15 meilleures façons de réduire les coûts opérationnels (et de les maintenir bas)
Réduisez les coûts, pas la qualité: Lorsque vous cherchez à réduire les coûts, assurez-vous de choisir des éléments qui n'affecteront pas la productivité ou la satisfaction des employés. Sinon, cela pourrait avoir des conséquences négatives.
Adoptez la technologie: Examinez les solutions technologiques lorsque vous cherchez à réduire les coûts. Les logiciels d'automatisation peuvent aider à diminuer les dépenses tout en fluidifiant les opérations.
Faites appel à des ressources externes: Les freelances et prestataires externes peuvent apporter une contribution significative à votre entreprise, généralement à un coût moindre.
Identifiez les redondances: Y a-t-il des services que vous n’utilisez plus ? Des abonnements inutiles ? Assurez-vous de profiter pleinement de chaque achat pour maximiser votre investissement.
Réduire les coûts opérationnels est indispensable pour les directeurs financiers souhaitant augmenter les bénéfices et rester compétitifs. Le défi, cependant, réside dans le fait de trouver des économies sans nuire à la qualité ni à l'efficacité—plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ?
Forts de plusieurs années d’expérience dans les opérations financières, j’ai appris ce qui fonctionne vraiment pour limiter les coûts. Je comprends les défis auxquels vous faites face—budgets serrés, évolutions économiques, pression constante. C’est pourquoi ce guide est rempli de conseils concrets et pratiques, adaptés à votre réalité.
Ici, vous trouverez des méthodes simples et efficaces pour réduire vos dépenses sans perturber votre activité. Qu’il s’agisse des contrats fournisseurs ou de l’automatisation, ces stratégies vous aideront à économiser. Alors, commençons à faire en sorte que chaque dollar compte !
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Comprendre les coûts opérationnels
Les coûts opérationnels sont les dépenses liées à la gestion quotidienne et à l’entretien de votre entreprise. Ils sont calculés à l’aide de la formule suivante :
Coûts d’exploitation = Coût des marchandises vendues + Charges d’exploitation
- Coût des marchandises vendues (COGs) : Correspondent aux dépenses directes liées à la production des biens et services.
- Charges d’exploitation (OpEx) : Désignent les dépenses indirectes générées par l’activité normale de l’entreprise.
Voici un rapide aperçu des différents types de COGs et de charges d’exploitation que vous pouvez rencontrer :
| Coût des marchandises vendues | Charges d’exploitation |
Main-d’œuvre directement liée à la production | - Vente et marketing - Salaires/taxes sur les salaires - Assurances |
| Matières premières nécessaires à la production des biens et services | - Coûts des matériaux - Fournitures de bureau |
| Taxes sur les installations de production | - Loyer - Services publics - Honoraires juridiques |
| Frais de transport | - Coûts de transport entrant/sortant - Autres frais de livraison |
Les entreprises ne peuvent fonctionner sans couvrir leurs coûts opérationnels, mais ceux-ci ont tendance à rogner sur les bénéfices s’ils ne sont pas gérés correctement. La plupart des dirigeants doivent surveiller à la fois les COGS et les charges d’exploitation pour mesurer ce qui impacte le plus la rentabilité.
En général, ils arrivent tous à la même conclusion : réduction des coûts = plus de revenus.
Mais même les meilleures idées ne garantissent pas d’améliorer les marges de bénéfices. Réduire les dépenses de l’entreprise est une manière plus simple et plus fiable d’augmenter ses profits—c’est pourquoi les gestionnaires préfèrent cette approche. Cependant, il y a aussi un revers de la médaille.
Prenons cet exemple : Une entreprise e-commerce réduit ses dépenses de marketing payant. Cela réduira sans aucun doute ses coûts opérationnels de façon notable, mais en baissant le budget publicitaire, elle prend aussi le risque de voir diminuer le nombre de visiteurs sur son site, ce qui peut impacter les ventes futures.
De plus, cela peut également nuire à la productivité des salariés si ce n’est pas bien géré. Réduire les effectifs signifie confier davantage de responsabilités à moins d’employés, ce qui impacte la satisfaction globale et le flux opérationnel à long terme. Finalement, cette solution n’offre que des gains à court terme.
C’est pourquoi il est important de mettre en œuvre des réductions de coûts selon une stratégie réfléchie, qui cible les bons postes, plutôt que de simplement économiser quelques euros.
15 stratégies pour réduire les coûts opérationnels
Vous ne pensiez tout de même pas que je vous exposerais uniquement le problème sans apporter de solutions ? Voici 15 stratégies que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour réduire efficacement vos coûts opérationnels sur la durée :
1. Adoptez la technologie
La nouvelle technologie vise à améliorer l'efficacité et la productivité, mais elle peut également réduire les coûts opérationnels si elle est mise en œuvre correctement. Parmi celles-ci, j’ai identifié deux systèmes qui peuvent directement réduire les coûts :
Automatisation :
Les outils d’automatisation simplifient les tâches monotones et répétitives afin que les employés puissent se concentrer sur des tâches génératrices de revenus comme l’expérience client, la recherche et le développement de produits.
Par exemple, les outils d’automatisation comptable peuvent faire gagner du temps et du travail aux petites entreprises en effectuant automatiquement les processus financiers. L’automatisation des écritures comptables réduit également les erreurs manuelles, fournissant des données plus précises concernant la trésorerie, les revenus, les dépenses, etc.
Consultez quelques-unes de mes meilleures solutions de logiciels comptables pour avoir une idée de leur impact sur votre entreprise :
Informatique en nuage :
En plus de donner un accès illimité aux données et opérations de l’entreprise depuis n’importe où, l’informatique en nuage réduit également considérablement la maintenance informatique et les mises à niveau pour les deux raisons suivantes :
- Puisqu’elles sont généralement gérées par un tiers, c’est le fournisseur qui est responsable d’assurer la continuité du service.
- Elles fonctionnent selon un modèle de tarification à l’utilisation, si bien que les entreprises ne paient que pour les ressources consommées.
Bien qu’elles existent depuis des années, les entreprises n’ont pas pleinement tiré parti des avantages des solutions cloud, y compris les économies de coûts. Avec plus de la moitié des dirigeants d’entreprise indiquant qu’ils ne constatent pas de retour sur leurs investissements, il reste encore beaucoup à faire pour exploiter ces avantages.
2. Externalisez les fonctions de l’entreprise
Externaliser les fonctions secondaires d’une entreprise permet de réaliser des économies opérationnelles tout en augmentant la productivité et la satisfaction client. Cela permet aux entreprises d’accéder à des talents de qualité et à des opportunités sans les coûts administratifs et salariaux liés à l’embauche d’un employé à temps plein.
De plus, les prestataires tiers assureront un accompagnement opérationnel de bout en bout. Par exemple, un service géré améliorera l’expérience globale du support client avec les meilleurs outils, processus et retours. Au final, il fonctionnera comme une extension de votre entreprise, axée sur l’atteinte de vos objectifs.
3. Concentrez-vous sur des embauches stratégiques
Si l’externalisation ne vous convient pas, il est possible de réduire les coûts opérationnels en recrutant les bons talents.
- Embauchez du personnel polyvalent : Les petites entreprises attendent habituellement de leurs employés qu’ils remplissent plusieurs fonctions. Reconnaître ces attentes dès le processus de recrutement permet de cibler des profils aux compétences multiples. Par exemple, vous pouvez recruter un web designer interne qui pourra aussi participer ponctuellement à des tâches de graphisme.
- Faire appel à des sous-traitants, consultants et freelances : S’appuyer sur du personnel à temps partiel est une excellente méthode pour réduire les dépenses opérationnelles. Vous obtenez un travail de qualité sans la gestion administrative liée au maintien d’un salarié sur la paie. Toutefois, trouver le bon profil peut prendre du temps.
N’oubliez pas qu’il y a une limite aux responsabilités que peuvent assumer les sous-traitants et freelances. Par exemple, les sous-traitants ne seront sans doute pas adaptés pour la vente, mais ils peuvent prendre en charge des tâches comme le développement web, la rédaction, le référencement naturel, la conception graphique ou les services comptables externalisés.
4. Négociez avec les fournisseurs
Vérifier régulièrement les contrats fournisseurs permet de s’assurer que vous en avez pour votre argent. Vous découvrirez ainsi souvent des tarifs et conditions de contrat défavorables qui peuvent être renégociés : conditions de paiement, services, remises, livraisons, etc.
Vous pouvez rendre les contrats fournisseurs plus avantageux en vous concentrant sur :
- Volumes de commandes plus importants pour pouvoir bénéficier de remises sur quantité. Cela fonctionne aussi bien pour les matières premières que pour les logiciels. Par exemple, vous pouvez obtenir un meilleur prix pour votre ERP en optant pour un abonnement plus long ou plus complet.
- Des contrats de plus longue durée donnent aux fournisseurs l’assurance que vous recherchez un engagement sur le long terme. Cela incite les fournisseurs à proposer leurs services et produits à des tarifs plus compétitifs.
- Des conditions contractuelles actualisées peuvent également s’avérer bénéfiques. Par exemple, vous pouvez négocier des délais de livraison plus courts afin de pouvoir livrer vos produits ou services plus rapidement. Globalement, cela permet d’augmenter votre chiffre d’affaires en réduisant votre délai de mise sur le marché.
5. Mettez en Place des Plans de Travail à Distance et Hybrides
La location de bureaux coûte en moyenne aux entreprises entre 5 et 15 % de leurs dépenses opérationnelles totales. Passer à un mode de travail hybride ou entièrement à distance peut permettre de réduire considérablement ces coûts.
Cependant, un article récent du Los Angeles Times a révélé qu’une approche de travail à domicile entièrement à distance réduit la productivité des salariés. Je recommande donc plutôt une organisation hybride. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes : des économies opérationnelles tout en limitant l’impact sur la productivité et le chiffre d’affaires.
Mais n’écartez pas non plus totalement le télétravail intégral. Des entreprises comme Buffer ont connu un grand succès avec un environnement de travail totalement à distance. En fait, ils sont même allés plus loin en instaurant la semaine de travail de 4 jours.
6. Passez en Revue les Avantages Salariés
Le coût des avantages sociaux représente en moyenne environ 30 % de la rémunération totale d’un salarié. Il s’agit d’une part importante du coût global de l’entreprise par salarié. Toutefois, il est risqué de réduire arbitrairement les avantages sociaux sans réflexion, au risque d’engendrer un mécontentement important. Adoptez plutôt une démarche méthodique pour veiller à ce que vos collaborateurs n’en soient pas affectés négativement.
Commencez par analyser l’utilisation réelle des avantages sociaux. Identifiez les plus populaires ainsi que ceux représentant le coût le plus élevé. Ensuite, échangez avec vos salariés. Vérifiez bien quels avantages leur tiennent à cœur et pour quelles raisons.
7. Bénéficiez des Réductions pour Paiement Anticipé
Les fournisseurs accordent couramment des remises aux entreprises qui règlent leurs factures rapidement, notamment les petits fournisseurs pour qui chaque paiement est vital.
Si votre fournisseur propose des remises pour paiement anticipé, commencez à régler vos factures plus tôt pour en profiter. S’il n’en propose pas, négociez cet avantage à l’occasion du renouvellement du contrat. Il y a de fortes chances qu’il accepte si vous êtes un client de longue date avec une bonne solvabilité.
8. Identifiez et Éliminez les Redondances
Analysez la journée type de vos collaborateurs pour repérer les zones de gaspillage. Par exemple, font-ils des déplacements professionnels alors que certaines discussions pourraient se faire en visioconférence ? Utilisent-ils les logiciels de façon optimale ?
Discutez aussi directement avec vos collaborateurs pour détecter des inefficacités à traiter permettant de réduire les coûts opérationnels, et proposez-leur une incitation pour encourager la remontée d’informations.
9. Adoptez une Approche Durable
De nombreuses initiatives responsables peuvent avoir un impact positif sur la planète. Mais puisque nous cherchons ici des solutions pour réduire directement les dépenses, j’ai retenu deux pratiques principales :
- Passer au numérique : Lorsque l’on prend également en compte le coût d’utilisation du papier, le coût total peut facilement doubler ou tripler le coût du papier lui-même. Les entreprises peuvent éliminer complètement ce coût en passant au digital. À la place, stockez vos documents et fichiers sur le cloud. Ils seront plus facilement accessibles, occuperont moins d’espace, et la maintenance sera moins chère.
- Adopter l’efficacité énergétique : Les chefs d’entreprise peuvent investir dans des technologies comme les panneaux solaires pour générer de l’électricité dans les bureaux, usines, entrepôts, etc. Cela vous permettra d’économiser de l’argent sur le long terme. De plus, vous pouvez être éligible à des crédits d’impôt locaux ou régionaux en mettant en place des pratiques durables.
10. Arrêtez de Payer des Abonnements Inutilisés
Bien que les abonnements oubliés ne semblent pas être un gros problème, les entreprises paient peut-être plus que nécessaire ou attendu (c.-à-d. payer pour des places ou des services supplémentaires qu’elles n’utilisent pas dans leur ensemble de logiciels comptables actuel).
Les entreprises peuvent choisir de rétrograder leur service vers une formule plus adaptée, négocier une meilleure offre, ou passer à la version gratuite. Une autre solution pertinente consiste à regrouper les services d’un même fournisseur. Par exemple, au lieu d’utiliser Zoom pour les visioconférences et Google Drive pour les fichiers, vous pourriez envisager Microsoft Teams qui offre les deux.
11. Exploitez les Analyses Décisionnelles
Réduire les coûts, ce n’est pas juste lancer des idées au hasard et espérer qu’elles fonctionnent (enfin, vous pouvez le faire, mais ce n’est pas recommandé). Une meilleure approche consiste à utiliser les données existantes sur les coûts afin d’identifier et d’optimiser les dépenses. Cependant, cela peut être complexe si votre entreprise est grande et comprend de nombreux éléments mobiles.
C’est là qu’un ERP peut vous aider. Il connecte les divers processus de l’entreprise afin d’apporter une vision d’ensemble, des ventes et du marketing à la gestion des stocks et des livraisons. Les ERP offrent aussi des outils d’analyse prédictive pour évaluer les besoins futurs de la chaîne d’approvisionnement, de la maintenance, des effectifs, etc.
12. N’ayez Pas Peur de Comparer
Nous avons déjà évoqué ce sujet plus haut concernant les contrats fournisseurs et la réduction du gaspillage. Cependant, chercher des alternatives ne doit pas se limiter à un examen annuel.
Nous sommes des êtres d’habitude. On aime s’en tenir à ce qui fonctionne pour le moment. Mais parfois, de meilleures options existent : nouvelles technologies, alternatives moins chères, meilleures offres, etc. Restez à l’affût des alternatives moins coûteuses à ce que vous utilisez actuellement. Vous pouvez soit passer au nouveau produit, soit vous servir de ce changement pour négocier une meilleure offre avec votre fournisseur actuel.
13. Définissez des Politiques de Dépenses Claires
Si votre entreprise rembourse les frais de vos employés, pensez à mettre en place des règles claires sur les plafonds quotidiens de carte, les frais de déplacement et les formats de rapport à respecter. Des limites claires permettent aux salariés de ne pas abuser de la carte de crédit de la société tout en limitant les dépenses superflues.
14. Rationalisez les Interactions avec vos Clients
Les clients préfèrent encore les interactions humaines lorsqu’ils traitent avec une entreprise. Mais offrir une expérience humaine peut coûter cher.
Les entreprises peuvent abaisser ces coûts en qualifiant les demandes clients. Elles peuvent utiliser des technologies comme les chatbots IA pour répondre aux questions simples tout en orientant les demandes plus complexes vers un représentant du service client.
Une autre approche consiste à investir dans la création d’un centre d’aide avec une documentation détaillée pour résoudre de nombreux cas de figure. Les clients peuvent s’en servir pour trouver leurs propres réponses, et les conseillers l’utiliser pour les accompagner.
15. Analysez et Ajustez en Continu
Vous avez tout mis en place pour réduire vos coûts opérationnels. Mais cela ne signifie pas que tout est parfait. Certaines zones et procédures peuvent encore nécessiter une optimisation supplémentaire pour baisser les coûts.
Pour repérer ces secteurs, vous devez surveiller en permanence les processus actuels et nouveaux, les comparer aux données historiques, et faire les ajustements nécessaires pour tirer le meilleur de vos évolutions. Implémenter un ERP peut vous accompagner dans cette tâche. Il met à disposition des modules pour mesurer les processus de votre entreprise et repérer les dépenses excessives.
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