10 consejos de cuentas por pagar para aumentar la liquidez en 2026
Gestionar la liquidez es innegociable; si se hace mal, la supervivencia de su empresa está en peligro. Y si esos problemas de iliquidez no se controlan, podría acabar en serios apuros, especialmente en un mercado donde el capital a corto plazo es difícil de conseguir.
Este no es el momento para quedarse sin efectivo, con exceso de inventario, o ambos.
No cuando las tasas de interés duplican las de hace un año y el crédito rotativo es difícil de obtener.
No cuando el Fondo Monetario Internacional proyecta que las economías avanzadas del mundo crecerán solo un 1,4% el próximo año.
Harvard Business Review
Existen múltiples enfoques para la gestión de la liquidez. En esta guía, me centraré en las mejores prácticas de cuentas por pagar, una de las áreas más subestimadas de la gestión financiera.
Cómo Medir la Liquidez
Los ratios de liquidez son la forma más rápida de obtener información sobre la liquidez de su empresa. Aquí hay algunos de los ratios de liquidez más utilizados:
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
- Ratio corriente: El ratio corriente es el ratio de liquidez más indulgente porque mide la liquidez a lo largo de un año completo. Le indica la proporción de activos corrientes en comparación con los pasivos corrientes. Aunque el índice ideal difiere para cada empresa, un ratio superior a uno indica que tiene suficiente liquidez para cubrir los pasivos corrientes. Aquí tiene la fórmula:
Ratio Corriente = Activos Corrientes ÷ Pasivos Corrientes
- Prueba ácida (quick ratio): El ratio rápido es ligeramente más estricto que el ratio corriente ya que solo considera cuentas por cobrar, inversiones a corto plazo, y efectivo y equivalentes de efectivo. Los inventarios y otros activos corrientes se excluyen. El razonamiento es que convertir inventario a efectivo es más difícil en comparación con otros activos corrientes. La fórmula para calcular la prueba ácida es:
Prueba Ácida = [Cuentas por Cobrar + Inversiones a Corto Plazo + Efectivo y Equivalentes de Efectivo] ÷ Pasivos Corrientes
- Ratio de caja: El ratio de caja es el más conservador de todos los ratios de liquidez. Excluye todos los activos corrientes excepto el efectivo y equivalentes de efectivo. Considérelo como una evaluación de liquidez en una emergencia. Si tuviera que liquidar todos los pasivos corrientes de inmediato, ¿tiene suficiente efectivo para hacerlo? Aquí la fórmula:
Ratio de Caja = Efectivo y Equivalentes de Efectivo ÷ Pasivos Corrientes
Estas métricas ayudan a establecer un punto de partida y a hacer seguimiento del progreso cuando busque mejorar la liquidez. Con esta base, hablemos de las mejores prácticas en cuentas por pagar que debe seguir para maximizar la liquidez.
10 Mejores Prácticas de Cuentas por Pagar
Algunas de estas prácticas pueden realizarse de forma automática; otras requieren algo de ida y vuelta. En cualquier caso, le ayudarán a mejorar su posición de liquidez y salir de situaciones críticas.
1. Priorice las Facturas
Priorice las facturas según los siguientes factores:
- Costo de oportunidad (tasa de retorno sobre valores negociables u otros equivalentes de efectivo)
- Disponibilidad de descuentos por pronto pago
Pagar las facturas antes de tiempo conlleva un costo de oportunidad. El dinero que pagó anticipadamente podría haberse invertido en valores negociables a cierta tasa de retorno.
Suponga que una factura de $50,000 vence dentro de cuatro meses. Un mes después, decide pagar la factura. Si no paga anticipadamente, puede mantener el dinero en valores negociables y generar, digamos, un 4% de retorno durante tres meses. Esto significa que pierde $500 por pagar por adelantado, calculado de la siguiente manera:
Dinero Perdido = [Monto x Tasa de Retorno (%) x (3 meses/12 meses)]
$500 = [$50,000 x 4% x 3 meses/12 meses]
Pero antes de decidir pagar la factura el día del vencimiento, busque oportunidades de descuento. Si el vendedor ofrece un 5% de descuento por pronto pago, ahorra $2,500 — esto no solo mejora su flujo de efectivo, sino que también aumenta su margen de ganancia.
Cuando recibe cientos de facturas, la aprobación y toma de decisiones manual resulta impráctica. Ahí es donde la automatización de cuentas por pagar puede ayudar: encuentre una excelente solución de software de automatización de cuentas por pagar para automatizar sus procesos de cuentas por pagar y aprobación de facturas. Esto le permitirá tomar decisiones financieras inteligentes a escala.
Las mejores herramientas de automatización de cuentas por pagar
Nuestro equipo ha revisado miles de herramientas de software financiero: estas son las mejores para automatizar cuentas por pagar:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Simplifica tu flujo de trabajo de cuentas por pagar
Simplifica tus procesos para que el departamento de cuentas por pagar pueda monitorizar mejor los pagos y desarrollar estrategias para minimizar la liquidez. Aquí tienes algunas formas de optimizar el proceso de cuentas por pagar y ayudar a tu equipo:
- Estandariza tus flujos de trabajo de cuentas por pagar.
- Identifica los cuellos de botella en el proceso y elimínalos.
- Automatiza tu proceso de cuentas por pagar. Uno de los beneficios del software de cuentas por pagar es que ayuda a automatizar la mayoría de las tareas, como el procesamiento de pagos, aprobación automática de pagos bajo cierto umbral y conciliación de pagos con facturas.
- No pagues facturas incorrectas. Devuélvelas al proveedor.
- Procesa las facturas a tiempo y séllalas. Completa el proceso según los acuerdos de nivel de servicio internos.
- Paga las facturas en la fecha de vencimiento. Evita pagos atrasados, ya que esto pone en riesgo la relación con el proveedor y puede generar recargos por demora.
- Desarrolla canales y procesos para la notificación y gestión de excepciones.
- Sustituye las facturas en papel por un sistema de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) que permita a los proveedores enviar facturas electrónicamente. Las facturas basadas en EDI son más fáciles de rastrear y te pueden ayudar a aprobar y registrar los pagos automáticamente.
3. Formaliza tu flujo de trabajo de cuentas por pagar
Formalizar el flujo de trabajo de cuentas por pagar ayuda a garantizar la eficiencia, exactitud y cumplimiento normativo. Crea un flujo de trabajo estructurado y documentado que incluya directrices para áreas específicas. Aquí tienes ejemplos de aspectos a incluir en un flujo de trabajo formalizado:
- Establecimiento de control de acceso: Restringe el acceso a los datos de cuentas por pagar solo a las personas que lo necesiten. El software de cuentas por pagar puede ayudarte a autorizar a los usuarios con niveles de permiso distintos según su rol.
- Controles internos: Implementa controles internos para prevenir fraudes y discrepancias, y realiza auditorías periódicas para garantizar la eficacia de estos controles. Unos controles internos robustos previenen fraudes y errores humanos, lo que ayuda a ahorrar tiempo. Por ejemplo, la conciliación triple de facturas es una excelente forma de evitar fraudes y errores en cuentas por pagar.
- KPIs: Define indicadores clave de rendimiento (KPI) para generar responsabilidad. Los KPIs ayudan al equipo de cuentas por pagar a evaluar si sus estrategias están funcionando. Si buscas maximizar la liquidez, hacer seguimiento a los ratios de liquidez permite a tu equipo juzgar la eficacia de sus estrategias.
4. Renegocia los plazos de pago
Los términos de pago no son inamovibles. Si buscas maximizar la liquidez, vale la pena hablar con tus proveedores, especialmente aquellos con los que tienes relaciones sólidas, sobre posibles cambios en los plazos de pago.
La mayoría de las facturas tienen condiciones netas a 30, 60 o 90 días. Habla con el proveedor para negociar un período de crédito más largo o descuentos por pago anticipado. Si el método de pago actual resulta costoso, consulta a los proveedores sobre métodos alternativos. Incluso si solo pocos aceptan, podrías ver un impacto considerable en tu liquidez.
5. Busca descuentos
Los descuentos suelen ser más ventajosos que un plazo de crédito más largo, siempre que no tengas problemas de liquidez. Sin embargo, los descuentos también significan un menor saldo promedio de caja: esto significa que no aumentarán la liquidez en el corto plazo, pero sí reducirán considerablemente los flujos de efectivo en el largo plazo y mejorarán la liquidez.
6. Automatiza tus procesos de cuentas por pagar
Automatizar los procesos de cuentas por pagar libera tiempo a tu equipo y elimina complejidades e ineficiencias. Busca una solución de automatización capaz de hacer más que la entrada básica de datos.
Por ejemplo, el software debería ser capaz de escanear automáticamente las facturas y relacionarlas en tiempo real con los pagos y órdenes de compra correspondientes (esto también es un beneficio del software de órdenes de compra). Un software con reportes automáticos es clave para ayudar a monitorear la liquidez. Los informes periódicos que ofrecen una visión general de los ratios de liquidez y análisis de gastos permiten que tu equipo tome mejores decisiones sobre los procesos de cuentas por pagar para maximizar la liquidez.
7. Revisar los pagos duplicados
Los pagos duplicados pueden convertirse en una grave fuga de flujo de efectivo si no se detectan. Incluso con la automatización del procesamiento de facturas, audita periódicamente tanto las facturas como los pagos para asegurarte de que no haya duplicados.
De manera alternativa, puedes automatizar el proceso utilizando sistemas de cuentas por pagar que ofrecen una función de detección de duplicados incorporada.
Mejor software integral de cuentas por pagar
Si necesitas una herramienta para gestionar todo el proceso de cuentas por pagar, estas son tus mejores opciones:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
8. Revisar los contratos periódicamente
Revisa los contratos de forma periódica para:
- Encontrar oportunidades de beneficios financieros: Utiliza cuadro de mando de proveedores para monitorear los indicadores de desempeño y asegurar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). El incumplimiento de los SLA puede ser una buena oportunidad para obtener beneficios financieros.
- Optimizar los términos de pago: Revisa los contratos y analiza si necesitas ajustar y optimizar los términos de pago en función de los cambios en factores como las condiciones del mercado. Ampliar los términos de pago puede aumentar los días de cuentas por pagar (DPO) y mejorar la liquidez general.
- Identificar reducciones de costes y evitar renovaciones automáticas: La revisión de contratos puede ayudarte a encontrar áreas donde puedes reducir costes, por ejemplo, eliminando servicios no utilizados o renegociando una tarifa más baja debido a cambios en el mercado. También permite identificar y evitar renovaciones automáticas de servicios que ya no necesitas.
9. Trabaja con proveedores preaprobados
Algunas de las mejores prácticas de cuentas por pagar empiezan incluso antes de comenzar el trabajo; un ejemplo de ello es la selección de proveedores.
Trabajar con proveedores preaprobados es un excelente control interno para prevenir fraudes. Preaprueba a los proveedores evaluando factores como:
- Disponibilidad de productos
- Precios
- Tiempos de entrega
- Confiabilidad
Una vez que tengas una lista de proveedores preaprobados, crea un archivo maestro de proveedores y permite que solo algunos miembros del equipo tengan acceso y permisos de edición sobre dicho archivo.
Agrega todos los detalles, incluyendo los precios aprobados y los tiempos de entrega mutuamente acordados, a la lista. Esto asegura que tus empleados no creen proveedores ficticios en el sistema de cuentas por pagar para transferir dinero a sus propias cuentas, ni manipulen el precio en la factura para coludirse con el proveedor.
El dinero que no pierdes se acumula, mejorando tu liquidez.
10. Incluye medidas antifraude
De acuerdo con un informe de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), las empresas estadounidenses pierden en promedio el 5% de sus ingresos brutos debido a fraudes, y el 12% de estos fraudes ocurre en el departamento de contabilidad.
Implementar sólidas medidas de detección de fraude puede ayudar a garantizar la integridad financiera. Los controles internos, como la segregación de funciones, el uso de software avanzado capaz de detectar anomalías y las auditorías regulares son fundamentales para prevenir fraudes. Todos estos elementos también contribuyen a crear un rastro que te ayudará a identificar inconsistencias que puedan indicar fraude de forma retrospectiva.
La liquidez tiene grandes repercusiones financieras
Quedarse corto de liquidez durante períodos prolongados puede generar inquietud entre inversores y prestamistas. También puede aumentar el coste de pedir capital a corto plazo y provocar una crisis de efectivo a largo plazo.
Los procesos de cuentas por pagar son una poderosa palanca para gestionar la liquidez; seguir buenas prácticas de cuentas por pagar puede ayudarte a tener todo bajo mejor control.
¿Te gustaría leer más sobre finanzas? Suscríbete gratis a nuestro boletín para recibir consejos, guías y perspectivas de líderes financieros cada semana.
