Comment configurer un traitement automatisé des factures (à moindre coût)
Le service Comptes fournisseurs peut ne pas sembler palpitant. Mais transformer à moindre coût des processus AP longs et fastidieux tout en améliorant la visibilité de bout en bout ? Voilà un bonus plutôt exaltant qui vous attend sur le pas de votre porte.
Voici comment et quand automatiser la gestion des comptes fournisseurs, avec des conseils sur l’automatisation et des enseignements tirés du terrain.
Qu’est-ce que l’automatisation des factures ?
L’automatisation des factures est un processus qui utilise des technologies telles que l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ML) pour rationaliser et automatiser les tâches manuelles des comptes fournisseurs.
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Les outils de traitement des factures capturent, traitent, numérisent et gèrent électroniquement les factures, réduisant ainsi la nécessité de saisir manuellement des données et de recourir au papier.
Les meilleurs outils d’automatisation des factures disponibles
Étape 0 : trouvez un logiciel qui s’en charge pour vous. Que vous disposiez déjà d’une solution de gestion des comptes fournisseurs ou non, les outils d’automatisation AP peuvent généralement s’intégrer à votre système et opérer dès le départ de grands changements.
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Comment fonctionne le traitement automatisé des factures ?
Le traitement automatisé des factures nécessite quelques éléments clés pour que tout fonctionne sans accroc. Voici un aperçu rapide du fonctionnement général de l’automatisation AP :
- Capture des factures : Le traitement automatisé saisit les factures électroniquement en scannant les factures papier, ou en les recevant directement des fournisseurs, par e-mail ou via l’échange de données informatisé (EDI).
- Extraction des données : Le logiciel d’automatisation utilise ensuite la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données pertinentes telles que le numéro de facture, la date, les informations du fournisseur et le détail des postes.
- Appariement des factures : Le système compare et rapproche les données des factures avec les bons de commande et les bons de livraison correspondants. L’appariement automatisé permet de s’assurer que toutes les factures sont exactes et conformes aux conditions contractuelles. C’est aussi l’un des nombreux avantages des logiciels de bons de commande.
- Validation et vérification : Le logiciel valide les données extraites selon des règles prédéfinies et vérifie les écarts, informations manquantes et erreurs potentielles.
- Workflow d’approbation : Les factures sont envoyées pour approbation selon des circuits prédéfinis, permettant aux valideurs de consulter la facture électroniquement, d’ajouter des commentaires si besoin, et d’approuver ou de rejeter rapidement la facture.
- Intégration avec d’autres modules ou logiciels comptables : Après approbation, les données de la facture sont transférées automatiquement vers le système comptable de l’entreprise pour poursuite du traitement. Cela assure une transition fluide du traitement des factures au traitement des paiements.
- Reporting et analyses : Le traitement automatisé des factures exploite l’analytique pour fournir des informations précieuses qui aident votre entreprise à suivre le statut des factures, surveiller les cycles de paiement, et identifier les goulets d’étranglement ou inefficacités.
Passons maintenant au processus pour automatiser le traitement de vos factures AP.
8 étapes pour mettre en place un traitement automatisé des factures
1. Évaluez votre processus AP actuel
Avant de mettre en place un traitement automatisé des factures, il vous faut analyser vos processus de comptabilité fournisseurs et identifier les points de douleur, goulots d’étranglement et domaines où l’automatisation apportera le plus de bénéfices.
Cela vous aidera à choisir le bon logiciel et à fixer des objectifs réalistes pour la mise en place.
2. Recherchez et sélectionnez un logiciel
De nombreuses solutions logicielles d’automatisation des factures sont disponibles sur le marché, et de nouvelles apparaissent chaque année.
Trouver le meilleur logiciel d’automatisation AP signifie étudier et comparer les options selon les besoins de votre entreprise, votre budget, et la capacité de montée en charge. Cherchez des fonctionnalités comme l’OCR, l’automatisation des workflows, les possibilités d’intégration et les capacités de reporting.
Nous avons évalué les meilleurs logiciels d’automatisation AP, en comparant les critères suivants :
Voici les outils qui se sont démarqués parmi ceux que nous avons évalués :
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3. Personnaliser le logiciel
De nombreuses solutions d'automatisation des comptes fournisseurs proposent des fonctionnalités similaires et personnalisables afin de répondre à vos besoins professionnels.
En fonction de votre processus de gestion des comptes fournisseurs existant, paramétrez les flux de travail, les règles de validation et les hiérarchies d'approbation. Configurez le logiciel pour garantir une intégration transparente avec vos modules comptables ainsi que les autres systèmes ou applications.
4. Préparez vos données
Avant de migrer vers le nouveau système, assurez-vous que vos données de facturation actuelles soient propres et exactes. Supprimez les doublons ou les informations obsolètes et organisez vos données dans un format standardisé. Cela rendra la transition plus fluide et réduira les problèmes liés aux données.
5. Formez votre équipe
La mise en place d'un traitement automatisé des factures nécessite une formation adéquate et une bonne gestion du changement. Formez votre équipe comptes fournisseurs ainsi que les autres utilisateurs à l'utilisation du nouveau logiciel. Familiarisez-les avec les nouveaux flux de travail et répondez à leurs questions ou préoccupations.
6. Effectuez des tests pilotes
Avant de déployer complètement le système, réalisez des tests pilotes sur quelques factures afin d’identifier d’éventuels problèmes ou axes d’amélioration avant une implémentation complète.
Les retours des tests pilotes doivent être utilisés pour affiner le système et apporter les ajustements nécessaires.
7. Mise en œuvre progressive
Envisagez d’aller plus loin que l’approche pilote en optant pour une mise en œuvre progressive plutôt qu’un déploiement global.
Commencez avec un sous-ensemble de fournisseurs ou de types de factures, puis élargissez progressivement jusqu’à couvrir l’ensemble du processus de comptes fournisseurs. Cela minimisera les perturbations et permettra un meilleur suivi ainsi qu'une meilleure résolution des problèmes.
8. Surveillez et optimisez
Une fois le système mis en place, vous devrez en surveiller continuellement les performances et recueillir les retours des utilisateurs. Exploitez les fonctionnalités de reporting et d’analyse du logiciel pour identifier des axes d’optimisation et d’amélioration des processus.
Révisez et mettez régulièrement à jour les workflows, règles et configurations afin d'adapter le système à l'évolution des besoins de l’entreprise.
Que faut-il faire une fois le traitement des factures automatisé ?
L’automatisation du traitement des factures n’est que la première étape vers un processus de gestion des comptes fournisseurs plus efficace. Pour tirer pleinement profit de l’automatisation, il reste encore quelques tâches complémentaires à réaliser :
- Intégration des fournisseurs : Vous devez intégrer vos fournisseurs au nouveau processus et les informer des changements.
- Fournissez des instructions sur la façon de soumettre des factures électroniquement.
- Répondez à toutes les questions ou préoccupations qu'ils pourraient avoir.
- Collaborez avec eux — si des préoccupations sont soulevées, prenez-les au sérieux.
- Sécurité et conformité : Avec l'automatisation vient le besoin de renforcer la sécurité et les mesures de conformité.
- Assurez-vous que votre système automatisé de traitement des factures est conforme aux réglementations du secteur et aux exigences en matière de protection des données.
- Implémentez des protocoles de sécurité robustes afin de protéger les informations financières sensibles et prévenir les accès non autorisés.
- Intégration avec d'autres systèmes : Le traitement des factures ne constitue qu'une partie de l'écosystème financier global. Pour maximiser l'efficacité, il vous faudra intégrer votre système automatisé de traitement des factures avec d'autres systèmes pertinents, tels que l'approvisionnement, la gestion des stocks et le traitement des paiements, afin de permettre une circulation fluide des données et d'éliminer toute saisie manuelle d'informations dans différents systèmes.
- Amélioration continue : L'automatisation n'est pas qu'une démarche ponctuelle. Elle requiert un suivi, une évaluation et une amélioration continus.
- Passez régulièrement en revue les indicateurs de performance et identifiez les points de blocage ou les inefficacités.
- Confiez à un membre de votre équipe technique la mission de piloter l'automatisation et l'amélioration des processus, afin que vous ayez toujours un référent.
- Effectuez les ajustements nécessaires pour optimiser le processus.
- Encouragez les retours d'expérience des utilisateurs et appliquez les suggestions.
Quand mettre en place l’automatisation du traitement des factures ?
Savoir identifier le bon moment pour mettre en place l’automatisation des comptes fournisseurs dans votre entreprise est essentiel. Voici quelques signes qui indiquent qu’il est temps :
- Volume élevé de factures : Le traitement manuel peut être très chronophage si votre entreprise traite régulièrement un grand nombre de factures. L’automatisation permet de réduire considérablement le temps de traitement et de libérer des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Erreurs ou écarts fréquents : Si vous rencontrez souvent des erreurs humaines ou des écarts lors de vos traitements manuels de factures, la solution est simple : réduire (au maximum) l’intervention humaine. Les fonctionnalités de validation et de vérification des systèmes automatisés assurent précision et conformité, minimisant les erreurs susceptibles d’engendrer des risques financiers.
- Manque de visibilité et de reporting : Le traitement manuel des factures engendre souvent un manque de visibilité et de capacité de reporting en temps réel. L'automatisation du suivi des dépenses et du statut des factures facilite l’identification des goulets d’étranglement ou l’analyse des cycles de paiement. Les systèmes automatisés offrent des éclairages et des analyses instantanés pour une meilleure gestion financière et une prise de décision éclairée.
- Obstacles à la croissance et à la montée en charge : Le traitement manuel des paiements devient de plus en plus inefficace, rendant la montée en charge difficile pour votre entreprise. Les systèmes automatisés sont conçus pour gérer un volume croissant de factures sans compromettre la précision ni la rapidité, et s’adaptent facilement à l’évolution des besoins ou à l’introduction de nouveaux fournisseurs ou types de factures.
Si l’un de ces points vous semble familier, il est sans doute temps de passer à l’automatisation du traitement des factures.
Quelles tailles d’entreprise devraient automatiser le traitement des factures ?
L’automatisation du traitement des factures n’est pas réservée à une taille d’entreprise particulière. Voici comment les petites entreprises et les grandes organisations disposant de structures comptables complexes peuvent en bénéficier :
- Petites entreprises : Si votre petite entreprise dispose de ressources limitées et s’appuie fortement sur des processus manuels, la mise en place de l’automatisation du traitement des factures est accessible et souvent même plus abordable que vos pratiques actuelles. De nombreux prestataires proposent des solutions d’automatisation des comptes fournisseurs via un modèle cloud en mode SaaS, ce qui vous fait gagner du temps et préserve votre capital.
- Entreprises de taille moyenne : Les entreprises de taille moyenne sont confrontées à des défis similaires à ceux des PME mais à plus grande échelle. Elles traitent un volume plus important de factures fournisseurs et leurs circuits de validation sont plus complexes. Si vous vous reconnaissez, l’automatisation du traitement des factures peut considérablement améliorer votre efficacité, réduire vos coûts et optimiser vos flux de trésorerie et la gestion financière.
- Grandes entreprises : Si vous travaillez dans un service Comptes Fournisseurs d’une grande entreprise et recevez un important volume de factures, le traitement manuel devient quasiment impossible à gérer de façon efficace. L’automatisation du traitement des factures offre l’évolutivité et la flexibilité nécessaires pour garantir cohérence, précision et conformité à tous les niveaux, dans l’ensemble de vos départements et sites.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’automatisation du traitement des factures peut apporter des bénéfices significatifs à votre processus de gestion des comptes fournisseurs.
Par exemple, un rapport de référence sur l'efficacité du traitement des comptes fournisseurs (AP) réalisé par l'Institute of Finance and Management (IOFM) montre que l'automatisation réduit significativement le coût moyen de traitement des factures, quel que soit le volume.
6 avantages de la facturation automatisée
Écoutez une personne ayant travaillé dans les comptes fournisseurs et supervisé des équipes : le traitement automatisé des factures allège la charge de travail de tous grâce à une large gamme d’avantages pour l’entreprise. Voici six grands bénéfices clés :
- Plus d’économies de temps et de coûts : Grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs, l’effort et le temps nécessaires au traitement sont réduits, et le processus d’approbation est globalement rationalisé, libérant du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Meilleure précision et conformité : Les systèmes automatisés utilisent la validation et la vérification des données pour garantir l’exactitude et la conformité aux politiques de l’entreprise et aux réglementations du secteur, réduisant ainsi les risques d’erreurs financières et de sanctions.
- Des cycles d'approbation et de paiement plus rapides : L’automatisation supprime le besoin de papiers physiques et de la transmission manuelle des factures, accélérant ainsi le processus d’approbation et garantissant le paiement rapide des fournisseurs.
- Visibilité et rapports accrus : L’analytique et la visibilité en temps réel sur le statut des factures, les cycles de paiement et la performance des fournisseurs permettent une meilleure gestion financière, des prévisions plus précises et de meilleures prises de décision.
- Collaboration améliorée avec les fournisseurs : La facturation électronique améliore la collaboration avec les fournisseurs en fournissant un processus standardisé et rationalisé pour la soumission, l’approbation et le paiement des factures. Ceci réduit le temps et les efforts nécessaires pour résoudre les litiges et renforce les relations avec les vendeurs.
- Évolutivité et adaptabilité : Les systèmes de traitement automatisé des factures permettent de s'adapter à une augmentation du volume de factures et à l’évolution des besoins de l’entreprise. Ils gèrent aussi différents types de factures, flux de travail et hiérarchies d’approbation, assurant une cohérence et une efficacité pendant que votre entreprise se lance dans la transformation numérique et l’expansion.
Inconvénients de la mise en place d’un traitement automatisé des factures
Il faut se rendre à l’évidence : la mise en place du traitement automatisé des factures peut aussi présenter certains défis. Voici quelques obstacles courants :
- Résistance au changement : Lors de l’introduction de l’automatisation, vous pouvez compter sur une certaine résistance de la part des employés qui préfèrent le statu quo et n’aiment pas le travail requis pour améliorer les processus métier.
Je ne saurais vous dire combien de fois j’ai vu cela en entreprise, surtout dans les services de comptabilité. Une gestion du changement efficace et une formation adaptée sont cruciales pour surmonter cette résistance et garantir une transition en douceur.
- Problèmes d’intégration : L’intégration du système automatisé de traitement des factures avec les meilleurs systèmes AP (ou ERP) peut être complexe et parfois semée de bugs. Il faut une planification, une coordination et un accompagnement informatique rigoureux pour garantir la compatibilité et le flux fluide des données entre les systèmes.
- Mauvaise adoption par les fournisseurs : Faire adhérer les fournisseurs au nouveau processus de facturation électronique peut s’avérer délicat. Certains peuvent se montrer aussi réticents au changement que les employés. Il est donc essentiel de communiquer les bénéfices auprès des fournisseurs et de les accompagner durant la transition.
Bonnes pratiques pour l'automatisation des factures
Encore une petite liste numérotée, je vous promets que c’est la dernière. Après tout, c’est ici que vous allez pouvoir apprendre de mes erreurs. Portez une attention particulière à ces éléments et votre transition vers le nouveau système n’en sera que meilleure :
- Définir des objectifs clairs : Définissez clairement les objectifs et les buts que vous souhaitez atteindre grâce au traitement automatisé des factures. Cela vous aidera à rester concentré et à mesurer le succès de la mise en œuvre.
- Impliquer les parties prenantes clés : Impliquez les parties prenantes clés provenant de différents services, notamment la finance, l’informatique et les achats, dans le processus de prise de décision et de mise en œuvre. Cette implication permettra d’obtenir l’adhésion et la collaboration nécessaires à l’échelle de l’entreprise.
- Standardiser les formats de factures : Incitez les fournisseurs à soumettre des factures dans des formats standardisés afin de faciliter l’extraction automatisée des données, en leur fournissant des lignes directrices claires et en accompagnant ceux qui ne comprennent pas encore bien le processus.
- Réviser et mettre à jour régulièrement les flux de travail : Pour vous adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise, révisez et mettez à jour régulièrement les flux de travail, les règles métiers et les paramètres de configuration de votre système de traitement automatisé des factures. Ces revues soutiendront l’optimisation et l’efficacité continues.
- Assurer une formation et un accompagnement continus : Offrez une formation continue et un soutien à votre équipe en charge des comptes fournisseurs afin qu’elle soit à l’aise et sûre d’elle lorsqu’elle utilise le nouveau système. N’oubliez pas de répondre à toutes leurs questions ou préoccupations et encouragez les retours pour améliorer le processus.
- Surveiller les indicateurs de performance : Surveillez régulièrement les indicateurs de performance comme le temps de traitement, les taux d’erreur et les cycles d’approbation. Ces indicateurs peuvent servir à identifier d’autres axes d’amélioration, comme la gestion de la trésorerie.
Quelle que soit la taille, le secteur ou la structure de votre entreprise, l’automatisation des comptes fournisseurs peut transformer toutes vos tâches manuelles fastidieuses et améliorer la visibilité globale sur l’AP à moindre coût. La clé pour en tirer profit est de s’inspirer de ceux qui l’ont déjà fait, puis d’adapter la solution à votre propre entreprise.
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