Cuentas de gastos: una guía definitiva para la gestión financiera

Entre los gastos habituales se incluyen el alquiler, los sueldos/salarios, los servicios públicos, la publicidad, el material de oficina y la gestión de gastos de viaje. Cuando una empresa paga algo (como un viaje), ese importe se carga en una cuenta de gastos. Esto aumenta los gastos totales, lo que a su vez reduce los beneficios de la empresa.

Este es el aspecto que suele tener el proceso: 

Supongamos que este año has gastado $10,000 en el viaje anual de la oficina, incluidos los gastos de entretenimiento. Todavía no has pagado a la agencia de viajes, y no le importa que pagues durante el siguiente periodo contable.

Los $10,000 se transfieren a una cuenta de “gastos del viaje de la oficina”, y la cuenta de la agencia de viajes se abona por el mismo importe. Si tienes preguntas sobre por qué funciona así, consulta nuestra guía sobre las tres reglas de oro de la contabilidad.

Cuando cierras los libros contables al final del periodo contable, el saldo de la cuenta de gastos se cierra contra la cuenta de pérdidas y ganancias (presentada como el estado de resultados para el cumplimiento de los GAAP). En tu diario, se realizan los siguientes asientos para registrar la transacción que acabamos de analizar:

¿Por qué son importantes las cuentas de gastos?

Las cuentas de gastos ayudan a organizar y categorizar las transacciones de gastos y sus costes indirectos. También ayudan a supervisar los umbrales de gasto específicos de cada categoría, proporcionándote visibilidad, control y conocimiento sobre las operaciones de tu empresa.

Ejemplo: Supongamos que has presupuestado gastar $50,000 en celebraciones como cumpleaños, aniversarios y otros eventos personales de los empleados. Muchos miembros de tu equipo han tenido hijos este trimestre, y ya has superado el límite de $50,000 antes de que termine el segundo trimestre.

Si tienes una cuenta de gastos para celebraciones de empleados, tu equipo podrá señalar un posible exceso de costes para el año en curso. Esto te da tiempo para prepararte y reasignar fondos de otra categoría de gastos o del plan contable a los gastos de celebraciones de empleados, para asegurarte de que sigues respetando tus límites generales de gastos.

Conforme con el IRS

También es importante mantener las cuentas de gastos porque el IRS necesita saber en qué gastas, no solo cuánto gastas. Mantener cuentas separadas para todas las categorías de gastos facilita que los auditores externos y del IRS verifiquen que los gastos declarados son deducibles.

Los 4 tipos diferentes de cuentas de gastos

¿Sabías que existe más de un tipo de cuenta de gastos? Cada cuenta de gastos tiene sus propios matices, que es importante conocer a largo plazo. Este es un desglose completo de cada tipo y de lo que implica:

Coste de los bienes vendidos

El coste de los bienes vendidos (COGS) incluye los costes directos en los que incurren los fabricantes para producir los bienes. Para los minoristas, el COGS incluye el coste del inventario y los gastos relacionados, como el transporte.

Incluso las empresas de servicios tienen un equivalente del COGS denominado coste de ventas (COS), que incluye los costes directos (mano de obra directa y costes generales) de la prestación del servicio. Los directores financieros de empresas SaaS suelen trabajar con el coste de ventas, pero los directores financieros tecnológicos que trabajan con empresas de hardware siguen teniendo que gestionar el COGS y el inventario.

El COS se contabiliza como gasto en el mismo año en que se incurre en él. En algunos casos se capitaliza, pero incluso entonces, por lo general aparece en el balance como gastos pagados por anticipado. Por ejemplo, si una parte del COS se paga por adelantado para servicios futuros, se registra como un gasto pagado por anticipado y se amortiza con el tiempo.

Cada vez que un fabricante gasta en materias primas, mano de obra y gastos generales, los gastos se capitalizan como inventario. Estos gastos permanecen en el balance como inventario hasta que se venden. Cuando el minorista compra este inventario, su coste de compra aparece en su balance como inventario hasta que se vende posteriormente.

Supongamos que vendes camisetas y que el coste por unidad de una camiseta es de $10. Cada vez que vendes una unidad (una camiseta), se transfieren $10 del inventario a la cuenta COGS A/C. El coste del inventario no vendido —supongamos que son 1.000 unidades por valor de $10,000— sigue apareciendo en el balance.

El saldo de la cuenta COGS se cierra contra la cuenta de pérdidas y ganancias al final del año para calcular el beneficio bruto. 

Ten en cuenta

El inventario (un activo corriente) se convierte en un gasto solo cuando se vende, tanto para los fabricantes como para los minoristas, de conformidad con el principio de correlación de ingresos y gastos en contabilidad.

Gastos operativos

Los gastos operativos rara vez se capitalizan. La mayoría de las cuentas de gastos operativos, como los gastos de publicidad, los gastos de viajes de negocios y los gastos de suministros, se cierran contra la cuenta de resultados al final del ejercicio.

Sin embargo, existen algunas excepciones. Algunos ejemplos son:

Gastos no operativos

Los gastos no operativos son aquellos que no están directamente relacionados con las operaciones principales de la empresa. Se tratan como cualquier otro gasto. Estos son algunos ejemplos:

• Intereses: Los intereses son un gasto financiero. Los intereses de préstamos, bonos o líneas de crédito se clasifican como gastos no operativos.
• Acuerdos extrajudiciales y honorarios legales: Las multas, sanciones y acuerdos derivados de demandas que no surgen de las actividades comerciales normales se clasifican como gastos no operativos.
• Depreciación (a veces no operativa): El gasto por depreciación de activos que no se utilizan en la actividad principal (como las propiedades en alquiler) puede clasificarse como no operativo.

Gastos no deducibles

Los gastos no deducibles se registran como cualquier otro gasto, pero no se ajustan a efectos de la declaración fiscal. Aunque los gastos no deducibles siguen reduciendo el beneficio neto, no reducen la obligación tributaria porque el IRS no los permite.

Algunos ejemplos de gastos no deducibles son las multas y sanciones (como las sanciones del IRS y las multas de OSHA), las contribuciones políticas y los gastos de actividades de presión, y determinadas primas de seguros de vida (si la empresa es la beneficiaria)

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Ventajas de las cuentas de gastos

Las cuentas de gastos son una parte imprescindible de la contabilidad financiera, ya que no puedes preparar informes financieros sin ellas. Sin embargo, también ofrecen otras ventajas, como:

• Seguimiento financiero preciso: Separar los gastos en cuentas específicas evita el caos financiero. Garantiza registros claros para la elaboración de informes, la presupuestación y el análisis.
• Optimización y cumplimiento fiscal: Los gastos correctamente categorizados ayudan a maximizar las deducciones y a mantener satisfecho al IRS; a nadie le gusta una auditoría.
• Auditorías y revisiones financieras más sencillas: Ya sean internas o externas, las cuentas de gastos bien organizadas agilizan las auditorías y reducen los quebraderos de cabeza al conciliar las cuentas financieras.
• Control de costes y presupuestación: El seguimiento de las distintas categorías de gastos facilita la fijación de presupuestos y la identificación de áreas con un gasto excesivo antes de que se conviertan en un problema.

Desventajas de las cuentas de gastos

No existe ninguna razón válida, ni siquiera la posibilidad, para ignorar las cuentas de gastos. Sin embargo, todavía presentan algunas desventajas, entre ellas:

• Complejidad y carga administrativa: Gestionar múltiples categorías de gastos puede resultar abrumador, especialmente para las empresas con un gran volumen de transacciones. Un nivel de detalle excesivo suele traducirse en una pesadilla administrativa.
• Riesgo de clasificación incorrecta: Los empleados o contables pueden clasificar incorrectamente los gastos, lo que da lugar a estados financieros inexactos y posibles problemas de cumplimiento fiscal.
• Categorización incoherente entre departamentos: Si los distintos equipos utilizan métodos diferentes para realizar el seguimiento de los gastos, pueden producirse incoherencias en los informes y problemas al conciliar las cuentas.

Cómo gestionar las cuentas de gastos

Gestionar las cuentas de gastos es algo más que llevar la contabilidad. Se trata de control financiero, optimización fiscal y toma de decisiones estratégicas. Estas son algunas formas de gestionar eficazmente las cuentas de gastos:

1. Estandarizar las categorías de gastos

Categoriza los gastos y define qué incluye cada categoría. Sin embargo, evita un nivel de detalle excesivo. Demasiadas categorías complican innecesariamente la elaboración de informes.

2. Automatizar el seguimiento de gastos

Utiliza programas de contabilidad basados en la nube como QuickBooks, Xero o NetSuite para categorizar y realizar el seguimiento de los gastos automáticamente. Además, considera invertir en herramientas de automatización de gastos como Expensify, Brex o Ramp para permitir que los empleados envíen los recibos digitalmente.

3. Establecer políticas claras y procedimientos para informar sobre los gastos 

Define los gastos permitidos, aclara qué pueden y qué no pueden contabilizar como gastos los empleados y utiliza una plantilla estándar de informe de gastos. Exige recibos para los gastos que superen una cantidad determinada y establece flujos de trabajo para la aprobación de gastos. Por ejemplo, podrías exigir la aprobación de un gerente para los reembolsos de informes de gastos superiores a $500.

También es importante establecer cuándo debes presentar los gastos y cuándo es demasiado pronto. Si los presentas antes de que sea necesario, corres el riesgo de distorsionar tus ingresos netos y tu salud financiera.

4. Conciliar las cuentas periódicamente

Las conciliaciones mensuales para garantizar que los gastos registrados coincidan con los extractos bancarios y las transacciones de las tarjetas de crédito son una estrategia excelente para evitar problemas de última hora por transacciones ausentes o cuestionables. A medida que aumenta el volumen de transacciones, las herramientas para conciliar las transacciones de tarjetas de crédito pueden ayudar a automatizar el proceso de correspondencia.

5. Supervisar los gastos y establecer presupuestos 

Analiza las tendencias de los gastos para ver en qué se destina una gran parte del dinero. Si los costes aumentan silenciosamente, las revisiones periódicas ayudan a detectarlo a tiempo. También puedes controlar los costes estableciendo límites de gasto para cada departamento y utilizando herramientas de revisión del rendimiento, como el análisis de las desviaciones presupuestarias.

6. Planificar las deducciones y el cumplimiento fiscal

Para maximizar los beneficios fiscales, mantén registros detallados de los gastos deducibles, como las cuotas de suscripción del software empresarial y los gastos de los viajes de negocios. Trabaja con un contable para cumplir con la normativa del IRS.

7. Revisa y optimiza las cuentas periódicamente

Consolida las categorías de gastos redundantes para simplificar los informes financieros. Identifica las suscripciones o los servicios infrautilizados que puedan cancelarse y revisa las tendencias históricas de gasto para tomar decisiones presupuestarias basadas en datos.

Herramientas de gestión de cuentas de gastos

La gestión de gastos puede volverse demasiado compleja para realizarla manualmente a medida que crece la empresa. Ahí es donde ayuda el software de gestión de gastos. Entre los beneficios de las herramientas de gestión de gastos se incluyen la posibilidad de automatizar la mayoría de los procesos, agilizar los informes y tomar decisiones basadas en datos.

Si buscas una solución de gestión de gastos, estas son algunas de nuestras opciones principales:

El software y la simplicidad son fundamentales

Las cuentas de gastos pueden convertirse en una compleja red de transacciones. ¿Cuál es la mejor manera de gestionarlas? Una categorización sencilla y un software de gestión de gastos que faciliten las cosas al eliminar el caos, los errores y el esfuerzo manual del proceso de gestión de gastos.

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