Ostoreskontran automaatio: täydellinen opas
Ostovelkojen kustannukset voivat kasvaa nopeasti. Nykyaikaiset yritykset käyttävät ostovelkojen automatisointiohjelmistoa vähentääkseen ostovelkaosaston toiminnasta aiheutuvia kustannuksia.
Ostovelkojen automatisointiohjelmistoissa käytetään esimerkiksi tekoälyä (AI), älykästä asiakirjojen käsittelyä ja luonnollisen kielen käsittelyä. Nämä teknologiat auttavat käsittelemään laskuja, tekemään dataan perustuvia päätöksiä sekä poimimaan laskuista tietoja ja syöttämään niitä kirjanpitojärjestelmääsi.
Tässä oppaassa selitän, mitä ostovelkojen automatisointi tarkoittaa ja miten se voi tehostaa ostovelkojen työnkulkua.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä ostovelkojen automatisointi on?
Ostovelkojen (AP) automatisointi on prosessi, jossa ohjelmistoa käytetään toistuvien tehtävien automatisointiin. Näissä järjestelmissä käytetään nykyaikaisia teknologioita, kuten robottista prosessiautomaatiota (RPA), optista merkintunnistusta (OCR) ja tekoälyä prosessien automatisointiin.
Esimerkiksi ostovelkaratkaisut voivat yhdistää laskut automaattisesti ostotilauksiin. Vaihtoehtoisesti voit määrittää järjestelmän reitittämään laskut automaattisesti tiimin jäsenelle hyväksymisprosessisi perusteella.
Paikallisesti asennettavat ja pilvipohjaiset ostovelkaratkaisut
Ostovelkaratkaisut voivat olla joko paikallisesti asennettavia tai pilvipohjaisia. Paikallisesti asennettava ostovelkaohjelmisto toimii yleensä yrityksen laitteistoinfrastruktuurissa, kun taas pilvipohjaista ohjelmistoa voi käyttää mistä tahansa ja milloin tahansa.
Vaikka pilvipohjaisiin ratkaisuihin liittyy omat riskinsä (kuten mahdolliset tietomurrot ja ohjelmiston käyttökatkot), helpon mukautettavuuden, eri tiimien välisen yhteistyön ja paremman näkyvyyden hyödyt ovat usein riskejä suuremmat.
Auttaako ostovelkojen automatisointi todella niin paljon?
Ostovelkojen automatisointi voi säästää huomattavan määrän rahaa. IOFM:n raportin mukaan laskujen käsittelyn keskimääräiset kustannukset laskumäärän perusteella ovat seuraavat:
| Laskujen määrä | Laskun käsittelyn keskimääräiset kustannukset automatisointia käytettäessä | Laskun käsittelyn keskimääräiset kustannukset ilman automatisointia | Automatisoinnin laskukohtainen kustannusero |
|---|---|---|---|
| Alle 20 000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20 000–100 000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Yli 100 000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Laskumäärästäsi riippumatta ostovelkojen, laskujen ja kulujen automatisointi voi säästää tuhansia dollareita kaikissa laskuissasi. Laskujen käsittelykustannusten pienentämisen lisäksi ostovelkojen automatisointijärjestelmät säästävät ostovelkaosastolta runsaasti aikaa ja resursseja, jolloin se voi keskittyä tehtäviin, jotka edellyttävät ihmisen panosta.
Miten ostovelkojen automatisointi toimii?
Ostovelkojen automatisointiprosessi alkaa, kun vastaanotat laskun. Kattava automatisointiratkaisu voi poimia laskusta lisätietoja, suorittaa koko ostovelkaprosessin ja käsitellä maksun.
Jokainen ostovelkojen automatisointijärjestelmä koostuu kolmesta osasta:
Laskujen ja kuittien järjestäminen
Ostovelkojen automatisointijärjestelmä järjestää laskut useista eri lähteistä, kuten sähköpostilaatikossasi olevat laskut, toimittajaportaalin kautta vastaanotetut laskut ja paperille tulostetut laskut, jotka on postitettu sinulle. Järjestelmä muuntaa paperilaskut sähköisiksi laskuiksi.
Ostovelkaosastoa tukevat talousjohtajat voivat säästää aikaa automatisoimalla manuaalisia tehtäviä ostovelkojen automatisointiohjelmiston avulla, sillä ostovelkaosaston ei enää tarvitse lajitella ja järjestää laskuja.
Laskujen hyväksyminen, maksaminen ja täsmäyttäminen
Kun ostovelkojen automatisointiohjelmisto on poiminut tiedot laskuista ja syöttänyt ne järjestelmään, asiaankuuluvien ostovelkaosaston tiimin jäsenten on hyväksyttävä lasku.
Järjestelmä reitittää laskun automaattisesti oikealle tiimin jäsenelle. Tiimin jäsenen on tarkistettava laskun oikeellisuus ja sopimusehtojen mukaisuus. Joissakin järjestelmissä sopimusten täsmäytysprosessi voidaan automatisoida tämän tekemiseksi puolestasi.
Järjestelmä lähettää hyväksytyt laskut kirjanpito-ohjelmistoosi tai ERP-järjestelmääsi maksua varten.
Kun maksu on suoritettu, ostovelkojen järjestelmä täsmäyttää laskut tiliotteessa mainittujen summien ja maksunsaajien kanssa.
Kirjanpito ja tarkastus
Kaikki laskut ja maksut lisätään tietokantaan, joten voit käyttää niitä tarvittaessa myöhemmin. Lisäksi koko ostoreskontraprosessin suorittaminen yhden järjestelmän avulla auttaa luomaan tarkastusketjun. Voit seurata tiettyä laskua tai maksua aina tarvittaessa tarkastuksen aikana ilman suurempaa vaivaa.
Ostoreskontran automaatio-ohjelmisto vai itse tehtävä automaatio
Voit käyttää ostoreskontran automaatioratkaisua tai toteuttaa automaation itse. Jos et ole teknisesti perehtynyt, ohjelmiston käyttäminen on helpompaa. Itse tehtävä automaatio edellyttää jonkin verran teknistä osaamista, vaikka käyttäisit kooditonta työkalua.
Helpompi valinta: ostoreskontran automaatio-ohjelmisto
Ostoreskontran automaatio-ohjelmistoratkaisut maksavat. Kun kuitenkin valitset oikean ratkaisun, säästetty aika sekä nopeammat ja tehokkaammat prosessit kattavat kustannukset moninkertaisesti.
Näin ostoreskontran automaatio-ohjelmisto suorittaa ostoreskontraprosessin:
- Digitoi laskutiedot: Ostoreskontran automaatio-ohjelmisto käyttää OCR-tekniikkaa laskujen lukemiseen ja muuntamiseen digitaalisiksi tiedoiksi. Vaihtoehtoisesti voit antaa toimittajille mahdollisuuden lähettää sähköisen laskun suoraan.
- Laskujen täsmäytys: Järjestelmä vertaa laskutietoja vastaaviin ostotilauksiin ja toimitusvastaanottoihin. Automaattinen täsmäytys varmistaa, että kaikki laskut ovat oikein ja sopimusehtojen mukaisia.
- Reititä lasku hyväksyttäväksi: Järjestelmä reitittää laskun asiaankuuluvalle tiimin jäsenelle tai osastolle ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella. Voit myös määrittää ilmoituksia tai muistutuksia oikea-aikaisen hyväksynnän varmistamiseksi.
- Maksu: Kun lasku on merkitty hyväksytyksi, ostoreskontran automaatiojärjestelmä suorittaa maksun tai ajastaa sen sopimusehtojesi perusteella. Näin voit hyödyntää käytettävissä olevan maksuajan ja optimoida kassavirran. Vaihtoehtoisesti järjestelmä voi suorittaa maksut reaaliajassa, kun saatavilla on pikamaksualennus. Järjestelmä välittää myös olennaiset tiedot kirjanpitojärjestelmääsi, joka puolestaan päivittää taseesi.
- Täsmäytys: Kun maksut on suoritettu, järjestelmä vertaa maksuja tiliotteen lukuihin varmistaakseen, että summa ja maksunsaajat ovat oikein.
- Raportointi: Yksi ostoreskontran automaatiojärjestelmän käytön parhaista puolista on havainnollinen raportointi. Järjestelmä käyttää ostoreskontraprosessien suorittamisen yhteydessä kerättyjä tietoja yksityiskohtaisten raporttien laatimiseen. Raportit sisältävät tietoja siitä, mihin yrityksesi käyttää rahaa, ja auttavat tunnistamaan mahdollisuuksia kustannusten vähentämiseen.
Alusta loppuun automatisoitu ohjelmisto poistaa paperilaskujen tarpeen. Se huolehtii manuaalisista prosesseista, joten ostoreskontraosastosi voi keskittyä strategisempiin tehtäviin.
Lompakko edellä -valinta: itse tehtävä ostoreskontran automaatio
Ostoreskontraprosessien automatisointi itse säästää rahaa, mutta se voi viedä melko paljon aikaa.
Helpoin tapa automatisoida ostoreskontran työnkulku on käyttää Zapierin kaltaista kooditonta automaatiotyökalua. Voit esimerkiksi määrittää Zapierin hakemaan tietoja laskuistasi. Muista, että koodittoman automaatiotyökalun käyttöön liittyy erilaisia haasteita. Ensinnäkin sen on integroiduttava muihin laskutukseen, tietojen syöttämiseen ja maksuihin käyttämiisi ohjelmistoratkaisuihin.
Jos automaatiotyökalu ei integroidu jonkin ratkaisun kanssa, et voi luoda alusta loppuun automatisoitua työnkulkua. Ostoreskontran automaation itse määrittämisen tarkka prosessi riippuu käyttämistäsi työkaluista. Jos et ole varma, mistä aloittaa, Zapier on paras vaihtoehto.
Jos haluat aloittaa työnkulkujen automatisoinnin suoraan ja saada tukea ongelmatilanteissa, on kuitenkin parasta investoida kattavaan ostoreskontran automaatioratkaisuun.
Ostoreskontran automaation hyödyt
Ostoreskontran automaatio tehostaa ostoreskontraosaston työnkulkua ja tarjoaa hyötyjä useilla liiketoiminnan osa-alueilla. Tässä ovat ostoreskontran automaation merkittävimmät hyödyt:
Kustannussäästöt
Ostoreskontran automaatio säästää rahaa monin tavoin. Automaatiojärjestelmät esimerkiksi integroituvat liiketoimintasovelluksiin, mikä poistaa tarpeen siirtää tietoja manuaalisesti.
Yksi ostoreskontraohjelmiston tärkeimmistä hyödyistä on se, että se auttaa ehkäisemään virheitä ja säästää näin aikaa niiden korjaamiselta myöhemmin.
Koska ostoreskontran automaation ansiosta voit käsitellä laskut ja suorittaa maksut nopeammin, se auttaa sinua hyödyntämään pikamaksualennuksia.
Ennakkomaksualennusten saaminen voi olla melko haastavaa ilman automaatiota – IOFM:n mukaan useimmat yritykset hyödyntävät alle 21 %:a ennakkomaksualennustarjouksista, ja 12 % yrityksistä ei hyödynnä lainkaan ennakkomaksualennuksia.
Parempi tehokkuus ja tarkkuus
Tehokkaat prosessit auttavat vähentämään ostoreskontran prosessien kustannuksia, nopeuttamaan hyväksymiskiertoja, kohdentamaan resursseja enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten kulutustottumusten analysointiin, sekä parantamaan työntekijöiden tuottavuutta.
Ostoreskontran automaatio-ohjelmisto parantaa myös tarkkuutta, koska siihen eivät vaikuta inhimilliset virheet samalla tavalla kuin henkilöstöön. Kun automatisoit ostoreskontran prosesseja, vähennät inhimillisten virheiden todennäköisyyttä, mistä on hyötyä erityisesti verokauden lähestyessä.
Tarkkuus on ratkaisevan tärkeää, koska se auttaa noudattamaan säädöksiä, rakentamaan luottamusta toimittajien ja sidosryhmien kanssa sekä tuottamaan täsmällisiä raportteja, joiden avulla voit tehdä perusteltuja taloudellisia päätöksiä.
Tiimityö
Laskujen käsittelyyn ja hyväksymiseen osallistuvilla tiimeillä on reaaliaikainen pääsy kaikkiin laskuihin ja tiedostoihin, mikä auttaa sujuvoittamaan työnkulkuja. Näin tiimit voivat tehdä yhteistyötä laskujen parissa ilman asiakirjan etsimisestä, tietojen vahvistamisesta sähköpostitse tai puhelimitse ja epätarkkuuksien selvittämisestä aiheutuvaa vaivaa.
Kaikki tiimit – ostoreskontra, taloushallinto ja kirjanpito – voivat tarkastella samoja tietoja sijainnistaan riippumatta. Näin tiimit voivat ratkaista ristiriidat nopeammin.
Jos esimerkiksi toimittaja soittaa maksussa olevasta poikkeamasta, ostoreskontra voi keskustella kirjanpidon kanssa ja viitata järjestelmässä olevaan tapahtumaan ilman, että tapahtumaa tarvitsee etsiä manuaalisesti tiliotteesta. Keskitetyn ostoreskontratietojen käyttöoikeuden ansiosta he voivat ratkaista toimittajan kysymyksen yhdessä tehokkaammin.
Parempi toimittajatyytyväisyys
Ostoreskontran automaatiojärjestelmät tarjoavat myös yrityksesi ulkopuolelle ulottuvia hyötyjä. Toimittajien jatkuva maksaminen ajallaan rakentaa hyvät suhteet ja tekee sinusta ensisijaisen liikekumppanin. Näistä hyvistä suhteista voi olla hyötyä, kun tarvitset kiireellisen toimituksen tai palveluksen hankalassa tilanteessa.
Tietoon perustuva päätöksenteko
Tieto on yrityksesi kasvun polttoaine, koska se auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä.
Itse asiassa 40 % organisaatioista, jotka tekevät tietoon perustuvia päätöksiä, on toimintansa huipulla verrattuna organisaatioihin, jotka tekevät päätöksiä vaistonvaraisesti.
Ostoreskontran automaatioratkaisut kokoavat kaikkien tapahtumien tiedot yhteen reaaliajassa. Ratkaisu käyttää näitä tietoja interaktiivisten kaavioiden ja yksityiskohtaisten raporttien luomiseen.
Nämä kaaviot ja raportit tarjoavat taloustiimeille läpinäkyvyyttä, näkemyksiä ja mahdollisuuden seurata strategisten päätösten tekemiseen tarvittavia taloudellisia mittareita.
Petosten ehkäiseminen
Petosten ehkäiseminen on suuri haaste.
Tässä syy: PwC:n vuoden 2022 maailmanlaajuisen talousrikos- ja petostutkimuksen mukaan yli puolet suurista yrityksistä joutuu vuosittain jonkinlaisen laskuihin liittyvän petoksen kohteeksi.
Jotta saisit käsityksen siitä, kuinka paljon tämä voi maksaa yritykselle: Talousalan ammattilaisten väestölaskentaraportin 2022 mukaan laskupetosten arvioitu vuotuinen keskimääräinen kustannus on $280,000 keskisuurta yritystä kohden. Raportissa kyselyyn vastasi 2 750 taloushallinnon ylempää ammattilaista.
Tekoälypohjaiset automaatioratkaisut voivat tunnistaa tapahtumien epäjohdonmukaisuuksia ja vähentää tällaisten petosten onnistumisen mahdollisuutta. Järjestelmä valvoo kaikkia tapahtumia, ja poikkeaman ilmetessä se ilmoittaa asiasta asiaankuuluvalle tiimin jäsenelle.
Parhaissa järjestelmissä on sisäänrakennetut tietoturva- ja vastuullisuusominaisuudet, jotka helpottavat petosten havaitsemista ja niistä vastuussa olevan henkilön tunnistamista. Petosten ehkäiseminen on ratkaisevan tärkeää säädösten noudattamisen ja omaisuuden suojaamisen kannalta.
Ostoreskontran automaatio-ohjelmiston käyttöönotto
Kaiken kaikkiaan ostoreskontran automaatio-ohjelmisto on avain ostoreskontran automatisointiprosessien kustannusten alentamiseen. Tässä on muutamia nopeita käyttöönottovinkkejä, joiden avulla pääset alkuun:
- Määritä vaatimuksesi: Mitkä ovat yrityksesi tavoitteet ja miten ostoreskontran automatisointi auttaa niiden saavuttamisessa? Selvitä vastaus tähän kysymykseen ennen kuin aloitat vaihtoehtojen vertailun.
- Kokoa tiimisi: Kuten minkä tahansa ohjelmiston käyttöönotossa, sinun on koottava ydinryhmä, johon kuuluu sidosryhmien edustajia, IT-, hankinta- ja laskentatoimen asiantuntijoita sekä muita henkilöitä. Selvitä tämän prosessin aikana, ketkä kuuluvat käyttöönottotiimiisi.
- Tee tutkimusta: Kun olet valmis aloittamaan rakentamisen tai vaihtoehtojen vertailun, on tärkeää tutkia mahdollisia toimittajia, jotka vastaavat kriteerejäsi. Älä epäröi pyytää esittelyjä, jos niitä on saatavilla, ja rekisteröidy ilmaisiin kokeilujaksoihin saadaksesi ratkaisusta todellisen käsityksen.
Kun kaikki on koossa ja olet edelleen epävarma siitä, miten aloittaa, kokosin joitakin parhaista ostoreskontraohjelmistojen toimittajista, jotta pääset alkuun.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Siirrä ostoreskontra automaattiohjaukseen
Ostoreskontratiimeillä on jo ennestään paljon tehtävää. Sen sijaan, että käyttäisit niiden aikaa manuaaliseen tietojen syöttämiseen ja paperimuotoisten toimittajalaskujen muuntamiseen verkkolaskuiksi, anna niiden keskittyä strategisiin tehtäviin, kuten kassavirtojen ja kulutustottumusten analysointiin.
Käytä ostoreskontran automatisointiohjelmistoa laskujen hyväksynnän, maksujen käsittelyn ja muiden työnkulun manuaalisten tehtävien automatisointiin. Näin voit pienentää ostoreskontran kokonaiskustannuksia, antaa ostoreskontratiimillesi mahdollisuuden tehdä enemmän ja tehdä älykkäämpiä päätöksiä todelliseen dataan perustuen.
Jos pidit tästä artikkelista, tilaa The CFO Clubin uutiskirje, niin saat lisää vastaavia vinkkejä sähköpostiisi joka viikko.
