Talousraportoinnin automatisointi: 5 nykyaikaistamisen hyötyä

Taloudellisen raportoinnin automatisointi on kuin tiimissäsi olisi taloushallinnon supersankari. Sen avulla voit automatisoida aikaa vievät talousraportit, jotta voit keskittyä hauskoihin asioihin, kuten liiketoimintasi kasvattamiseen raporttien tarjoamien oivallusten avulla.

Tässä artikkelissa selitän, mitä taloudellisen raportoinnin automatisointi tarkoittaa, mitä hyötyjä se tarjoaa ja kuinka voit ottaa todellisen supersankarin onnistuneesti käyttöön liiketoiminnassasi. 

Mitä taloudellisen raportoinnin automatisointi tarkoittaa?

Taloudellisen raportoinnin automatisointi tarkoittaa teknologian käyttöä taloudellisen analyysin yksinkertaistamiseen automatisoimalla esimerkiksi tietojen syöttämiseen, tietojen validointiin, raporttien luomiseen ja vaatimustenmukaisuuden tarkistamiseen liittyviä tehtäviä.

Se ei voi poistaa laskentataulukoita kokonaan — ainakaan vielä — mutta näiden tehtävien automatisointi vähentää kustannuksia, parantaa tehokkuutta ja maksimoi tuottavuuden. 

Parhaat taloudellisen raportoinnin automatisointiohjelmistot

Tiimimme on analysoinut markkinoilla olevat vaihtoehdot ja asettanut ne paremmuusjärjestykseen sen perusteella, kuinka hyvin ne helpottavat elämääsi. Tässä ovat parhaat valintamme:

1. 1. Payouts — Paras toimittajien maksutietoihin
2. 2. Phocas — Paras talousennusteisiin
3. 3. Vena — Sopii parhaiten yritysten talousraportointiin
4. 4. Productive — Paras integroitua budjetointia ja laskutusta varten
5. 5. QuickBooks Online — Paras esityskäyttöön valmiisiin raportteihin
6. 6. DOKKA — Paras vaihtoehto laskujen käsittelyyn tarkoitetun esikoulutetun tekoälyn ansiosta
7. 7. Concourse — Paras tiimeille räätälöidyille tekoälyagenteille
8. 8. Ramp — Paras automatisoituun kulujenhallintaan
9. 9. Xero — Paras startup-yrityksille
10. 10. Tipalti — Paras suurille organisaatioille

Mitkä taloudellisen raportoinnin tehtävät voidaan automatisoida?

Voit automatisoida yleisiä taloudellisen raportoinnin tehtäviä, kuten:

• Tilinpäätöksen laatiminen: Tähän kuuluvat neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset tilinpäätökset, tuloslaskelmat, kassavirtalaskelmat, taseet ja niin edelleen.
• Tietojen yhdistäminen: Se voi automaattisesti koota, yhdistää ja tallentaa eri lähteistä peräisin olevat tiedot yhteen paikkaan.
• Sääntelyraportointi: Se voi automatisoida taloudellisten tietojen keräämisen ja toimittamisen sääntelyviranomaisille, kuten Yhdysvaltain verohallinnolle (IRS).
• Johdon raportointi: Se voi tuottaa talousraportteja, joiden avulla johto voi tehdä strategisia päätöksiä ja seurata suorituskykyindikaattoreita reaaliajassa. 
• Pankkitilien täsmäytykset: Se voi automaattisesti verrata useiden pankkitilien tapahtumia kirjanpitotietoihin. 
• Budjetointi ja ennustaminen: Se voi tarjota oivalluksia budjettien laatimiseen ja ennustaa tuloja historiallisen ja reaaliaikaisen datan perusteella, mikä on hyödyllistä verokauden koittaessa.
• Valuuttamuunnokset: Sen avulla kansainvälisesti toimivat yritykset voivat täsmäyttää kaikki tapahtumansa yhdessä valuutassa, yleensä paikallisessa valuutassa.

Taloudellisen raportoinnin automatisoinnin 5 tärkeintä hyötyä

Puretaan asia yksityiskohtaisemmin: tässä ovat taloushallinnon automatisointiohjelmistoon investoimisen 5 tärkeintä hyötyä: 

1. Parempi tietojen eheys

Vuonna 2017 Gartner raportoi, että heikko tietojen laatu maksaa yrityksille noin 15 miljoonaa dollaria vuodessa. Se johtaa epätarkkaan data-analyysiin, huonoon päätöksentekoon ja tietojen siirtoon liittyviin ongelmiin. Valitettavasti inhimillinen virhe on epätarkkojen tietojen yleisin aiheuttaja.  

Taloudellisen raportoinnin automatisointi yhdistää automaattisesti useista tietolähteistä peräisin olevat tiedot, tarkistaa epäjohdonmukaisuudet reaaliajassa ja poistaa samalla inhimilliset virheet yhtälöstä.

2. Nopeampi päätöksenteko

Talousraportoinnin automaatio auttaa nopeuttamaan päätöksentekoprosessejasi, ja hauska fakta on, että tehokkaat päätöksentekoprosessit omaavilla organisaatioilla on kaksinkertainen todennäköisyys saavuttaa parempia taloudellisia tuloksia. Se voi:

• Tuottaa talousraportteja ja taseita, jolloin talousasiantuntijoille jää enemmän aikaa analysointiin ja ennustamiseen. 
• Antaa sinulle reaaliaikaisen pääsyn tietoihin. 
• Tunnistaa trendejä ja malleja.

3. Pienemmät toimintakulut

75 % organisaatioista käyttää 1 dollarin talousraporttien laatimiseen jokaista 1 000 dollarin liikevaihtoa kohden. Jos yrityksesi liikevaihto on siis 1 000 000 dollaria, käytät 1 000 dollaria pelkästään raportteihin — mikä on merkittävä summa pienille yrityksille. Tähän sisältyvät raporttien laatimiseen käytettävien henkilöstöresurssien, yleiskulujen ja ohjelmistojen kustannukset.

Talousraporttien laatimisen automatisointi antaa yrityksille mahdollisuuden vähentää raportoinnin kustannuksia merkittävästi seuraavilla tavoilla:

1. Siirtämällä työntekijöitä tärkeisiin liikevaihtoa tuottaviin tehtäviin.
2. Tehostamalla raporttien laatimista ja luomalla tehokkaampia raportointiprosesseja.

Nämä pienet toimenpiteet voivat ajan mittaan säästää huomattavasti toimintakuluissa, etenkin jos laadit säännöllisesti talous- ja kuluraportteja.

4. Läpinäkyvyys osastojen välillä

Useimmilla yrityksillä on useita liiketoiminta-alueita ja osastoja — kukin niistä toteuttaa toimintoihinsa liittyviä itsenäisiä liiketoimia. Saadaksesi täydellisen kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta sinun on koottava kaikki nämä tiedot säännöllisesti yhteen paikkaan. 

Automaatio helpottaa tietojen kokoamista yhteen paikkaan ja antaa sinulle kokonaisvaltaisen kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta sekä kunkin osaston panoksesta. Näin johtajat saavat käyttöönsä tarkkoja näkemyksiä, jotka auttavat heitä tekemään tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä (ja kehuskelemaan olevansa parhaimmillaan). 

5. Tarkastusketjut

IRS:llä on tiukat määräykset taloustietojen säilyttämisestä. Näiden määräysten noudattamatta jättäminen voi johtaa suuriin sakkoihin ja oikeudellisiin seuraamuksiin sekä ironisesti yrityksen tarkastuksiin. Talousraportoinnin automaatio luo selkeät tarkastusketjut, mikä helpottaa liiketoimien jäljittämistä. 

Tilintarkastajat voivat helposti palata taaksepäin ja löytää tiettyjä liiketoimia selvittääkseen poikkeamat. Se myös järjestää talousasiakirjasi siltä varalta, että sinun on osoitettava yrityksesi täyttävän viranomaisvaatimukset. 

Miten talousraportoinnin automaatio toimii

Nyt kun olemme tarkastelleet, miksi talousautomaation käyttöönottoon kannattaa investoida, ymmärretään seuraavaksi, miten taika tapahtuu:

1. Ohjelmiston valinta

Parhaan talousraportointiohjelmiston tulisi tarjota perustason raportteja, kuten taseita, tuloslaskelmia, kassavirtalaskelmia ja niin edelleen. Lisäksi sen tulisi tarjota toimiala- ja yrityskohtaisia raportteja, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita. 

Esimerkiksi verkkokauppayritysten tulisi olla tietoisia verkkosivustoonsa, varastoonsa ja asiakashankintaansa liittyvistä kustannuksista, kun taas kiinteistönvälittäjät seuraavat välityspalkkioita, provisioita ja asuntojen keskihintoja.

Löytääksesi oikean talousautomaation ohjelmiston, joka vastaa liiketoimintatavoitteitasi ja budjettiasi, aloita seuraavasti:

1. Tunnista tarvitsemasi keskeiset raportit (sekä mahdolliset muut toimialakohtaiset vaatimukset).  
2. Määritä näiden tietojen avulla valintakriteerisi, kuten vaaditut raportointimuodot, budjetti, tietoturva, visualisointivaihtoehdot ja asiakaspalveluominaisuudet. 
3. Laadi luettelo vaihtoehdoista ja rekisteröidy sitten tuote-esittelyyn tai kokeilujaksolle nähdäksesi ohjelmiston toiminnassa. 

2. Ohjelmiston asentaminen

Tiedän, että olen tässä itsestäänselvyyksien kapteeni. Mutta tämä on mainitsemisen arvoista: 70 % ohjelmistoprojekteista epäonnistuu huonon suunnittelun vuoksi käyttöönoton aikana. Vakiintunut käyttöönottosuunnitelma varmistaa, että projekti valmistuu budjetin puitteissa minimoimalla virheet ja viivästykset asennuksen aikana.

Ohjelmistotoimittaja toimittaa yleensä dokumentaation, jossa kerrotaan, miten taloushallinnon automaatio-ohjelmisto asennetaan ja sitä käytetään. Toimittaja voi myös antaa arvion resurssien allokointitarpeista ja aikatauluista (sekä tarjota asiakastukihenkilön avuksi).

3. Suorita pilottitesti

Ennen kuin siirryt kokonaan uuteen järjestelmään, käytä sitä nykyisten järjestelmiesi ja prosessiesi rinnalla. Näin voit tunnistaa mahdolliset ongelmat häiritsemättä normaalia toimintaa. Sinun on kerättävä tietoja kahdella tasolla:

• Tekninen: Voit kerätä tietoa järjestelmän suorituskyvystä varmistaaksesi tietojen tarkkuuden, ymmärtääksesi palvelimen kuormitusvaatimukset ja laskeaksesi kaistanleveyskustannukset.
• Toiminnallinen: Voit kerätä työntekijöiltä palautetta ohjelmiston vaikutuksista toiminnan tehokkuuteen, tuottavuuteen ja saadun tiedon laatuun. 

Hyödynnä pilottitestistä saatuja tietoja ja palautetta talousraportointitoimintojesi optimoimiseen. Äläkä pelkää muuttaa asioita uuden järjestelmäsi tarpeita vastaaviksi — muista, että jotkin muutokset ovat hyväksi.

Parhaat käytännöt talousraportoinnin automaation käyttöönotossa

Seuraavat asiat kannattaa pitää mielessä, jotta saat talousraportointijärjestelmästäsi kaiken hyödyn irti:

Ota keskeiset sidosryhmät mukaan

Tähän kuuluvat kaikki ohjelmistosta hyötyvät henkilöt. Voit jakaa heidät kolmeen ryhmään:

• Projektin käyttöönottotiimi: Tähän kuuluvat IT-tiimisi, ohjelmistotoimittajat ja kaikki muut ohjelmiston käyttöönottoon osallistuvat tekniset työntekijät.
• Johtoryhmä: Tähän kuuluvat toimitusjohtajat, talousjohtajat, hallituksen jäsenet ja johtajat, jotka voivat auttaa sinua ymmärtämään yrityksen tarpeen talousraportoinnin automaatiolle.
• Loppukäyttäjät: Tähän kuuluvat ohjelmistoa päivittäin käyttävät henkilöt, kuten taloustiimisi työntekijät ja muut työntekijät.

Käytä laadukkaita taloustietoja

Taloushallinnon automaatio-ohjelmistosi tarvitsee laadukasta dataa tuottaakseen tarkkoja ja luotettavia raportteja. On hyvä idea tarkastaa tietosi ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Näin voit varmistaa tietojen tasaisen laadun siirron ja raportoinnin aikana. 

Ota ohjelmisto käyttöön oikeaan aikaan

Paras aika ottaa talousraportoinnin automaatio käyttöön on tilikauden alussa. Näin voit siirtää kaikki historiatietosi uuteen järjestelmään. Jos aloitat ohjelmiston käytön kesken tilikauden, vaarana ovat epätarkat näkemykset, tietojen siirtoon liittyvät ongelmat ja järjestelmän käyttökatkot. 

Tarkista sisäänrakennetut integraatiot

Varmista, että ohjelmisto integroituu saumattomasti nykyisiin taloushallinnon työkaluihisi (eli kirjanpito-ohjelmistoon, kassajärjestelmään, ERP-järjestelmään jne.). Näin voit taata saumattoman tiedonsiirron järjestelmien ja osastojen välillä.

Author's Tip

Jotkin kirjanpitotyökalut tarjoavat sisäänrakennetun talousraportoinnin automaation. Muista selvittää tämä tai kysyä asiasta toimittajaltasi.

Kouluta työntekijäsi

Koulutustilaisuudet perehdyttävät työntekijäsi automatisoituun talousraportointiohjelmistoon. Ne tekevät muutoksesta vähemmän pelottavan ja varmistavat samalla, etteivät työntekijöiden tuottavuus ja tyytyväisyys laske. Käsittele koulutuksessa kaikki keskeiset osa-alueet (mukaan lukien tietoturva ja vaatimustenmukaisuus).

Author's Tip

Paras tapa välittää tietoa työntekijöillesi on opetusohjelmien avulla. Näin työntekijät voivat suorittaa koulutuksen itselleen sopivana ajankohtana.

Tilaa lisää talousjärjestelmiä koskevia näkemyksiä

Automatisoitu talousraportointi on supervoima, joka auttaa koko liiketoimintaa. Taloustiimit voivat luoda tarkkoja ja luotettavia raportteja minuuteissa, ja johto voi tehdä nopeampia päätöksiä paremman datan avulla. 

Jos käytät jo talousraportoinnin automaatiota, saatat haluta tutustua siihen, miten luonnollisen kielen käsittely voi viedä raporttisi seuraavalle tasolle. 

Valmis kehittämään talousalan ammattilaisen osaamistasi? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, joka tarjoaa asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.