Talousraportoinnin automatisointi: 5 hyötyä nykyaikaistamisesta
Taloudellisen raportoinnin automatisointi on kuin tiimissäsi olisi taloushallinnon supersankari. Sen avulla voit automatisoida aikaa vievät talousraportit, jotta voit keskittyä hauskoihin asioihin, kuten hyödyntämään oivalluksia liiketoimintasi kasvattamiseen.
Tässä artikkelissa selitän, mitä taloudellisen raportoinnin automatisointi tarkoittaa, mitä hyötyjä siitä on ja miten voit onnistuneesti integroida todellisen supersankarin osaksi liiketoimintaasi.
Mitä taloudellisen raportoinnin automatisointi tarkoittaa?
Taloudellisen raportoinnin automatisointi tarkoittaa teknologian käyttöä taloudellisen analyysin yksinkertaistamiseen, automatisoimalla esimerkiksi tietojen syöttämiseen, tietojen validointiin, raporttien luomiseen ja vaatimustenmukaisuuden tarkistamiseen liittyviä tehtäviä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se ei pysty poistamaan laskentataulukoita kokonaan — ainakaan vielä — mutta näiden tehtävien automatisointi vähentää kustannuksia, parantaa tehokkuutta ja maksimoi tuottavuuden.
Parhaat taloudellisen raportoinnin automatisointiohjelmistot
Tiimimme on analysoinut markkinoilla olevat vaihtoehdot ja asettanut ne paremmuusjärjestykseen sen perusteella, kuinka hyvin ne helpottavat elämääsi. Tässä ovat parhaat valintamme:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Mitkä taloudellisen raportoinnin tehtävät voidaan automatisoida?
Voit automatisoida yleisiä taloudellisen raportoinnin tehtäviä, kuten:
- Tilinpäätöksen laatiminen: Tähän kuuluvat neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset tilinpäätökset, tuloslaskelmat, kassavirtalaskelmat, taseet ja niin edelleen.
- Tietojen yhdistäminen: Se voi automaattisesti koota, yhdistää ja tallentaa eri lähteistä peräisin olevat tiedot yhteen paikkaan.
- Sääntelyraportointi: Se voi automatisoida taloudellisten tietojen keräämisen ja toimittamisen sääntelyviranomaisille, kuten Yhdysvaltain verohallinnolle (IRS).
- Johdon raportointi: Se voi tuottaa talousraportteja, joiden avulla johto voi tehdä strategisia päätöksiä ja seurata keskeisiä suorituskykyindikaattoreita reaaliajassa.
- Pankkitilien täsmäytykset: Se voi automaattisesti verrata useiden pankkitilien tapahtumia kirjanpitotietoihin.
- Budjetointi ja ennustaminen: Se voi tarjota oivalluksia budjettien laatimiseen ja ennustaa tuloja historiallisiin ja reaaliaikaisiin tietoihin perustuen, mikä on hyödyllistä verokauden koittaessa.
- Valuuttojen muuntaminen: Sen avulla kansainvälisesti toimivat yritykset voivat täsmäyttää kaikki tapahtumansa yhdessä valuutassa, yleensä paikallisessa valuutassa.
Taloudellisen raportoinnin automatisoinnin viisi tärkeintä hyötyä
Pureudutaan asiaan tarkemmin: tässä ovat viisi tärkeintä hyötyä taloushallinnon automatisointiohjelmistoon investoimisesta:
1. Parempi tietojen eheys
Vuonna 2017 Gartner raportoi, että tietojen heikko laatu aiheuttaa yrityksille vuosittain noin 15 miljoonan dollarin kustannukset. Se johtaa epätarkkaan tietojen analysointiin, huonoihin päätöksiin ja tietojen siirtoon liittyviin ongelmiin. Meidän kannaltamme valitettavasti inhimillinen virhe on epätarkkojen tietojen yleisin syy.
Taloudellisen raportoinnin automatisointi yhdistää automaattisesti useista tietolähteistä peräisin olevat tiedot, tarkistaa epäjohdonmukaisuudet reaaliajassa ja poistaa samalla inhimilliset virheet yhtälöstä.
2. Nopeampi päätöksenteko
Taloudellisen raportoinnin automatisointi auttaa nopeuttamaan päätöksentekoprosessejasi. Mielenkiintoisena tietona voidaan mainita, että tehokkaat päätöksentekoprosessit omaavat organisaatiot saavuttavat kaksi kertaa todennäköisemmin parempia taloudellisia tuloksia. Se voi:
- Luo talousraportteja ja taseita, jolloin talousasiantuntijoille jää enemmän aikaa analysointiin ja ennustamiseen.
- Tarjoa sinulle reaaliaikainen pääsy tietoihin.
- Tunnista trendit ja mallit.
3. Pienemmät toimintakulut
75 % organisaatioista käyttää yhden dollarin talousraporttien laatimiseen jokaista 1 000 dollarin liikevaihtoa kohden. Jos yrityksesi liikevaihto on siis 1 000 000 dollaria, käytät 1 000 dollaria pelkästään raportteihin — huomattava summa pienille yrityksille. Summa sisältää näiden raporttien laatimiseen käytettävän henkilöstön, yleiskulujen ja ohjelmistojen kustannukset.
Talousraporttien laatimisen automatisointi mahdollistaa yrityksille raportointikustannusten merkittävän vähentämisen seuraavilla tavoilla:
- Siirtämällä työntekijät tärkeisiin, liikevaihtoa tuottaviin tehtäviin.
- Raporttien laatimista sujuvoittamalla ja tehostamalla raportointiprosesseja.
Nämä pienet toimenpiteet voivat ajan mittaan säästää huomattavasti toimintakuluissa, etenkin jos laadit säännöllisesti talousraportteja ja kuluraportteja.
4. Osastojen välinen läpinäkyvyys
Useimmilla yrityksillä on useita liiketoiminta-alueita ja osastoja — jokainen niistä toteuttaa tehtävänsä mukaisia itsenäisiä liiketoimia. Saadaksesi kokonaiskuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta sinun on koottava kaikki nämä tiedot säännöllisesti yhteen paikkaan.
Automaatio helpottaa tietojen kokoamista yhteen paikkaan, jolloin saat kokonaisvaltaisen kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta ja kunkin osaston panoksesta. Näin esihenkilöt saavat käyttöönsä täsmällisiä tietoja, jotka auttavat heitä tekemään perusteltuja liiketoimintapäätöksiä (ja kehuskelemaan olevansa parhaita).
5. Tarkastusjäljet
IRS:llä on tiukat määräykset taloustietojen säilyttämisestä. Niiden noudattamatta jättäminen voi johtaa suuriin sakkoihin ja oikeudellisiin seuraamuksiin sekä ironisesti yrityksen verotarkastuksiin. Talousraportoinnin automatisointi luo selkeät tarkastusjäljet, mikä helpottaa liiketoimien jäljittämistä.
Tarkastajat voivat helposti palata tiettyihin liiketoimiin ja löytää ne selvittääkseen poikkeamat. Lisäksi se järjestää talousasiakirjasi siltä varalta, että sinun on osoitettava yrityksesi täyttävän lakisääteiset vaatimukset.
Miten talousraportoinnin automatisointi toimii
Nyt kun olemme tarkastelleet, miksi talousautomaatioon kannattaa investoida, ymmärretään seuraavaksi, miten taika tapahtuu:
1. Ohjelmiston valinta
Parhaan talousraportointiohjelmiston tulisi tarjota perustason raportteja, kuten taseita, tuloslaskelmia, kassavirtalaskelmia ja niin edelleen. Lisäksi sen tulisi tarjota toimiala- ja yrityskohtaisia raportteja, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita.
Esimerkiksi verkkokauppayritysten tulisi olla tietoisia verkkosivustoonsa, varastoonsa ja asiakashankintaansa liittyvistä kustannuksista, kun taas kiinteistönvälittäjät seuraavat välityspalkkioita, provisioita ja asuntojen keskihintoja.
Löytääksesi liiketoimintatavoitteisiisi ja budjettiisi sopivan talousautomaatio-ohjelmiston aloita seuraavasti:
- Tunnista tarvittavat keskeiset raportit (sekä muut toimialakohtaiset erityisvaatimukset).
- Määritä näiden tietojen avulla valintakriteerisi, kuten vaaditut raportointimuodot, budjetti, tietoturva, visualisointivaihtoehdot ja asiakaspalveluvalmiudet.
- Laadi luettelo vaihtoehdoista ja rekisteröidy sitten tuote-esittelyyn tai kokeiluun nähdäksesi ohjelmiston toiminnassa.
2. Ohjelmiston asentaminen
Tiedän, että kuulostan tässä kapteeni itsestäänselvyydeltä. Mutta tämä on mainitsemisen arvoinen asia: 70 % ohjelmistoprojekteista epäonnistuu käyttöönoton aikaisen huonon suunnittelun vuoksi. Vakiintunut käyttöönottosuunnitelma varmistaa, että projekti valmistuu budjetin puitteissa minimoimalla asennuksen aikaiset virheet ja viivästykset.
Ohjelmistotoimittaja tarjoaa yleensä dokumentaation, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten talousautomaatio-ohjelmisto asennetaan ja miten sitä käytetään, mutta se voi myös antaa arvion tarvittavista resursseista ja aikatauluista (sekä asiakastuen edustajan avuksi).
3. Pilottitestin toteuttaminen
Ennen kuin siirryt kokonaan uuteen järjestelmään, käytä sitä nykyisten järjestelmiesi ja prosessiesi rinnalla. Näin voit tunnistaa mahdolliset ongelmat häiritsemättä normaalia toimintaa. Sinun on kerättävä tietoja kahdella tasolla:
- Tekninen: Voit kerätä tietoa järjestelmän suorituskyvystä varmistaaksesi tietojen oikeellisuuden, ymmärtääksesi palvelimen kuormitusvaatimukset ja laskeaksesi kaistanleveyden kustannukset.
- Toiminnallinen: Voit kerätä työntekijöiltä palautetta ohjelmiston vaikutuksesta toiminnan tehokkuuteen, tuottavuuteen ja näkemysten laatuun.
Hyödynnä pilottitestin tietoja ja palautetta talousraportointisi optimoimiseksi, äläkä pelkää muuttaa toimintatapoja uuden järjestelmäsi tarpeisiin sopiviksi — muista, että jotkin muutokset ovat hyväksi.
Parhaat käytännöt talousraportoinnin automaation käyttöönotossa
Seuraavat asiat kannattaa pitää mielessä, jotta saat talousraportointijärjestelmästäsi kaiken hyödyn irti:
Ota keskeiset sidosryhmät mukaan
Tähän kuuluvat kaikki ohjelmistosta hyötyvät henkilöt. Voit jakaa heidät kolmeen ryhmään:
- Projektin käyttöönottotiimi: Tähän kuuluvat IT-tiimisi, ohjelmistotoimittajat ja muut ohjelmiston käyttöönottoon osallistuvat tekniset työntekijät.
- Johtoryhmä: Tähän kuuluvat toimitusjohtajat, talousjohtajat, hallituksen jäsenet ja johtajat, jotka voivat auttaa sinua ymmärtämään, miksi yritys tarvitsee talousraportoinnin automaatiota.
- Loppukäyttäjät: Tähän kuuluvat ohjelmistoa päivittäin käyttävät henkilöt, kuten taloustiimisi jäsenet, työntekijät ja muut.
Käytä laadukkaita taloustietoja
Taloushallinnon automaatio-ohjelmisto tarvitsee laadukasta dataa tuottaakseen tarkkoja ja luotettavia raportteja. On hyvä idea tarkastaa tietosi ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Näin voit varmistaa tietojen tasaisen laadun siirron ja raportoinnin aikana.
Ota ohjelmisto käyttöön oikeaan aikaan
Paras aika talousraportoinnin automaation käyttöönotolle on tilikauden alussa. Näin voit siirtää kaikki historialliset tietosi uuteen järjestelmään. Jos aloitat ohjelmiston käytön kesken tilikauden, vaarana ovat epätarkat näkemykset, tietojen siirtoon liittyvät ongelmat ja järjestelmän käyttökatkot.
Tarkista natiiviliitännät
Varmista, että ohjelmisto integroituu saumattomasti nykyisiin taloushallinnon työkaluihisi (esim. kirjanpito-ohjelmisto, POS-järjestelmä, ERP jne.). Näin voit taata saumattoman tiedonsiirron järjestelmien ja osastojen välillä.
Kouluta työntekijäsi
Koulutustilaisuudet perehdyttävät työntekijäsi automatisoidun talousraportointiohjelmiston käyttöön. Ne tekevät muutoksesta vähemmän pelottavan ja varmistavat samalla, etteivät työntekijöiden tuottavuus ja tyytyväisyys laske. Käsittele koulutuksessa kaikki keskeiset osa-alueet, mukaan lukien tietoturva ja vaatimustenmukaisuus.
Tilaa lisää näkemyksiä talousjärjestelmistä
Automatisoitu talousraportointi on supervoima, joka auttaa koko yritystä. Taloustiimit voivat tuottaa tarkkoja ja luotettavia raportteja muutamassa minuutissa, ja johto voi tehdä nopeampia päätöksiä parempien tietojen avulla.
Jos käytät jo talousraportoinnin automaatiota, kannattaa tutustua siihen, miten luonnollisen kielen käsittely voi viedä raporttisi uudelle tasolle.
Haluatko kehittää osaamistasi talousalan ammattilaisena? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, niin saat talousalan johtajilta asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavista aiheista.
