Gestion des dépenses vs gestion des frais : Guide complet
« Gestion des dépenses » et « gestion des notes de frais » – ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable dans le monde de l’entreprise. Bien que, en tant que concepts, ils présentent des similarités, il est important de comprendre qu’il s’agit d’idées différentes avec leurs propres subtilités opérationnelles. Examinons l’essence de chaque terme, expliquons les différences entre la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais, et présentons des exemples d’outils SaaS qui facilitent chacun de ces processus.
Différences entre coûts, dépenses & notes de frais
Il est important de commencer par un peu de confusion. Je plaisante (en partie).
J’ai vu différents articles de blog affirmer qu’il existe une différence fondamentale entre les termes coût, dépense et note de frais… mais je n’y adhère pas. Coûts = Dépenses = Notes de frais.
Temps pour la mise en garde. Il y a des cas où ces termes sont utilisés différemment. La gestion des notes de frais fait souvent spécifiquement référence aux dépenses remboursables et aux comptes associés. Les comptables ont tendance à appeler toutes les dépenses « dépenses » (c’est-à-dire les coûts associés à l’activité), cependant, chaque fois que vous parlez de gestion des notes de frais, le terme « note de frais » fait probablement référence au processus d’approbation, de suivi et de remboursement des dépenses engagées par les employés de l’entreprise.
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Définition de la gestion des dépenses
La gestion des dépenses fait référence à la stratégie globale et aux initiatives employées par les organisations pour maîtriser et optimiser leurs dépenses sur l’ensemble du cycle d’approvisionnement. Cela inclut tout, de l’identification d’un besoin à sa satisfaction via la recherche de fournisseurs, l’achat, la réception et le paiement.
Un outil comme Coupa, une plateforme cloud de gestion des dépenses, propose une solution intégrée couvrant les achats, la facturation et la gestion des notes de frais, offrant une visibilité complète sur toutes les catégories de dépenses de l’entreprise. Cette vision claire permet aux entreprises de comprendre leurs schémas de dépenses, de repérer les inefficacités et de mettre en place des stratégies d’amélioration. Les entreprises utilisant la gestion des dépenses bénéficient d’une meilleure visibilité des budgets et de workflows d’approbation plus accessibles pour contrôler les dépenses « sauvages » et imposer des examens plus rigoureux.
Les secteurs comme la fabrication, le commerce de détail ou la logistique, qui gèrent des processus d’approvisionnement complexes, adoptent souvent des stratégies de gestion des dépenses rigoureuses. Ces industries, du fait de la diversité et du volume de leurs achats, tirent un avantage considérable des gains d’efficacité et de la réduction des coûts que procure une gestion complète des dépenses.
Analyse de la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais, composante de la gestion des dépenses, se concentre sur le contrôle et le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés. Cette catégorie englobe les coûts opérationnels comme les voyages, les loisirs et fournitures de bureau payés par les employés dans le cadre de leurs missions.
Une solution SaaS de gestion des notes de frais telle que Expensify ou Concur propose un processus simplifié pour suivre, déclarer et rembourser ces frais. Avec l’automatisation de la capture des reçus, la vérification automatisée de la conformité des politiques et un remboursement rapide, ces outils facilitent et accélèrent la gestion des notes de frais.
La gestion des notes de frais est essentielle pour les secteurs où les dépenses des employés sont importantes, comme le conseil, les ventes ou les sociétés de services. Ces domaines exigent un suivi rigoureux des dépenses individuelles afin de garantir une facturation précise des clients et le remboursement des employés.
Méthodes de gestion des notes de frais
J’ai déjà parlé des logiciels mais il y a plus d’une façon de faire les choses (bien que je recommande de ne pas faire de mal aux animaux et d’opter plutôt pour un logiciel). Voici les méthodes les plus courantes utilisées par les professionnels pour gérer les notes de frais.
Papier & crayon
La gestion traditionnelle des notes de frais consiste à conserver et trier physiquement les reçus, à écrire les dépenses dans un carnet ou un registre, et à additionner les montants manuellement. Bien que simple, cette méthode est chronophage et sujette aux erreurs humaines. De plus, organiser et retrouver des reçus papier peut s’avérer difficile, surtout pour les entreprises qui gèrent beaucoup de dépenses.
Tableurs
Un cran au-dessus du papier, de nombreuses entreprises utilisent Excel ou Google Sheets pour la gestion des notes de frais. Cela consiste généralement à enregistrer chaque dépense dans un tableau dédié, souvent classé par type, date ou projet. Les tableurs peuvent calculer automatiquement les totaux et fournir une analyse de base. Cependant, ce système nécessite toujours une saisie manuelle, et sa complexité croît avec le volume des transactions. De plus, les tableurs n’offrent pas de solution simple pour la gestion des reçus ou l’intégration aux autres systèmes financiers, entraînant fragmentation et inefficacité.
Logiciels
Un logiciel de gestion des dépenses fait entrer ce processus fastidieux dans le XXIe siècle en automatisant de nombreuses tâches manuelles et en offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses. Le principal avantage d’un logiciel de gestion des dépenses est qu’il permet aux utilisateurs de capturer et de télécharger facilement leurs reçus numériquement, de catégoriser les dépenses et de soumettre des rapports pour validation, le tout au sein de la plateforme.
Le logiciel peut s’intégrer à d’autres systèmes financiers pour un transfert de données sans friction, réduisant ainsi le risque d’erreurs. De plus, ces solutions intègrent souvent des fonctionnalités analytiques, fournissant des informations précieuses sur les habitudes de dépense, ce qui aide à l’élaboration de budgets et à la prise de décisions stratégiques. Le logiciel de gestion des dépenses est la méthode la plus efficace et efficiente, en particulier pour les grandes organisations ou celles avec des dépenses importantes engagées par les employés.
Cela conduit aussi à ce que les cadres dirigeants saisissent correctement leurs dépenses !
Fonctionnalités les plus utiles des solutions de gestion des dépenses
Toute solution qui aide à maîtriser les dépenses de l’entreprise, garantir des notes de frais précises, et améliorer la structure tarifaire doit être prise en compte ; cependant, il existe un certain nombre de fonctionnalités cruciales que les logiciels de gestion des dépenses doivent vous aider à atteindre. Celles-ci se sont historiquement avérées les plus utiles pour moi.
Automatisation du Comptes Fournisseurs (AP)
L’automatisation joue un rôle important tant dans la gestion des dépenses que dans la gestion des frais. Elle simplifie le processus d’approbation et de paiement des factures, réduit les efforts manuels et minimise les erreurs. Dans le contexte de la gestion des dépenses, l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) — une fonctionnalité intégrée à nombre des meilleurs logiciels de comptabilité fournisseurs — offre une vue d’ensemble intégrée de toutes les dépenses à l’échelle de l’entreprise, permettant d’analyser les tendances de dépenses et d’identifier des opportunités d’économies.
En ce qui concerne la gestion des frais, l’automatisation AP garantit un traitement efficace des dépenses des employés, depuis les vérifications de cartes de crédit d’entreprise et la soumission des reçus jusqu’au remboursement, favorisant la transparence et le respect des politiques internes. Des outils comme AvidXchange et Bill.com proposent l’automatisation AP, améliorant l’efficacité, réduisant le risque de fraude et offrant une vue financière plus claire de l’entreprise.
En adoptant l’automatisation AP, les entreprises peuvent gagner un niveau supplémentaire de contrôle et d’optimisation, renforçant encore leurs pratiques de gestion des dépenses et frais.
Mises à jour en temps réel
Les mises à jour en temps réel des dépenses et des achats sont essentielles pour les entreprises pour plusieurs raisons.
- Amélioration de la prise de décision : Avoir accès à des données en temps réel garantit que la direction peut prendre des décisions opportunes et éclairées, basées sur les informations les plus précises et récentes. Cela permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux évolutions et d’allouer leurs ressources de manière optimale.
- Meilleure gestion de la trésorerie : Une visibilité en temps réel sur les dépenses et les tendances permet de mieux anticiper et gérer la trésorerie. Ainsi, les entreprises peuvent planifier les dépenses futures, éviter les pénuries de liquidités et assurer leur stabilité financière.
- Contrôle des coûts : Des mises à jour immédiates permettent aux entreprises de détecter et de corriger rapidement toute dérive budgétaire. Une détection précoce des écarts budgétaires aide à éviter que de petits problèmes ne deviennent de grandes difficultés financières.
- Transparence accrue : Cette visibilité peut améliorer le respect des règles, réduire la fraude et encourager la responsabilité et l’engagement dans la gestion des dépenses.
Remboursement accéléré : Dans le cas des frais des employés, les mises à jour en temps réel garantissent que les remboursements peuvent être traités rapidement, ce qui augmente la satisfaction des collaborateurs.
Fonctionnalités de budgétisation
Les logiciels de gestion des dépenses jouent un rôle clé dans la budgétisation, en apportant structure, automatisation, contrôles et analyses approfondies au pilotage des dépenses d’entreprise et de la trésorerie. Voici de quelles manières :
- Prévisions : Grâce à l’accès à l’historique des dépenses, le logiciel de gestion des dépenses permet d’anticiper les tendances des dépenses futures. Cette approche basée sur les données rend la planification budgétaire plus précise et performante.
- Processus automatisés : Les solutions de gestion des dépenses automatisent divers aspects du suivi budgétaire, y compris les workflows d’approbation des dépenses et le suivi en temps réel des dépenses par rapport au budget. Cela permet de gagner un temps précieux et limite les erreurs humaines.
- Reporting et analyse : Ces plateformes sont souvent dotées de fonctionnalités de rapports et d’analyses, offrant une visibilité sur les schémas de dépenses, identifiant des opportunités d’économies et soutenant la prise de décisions stratégiques concernant le budget.
- Conformité : En fixant des plafonds de dépenses prédéfinis dans le logiciel en fonction du budget, l’entreprise peut assurer le respect de sa politique interne et prévenir les dépassements.
Intégration : Le logiciel de gestion des dépenses peut souvent être intégré à d’autres systèmes financiers, tels qu’un logiciel de comptabilité ou un ERP, garantissant un flux d’informations fluide et une gestion budgétaire plus cohérente.
En améliorant la visibilité, en permettant un suivi en temps réel, en automatisant les processus et en fournissant des informations précieuses, un logiciel de gestion des dépenses peut considérablement améliorer l'efficacité de la budgétisation et contribuer à une meilleure gestion financière dans son ensemble.
Des intégrations appropriées
L'intégration d'un logiciel de gestion des dépenses avec les systèmes comptables apporte de nombreux avantages et s'avère essentielle pour une gestion financière efficace.
- Précision améliorée : La saisie manuelle des données entre les systèmes est sujette à des erreurs humaines et des incohérences. L'intégration entre le logiciel de gestion des dépenses et les systèmes comptables permet d'automatiser le transfert des données, éliminant ainsi les erreurs de saisie et augmentant la précision des données.
- Efficacité en temps et en coût : La saisie manuelle des données prend du temps et nécessite des ressources considérables. En automatisant ce processus, les entreprises peuvent gagner un temps précieux et réduire leurs coûts opérationnels.
- Mises à jour en temps réel : Les intégrations sont cruciales afin de garantir que toute modification apportée dans le système de gestion des dépenses soit automatiquement répercutée dans le système comptable, fournissant ainsi des données financières à jour et précises tout en évitant des investigations coûteuses et des résolutions de problèmes.
- Processus simplifiés : Le transfert automatisé de données entre les systèmes fluidifie les opérations financières, accroissant la productivité et l'efficacité. Par exemple, les détails des achats peuvent être renseignés automatiquement dans le système comptable pour un traitement et un paiement des factures plus rapides.
- Visibilité et contrôle accrus : L'intégration permet aux équipes financières d'avoir une vue d'ensemble des dépenses de l'organisation dans le contexte de l'ensemble des données financières. Cette vision globale favorise une meilleure planification financière, une budgétisation optimisée et un meilleur contrôle.
- Audit et conformité : Une circulation fluide des données entre les systèmes de gestion des dépenses et les systèmes comptables garantit une traçabilité d'audit complète et précise. Cela simplifie le processus d'audit, facilite la mise en conformité et aide à déceler les anomalies ou activités frauduleuses.
En somme, l'intégration d'un logiciel de gestion des dépenses avec les systèmes comptables représente un choix stratégique qui peut grandement améliorer les opérations financières d'une organisation, menant à de meilleures prises de décision, à des économies et à une efficacité accrue de l'entreprise.
La divergence entre gestion des dépenses et gestion des frais
La principale différence entre la gestion des dépenses et la gestion des frais réside dans leur portée. La gestion des frais est un processus tactique qui consiste à suivre, valider et rembourser les frais des employés. À l’inverse, la gestion des dépenses adopte une vision stratégique et globale des dépenses totales de l’organisation, incluant (mais pas seulement) les frais des employés.
Par exemple, une société de gestion de voyages peut utiliser un outil de gestion des frais comme Expensify pour suivre les frais de déplacement de ses employés, tout en tirant parti d'un outil de gestion des dépenses comme Coupa pour avoir une vue d'ensemble sur toutes les dépenses de l'entreprise, y compris les campagnes marketing, les contrats fournisseurs et les investissements en infrastructures informatiques. Cette approche globale est essentielle pour identifier de plus larges opportunités de réduction des coûts et pour améliorer les processus.
Différences vues d’en haut
Bien que la gestion des dépenses et la gestion des frais aient des éléments communs, elles ne sont pas identiques. Comprendre leurs fonctions et applications spécifiques est essentiel pour les organisations qui souhaitent maîtriser efficacement leurs coûts.
La gestion des dépenses offre une vision panoramique de tous les coûts de l'organisation (y compris le suivi des frais), favorisant la réduction des coûts et les gains d'efficacité sur l'ensemble des processus d'approvisionnement.
À l’inverse, la gestion des frais se concentre sur les coûts engagés par les employés afin de garantir le respect des politiques, prévenir la fraude et optimiser les remboursements. En d’autres termes, les solutions de gestion des dépenses sont généralement plus axées sur le contrôle des coûts et peuvent être considérées comme des solutions de gestion proactive de la trésorerie.
Concept encore étranger pour bon nombre d’entreprises SaaS soutenues par le capital-risque qui cherchent à croître à tout prix, la gestion des dépenses est bien souvent négligée dans les jeunes startups. Le déclic pour mettre en place des contrôles de dépenses se produit généralement lorsqu’un responsable financier énervé découvre une facture en retard pour un événement marketing d’il y a plusieurs mois, ou lorsqu’un responsable commercial trop enthousiaste impute à l’entreprise un voyage de prospection avec dîners steak et homard pour un client, sans aucune approbation préalable.
Ce n’est pas toujours la faute du marketing ou des ventes, mais c’en est presque toujours la cause.
Face à la multiplication des outils SaaS qui compliquent la tâche des équipes financières et informatiques, la première étape vers des processus plus rigoureux passe souvent par le suivi des abonnements.
Dans le contexte économique actuel, les entreprises doivent manœuvrer habilement ces deux disciplines pour consolider leur rentabilité. L’utilisation des bons outils SaaS permet de relever ce défi, constituant une stratégie efficace pour la gestion des coûts et la création de valeur.
La voie rapide vers de meilleures marges
Au lieu d’attendre qu’un dirigeant irrité vous reproche d’avoir laissé passer quelque chose, ou pire, d’être ce dirigeant irrité, anticipez, repérez vos points faibles, et impressionnez votre conseil d’administration et votre PDG.
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