ERP-varastonhallintajärjestelmät: ovatko ne sen arvoisia?
Jos olet päätynyt tänne googlattuasi ”ERP-varastonhallintajärjestelmiä”, olet todennäköisesti valmis luopumaan paperiluetteloista ja Excel-taulukoista. Haluat alkaa järjestää toimintaasi tehokkaammin, ja olen ylpeä sinusta!
Nyt alkaa välttämätön työ, jossa manuaaliset tietosiirrot siirretään digitaaliseen muotoon toiminnanohjauksen avulla.
Mitä ERP-varastonhallinta on?
ERP-varastonhallinta on käytännössä juuri sitä, miltä se kuulostaa: se on prosessi, jossa kaikkia liiketoimintasi toimintoja ja varastoa hallitaan yhdellä keskitetyllä alustalla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
ERP-järjestelmät auttavat tehostamaan erilaisia varastonhallinnan tehtäviä rahoituksesta ja hankinnoista aina varastonhallintaan ja tilausten toimitukseen asti.
Tarvitsetko varastonhallintaa?
Varastonhallinnasta tulee yleensä ajankohtaista yrityksille, jotka ostavat ja myyvät fyysisiä tuotteita, kun ne ovat valmiita siirtymään kasvunsa ”seuraavaan vaiheeseen”.
Vaikka merkit, jotka osoittavat valmiuden seuraavaan ”vaiheeseen”, voivat vaihdella huomattavasti, voit esittää itsellesi muutaman kysymyksen selvittääksesi, oletko valmis ottamaan ERP-järjestelmän käyttöön:
- Onko todellisten ja kirjattujen varastotasojen välillä ristiriitoja? Jos on, vaikuttaako tämä liiketoimintasi toimintaan?
- Vaikuttaako varaston manuaalinen seuranta tiimisi tuottavuuteen ja aiheuttaako se keskimääräistä korkeampia työvoimakustannuksia?
- Puuttuuko sinulta reaaliaikainen näkyvyys varastotasoihin ja varaston liikkeisiin, minkä vuoksi muuttuvaan kysyntään on vaikea reagoida nopeasti?
Jos vastasit kyllä yhteen tai useampaan yllä olevista kysymyksistä, ERP-pohjainen varastonhallinta saattaa sopia sinulle.
ERP-varastonhallinnan hyödyt
Eri ERP-järjestelmät hyödyttävät liiketoiminnan eri osastoja. Näitä ovat esimerkiksi kirjanpito, taloushallinto, henkilöstöhallinto, myynti, asiakastuki ja tietysti varastonhallinta.
ERP-varastonhallintajärjestelmät tehostavat erityisesti liiketoimintasi toimintaa ja parantavat tehokkuutta, mikä viime kädessä estää rahavuotoja ja maksimoi voitot.
Reaaliaikainen näkyvyys varastoon ja sen hallinta
ERP-järjestelmät tarjoavat yksityiskohtaisen näkymän varastoosi useissa eri toimipaikoissa. Niiden avulla voit seurata varastotasoja, jäljittää tilauksia ja löytää epätarkkuuksia.
Tämä parantunut näkymä tehostaa myös varastonhallintaa rajoittamalla varastotuotteiden loppumista, puutteita, ylivarastointia ja niihin liittyviä kustannuksia.
Tehokkaammat hankinnat
ERP-järjestelmän avulla voit automatisoida hankintaprosessit. Näihin kuuluvat ostotilausten tekeminen, toimittajien hallinta ja toimittajien suorituskyvyn seuranta.
Siirtyminen manuaalisista hankinnoista vapauttaa sinut keskittymään uudelleentilaamiseen ja parempien hintojen neuvottelemiseen toimittajien kanssa.
Tehokas tilausten käsittely ja toimitus
ERP-ohjelmisto yksinkertaistaa tilausten toimitusta ja parantaa viime kädessä asiakastyytyväisyyttä. Se hallitsee myyntitilauksia ja varaston kohdentamista sekä seuraa varaston liikkeitä tilauksen tekemisestä toimitukseen asti.
Tämä automatisoitu prosessi lyhentää toimitusaikoja, vähentää virheitä ja varmistaa tuotteiden oikea-aikaisen toimituksen.
Luotettava kysynnän ennustaminen
ERP-järjestelmät tarjoavat pääsyn historiatietoihin ja kuluttajatrendeihin, joiden avulla kysyntää voidaan ennustaa asianmukaisesti. Tarkat kysyntäennusteet ehkäisevät ylimääräistä varastoa ja varmistavat, ettet käytä liikaa rahaa varastointikustannuksiin.
Integroidut liiketoimintaprosessit
ERP-järjestelmän avulla voit integroida varastonhallinnan saumattomasti muihin keskeisiin liiketoimintoihin, kuten taloushallintoon, tuotantoon ja myyntiin. Näiden integraatioiden ansiosta tieto kulkee sujuvasti osastojen välillä, mikä tukee yhteistyötä ja päätöksentekoa.
ERP-järjestelmien käytöstä seuraa myös muita merkittäviä hyötyjä, mutta tämän artikkelin kannalta keskitymme varastonhallintaan.
ERP-varastonhallinnan tärkeimmät ominaisuudet
Parhailla ERP-järjestelmillä varaston ja toimitusketjun hallintaan on yksi yhteinen piirre – no, oikeastaan niitä on viisi:
1. Varaston seuranta
Jokaisessa hyvässä ERP-varastonhallintaratkaisussa on kattavat varaston seurantatoiminnot. Tämä ominaisuus auttaa seuraamaan käytettävissä olevaa varastoa ja valmistautumaan kysynnän ja tarjonnan muutoksiin.
2. Hankinta ja varaston täydentäminen
Hankinta- ja täydennystoiminnot kattavat esimerkiksi ostotilausten luomisen, toimittajasuhteiden hallinnan ja toimittajien suorituskyvyn seurannan. Tämä ominaisuus varmistaa, ettei varastosi pääse koskaan loppumaan tai kasvamaan liian suureksi – voit saada saman hyödyn myös ostotilausohjelmistosta.
3. Tilausten hallinta
Tilaustenhallintaominaisuuden avulla voit luoda uusia tilaustietueita ja seurata niiden tilaa siihen asti, kunnes ne saapuvat asiakkaalle.
Sen avulla voit myös hakea yksittäisen tuotteen historian ja tiedot tarpeen mukaan ilman, että joudut kaivamaan niitä esiin useista toisistaan irrallisista järjestelmistä.
4. Ennustaminen ja suunnittelu
Ennustamisen ja suunnittelun ominaisuudet auttavat ennakoimaan tulevia varastotarpeita. Ne varmistavat tarvittavien varastotasojen ylläpitämisen analysoimalla historiatietoja, myyntiennusteita ja markkinatrendejä.
5. Järjestelmäintegraatio
Paras ERP-varastonhallintaohjelmisto varmistaa koko organisaation yhdenmukaisuuden yhdistämällä varastonhallinnan muihin liiketoimintatoimintoihin ja mahdollistamalla näin työkalujen sujuvan integroinnin.
Mikä tärkeintä, ERP-varastonhallinnan ei yleensä odoteta toimivan itsenäisenä toimintona. Se on osa yhtenäistä järjestelmää, joka parantaa liiketoiminnan tehokkuutta.
ERP:n lisäominaisuudet varastonhallintaan
Edellä luetellut ominaisuudet ovat aina tärkeimpiä. Tässä on kuitenkin joitakin erinomaisia, ei-välttämättömiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä ERP-järjestelmää valittaessa.
| Analytiikka ja raportointi | Näyttää tarkat ajantasaiset ja historialliset varastotiedot |
| Yhteensopivuus mobiililaitteiden kanssa | Mahdollistaa varastonhallinnan liikkeellä ollessa |
| Käyttöoikeuksien hallinta | Rajoittaa arkaluonteisten varastotietojen näkyvyyttä |
| Palautusten hallinta | Seuraa palautettua varastoa, hyvityksiä ja korjauksia |
| Automaattiset hälytykset | Ilmoittaa kriittisistä varastotasoista ja uudelleentilauspisteistä |
| Skaalautuvuus | Muokattavissa kasvavan liiketoiminnan tarpeisiin |
| Laatutarkastukset | Laadunvarmistukseen käytettävä logiikka tai säännöt |
| Viivakoodit ja tunnisteet | Helpottaa tuotteiden seurantaa ja vähentää inhimillisiä virheitä |
| Usean toimipaikan hallinta | Huomioi useissa varastoissa olevan varaston |
| Erä- ja vanhenemispäivien seuranta | Ehkäisee pilaantuvien tuotteiden menetyksiä |
| Varastointi | Tehostaa varastoautomaatiota |
| Asiakkuuksien hallinta (CRM) | Parantaa asiakaskokemusta |
Näin valitset varastonhallintaan keskittyvän ERP-järjestelmän
Nyt kun tiedät, mitä ihanteelliselta ratkaisulta kannattaa etsiä, haluan auttaa sinua käyttämään valitsemaasi ERP-ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla, olipa kyseessä mikä ratkaisu tahansa.
Vaihe 1 – Määritä liiketoiminnan vaatimukset
Tapaaminen keskeisten sidosryhmien kanssa auttaa ymmärtämään yrityksesi varastonhallinnan tarpeita. Muodosta sen jälkeen ERP-käyttöönottoa varten tiimi. Tähän tiimiin voi kuulua varastopäälliköitä, hankintatiimejä ja taloushallinnon henkilöstöä.
Voit myös pyytää mukaan muita tiimin jäseniä, joiden katsot olevan merkityksellisiä kattavien vaatimusten määrittämisessä. Vaihtoehtoisesti voit käyttää ERP-konsultin palveluita, jotta koko prosessi olisi sinulle ja tiimillesi helpompi.
Vaihe 2 – Aseta tavoitteet ja varaa budjetti
Teknisesti tämä koostuu kahdesta vaiheesta:
- Määritä uudelle ERP-varastonhallintaohjelmistollesi tarkat tavoitteet.
- Määritä, kuinka paljon sinulla on varaa käyttää siihen.
Jos et tiedä tarkalleen, mistä tavoitteiden asettaminen kannattaa aloittaa, harkitse konkreettisten tavoitteiden asettamista esimerkiksi varastonhallinnan tarkkuuden parantamiselle, tilausten toimitusasteen nostamiselle ja läpimenoaikojen lyhentämiselle.
Jos realistisen budjetin hyväksynnän saaminen tuottaa vaikeuksia, harkitse kustannus-hyötyanalyysin tekemistä ja tulosten jakamista muiden tähän päätökseen osallistuvien sidosryhmien kanssa.
Vaihe 3 – Valitse ERP-varastonhallintaratkaisu
Pidä vaatimuksesi ja budjettisi mielessä ja tutustu erilaisiin ERP-ohjelmistoihin ja palveluntarjoajiin.
Keskity vaihtoehtoihin, joissa on haluamasi toiminnot, ja laadi sen jälkeen lyhyt lista järjestelmistä, joihin haluat perehtyä tarkemmin. Vaihtoehtoisesti voit ottaa yhteyttä tiimiini, jotta voimme auttaa sinua löytämään tarpeisiisi parhaiten sopivat järjestelmät.
10 Parhaat ERP-varastonhallintaratkaisut
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vaihe 4 – Suunnittele ja määritä uuden järjestelmän työnkulut
Työskentele projektiryhmäsi kanssa ja suunnittele sekä kehitä työnkulut kaikkia varastonhallintaprosessejasi varten. Kannattaa aloittaa seuraavista:
- Moduulien analysointi ja mukauttaminen,
- dataparametrien määrittäminen,
- käyttöoikeuksien määrittäminen ja
- eri toimintojen välisten työkalujen integraatioiden määrittäminen.
Vaihe 5 – Suorita kattava käyttäjätestaus
Ennen uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoa varmista, että myös muut kuin sinä ymmärtävät, miten se toimii. Pyydä eri osastojen kollegoita testaamaan uudet asetuksesi.
Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin se, että hankintatiimin jäsen testaa ostotilaustyönkulun – vaikka on väistämätöntä, että hänellä on kysymyksiä, suurempia huolenaiheita ei pitäisi ilmetä.
Kirjaa palaute ylös ja korjaa mahdolliset ongelmat tai virheet ennen etenemistä.
Vaihe 6 – Ota ratkaisu käyttöön ja kouluta käyttäjät
Käyttöönoton aika on koittanut. Ota järjestelmä käyttöön ja varmista, että se on kaikkien varastonhallintatiimisi asiaankuuluvien jäsenten käytettävissä.
Käy kaikki toiminnalliset muutokset läpi tiimisi kanssa ja harkitse, että pyydät palveluntarjoajaa järjestämään henkilökohtaisen tai virtuaalisen koulutuksen etukäteen. Tämä on toinen vaihe, jonka merkitys on helppo sivuuttaa, mutta jos teet niin, voin melkein luvata, että saat tästä investoinnista vähemmän hyötyä.
Valitse käyttöönoton jälkeen jokaiselta osastolta "muutoslähettiläät" tai pidä käyttöönottotiimisi aktiivisena hieman pidempään. Hyödynnä näitä henkilöitä käytännön palautteen keräämiseen ja esiin tulevien haasteiden ratkaisemiseen.
Vaihe 7 – Tarjoa jatkuvaa tukea ja ylläpitoa
Selvitä, millaista tukea ERP-palveluntarjoajasi tarjoaa, ja seuraa heidän ohjelmistopäivityksiään, jotta tiimisi pysyy aina ajan tasalla. Seuraa myös jatkuvasti järjestelmän suorituskykyä ja tee tarvittavat muutokset optimaalisen tuottavuuden varmistamiseksi.
Kehitä liiketoimintaasi ERP-varastonhallinnan avulla
Jos olet päässyt näin pitkälle, voin lyödä vetoa, että tämä aihe on sinulle erittäin ajankohtainen, joten… Miksi odottaa? Tutustu ERP-järjestelmiin varastonhallintatarpeitasi varten ja huomaa, kuinka elämäsi muuttuu hieman yksinkertaisemmaksi.
Valmiina vahvistamaan talousjohtamisen osaamistasi? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
