Kirjanpidon kierron 8 vaihetta & miksi jokainen niistä on tärkeä
Kirjanpidon kierto tarkoittaa sitä, miten liiketapahtumat päätyvät tilinpäätöslaskelmiin. Kun asiakas esimerkiksi maksaa tilauksensa, et lisää summaa suoraan tuloslaskelman tuottoihin. Se kulkee päiväkirjan ja pääkirjan kautta ja vasta sitten tilinpäätöslaskelmiin.
Tässä artikkelissa selitän, miten liiketapahtuma kirjataan ensin kirjanpitoon ja mitkä ovat sitä seuraavat kirjanpidon kierron vaiheet, joiden päätteeksi liiketapahtuma näkyy tuloslaskelmassa tai taseessa.
Mikä on kirjanpidon kierto?
Kirjanpidon kierto on kahdeksanvaiheinen prosessi, jota yritykset käyttävät yrityksen liiketapahtumien kirjaamiseen liiketapahtuman syntymisestä aina yrityksen tilien sulkemiseen asti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Aika, jonka yritys käyttää kirjanpidon kierron suorittamiseen, vaihtelee useiden tekijöiden mukaan. Esimerkiksi automatisoitua kirjanpito-ohjelmistoa käyttävät yritykset ja jatkuvaa taloushallinnon sulkemista hyödyntävät yritykset voivat suorittaa kirjanpidon kierron nopeammin kuin manuaalisia prosesseja ja vaiheittaista sulkemismenetelmää käyttävät yritykset.
Kirjanpidon kierron tarkoitus
Kirjanpidon kierron ensisijainen tarkoitus on tarjota järjestelmällinen viitekehys yrityksen liiketapahtumien kirjaamiseen.
Viitekehys antaa kirjanpitäjille ja laskentatoimen ammattilaisille mahdollisuuden tarkistaa kirjattujen liiketapahtumien yhdenmukaisuuden ja oikeellisuuden, jotka molemmat ovat keskeisiä vaatimustenmukaisuuden mittareita.
Yksi kirjanpidon kierron vaiheista on esimerkiksi koetaseen laatiminen. Koetase auttaa varmistamaan kirjattujen liiketapahtumien aritmeettisen oikeellisuuden. Jos debet ei vastaa kreditiä, kirjanpitäjä on saattanut kirjata jonkin luvuista väärin.
Kirjanpidon kierron 8 vaihetta
Prosessi alkaa yksittäisten liiketapahtumien kirjaamisesta ja päättyy yhteenvedon (tilinpäätöslaskelmat) laatimiseen yrityksen taloudellisesta tilanteesta tietyn ajanjakson aikana.
Taloudellisen laskentatoimen ohjelmisto voi suorittaa monet kirjanpidon kierron vaiheista automaattisesti. Prosessin toiminnan ymmärtäminen on kuitenkin tärkeää, jotta voit puuttua siihen tarvittaessa.
Muista, ettei kirjanpidon kiertoa tarvitse toteuttaa sellaisenaan. Voit muokata sitä yrityksesi liiketoimintamalliin ja kirjanpitoprosesseihin sopivaksi. Kun perusta on kunnossa, käsitellään seuraavaksi kirjanpidon kierron kahdeksan vaihetta yksityiskohtaisesti.
Vaihe 1: Liiketapahtumien tunnistaminen
Kirjanpidon kierron ensimmäinen vaihe on liiketapahtumien tunnistaminen. Voit käyttää erilaisia teknologisia järjestelmiä liiketapahtumien tunnistamiseen. Yritykset käyttävät sisäisiä valvontatoimia varmistaakseen, että kaikki liiketapahtumat tunnistetaan ja kirjataan oikein. Laskunumerot ovat yksi esimerkki tällaisista sisäisistä valvontatoimista.
CRM (asiakkuuksien hallinta), ERP (toiminnanohjaus) ja muut teknologiset järjestelmät voivat auttaa tunnistamaan myyntiin, kuluihin, lainoihin, nostoihin ja muihin liittyviä liiketapahtumia.
Kun asiakas esimerkiksi maksaa 500 dollaria aloittaakseen vuositilauksen, kirjanpidon kierto alkaa. Jos omistat useita yrityksiä, sinun on ensin yhdisteltävä taloustietosi.
Vaihe 2: Liiketapahtumien kirjaaminen
Toinen vaihe on ensimmäisessä vaiheessa tunnistettujen liiketapahtumien kirjaaminen päiväkirjaan.
Se, milloin kirjaat liiketapahtumat päiväkirjaan, riippuu siitä, käytätkö maksu- vai suoriteperusteista kirjanpitoa. Jos käytät suoriteperusteista kirjanpitoa, sinun on kohdistettava tuotot ja kulut.
Kaksinkertaisen kirjanpidon mukaan kaikki liiketapahtumat vaikuttavat vähintään kahteen alatilikirjanpidon tiliin, ja debet- ja kreditkirjausten on oltava yhtä suuret.
Kun esimerkiksi laadit 500 dollarin tilausmaksusta laskun, hyvität tuottojen alatilikirjanpidon tiliä ja veloitat myyntisaamisten alatilikirjanpidon tiliä:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Tuotot | $500 | - |
| Myyntisaamiset | - | $500 |
Vaihe 3: Liiketapahtumien siirtäminen pääkirjaan
Pääkirja (GL) on kaikkien tiettyihin luokkiin, kuten myytyjen tuotteiden hankintamenoihin (COGS), ostovelkoihin, myyntisaamisiin, käteisvaroihin ja muihin luokiteltujen tapahtumien päärekisteri.
Lähes kaikki yritykset käyttävät kirjanpito-ohjelmistoa, joten tapahtumien kirjaaminen pääkirjaan ei ole enää yhtä suuri huolenaihe kuin aiemmin. Kirjanpito-ohjelmisto kirjaa tapahtumat automaattisesti pääkirjaan reaaliajassa.
Vaihe 4: Laadi oikaisematon koetase
Koetase auttaa tarkistamaan kirjattujen tapahtumien aritmeettisen oikeellisuuden. Koetase on käytännössä luettelo tileistä sekä niiden veloitus- ja hyvityssummista.
Se laaditaan tilikauden lopussa. Jos kuitenkin käytät kirjanpito-ohjelmistoa, koetasetta ei tarvitse laatia manuaalisesti.
Jos veloitukset ja hyvitykset eivät täsmää, olet saattanut:
- syöttää väärän summan johonkin päiväkirjamerkintään tai
- sekoittaa veloitettavat ja hyvitettävät tilit keskenään
Kirjanpito-ohjelmisto voi auttaa välttämään näiden virheiden korjaamisesta aiheutuvan vaivan, koska se tarkistaa summat sekä veloitusten ja hyvitysten yhtäsuuruuden päiväkirjamerkintöjä kirjattaessa.
Vaihe 5: Laadi työpaperi
Työpaperissa oikaistaan tarvittaessa ”oikaisematon” koetase. Jos koetase paljastaa virheitä, työpaperi voi auttaa tunnistamaan niiden syyn.
Työpaperin laatiminen tarkoittaa kuluvan tilikauden aikana tehtyjen veloitusten ja hyvitysten kokoamista taulukkolaskentaan. Jos veloitukset ja hyvitykset eivät täsmää, sinun on tehtävä tarvittavat oikaisukirjaukset oikaistun koetaseen laatimiseksi.
Jos esimerkiksi kirjanpitäjä olisi veloittanut käteistiliä summalla $100 ja hyvittänyt asiakkaan A tiliä summalla $1,000, hyvitys- ja veloitussaldot eivät täsmäisi. Kirjanpitäjän on muutettava päiväkirjamerkinnän summaa tai tehtävä oikaisukirjaus virheen korjaamiseksi.
Vaihe 6: Oikaise päiväkirjamerkinnät
Kun tunnistat virheen, sinun on korjattava luvut kirjanpitojärjestelmässäsi tai tehtävä ylimääräinen päiväkirjamerkintä.
Sinun on myös tehtävä ylimääräisiä päiväkirjamerkintöjä sellaisten kulujen jaksottamiseksi, joita ei ole kirjattu ostovelkatilille, tai sellaisten kulujen, jotka ovat syntyneet sen jälkeen, kun ostovelka on kirjattu pääkirjaan mutta ennen tilikauden päättymistä.
Jos kirjanpitäjä esimerkiksi huomaa, että käteistiliä on veloitettu summalla $100 summan $1,000 sijaan, kirjanpitäjän on tehtävä summaltaan $900 suuruinen oikaisukirjaus käteistilin saldon korjaamiseksi.
Vaihe 7: Laadi tilinpäätös
Tilinpäätösraportit ovat raportteja, jotka tiivistävät yrityksen taloudellisen suorituskyvyn ja aseman tietyn ajanjakson aikana. Yritykset laativat kolme tilinpäätösraporttia:
- Tuloslaskelma: Tuloslaskelma on suorituskykyraportti, joka osoittaa yrityksesi kannattavuuden. Se auttaa yritysten omistajia ja sidosryhmiä ymmärtämään yrityksen kustannusrakennetta, mikä auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia kannattavuuden parantamiseen.
- Tase: Tase on yhteenveto osakkeenomistajien omasta pääomasta sekä yrityksen varoista ja veloista. Siinä luetellaan kaikkien yrityksen tilien veloitussaldot (varat) ja hyvityssaldot (oma pääoma ja velat). Ajattele tasetta tilannekuvana yrityksen taloudellisesta asemasta tiettynä päivänä.
- Rahavirtalaskelma: Rahavirtalaskelma on yhteenveto käteisvaroihin vaikuttavista tapahtumista. Se osoittaa yrityksen käteisvarojen rahavirrat, rahavirtojen lähdöt ja käteisvarojen nettomuutoksen. Rahavirta on keskeinen laskelma yrityksen taloudellisen terveyden arvioinnissa, maksuvalmiuden ylläpitämisessä sekä sen ymmärtämisessä, menettääkö yrityksesi ylimääräisiä käteisvaroja ja missä niitä menetetään.
Vaihe 8: Päätä kirjanpito
Kirjanpidon päättäminen tarkoittaa väliaikaisten tilien palauttamista nollasaldoon. Näet nämä tilit tuloslaskelmassa. Tasetilejä ei päätetä – siksi ne näkyvät ”taseessa”.
Sinun on esimerkiksi tehtävä päätöskirjaukset kaikkien tuotto- ja kulutilien päättämiseksi. Nettotulos siirretään kertyneisiin voittovaroihin (pysyvä tili), joka näkyy taseen osakkeenomistajien oman pääoman osiossa seuraavan kirjauksen mukaisesti:
| Tili | Veloitus | Hyvitys |
|---|---|---|
| Nettotulos | $200,000 | - |
| Kertyneet voittovarat | - | $200,000 |
Kun olet sulkenut tilit, olet valmis aloittamaan kirjanpitosyklin uudelleen seuraavaa tilikautta varten. Huomaa, että tilien sulkeminen ei ole tarpeen pehmeässä tilinpäätöksessä.
Kirjanpitosyklin optimointi
Kaikkien kirjanpitosyklin kahdeksan vaiheen suorittaminen voi viedä paljon aikaa. Myös inhimillisten virheiden riski kasvaa – kun kirjaat ja siirrät tuhansia tapahtumia kirjanpitoon, saatat helposti näppäillä tapahtuman summan väärin tai jättää tapahtuman kirjaamatta.
Kirjanpito-ohjelmisto voi auttaa optimoimaan kirjanpitosyklin. Vaikka olisit pieni yritys, kirjanpito-ohjelmistoon investoiminen on järkevää, koska se automatisoi lähes kaikki kirjanpitosyklin vaiheet.
Voit integroida kirjanpito-ohjelmiston myyntijärjestelmääsi. Kun teet myynnin, kirjanpito-ohjelmisto lisää tapahtuman automaattisesti tulotilille ja päivittää tuloslaskelman. Voit myös yhdistää ERP-järjestelmäsi ja muut järjestelmäsi, jotta kirjanpito-ohjelmisto voi kirjata ja seurata kuluja.
Ohjelmisto luo tilinpäätösraportit automaattisesti, joten voit sulkea kirjanpidon suoraan raportointikauden lopussa. Näin säästät huomattavasti rahaa, jota olisit käyttänyt kirjanpidon ylläpitoon ja virheiden korjaamiseen. Jos olet julkinen yhtiö, saatat tietenkin joutua tarkastuttamaan tilinpäätösraporttisi CPA-tilintarkastajalla.
Kirjanpitosyklin ja budjettisyklin välinen ero
Kirjanpitosyklin ja budjettisyklin ensisijainen ero on tarkasteltava ajanjakso.
Kirjanpitosykli keskittyy vuoden aikana tapahtuvan taloudellisen toiminnan kirjaamiseen ja yhteenvetoon.
Budjettisykli puolestaan hyödyntää kirjanpitosyklin aikana koottuja taloustietoja tulojen, kulujen, kassatilanteen ja muiden tekijöiden ennustamiseen seuraavalla tilikaudella.
Kirjaa, raportoi, toista
Kirjanpitosykli tarjoaa rakenteen tapahtumien kirjaamiseen ja niiden tarkistamiseen ennen kuin ne päätyvät tilinpäätösraportteihin.
Tarkkuus on ratkaisevan tärkeää, koska käytät kirjanpitosyklin tuottamia taloustietoja tapahtumien ja taloudellisen suoriutumisen analysointiin. Se on vielä tärkeämpää yrityksille, joiden on raportoitava taloustietoja SEC:lle (Yhdysvaltain arvopaperi- ja pörssikomissio).
Useimmat yritykset käyttävät nykyään kirjanpito-ohjelmistoa paremman tarkkuuden ja nopeamman kirjanpidon saavuttamiseksi. Vaikka kirjanpito-ohjelmiston hankkiminen ja käyttöönotto edellyttää alkuvaiheen investointeja, pitkän aikavälin hyödyt ovat huomattavasti kustannuksia suuremmat.
Piditkö tästä artikkelista? Tilaa The CFO Clubin uutiskirje ja vastaanota viikoittaisia artikkeleita sähköpostiisi.
