Guide simple du rapport de dépenses + modèles pour les directeurs financiers du secteur technologique
Rédiger un rapport de dépenses prend du temps qui serait mieux employé à travailler sur la stratégie, faire preuve de créativité, ou à accomplir quasiment toute autre tâche. J’ai rassemblé un guide riche en ressources pour créer un rapport de dépenses simple avec des modèles.
J’ai détaillé deux façons de créer un rapport de dépenses : en utilisant Excel ou Google Sheets, ou en utilisant un logiciel de gestion des notes de frais. Dans les deux cas, il n’est pas nécessaire de créer les rapports à partir de zéro : les solutions logicielles offrent généralement des modèles intégrés, et j’ai partagé quelques modèles que vous pouvez utiliser comme point de départ si vous souhaitez éviter d’utiliser un logiciel.
L’approche traditionnelle de la gestion des notes de frais
L’approche traditionnelle de la gestion des notes de frais impliquait de trier les reçus et de remplir des formulaires.
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Les équipes passent des heures à documenter avec précision chaque repas, trajet en taxi et frais de conférence, pour qu’au final tout finisse dans une impasse administrative.
Pour couronner le tout, les dossiers papier sont sujets aux erreurs, s’ils ne sont pas tout simplement oubliés.
Il est facile de comprendre pourquoi cette méthode traditionnelle, bien qu’animée de bonnes intentions, mérite d’être reléguée au passé.
Les avantages de la modernisation de la gestion des notes de frais
Les entreprises modernes utilisent des logiciels de gestion des dépenses pour créer et suivre les rapports de frais, car ils sont :
1. Plus efficaces
Saisir les données dans un logiciel est bien plus simple que de trimballer les reçus et d’enregistrer manuellement les informations sur des documents papier.
Cette simplicité se traduit par une véritable efficacité, permettant à votre équipe de traiter un volume significativement plus important de rapports de frais sur une même période.
2. Mieux pour la transparence
Vous pouvez configurer les autorisations afin que toutes les personnes ayant besoin d’accéder aux rapports de frais y aient accès, garantissant ainsi la transparence financière et minimisant la bureaucratie.
Vous et votre équipe bénéficiez ainsi d’une visibilité totale sur les dépenses — un manque de visibilité en temps voulu est un problème majeur dans de nombreuses organisations. Comme l’explique Adriana Carpenter, directrice financière chez Emburse :
« Les entreprises rencontrent des difficultés à obtenir de la visibilité sur les dépenses effectuées par leurs employés. Il peut parfois s’écouler un long moment avant que [les équipes financières] ne voient ces dépenses, et cela pose problème. »
3. Modifiables en temps réel
C’est un avantage clé des logiciels de gestion des dépenses : vous pouvez consulter les dépenses et le statut des remboursements en temps réel grâce au logiciel, ce qui vous assure de toujours prendre des décisions avec des informations actualisées.
Vous disposez ainsi d’une visibilité en temps réel sur la situation financière de votre entreprise, ce qui permet de détecter des opportunités d’économies tant qu’il est encore possible d’agir. De plus, détenir ces informations à l’avance facilite grandement le processus de clôture financière, lorsque ce moment arrive.
4. Avantages fiscaux
Comme vous le savez sûrement, de nombreuses dépenses professionnelles sont déductibles d’impôts. Déclarer une déduction pour des frais professionnels courants, y compris les voyages, repas, divertissements et fournitures de bureau, peut réduire votre charge fiscale, à condition de disposer des bons justificatifs (comme les reçus et factures en tant que preuves).
Les entreprises peuvent également, dans certaines juridictions, récupérer la taxe de vente. Gardez à l’esprit que la précision est plus importante que la rapidité : des rapports de dépenses inexactes ou incomplets augmentent le risque de contrôle fiscal ou entraînent des problèmes de conformité.
Principales caractéristiques d’un rapport de dépenses simple
Bien qu’il soit préférable d’utiliser un logiciel, il n’est pas toujours possible d’y investir, surtout si vous êtes une start-up avec un budget limité ou si vous avez peu d’employés.
Si ce n’est pas le bon moment pour investir dans un logiciel de gestion des notes de frais, un modèle simple de rapport de dépenses créé avec Microsoft Excel ou Google Sheets fonctionne très bien — ce n’est certes pas parfait, mais cela reste un bien meilleur moyen de reporter ses frais que les documents papier.
Un rapport de dépenses simple se résume presque toujours à une liste détaillée des dépenses avec des informations basiques, telles que le nom de l’employé et la date de soumission du rapport. Cela peut sembler trop minimaliste.
Mieux vaut donc concevoir un rapport qui reste simple, mais qui fournit aussi toutes les informations nécessaires. Voici trois caractéristiques clés qui rendent un rapport de dépenses à la fois simple et utile :
Mise en page soignée
Adoptez une présentation épurée et organisée. Utilisez une mise en forme et un espacement cohérents pour éviter l’encombrement. Un modèle clair avec des champs bien identifiés limite les risques d’omission.
Juste ce qu’il faut de détails
Ajoutez juste le niveau de détail nécessaire—vous voulez toutes les informations pertinentes sans encombrer le rapport.
L’encombrement donne l’impression que le rapport est indigeste, augmentant le risque d’erreurs et rendant l’approbation fastidieuse. Par exemple, il est préférable d’ajouter un champ pour les dépenses « alimentaires » plutôt que de demander aux employés de détailler chaque repas séparément. Si cette ligne semble anormalement élevée, c’est à ce moment-là que vous irez vérifier les reçus joints.
Des consignes claires
Fournissez des consignes claires, mais uniquement lorsque c’est nécessaire. Par exemple, si vos employés voyagent fréquemment à l’étranger pour affaires, votre rapport de frais de déplacement doit indiquer le taux de change à utiliser pour la conversion et leur rappeler de prendre en compte les frais de conversion applicables.
Créer un rapport de dépenses avec un logiciel
Créer un rapport simple est plutôt facile avec un logiciel. Voici un guide étape par étape pour réaliser votre premier rapport de dépenses simple :
- Choisissez un logiciel de gestion des notes de frais : La première étape : simplifiez-vous la vie en choisissant un bon logiciel de gestion des notes de frais. J’ai expliqué ce qu’il faut rechercher dans la prochaine section de cet article.
- Sélectionnez un modèle : La mise en page spécifique de votre rapport de dépenses dépend du logiciel choisi. Les solutions offrant davantage d’options de personnalisation permettent de simplifier ou de complexifier le modèle par défaut. Par exemple, le modèle par défaut d’Expensify comprend trois champs (À, De, Montant), mais vous pouvez ajouter des champs personnalisés selon vos préférences :
- Configurez le logiciel : Configurez le logiciel selon vos préférences. Toutes les solutions offrent des options de configuration, mais celles-ci varient en fonction de la complexité de la solution.
- Les outils avancés comme SAP Concur permettent de configurer des circuits d’approbation adaptés à la hiérarchie et aux règles de votre entreprise.
- Les solutions adaptées aux débutants comme Expensify proposent des options telles que l’envoi automatique des notes de frais à la fréquence qui vous convient :
Une fois que vous avez configuré votre système selon vos préférences, vous pouvez demander à vos employés de l’utiliser pour soumettre leurs notes de frais.
Évaluer les outils de gestion des notes de frais
Avant d’entrer dans les détails, commencez par filtrer la liste des outils en fonction de votre budget.
Les meilleurs outils de gestion des notes de frais offrent un ensemble de fonctionnalités très complet, mais peuvent être onéreux. À l’inverse, les solutions les moins chères peuvent manquer de fonctions avancées.
Une fois vos choix restreints sur la base du prix, la prochaine étape consiste à trouver l’outil présentant le meilleur rapport qualité-prix. Pour cela, il faut comparer les fonctionnalités proposées par chaque solution. Voici quelques fonctionnalités à rechercher :
- Application mobile : Une application mobile permet aux employés de scanner et de soumettre les reçus dès qu’ils les reçoivent. Cela minimise les risques d’erreur et garantit que l’employé n’oublie pas de demander le remboursement de cette dépense.
- Importation de carte de crédit : Vous recevez des relevés mensuels pour une carte de crédit d’entreprise, mais il est toujours nécessaire de reporter ces informations dans votre outil de gestion des notes de frais. La possibilité d’importer les données de transaction à partir de votre relevé élimine le travail fastidieux de saisie manuelle.
- Codification GL : Les codes de Grand Livre (GL) sont des codes alphanumériques uniques attribués à tous les comptes de grand livre. En associant des codes GL aux types de dépenses, votre logiciel peut automatiquement comptabiliser les dépenses dans les comptes de grand livre correspondants, vous lançant ainsi dans le processus d’automatisation des rapports de dépenses dans son ensemble.
- Suivi fiscal : Le suivi fiscal intégré permet de suivre la taxe de vente et les dépenses fiscalement déductibles, rendant la période fiscale beaucoup moins stressante. Au lieu de passer en revue chaque reçu lors de la déclaration, laissez le logiciel faire le suivi pour vous concentrer sur des tâches nécessitant une intervention humaine.
- Intégrations : Les intégrations aident à synchroniser les données entre les systèmes. Votre logiciel de gestion des notes de frais peut avoir besoin de collecter des données provenant de plusieurs sources, telles que votre logiciel de comptabilité, puis indiquer à votre système de paie de déclencher des paiements automatisés en fonction du remboursement total calculé pour tous les rapports de dépenses employés approuvés.
La plupart des solutions correctes proposent ces fonctionnalités, mais vous devez également rechercher des options et capacités adaptées aux besoins de votre entreprise.
Modèles gratuits de rapports de dépenses
De nombreux modèles de rapports de dépenses sont disponibles en ligne pour faciliter grandement le passage de zéro à un. Il suffit de personnaliser ces modèles en fonction de vos besoins : par exemple, ajouter un champ de sous-total pour chaque catégorie de dépense ou une colonne distincte pour la TVA afin d’en simplifier le suivi.
Voici quelques-unes des meilleures ressources, que vous dirigiez une entreprise, travailliez en société ou soyez indépendant :
- Modèles gratuits par Smartsheet :
- Modèles gratuits par Clockify :
- Modèles gratuits par Coefficient :
- Modèle de note de frais par Zoho
- Modèle de note de frais par HubSpot
Former votre équipe à la gestion des notes de frais
Bien former vos collaborateurs à la gestion des notes de frais facilite grandement le processus. Voici quelques méthodes pour entraîner votre équipe durablement :
- Directives et politiques claires a0: Commencez par e9tablir des directives et des politiques de note de frais claires. Assurez-vous que tous les employ e9s connaissent les d e9penses remboursables, les documents requis pour demander un remboursement, les plafonds de d e9penses et les processus d'approbation.
- Proposer des sessions de formation a0: Formez les employ e9s e0 utiliser efficacement votre logiciel de note de frais. Sensibilisez-les e0 l'importance d'une documentation pr e9cise et du respect des politiques de l'entreprise. Des d e9monstrations pratiques et des exercices sont d e9cev e9lents moyens de renforcer l'apprentissage.
- Montrer l e2 exemple a0: Montrez l'exemple e0 vos employ e9s en respectant les politiques de d e9claration et en adoptant des habitudes de d e9penses responsables. Les employ e9s sont plus enclins e0 suivre l e2 exemple de leur responsable plut f4t que de simples instructions.
- Retours et accompagnement a0: Proposez des retours et un accompagnement pendant que les employ e9s assimilent votre nouvelle politique de note de frais. Encouragez les questions, fournissez des conseils et traitez de mani e8re proactive les difficult e9s qu'ils pourraient rencontrer.
Note de frais, simplifi e9e
Un logiciel de note de frais automatise une grande partie du processus de gestion des d e9penses. Il simplifie la d e9claration pour les employ e9s, vous donne acc e8s e0 des donn e9es de d e9penses en temps r e9el et r e9duit le risque d e2 erreur. Si vous n e2 eates pas pr eat e0 investir dans un logiciel, Microsoft Excel ou Google Sheets sont de bonnes solutions de d e9part.
Pr eat e0 renforcer vos comp e9tences de leader financier a0;? Abonnez-vous e0 notre newsletter gratuite pour recevoir des conseils d e2 experts, des guides et des analyses de la part de responsables financiers qui fa e7onnent l b4industrie technologique. a0
