Gestion des dépenses par rapport à la gestion des frais : guide complet

La « gestion des dépenses » et la « gestion des frais » — ces deux termes sont souvent utilisés indifféremment dans le monde professionnel. Même s’ils présentent des similitudes en tant que concepts, il est important de comprendre qu’il s’agit d’idées différentes, avec leurs propres nuances opérationnelles. Explorons l’essence de chaque terme, expliquons les différences entre la gestion des dépenses et la gestion des frais, et présentons des exemples d’outils SaaS qui contribuent à faciliter chaque processus.

Différences entre les coûts, les dépenses & les frais

Il est important de commencer par dissiper une certaine confusion. Je plaisante (en quelque sorte).

J’ai vu différents articles de blog affirmer qu’il existe une différence fondamentale entre les termes coût, dépense et frais… mais je ne suis pas de cet avis. Coûts = Dépenses = Frais. 

Il est temps d’apporter une nuance. Il existe effectivement des cas où ces termes sont utilisés différemment. La gestion des frais fait souvent spécifiquement référence aux frais remboursables et aux comptes. Les comptables ont tendance à appeler toutes les choses « dépenses », les frais (c’est-à-dire les coûts associés à l’activité professionnelle). Cependant, lorsqu’on parle de gestion des frais, le terme « frais » fait probablement référence au processus d’approbation, de suivi et de remboursement des frais engagés par chaque employé.

Définition de la gestion des dépenses

La gestion des dépenses désigne la stratégie globale et les initiatives mises en œuvre par les organisations afin de contrôler et d’optimiser leurs dépenses tout au long du cycle d’approvisionnement. Cela inclut toutes les étapes, de l’identification d’un besoin à sa satisfaction, en passant par la recherche de fournisseurs, l’achat, la réception et le paiement.

Un outil comme Coupa, une plateforme de gestion des dépenses basée sur le cloud, fournit une solution intégrée couvrant les achats, la facturation et la gestion des frais, offrant une visibilité complète sur toutes les catégories de dépenses de l’entreprise. Cette vision claire permet aux entreprises de comprendre leurs habitudes de dépenses, de repérer les inefficacités et de planifier des améliorations. Les entreprises qui utilisent la gestion des dépenses bénéficient d’une visibilité plus largement accessible sur les budgets et de circuits d’approbation permettant de limiter les dépenses « incontrôlées » et d’imposer des contrôles plus rigoureux.

Les secteurs tels que l’industrie manufacturière, le commerce de détail et la logistique, qui gèrent des processus d’approvisionnement étendus, mettent souvent en œuvre des stratégies rigoureuses de gestion des dépenses. En raison de l’importance et de la diversité de leurs dépenses, ces secteurs peuvent tirer un grand parti des gains d’efficacité et des réductions de coûts apportés par une gestion complète des dépenses.

Comprendre la gestion des frais

La gestion des frais, une composante de la gestion des dépenses, se concentre sur le contrôle et le remboursement des frais professionnels engagés par les employés. Cette catégorie peut inclure des coûts opérationnels tels que les déplacements, les divertissements et les fournitures de bureau que les employés paient dans le cadre de leurs fonctions.

Une solution SaaS de gestion des frais comme Expensify ou Concur fournit un processus simplifié pour suivre, déclarer et rembourser ces frais. Grâce au suivi automatisé des reçus, aux contrôles de conformité aux politiques et aux processus de remboursement rapides, ces outils simplifient et accélèrent la gestion des frais.

La gestion des frais est un aspect essentiel pour les secteurs caractérisés par un volume élevé de frais engagés par les employés, tels que le conseil, la vente et les entreprises de services professionnels. Ces secteurs nécessitent un suivi minutieux des frais individuels afin de garantir une facturation précise des clients et le remboursement des employés.

Méthodes de gestion des frais

J’ai déjà parlé un peu des logiciels, mais il existe plus d’une façon de gérer les frais (même si je recommande de ne pas faire de mal aux animaux et d’utiliser simplement un logiciel à la place). Voici les méthodes les plus courantes utilisées par les professionnels pour gérer les frais.

Stylo & papier

La gestion traditionnelle des frais consiste à conserver et trier physiquement les reçus, à noter les frais dans un registre ou un carnet et à additionner manuellement les coûts. Cette approche, bien que simple, peut être chronophage et sujette aux erreurs humaines. En outre, il peut être difficile de suivre et d’organiser les reçus papier, en particulier pour les grandes entreprises dont les dépenses sont plus importantes.

Tableurs

Constituant une étape supérieure au stylo et au papier, de nombreuses entreprises utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs frais. En général, cela consiste à saisir chaque frais dans un tableur dédié, souvent classé par type, date ou projet. Les tableurs peuvent calculer automatiquement les totaux et fournir une analyse de base des données. Cependant, cette méthode nécessite toujours une saisie manuelle des données, et sa complexité peut augmenter avec le volume des transactions. Les tableurs ne permettent pas non plus de stocker facilement les reçus ni de s’intégrer à d’autres systèmes financiers, ce qui peut entraîner des processus fragmentés et inefficaces.

Logiciels

Les logiciels de gestion des dépenses font entrer ce processus fastidieux dans le XXIe siècle en automatisant de nombreuses tâches manuelles et en offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses. Le principal avantage des logiciels de gestion des dépenses est qu’ils permettent aux utilisateurs de numériser et de téléverser facilement les justificatifs, de catégoriser les dépenses et de soumettre des rapports pour approbation, le tout au sein de la plateforme.

Le logiciel peut s’intégrer à d’autres systèmes financiers pour assurer un transfert fluide des données, réduisant ainsi le risque d’erreurs. De plus, ces solutions incluent souvent des fonctionnalités d’analyse qui fournissent des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, ce qui contribue à la budgétisation et à la prise de décisions stratégiques.

Les logiciels de gestion des dépenses constituent la méthode la plus efficace, en particulier pour les grandes organisations ou celles qui gèrent un volume important de dépenses engagées par leurs employés. Des options spécialisées, telles que les logiciels de gestion des dépenses pour les organisations à but non lucratif et les logiciels destinés au secteur de la santé, peuvent également répondre aux besoins spécifiques du secteur en matière de rapports et de conformité.

Ils permettent également aux cadres dirigeants de gérer efficacement leurs dépenses, comme il se doit !

Fonctionnalités les plus utiles des logiciels de gestion des dépenses

Tout outil qui contribue à maîtriser les dépenses de l’entreprise, à garantir l’exactitude des rapports de dépenses et à améliorer la structure de tarification doit être pris en considération ; toutefois, les logiciels de gestion des dépenses doivent vous aider à atteindre un certain nombre d’objectifs fonctionnels. Historiquement, ce sont ceux qui m’ont été les plus utiles.

Automatisation des comptes fournisseurs (AP)

L’automatisation joue un rôle important à la fois dans la gestion des dépenses et dans la gestion des frais professionnels. Elle rationalise le processus d’approbation et de paiement des factures, réduisant les efforts manuels et limitant les erreurs. Dans le contexte de la gestion des dépenses, l’automatisation des comptes fournisseurs — une fonctionnalité intégrée à bon nombre des meilleurs logiciels de gestion des comptes fournisseurs — offre une vue intégrée de toutes les dépenses de l’entreprise, permettant aux organisations d’analyser les habitudes de dépenses et d’identifier des possibilités de réduction des coûts. 

En ce qui concerne la gestion des frais professionnels, l’automatisation des comptes fournisseurs garantit une gestion efficace des dépenses des employés, depuis les audits des cartes de crédit de l’entreprise et la soumission des justificatifs jusqu’au remboursement, favorisant ainsi la transparence et le respect des politiques. Des outils tels qu’AvidXchange et Bill.com proposent l’automatisation des comptes fournisseurs, ce qui améliore l’efficacité, réduit le risque de fraude et offre une vision plus claire de la situation financière de l’entreprise.

En adoptant l’automatisation des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent bénéficier d’un niveau supplémentaire de contrôle et d’optimisation, améliorant encore leurs pratiques de gestion des dépenses et des frais professionnels.

Mises à jour en temps réel

Les mises à jour en temps réel des frais et des dépenses sont essentielles pour les entreprises pour plusieurs raisons.

1. Amélioration de la prise de décisions : L’accès aux données en temps réel permet à la direction de prendre rapidement des décisions éclairées sur la base des informations les plus précises et les plus à jour. Les entreprises peuvent ainsi s’adapter rapidement aux changements et affecter leurs ressources de manière optimale.
2. Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : La visibilité en temps réel sur les dépenses et les habitudes de dépenses contribue à prévoir et à gérer plus efficacement les flux de trésorerie. Les entreprises peuvent ainsi planifier leurs dépenses futures, éviter les pénuries de liquidités et assurer leur stabilité financière.
3. Contrôle des coûts : Les mises à jour immédiates permettent aux entreprises de détecter et de résoudre rapidement les problèmes de dépassement des dépenses. La détection précoce des écarts budgétaires peut contribuer à éviter que de petits problèmes ne se transforment en difficultés financières importantes.
4. Transparence accrue : Cette visibilité peut améliorer la conformité, réduire la fraude et encourager la responsabilité et la redevabilité en matière de dépenses.

Remboursements plus rapides : En ce qui concerne les dépenses des employés, les mises à jour en temps réel garantissent que les remboursements peuvent être traités rapidement, ce qui accroît la satisfaction des employés.

Fonctionnalités de budgétisation

Les logiciels de gestion des dépenses jouent un rôle essentiel dans la budgétisation en apportant structure, automatisation, contrôles et analyses plus approfondies au processus de gestion des dépenses de l’entreprise et des flux de trésorerie. Voici comment :

1. Prévisions : Avec un accès aux données historiques de dépenses, les logiciels de gestion des dépenses peuvent aider à prévoir les tendances futures en matière de dépenses. Cette approche fondée sur les données permet une planification budgétaire plus précise et plus efficace.
2. Processus automatisés : Les outils de gestion des dépenses peuvent automatiser divers éléments de la gestion budgétaire, notamment les flux de validation des dépenses et le suivi des dépenses par rapport au budget. Cela peut faire gagner beaucoup de temps et réduire les risques d'erreur humaine.
3. Rapports et analyses : Ces plateformes incluent souvent des fonctionnalités de création de rapports et d'analyse, qui peuvent fournir des informations sur les habitudes de dépenses, identifier des possibilités de réduction des coûts et favoriser la prise de décisions stratégiques liées au budget.
4. Conformité : En définissant dans le logiciel des limites de dépenses prédéfinies fondées sur le budget, les entreprises peuvent garantir le respect des politiques et prévenir les dépassements budgétaires.

Intégration : Les logiciels de gestion des dépenses peuvent souvent être intégrés à d'autres systèmes financiers, tels que les logiciels de comptabilité ou les progiciels de gestion intégrés, afin d'assurer une circulation fluide des données et une gestion budgétaire plus cohérente.

En améliorant la visibilité, en permettant un suivi en temps réel, en automatisant les processus et en fournissant des informations précieuses, les logiciels de gestion des dépenses peuvent considérablement améliorer l'efficacité de la budgétisation et contribuer à une meilleure gestion financière globale.

Des intégrations appropriées

L'intégration des logiciels de gestion des dépenses avec les systèmes comptables offre de nombreux avantages et s'avère essentielle à une gestion financière efficace.

1. Précision accrue : La saisie manuelle des données entre les systèmes peut être sujette aux erreurs humaines et aux incohérences. L'intégration entre les systèmes de gestion des dépenses et les systèmes comptables contribue à automatiser le transfert des données, à éliminer les erreurs de saisie et à améliorer l'exactitude des données.
2. Gain de temps et réduction des coûts : La saisie manuelle des données prend du temps et nécessite des ressources considérables. En automatisant ce processus, les entreprises peuvent gagner un temps précieux et réduire leurs coûts opérationnels.
3. Mises à jour en temps réel : Les intégrations sont essentielles pour garantir que toute modification apportée dans le système de gestion des dépenses soit automatiquement répercutée dans le système comptable, fournissant ainsi des données financières à jour et exactes et réduisant les investigations et le dépannage coûteux.
4. Processus rationalisés : Le transfert automatisé des données entre les systèmes rationalise les opérations financières et améliore la productivité et l'efficacité. Par exemple, les détails des achats peuvent être automatiquement renseignés dans le système comptable afin d'accélérer le traitement et le paiement des factures.
5. Visibilité et contrôle renforcés : L'intégration permet aux équipes financières d'avoir une vision globale des dépenses de l'organisation dans le contexte de données financières plus larges. Cette vue d'ensemble facilite la planification financière, la budgétisation et le contrôle.
6. Audit et conformité : Une circulation fluide des données entre les systèmes de gestion des dépenses et les systèmes comptables garantit une piste d'audit complète et exacte. Elle simplifie le processus d'audit, favorise la conformité et contribue à détecter les anomalies ou activités frauduleuses.

En somme, l'intégration des logiciels de gestion des dépenses aux systèmes comptables constitue une décision stratégique susceptible d'améliorer considérablement les opérations financières d'une organisation, entraînant une meilleure prise de décision, des économies de coûts et une efficacité globale accrue de l'entreprise.

La divergence entre la gestion des dépenses et la gestion des frais

La principale distinction entre la gestion des dépenses et la gestion des frais réside dans leur portée. La gestion des frais est un processus tactique axé sur le suivi, la validation et le remboursement des frais engagés par les employés. En revanche, la gestion des dépenses offre une vision stratégique et macroscopique des dépenses totales de l'organisation, intégrant notamment, mais sans s'y limiter, les frais des employés.

Par exemple, une société de gestion des voyages peut utiliser un outil de gestion des frais comme Expensify pour suivre les coûts de déplacement de ses employés, tout en s'appuyant sur un outil de gestion des dépenses comme Coupa pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les dépenses de l'entreprise, notamment les campagnes marketing, les contrats fournisseurs et les investissements dans l'infrastructure informatique. Cette perspective globale est essentielle pour identifier des possibilités plus larges de réduction des coûts et favoriser l'amélioration des processus.

Les différences vues de haut

Bien que la gestion des dépenses et la gestion des frais partagent certains éléments, elles ne sont pas identiques. Comprendre leurs fonctions et applications propres est essentiel pour les organisations qui souhaitent gérer efficacement leurs coûts.

La gestion des dépenses offre une vue panoramique de toutes les dépenses de l'organisation (y compris le suivi des frais), favorisant les réductions de coûts et les gains d'efficacité dans l'ensemble des processus d'approvisionnement. 

En revanche, la gestion des frais se concentre sur les coûts engagés par les employés afin de garantir le respect des politiques, de prévenir la fraude et de rationaliser les remboursements. En d'autres termes, les solutions de gestion des dépenses sont généralement davantage axées sur le contrôle des coûts et peuvent être considérées comme des solutions proactives de gestion de trésorerie.

Concept quelque peu étranger pour de nombreuses entreprises SaaS financées par des fonds de capital-risque qui cherchent à croître à tout prix, la gestion des dépenses est souvent négligée dans les startups en phase de démarrage. Le déclencheur de la mise en place de contrôles des dépenses survient généralement lorsqu’un responsable financier irrité découvre une facture impayée pour un événement marketing datant de plusieurs mois, ou lorsqu’un responsable commercial un peu trop enthousiaste porte en note de frais un déplacement commercial comprenant des dîners à base de steak et de homard pour un client sans approbation préalable.

Ce n’est pas toujours la faute du marketing et des ventes, mais c’est presque toujours le cas. 

Avec la prolifération des piles d’outils SaaS, qui complique le suivi pour les équipes financières et informatiques, la première incursion dans des processus plus rigoureux consiste souvent à suivre les abonnements.

Dans le contexte économique actuel, les entreprises doivent naviguer habilement dans ces deux disciplines afin de renforcer leur résultat net. En s’appuyant sur les bons outils SaaS, les organisations peuvent y parvenir et mettre en place une stratégie efficace de maîtrise des coûts et de création de valeur.

La méthode rapide pour améliorer les marges

Au lieu d’attendre qu’un dirigeant irrité vous reproche d’avoir oublié quelque chose, ou pire, de devoir être ce dirigeant irrité, vous devriez prendre les devants, déterminer ce qui vous échappe et ravir votre conseil d’administration et votre CEO. 

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