de los puntos problemáticos o bloqueos que enfrenta tu equipo, como el mantenimiento de registros financieros, el cumplimiento fiscal y el seguimiento del tiempo. Luego, prioriza estos problemas según su impacto en tus operaciones y finanzas empresariales.
Concéntrate en encontrar una solución que pueda ayudar a resolver primero los principales puntos problemáticos para mejorar la eficiencia y la satisfacción.
Alineación con políticas y objetivos
Igualmente importante es asegurarse de que el software esté alineado con tus políticas internas y objetivos. Considera las preferencias de proveedores, los protocolos de seguridad y los requisitos reglamentarios. Esto incluye asegurar la seguridad de los datos y el cumplimiento con los estándares de la industria dentro de tus estados financieros.
Diferenciando entre funciones imprescindibles y funciones deseables
Al evaluar software contable, siempre separa las funciones esenciales de las opcionales.
Las imprescindibles son aquellas funciones que resuelven tus principales puntos problemáticos y necesidades de cumplimiento, mientras que las deseables agregan valor pero no son esenciales. Esto te ayuda a enfocarte primero en el software que cubre las necesidades principales, evitando así un aumento innecesario del alcance.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué quejas o bloqueos surgen con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo hoy?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
- ¿Qué retorno de inversión esperas de esta inversión?
- ¿Qué tan bien se alinea el software con nuestros protocolos de seguridad?
Paso 2: Investigar proveedores de software contable
Después de recoger las aportaciones del equipo, querrás investigar y comparar proveedores de software contable para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.
Ten en cuenta que existen varios tipos de software contable. Así puedes reducir tus opciones y mantenerte dentro del presupuesto:
Realización de un análisis de proveedores
Comienza con análisis de alto nivel utilizando sitios de reseñas, rankings y estudios de caso. Estos recursos ofrecen información sobre la reputación de los proveedores y las experiencias de los usuarios. Busca patrones en las reseñas para identificar elogios o quejas recurrentes y así crear una lista corta de proveedores que valga la pena explorar.
Comparando herramientas
Compara las herramientas según las necesidades de tu negocio, como el tamaño, la escalabilidad y las capacidades de integración. También vale la pena considerar si necesitas una solución para externalizar o prefieres un modelo interno, especialmente si buscas un software contable para pequeñas empresas (lee sobre los beneficios del software contable para startups aquí).
A partir de ahí, busca software que se adapte a tu infraestructura tecnológica existente y que sea fácil de usar. Esto garantiza una integración fluida y una mínima interrupción.
Identificación de elementos diferenciadores clave
Identifica qué diferencia a cada proveedor. Concéntrate en aspectos como el soporte durante la implementación, la experiencia del usuario y la flexibilidad para casos de uso específicos. Por ejemplo, algunos proveedores, como QuickBooks Online y FreshBooks, ofrecen soporte personalizado o funciones únicas. Conocer estos diferenciadores te ayuda a tomar una decisión más intuitiva e informada.
Documentación de hallazgos
Documenta los resultados de tu investigación para hacer comparaciones fácilmente. Crea una hoja de cálculo para registrar funciones, precios y pros y contras de cada proveedor. Con este enfoque organizado, puedes simplificar el proceso de decisión y presentar tus hallazgos a los interesados.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se ajusta a tu equipo, presupuesto y sistema?
- ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
- ¿Qué tan flexible es el software para casos de uso específicos?
- ¿Cuáles son los elogios o quejas más comunes de los usuarios?
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Paso 3: Haz una preselección de software de contabilidad y contacta
A continuación, deberás reducir las opciones de proveedores y empezar conversaciones con posibles socios. Aquí tienes cómo hacerlo:
Preselección de proveedores
Elige de 2 a 4 proveedores según tu investigación previa. Concéntrate en los que mejor se adapten a tus necesidades y prioridades. Considera factores como funcionalidades, precios y opiniones de usuarios en tu proceso de revisión. Esto te ayudará a enfocar tu esfuerzo en las opciones más prometedoras.
Envía un RFI o RFP
Envía una Solicitud de Información (RFI) o una RFP de software de contabilidad para recopilar información detallada. Este proceso formal te ayuda a entender la oferta y el enfoque de cada proveedor, y es especialmente útil para necesidades complejas o equipos grandes. Úsalo para aclarar cualquier duda o inquietud que tengas.
Reserva demostraciones
Agenda demostraciones con los proveedores de software de contabilidad preseleccionados. Haz preguntas específicas sobre integraciones, opciones adicionales, seguridad y más. También puedes aprovechar para ver el software en acción y evaluar su facilidad de uso.
Asegúrate de preparar preguntas sobre funcionalidades o escenarios concretos relevantes para tu equipo. Esto te ayuda a evaluar cuán bien el software cubre tus necesidades.
Utiliza criterios de evaluación consistentes
Aplica criterios de evaluación consistentes a todos los proveedores. Crea una lista de verificación o una tabla de puntuaciones para calificar cada opción según factores clave y asegurar una comparación justa. Mantén en mente las prioridades de tu equipo durante este proceso.
Haz estas preguntas:
- ¿Podrías mostrarme un caso real de un cliente similar al nuestro?
- ¿Qué recursos de soporte o incorporación ofrecen?
- ¿Qué funcionalidades requieren una actualización?
- ¿Cómo gestiona tu software la migración de datos?
- ¿Cuál es el plazo de implantación habitual?
Paso 4: Formula el caso de negocio
Ahora, es el momento de convertir la investigación sobre proveedores en un caso de negocio que tu equipo directivo pueda entender y respaldar:
Resumir los puntos de dolor
Resume los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados que esperas de un nuevo software. Destaca cómo el software solucionará cuestiones específicas y mejorará la operativa. Usa viñetas para listar los puntos de dolor y beneficios esperados. Esto ayuda a demostrar claramente el valor de la inversión.
Presentar estimaciones de costos
Busca y presenta estimaciones básicas de costes y plazos de implantación. Utiliza propuestas de los proveedores e investigación para ofrecer cifras precisas. Considera tanto los gastos iniciales como los costes continuos, y revisa precios de software de contabilidad para tener una visión más detallada. Luego, presenta estos datos de forma simple, por ejemplo en una tabla o gráfico.
Articular el ROI y los riesgos
Expón el ROI, las mejoras en eficiencia y los riesgos de no hacer nada para reforzar tus argumentos. Explica cómo el software ahorrará tiempo, optimizará procesos, reducirá errores o incrementará la productividad.
Además, recuerda resaltar los beneficios financieros y operativos, así como los posibles inconvenientes de no implantar el software, como ineficiencias persistentes o riesgos de cumplimiento.
Haz estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
- ¿Cuánto tiempo tardaremos en ver el retorno de inversión?
- ¿Cuáles son los costes y plazos estimados totales?
Paso 5: Implementa tu software contable y capacita a tus usuarios
Una vez tengas la aprobación, puedes comenzar a planificar un proceso de incorporación fluido. Aquí tienes algunos consejos para que sea exitoso:
Comunicar el plan de implementación
Comunica el plan de implementación claramente a todos los usuarios. Comparte cronogramas, hitos clave y lo que cada miembro del equipo debe hacer a través de correos, reuniones o plataformas internas. También es importante mantener canales de comunicación abiertos para asegurar que todos comprendan el proceso y las expectativas.
Asignar responsables internos
Asigna responsables internos y puntos de contacto para la implementación. Estas personas gestionarán las preguntas y coordinarán con el proveedor. Elige personas que estén familiarizadas con el software y puedan resolver problemas para asegurar una transición más fluida y brindar soporte a los usuarios.
Asegurar la formación y la adopción
Asegúrate de que tu equipo complete la formación y adopte la herramienta de manera constante. Programa sesiones de capacitación y proporciona acceso a recursos como seminarios web o guías.
También debes fomentar reuniones periódicas para resolver dudas y monitorear el avance. Recuerda, el uso constante de la herramienta ayuda a aumentar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios finales.
Crear bucles de retroalimentación
Crea bucles de retroalimentación durante el despliegue, incluyendo recursos del proveedor. La mayoría del nuevo software tiene una curva de aprendizaje. Anima a los usuarios a compartir sus experiencias y cualquier inconveniente que encuentren, luego utiliza esta retroalimentación para hacer ajustes y mejorar el proceso.
Además, colabora con el proveedor para resolver problemas técnicos u optimizar funciones según los casos de uso más adecuados.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es el responsable del despliegue?
- ¿Cómo medirás el éxito temprano?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo recopilarás opiniones de los usuarios?
¿Qué sigue?
Si estás en proceso de investigar software contable, conéctate con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones gratuitas.
Solo tienes que completar un formulario y tener una charla rápida en la que analizarán los detalles de tus necesidades. Luego, recibirás una lista corta de software para revisar. Incluso te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precio.