10 Consejos de Cuentas por Pagar para Mejorar la Liquidez en 2026
Gestionar la liquidez es innegociable; si se hace mal, la supervivencia de tu empresa está en juego. Y si estos problemas de iliquidez no se controlan, podrías acabar en serios problemas, especialmente en un mercado donde es difícil conseguir capital a corto plazo.
Existen múltiples enfoques para la gestión de la liquidez. En esta guía, me centraré en las mejores prácticas de cuentas por pagar: una de las áreas más subestimadas de la gestión financiera.
Cómo medir la liquidez
Los ratios de liquidez son la forma más rápida de obtener información sobre la liquidez de tu empresa. Aquí tienes algunos de los ratios de liquidez más utilizados:
¿Quieres más de The CFO Club?
Crea una cuenta gratuita para terminar de leer este artículo y únete a una comunidad de CFOs y ejecutivos financieros modernos que acceden a marcos probados, herramientas e ideas para navegar las finanzas impulsadas por IA.
Have an account? Log In
- Ratio corriente: El ratio corriente es el ratio de liquidez más permisivo porque mide la liquidez durante un año completo. Te indica la proporción de activos corrientes en comparación con los pasivos corrientes. Aunque el ratio corriente ideal varía según la empresa, un ratio mayor que uno indica que tienes suficiente liquidez para cubrir tus pasivos corrientes. Aquí tienes la fórmula:
Ratio corriente = Activos Corrientes ÷ Pasivos Corrientes
- Prueba ácida (Quick ratio): La prueba ácida es ligeramente más estricta que el ratio corriente porque se centra solo en cuentas por cobrar, inversiones a corto plazo y efectivo y equivalentes de efectivo. Se excluyen los inventarios y otros activos corrientes. La lógica es que convertir el inventario en efectivo resulta más difícil que con otros activos corrientes. La fórmula para calcular la prueba ácida es:
Prueba ácida = [Cuentas por Cobrar + Inversiones a Corto Plazo + Efectivo y Equivalentes de Efectivo] ÷ Pasivos Corrientes
- Ratio de efectivo: El ratio de efectivo es el más conservador de todos los ratios de liquidez. Excluye todos los activos corrientes, excepto el efectivo y equivalentes de efectivo. Piénsalo como una evaluación de liquidez en caso de emergencia. Si tuvieras que cubrir todos los pasivos corrientes de inmediato, ¿tienes suficiente efectivo para ello? Aquí tienes la fórmula:
Ratio de efectivo = Efectivo y Equivalentes de Efectivo ÷ Pasivos Corrientes
Estas métricas ayudan a establecer un punto de partida y a realizar un seguimiento del progreso cuando intentas mejorar la liquidez. Con esta base, hablemos sobre las mejores prácticas de cuentas por pagar que debes seguir para maximizar la liquidez.
10 mejores prácticas en cuentas por pagar
Algunas de estas prácticas pueden realizarse automáticamente; otras requieren cierta interacción. En cualquier caso, te ayudarán a mejorar tu posición de efectivo, sacándote de la zona de riesgo.
1. Prioriza las facturas
Prioriza las facturas en función de los siguientes factores:
- Costo de oportunidad (tasa de rentabilidad de valores negociables u otros equivalentes de efectivo)
- Disponibilidad de descuentos por pronto pago
Pagar facturas antes de tiempo conlleva un costo de oportunidad. El dinero que pagaste anticipadamente podría haberse invertido en valores negociables a cierta tasa de retorno.
Supongamos que una factura por $50,000 vence dentro de cuatro meses. Un mes después decides pagarla. Si no pagas antes de tiempo, puedes invertir ese dinero en valores negociables y generar, por ejemplo, un 4% de rentabilidad durante tres meses. Esto significa que pierdes $500 por pagar antes, calculado así:
Dinero perdido = [Monto x Rentabilidad (%) x (3 meses/12 meses)]
$500 = [$50,000 x 4% x 3 meses/12 meses]
Pero antes de decidir pagar la factura el día de su vencimiento, busca oportunidades de descuento. Si el proveedor ofrece un 5% de descuento por pago anticipado, ahorras $2,500 — esto no solo mejora tu flujo de efectivo, sino que además se suma a tus beneficios.
Cuando recibes cientos de facturas, la aprobación manual y toma de decisiones se vuelve impracticable. Ahí es donde la automatización de cuentas por pagar puede ayudar — encuentra una buena solución de software para la automatización de cuentas por pagar para automatizar tus procesos de cuentas por pagar y de aprobación de facturas. Esto te permitirá tomar decisiones financieras inteligentes a escala.
Las mejores herramientas de automatización de AP
Nuestro equipo ha revisado miles de herramientas de software financiero: estas son las mejores para la automatización de cuentas por pagar:
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
2. Simplifica tu flujo de trabajo de AP
Simplifica tus procesos para que el departamento de cuentas por pagar pueda monitorear los pagos y desarrollar estrategias para minimizar la liquidez. Aquí tienes algunas formas de agilizar el proceso de cuentas por pagar y ayudar a tu equipo:
- Estandariza tus flujos de trabajo de AP.
- Identifica los cuellos de botella en el proceso y elimínalos.
- Automatiza tu proceso de cuentas por pagar. Uno de los beneficios del software de cuentas por pagar es que puedes automatizar la mayoría de las tareas de AP, como el procesamiento de pagos, la aprobación automática de pagos por debajo de cierto umbral y la conciliación de pagos con facturas.
- No pagues facturas incorrectas. Devuélvelas al proveedor.
- Procesa las facturas a tiempo y séllalas. Completa el proceso de acuerdo con los acuerdos internos de nivel de servicio.
- Paga las facturas en la fecha de vencimiento. Evita pagos atrasados, ya que eso pone en riesgo la relación con tus proveedores y puede resultar en recargos por demora.
- Desarrolla canales y procesos para reportar y manejar excepciones.
- Sustituye las facturas en papel por un sistema de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) que permita a los proveedores enviar facturas electrónicamente. Las facturas basadas en EDI son más fáciles de rastrear y pueden ayudarte a aprobar y registrar pagos de forma automática.
3. Formaliza tu flujo de trabajo de AP
Formalizar el flujo de trabajo de cuentas por pagar ayuda a garantizar eficiencia, precisión y cumplimiento. Crea un flujo de trabajo estructurado y documentado que incluya directrices para áreas específicas. Aquí algunos ejemplos de elementos a incluir en un flujo de trabajo formalizado de cuentas por pagar.
- Control de acceso: Restringe el acceso a los datos de cuentas por pagar únicamente a quienes lo necesiten. El software de cuentas por pagar puede ayudarte a autorizar a los usuarios a acceder a los datos con distintos niveles de permiso según su función.
- Controles internos: Implementa controles internos para prevenir fraudes y discrepancias, y realiza auditorías frecuentes para garantizar la eficacia de dichos controles. Controles internos robustos previenen errores humanos y fraudes, lo que ayuda a ahorrar tiempo. Por ejemplo, la conciliación de facturas en tres pasos es una excelente forma de evitar fraudes y errores en cuentas por pagar.
- KPI: Define indicadores clave de desempeño (KPI) para establecer responsabilidad. Los KPI ayudan al equipo de cuentas por pagar a evaluar si sus estrategias están funcionando. Si buscas maximizar la liquidez, dar seguimiento a los ratios de liquidez ayuda al equipo a evaluar la efectividad de sus estrategias.
4. Renegocia los plazos de pago
Los plazos de pago no están grabados en piedra. Si buscas maximizar la liquidez, vale la pena hablar con los proveedores —especialmente con quienes tienes buenas relaciones comerciales— acerca de posibles cambios en las condiciones de pago.
La mayoría de las facturas vienen con condiciones de pago a 30, 60 o 90 días. Habla con el proveedor sobre la posibilidad de obtener un periodo de crédito más largo o descuentos por pago anticipado. Si el método de pago actual es caro, consulta con los proveedores sobre métodos alternativos de pago. Incluso aunque sólo algunos proveedores acepten, podrías ver un impacto significativo en tu liquidez.
5. Busca descuentos
Los descuentos suelen ser más ventajosos que un mayor plazo de crédito, siempre que no tengas problemas de liquidez. Sin embargo, los descuentos también se traducen en un menor saldo de caja promedio; esto significa que los descuentos no aumentarán la liquidez a corto plazo pero sí reducirán significativamente las salidas de efectivo a largo plazo y mejorarán la liquidez.
6. Automatiza tus procesos de AP
Automatizar los procesos de AP libera tiempo para tu equipo y elimina la complejidad y las ineficiencias de los procesos de cuentas por pagar. Busca una solución de automatización de AP que haga más que sólo la captura básica de datos.
Por ejemplo, el software debería ser capaz de escanear automáticamente las facturas y asociarlas con los pagos y órdenes de compra correspondientes en tiempo real (esto también es un beneficio del software de órdenes de compra). El software con informes automatizados desempeña un papel clave para ayudarte a rastrear la liquidez. Los informes que periódicamente ofrecen una visión general de los ratios de liquidez y el análisis de gastos permiten que tu equipo tome decisiones más inteligentes sobre los procesos de cuentas por pagar para maximizar la liquidez.
7. Revisar Pagos Duplicados
Los pagos duplicados pueden convertirse en un gran problema de fuga de flujo de efectivo si no se controlan. Incluso con el procesamiento automatizado de facturas, audita regularmente tanto las facturas como los pagos para asegurarte de que no haya duplicados.
Como alternativa, puedes automatizar el proceso utilizando sistemas de cuentas por pagar que ofrezcan una función incorporada de detección de duplicados.
Mejor Software Integral de Cuentas por Pagar
Si buscas una herramienta para gestionar todo el proceso de cuentas por pagar, estas son tus mejores opciones:
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
8. Revisión Periódica de Contratos
Revisa los contratos periódicamente para:
- Encontrar oportunidades de beneficios financieros: Utiliza tarjetas de evaluación de proveedores para hacer seguimiento a los indicadores de desempeño y asegurar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). El incumplimiento de los SLA podría suponer una buena oportunidad para obtener beneficios financieros.
- Optimizar los términos de pago: Revisa los contratos para ver si necesitas ajustar y optimizar los términos de pago en función de factores cambiantes como las condiciones del mercado. Ampliar los términos de pago puede aumentar los Días de Cuentas por Pagar (DPO) y mejorar la liquidez general.
- Detectar reducciones de costos y evitar renovaciones automáticas: La revisión de contratos puede ayudarte a encontrar áreas donde se puedan reducir costes, como eliminar servicios que no se utilizan o renegociar una tarifa más baja debido a cambios de mercado. También puede ayudarte a identificar y evitar renovaciones automáticas de contratos para servicios que ya no necesitas.
9. Trabaja con Proveedores Preaprobados
Algunas de las mejores prácticas de cuentas por pagar comienzan incluso antes de empezar el trabajo — por ejemplo: la selección de proveedores.
Trabajar con proveedores preaprobados es un excelente control interno para prevenir el fraude. Preaprueba a los proveedores evaluando factores como:
- Disponibilidad de productos
- Precios
- Tiempos de entrega
- Confiabilidad
Una vez tengas una lista de proveedores preaprobados, crea un archivo maestro de proveedores y permite que solo algunos miembros específicos del equipo puedan acceder y editar el archivo.
Agrega todos los detalles, incluidos los precios aprobados y los tiempos de entrega mutuamente acordados, a la lista. Esto asegura que tus empleados no creen proveedores falsos en el sistema de cuentas por pagar para transferirse dinero a sus propias cuentas ni manipulen precios en la factura para coludirse con el proveedor.
El dinero que no pierdes se acumula, mejorando tu liquidez.
10. Incluye Medidas Antifraude
Según un informe de la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE), las empresas estadounidenses pierden en promedio el 5% de sus ingresos brutos por fraude, y el 12% de estos fraudes ocurren en el departamento de contabilidad.
Implementar sólidas medidas de detección de fraude puede ayudar a garantizar la integridad financiera. Controles internos como la segregación de funciones, software avanzado con capacidad para detectar anomalías y auditorías periódicas son fundamentales para prevenir el fraude. Todas estas medidas además contribuyen a crear un rastro que ayuda a encontrar inconsistencias que puedan indicar fraude a posteriori.
La Liquidez Tiene Impactos Financieros Importantes
Pasar largos periodos con poca liquidez puede generar inquietud entre inversores y prestamistas. También puede aumentar el coste de obtener capital a corto plazo y dar lugar a una crisis de efectivo a largo plazo.
Los procesos de cuentas por pagar son una poderosa herramienta para gestionar la liquidez; seguir las mejores prácticas de cuentas por pagar puede ayudarte a tener todo bajo mejor control.
¿Quieres leer más ideas financieras? Suscríbete a nuestro boletín gratuito para recibir consejos de expertos, guías y perspectivas de líderes financieros cada semana.
