¿Vale la pena personalizar un ERP (& cuánto cuesta)?

La personalización de un ERP no es exactamente algo que la mayoría de la gente quiera hacer. Es más bien: «El sistema parece bueno, pero necesita algunos ajustes para que funcione para nosotros… ¿Hasta qué punto sería un fastidio?»

Explicaré qué necesitas averiguar para determinar si merece la pena adquirir un sistema ERP que requiera personalización. Además, te mostraré cómo evitar algunos errores comunes que incrementan los costes.

¿Qué es la personalización de un ERP?

La personalización de un ERP (Planificación de recursos empresariales) implica modificar un sistema de software ERP listo para usar con el fin de adaptarlo mejor a los procesos empresariales, flujos de trabajo y requisitos específicos de una organización.

Puede incluir la modificación de:

• Interfaz de usuario (UI)
• Modelos de datos
• Integraciones
• Informes y paneles
• Configuraciones de seguridad y control de acceso
• Tus propios procesos empresariales

La personalización de un ERP suele realizarse mediante:

• Configuraciones del ERP
• Desarrollo de código personalizado (código fuente)
• El uso de extensiones o complementos prediseñados proporcionados por el proveedor del ERP o por desarrolladores externos

¿Quién necesita un software ERP personalizado?

Al determinar si necesitas personalización, se trata más de una cuestión de posibilidad que de práctica habitual. La mayoría de las empresas acaba modificando sus procesos para integrar una nueva herramienta ERP y obtiene resultados positivos con el cambio.

Sin embargo, hay ciertos tipos de empresas que no pueden simplemente cambiar sus procesos y necesitan modificar el sistema ERP:

Grandes empresas y corporaciones multinacionales

• Operan en varias ubicaciones o países
• Poseen estructuras organizativas y procesos empresariales complejos
• Se enfrentan a diversos requisitos normativos y de cumplimiento
• Necesitan integrarse con diversos sistemas de terceros y aplicaciones heredadas

Por ejemplo, una empresa multinacional de fabricación con operaciones en varios países necesitaría personalizar su sistema ERP para adaptarse a las normativas, los idiomas, las divisas y los procesos específicos del sector de cada país.

Empresas de sectores altamente regulados

• Sanidad y productos farmacéuticos
• Finanzas y banca
• Energía y servicios públicos
• Agencias gubernamentales y organizaciones del sector público

Por ejemplo, una empresa farmacéutica necesitaría personalizar su sistema ERP para cumplir con las estrictas normativas relacionadas con el desarrollo de medicamentos, los ensayos clínicos y la gestión de la cadena de suministro. Los sistemas ERP gubernamentales suelen enfrentarse a desafíos similares de cumplimiento normativo que requieren una personalización especializada.

Empresas con procesos empresariales únicos o especializados

Sé que todos sentimos que nuestras empresas son únicas, pero aquí me refiero a empresas muy específicas. Son aquellas cuyos procesos de producción no suelen ser compatibles con los sistemas ERP estándar, como las configuraciones de productos personalizadas o los requisitos de cumplimiento especializados. Algunos ejemplos serían:

• Empresas de fabricación con procesos de producción especializados, por ejemplo, un fabricante de muebles a medida.
• Empresas de servicios con modelos únicos de prestación de servicios

Empresas de alta tecnología y software

Las empresas suelen innovar a un ritmo vertiginoso en el sector tecnológico, algo que las soluciones ERP estándar no siempre pueden seguir. Los sistemas ERP personalizados permiten realizar adaptaciones rápidas, como añadir o eliminar fácilmente líneas de productos, o ajustar los modelos de licencias de software en evolución.

Empresas orientadas a servicios con modelos de facturación específicos

Las empresas que ofrecen servicios con acuerdos de facturación complejos, como los contratos basados en el rendimiento, podrían necesitar funciones personalizadas para gestionar estos modelos.

Solía dirigir una agencia de comunicación con inversores —léase: una empresa de servicios— que tenía distintos importes de facturación mensual, dependiendo de los resultados que obteníamos para nuestros clientes. Si estuviera implementando un sistema ERP en esa empresa, necesitaría algo capaz de analizar el rendimiento, obtener aprobaciones y ajustar los precios sobre la marcha.

Empresas que no necesitan personalización

• Pequeñas y medianas empresas con operaciones sencillas
• Empresas emergentes con modelos de negocio sencillos
• Empresas de sectores menos regulados
• Empresas con requisitos operativos estándar
• Organizaciones que buscan soluciones rentables con una funcionalidad amplia
• Agencias inmobiliarias

Este tipo de empresas suele beneficiarse más de adaptar sus flujos de trabajo para ajustarse a las soluciones ERP disponibles que de invertir en personalización. Este enfoque puede reducir costes y simplificar las operaciones, especialmente al comenzar o al operar a menor escala.

Ventajas de la personalización de ERP

Si sigues leyendo, significa que eres una de las personas superafortunadas que podrían beneficiarse de alguna modificación del sistema. Sin embargo, no todo son inconvenientes: personalizar tu sistema ERP puede permitirte:

1. Mejorar la ventaja competitiva

La personalización permite a las empresas perfeccionar sus sistemas ERP para respaldar iniciativas estratégicas únicas, lo que les proporciona una ventaja sobre sus competidores. 

Por ejemplo, una empresa de logística que integre en su ERP una optimización avanzada de rutas y un seguimiento en tiempo real puede superar a sus competidores, atraer a más clientes y aumentar su cuota de mercado.

2. Aumentar la flexibilidad y la escalabilidad

A medida que tu empresa evoluciona, también lo hacen tus necesidades. Si ya trabajas con un sistema ERP personalizado, este se adaptará y crecerá contigo, garantizando que tu tecnología siga siempre el ritmo de tu empresa, tanto si entras en nuevos mercados como si lanzas productos o evolucionas tu modelo de negocio.

Además, si el sistema crece contigo, no tendrás que sustituirlo más adelante. Eso es una ventaja, ¿verdad?

3. Mejorar la adopción y la satisfacción de los usuarios

Las personas suelen ser el mayor obstáculo al implementar un ERP. Sin embargo, si lo personalizas, puedes solicitar las opiniones de los usuarios durante el proceso y conseguir que el sistema sea muy fácil de usar para todos. 

Cuando tu ERP resulta intuitivo y encaja perfectamente con las rutinas diarias de tu equipo, es más probable que las personas lo utilicen de forma satisfactoria y eficaz. Esto hace que las tareas cotidianas sean menos tediosas, mejora la precisión de los datos y, en definitiva, te proporciona las ventajas que esperabas obtener del sistema desde el principio.

4. Impulsar la eficiencia operativa y la productividad

Personalizar tu ERP te permite simplificar tus procesos, automatizar tareas aburridas y repetitivas y eliminar redundancias. Esto se traduce en menos trabajo manual y más tiempo para las tareas estratégicas, lo que aumenta la productividad y el ahorro de costes.

Por ejemplo, una empresa manufacturera que sincroniza su ERP con los equipos de producción y su cadena de suministro puede lograr procesos más rápidos, menos errores y un mejor aprovechamiento de los recursos.

5. Operaciones optimizadas y específicas para las necesidades del sector

Cada sector tiene sus particularidades y requisitos específicos, como el seguimiento de lotes en la industria farmacéutica o la gestión de atributos en el comercio minorista de moda. Las soluciones ERP personalizadas pueden abordar estas necesidades, haciendo que cumplas mejor la normativa y seas más eficiente en el proceso.

6. Gestión de datos y toma de decisiones más inteligentes

Personalizar tu sistema ERP te permite gestionar los datos de una manera perfectamente adaptada a tu empresa, lo que se traduce en análisis más precisos y decisiones más inteligentes. Al conectar diferentes fuentes de datos y personalizar la forma en que haces el seguimiento de la información, puedes obtener una visión más clara de la situación, detectar cualquier problema y dirigir tu empresa de forma más eficaz.

Desventajas de la personalización del ERP

Sin embargo, no quiero convencerte a toda costa. La personalización no es para todo el mundo, y estas son algunas de las razones:

1. Costes más elevados (iniciales y a largo plazo)

Personalizar un sistema ERP no es barato. Implica elevados costes iniciales de desarrollo del ERP y gastos continuos de mantenimiento que pueden acumularse rápidamente. Esto puede ser difícil de asumir para las pequeñas y medianas empresas o aquellas con presupuestos ajustados.

Por ejemplo, una pequeña empresa minorista podría descubrir que el elevado precio de un ERP basado en la nube personalizado podría consumir fondos que se invertirían mejor en otras áreas, como el desarrollo de productos o el marketing.

2. Complejidad del mantenimiento y las actualizaciones

Las personalizaciones pueden convertir las actualizaciones rutinarias en un auténtico quebradero de cabeza. Cuando se lanzan nuevas actualizaciones del ERP, un sistema muy personalizado puede necesitar pruebas adicionales y ajustes para seguir siendo compatible. Esto puede provocar periodos de inactividad y costes adicionales.

Imagina una empresa que tiene que retrasar el aprovechamiento de las nuevas funcionalidades del ERP porque su configuración personalizada requiere una atención especial cada vez que se produce una actualización.

3. Dependencia de los proveedores

Una personalización excesiva puede vincularte estrechamente a determinados proveedores o equipos tecnológicos. Esta dependencia puede limitar tu flexibilidad para cambiar de sistema o actualizar tu ERP, lo que podría generar costes más elevados y problemas operativos.

4. Desviar la atención de la actividad principal

Personalizar tu ERP puede consumir mucho tiempo y energía, recursos que de otro modo podrían dedicarse a actividades empresariales clave. 

Por ejemplo, una agencia de marketing digital podría verse atrapada en la personalización del ERP para la gestión de proyectos cuando podría estar innovando en sus estrategias de marketing, lo que podría perjudicar sus servicios principales.

5. Dificultades de formación y adopción

Las funcionalidades personalizadas hacen que un sistema ERP sea más difícil de aprender y utilizar, lo que da lugar a periodos de formación más largos y a la reticencia del personal a adoptar plenamente el sistema. Pensemos en una empresa de comercio internacional: su ERP personalizado para gestionar cuestiones aduaneras y monetarias complejas podría ser tan complejo que terminara obstaculizando la eficiencia del personal y la eficacia del sistema.

💡Consejo de experto:

Sé realista a la hora de evaluar si las ventajas de la personalización justifican los posibles costes y complicaciones. A veces, la opción más inteligente es adaptar tus procesos empresariales para que funcionen dentro de las capacidades de las soluciones ERP estándar.

Cómo decidir si la personalización merece la pena

Decidir si personalizar tu sistema ERP requiere una evaluación detallada para comprobar si se ajusta a tus objetivos y recursos empresariales. Este es un enfoque sistemático para tomar esa decisión:

Paso 1: evaluar las necesidades empresariales y la adecuación del ERP

Empieza identificando las carencias de las funcionalidades estándar del ERP que afectan a tus operaciones. Determina las necesidades críticas relacionadas con estas carencias y evalúa si justifican una personalización.

Cómo hacerlo: Enumera todos los procesos y áreas en los que el sistema ERP actual se queda corto. Involucra a los responsables de los distintos departamentos para identificar las funcionalidades que faltan y su impacto en la productividad.

Por ejemplo, una empresa manufacturera podría descubrir que su ERP estándar carece de funcionalidades avanzadas de gestión de inventario, fundamentales para gestionar varios almacenes. Tras identificarlo, pasa al siguiente paso y documenta necesidades específicas, como el seguimiento del inventario en tiempo real y la automatización de los sistemas de reposición.

Paso 2: evaluar el nivel de personalización necesario

Según los requisitos identificados, evalúa el nivel de personalización necesario para cerrar la brecha entre tu sistema ERP actual y las funcionalidades deseadas. Clasifica los requisitos de personalización en distintos niveles, como 

• Configuraciones menores, es decir, cambiar las etiquetas de los campos para adaptarlas a la terminología de la empresa
• Personalizaciones moderadas, es decir, integrar el sistema con un sistema de seguimiento logístico de terceros
• Modificaciones exhaustivas, es decir, desarrollar módulos personalizados para los calendarios de mantenimiento de los equipos

Considera asignar un número del 1 al 5 —que indique la importancia— a las distintas personalizaciones para priorizarlas de forma eficaz.

💡Información rápida: configuración frente a personalización

La configuración consiste en ajustar los parámetros de un sistema ERP para satisfacer las necesidades de tu empresa utilizando las herramientas y opciones integradas del sistema. Se trata de configurar el sistema para que funcione eficazmente dentro de sus capacidades existentes.

 

La personalización, por otro lado, implica modificar o añadir código nuevo al software ERP para crear funcionalidades que no están disponibles en el sistema estándar. Esto puede incluir añadir nuevas funciones o cambiar la forma en que funciona el sistema para adaptarlo mejor a procesos empresariales específicos.

Paso 3: analizar la relación coste-beneficio

Una vez que las necesidades estén claras, realiza un análisis de la relación coste-beneficio para sopesar los posibles beneficios de la personalización frente a los costes y riesgos implicados.

Calcula los costes previstos, incluidos el desarrollo inicial, el mantenimiento continuo y las posibles interrupciones. Estima los beneficios financieros y operativos posteriores a la implementación.

Factores que influyen en el coste

• Complejidad: las personalizaciones más complejas son más costosas.
• Software base del ERP: los costes pueden variar según si el ERP es propietario o de código abierto. La personalización de sistemas propietarios suele requerir conocimientos especializados y puede implicar tarifas de licencia más elevadas.
• Tarifas del proveedor o desarrollador: las tarifas varían, pero elegir un proveedor con experiencia en el sector probablemente permitirá ahorrar dinero a largo plazo.
• Formación y asistencia: son esenciales después de la personalización y se suman al coste total.

Coste aproximado

Aunque proporcionar estimaciones de costes precisas resulta complicado debido a la variabilidad de los proyectos de personalización, los expertos del sector sugieren que los costes de personalización de un ERP pueden oscilar entre el 10% y el 30% del presupuesto total de implementación del ERP en el caso de personalizaciones moderadas, y ser potencialmente más elevados para modificaciones exhaustivas.

Estrategias de planificación financiera

Para ayudar a gestionar estos costes, las organizaciones deberían considerar las siguientes estrategias de planificación financiera:

• Realizar un análisis detallado de costes y beneficios para justificar la inversión.
• Dar prioridad a los requisitos de personalización de mayor impacto.
• Explorar alternativas para minimizar las necesidades de personalización.
• Asignar un presupuesto de contingencia para gastos imprevistos.
• Desarrollar un plan presupuestario a largo plazo para los costes continuos.

En última instancia, aunque la personalización de un ERP puede suponer una inversión importante, una estimación cuidadosa de los costes, la elaboración de un presupuesto y una planificación financiera adecuada pueden ayudar a las organizaciones a maximizar el rendimiento de su inversión y garantizar una implementación exitosa.

Paso 4: Evaluar las capacidades y el soporte del proveedor

A continuación, investiga las capacidades de los posibles proveedores o desarrolladores de ERP para llevar a cabo la personalización necesaria. Evalúa su trayectoria, sus servicios de soporte y su flexibilidad.

Puedes solicitar estudios de casos o referencias a los proveedores y entrevistar a sus clientes actuales para conocer sus experiencias, especialmente en lo relativo al soporte y a las actualizaciones del sistema.

Elegir un proveedor fiable garantiza que el sistema ERP satisfaga las necesidades actuales y cuente con un buen soporte durante todo su ciclo de vida, minimizando los riesgos y las interrupciones futuras.

Paso 5: Planificar la gestión del cambio y la formación

Desarrolla un plan integral para garantizar una adopción fluida del ERP personalizado. Adapta los programas de formación a los distintos grupos de usuarios y establece un equipo de gestión del cambio que se encargue de gestionar la resistencia y facilitar la transición.

Por ejemplo, una empresa de servicios podría implementar funcionalidades móviles para el personal de campo, con el apoyo de una aplicación móvil de formación y sesiones formativas regionales, para garantizar altos índices de adopción y una mayor precisión de los datos.

Paso 6: Analizar el impacto en futuras actualizaciones

Comprende cómo podría afectar la personalización a las futuras actualizaciones del ERP. Consulta con tu proveedor las implicaciones de la personalización en las actualizaciones del software y considera el ciclo de vida habitual de un sistema ERP.

Por ejemplo, una empresa personaliza su ERP para añadir funciones específicas de análisis y elaboración de informes, pero descubre que cada actualización del sistema requiere recursos importantes para mantener la compatibilidad, lo que incrementa los costes a largo plazo.

Paso 7: Tomar una decisión

¡Es el momento de decidir! Sopesa todos los datos y conocimientos que has recopilado. 

Si la personalización proporciona ventajas competitivas significativas y se alinea con tus objetivos estratégicos, podría ser una inversión rentable. Si los costes y las complejidades superan los beneficios, reconsidera la decisión u opta por modificaciones menos amplias.

Cambiar el proceso frente a cambiar el sistema

Decidir si se deben modificar los procesos empresariales para adaptarlos a un sistema ERP o personalizar el sistema para adaptarlo a los procesos existentes es una decisión fundamental que puede afectar significativamente a la eficiencia y la capacidad de adaptación de la organización.

¿Cómo decidir?

Empieza por evaluar minuciosamente la adecuación de tus procesos actuales al sistema ERP. Esto implica analizar en qué aspectos los cambios podrían conducir a una mayor eficiencia y capacidad de adaptación:

• Mapeo de procesos: Visualiza la interacción entre los procesos actuales y el sistema ERP para identificar discrepancias e ineficiencias.
• Participación de las partes interesadas: Consulta a quienes se verán afectados por los cambios para recopilar diversas ideas y perspectivas.
• Análisis financiero: Sopesa las implicaciones financieras de modificar los procesos frente a personalizar el ERP, incluidos los costes a largo plazo del mantenimiento y las actualizaciones.
• Preparación para el futuro: Considera qué opción posiciona mejor a la empresa para crecer y adaptarse ante la evolución de las necesidades empresariales.

Por ejemplo, si una auditoría revela que actualizar un sistema manual de gestión de inventario a uno automatizado podría reducir significativamente los errores y mejorar las tasas de rotación, esto podría indicar que es preferible revisar el proceso en lugar de personalizar el ERP para adaptarlo a un método ineficiente y obsoleto.

8 errores que debes evitar

Decidir personalizar tu sistema ERP puede resultar tentador, especialmente cuando crees que tu empresa tiene necesidades únicas que solo una personalización puede satisfacer. Sin embargo, es fundamental evitar los errores comunes que pueden provocar gastos innecesarios y resultados subóptimos.

1. Sobreestimar tu singularidad

Tú eres la parte única de tu empresa, no tus procesos.

Consejo: Realiza un estudio comparativo para comparar tus procesos con los de empresas similares de tu sector. Esto puede revelar si tus procesos son realmente únicos o si se pueden gestionar eficazmente con las funcionalidades estándar de un ERP.

2. Equiparar complejidad con eficacia

Simpleza siempre que sea posible. 

Revisa críticamente cada proceso y pregúntate si su complejidad aporta un valor real. Aplica el principio de la navaja de Occam al diseño de procesos: la solución más sencilla suele ser la mejor. Simplificar los procesos antes de personalizarlos puede dar lugar a soluciones ERP más directas, fáciles de mantener y rentables.

3. Ignorar los costes ocultos de la personalización

Ten en cuenta todos los posibles costes de personalización, incluidas las futuras actualizaciones, la formación adicional y el aumento de las necesidades de soporte. Elabora una previsión detallada de estos gastos durante el ciclo de vida del sistema ERP para asegurarte de que los beneficios justifican el coste total de propiedad.

4. Subestimar el impacto en futuras actualizaciones

Consulta con tu proveedor de ERP cómo podrían afectar las personalizaciones a tu capacidad para actualizar a nuevas versiones en el futuro. Elige opciones de personalización que permitan una integración sencilla con futuras actualizaciones para evitar quedar atrapado en un sistema obsoleto.

5. Suponer que más funcionalidades equivalen a una mejor funcionalidad

Concéntrate en lo esencial. 

Más funcionalidades pueden provocar a menudo una mayor complejidad y una menor facilidad de uso. Da prioridad a las funcionalidades del ERP que satisfagan las necesidades empresariales principales y mejoren la experiencia del usuario, en lugar de optar por personalizaciones amplias que aporten poco valor.

6. Descuidar la formación y la participación del personal

Asegúrate de que la inversión en formación del personal esté a la altura del impulso hacia la personalización. Los sistemas más sofisticados pueden fracasar si los usuarios no reciben la formación adecuada o no apoyan los cambios. 

Involucra a los usuarios finales en el proceso de personalización para alinear las capacidades del sistema con las necesidades y preferencias reales de los usuarios.

7. Pasar por alto alternativas escalables

Antes de decidir personalizar, explora complementos escalables y módulos adicionales que puedan ofrecer la funcionalidad que necesitas, sin requerir una personalización completa. 

Estas soluciones pueden proporcionar las capacidades necesarias, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad y la rentabilidad.

8. No planificar los desafíos posteriores a la personalización

Planifica los desafíos que surgen después de implementar funciones personalizadas, como posibles errores, problemas de integración con otros sistemas y la necesidad de asistencia continua. Asegúrate de contar con un plan sólido para abordar estos problemas, que incluya un sistema de asistencia fiable por parte de tu proveedor y formación para tu personal de TI.

Tomar la decisión adecuada sobre la personalización del ERP

Decidir si personalizar un ERP implica sopesar cuidadosamente las necesidades específicas de tu empresa frente a los posibles costes y complejidades involucrados.

Antes de comprometerte con una personalización exhaustiva, evalúa si modificar los procesos existentes puede ofrecer beneficios similares a un coste menor. Considera siempre las implicaciones a largo plazo para las actualizaciones y el coste total de propiedad.

En última instancia, la clave consiste en invertir en personalizaciones que contribuyan directamente a tus objetivos estratégicos y mejoren la eficiencia operativa general.

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