Gestion des dépenses vs gestion des frais : pourquoi il est important de connaître la différence
« Gestion des dépenses » et « gestion des frais » – ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable en entreprise. Même si ces concepts présentent des similitudes, il est important de comprendre qu’ils désignent des notions différentes avec leurs propres spécificités opérationnelles. Explorons l’essence de chacun de ces termes, expliquons les différences entre gestion des dépenses et gestion des frais, et présentons des exemples d’outils SaaS qui facilitent chaque processus.
Différences entre coût, dépense et frais
Il est important de commencer avec un peu de confusion. Je plaisante (enfin, presque).
J’ai vu différents articles de blogs affirmer qu’il existe une différence fondamentale entre les termes coût, dépense et frais… mais ce n’est pas mon point de vue. Coût = Dépense = Frais.
Petite nuance toutefois. Il existe des cas où ces termes sont utilisés différemment. La gestion des frais fait souvent référence spécifiquement aux frais remboursables et aux comptes de frais. Les comptables ont tendance à appeler tout ce qui est une « dépense » un frais (c’est-à-dire les coûts liés à l’activité), cependant, dès que l’on parle de gestion des frais, le mot « frais » fait généralement référence au processus d’approbation, de suivi et de remboursement des dépenses engagées par les employés individuellement.
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Définition de la gestion des dépenses
La gestion des dépenses désigne la stratégie globale et les initiatives mises en place par les organisations pour contrôler et optimiser leurs dépenses tout au long du cycle d’achat. Cela englobe tout, de l’identification du besoin à sa satisfaction via la recherche de fournisseurs, l’achat, la réception et le paiement.
Un outil comme Coupa, une plateforme de gestion des dépenses basée sur le cloud, propose une solution intégrée couvrant les achats, la facturation et la gestion des frais, offrant une visibilité complète sur toutes les catégories de dépenses de l’entreprise. Cette vision claire permet aux sociétés de comprendre leurs habitudes de dépenses, d’identifier les inefficacités et d’élaborer des stratégies d’amélioration. Les entreprises utilisant la gestion des dépenses bénéficient d’une meilleure visibilité sur les budgets et de workflows d’approbation plus accessibles afin de limiter les dépenses « hors cadre » et de renforcer les contrôles.
Les secteurs comme la fabrication, le commerce de détail et la logistique, qui gèrent des processus d’achat complexes, mettent souvent en place des stratégies rigoureuses de gestion des dépenses. Ces industries, du fait de la taille et de la diversité de leurs dépenses, profitent pleinement des gains d’efficacité et des réductions de coûts offerts par une gestion globale des dépenses.
Comprendre la gestion des frais
La gestion des frais, un élément de la gestion des dépenses, se concentre spécifiquement sur le contrôle et le remboursement des frais professionnels engagés par les employés. Cette catégorie englobe des coûts opérationnels tels que les déplacements, les repas d’affaires ou les fournitures de bureau utilisés par les salariés dans le cadre de leur activité.
Une solution SaaS de gestion des frais telle qu’Expensify ou Concur permet de suivre, de déclarer et de rembourser ces frais de manière centralisée. Grâce à l’automatisation de la saisie des reçus, au contrôle de conformité aux politiques internes et à la rapidité des remboursements, ces outils simplifient et accélèrent la gestion des frais.
La gestion des frais est essentielle dans les secteurs où les collaborateurs engagent de nombreux frais professionnels, comme le conseil, la vente ou les sociétés de services professionnels. Ces domaines nécessitent un suivi précis des dépenses individuelles afin d’assurer une facturation exacte au client et un remboursement conforme.
Manières de gérer les frais
J’ai déjà évoqué les logiciels mais il n’existe pas qu’une seule façon de s’y prendre (cela dit, je recommande de ne pas faire de mal aux animaux et d’utiliser un logiciel à la place). Voici les méthodes les plus courantes de gestion des frais utilisées par les professionnels.
Papier et stylo
La gestion traditionnelle des frais consiste à conserver et à trier physiquement les reçus, à noter les dépenses dans un cahier ou un registre, et à additionner les montants manuellement. Cette méthode, bien que simple, est chronophage et sujette aux erreurs humaines. De plus, il peut être difficile de conserver et d’organiser tous les reçus papier, surtout pour les entreprises ayant d’importants volumes de frais.
Feuilles de calcul
Un cran au-dessus du papier et du stylo, de nombreuses entreprises utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs frais. En général, cela implique de saisir chaque dépense dans un tableau dédié, souvent classé par type, date ou projet. Les feuilles de calcul permettent de calculer automatiquement les totaux et de fournir des analyses de base. Cependant, cette méthode repose toujours sur la saisie manuelle des données, et la complexité augmente avec le nombre de transactions. Par ailleurs, les feuilles de calcul ne facilitent pas le stockage des reçus ni l’intégration avec d’autres systèmes financiers, ce qui peut entraîner des processus fragmentés et inefficaces.
Logiciel
Le logiciel de gestion des dépenses modernise ce processus fastidieux en automatisant de nombreuses tâches manuelles et en offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses. Les utilisateurs peuvent facilement capturer et télécharger des reçus numériquement, catégoriser les dépenses, et soumettre des rapports pour approbation, le tout au sein de la plateforme. Le logiciel peut s'intégrer à d'autres systèmes financiers pour un transfert de données sans accroc, réduisant ainsi le risque d’erreurs. De plus, ces solutions incluent souvent des fonctionnalités analytiques, fournissant des informations précieuses sur les tendances de dépenses, ce qui aide à la budgétisation et à la prise de décisions stratégiques. Le logiciel de gestion des dépenses est la méthode la plus efficace et efficiente, particulièrement pour les grandes organisations ou celles dont les employés engendrent des frais importants.
Il en résulte également que les cadres supérieurs traitent enfin correctement leurs propres notes de frais !
Fonctionnalités les plus utiles d’un logiciel de gestion des dépenses
Tout outil permettant de maîtriser les dépenses de l’entreprise, d’assurer l’exactitude des rapports de dépenses et d'améliorer la structure tarifaire mérite d’être considéré ; toutefois, certaines fonctionnalités sont indispensables pour que le logiciel de gestion des dépenses vous aide à atteindre ces objectifs. Voici celles qui ont été, selon mon expérience, les plus efficaces.
Automatisation des Comptes Fournisseurs (AP)
L’automatisation joue un rôle clé dans la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais. Elle simplifie le processus d’approbation et de paiement des factures, réduit les tâches manuelles et minimise les erreurs. Concernant la gestion des dépenses, l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) — une fonctionnalité intégrée à de nombreux logiciels de comptes fournisseurs — offre une vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise, permettant d’analyser les tendances d’achat et d’identifier des opportunités d’économies.
En ce qui concerne la gestion des notes de frais, l’automatisation des AP garantit une gestion efficace des dépenses des employés, qu’il s’agisse des audits de cartes de crédit, de la soumission des reçus ou du remboursement, tout en favorisant la transparence et le respect de la politique interne. Des outils comme AvidXchange et Bill.com proposent cette automatisation des AP, ce qui accroît l’efficacité, réduit les risques de fraude et offre une vue plus claire de la santé financière de l’entreprise.
En adoptant l’automatisation des AP, les entreprises bénéficient d’un niveau supplémentaire de contrôle et d’optimisation, renforçant ainsi leur gestion des dépenses et notes de frais.
Mises à jour en temps réel
Recevoir des mises à jour en temps réel sur les dépenses est crucial pour les entreprises pour plusieurs raisons.
- Amélioration de la prise de décision : L’accès à des données en temps réel permet à la direction de prendre des décisions rapides et éclairées, basées sur les informations les plus exactes et actualisées. Cela permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux changements et d’allouer efficacement les ressources.
- Gestion de la trésorerie optimisée : Une visibilité instantanée sur les dépenses et leurs tendances aide à prévoir et mieux gérer la trésorerie. Les entreprises peuvent ainsi anticiper les dépenses, éviter les pénuries de liquidités et assurer leur stabilité financière.
- Contrôle des coûts : Les mises à jour immédiates permettent de détecter et corriger rapidement tout dépassement de budget. La détection précoce des écarts budgétaires évite que de petits problèmes ne se transforment en difficultés financières majeures.
- Transparence accrue : Cette visibilité améliore la conformité, réduit la fraude, et encourage la responsabilité lors des dépenses.
Remboursement plus rapide : Concernant les frais des employés, les mises à jour en temps réel assurent le traitement rapide des remboursements, ce qui accroît leur satisfaction.
Fonctionnalités de budgétisation
Un logiciel de gestion des dépenses joue un rôle clé dans la budgétisation en apportant structure, automatisation, contrôles et analyses approfondies à la gestion des dépenses et du flux de trésorerie de l’entreprise. Voici comment :
- Prévisions : Grâce à l’historique des dépenses, le logiciel aide à prévoir les tendances de dépenses futures. Cette approche basée sur les données permet une planification budgétaire plus précise et efficace.
- Automatisation des processus : Les outils de gestion des dépenses automatisent plusieurs aspects de la gestion budgétaire, dont les circuits d’approbation des dépenses et le suivi des dépenses par rapport au budget. Cela permet d’économiser un temps précieux et de réduire les risques d’erreur humaine.
- Rapports et analyses : Ces plateformes intègrent souvent des fonctions de reporting et d’analyse qui offrent des insights sur les comportements de dépenses, identifient des économies potentielles et soutiennent la prise de décision stratégique concernant le budget.
- Conformité : En paramétrant des plafonds de dépenses dans le logiciel en fonction du budget, les entreprises veillent au respect des politiques internes et préviennent les surdépenses.
Intégration : Le logiciel de gestion des dépenses peut souvent s’intégrer aux autres solutions financières, comme les logiciels comptables ou ERP, garantissant ainsi un flux de données constant et une gestion budgétaire cohérente.
En offrant une visibilité accrue, un suivi en temps réel, une automatisation des processus et des analyses approfondies, le logiciel de gestion des dépenses améliore significativement l’efficacité du processus de budgétisation et contribue à une meilleure gestion financière globale.
Intégrations appropriées
L'intégration d'un logiciel de gestion des dépenses avec des systèmes comptables apporte de nombreux avantages et s’avère essentielle pour une gestion financière efficace.
- Amélioration de la précision : La saisie manuelle des données entre les systèmes peut entraîner des erreurs humaines et des incohérences. L’intégration entre les systèmes de gestion des dépenses et les systèmes comptables permet d’automatiser le transfert des données, éliminant ainsi les erreurs de saisie et améliorant la précision des informations.
- Efficacité en temps et en coûts : La saisie manuelle des données prend du temps et mobilise d’importantes ressources. En automatisant ce processus, les entreprises économisent un temps précieux et réduisent les coûts opérationnels.
- Mises à jour en temps réel : Les intégrations sont essentielles pour garantir que tout changement effectué dans le système de gestion des dépenses se répercute automatiquement dans le système comptable, fournissant des données financières à jour et précises, et réduisant les enquêtes et résolutions de problèmes coûteuses.
- Processus rationalisés : Le transfert automatisé des données entre les systèmes simplifie les opérations financières, augmentant la productivité et l’efficacité. Par exemple, les détails d’un achat peuvent être automatiquement renseignés dans le système comptable pour un traitement et un paiement des factures accélérés.
- Visibilité et contrôle accrus : L’intégration offre aux équipes financières une vue d’ensemble des dépenses de l’organisation dans le contexte des données financières globales. Cette vision complète aide à une meilleure planification financière, à la budgétisation et au contrôle.
- Audit et conformité : La fluidité des échanges de données entre les systèmes de gestion des dépenses et les systèmes comptables garantit une piste d’audit complète et précise. Elle simplifie le processus d’audit, soutient la conformité et permet de détecter toute anomalie ou activité frauduleuse.
En somme, l’intégration d’un logiciel de gestion des dépenses avec les systèmes comptables est une décision stratégique qui peut considérablement améliorer les opérations financières d’une organisation, favorisant la prise de décision, la réduction des coûts et l’efficience globale de l’entreprise.
La divergence entre la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais
La principale différence entre la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais réside dans leur portée. La gestion des notes de frais est un processus tactique axé sur le suivi, la validation et le remboursement des frais engagés par les employés. À l’inverse, la gestion des dépenses offre une vision stratégique et macroscopique des dépenses totales de l’organisation, englobant (mais non limitée à) les dépenses des employés.
Par exemple, une agence de voyages pourrait utiliser un outil de gestion des notes de frais tel qu’Expensify pour suivre les coûts de déplacement de ses employés, tout en s’appuyant simultanément sur un outil de gestion des dépenses tel que Coupa pour avoir une vue d’ensemble de toutes les dépenses de l’entreprise, incluant les campagnes marketing, les contrats fournisseurs et les investissements dans l’infrastructure informatique. Cette perspective globale est essentielle pour identifier de plus larges opportunités d’économies et stimuler l’amélioration des processus.
Différences à 10 000 pieds
Si la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais ont des points communs, elles ne sont pas identiques. Comprendre leurs fonctions et usages spécifiques est essentiel pour les organisations souhaitant gérer efficacement leurs coûts.
La gestion des dépenses fournit une vue panoramique de toutes les dépenses organisationnelles (y compris le suivi des notes de frais), favorisant la réduction des coûts et les gains d’efficacité sur l’ensemble des processus d’approvisionnement.
En revanche, la gestion des notes de frais se concentre sur les dépenses engagées par les employés, afin de garantir le respect des politiques, de prévenir la fraude et de simplifier les remboursements. Autrement dit, les solutions de gestion des dépenses sont généralement plus orientées vers le contrôle des coûts et peuvent être considérées comme des outils proactifs de gestion de trésorerie.
Un concept un peu étrange pour de nombreuses entreprises SaaS soutenues par des investisseurs en capital-risque cherchant à privilégier la croissance à tout prix, la gestion des dépenses est souvent négligée dans les startups en phase de démarrage. Le déclic pour la mise en place de contrôles des dépenses survient généralement lorsqu’un responsable financier mécontent découvre une facture en retard pour un événement marketing datant de plusieurs mois, ou lorsqu’un directeur commercial trop enthousiaste soumet des notes de frais pour un voyage client avec dîners de steak et de homard, sans approbation préalable.
Ce n’est pas toujours la faute du Marketing ou des Ventes, mais c’est presque toujours le cas.
Avec la multiplication des outils SaaS, qui devient un défi pour les équipes financières et informatiques à suivre, la première étape vers des processus plus rigoureux ressemble souvent à un suivi des abonnements.
Dans le contexte économique actuel, les entreprises doivent maîtriser ces deux disciplines pour renforcer leur rentabilité. Utiliser les bons outils SaaS peut les y aider, en offrant une stratégie efficace de gestion des coûts et de création de valeur.
La voie rapide vers de meilleures marges
Plutôt que d’attendre qu’un cadre mécontent vous reproche un oubli, ou pire, d’être ce cadre mécontent, prenez les devants, identifiez ce qui vous échappe et impressionnez votre conseil ainsi que votre CEO.
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