Cómo elegir un software de contabilidad
Elegir el software de contabilidad adecuado puede ser todo un desafío. En general, es una decisión estratégica que puede impulsar el éxito de su equipo.
Con la solución ideal, puede aumentar el ROI, garantizar la precisión y mantener el cumplimiento normativo. Pero si elige mal, corre el riesgo de sufrir ineficiencias y errores que obstaculicen la productividad y la salud financiera de su empresa.
Si está buscando un software de contabilidad, pero no tiene muy claro por dónde empezar, esta guía es para usted. Está dirigida a directores financieros y líderes financieros que buscan seleccionar un software que se ajuste a sus objetivos y supere los desafíos. Así es como puede conseguirlo.
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9 aspectos que debe buscar al elegir un software de contabilidad
Al buscar un nuevo software de contabilidad, es importante evaluar primero cada opción centrándose en los factores clave que se ajusten a las necesidades y objetivos de su empresa. Considere estos aspectos para asegurarse de elegir la herramienta adecuada para su equipo:
1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan le permite ajustar su suscripción de software a medida que su empresa crece o cambia. Esto es valioso para empresas de todos los tamaños, pero especialmente para empresas emergentes, propietarios de pequeñas empresas y autónomos (aquí encontrará más información sobre los beneficios del software de contabilidad para autónomos).
El mejor software de contabilidad le permite actualizar o reducir su plan fácilmente y sin penalizaciones para el flujo de caja. Además, no olvide preguntar a los proveedores por las condiciones de sus contratos y cómo gestionan los cambios en su suscripción.
2. Acceso a los datos y generación de informes
El acceso a los datos y la generación de informes son fundamentales para tomar decisiones informadas. Como director financiero, necesita un sistema de contabilidad que proporcione datos en tiempo real e informes personalizables para la elaboración de informes financieros.
Compruebe si el software permite exportar datos en varios formatos. Además, asegúrese de preguntar si admite paneles y qué funciones de generación de informes están disponibles. Esto no solo facilitará las tareas de FP&A, sino también la contabilidad estándar y la gestión de proyectos.
3. Integración con su conjunto de tecnologías
La integración con su conjunto de tecnologías existente garantiza unas operaciones fluidas. Su software de contabilidad debe conectarse con otras herramientas, como CRM, sistemas de cuentas por pagar y por cobrar o soluciones de nóminas. Esto ahorra tiempo y reduce los errores.
Verifique siempre si el software cuenta con API o integraciones prediseñadas. Si está probando el software mediante una demostración, compruebe cómo podría conectarse con las herramientas que ya utiliza para evitar complicaciones más adelante.
4. Incorporación y asistencia
La incorporación y la asistencia al cliente pueden determinar que su experiencia con un nuevo software sea positiva o negativa. Cuando un proveedor ofrece una buena asistencia durante la incorporación, ayuda a su equipo a familiarizarse rápidamente con el sistema.
Busque proveedores que ofrezcan recursos de formación y asistencia rápida, y pregunte por sus horarios y canales de asistencia a través de su página de contacto.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué dentro de la solución de software. Esto es importante para mantener la seguridad y la privacidad, especialmente cuando se trata de datos financieros y cuentas bancarias personales.
Asegúrate de que el software te permita asignar roles y establecer permisos fácilmente. Cuando hables con un representante, pregunta hasta qué punto son detallados estos controles y cómo pueden modificarse para adaptarse mejor a las necesidades de tu empresa.
6. Cumplimiento normativo específico del sector
El cumplimiento normativo específico del sector garantiza que tu software cumpla las normas legales y reglamentarias. Esto es fundamental para evitar multas y mantener la confianza. Comprueba si el software admite las normas de cumplimiento pertinentes para tu sector, especialmente si trabajas en sectores más regulados, como la sanidad o las finanzas.
7. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a las necesidades de tu empresa. Esto puede mejorar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios. Por ejemplo, si trabajas en el comercio minorista, es posible que necesites un software de contabilidad que también ofrezca gestión de inventario y opciones de seguimiento del inventario.
Busca un software que te permita personalizar campos, flujos de trabajo e interfaces. Recuerda que la personalización puede generar costes adicionales. Pregunta siempre por las opciones de personalización y el número de usuarios incluidos en el precio desde el principio, durante la consulta inicial con un proveedor.
8. Funciones de automatización
Las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo a tu equipo al reducir las tareas contables manuales. Busca un software que automatice procesos repetitivos como la facturación, el seguimiento de gastos o la introducción manual de datos. Esto permite que tu equipo se concentre en tareas más estratégicas para ayudar a mejorar las operaciones empresariales.
9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones
La compatibilidad móvil o con varias ubicaciones es importante si tu equipo trabaja a distancia o en diferentes centros. Asegúrate de que el software tenga una aplicación móvil o una conexión a internet que funcione correctamente en distintos dispositivos para ayudar a mantener a tu equipo conectado y productivo.
Además, considera revisar las limitaciones y las funciones de accesibilidad al probar la solución contable que hayas elegido.
Cómo elegir un software de contabilidad: un marco de trabajo de 5 pasos
Elegir el software de contabilidad empresarial adecuado implica algo más que comparar funciones contables básicas: también debes adaptar el software a los objetivos de tu empresa y a las necesidades de tu equipo.
Sigue esta guía paso a paso al elegir tu próximo software de contabilidad para encontrar la solución ideal que cumpla todos tus requisitos:
Paso 1: Identifica tus necesidades
No puedes elegir una solución sin saber qué necesitas que haga. Ya sea preparar impuestos, gestionar información financiera o simplemente facilitar el uso, empieza por definir los requisitos de tu equipo para orientar tu búsqueda de software de contabilidad:
Recopila las aportaciones de las partes interesadas
Involucra desde el principio a las partes interesadas clave, como los equipos de finanzas, recursos humanos y TI, así como a la dirección, ya que cada departamento tendrá perspectivas y necesidades contables diferentes.
Considera organizar reuniones o enviar encuestas para recopilar sus opiniones y preguntarles por los problemas actuales y las mejoras que desean. De este modo, podrás asegurarte de que el software satisface las necesidades específicas de todos.
Enumerar y priorizar los puntos débiles
A continuación, identifica cualquier problema de funcionalidad de tu sistema actual. Haz una lista de los puntos débiles u obstáculos a los que se enfrenta tu equipo, como el mantenimiento de los registros financieros, el cumplimiento fiscal y el control del tiempo. Después, priorízalos en función de su impacto en tus operaciones y en las finanzas de la empresa.
Concéntrate en encontrar una solución que ayude a resolver primero los principales puntos débiles para mejorar la eficiencia y la satisfacción.
Alinear con las políticas y los objetivos
También es importante asegurarse de que el software esté alineado con tus políticas y objetivos internos. Ten en cuenta las preferencias de los proveedores, los protocolos de seguridad y los requisitos normativos. Esto incluye garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas del sector en tus estados financieros.
Diferenciar entre las funciones imprescindibles y las convenientes
Al analizar un software de contabilidad, separa siempre las funciones contables esenciales de las opcionales.
Las funciones imprescindibles son aquellas que abordan tus principales puntos débiles y necesidades de cumplimiento, mientras que las convenientes aportan valor, pero no son esenciales. Esto te ayuda a centrarte primero en el software que satisface las necesidades fundamentales y, al mismo tiempo, evita que el alcance se amplíe innecesariamente.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué quejas u obstáculos surgen con más frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos débiles?
- ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
- ¿Hasta qué punto se ajusta el software a nuestros protocolos de seguridad?
Paso 2: Investigar proveedores de software de contabilidad
Después de recopilar las opiniones del equipo, querrás investigar y comparar proveedores de software de contabilidad para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
Ten en cuenta que existen varios tipos de software de contabilidad. Así es como puedes reducir tus opciones y mantenerte dentro del presupuesto:
Analizar a los proveedores
Empieza con análisis generales utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y estudios de casos. Estos recursos ofrecen información sobre la reputación de los proveedores y las experiencias de los usuarios. Busca patrones en las reseñas para identificar elogios o quejas habituales que te ayuden a elaborar una lista de proveedores que merezca la pena investigar más a fondo.
Comparar herramientas
Compara las herramientas en función de las necesidades de tu empresa, como el tamaño, la escalabilidad y las posibilidades de integración. También conviene valorar si necesitas una solución para externalizar el servicio o si prefieres un modelo interno, especialmente si estás buscando un software de contabilidad para pequeñas empresas (lee aquí sobre las ventajas del software de contabilidad para empresas emergentes).
A partir de ahí, busca un software que encaje con tu conjunto tecnológico actual y sea fácil de usar. Esto garantiza una integración fluida y una interrupción mínima.
Identificar los factores diferenciadores clave
Identifica qué distingue a cada proveedor. Céntrate en aspectos como el apoyo durante la implementación, la experiencia del usuario y la flexibilidad para casos de uso específicos. Por ejemplo, algunos proveedores, como QuickBooks Online y FreshBooks, ofrecen asistencia personalizada o funciones únicas. Conocer estos factores diferenciadores te ayuda a tomar una decisión más intuitiva y fundamentada.
Documentar los resultados
Documenta los resultados de tu investigación para facilitar la comparación. Crea una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de las funciones, los precios y las ventajas y desventajas de cada proveedor. Con este enfoque organizado, puedes simplificar el proceso de toma de decisiones. También te ayuda a presentar tus conclusiones a las partes interesadas.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto tecnológico?
- ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
- ¿Qué flexibilidad ofrece el software para casos de uso específicos?
- ¿Cuáles son los elogios o las quejas más habituales de los usuarios?
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Paso 3: Elabora una lista de programas de contabilidad y ponte en contacto con los proveedores
A continuación, querrás reducir tus opciones de proveedores y comenzar conversaciones con posibles socios. Te explicamos cómo:
Seleccionar proveedores
Selecciona entre 2 y 4 proveedores basándote en tu investigación previa. Céntrate en los que mejor se ajusten a tus necesidades y prioridades. Considera factores como las funciones, los precios y las opiniones de los usuarios durante el proceso de evaluación. Esto te ayudará a centrar tus esfuerzos en las opciones más prometedoras.
Enviar una RFI o RFP
Envía una solicitud de información (RFI) o una RFP de programas de contabilidad para recopilar información detallada. Este proceso formal te ayuda a comprender las ofertas y el enfoque de cada proveedor, y resulta especialmente útil para necesidades complejas o equipos grandes. Úsalo para aclarar cualquier pregunta o inquietud que tengas.
Programar demostraciones
Programa demostraciones con los proveedores de programas de contabilidad que hayas seleccionado. Haz preguntas concretas relacionadas con las integraciones, las opciones adicionales, la seguridad y otros aspectos. También puedes aprovechar esta oportunidad para ver el software en acción y evaluar su facilidad de uso.
Asegúrate de preparar preguntas sobre funciones o situaciones específicas relevantes para tu equipo. Esto te ayudará a evaluar hasta qué punto el software satisface tus necesidades.
Utilizar criterios de evaluación coherentes
Aplica criterios de evaluación coherentes a todos los proveedores. Crea una lista de comprobación o una tabla de puntuación para valorar cada opción en función de factores clave y garantizar una comparación justa. Ten presentes las prioridades de tu equipo durante todo el proceso.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nuestra empresa?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofrecéis?
- ¿Qué funciones requieren una actualización?
- ¿Cómo gestiona vuestro software la migración de datos?
- ¿Cuál es el plazo habitual de implementación?
Paso 4: Elabora el caso de negocio
Ahora es el momento de convertir tu investigación sobre los proveedores en un caso de negocio que tu equipo directivo pueda entender y respaldar:
Resumir los puntos problemáticos
Resume los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados que esperas obtener con el nuevo software. Destaca cómo el software abordará problemas específicos y mejorará las operaciones. Utiliza viñetas para enumerar los problemas y los beneficios esperados. Esto ayuda a demostrar claramente el valor de la inversión.
Presentar estimaciones de costes
Busca y presenta estimaciones básicas de costes y plazos de implementación. Utiliza los presupuestos de los proveedores y tu investigación para proporcionar cifras precisas. Considera tanto los costes iniciales como los gastos continuos, y consulta los precios de los programas de contabilidad para obtener una visión más detallada. A continuación, presenta estos datos de forma clara, por ejemplo, en una tabla o un gráfico, para facilitar su consulta.
Explicar el ROI y los riesgos
Explica el ROI, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no hacer nada para reforzar tus argumentos. Explica cómo el software ahorrará tiempo, optimizará los procesos, reducirá los errores o aumentará la productividad.
Además, no olvides destacar los beneficios financieros y operativos, así como las posibles desventajas de no implementar el software, como la persistencia de ineficiencias o los riesgos de incumplimiento normativo.
Haz estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
- ¿Cuándo podemos esperar ver el ROI?
- ¿Cuáles son los costes totales y los plazos estimados?
Paso 5: Implementa tu software de contabilidad e incorpora a tus usuarios
Una vez que hayas obtenido la aprobación, puedes empezar a planificar un proceso de incorporación fluido. Estos son algunos consejos para que sea un éxito:
Comunicar el plan de implementación
Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios. Comparte los plazos, los hitos clave y lo que debe hacer cada miembro del equipo mediante correos electrónicos, reuniones o plataformas internas. También es importante mantener abiertos los canales de comunicación para garantizar que todo el mundo comprenda el proceso y las demás expectativas.
Asignar responsables internos
Asigna responsables internos y personas de contacto para la implementación. Estas personas se encargarán de responder a las preguntas y coordinarse con el proveedor. Elige a personas familiarizadas con el software y capaces de resolver problemas para garantizar una transición más fluida y proporcionar asistencia a los usuarios.
Garantizar la formación y la adopción
Asegúrate de que tu equipo complete la formación y adopte la herramienta de forma coherente. Programa sesiones de formación y proporciona acceso a recursos como seminarios web o guías.
También debes fomentar reuniones periódicas de seguimiento para resolver dudas y supervisar los avances. Recuerda que el uso constante de la herramienta ayuda a mejorar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios finales.
Crear ciclos de comentarios
Crea ciclos de comentarios durante la implementación, incluidos los recursos del proveedor. La mayoría de los programas nuevos conlleva una curva de aprendizaje. Anima a los usuarios a compartir sus experiencias y cualquier problema que encuentren; después, utiliza estos comentarios para realizar ajustes y mejorar el proceso.
Además, colabora con el proveedor para resolver problemas técnicos u optimizar las funciones para casos de uso más adecuados.
Haz estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable de la implementación?
- ¿Cómo medirás los primeros resultados positivos?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo recopilarás los comentarios de los usuarios?
Qué hacer a continuación:
Si estás investigando software de contabilidad, ponte en contacto con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.
Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que se profundiza en los detalles de tus necesidades. Después, recibirás una lista de programas para revisar. Incluso te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
