Los 5 mejores sistemas de gestión de pagos + Guía de compra

Un PMS suele estar basado en la nube y permite optimizar los procesos de pago: gestionar facturas, hacer seguimiento de solicitudes y aprobaciones, elaborar informes y automatizar pagos. Un buen PMS te ayudará a aumentar la seguridad de los pagos y a mejorar la visibilidad y la supervisión de los pagos dentro de tu empresa.

Funciones estándar de un sistema de gestión de pagos

Al elegir un sistema de gestión de pagos, es fundamental tener en cuenta las funciones que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Algunas funciones importantes que debes buscar son:

Gestión de facturas

Un buen PMS debería gestionar las facturas, permitiéndote crear, editar, enviar y hacer seguimiento de las facturas de los clientes con facilidad. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de todas las transacciones financieras relacionadas con las ventas, garantizando que exista un registro de todos los pagos pendientes y recibidos.

Procesamiento de pagos

Sin un procesamiento de pagos eficiente, las empresas podrían sufrir retrasos en la recepción de pagos o enfrentarse a problemas con transacciones rechazadas. El sistema de gestión de pagos ideal debería admitir varios métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y monederos digitales. Una ventaja importante es poder gestionar varias divisas e integrarse con pasarelas de pago populares (esto también es una ventaja clave de las aplicaciones de pagos móviles). 

No todos los servicios de pago ofrecen transacciones de débito fluidas. Busca un sistema que no solo gestione los débitos de forma eficiente, sino que también ofrezca información sobre tu posición de liquidez, garantizando que mantengas siempre un flujo de efectivo saludable. ACH también es fundamental para los débitos y créditos directos entre bancos. Asegúrate de que el sistema que estás considerando admita transacciones ACH tanto para operaciones de cuentas por pagar como de cuentas por cobrar. Más allá de las transacciones sencillas, un sistema óptimo también debería ayudar en el proceso de adquisiciones, ofreciendo herramientas que hagan que las compras y el procesamiento de pagos sean sencillos y eficientes.

Compara elementos equivalentes

Si quieres asegurarte de que el sistema tiene todo lo necesario, compáralo directamente con las herramientas de AR y AP. Esto también te ayudará a determinar cuál es el sistema óptimo para ti.

Registro y seguimiento de facturas y transacciones

Te interesará contar con un sistema que registre todas tus facturas, transacciones, recibos y pagos en un solo lugar para facilitar el seguimiento y la elaboración de informes.  Busca un PMS que te ofrezca una visión clara de tu salud financiera y proporcione actualizaciones en tiempo real sobre el estado de los pagos, sincronización automática con las cuentas bancarias y categorización de los gastos. También debería facilitar la búsqueda y recuperación de transacciones anteriores, con filtros por fecha, cliente, importe y otros criterios.

Generación de recibos

Los recibos sirven como comprobante de las transacciones, como documentación a efectos fiscales para las empresas y como prueba de compra para los clientes. Busca una plataforma que genere y envíe automáticamente recibos profesionales a tus clientes tras el pago. Es ventajoso poder personalizar las plantillas de recibos, añadir elementos de marca y enviarlos a través de varios canales (por ejemplo, correo electrónico o SMS). Esta función concreta te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo, al tiempo que ofrece una experiencia del cliente mejorada.

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Informes

Las herramientas de informes y análisis son imprescindibles: necesitarás información sobre tu flujo de efectivo, los ingresos, las facturas pendientes y las comisiones de las transacciones. La función de informes debería ofrecer una variedad de informes prediseñados, como estados de pérdidas y ganancias, resúmenes de ventas y desgloses de gastos, además de permitir personalizar informes, establecer intervalos de fechas y visualizar los datos mediante gráficos o diagramas.

Consideraciones para la compra de un sistema de gestión de pagos

No deberías basarte únicamente en estas funciones estándar, sino que también debes tener en cuenta algunos factores importantes relacionados con la evaluación de los sistemas, entre ellos:

Necesidades empresariales

Primero debes determinar qué elementos son imprescindibles para ti, ya que esto determina en última instancia la solución de software adecuada. Por ejemplo, debes pensar en los tipos de pagos que quieres procesar, el volumen de pagos y si es probable que aumente significativamente durante los próximos años. Algunos sistemas están mejor preparados para gestionar un procesamiento de gran volumen, mientras que otros se adaptan mejor a pequeñas empresas con volúmenes inferiores. Prever el crecimiento del volumen de pagos te permite elegir un sistema que pueda crecer al ritmo de tus necesidades.

Coste

El coste de estos sistemas puede variar bastante en función de las funciones y del nivel de asistencia ofrecidos. Algunos sistemas cobran una cuota de suscripción mensual basada en el número de transacciones que procesas. Otros tienen planes de precios escalonados según las funciones y características. Algunos proveedores ofrecen servicios básicos completamente gratuitos para que puedas empezar. Piensa en tus necesidades actuales y futuras para determinar qué nivel es el adecuado para ti. Si eres una pequeña empresa emergente, una opción gratuita o de bajo coste puede ser suficiente a corto plazo. A medida que crezcas, siempre podrás actualizar a un plan más completo.

Las comisiones por transacción también son habituales y normalmente consisten en un porcentaje del importe total del pago más un cargo fijo por cada transacción. Compara las comisiones de los distintos proveedores para asegurarte de que sean razonables y competitivas. Algunos pueden eliminar o reducir las comisiones para organizaciones sin ánimo de lucro o para el procesamiento de grandes volúmenes de pagos.

Seguridad y cumplimiento normativo

Una seguridad sólida es esencial. Busca un sistema con un cifrado potente, autenticación multifactor y controles de acceso basados en roles. El cifrado codifica tus datos para que solo las partes autorizadas puedan leerlos. La autenticación multifactor añade una capa adicional de seguridad al iniciar sesión y suele enviar un código a tu teléfono o correo electrónico. Los controles basados en roles restringen el acceso de los empleados únicamente a los datos y funciones que necesitan para desempeñar su trabajo.

 En cuanto al cumplimiento normativo, elige un sistema que cumpla estándares como PCI DSS para el tratamiento de datos de tarjetas de crédito y HIPAA si gestionas información sanitaria. Estas certificaciones demuestran que el sistema cumple estrictas normas de seguridad y privacidad. 

Cobertura de pagos internacionales

Para las empresas que operan a nivel internacional, es imprescindible contar con un sistema compatible con métodos de pago y divisas de todo el mundo. Elige un proveedor con experiencia en la gestión de pagos transfronterizos que ofrezca conectividad con redes de pago de todo el mundo. Debe admitir los principales tipos de pago de cada región, como SEPA para Europa, Faster Payments para el Reino Unido y las marcas de tarjetas locales de la región APAC.

Integración y compatibilidad

También debes encontrar un PMS que funcione perfectamente con otras herramientas empresariales, como tu software de contabilidad, CRM, ERP, plataforma de comercio electrónico y cualquier otra herramienta clave para tus operaciones. De lo contrario, acabarás con un conjunto de flujos de trabajo descoordinados y más quebraderos de cabeza de los que compensaría cualquier ahorro de costes. Busca opciones que sincronicen fácilmente los datos entre sistemas para evitar la introducción manual de datos y garantizar que los registros sean precisos. Algunos sistemas ofrecen integraciones prediseñadas con plataformas importantes como QuickBooks, NetSuite y Shopify. Para otras herramientas, el acceso a la API puede permitirte crear una integración personalizada.

Atención al cliente

No pases por alto el nivel de asistencia que ofrece cada proveedor. Busca un proveedor con un historial demostrado de atención al cliente de alta calidad que te ayude a implementar, gestionar y optimizar tu sistema de gestión de pagos. Las opciones pueden incluir asistencia por teléfono, correo electrónico y chat, así como acceso a recursos formativos. Una asistencia sólida garantizará que aproveches al máximo tu inversión.

Redundancia y disponibilidad

Para muchas empresas tecnológicas, los pagos son fundamentales para la actividad. Busca un sistema con redundancia integrada, equilibrio de carga y conmutación por error para garantizar una alta disponibilidad. Debe ofrecer una disponibilidad mínima del 99.9% para mantener tus pagos operativos las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año. Contar con varios centros de datos en distintas zonas geográficas es ideal para garantizar la redundancia.

Pruebas

Algunos proveedores ofrecen periodos de prueba durante un número determinado de días, mientras que otros proporcionan acceso a un entorno aislado con datos ficticios para que puedas probarlo a tu conveniencia. La idea es probar la herramienta para anticipar cómo gestionará el sistema los flujos de trabajo y casos de uso específicos de tu empresa. Ten cuidado: las pequeñas molestias durante una prueba pueden convertirse en grandes quebraderos de cabeza después de comprometerte con un sistema. Asegúrate de que estás realizando una compra que merece la pena y que se adapta a tu empresa.

Opiniones de los clientes

Al evaluar los sistemas de gestión de pagos, no te limites a creer lo que dice la empresa: comprueba lo que opinan los demás. Descubre qué piensan realmente los clientes actuales sobre el sistema y el servicio. Busca elogios o quejas constantes en las reseñas. Si un sistema recibe reseñas abrumadoramente negativas en las que se mencionan un servicio de atención al cliente deficiente, interfaces poco intuitivas o la ausencia de funciones clave, es una gran señal de alerta. Por el contrario, una gran cantidad de reseñas de cuatro y cinco estrellas en las que se mencionan un proceso de configuración sencillo, un servicio de asistencia útil y herramientas que facilitan el trabajo son buenas señales de que has encontrado una opción ganadora.

Los 5 mejores programas de gestión de pagos

Si buscas una opción fiable, aquí tienes 5 PMS populares que me llamaron la atención:

Stripe

Fundada en 2011, Stripe es como el chico popular del barrio, conocido por sus funciones premium de procesamiento de pagos. Esta solución de pago virtual acepta más de 135 divisas internacionales, se integra perfectamente con plataformas de comercio electrónico como Drupal, WooCommerce y Magento, cuenta con funciones completas de generación de informes y herramientas de gestión de suscripciones, y es conocida por sus precios transparentes.

No cobran cuotas mensuales, ya que todos los cargos se realizan por transacción. Para las ventas en línea, cobran un 2,9 % + 30 centavos por transacción, y un 2,7 % + 5 centavos por transacción para el procesamiento de tarjetas en persona. Se aplica un cargo adicional del 1 % para las transacciones internacionales y la conversión de divisas.

Braintree

Braintree, una filial de PayPal, es una solución de procesamiento de pagos tecnológicamente avanzada que se ha ganado una sólida reputación en el sector. Estas son algunas de sus características destacadas:

• Los costes por transacción ascienden al 2,59 % + 49 centavos por transacción
• El software se beneficia de la amplia infraestructura de PayPal
• Admite pagos en más de 130 divisas
• Se integra con PayPal y Venmo
• Facilita las transacciones internacionales y las comprobaciones de fraude

Braintree es ideal para quienes valoran un procesador de pagos sencillo y sienten predilección por los recursos de PayPal.

FreshBooks

FreshBooks es un software de contabilidad dirigido principalmente a autónomos, empresarios individuales y pequeñas empresas. Su objetivo es ayudar con la organización, la gestión de pagos y el envío de facturas. Podría definirse como un software de procesamiento de pagos diseñado para pequeñas empresas, con planes económicos disponibles. Los precios oscilan entre 8,50 $ al mes y 27,50 $ al mes, y cada plan ofrece una prueba gratuita de 30 días.

Square

Square es una reconocida solución de procesamiento de pagos y de punto de venta (POS) que atiende a empresas de todo tipo, desde nuevas empresas hasta grandes compañías con múltiples establecimientos. Resulta especialmente atractiva para pequeñas empresas y nuevas empresas debido a su sistema de tarifas asequible, que se adapta a los ingresos fluctuantes. Los usuarios solo pagan un pequeño porcentaje y una tarifa fija por cada transacción. 

Para las transacciones presenciales con tarjeta, incluidas las tarjetas regalo prepago, las principales tarjetas de crédito y los monederos móviles como Apple Pay, Square aplica una comisión del 2,6 % + 10 centavos. Si la tarjeta se introduce manualmente o se utiliza virtualmente, la comisión es del 3,5 % + 15 centavos por transacción. Para las compras en línea y otras transacciones digitales, la comisión se establece en el 2,9 % + 30 centavos.

Tipalti

Tipalti es una solución de automatización de cuentas por pagar basada en la nube que agiliza los procesos de facturación de proveedores. Es ideal para empresas en crecimiento con amplias necesidades de procesamiento de facturas, especialmente aquellas que trabajan con proveedores internacionales. Entre sus principales características se incluyen:

• La tarifa de la plataforma comienza en 149 $ al mes
• Admite pagos en 196 países con 120 opciones de divisas.
• Adecuada para empresas con numerosos proveedores nacionales e internacionales
• Se integra con programas de contabilidad populares como QuickBooks, Sage y Xero

Algunos consejos finales

El miedo a elegir mal y quedarse atrapado durante varios años en un contrato con un socio que no sea el ideal es real. ¿Cómo puedes afrontarlo?

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Confía en tu intuición

Aunque las especificaciones, la seguridad y el coste son importantes, no subestimes el valor de una buena colaboración. Si el equipo de un proveedor te causó una buena impresión y pareció realmente interesado en tu éxito, eso dice mucho. El encaje entre las personas y la cultura importa.

Piensa a largo plazo

Una interfaz nueva y reluciente perderá su atractivo, pero la flexibilidad, la escalabilidad y la atención al cliente son para siempre. Asegúrate de que cualquier sistema que estés considerando pueda crecer junto con tu empresa y ofrecer las integraciones que necesitarás más adelante. No querrás superar las capacidades de una solución en un año y tener que volver a pasar por todo este proceso.

No te dejes influir solo por el precio

Una oferta demasiado baja no sirve de mucho si la solución no puede satisfacer realmente tus necesidades. Y un precio más alto no siempre significa una mejor calidad. Analiza el coste total de propiedad durante la vigencia del contrato, incluidas las tarifas adicionales por asistencia, transacciones y complementos. El coste inicial más bajo podría acabar costándote más a largo plazo.

Lee la letra pequeña

Lo sé, los contratos son tan emocionantes como ver secarse la pintura. Pero necesitas comprender todos los términos, condiciones y compromisos antes de firmar en la línea de puntos. Asegúrate de que no haya tarifas ocultas ni cláusulas restrictivas que no estén alineadas con tus objetivos. Si algo parece extraño, pregunta. Tu representante de ventas debería estar dispuesto a aclarar cualquier jerga legal confusa.

Por último, cuando los representantes de ventas empiecen a utilizar palabras de moda como "sin fricciones", "potenciado" o "impulsado por la tecnología"... ignóralos por un momento. Concéntrate en lo que realmente importa para tu empresa y tus clientes.

Y ahí lo tienes. Una guía rápida para abrirte paso entre la multitud de sistemas de gestión de pagos disponibles y encontrar uno adaptado a tus necesidades.

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