Conciliación de Tres Vías en Cuentas por Pagar: Guía Completa
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Las empresas pierden en promedio el 5% de sus ingresos anuales debido al fraude. Si consideramos cuánto tiempo dedicamos a conseguir las mejores condiciones en nuestros contratos, perder un 5% de los ingresos de tu empresa a cambio de absolutamente nada es ridículo.
Uno de los blancos más fáciles para los defraudadores es el área de cuentas por pagar.
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En este artículo, te explicaré qué es la conciliación de tres vías en las facturas, en qué consiste y cómo puedes implementarla de manera eficiente y eficaz.
¿Qué es la conciliación de tres vías?
La conciliación de tres vías es el proceso de comparar la factura con la orden de compra y la nota de recepción de mercancía (GRN) para verificar los detalles de la factura.
Este método compara diversos aspectos, incluidos el importe de la factura, el número de factura y las cantidades solicitadas, con la correspondiente orden de compra (PO) y la GRN.
Comparar los detalles en estos tres documentos ayuda a identificar errores y facturas fraudulentas. Por supuesto, las facturas suelen tener errores menores debido a redondeos u otras razones legítimas. Mientras los errores estén dentro de un nivel de tolerancia aceptable, puedes aprobarlas.
¿Por qué es importante la conciliación de tres vías?
La conciliación de tres vías te ayuda a lograr tres objetivos clave:
- Minimizar el fraude: El fraude puede ser un gran problema que, si no se controla, puede tener un enorme impacto en los resultados de la empresa. La verificación de tres vías ayuda a minimizar el riesgo de facturas fraudulentas al verificar cada factura dos veces: una con la PO y nuevamente con la GRN.
- Gestionar el flujo de caja: El pago puntual de las facturas es esencial para una gestión eficaz del flujo de caja. Al procesar los pagos a tiempo o antes, puedes aprovechar los descuentos por pago anticipado.
- Cumplir con los requisitos de control interno: Si bien la conciliación de tres vías no es un requisito legal, ayuda a cumplir con las regulaciones financieras y de impuestos relevantes y a mantener registros financieros precisos. La Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley exige evaluar e informar sobre la eficacia del Control Interno sobre la Información Financiera (ICFR) de la empresa. Estos controles internos deben garantizar la exactitud de las transacciones financieras, lo que incluye verificar las facturas. Así que, aunque la conciliación de facturas no sea un requisito directo, sí ayuda a cumplir con la normativa.
¿Los sistemas manuales están saturando a tu equipo? Considera dejar que los ‘borgs ayuden. El software de cuentas por pagar existe para ayudarte a implementar la conciliación de tres vías, mejorar el pago de facturas y más, sin requerir más atención de tus empleados.
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¿Qué es la conciliación de dos y cuatro vías en cuentas por pagar?
La conciliación de dos vías compara las partidas de la PO y la factura, pero no la GRN. El encargado de cuentas por pagar revisa la cantidad y el precio en la PO y verifica que la factura del proveedor tenga la misma cantidad y precio. Básicamente, la conciliación de dos vías no verifica que el producto realmente fue entregado.
La conciliación de cuatro vías lleva el proceso un paso más allá que la de tres vías, al comparar las facturas con las hojas de inspección. Una hoja de inspección muestra la cantidad de bienes aceptados tras la inspección. Debes notificar al proveedor sobre los productos entregados en condiciones inaceptables para que puedan enviar un nuevo pedido o ajustar el monto total en la factura.
Aquí tienes un resumen de las diferencias entre los tres procesos de conciliación:
| Documento | Orden de compra | GRN | Factura del proveedor | Hoja de inspección |
| Conciliación de 2 vías | ✓ | - | ✓ | - |
| Conciliación de 3 vías | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Conciliación de 4 vías | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
¿Cuál es la diferencia entre conciliar y reconciliar?
Conciliar implica comparar dos documentos para encontrar coincidencias en los datos. Por ejemplo, la conciliación de tres vías consiste en comparar la factura con la PO y la GRN para asegurar que todos los detalles estén alineados.
Por otro lado, la conciliación es el proceso de comprobar dos conjuntos de datos para ver si coinciden. Un estado de flujo de efectivo elaborado mediante el método indirecto es un excelente ejemplo de conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo.
Los tres componentes del emparejamiento triple (3-way matching)
El emparejamiento triple depende de tres componentes cruciales: la orden de compra (PO), la nota de recepción de mercancías (GRN) y la factura. Revisar estos tres documentos te ayuda a verificar si el pedido se cumplió como se esperaba y si los detalles de la factura son correctos.
A continuación, te ofrecemos más información sobre cada uno de los tres documentos que debes revisar:
Orden de compra (PO)
Tus colegas del departamento de compras o adquisiciones emiten la PO.
La PO autoriza la compra de los artículos listados e incluye detalles como la cantidad y el precio (según lo acordado con el proveedor) de los artículos. Cada PO tiene un número único que puedes utilizar para referenciarla y hacerle seguimiento.
Nota de recepción de mercancías (GRN)
También llamada informe de recepción o recibo de entrega, la GRN confirma que el departamento receptor ha recibido la entrega. Contiene información sobre los artículos entregados e indica si la entrega fue total o parcial.
Factura
Normalmente, el proveedor envía una factura una vez recibida la entrega, aunque esto puede variar según tu relación con él. La factura incluye datos como los datos de contacto del proveedor, un número de factura único, créditos o descuentos aplicables, el importe total a pagar y los métodos de pago disponibles.
Proceso de emparejamiento triple (3-way matching)
El emparejamiento triple es un proceso sencillo (aunque algo laborioso) en el que el responsable de cuentas por pagar compara tres documentos: PO, GRN y factura, para detectar discrepancias y facturas duplicadas o fraudulentas.
La verificación de las facturas del proveedor incluye tres pasos:
1. Verificación de la PO
Confirma que la PO contenga todos los detalles del pedido necesarios en el momento de realizar el pedido, incluyendo el nombre y la dirección del proveedor, los artículos por ordenar, y la cantidad y precio de los mismos.
2. Verificación de la entrega
Al llegar el envío, el departamento de recepción verifica el estado de los bienes y compara la cantidad recibida con la cantidad especificada en la PO. Si todo está correcto, emitirán una GRN que confirma la entrega de los artículos e ingresarán los datos en el software de gestión de inventarios.
3. Conciliación de la factura
Compara los detalles de la factura con la PO y la GRN.
- ¿El importe total de la factura coincide con el de la PO?
- ¿La cantidad facturada coincide con la cantidad recibida según la GRN?
- Si la GRN indica daños en ciertos artículos del envío, ¿la factura del proveedor ha sido ajustada en consecuencia?
Parece fácil, ¿verdad? Sin embargo, este proceso sencillo puede volverse abrumador cuando recibes miles de entregas cada mes.
Podrías contratar más administrativos, pero hay una forma más inteligente y rentable de hacer que el emparejamiento triple sea escalable: software de automatización de cuentas por pagar. La automatización de cuentas por pagar ayuda a escalar el emparejamiento triple y minimiza el riesgo de errores humanos.
Departamentos involucrados en el proceso de emparejamiento triple
Tres departamentos están implicados en el proceso de emparejamiento triple:
- Departamento de compras: El departamento de compras emite la PO y se asegura de que contenga todos los detalles necesarios, como el número de PO, el precio unitario y las cantidades de los artículos.
- Departamento de recepción: El departamento de recepción recibe los pedidos, registra los nuevos artículos en el inventario y emite la GRN.
- Departamento de finanzas o contabilidad: El equipo de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores y las cruza con la PO y la GRN. Si todo está en orden, aceptan la factura.
Ejemplo de emparejamiento triple
Veamos un ejemplo de cómo funciona el emparejamiento triple. Supón que tu empresa de software necesita 10 monitores nuevos. El departamento de compras ha decidido realizar el pedido a la empresa A.
La PO indica un valor total de $15,000 e incluye detalles como la cantidad y precio de los monitores pedidos, la fecha de entrega prevista y los códigos contables internos.
Una vez que la empresa A entrega los monitores y envía una factura, el auxiliar de cuentas por pagar comienza el proceso de verificación. El auxiliar comprueba si la compra fue autorizada mediante una orden de compra, revisando el precio, la cantidad y el nombre de la empresa para asegurarse de que no sea una factura falsa.
Luego, el auxiliar de cuentas por pagar compara con la nota de recepción de mercancía para verificar que, en efecto, se entregaron los 10 monitores. Una vez conforme, autoriza el pago.
Ventajas del cotejo triple
El cotejo triple ofrece los siguientes beneficios:
Prevención de fraudes y pagos excesivos
Ya he mencionado esto varias veces, así que ya lo tienes claro. Verificar los detalles en tres documentos distintos ayuda a detectar discrepancias que podrían conducir a pagos excesivos e identificar facturas fraudulentas. El resultado de la verificación triple es un proceso de cuentas por pagar eficiente que protege tus ganancias y tu flujo de efectivo.
Pagos más rápidos
El cotejo triple ayuda a agilizar los pagos legítimos a proveedores, especialmente cuando usas una herramienta de automatización de cuentas por pagar. Los pagos rápidos ayudan a crear relaciones más sólidas con los proveedores; de hecho, el 81% de los pagadores creen que los pagos instantáneos = mejores relaciones con los proveedores.
Los pagos rápidos también pueden llevar a mejoras en las condiciones de crédito, prioridad en los pedidos y descuentos por pronto pago.
Crea una trazabilidad para auditoría
El cotejo triple exige que almacenes documentos comerciales (¡y que puedas encontrarlos de forma que no te desesperes en el proceso!). Tener este sistema facilita encontrar documentos durante una auditoría interna, acelerando todo el procedimiento.
Desventajas del cotejo triple
Todo lo bueno tiene un precio; aquí tienes las desventajas del cotejo triple:
Requiere mucho trabajo manual
El cotejo triple puede ser un proceso largo y tedioso cuando lo estás configurando por primera vez. Los tiempos de procesamiento más largos al principio podrían traducirse en pagos tardíos y dificultar la construcción de una buena relación con el proveedor.
La automatización de cuentas por pagar es una solución sencilla para hacer frente al proceso manual tedioso de cotejo. El sistema automatizado se encarga de todo, desde hacer coincidir los detalles con la orden de compra y la nota de recepción, hasta ejecutar el pago. Por si no te has dado cuenta, creo que la automatización es el mejor camino aquí; no hay razón para que dediques tu tiempo a armar un rompecabezas con la información de tu empresa, si puedes evitarlo.
No es ideal para servicios
No puedes emitir una nota de recepción por servicios ya que se prestan de forma continua. Necesitarás que un miembro del equipo audite manualmente la calidad del servicio y le informe al equipo de cuentas por pagar para que puedan liberar el pago. Es un poco incómodo.
No detecta todos los errores
El cotejo triple corrige errores en la factura. No contempla otros errores, como papelería extraviada o interpretaciones erróneas de los acuerdos.
Además, cuando tú o tu sistema automatizado detectan errores, tendrás que discutirlos con el área de compras y/o de recepción. Esto puede ralentizar aún más el proceso, especialmente si los equipos trabajan en diferentes ubicaciones.
Dicho esto, también hay un beneficio parcial aquí: detectar estos errores temprano te ayuda a evitar malentendidos mayores más adelante si no se descubren a tiempo.
Cómo implementar el cotejo triple
El cotejo triple manual requiere mucho trabajo; si lo inicias sin un plan puede aumentar el tiempo de procesamiento de las facturas y convertirse en un gran cuello de botella en tu flujo de trabajo de cuentas por pagar. Aquí tienes cómo implementar el cotejo triple sin que retrase tu proceso de pago:
- Asignar un responsable: Identifique a una persona que supervise el proceso de conciliación triple. Esta debe ser alguien del equipo de cuentas por pagar (AP); preferentemente, alguien que pueda configurar el sistema de AP para conciliar facturas y atender los errores señalados por el sistema.
- Definir un valor mínimo de factura para la conciliación triple: No vale la pena realizar una conciliación triple para una factura de $50. Reserve la conciliación triple para facturas por encima de cierto monto en dólares, ya que las facturas de alto valor generalmente conllevan un mayor riesgo de fraude.
- Automatizar la conciliación triple: Un sistema automatizado elimina la necesidad de que un empleado de AP verifique manualmente las facturas de los proveedores. El sistema compara los tres documentos sin ningún esfuerzo manual. Si hay discrepancias, el sistema notifica al empleado de AP.
- Definir un nivel de tolerancia para discrepancias: Si utiliza un software, le recomiendo definir un nivel de tolerancia para discrepancias, de modo que el sistema pueda aprobar pagos con pequeñas diferencias, siempre que estén dentro de un rango aceptable. Esto elimina la necesidad de revisar pequeñas discrepancias en facturas de alto valor. Por ejemplo, el empleado de AP no debería tener que investigar una diferencia de $10 en una factura de $10,000.
- Implemente el cambio de forma gradual: Implemente gradualmente la conciliación triple explicando al equipo de AP la importancia de este proceso, sus beneficios y su rol dentro del proceso contable general.
El futuro de la conciliación triple
¡Si tenías en tu cartón de bingo que iba a decir “IA”, prepárate para marcarlo!
Actualmente, el software es la mejor manera de realizar la conciliación triple; sin embargo, las tecnologías de IA impulsarán el futuro. La IA está haciendo que las soluciones de software sean más potentes en todos los sectores y, a medida que se vuelven más inteligentes, ahorrarán mucho dinero a las empresas gracias a una eficiencia aún mayor, reducción de fraudes y decisiones automatizadas.
Por ejemplo, en 2019, un empleado de Honda defraudó a la compañía por $750,000 creando múltiples órdenes de compra. Honda podría haber evitado esto con un sistema de AP impulsado por IA y haber ahorrado $750,000.
Un sistema de AP basado en IA puede hacer más que solo identificar facturas fraudulentas. Por ejemplo, la detección de anomalías basada en ML puede monitorear la interacción de los empleados con el proceso de AP. El sistema identifica comportamientos maliciosos para que pueda intervenir antes de que sea demasiado tarde.
También puede utilizar tecnologías como fuzzy matching para detectar facturas de empresas falsas.
“El fuzzy matching engloba un conjunto de técnicas estadísticas que comparan y emparejan cadenas aproximadamente iguales. Estas técnicas emplean reglas estadísticas para determinar un grado relativo de similitud entre dos cadenas, en contraste con el enfoque booleano, que utiliza un formato específico y codificado para cada tarea a fin de dar una respuesta de Sí/No.”
Un sistema puede utilizar fuzzy matching para escanear múltiples repositorios, consultar la base de datos de proveedores existente y comparar diversos documentos para identificar documentos falsos.
¿El resultado? Detectar fraudes incluso en casos que a un humano se le podrían escapar.
Prepárese para el futuro hoy
La conciliación triple manual es un fenómeno de los años 90. Las empresas modernas utilizan software para la detección de errores y fraudes. La IA está a punto de transformar el proceso de AP, pero mientras tanto, ahorre tiempo y mejore la seguridad implementando la conciliación triple hoy mismo.
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