Comment changer de logiciel comptable en 9 étapes sans douleur
Accepter le changement: Nous, humains, sommes imparfaits et avons tendance à nous accrocher à ce qui ne fonctionne plus trop longtemps. Reconnaissez le besoin de changement et profitez des avantages d'une mise à niveau.
Anticiper et planifier: Préparez la transition en définissant des objectifs, en fixant un calendrier et en assurant la compatibilité des données pour faciliter le passage au nouveau logiciel comptable.
Chercher de l'aide: Contactez le support client, participez à des séances de formation et impliquez les membres de votre équipe afin de faciliter le processus de changement de logiciel comptable.
Tester le terrain: Essayez d'abord le nouveau logiciel comptable avant de vous engager pleinement pour vérifier qu'il répond aux besoins de votre entreprise et s'aligne avec vos opérations financières.
Profiter de la croissance: Profitez de l'opportunité pour évoluer et simplifier vos processus grâce à un logiciel comptable dans le cloud, pour plus d'efficacité et d'évolutivité dans vos opérations.
Essayer de changer de logiciel de comptabilité peut parfois ressembler à essayer de sortir d'une mauvaise relation. Peut-être que cela ne fonctionne plus pour vous, peut-être que vous l'avez dépassé, ou peut-être que vous avez besoin de passer à un logiciel de comptabilité en ligne. Mais sauter le pas vers quelque chose de nouveau paraît tellement... difficile.
Eh bien, je suis là pour vous montrer exactement comment changer de logiciel de comptabilité de façon à rendre le processus aussi indolore que possible.
Avant de changer : la préparation
Vous savez donc qu'il vous faut changer. Mais avant de vous précipiter sur le premier fournisseur de logiciel qui apparaît dans vos recherches, vous devez préparer le terrain pour la transition.
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Voici les préparatifs nécessaires pour que la transition se passe sans heurt :
1. Identifiez vos points de douleur
Il y a une raison pour laquelle vous cherchez à changer de système comptable. Peut-être que certains aspects de votre système actuel ne fonctionnent pas comme ils le devraient, il existe des fonctionnalités dont vous avez besoin mais que vous n'avez pas, le support est insuffisant, ou bien encore pour toute autre raison.
La première étape essentielle est de nommer et de quantifier ces problèmes de façon aussi détaillée que possible. N'établissez pas une liste vague ; soyez ciblé et précis.
Mauvais exemple : Capacités de reporting médiocres
Bon exemple : Impossible de créer un rapport personnalisé générant automatiquement les principaux indicateurs de performance clés pour les réunions trimestrielles du conseil
Il vaut aussi la peine de se renseigner sur les nouvelles fonctionnalités qui deviennent de plus en plus courantes et que vous n'avez peut-être jamais utilisées, comme les outils d'automatisation qui peuvent aider à rationaliser les processus de comptes fournisseurs et clients. Certains sont disponibles en ligne, tandis que d'autres sont installés en local.
2. Discutez avec les parties prenantes
Changer de logiciel de comptabilité n'impacte pas uniquement l'équipe financière. Il y aura probablement plusieurs parties prenantes dans l'entreprise qui subiront des changements après la transition, il est donc important de recueillir leur avis.
Cela peut inclure des utilisateurs d'autres départements qui gèrent les données transférées dans le logiciel de comptabilité actuel, des dirigeants qui interprètent les rapports générés par le logiciel, ou des équipes FP&A qui utilisent la base de données comptables pour élaborer leurs prévisions.
Une fois que vous avez identifié ces utilisateurs, discutez avec eux de ce changement potentiel et recueillez leurs attentes concernant la nouvelle solution logicielle.
3. Recherchez des alternatives
Avec une liste détaillée de tous les problèmes à résoudre et des personnes à satisfaire, il est temps de commencer les recherches. De nombreux guides en ligne présentent les meilleurs logiciels de comptabilité, ce qui est probablement le point de départ de vos recherches.
Options à considérer
Notre équipe a évalué les options du marché, et celles-ci se sont révélées être les meilleurs outils de comptabilité :
Mais cela ne doit pas s'arrêter là.
Parmi les meilleures sources d'information se trouvent les utilisateurs actuels. Il peut s'agir d'anciens collègues, de contacts LinkedIn ou de membres de groupes Slack de votre secteur. Il y a de fortes chances que d'autres aient affronté les mêmes difficultés.
Renseignez-vous sur les solutions qu'ils ont adoptées et voyez si le logiciel de comptabilité qu'ils ont choisi pourrait vous convenir.
4. Vérifiez les capacités d'intégration
Une fois que vous avez établi une liste restreinte de concurrents, vérifiez les capacités d'intégration avec le reste de votre infrastructure technologique existante. Non seulement cela maximisera vos chances de succès avec le nouveau logiciel sur le long terme, mais cela rendra également le processus de migration des données bien plus simple.
L'idéal serait d'éviter de devoir tout transférer par fichiers CSV, car cela complique le suivi de l'avancement et augmente le risque d'erreurs humaines.
Assurez-vous de vérifier non seulement comment fonctionne l'intégration pour les nouvelles données, mais aussi comment chaque fournisseur de logiciel comptable gère les données historiques.
5. Planifiez votre calendrier
Maintenant que vous avez choisi le nouveau logiciel de comptabilité d’entreprise vers lequel vous allez migrer, il vous faut établir un calendrier détaillé pour la transition. Celui-ci devra décrire les différentes étapes du processus (plus d’informations ci-dessous), ainsi que le temps approximatif que prendra chaque étape.
C’est également le bon moment pour recontacter les parties prenantes identifiées précédemment, afin qu’elles soient informées du changement et puissent commencer toute préparation nécessaire.
Tout est prêt : passer d'un logiciel à l'autre
Le moment est venu d’effectuer la migration.
L’idée ici est d’anticiper les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent. N’attendez pas que les soucis arrivent pour agir. Au contraire, adoptez une approche méthodique et réfléchie pour la transition afin d’assurer que tout se déroule sans accroc et que tout le monde soit informé.
1. Sélectionnez les données à migrer
La première étape de cette transition consiste à sélectionner les données que vous souhaitez transférer. La réponse par défaut est bien souvent de tout transférer à partir de votre base de données existante, ce qui est correct à condition que toutes les données soient exploitables et respectent les réglementations en matière de données.
Cependant, changer de logiciel de comptabilité est l’occasion idéale de revoir vos pratiques en matière de gestion des données.
- Y a-t-il des données que vous conservez inutilement ?
- Existe-t-il des catégories de données de mauvaise qualité qu’il faudrait supprimer ?
Pensez toujours aux exigences réglementaires concernant la conservation des données afin de ne pas supprimer d’informations que la loi vous impose de garder.
2. Transférez et testez vos données
Vos données existantes sont désormais organisées et normalisées pour le nouveau logiciel. Il est temps de procéder au transfert. Votre nouveau fournisseur devrait pouvoir vous assister dans cette démarche, qui sera différente selon le nouvel et l’ancien système utilisés.
Dans certains cas, il sera possible de connecter directement les sources de données via des API ; sinon, vous devrez probablement exporter les données dans une feuille de calcul Excel, puis les importer dans le nouveau système.
Une fois le transfert effectué, il est primordial de générer des rapports de test pour vérifier que la migration s’est bien déroulée. Par exemple, vous pouvez sélectionner quelques tâches clés, les exécuter sur l’ancien logiciel puis sur le nouveau, afin de comparer les résultats et vérifier qu’ils correspondent bien à vos attentes.
3. Formez les utilisateurs au nouveau logiciel
Maintenant que vous savez que le système fonctionne correctement, vous pouvez commencer le déploiement. Il doit y avoir un processus de formation complet pour que votre équipe puisse maîtriser le nouveau logiciel.
Ne cherchez pas à brûler les étapes. Prévoyez suffisamment de temps pour que chacun se sente à l’aise avec le système avant de leur demander de l’utiliser en production. Prendre ce temps dès le départ vous épargnera bien des tracas à l’avenir.
Ce processus de formation doit également inclure un accès continu à une équipe d’assistance, que ce soit en interne ou directement auprès du fournisseur. Cela permet aux utilisateurs de continuer à obtenir du support bien après leur formation initiale.
4. Faites fonctionner les deux systèmes en parallèle
Enfin, ne soyez pas trop pressé d’éteindre l’ancien système. Il y aura inévitablement quelques problèmes de jeunesse lors du changement de logiciel de comptabilité, donc garder l’ancien logiciel actif peut vous servir de solution de secours.
Pendant toute la durée du processus de migration, profitez de la relation avec votre nouveau fournisseur pour que la transition soit la plus fluide possible. Ils ont tout intérêt à ce que cela se passe bien, et même si vous ne faites ce type de changement qu’une seule fois, ils ont l’habitude de l’accompagner régulièrement.
Vous devez fixer une date de coupure pour l’ancien logiciel. Lorsque vous finirez par arrêter l’ancien service, veillez à créer une sauvegarde archivage des personnalisations de cet outil au cas où vous auriez besoin d’y revenir.
Erreurs courantes lors de la migration vers un logiciel de comptabilité
Bien sûr, on apprend le plus de ses erreurs, mais idéalement, vous pouvez tirer des enseignements des erreurs des autres. J’ai compilé certaines des erreurs les plus fréquentes lors de la migration vers un logiciel de comptabilité, d’après des experts du secteur.
Payer inutilement trop cher
Avec la technologie comme les API, il n’est pas forcément nécessaire de payer le prix fort pour une solution logicielle qui propose toutes les fonctionnalités en natif.
Un grand nombre de logiciels comptables disposent désormais d’APIs et d’applications complémentaires que les entreprises ne prennent parfois pas en compte lors de l’évaluation d’un nouveau fournisseur.
Cela peut amener les entreprises à surpayer pour un logiciel « tout-en-un », car elles ont une longue liste d’exigences alors que certaines de ces fonctionnalités pourraient être mieux gérées par un prestataire spécialisé hors du logiciel comptable principal.
Manque de continuité dans les principes comptables
D’un point de vue comptable, il ne s’agit pas seulement de transférer les bonnes données, il faut aussi s’assurer que la manière dont ces données sont catégorisées reste cohérente dans le nouveau système.
Passez soigneusement en revue votre plan comptable et vos principes comptables avant la migration pour éviter les erreurs de principe qui pourraient fausser votre reporting financier.
Lors du changement de logiciel comptable, une erreur critique consiste à ne pas cartographier correctement vos données afin de les aligner avec la structure du nouveau système. Des erreurs de principe se produisent lorsque les transactions sont mal classées ou mal traitées selon la norme GAAP. Par exemple, une mauvaise catégorisation des dépenses, une mauvaise application des règles de reconnaissance des revenus ou une mauvaise déclaration des charges à payer. Ces erreurs techniques peuvent s’accumuler et fausser vos états financiers.
Pour éviter cela, étudiez attentivement les fonctionnalités du nouveau logiciel et consultez votre expert-comptable afin que la configuration reflète votre comptabilité actuelle. Investir dans une planification et une exécution rigoureuse dès le départ vous évitera bien des soucis par la suite, notamment en matière de conformité ou de prise de décision basée sur des chiffres erronés.
Choisir un partenaire d’implémentation uniquement en fonction du prix
Pour les grandes entreprises, il est courant de faire appel à un spécialiste tiers pour implémenter une nouvelle solution comptable. Si la taille de votre société justifie ce besoin, les experts recommandent cependant de bien choisir ce partenaire.
Les entreprises qui choisissent le partenaire le moins cher vivent une mauvaise expérience d’implémentation, et finissent soit par dépenser davantage pour corriger les problèmes du premier déploiement, soit par ne jamais utiliser leur nouveau logiciel.
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