Laskutusohjelmiston valinta

1. Tilaussuunnitelman joustavuus

Tilaussuunnitelman joustavuus tarkoittaa, että voit päivittää tai supistaa tilaustasi yrityksesi tarpeiden muuttuessa. Tämä on tärkeää, koska laskutusprosessisi voi laajentua tai supistua, etkä halua olla sidottuna pilvipalveluun, joka ei vastaa tarpeitasi.

Etsi laskutusohjelmisto, jonka avulla voit muuttaa tilaustasi helposti ilman seuraamuksia. Kysy ohjelmistotoimittajilta heidän käytännöistään tilausmuutosten suhteen ja pyri ennakoimaan tulevat tarpeesi skaalautuvuuden ja hinnoittelumallien perusteella.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tietojen käyttö ja raportointi mahdollistavat taloustietojesi tarkastelun ja analysoinnin eri tavoin. Tämä ominaisuus auttaa seuraamaan suorituskykyä, havaitsemaan erääntyneet laskut ja luomaan talousraportteja.

Valitse ohjelmisto, joka tarjoaa muokattavia raportteja ja helppoja tietojen vientivaihtoehtoja esimerkiksi Exceliin. Tutustu esittelyn aikana raportointiominaisuuksiin ja selvitä, vastaavatko ne kirjanpitotarpeitasi.

3. Integrointi teknologia­kokonaisuuteesi

Integrointi varmistaa, että ohjelmisto toimii sujuvasti nykyisten työkalujesi, kuten kirjanpito-ohjelmiston (QuickBooks, ERP-järjestelmät) tai CRM:n, kanssa. Tämä säästää aikaa, vähentää manuaalista laskutusta ja auttaa yhdistämään laskutustyökalun sujuvasti päivittäisiin toimintoihisi.

Tarkista, tarjoaako laskutusohjelmisto integraatioita nykyisiin järjestelmiisi. Pyydä luettelo yhteensopivista työkaluista ja testaa työnkulku kokeilujakson aikana.

4. Käyttöönotto ja tuki

Käyttöönotto ja tuki määrittävät, kuinka nopeasti tiimisi voi aloittaa ohjelmiston käytön ja kuinka ongelmat ratkaistaan. Hyvä asiakastuki merkitsee vähemmän käyttökatkoja ja turhautumista.

Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavan käyttöönoton, koulutusmateriaaleja, kuten opastusvideoita, sekä nopeasti reagoivaa tukea eri kanavissa. Testaa heidän tukensa esittämällä kysymyksiä kokeilujakson aikana.

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla voit hallita, kuka voi käyttää ja muokata mitäkin laskutusohjelmistossa. Tämä on tärkeää tietoturvan ja vastuullisuuden ylläpitämiseksi.

Varmista, että työkalun avulla voit määrittää käyttöoikeudet käyttäjäroolien perusteella ja että se tarjoaa helppokäyttöisen hallintapaneelin käyttöoikeuksien hallintaan. Tutustu esittelyn aikana siihen, kuinka helppoa käyttöoikeuksien määrittäminen ja muuttaminen on.

6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus

Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus varmistaa, että ohjelmisto täyttää toimialasi lakisääteiset ja sääntelyyn liittyvät vaatimukset. Tämä on ratkaisevan tärkeää sakkojen ja rangaistusten välttämiseksi.

Varmista, että ohjelmisto noudattaa asiaankuuluvia säädöksiä, kuten verolakeja tai maksupalveluntarjoajien standardeja. Pyydä dokumentaatiota tai tapaustutkimuksia vastaavilta toimittajilta tai toimialoilta, erityisesti sellaisista, joihin liittyy ACH-, luottokortti- tai PayPal-maksuja.

7. Mukautusvaihtoehdot

Mukautusvaihtoehtojen avulla voit mukauttaa laskutusprosessin vastaamaan erityistarpeitasi, kuten brändätä laskut tai määrittää yksilölliset maksuehdot. Tämä joustavuus tehostaa tiimisi toimintaa ja auttaa luomaan mukautettuja laskuja tai käyttämään mukautettavia laskupohjia.

Etsi ohjelmistoa, joka mahdollistaa mukauttamisen ilman teknistä osaamista. Kokeile laskujen luontiominaisuuksia kokeilujakson aikana nähdäksesi, miten ne toimivat.

8. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio-ominaisuudet auttavat tehostamaan toistuvia tehtäviä, kuten laskujen lähettämistä, seurantaviestejä ja toistuvaislaskutusta. Tämä vähentää aikaa vievää työtä ja pienentää tietojen syöttövirheiden riskiä.

Valitse ohjelmisto, joka tukee automaattista laskutusta ja älykkäitä maksuhuomautuksia. Testaa näitä ominaisuuksia esittelyn aikana varmistaaksesi, että ne sopivat taloushallintoprosessiisi.

9. Mobiili- tai monipaikkatuki

Mobiili- tai monipaikkatuki mahdollistaa ohjelmiston käytön mistä tahansa, mikä on tärkeää etätyössä tai usean toimipaikan ympäristöissä.

Tarkista, onko ohjelmistolla mobiilisovellusta tai pilvipohjaista verkkokäyttöä, joka tukee reaaliaikaisia päivityksiä. Kokeile käyttää ohjelmistoa eri sijainneista tai laitteilla testataksesi sen joustavuutta tiimien ja startup-yritysten tarpeisiin.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Laskutusohjelmiston valinta: 5 vaiheen malli

Löytääksesi oikean laskutusohjelmiston keskity siihen, mitä tiimisi eniten tarvitsee. Ota huomioon tärkeimmät ominaisuudet, hinnoittelu ja se, miten ohjelmisto sopii nykyiseen työnkulkuusi.

Tämä lähestymistapa auttaa sinua tekemään valinnan, joka tehostaa laskutusprosessiasi ja tukee laajempia taloushallinnon tavoitteitasi. Tässä on yksinkertainen vaiheittainen opas, jota voit seurata.

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita perehtymällä tiimisi erityistarpeisiin laskutusohjelmiston osalta. Kerää sidosryhmien näkemykset ja sovita ne liiketoimintasi tarpeisiin:

Kerää sidosryhmien näkemykset

Keskustele keskeisten sidosryhmien, kuten henkilöstöhallinnon, taloushallinnon ja IT:n, kanssa ymmärtääksesi heidän tarpeensa. Kysy heiltä nykyisistä haasteista ja toivotuista toiminnoista – laskupohjista ja verkkolaskutuksesta maksuyhdyskäytäviin sekä integraatioihin työkalujen, kuten QuickBooksin, CRM:n tai ERP:n, kanssa.

Kerää nämä tiedot kyselyillä tai kokouksilla. Ota mukaan työntekijät, jotka käsittelevät päivittäin laskujen luontia, tietojen syöttämistä tai manuaalista laskutusta, jotta saat käytännönläheisiä näkemyksiä.

Listaa ja priorisoi ongelmakohdat

Tunnista, mikä nykyisessä järjestelmässä turhauttaa tiimiäsi. Yleisiä ongelmia voivat olla hidas käsittely, virheet tai integraation puute nykyiseen taloushallinto-ohjelmistoon.

Priorisoi nämä ongelmakohdat, jotta voit keskittyä ohjelmistoratkaisuihin, joilla on suurin vaikutus. Laadi luettelo seurataksesi näitä huolenaiheita – erityisesti jos joudut käsittelemään myöhästyneitä maksuja, erääntyneitä laskuja tai tehottomia laskutusprosesseja.

Sovita yhteen käytäntöjen ja tavoitteiden kanssa

Varmista, että vaatimuksesi ovat linjassa sisäisten käytäntöjen ja tavoitteiden kanssa. Ota huomioon toimittajamieltymykset, tietoturvakäytännöt ja kaikki maksutapoihin tai taloustietoihin liittyvät sääntelyvaatimukset.

Näin varmistat, että ohjelmisto sopii saumattomasti nykyiseen toimintakehykseesi. Vahvista nämä yhteensopivuudet yhdessä johdon kanssa.

Erottele välttämättömät ominaisuudet

Erota olennaiset ominaisuudet niistä, jotka ovat vain mukavia lisäominaisuuksia. Välttämättömiä ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi automaattinen laskutus, toistuva laskutus tai mukautetut laskut. Mukavia lisäominaisuuksia voivat olla mobiilisovellus, useiden valuuttojen tuki tai mukautettavat laskupohjat. Tämä auttaa keskittämään haun laskutustyökaluihin, jotka täyttävät keskeiset tarpeet ja tukevat skaalautuvuutta.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmiten?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme suurinta ongelmakohtaasi?
• Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?
• Miten ohjelmisto vastaa tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksiin?

Vaihe 2: Tutki laskutusohjelmistojen toimittajia

Tutki potentiaalisia ohjelmistotoimittajia löytääksesi tarpeisiisi parhaiten sopivan laskutusohjelmiston. Vertaile ohjelmistovaihtoehtoja ja dokumentoi havaintosi näiden strategioiden avulla:

Tee toimittajakatsauksia

Aloita yleisluontoisilla katsauksilla hyödyntämällä arvostelusivustoja, luokituksia ja tapaustutkimuksia. Etsi tietoa käyttäjätyytyväisyydestä, luotettavuudesta ja asiakastuesta. Näin saat yleiskuvan pilvipohjaisten toimittajien kentästä.

Kiinnitä huomiota yleisiin kehuihin tai valituksiin – erityisesti verkkokäsittelymaksujen, paypalin, ACH-maksujen tai rajallisten maksuvaihtoehtojen osalta.

Vertaile tarpeiden perusteella

Arvioi työkaluja yrityksesi koon, tarvittavien integraatioiden ja sen perusteella, tarvitsetko ulkoistettua ratkaisua vai haluatko luoda mallit itse organisaation sisällä.

Pienyritykset tai freelancerit voivat hyötyä pienyrityksille tarkoitetusta laskutusohjelmistosta, joka tarjoaa käyttäjäystävällisemmän all-in-one-ratkaisun, kun taas suuremmat yritykset saattavat suosia yritystason laskutustyökaluja, joissa on monipuoliset koontinäytöt ja talousraportit. Sovita ohjelmistoratkaisut omiin erityistarpeisiisi.

Tunnista keskeiset erot

Etsi keskeisiä ominaisuuksia, kuten käyttöönottotuki, mukautusmahdollisuudet ja helppokäyttöisyys eri laitteilla. Jotkin toimittajat tarjoavat esimerkiksi laajoja opetusmateriaaleja, kun taas toiset ovat erikoistuneet laskujen luomiseen tai joustaviin maksuehtoihin. Selvitä, mitkä tekijät ovat tiimillesi tärkeimpiä.

Dokumentoi havainnot

Pidä tutkimuksesi ajan tasalla dokumentoimalla havaintosi. Luo laskentataulukko, jossa vertailet ominaisuuksia, hinnoittelumalleja ja tukea. Tämä auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen, kun olet valmis valitsemaan ratkaisun.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
• Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja nykyiseen ohjelmistokokonaisuuteen?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Miten toimittaja hoitaa käyttöönoton ja koulutuksen?
• Onko piilokuluja?

Parhaat harkittavat laskutusohjelmistot

Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta laskutusohjelmistosta, joiden avulla pääset alkuun haussasi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Payouts — Paras älykkääseen laskujen tallennukseen
2. 2. Xero — Paras verkkolaskutukseen muistutuksilla
3. 3. DealHub AI — Parhaimmillaan mukautettavien laskupohjien kanssa
4. 4. Deel Payroll — Paras eri yksiköiden palkanmaksun käsittelyyn
5. 5. Helcim — Paras joustavaan maksujen keräämiseen
6. 6. QuickBooks Online — Paras laskujen mukauttamiseen
7. 7. HoneyBook — Paras laskujen ja sopimusten yhdistämiseen
8. 8. Stripe — Sopii parhaiten maailmanlaajuiseen laskutukseen
9. 9. Square Invoices — Sopii parhaiten monipuolisten maksutapojen hyväksymiseen
10. 10. Xero — Paras kattavaan kirjanpitoon maailmanlaajuisella ulottuvuudella

Vaihe 3: Tee laskutusohjelmistojen ehdokaslista ja ota yhteyttä toimittajiin

Rajaa valintasi muutamaan toimittajaan ja aloita suora yhteydenpito heidän kanssaan:

Valitse toimittajat

Valitse aiemman tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajaa. Keskity niihin, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi ja budjettiasi, mukaan lukien vaihtoehdot, jotka tarjoavat joustavia maksutapoja, kulujen seurantaa tai automatisoituja ominaisuuksia, kuten maksumuistutuksia ja laskujen lähettämistä. Tämä ehdokaslista auttaa keskittämään ponnistelusi lupaavimpiin vaihtoehtoihin.

Lähetä RFI tai RFP

Harkitse tietopyynnön (RFI) tai laskutusohjelmiston tarjouspyynnön (RFP) lähettämistä saadaksesi tarkempia tietoja. Tämä muodollinen pyyntö auttaa ymmärtämään kunkin toimittajan valmiudet, maksunkäsittelymallin ja hinnoittelun. Käytä tätä vaihetta, kun sinun on vertailtava tiettyjä ominaisuuksia perusteellisesti.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Sovi esittelyt valitsemiesi toimittajien kanssa ja valmistele kohdennettuja kysymyksiä. Kysy helppokäyttöisestä suunnittelusta, integrointimahdollisuuksista kirjanpito-ohjelmistojen kanssa sekä toistuvien laskujen tai usean valuutan laskutuksen tuesta. Näin näet ohjelmiston käytännössä ja voit arvioida, kuinka hyvin se vastaa tarpeitasi.

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella samoja arviointikriteerejä kaikkiin toimittajiin. Näin varmistat reilun vertailun ja voit tehdä objektiivisen päätöksen. Luo arviointia ohjaava tarkistuslista pakollisista ominaisuuksista, maksuvaihtoehdoista ja asiakastuen tasoista.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitteko kertoa todellisen asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
• Millaista tukea tai perehdytysmateriaalia tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne käsittelee tietoturvaa?
• Voitteko antaa suosituksia vastaavilta yrityksiltä?

Vaihe 4: Perustele hankinta liiketoimintatapauksella

Muuta toimittajatutkimuksesi vakuuttavaksi liiketoimintatapaukseksi, jota johtoryhmäsi tukee:

Tiivistä ongelmakohdat ja tulokset

Kuvaile selkeästi tiimisi kohtaamat ongelmakohdat ja uudelta ohjelmistolta odotettavat tulokset. Korosta esimerkiksi aikaa vieviä prosesseja tai toistuvia virheitä. Selitä, miten ohjelmisto ratkaisee nämä haasteet ja parantaa tehokkuutta. Käytä konkreettisia esimerkkejä perustelujesi vahvistamiseksi.

Esitä kustannusarviot ja aikataulut

Pyydä toimittajilta alustavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut. Esitä nämä tiedot selkeästi osoittaaksesi taloudelliset vaikutukset ja ajankäytön. Havainnollista hyötyjä suhteessa kustannuksiin suoraviivaisten vertailujen avulla. Sisällytä tiedot, kuten laskutusohjelmiston hinnoittelu ja odotetut tuotantokäytön aloituspäivät.

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä ohjelmiston käyttöönoton mahdollinen sijoitetun pääoman tuotto, tehokkuushyödyt ja riskit. Kerro, miten ohjelmisto voisi säästää rahaa tai parantaa toimintaa. Korosta nykyiseen järjestelmään pitäytymisen taloudellisia tai toiminnallisia haittoja. Tue näkemyksiäsi tiedoilla tai tapaustutkimuksilla.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä liittyy siihen, ettemme tee mitään?
• Mitkä ovat taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt?
• Miten tämä ohjelmisto parantaa tiimin tuottavuutta?
• Mitä mittareita käytämme onnistumisen arviointiin?

Vaihe 5: Ota laskutusohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Käynnistä uusi laskutusohjelmistosi onnistuneesti suunnittelemalla sujuva käyttöönottoprosessi:

Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta

Kerro käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Sisällytä aikataulut, tärkeät päivämäärät ja tiedot siitä, mitä on odotettavissa. Käytä sähköposteja, kokouksia tai sisäisiä uutiskirjeitä varmistaaksesi, että kaikki ovat tietoisia asiasta. Tämä läpinäkyvyys auttaa asettamaan odotuksia ja vähentää hämmennystä.

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt

Nimeä ohjelmistolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. He hallinnoivat käyttöönottoprosessia ja vastaavat käyttäjien kysymyksiin. Varmista, että he ovat hyvin informoituja ja valmiita tukemaan kollegoitaan. Tämä auttaa ylläpitämään vastuullisuutta ja sujuvaa viestintää.

Varmista koulutus ja käyttöönotto

Varmista, että tiimisi suorittaa koulutuksen ja ottaa työkalun johdonmukaisesti käyttöön. Hyödynnä toimittajan tarjoamia resursseja, kuten opetusohjelmia tai webinaareja. Järjestä koulutustilaisuuksia ja seuraa osallistumista varmistaaksesi, että kaikki ovat mukana. Tarkista käyttäjien kanssa säännöllisesti, onko heillä ongelmia, ja ratkaise ne.

Luo palautesilmukoita

Luo palautesilmukoita käyttöönoton aikana. Kannusta käyttäjiä jakamaan kokemuksiaan ja ehdotuksiaan. Kerää palautetta kyselyillä tai tapaamisissa ja mukauta prosessia tarpeen mukaan. Hyödynnä toimittajan resursseja saadaksesi lisätukea ja näkemyksiä.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutosjohtamisen suunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten palautetta kerätään ja hyödynnetään?

Mitä seuraavaksi:

Jos parhaillaan tutkit laskutusohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.

Täytät lomakkeen ja keskustelet lyhyesti neuvonantajan kanssa, jolloin tarpeidesi yksityiskohdat käydään läpi. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi ohjelmistojen esivalitun luettelon. Neuvonantajat tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.