Cómo crear un presupuesto empresarial duradero en 7 pasos
¿Sientes que el presupuesto de tu empresa se parece más a una resolución de Año Nuevo? Se plantea con las mejores intenciones, pero se olvida a las pocas semanas. Esta guía te ayudará a crear un presupuesto empresarial que realmente funcione (a diferencia de mis aspiraciones de planificación de comidas para 2025)...
Conceptos Básicos del Presupuesto Empresarial
Un presupuesto empresarial es un plan de ingresos y gastos para tu negocio. En el lado de los ingresos, incluye tu mejor estimación de los ingresos brutos (cuánto dinero entra). En el lado de los gastos, incluye los costes fijos, costes variables, costes de capital y gastos no operativos (todos los lugares donde tu empresa está gastando dinero).
Las organizaciones más grandes utilizan software de presupuestación y previsión para elaborar y mantener presupuestos, supervisados por el CFO. En las empresas más pequeñas, la elaboración del presupuesto puede recaer en el propietario y/o el contador.
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Si crees que tomarse en serio el presupuesto no es importante, considera esto:
- La mitad de las pequeñas empresas no crea un presupuesto operativo global
- La mitad de las pequeñas empresas fracasa en sus primeros 2 años
Te dejo decidir si esas cosas están relacionadas…
5 Beneficios Principales de la Planificación Presupuestaria
Por supuesto, hacer presupuestos te ayuda a planificar los gastos, los cambios en los ingresos y más. Pero más allá de lo obvio, ¿cuáles son los beneficios clave del presupuesto para los propietarios de empresas?
1 - Contratación Proactiva
La gestión de personal es uno de los principales dolores de cabeza para los pequeños empresarios. Pienso en mi propia experiencia dirigiendo un negocio y lo pésimo que era para predecir cuándo necesitábamos incorporar ayuda adicional.
Esto llevó a que, primero, mis primeros empleados y yo estuviéramos sobrecargados de trabajo y, luego, por una sobrecompensación, a que un grupo de nuevos empleados no tuviera suficiente por hacer cuando el trabajo disminuía.
Fue duro y me costó ganarme la confianza de algunos grandes empleados. Aprende de mis errores y empieza a presupuestar cuanto antes.
2 - Prepararse para Financiamiento
Cualquier préstamo bancario tradicional requerirá un plan de negocios detallado, que incluya un presupuesto bien elaborado.
Aunque los inversores pueden ser un poco más flexibles, lo más probable es que quieran ver un presupuesto operativo integral y una previsión de rentabilidad antes de entregar su dinero.
3 - Reducir los Costes de Financiación
Si has hecho un buen presupuesto, también puedes determinar el tipo de financiación que te hará ahorrar más dinero.
Por ejemplo, imagina que surgen algunos gastos imprevistos importantes. Puedes recurrir a tu línea de crédito, usar una tarjeta de crédito o quizá incluso optar por factoring de facturas. Revisas tu presupuesto y te das cuenta de que estás previendo una entrada de efectivo el próximo mes con un 90% de certeza, lo que significa que solo necesitas una fuente de financiación a corto plazo.
En este caso, en lugar de pedir un préstamo, probablemente podrías usar simplemente la tarjeta de crédito, aprovechando el periodo de gracia para no pagar intereses por entre 21 y más de 50 días (según el momento del ciclo de facturación en que realices la compra).
4 - Menos Estrés
Dirigir un negocio puede ser estresante. Tanto así que una encuesta de Xero mostró que los dueños de pequeñas empresas tienen puntuaciones de "bienestar" más bajas que la población general.
Da pena ver eso… y es parte de por qué escribo este tipo de contenido.
Hacer presupuestos puede reducir tu estrés como propietario y operador de un negocio ayudándote a estar más preparado para los cambios empresariales. Sé que ya tienes menos tiempo del que te gustaría, pero si te sientas y preparas un presupuesto, podrás estar más tranquilo y evitar retrocesos.
5 - Toma de Decisiones Mejor Informada
El dueño promedio de una pequeña empresa toma más de 6 millones de decisiones al año... Bueno, quizás no tantas, pero sí hay una infinidad de cosas por decidir, lo que fácilmente lleva a fatiga en la toma de decisiones.
Tu presupuesto puede automatizar algunas decisiones financieras básicas — como cuánto reservar para el próximo ciclo de nómina o si puedes aprovechar una nueva oportunidad este trimestre.
Mejores Prácticas para la Elaboración de un Presupuesto Empresarial
Un presupuesto empresarial de calidad debe ser lo más preciso y completo posible. Utiliza estas mejores prácticas para asegurarte de que cumples con el objetivo y evitas errores comunes de presupuestación.
Crea un Colchón Financiero
Los presupuestos utilizan tus mejores estimaciones (a veces suposiciones) para proyectar cifras. Es una buena idea crear un margen de seguridad de una de dos maneras.
1. Aumenta los Gastos Variables
La primera consiste simplemente en asumir que tus gastos variables serán ligeramente superiores (5-10%) a tus proyecciones e incluirlo en tu presupuesto.
2. Añade un Margen de Efectivo
La alternativa es mantener simplemente un margen de efectivo como una partida en tu presupuesto (y una cuenta real de efectivo equivalente en algún lugar) para cubrir gastos inesperados o caídas de ingresos. Yo prefiero este método, así que lo he incluido en mi proceso paso a paso más adelante en este artículo.
Usa las Herramientas Adecuadas
Una hoja de cálculo de Excel es una apuesta segura para crear tu primer presupuesto, pero hay opciones mejores disponibles.
La mayoría del software de contabilidad incluye alguna variedad de funciones de presupuestación si aún no estás listo para invertir en software específico de pronósticos.
Recurre a los Expertos
Si estás externalizando tu contabilidad y otras tareas financieras, puede tener sentido apoyarte en ayuda experta para armar el presupuesto de tu empresa.
Si cuentas con algún tipo de departamento de contabilidad interno, ellos deberían estar sí o sí involucrados aquí. Han sido formados precisamente en este tipo de tareas, así que lo mejor que puedes hacer es confiar en ellos y sumarlos al proceso.
Aprende y Adáptate
Es posible que tu presupuesto empresarial inicial no sea completamente acertado, y está bien.
Al comparar después tu presupuesto con los resultados financieros reales, puedes obtener ideas que ayudarán a mejorar los próximos ciclos presupuestarios. También es buen momento para perfeccionar tus habilidades de pronóstico financiero, conocer las reglas de oro de la contabilidad, o leer algunos libros de contabilidad para principiantes.
4 Métodos Comunes de Presupuestación
Hay más de una forma de presupuestar — aquí tienes un resumen de los mejores marcos empresariales de presupuestación.
Presupuesto de Base Cero
En el presupuesto de base cero, tus ingresos totales menos los gastos totales/ahorros asignados equivaldrán (¡lo adivinaste!) a cero.
¿Significa eso que no obtienes ganancias? No, simplemente significa que le das a cada dólar una tarea específica. Un presupuesto de base cero puede incluir partidas para "retiro del propietario", "fondo para emergencias" o "fiesta navideña de oficina". La idea es asignar cada dólar a un propósito concreto.
En un contexto empresarial, estos presupuestos también parten de cero, es decir, comienzas desde cero y tú/los directores de departamento deben justificar cada gasto, incluso si es recurrente. La mayoría de las organizaciones nuevas utilizan este método.
Presupuesto Incremental
El presupuesto incremental toma los resultados financieros de años anteriores y luego suma o resta según sea necesario para ajustar el presupuesto del año actual.
Por ejemplo, si estás armando el presupuesto para 2025, usarías los datos reales de 2024 para ingresos y gastos. Desde ahí, añadirías cambios incrementales — un aumento proyectado de ingresos aquí, un gasto eliminado allá — para llegar a tu nuevo presupuesto.
Presupuesto Basado en Actividades
El presupuesto basado en actividades analiza cualquier actividad empresarial que tenga costos financieros, registrando e investigando cada gasto línea por línea.
Es un proceso más riguroso que otros métodos de presupuestación empresarial, pero puede ser útil en circunstancias donde una empresa desea recortar costos o descubrir ineficiencias en el gasto.
Presupuestación Participativa
La presupuestación participativa involucra la aportación de más personas que solo tú y tu contador, como gerentes de nivel inferior y jefes de departamento.
Esto otorga a varios interesados mayor implicación en el proceso presupuestario, aunque la aprobación final sigue quedando en manos de los directivos superiores.
Si tienes un equipo que lleva un tiempo contigo, este método suele dar buenos resultados, aunque requiere algo más de tiempo.
Creando un presupuesto empresarial en 7 pasos
Aquí tienes un plan de acción para construir tu presupuesto empresarial desde cero.
1. Establece los conceptos básicos de tu presupuesto
Antes de comenzar, asegúrate de:
- Seleccionar el método de presupuestación que deseas utilizar; como mencioné antes, aquí trataré el enfoque de presupuesto base cero
- Elegir una herramienta de presupuestación, ya sea una hoja de cálculo, un software o lápiz y papel (si quieres volver loca a la gente que ama la tecnología como yo)
- Consultar con las partes interesadas relevantes (tu contador, jefes de departamento, etc.)
- Seleccionar el periodo de tiempo para tu planificación presupuestaria (trimestral, anual, etc.)
- Reunir los registros de años anteriores tanto de ingresos como de gastos
Una vez que hayas realizado estos pasos, ya estás listo para construir tu presupuesto.
2. Reúne toda la información de ingresos
Tu presupuesto debe comenzar con una estimación de los ingresos de todas las fuentes que puedes anticipar razonablemente durante el periodo para el que haces el presupuesto (trimestre o año fiscal). Este es el total de ingresos generados por tu empresa de todas las fuentes, antes de los gastos.
Palabra para los sabios: Ahora no es el momento de ser optimista respecto a la captación de nuevos clientes. He perdido la cuenta de las veces que compromisos verbales se han caído en el último momento.
Para una empresa consolidada, puedes citar los ingresos de tus registros existentes. Para una empresa nueva, puedes estimarlos a partir de tu plan de negocio o de comparables del sector… pero deberías revisar esto con frecuencia para ver si avanzas de acuerdo al plan.
Asegúrate de realizar ajustes por cualquier estacionalidad que tenga tu negocio. Por ejemplo, si estás creando un presupuesto para el primer trimestre de 2025, podría tener más sentido usar los registros del primer trimestre de 2024, en vez de los ingresos promedio de todo el ejercicio fiscal.
3. Resta los costos fijos
Los costos fijos son gastos que permanecen constantes independientemente de cuánto ingreses. Esto incluye:
- Renta
- Salarios mensuales* (*los sueldos por horas pueden ser un costo variable, pero el pago de empleados fijos a largo plazo se considera costo fijo)
- Seguros
- Pago de deudas
- Servicios y herramientas SaaS fijas (WiFi, tarifa mensual sistema POS, software de contabilidad, etc.)
Suma tus costos fijos reales basándote en los datos de meses anteriores. Recuerda incluir cualquier gasto fijo pero menos frecuente, como una factura de seguro que pagas trimestralmente o los impuestos de propiedad anual.
Una vez tengas todo reunido, resta estos costos fijos de tus ingresos.
4. Resta los costos variables
Los costos variables son gastos que cambian cada mes, generalmente en función de la fluctuación de la producción o actividad de tu negocio. Esto incluye:
- Materia prima
- Costo de bienes vendidos
- Costos variables de servicios públicos como el suministro eléctrico
- Salarios de empleados por horas
- Tu salario como propietario o retiros (si varían según las ganancias)
- Campañas de marketing
Los costos variables se pueden estimar utilizando fórmulas dentro de tu presupuesto (si utilizas una hoja de cálculo o una herramienta avanzada de presupuestación).
Como los costos variables aumentan con la producción de tu negocio (es decir, con el número total de unidades producidas), puedes utilizar el total de costos variables para definir un costo variable por unidad y hacer que las celdas se actualicen dinámicamente en base a esta cifra.
5. Reserva un fondo de contingencia
Un fondo de contingencia es básicamente un fondo de emergencia para tu negocio. Sirve para cubrir gastos imprevistos, o incluso los gastos rutinarios si tus ingresos son inferiores a lo previsto.
La cantidad que debes reservar depende de la naturaleza de tu empresa, la estabilidad de tus ingresos y la rapidez con la que puedes acceder a fuentes de financiamiento.
Recuerda que, una vez establecido, no necesitas repetir este paso a menos que retires fondos de la reserva. No tienes que presupuestar un nuevo fondo de contingencia cada trimestre o año: solo quieres asegurarte de tener algo de dinero apartado para este propósito.
Del mismo modo, el fondo de contingencia no es un “gasto” y no reduce técnicamente tu rentabilidad, aunque aconsejo calcularlo en esta etapa para que no te veas tentado a usar tu colchón en otro lugar.
Qué hacer con tu fondo de contingencia
El hecho de que no estés usando activamente tu fondo de emergencia para hacer crecer tu empresa no significa que debas dejarlo en una cuenta bancaria sin intereses.
Siempre deberías mantener tu fondo de contingencia en un activo altamente líquido, pero también podrías generar algo de rendimiento — así que elegir una cuenta de ahorro empresarial de alto rendimiento o un fondo del mercado monetario puede ser una buena opción.
Solo asegúrate de que puedas acceder al dinero rápidamente, en cualquier momento, sin complicaciones ni comisiones.
6. Evalúa los beneficios esperados
Puedes calcular tus beneficios esperados ahora que tienes tu ingreso total estimado y los gastos.
Si el número es positivo, estás en números negros y proyectas un año rentable. Si es negativo, estás en números rojos. No te preocupes: es bastante común que las empresas experimenten períodos de pérdidas netas.
¿Por qué decimos “en números negros”?
Como estamos hablando de dinero, podrías pensar que tiene más sentido decir “en números verdes”, y tendrías razón… si el término se hubiera originado recientemente. “En números rojos” viene de “en tinta roja”, cuando las empresas solían marcar las pérdidas usando bolígrafos rojos.
Si era rojo, era malo. Si era negro, seguía siendo bueno.
Antes de aceptar esta cifra como definitiva, asegúrate de que el número tenga sentido lógico. Es una forma rápida de revisar tu trabajo y asegurarte de que no olvidaste nada.
Si recibes un salario variable como propietario, también podrías esperar hasta este paso para determinar esa cifra. Solo asegúrate de no duplicarlo: si ya has incluido un salario del propietario en tus costes variables, no lo sumes aquí de nuevo.
7. Revisa tu presupuesto
Los presupuestos deben revisarse en intervalos relevantes, como al final de cada mes, trimestre o año fiscal. Si tu empresa está en una etapa temprana y/o creciendo rápidamente, querrás realizar comprobaciones presupuestarias con más frecuencia.
Si estás creando el presupuesto de la empresa por primera vez, deberías revisarlo al menos una vez por trimestre y compararlo con tus ingresos y gastos reales. Esto también puede ayudarte a generar mejores previsiones: un presupuesto preciso = previsiones más precisas
Si notas que tus cifras reales difieren sustancialmente de tus estimaciones, podría ser momento de volver a examinar tu presupuesto o usar un modelo de previsión diferente para mejorar tus estimaciones.
5 tipos de presupuestos empresariales
Ya conoces lo básico de la elaboración de presupuestos empresariales. Para profundizar más, aquí tienes los diferentes tipos de presupuestos que podrían ser relevantes para tu empresa.
Presupuesto Maestro
Un presupuesto maestro es una panorámica de los ingresos y gastos proyectados de todos los departamentos de la empresa — y lo que te he preparado para elaborar en este artículo.
En empresas más grandes, es habitual tener presupuestos operativos para cada departamento o proyecto, además de un presupuesto maestro que lo integra todo.
Presupuesto Operativo
Los presupuestos operativos se usan para estimar los gastos e ingresos en función de las operaciones específicas en cuestión, de ahí su nombre.
Cuando tu organización es pequeña y persigues un único objetivo central, el presupuesto operativo es igual al presupuesto maestro. Sin embargo, a medida que crezcas, deberás preparar presupuestos operativos para cada proyecto o departamento específico que emprendas.
Presupuesto de Capital
Un presupuesto de capital se utiliza para evaluar posibles grandes inversiones, proyectos o compras. Por ejemplo, una empresa puede elaborar un presupuesto de capital para analizar la apertura de una segunda planta de producción.
El presupuesto de capital analizaría los gastos e ingresos proyectados de ese proyecto específico para evaluar su rentabilidad y determinar si es un buen uso del capital de la empresa.
Presupuesto de Caja
Un presupuesto de flujo de caja es una estimación del flujo de caja de una empresa durante un período específico (que puede ser semanal, mensual, trimestral o anual).
Es un punto de partida útil para el análisis de flujo de efectivo y ayuda a garantizar que la empresa cuente con el efectivo suficiente para continuar sus operaciones.
Presupuesto de Mano de Obra
El presupuesto de mano de obra es un poco diferente; es una herramienta combinada de finanzas y recursos humanos que se utiliza para estimar la cantidad de horas de empleados o contratistas necesarias para cumplir con un requerimiento de producción proyectado o alcanzar objetivos de ingresos.
Puede ser útil para estimar los costos laborales, estimar ingresos (por ejemplo, si se cobra a los clientes por hora), y ayudar al departamento de Recursos Humanos a tomar decisiones de personal más informadas.
Mejor Presupuesto, Mejor Negocio
Si bien el presupuesto es solo un componente de tu estrategia empresarial global, es uno muy importante. Gestionar un negocio sin un presupuesto es un poco como hornear un pastel sin receta. Claro, podría funcionar — pero, ¿estás dispuesto a apostar por eso? Juega a lo seguro y hornea mejores pasteles logra mejores resultados empresariales con un presupuesto bien estructurado.
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