Guide simplifié du rapport de dépenses + modèles pour les DAF dans la tech
Créer un rapport de dépenses prend du temps — un temps qui serait mieux utilisé à travailler sur la stratégie, à faire preuve de créativité, ou à faire à peu près n'importe quoi d'autre. Pour remédier à cela, j'ai élaboré un guide riche en ressources pour créer un rapport de dépenses simple, avec des modèles en prime.
J'ai couvert deux façons de créer un rapport de dépenses :
- En utilisant Excel ou Google Sheets
- En utilisant un logiciel de rapport de dépenses
Vous n'êtes pas obligé de créer des rapports à partir de zéro dans l'un ou l'autre cas — les solutions logicielles proposent généralement leurs propres mises en page intégrées, et j'ai partagé quelques modèles à utiliser comme point de départ si vous souhaitez éviter le logiciel.
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Cela dit, passons à la suite.
L'approche traditionnelle du reporting de dépenses
L'approche traditionnelle du reporting de dépenses impliquait de jongler avec des reçus et de remplir des formulaires.
Les équipes passent des heures à documenter méticuleusement chaque repas, course en taxi, et frais de conférence, pour que tout disparaisse ensuite dans un gouffre administratif.
Pour couronner le tout, les documents papier sont sujets aux erreurs, si tant est qu'ils soient encore conservés.
Il est facile de voir pourquoi l'approche traditionnelle, bien intentionnée, mérite d'être reléguée aux livres d'histoire.
Avantages de la modernisation du reporting de dépenses
Les entreprises modernes utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour créer et suivre les rapports de dépenses, car cela :
1. Plus efficace
Saisir des données dans un logiciel est bien plus facile que de transporter des reçus et de consigner manuellement les informations dans des documents papier.
Cette simplicité se traduit par de l'efficacité, permettant à votre équipe de traiter un volume de rapports de dépenses bien plus important sur une période donnée.
2. Mieux pour la transparence
Vous pouvez configurer les autorisations pour que toutes les personnes ayant besoin d'accéder aux rapports de dépenses puissent le faire, garantissant ainsi la transparence financière et minimisant la bureaucratie.
Cela offre également à vous et à votre équipe une visibilité totale sur les dépenses — un manque de visibilité rapide est un véritable problème dans les organisations. Comme l'explique Adriana Carpenter, directrice financière chez Emburse :
« Les entreprises rencontrent des difficultés à obtenir de la visibilité sur les dépenses de leurs collaborateurs. Il peut s'écouler un certain temps avant que [les équipes financières] voient ces dépenses, et cela pose problème. »
3. Modifiable en temps réel
Vous pouvez consulter en temps réel les dépenses et le statut des remboursements grâce à un logiciel de reporting de dépenses, vous assurant ainsi de toujours prendre des décisions avec des informations à jour.
Cela vous donne une visibilité en temps réel sur les finances de votre entreprise, mettant en évidence les possibilités d'économies tant qu'il est encore temps d'agir. De plus, disposer de ces informations en amont facilite grandement votre processus de clôture financière, lorsque ce moment arrive.
4. Avantages fiscaux
Comme vous le savez probablement, de nombreuses dépenses liées à l'activité professionnelle sont déductibles d'impôt. Demander une déduction pour des frais courants, notamment les déplacements, repas, divertissements et fournitures de bureau, peut réduire votre charge fiscale, à condition de disposer des bons justificatifs (comme les reçus et factures comme preuve).
Les entreprises peuvent également récupérer la TVA dans certaines juridictions. Gardez à l'esprit que l'exactitude prime sur la rapidité — un reporting de dépenses inexact ou incomplet augmente le risque de contrôle fiscal ou entraîne des problèmes de conformité.
Principales caractéristiques d'un rapport de dépenses simple
Même s'il est préférable d'utiliser un logiciel, il n'est pas toujours possible d'investir dans une solution, surtout si vous êtes une start-up avec peu de moyens ou peu d'employés.
Si le moment ne semble pas idéal pour investir dans un logiciel de gestion des dépenses, un modèle simple de rapport de dépenses créé avec Microsoft Excel ou Google Sheets fera l'affaire — ce n'est pas parfait, mais déjà bien plus efficace que les registres papier.
Un rapport de dépenses simple est presque toujours une liste détaillée des dépenses avec des informations de base comme le nom de l'employé et la date de soumission. Cela peut sembler trop simpliste.
Privilégiez plutôt la création d'un rapport de dépenses qui reste simple, mais fournit aussi toutes les informations nécessaires. Voici trois éléments clés qui rendent le rapport de dépenses à la fois simple et utile :
Mise en page intentionnelle
Créez une mise en page claire et organisée. Utilisez une mise en forme et un espacement cohérents pour éviter l'encombrement. Une mise en page propre avec des champs clairement étiquetés limite le risque d'oublis.
Juste assez de détails
Ajoutez juste assez de détails — vous voulez toutes les informations pertinentes sans encombrer le rapport.
L’encombrement rend le rapport accablant, augmente les risques d’erreurs et rend l’approbation fastidieuse. Par exemple, il vaut mieux ajouter un champ pour les dépenses de « nourriture » plutôt que de demander aux employés de détailler chaque repas séparément. Si une ligne paraît inhabituellement élevée, c’est à ce moment-là que vous vérifiez les reçus joints.
Directives claires
Fournissez des directives claires, mais seulement lorsque cela est nécessaire. Par exemple, si vos employés voyagent souvent à l’étranger pour affaires, votre rapport de frais de déplacement doit préciser quel taux de change utiliser pour la conversion et rappeler de prendre en compte les frais applicables à la conversion de devises.
Créer un rapport de frais avec un logiciel
Créer un rapport simple est assez facile avec un logiciel. Voici un guide étape par étape pour réaliser votre premier rapport de frais :
- Choisissez un logiciel de gestion des notes de frais : La première étape est... facilitez-vous la tâche en choisissant un bon logiciel de gestion des notes de frais. J’explique ce qu’il faut rechercher dans la prochaine section de cet article.
- Sélectionnez un modèle : La présentation précise de votre rapport de frais dépend du logiciel choisi. Les solutions les plus personnalisables permettront de simplifier ou de compléter davantage le modèle par défaut. Par exemple, le modèle d’Expensify comprend par défaut trois champs (À, De et Montant), mais vous pouvez ajouter des champs personnalisés selon vos besoins :
- Configurez le logiciel : Paramétrez le logiciel selon vos préférences. Toutes les solutions offrent des options de configuration, mais celles-ci varient en fonction de la complexité de l’outil.
- Des outils avancés comme SAP Concur permettent de configurer des circuits d’approbation adaptés à la hiérarchie et aux politiques de votre entreprise.
- Les solutions adaptées aux débutants comme Expensify proposent des options comme l’envoi automatique des rapports de frais à la fréquence de votre choix :
Une fois votre système configuré selon vos préférences, vous pouvez demander à vos employés de commencer à l’utiliser pour soumettre leurs notes de frais.
Évaluer les outils de gestion des notes de frais
Avant d’entrer dans les détails, filtrez la liste des outils selon votre budget.
Les meilleurs logiciels de gestion des notes de frais offrent des fonctionnalités complètes, mais peuvent être onéreux. À l’inverse, des outils moins chers risquent de manquer de fonctionnalités avancées.
Une fois vos options réduites selon la fourchette de prix, il s’agit ensuite de trouver l’outil offrant le meilleur rapport qualité-prix. Pour cela, vous devez comparer les fonctionnalités des solutions étudiées. Voici quelques-unes à considérer :
- Application mobile : Une application mobile permet aux employés de scanner et de soumettre leurs reçus dès qu’ils les reçoivent. Cela minimise le risque d’erreurs et garantit que l’employé n’oublie pas de demander le remboursement de cette dépense.
- Importation de carte de crédit : Vous recevez des relevés mensuels pour une carte de crédit d’entreprise, mais il vous faut toujours saisir ces informations dans votre outil de gestion des notes de frais. La possibilité d’importer les données de transactions de votre relevé élimine la saisie manuelle fastidieuse.
- Codification comptable (GL) : Les codes de grand livre (GL) sont des codes alphanumériques uniques attribués à tous les comptes du grand livre. En associant des codes GL à différents types de dépenses, votre logiciel peut automatiquement affecter les dépenses aux comptes de grand livre correspondants, vous permettant ainsi d’entamer le processus d’automatisation des notes de frais dans son ensemble.
- Suivi des taxes : Le suivi intégré des taxes permet de suivre la taxe de vente et les dépenses déductibles d’impôts, rendant la période fiscale bien moins stressante. Plutôt que de devoir parcourir chaque reçu au moment des impôts, laissez un logiciel suivre ces montants afin que vous puissiez vous consacrer à des tâches requérant une intervention humaine.
- Intégrations : Les intégrations permettent de synchroniser les données entre les systèmes. Votre logiciel de gestion des notes de frais peut avoir besoin de recueillir des données provenant de multiples sources, comme votre logiciel comptable, puis d’indiquer à votre système de paie de déclencher des paiements automatiques en fonction du remboursement total calculé pour toutes les notes de frais approuvées des employés.
La plupart des solutions performantes proposent ces fonctionnalités, mais vous devez également rechercher celles qui correspondent aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Modèles de notes de frais gratuits
Il existe de nombreux modèles de notes de frais disponibles en ligne, ce qui simplifie grandement la création d’un document adapté à vos besoins. Il vous suffit de les télécharger puis de les ajuster selon vos préférences. Par exemple, vous pouvez ajouter un champ de sous-total pour chaque catégorie de dépense, ou une colonne distincte pour la TVA afin de mieux la suivre.
Voici quelques-uns des meilleurs modèles disponibles, que vous dirigiez une société, que vous soyez salarié ou indépendant :
- Modèles gratuits par Smartsheet :
- Modèles gratuits par Clockify :
- Modèles gratuits par Coefficient :
- Modèle de note de frais professionnelle par Zoho
- Modèle de note de frais par HubSpot
Former votre équipe à la gestion des notes de frais
Former efficacement votre équipe à la gestion des notes de frais rend le processus bien plus simple. Voici quelques conseils pour former votre équipe au fil du temps :
- Directives et politiques claires : Commencez par établir des directives et politiques claires en matière de notes de frais. Assurez-vous que tous les employés connaissent les dépenses remboursables, les documents requis pour faire une demande de remboursement, les plafonds de dépenses et les processus d'approbation.
- Proposer des sessions de formation : Formez les employés à utiliser efficacement votre logiciel de gestion des notes de frais. Sensibilisez-les à l’importance d’une documentation précise et au respect des politiques de l’entreprise. Les démonstrations pratiques et les exercices d’entraînement sont de très bonnes méthodes pour renforcer l’apprentissage.
- Montrer l’exemple : Montrez l’exemple à vos employés en respectant vous-même les politiques de reporting et en adoptant des habitudes de dépenses responsables. Les employés sont plus enclins à suivre l’exemple de leur supérieur qu’à simplement appliquer des consignes.
- Retour et accompagnement : Proposez du retour d’information et de l’accompagnement pendant que les employés s’adaptent à votre nouvelle politique de gestion des notes de frais. Encouragez les questions, apportez des conseils et anticipez les éventuels défis qu’ils pourraient rencontrer.
Notes de frais : simplification
Un logiciel de gestion des notes de frais automatise une grande partie du processus. Il simplifie la déclaration pour les employés, vous offre un accès en temps réel aux données de dépenses et réduit le risque d’erreur. Si vous n’êtes pas prêt à investir dans un logiciel, Microsoft Excel ou Google Sheets constituent un bon point de départ.
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