Las cuentas de gastos son un elemento fundamental de la contabilidad. Ayudan a realizar un seguimiento del dinero gastado en la empresa y a preparar informes financieros conformes con los PCGA al final del periodo contable.
Es un concepto sencillo que presenta algunos matices. En esta guía, utilizo mi experiencia como antigua contable para ayudar a simplificar el significado y el papel de las cuentas de gastos, así como para abordar algunas de sus variantes y herramientas para la gestión de gastos. Empecemos.
¿Qué son las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos son cuentas temporales que registran los costes en los que incurre una empresa en el proceso de generar ingresos. Forman parte del estado de resultados (o cuenta de pérdidas y ganancias) y se utilizan para registrar todos los gastos que reducen el beneficio.
Entre los gastos habituales se incluyen el alquiler, los sueldos/salarios, los servicios públicos, la publicidad, el material de oficina y la gestión de gastos de viaje. Cuando una empresa paga algo (como un viaje), ese importe se carga a una cuenta de gastos. Esto incrementa los gastos totales, lo que a su vez reduce el beneficio de la empresa.
Este es el aspecto habitual del proceso:
Supongamos que este año has gastado 10.000 $ en el viaje anual de la oficina, incluidos los gastos de entretenimiento. Todavía no has pagado a la agencia de viajes y no le importa que efectúes el pago durante el siguiente periodo contable.
Los 10.000 $ se transfieren a una cuenta de «gastos del viaje de la oficina», y la cuenta de la agencia de viajes se abona por el mismo importe. Si tienes dudas sobre por qué funciona así, consulta nuestra guía sobre las tres reglas de oro de la contabilidad.
Cuando cierras los libros contables al final del periodo contable, el saldo de la cuenta de gastos se cierra contra la cuenta de pérdidas y ganancias (presentada como el estado de resultados para el cumplimiento de los PCGA). En tu libro diario, se realizan los siguientes asientos para registrar la transacción que acabamos de explicar:
¿Por qué son importantes las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos ayudan a organizar y categorizar las transacciones de gastos y sus costes indirectos. También ayudan a supervisar los límites de gasto específicos de cada categoría, proporcionándote visibilidad, control y conocimiento sobre las operaciones de tu empresa.
Ejemplo: Supón que has presupuestado gastar 50.000 $ en celebraciones como cumpleaños, aniversarios y otros eventos personales de los empleados. Muchos miembros de tu equipo han tenido hijos este trimestre y ya has superado el límite de 50.000 $ antes de que termine el segundo trimestre.
Si tienes una cuenta de gastos de celebraciones de empleados, tu equipo podrá señalar un posible exceso de costes para el año en curso. Esto te da tiempo para prepararte y reasignar fondos de otra categoría de gastos o del plan contable a los gastos de celebraciones de empleados, para asegurarte de que sigues respetando tus límites generales de gastos.
Conforme con el IRS
Las cuentas de gastos también son importantes porque deben mantenerse: el IRS necesita saber en qué gastas el dinero, no solo cuánto gastas. Mantener cuentas separadas para todas las categorías de gastos facilita que los auditores externos y del IRS verifiquen que los gastos declarados son deducibles.
Los 4 tipos diferentes de cuentas de gastos
¿Sabías que existe más de un tipo de cuenta de gastos? Cada cuenta de gastos tiene sus propios matices, que conviene conocer a largo plazo. Este es un desglose completo de cada tipo y de lo que implica:
Costes de los bienes vendidos
El coste de los bienes vendidos (COGS) incluye los costes directos en los que incurren los fabricantes para producir los bienes. Para los minoristas, el COGS incluye el coste del inventario y los gastos relacionados, como el transporte.
Incluso las empresas de servicios tienen un equivalente del COGS denominado coste de ventas (COS), que incluye los costes directos (mano de obra directa y costes indirectos) de prestar el servicio. Los directores financieros de empresas SaaS suelen trabajar con el coste de ventas, pero los directores financieros tecnológicos que trabajan con empresas de hardware siguen teniendo que gestionar el COGS y el inventario.
El COS se contabiliza como gasto en el mismo año en que se incurre en él. En algunos casos se capitaliza, pero incluso entonces suele aparecer en el balance como gasto anticipado. Por ejemplo, si una parte del COS se paga por adelantado para servicios futuros, se registra como gasto anticipado y se amortiza con el tiempo.
Siempre que un fabricante gasta en materias primas, mano de obra y gastos generales, los gastos se capitalizan como inventario. Estos gastos permanecen en el balance como inventario hasta que se venden. Cuando el minorista compra este inventario, su coste de compra aparece en su balance como inventario hasta que se vende posteriormente.
Supongamos que vendes camisetas y que el coste por unidad de una camiseta es de $10. Cada vez que vendes una unidad (una camiseta), $10 se transfieren del inventario a la cuenta de COGS. El coste del inventario no vendido —por ejemplo, 1.000 unidades por valor de $10,000— continúa apareciendo en el balance.
El saldo de la cuenta de COGS se cierra contra la cuenta de pérdidas y ganancias al final del año para calcular el beneficio bruto.
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Gastos operativos
Los gastos operativos rara vez se capitalizan. La mayoría de las cuentas de gastos operativos, como los gastos de publicidad, los gastos de viajes de negocios y los gastos de servicios públicos, se cierran contra la cuenta de resultados al final del ejercicio.
Sin embargo, existen algunas excepciones. Algunos ejemplos son:
| Tipo | Qué es |
| Gastos de mejora | Cuando gastas en reparaciones o renovaciones importantes que mejoran la funcionalidad o eficiencia de un activo o prolongan su vida útil, puedes capitalizar el gasto añadiéndolo al valor contable del activo. |
| Costes de I+D | Los costes iniciales de I+D suelen contabilizarse como gastos, pero determinados costes posteriores a la viabilidad, como la programación y las pruebas de software para uso interno, pueden capitalizarse y amortizarse si se cumplen las condiciones de ASC 350-40 y IRS §174. |
| Gastos pagados por anticipado | Los gastos pagados por servicios que se recibirán durante un periodo contable futuro se capitalizan. No olvides tener en cuenta el gasto de amortización al elaborar el presupuesto de periodos futuros. |
| Intereses de préstamos para construcción | Los gastos por intereses pagados durante la construcción de un activo a largo plazo, como un edificio, pueden capitalizarse utilizando una cuenta de activo hasta que esté listo para su uso, y contabilizarse como gasto mediante la cuenta de depreciación en periodos futuros. |
Gastos no operativos
Los gastos no operativos son aquellos que no están directamente relacionados con las operaciones principales de la empresa. Se tratan como cualquier otro gasto. Estos son algunos ejemplos:
- Intereses: Los intereses son un gasto financiero. Los intereses de préstamos, bonos o líneas de crédito se clasifican como gastos no operativos.
- Acuerdos extrajudiciales y honorarios legales: Las multas, sanciones y acuerdos derivados de demandas que no surgen de actividades empresariales normales se clasifican como gastos no operativos.
- Depreciación (a veces no operativa): El gasto por depreciación de activos que no se utilizan en la actividad principal (como propiedades en alquiler) puede clasificarse como no operativo.
Gastos no deducibles
Los gastos no deducibles se registran como cualquier otro gasto, pero no se ajustan a efectos de la declaración fiscal. Aunque un gasto no deducible siga reduciendo tu beneficio neto, no reduce tu obligación tributaria porque el IRS no lo permite.
Algunos ejemplos de gastos no deducibles son las multas y sanciones (como las sanciones del IRS y las multas de la OSHA), las contribuciones políticas y los gastos de grupos de presión, y determinadas primas de seguros de vida (si la empresa es la beneficiaria)
Ventajas de las cuentas de gastos
Las cuentas de gastos son una parte imprescindible de la contabilidad financiera porque no puedes preparar informes financieros sin ellas. Sin embargo, también ofrecen otras ventajas, como las siguientes:
- Seguimiento financiero preciso: Separar los gastos en cuentas específicas evita el caos financiero. Garantiza registros claros para la elaboración de informes, la presupuestación y el análisis.
- Optimización y cumplimiento fiscal: Los gastos correctamente categorizados ayudan a maximizar las deducciones y a mantener satisfecho al IRS; a nadie le gusta una auditoría.
- Auditorías y revisiones financieras más sencillas: Ya sean internas o externas, las cuentas de gastos bien organizadas agilizan las auditorías y reducen los quebraderos de cabeza al conciliar las cuentas financieras.
- Control de costes y presupuestación: El seguimiento de las distintas categorías de gastos facilita la fijación de presupuestos y la identificación de áreas con gastos excesivos antes de que se conviertan en un problema.
Desventajas de las cuentas de gastos
No hay ninguna razón válida, ni siquiera la posibilidad, para ignorar las cuentas de gastos. Sin embargo, todavía presentan algunas desventajas, entre ellas:
- Complejidad y carga administrativa: Gestionar múltiples categorías de gastos puede resultar abrumador, especialmente para las empresas con un gran volumen de transacciones. Un nivel de detalle excesivo suele traducirse en una pesadilla administrativa.
- Riesgo de clasificación incorrecta: Los empleados o contables pueden clasificar incorrectamente los gastos, lo que puede dar lugar a estados financieros inexactos y posibles problemas de cumplimiento fiscal.
- Categorización incoherente entre departamentos: Si los distintos equipos utilizan métodos diferentes para realizar el seguimiento de los gastos, pueden producirse incoherencias en los informes y problemas al conciliar las cuentas.
Cómo gestionar las cuentas de gastos
Gestionar las cuentas de gastos es algo más que llevar la contabilidad. Se trata de ejercer control financiero, optimizar los impuestos y tomar decisiones estratégicas. Estas son algunas formas de gestionar eficazmente las cuentas de gastos:
1. Estandariza las categorías de gastos
Categoriza los gastos y define qué incluye cada categoría. Sin embargo, evita un nivel de detalle excesivo. Demasiadas categorías complican innecesariamente los informes.
2. Automatiza el seguimiento de gastos
Utiliza programas de contabilidad basados en la nube, como QuickBooks, Xero o NetSuite, para categorizar y hacer un seguimiento de los gastos automáticamente. Además, considera invertir en herramientas de automatización de gastos, como Expensify, Brex o Ramp, para permitir que los empleados envíen los recibos digitalmente.
3. Establece políticas claras y procedimientos para los informes de gastos
Define los gastos permitidos, aclara qué gastos pueden y no pueden presentar los empleados y utiliza una plantilla estándar de informe de gastos. Exige recibos para los gastos superiores a una cantidad determinada y establece flujos de trabajo para la aprobación de gastos. Por ejemplo, podrías exigir la aprobación del responsable para los reembolsos de informes de gastos superiores a 500 $.
También es importante establecer cuándo hay que presentar los gastos y cuándo es demasiado pronto. Si los presentas antes de lo necesario, corres el riesgo de distorsionar tus ingresos netos y tu salud financiera.
4. Concilia las cuentas periódicamente
Las conciliaciones mensuales para garantizar que los gastos registrados coincidan con los extractos bancarios y las transacciones con tarjeta de crédito son una excelente estrategia para evitar problemas de última hora por transacciones ausentes o dudosas. A medida que aumenta el volumen de transacciones, las herramientas para conciliar transacciones con tarjetas de crédito pueden ayudar a automatizar el proceso de coincidencia.
5. Supervisa los gastos y establece presupuestos
Analiza las tendencias de los gastos para ver dónde se destina una gran parte del dinero. Si los costes aumentan silenciosamente, las revisiones periódicas ayudan a detectarlo a tiempo. También puedes controlar los costes estableciendo límites de gasto para cada departamento y utilizando herramientas de revisión del rendimiento, como el análisis de las desviaciones presupuestarias.
6. Planifica las deducciones fiscales y el cumplimiento normativo
Para maximizar los beneficios fiscales, mantén registros detallados de los gastos deducibles, como las cuotas de suscripción del software empresarial y los gastos de viajes de negocios. Trabaja con un contable para cumplir con las normativas del IRS.
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7. Revisa y optimiza las cuentas periódicamente
Consolida las categorías de gastos redundantes para simplificar los informes financieros. Identifica las suscripciones o servicios infrautilizados que se puedan cancelar y revisa las tendencias históricas de gasto para tomar decisiones presupuestarias basadas en datos.
Herramientas de gestión de cuentas de gastos
La gestión de gastos puede volverse demasiado compleja para realizarla manualmente a medida que crece la empresa. Ahí es donde ayuda el software de gestión de gastos. Entre los beneficios de las herramientas de gestión de gastos se incluyen la automatización de la mayoría de los procesos, la simplificación de los informes y la toma de decisiones basadas en datos.
Si buscas una solución de gestión de gastos, estas son algunas de nuestras mejores opciones:
El software y la simplicidad son fundamentales
Las cuentas de gastos pueden convertirse en una compleja red de transacciones. ¿La mejor forma de gestionarlas? Una categorización sencilla y un software de gestión de gastos que faciliten las cosas al eliminar el caos, los errores y el trabajo manual del proceso de gestión de gastos.
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