Cómo crear un presupuesto empresarial duradero en 7 pasos
¿Sientes que el presupuesto de tu negocio se parece más a un propósito de Año Nuevo: hecho con las mejores intenciones, solo para ser olvidado en pocas semanas? Esta guía te ayudará a crear un presupuesto empresarial que realmente funcione (a diferencia de mis aspiraciones de planificación de comidas para 2025)...
Conceptos Básicos del Presupuesto Empresarial
Un presupuesto empresarial es un plan de ingresos y gastos para tu empresa. En el lado de los ingresos, incluye una estimación lo más precisa posible de los ingresos brutos (cuánto dinero entra). En el lado de los gastos, incluye costos fijos, costos variables, costos de capital y gastos no operativos (todos los lugares donde tu empresa gasta dinero).
Las organizaciones más grandes utilizan software de presupuestación y previsión para crear y mantener sus presupuestos, supervisados por el CFO. En empresas más pequeñas, el presupuesto puede ser realizado por el dueño y/o el contador.
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Si no crees que tomar en serio tu presupuesto es importante, considera esto:
- La mitad de las pequeñas empresas no crea un presupuesto operativo general
- La mitad de las pequeñas empresas fracasa en los primeros 2 años
Te dejo decidir si esas cosas están relacionadas…
Los 5 Principales Beneficios de la Presupuestación
Claro, presupuestar te ayuda a planificar los gastos, cambios en los ingresos y más. Pero, más allá de lo obvio, ¿cuáles son los principales beneficios de la presupuestación para los propietarios de negocios?
1 - Contratación Proactiva
La gestión de personal es uno de los mayores factores de estrés para los propietarios de pequeñas empresas. Recuerdo mi propia experiencia dirigiendo un negocio y lo poco acertado que era para predecir cuándo necesitaríamos incorporar más ayuda.
Esto llevó a que tanto yo como mis primeros empleados estuviéramos sobrecargados de trabajo y, luego, por una sobrecorrección, a un grupo de nuevos empleados que no tenía suficiente por hacer cuando disminuyó la actividad.
Fue difícil y me hizo perder mucha buena voluntad con algunos excelentes empleados. Aprende de mis errores y anticípate presupuestando cuanto antes.
2 - Prepararse para la Financiación
Cualquier préstamo tradicional de banco requerirá un plan de negocio detallado, acompañado de un presupuesto bien elaborado.
Aunque los inversores pueden ser un poco más flexibles, lo más probable es que quieran ver un presupuesto operativo integral y una previsión de rentabilidad antes de entregar su dinero.
3 - Reducción de Costos de Financiación
Si has presupuestado de manera efectiva, también puedes determinar el tipo de financiación que te permitirá ahorrar más dinero.
Por ejemplo, digamos que te surgen gastos inesperados considerables. Podrías utilizar tu línea de crédito, una tarjeta de crédito o incluso utilizar factoraje de facturas. Revisas tu presupuesto y te das cuenta de que proyectas una entrada de dinero el próximo mes con un 90% de certeza, lo que significa que solo necesitas una fuente de financiamiento a corto plazo.
En este caso, en lugar de optar por un préstamo, probablemente podrías usar una tarjeta de crédito, aprovechando el período de gracia para no pagar intereses durante entre 21 y más de 50 días (dependiendo de cuándo hagas la compra en tu ciclo de facturación).
4 - Menos Estrés
Dirigir un negocio puede ser estresante. Tanto así que una encuesta de Xero descubrió que los propietarios de pequeñas empresas tenían puntuaciones de "bienestar" más bajas que la población general.
No es agradable de ver... y es parte de la razón por la que estoy aquí, escribiendo este tipo de cosas.
El presupuestar puede reducir tu estrés como propietario y operador empresarial al ayudarte a estar más preparado para los cambios en el negocio. Sé que ya tienes menos tiempo del que te gustaría, pero apartando un momento para preparar un presupuesto, puedes estar más tranquilo y evitar retrocesos.
5 - Mejor Toma de Decisiones
El propietario promedio de una pequeña empresa toma más de 6 millones de decisiones por año... Bueno, tal vez en realidad no tantas pero sí hay una enorme cantidad de cosas por decidir, lo que rápidamente puede conducir a la fatiga de decisión.
Tu presupuesto puede automatizar algunas decisiones financieras básicas, como cuánto reservar para tu próximo ciclo de nóminas o si puedes apostar por una nueva oportunidad en este trimestre.
Mejores Prácticas para Presupuestar en tu Empresa
Un buen presupuesto empresarial debe ser lo más exacto y completo posible. Utiliza estas mejores prácticas para asegurarte de que estás haciendo bien las cosas y evitando los errores comunes de presupuestación.
Crea un Colchón
Los presupuestos utilizan tus mejores estimaciones (en algunos casos, meras suposiciones) para proyectar cifras. Es recomendable crear un colchón de una de estas dos formas.
1. Incrementar los Gastos Variables
La primera opción es simplemente asumir que tus gastos variables serán un poco más altos (5-10%) que tus proyecciones y añadir eso a tu presupuesto.
2. Añadir un Colchón de Efectivo
La alternativa es simplemente mantener un colchón de efectivo como partida presupuestaria (y una cuenta de efectivo real en algún lugar) para cubrir gastos imprevistos o disminución de ingresos. Yo prefiero este método, por lo que lo he incluido en mi proceso paso a paso más adelante en este artículo.
Utiliza las Herramientas Adecuadas
Una hoja de cálculo de Excel es una apuesta segura para crear tu primer presupuesto, pero existen mejores opciones disponibles.
La mayoría de los programas de contabilidad tienen alguna variedad de funciones de presupuestación si aún no estás listo para invertir en un software específico de pronósticos.
Consulta con Expertos
Si estás externalizando tu contabilidad y otras tareas financieras, puede tener sentido recurrir a la ayuda de expertos para armar el presupuesto de tu empresa.
Si cuentas con algún tipo de departamento contable interno, definitivamente deben participar en este proceso. Ellos están formados específicamente para estos temas, así que lo mejor que puedes hacer es confiar en ellos e involucrarlos.
Aprende y Adáptate
Es posible que tu presupuesto empresarial inicial no sea totalmente certero, y está bien.
Comparando tu presupuesto con los resultados financieros reales posteriormente, puedes extraer conclusiones que ayuden a mejorar los ciclos de presupuestación futuros. Este también es un buen momento para repasar tus habilidades de pronóstico financiero, aprender las reglas de oro de la contabilidad o leer algunos libros de contabilidad para principiantes.
4 Métodos Comunes de Presupuestación
Existen varias formas de presupuestar: aquí tienes una visión general de los mejores marcos de presupuestación empresarial.
Presupuestación Base Cero
En la presupuestación base cero, tus ingresos totales menos gastos/ahorros asignados totales equivalen (¡exacto!) a cero.
¿Significa eso que no generas ninguna ganancia? No, simplemente significa que asignas a cada dólar una tarea específica. Un presupuesto base cero puede incluir partidas como "retiro del propietario", "fondo para emergencias" u "oficina de fiesta navideña". La idea es asignar cada dólar a un propósito específico.
En el contexto empresarial, estos presupuestos también parten de cero, es decir, empiezas desde cero y tú o los gerentes de departamento deben justificar cada gasto, incluso si es recurrente. La mayoría de las organizaciones jóvenes utilizan este método.
Presupuestación Incremental
La presupuestación incremental toma los resultados financieros de años anteriores y los ajusta (suma o resta) según sea necesario para alcanzar el presupuesto del año en curso.
Por ejemplo, si vas a realizar el presupuesto para 2025, usarías los datos reales de 2024 sobre ingresos y gastos. A partir de ahí, agregarías cambios incrementales: un aumento proyectado en ingresos aquí, la eliminación de un gasto allá, para obtener tu nuevo presupuesto.
Presupuestación Basada en Actividades
La presupuestación basada en actividades analiza todas las actividades empresariales que impliquen costes económicos, registrando e investigando cada gasto línea por línea.
Es un proceso más riguroso que otros métodos de presupuestación empresarial, pero puede tener sentido en circunstancias donde la empresa quiere recortar gastos o detectar ineficiencias en el gasto.
Presupuestación Participativa
La presupuestación participativa implica la aportación de más personas además de ti y tu contable, como gerentes de nivel inferior y jefes de departamento.
Esto otorga a diferentes partes interesadas una mayor responsabilidad en el proceso de presupuestación, aunque la aprobación final siga correspondiendo a las instancias superiores.
Si tienes un equipo que lleva un tiempo contigo, este método suele resultar provechoso, aunque tome un poco más de tiempo.
Cómo crear un presupuesto empresarial en 7 pasos
Aquí tienes un plan de acción para construir el presupuesto de tu empresa desde cero.
1. Establece los conceptos básicos de tu presupuesto
Antes de comenzar, asegúrate de:
- Seleccionar el método de presupuestación que prefieres usar; como mencioné antes, aquí cubriré el enfoque de presupuestación base cero
- Elegir una herramienta para presupuestar, ya sea una hoja de cálculo, software, o lápiz y papel (si quieres volver locos a los que amamos la tecnología)
- Consultar con cualquier parte interesada relevante (tu contador, jefes de departamento, etc.)
- Elegir el período que abarcará la planificación de tu presupuesto (trimestral, anual, etc.)
- Reunir los registros de años anteriores tanto de ingresos como de gastos
Una vez realizados estos pasos, ya estás listo para armar tu presupuesto.
2. Reúne toda la información sobre ingresos
Tu presupuesto debe comenzar con una estimación de los ingresos provenientes de todas las fuentes que puedas prever razonablemente durante el periodo presupuestado (trimestre o año fiscal). Este es el total de ingresos que genera tu empresa, antes de gastos, de todas las fuentes.
Un consejo: ahora no es momento para ser optimista con la captación de nuevos clientes. He perdido la cuenta de cuántas veces me han fallado compromisos verbales.
Si ya tienes una empresa establecida, puedes tomar los ingresos de tus registros existentes. Si tu negocio es nuevo, puedes usar las estimaciones de tu plan de negocio o comparativos del sector... pero será importante volver a revisar este dato seguido para ver cómo avanzas respecto al plan.
Asegúrate de ajustar según la estacionalidad de tu empresa. Por ejemplo, si preparas el presupuesto del primer trimestre de 2025, probablemente sea mejor usar los registros del primer trimestre de 2024 en lugar del promedio anual.
3. Resta los costos fijos
Los costos fijos son aquellos gastos que se mantienen iguales sin importar cuánto estés facturando. Esto incluye:
- Alquiler
- Salarios mensuales* (*los salarios por horas pueden considerarse un costo variable, pero las nóminas de empleados asalariados a largo plazo son costo fijo)
- Seguro
- Pago de deudas
- Servicios básicos y herramientas SaaS fijas (WiFi, cuotas mensuales de sistemas POS, software de contabilidad, etc.)
Suma todos tus costos fijos reales usando datos de meses anteriores. Recuerda incluir gastos fijos poco frecuentes, como la factura del seguro que se paga cada trimestre o impuestos anuales sobre la propiedad.
Cuando tengas todo junto, resta estos costos fijos de tus ingresos.
4. Resta los costos variables
Los costos variables son aquellos gastos que cambian cada mes, usualmente en paralelo con la producción o el volumen de tu negocio. Esto incluye:
- Materias primas
- Costo de bienes vendidos
- Costos variables de servicios públicos como la energía
- Salarios de empleados por horas
- Tu sueldo o retiro como propietario (si varía según las utilidades)
- Campañas de marketing
Estos costos pueden estimarse usando fórmulas dentro de tu presupuesto (si utilizas hojas de cálculo o herramientas de presupuesto avanzadas).
Como los costos variables aumentan con la producción (es decir, con el número total de unidades producidas), puedes usar el costo variable total para definir un costo variable por unidad y hacer que tus celdas se ajusten dinámicamente según esa cifra.
5. Reserva un fondo de contingencia
Un fondo de contingencia es básicamente un fondo de emergencia para tu empresa. Sirve para cubrir gastos imprevistos o incluso gastos habituales si los ingresos no alcanzan el pronóstico.
La cantidad que reserves depende de la naturaleza de tu negocio, la estabilidad de tus ingresos y las opciones de financiación rápida que tengas a tu disposición.
Ten en cuenta que, una vez establecido, no necesitas repetir este paso a menos que retires fondos del fondo de contingencia. No tienes que presupuestar un nuevo fondo de contingencia cada trimestre o año; solo quieres asegurarte de tener fondos reservados para este propósito.
Asimismo, el fondo de contingencia no es un “gasto” y no reduce técnicamente tu rentabilidad, aunque recomiendo calcularlo en esta etapa para evitar la tentación de usar tu colchón en otros fines.
Qué hacer con tu fondo de contingencia
El hecho de que no uses activamente tu fondo de emergencia para hacer crecer tu negocio no significa que debas dejarlo en una cuenta bancaria sin intereses.
Siempre debes mantener tu fondo de contingencia en un activo altamente líquido, pero lo ideal es que también genere algún rendimiento — elegir una cuenta de ahorros empresarial de alto rendimiento o un fondo de mercado monetario puede ser una buena opción.
Asegúrate de poder acceder al dinero rápidamente, en cualquier momento, sin complicaciones ni cargos.
6. Evalúa las ganancias esperadas
Puedes calcular tus ganancias esperadas ahora que tienes tu ingreso estimado total y tus gastos.
Si el número es positivo, tienes superávit y ¡proyectas un año rentable! Si es negativo, tienes déficit. No te preocupes: es bastante común que las empresas atraviesen períodos con pérdidas netas.
¿Por qué “en negro”?
Ya que hablamos de dinero, podrías suponer que “en verde” tendría más sentido, y estarías en lo correcto… si el término se hubiera acuñado recientemente. “En rojo” es una abreviatura de “en tinta roja”, refiriéndose a la época en que las empresas anotaban las pérdidas con ese color de bolígrafo.
Si estaba en rojo, era malo. Si estaba en negro, seguía siendo bueno.
Antes de aceptar esta cifra como definitiva, asegúrate de que el número tenga sentido lógico. Es una manera rápida de revisar tu trabajo y comprobar que no te olvidaste de nada.
Si tienes un salario variable como dueño, también puedes esperar hasta este paso para determinar cuál será esa cifra. Solo asegúrate de no duplicar — si ya incluiste el salario del dueño en tus costos variables, no lo sumes de nuevo aquí.
7. Revisa tu presupuesto
Los presupuestos deben revisarse en intervalos relevantes, como el final de cada mes, trimestre o año fiscal. Si tu empresa es nueva y/o está creciendo rápidamente, deberás hacer revisiones del presupuesto con mayor frecuencia.
Si estás haciendo un presupuesto empresarial por primera vez, deberías revisarlo al menos una vez por trimestre y compararlo con tus ingresos y gastos reales. Esto también puede ayudarte a hacer mejores previsiones: un presupuesto preciso = previsiones más precisas
Si te das cuenta de que los resultados reales se desvían mucho de tus estimaciones, puede ser momento de reexaminar tu presupuesto o emplear un modelo de previsión distinto para mejorar tus estimaciones.
5 tipos de presupuestos empresariales
Ahora conoces los fundamentos del presupuesto empresarial. Para profundizar, aquí tienes los diferentes tipos de presupuestos que podrían ser relevantes para tu empresa.
Presupuesto maestro
Un presupuesto maestro es una visión general de los ingresos y gastos proyectados de todos los departamentos de una empresa — y es lo que te he preparado para elaborar en este artículo.
En empresas más grandes, es habitual tener presupuestos operativos para cada departamento o proyecto, además de un presupuesto maestro que los consolide todos.
Presupuesto operativo
Los presupuestos operativos se utilizan para estimar gastos e ingresos en función de las operaciones específicas en cuestión, de ahí su nombre.
Cuando tu organización es pequeña y persigues un objetivo central, el presupuesto operativo es igual al presupuesto maestro. Sin embargo, a medida que creces, deberás preparar presupuestos operativos para cada proyecto o departamento específico.
Presupuesto de capital
Un presupuesto de capital se usa para evaluar posibles grandes inversiones, proyectos o compras. Por ejemplo, una empresa puede elaborar un presupuesto de capital para analizar la apertura de una segunda planta de producción.
El presupuesto de capital analizaría los gastos e ingresos proyectados de ese proyecto potencial específico para evaluar su rentabilidad y determinar si es un buen uso del capital de la empresa.
Presupuesto de efectivo
Un presupuesto de flujo de caja es una estimación del flujo de caja de una empresa durante un periodo específico (que puede ser semanal, mensual, trimestral o anual).
Es un punto de partida útil para el análisis de flujo de efectivo y ayuda a garantizar que una empresa tenga suficiente dinero en efectivo para continuar sus operaciones.
Presupuesto de Mano de Obra
Un presupuesto de mano de obra es un poco diferente; es una herramienta combinada de finanzas y recursos humanos utilizada para estimar la cantidad de horas de empleados o contratistas necesarias para cumplir un requerimiento de producción previsto o alcanzar objetivos de ingresos.
Puede ser útil para estimar costos laborales, estimar ingresos (si, por ejemplo, se factura a los clientes por hora) y ayudar a recursos humanos a tomar decisiones de personal más informadas.
Mejor Presupuesto, Mejor Negocio
Aunque un presupuesto es solo un componente de tu estrategia empresarial general, es uno muy importante. Administrar un negocio sin presupuesto es un poco como hornear un pastel sin receta. Claro, podría funcionar —pero, ¿estás dispuesto a apostar por eso? Juega seguro y hornea mejores pasteles logra mejores resultados empresariales con un presupuesto bien estructurado.
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