15 façons de réduire les coûts opérationnels (et de les maintenir bas)

Coûts opérationnels = Coût des marchandises vendues + Charges d’exploitation

• Coût des marchandises vendues (COGs) : Représente les dépenses directes liées à la production des biens et services.
• Charges d’exploitation (OpEx) : Sont des dépenses indirectes générées par l’activité normale de l’entreprise.

Voici un aperçu rapide des différents types de COGs et de charges d’exploitation auxquels vous pouvez faire face :

Les entreprises ne peuvent fonctionner sans couvrir leurs coûts opérationnels, mais ils ont tendance à réduire la rentabilité s’ils ne sont pas maîtrisés. La plupart des dirigeants doivent surveiller à la fois les COGS et les charges d’exploitation pour mesurer ce qui affecte le plus la rentabilité.

En général, ils arrivent à la même conclusion : réduction des coûts = plus de revenus.

Mais même les meilleures idées ne garantissent pas une meilleure marge bénéficiaire. Réduire les dépenses de l’entreprise est une méthode plus simple et plus sûre pour augmenter les profits — c’est pourquoi les responsables préfèrent cette approche. Toutefois, il y a un revers.

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Prenons cet exemple : Une entreprise e-commerce a réduit ses dépenses en publicité payante. Cela va certainement diminuer de façon significative ses coûts opérationnels, mais en réduisant son budget publicitaire, elle prend aussi le risque d'attirer moins de visiteurs sur son site, ce qui peut impacter les ventes à l’avenir.

En outre, cela peut aussi diminuer la productivité des salariés si ce n’est pas mis en œuvre avec soin. Réduire les effectifs signifie que moins d’employés devront assumer plus de responsabilités, ce qui influence la satisfaction générale et le flux opérationnel à long terme. Au final, cette solution n’offre que des gains à court terme.

C’est pourquoi il est important de mettre en place des réductions de coûts selon une stratégie réfléchie, ciblant les bons domaines, et non simplement pour économiser quelques dollars.

CapEx vs. OpEx

Les dépenses en capital et les dépenses opérationnelles sont les deux faces d’une même pièce. Les dépenses opérationnelles incluent les frais dont votre entreprise a besoin pour fonctionner au quotidien. Les dépenses en capital, quant à elles, sont les dépenses utilisées pour acquérir, moderniser et entretenir des actifs physiques.

15 stratégies pour réduire les coûts opérationnels

Vous ne pensiez tout de même pas que j’allais vous présenter le problème sans proposer de solutions ? Voici 15 stratégies que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour réduire efficacement vos coûts opérationnels sur le long terme :

1. Adoptez la technologie

Les nouvelles technologies visent à améliorer l’efficacité et la productivité, mais elles peuvent aussi réduire les coûts opérationnels si elles sont bien implantées. Parmi elles, j’ai identifié deux systèmes qui peuvent directement faire baisser les coûts :

Automatisation :

Les outils d’automatisation simplifient les tâches monotones et répétitives afin que les employés puissent se concentrer sur des activités génératrices de revenus comme l’expérience client, la recherche et le développement produit. 

Par exemple, les outils d’automatisation comptable peuvent faire gagner du temps et de la main-d’œuvre aux petites entreprises en réalisant automatiquement les processus financiers. L’automatisation des écritures comptables réduit également les erreurs manuelles, offrant des données plus précises sur la trésorerie, les revenus, les dépenses, etc. 

Consultez quelques-unes de mes meilleures solutions logicielles comptables pour voir comment elles peuvent impacter votre entreprise :

Informatique en nuage :

Au-delà d’un accès illimité aux données et aux opérations de l’entreprise depuis n’importe où, l’informatique en nuage permet également de réduire considérablement la maintenance informatique et les mises à niveau pour deux raisons principales : 

• Puisque la gestion est habituellement confiée à un tiers, c’est le fournisseur qui est responsable d’assurer la continuité du service. 
• Elles utilisent un modèle de tarification à l’usage, ce qui signifie que les entreprises ne paient que pour les ressources consommées.  

Bien que présentes depuis plusieurs années, les entreprises n’ont pas encore pleinement exploité les atouts des solutions hébergées dans le cloud, notamment en matière d’économies. Avec plus de la moitié des dirigeants d’entreprise déclarant ne pas voir de retour sur leurs investissements, il y a encore beaucoup de chemin à parcourir pour bénéficier pleinement de ces avantages. 

2. Externaliser les fonctions d’entreprise

Externaliser les fonctions secondaires de l’entreprise permet de réduire les coûts opérationnels tout en augmentant la productivité et la satisfaction client. Cela permet également d’accéder à des talents et à des opportunités de haute qualité, sans les charges administratives et salariales liées à un employé à temps plein. 

De plus, les prestataires tiers offrent un accompagnement opérationnel complet. Par exemple, un service géré va améliorer l’expérience globale du support client en s’appuyant sur les meilleurs outils, processus et retours. Au final, il fonctionne comme une extension de votre entreprise avec une mission d’aider à atteindre vos objectifs. 

3. Privilégier des recrutements stratégiques

Si l’externalisation n’est pas votre tasse de thé, vous pouvez réduire vos coûts opérationnels en misant sur le bon recrutement.

• Embaucher des salariés capables de gérer plusieurs responsabilités : Les petites entreprises attendent souvent des employés qu’ils soient polyvalents. Reconnaitre ces attentes dès le recrutement vous permet de cibler des profils multi-compétences. Par exemple, vous pouvez embaucher un webdesigner interne qui pourra aussi gérer occasionnellement des tâches de design graphique. 
• Recrutement de collaborateurs, consultants et freelances : Faire appel à des renforts ponctuels est également un excellent moyen d’optimiser les dépenses opérationnelles. Vous bénéficiez d’un travail de qualité sans la charge administrative de gérer quelqu’un sur la paie. Cependant, trouver la bonne personne peut prendre du temps. 

Tenez néanmoins compte du fait qu’il y a une limite aux responsabilités qu’un prestataire ou un freelance peut prendre en charge. Par exemple, les prestataires ne sont peut-être pas la meilleure option pour les missions commerciales, mais ils peuvent parfaitement gérer des tâches comme le développement web, la rédaction, le SEO, le design graphique ou encore les services de comptabilité externalisée.

4. Négocier avec les fournisseurs  

Vérifier régulièrement les contrats fournisseurs vous permet de vous assurer d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Cela vous aidera à repérer les tarifs et conditions défavorables sur lesquels vous pouvez négocier : modalités de paiement, services inclus, remises, livraisons, etc. 

Vous pouvez obtenir des conditions plus avantageuses en portant une attention particulière à :

• Des volumes de commandes plus importants pour profiter de remises sur volume. Cela fonctionne aussi bien pour les matières premières que les logiciels. Par exemple, vous pouvez obtenir un meilleur prix pour votre ERP en optant pour un abonnement plus long ou plus complet.
• Des engagements contractuels plus longs rassurent les fournisseurs sur votre volonté d’un partenariat à long terme. Cela les encourage à proposer leurs services et produits à des tarifs plus compétitifs. 
• Des conditions contractuelles mises à jour peuvent aussi être bénéfiques. Par exemple, vous pouvez négocier des délais de livraison plus courts afin de pouvoir produire vos biens ou services plus rapidement. Au final, cela vous permet d’augmenter vos revenus en réduisant votre délai de mise sur le marché.

5. Mettez en place des plans de travail à distance et hybrides

Les espaces de bureau coûtent en moyenne aux entreprises entre 5 et 15% de leur dépense opérationnelle totale. Passer à un environnement de travail hybride ou entièrement à distance peut réduire significativement ces coûts.

Cependant, un article récent du Los Angeles Times a montré qu’une approche 100% télétravail est connue pour réduire la productivité des employés. Je recommande donc plutôt une organisation hybride. Ainsi, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes : une réduction des frais de fonctionnement tout en limitant l’impact sur la productivité et le chiffre d’affaires. 

Mais ne négligez pas non plus le tout-distanciel. Des entreprises comme Buffer ont rencontré un grand succès grâce au télétravail intégral. Mieux encore, elles sont allées plus loin en instaurant une semaine de travail de 4 jours. 

6. Réévaluez les avantages sociaux des employés

Le coût des avantages sociaux représente en moyenne 30% de la rémunération totale d’un salarié. Cela pèse lourd sur le coût global employeur. Mais il ne faut pas réduire arbitrairement ces avantages au risque de démotiver vos collaborateurs. Il vaut mieux adopter une démarche méthodique, afin que personne ne se sente lésé. 

Commencez par analyser l’utilisation des avantages sociaux. Identifiez ceux qui sont les plus plébiscités et ceux qui coûtent le plus cher. Ensuite, échangez avec vos employés. Assurez-vous de savoir quels avantages ils apprécient le plus, et pourquoi.

Author's Tip

Certains avantages, comme l’assurance santé, ne doivent jamais être supprimés. Mais soyez prêts à renégocier certains termes, par exemple en réduisant les services pour alléger la charge financière de l’entreprise.

7. Profitez des remises pour paiement anticipé

Il est courant que les fournisseurs accordent des remises aux entreprises qui paient leurs factures en temps voulu, surtout les petits fournisseurs pour qui chaque facture compte pour assurer leur activité. 

Si votre fournisseur propose ce type de remise, commencez à régler vos factures en avance pour en bénéficier. S’il ne le fait pas encore, négociez une clause lors du renouvellement du contrat. Ils seront généralement enclins à accepter si vous êtes un client fidèle et solvable.

8. Identifiez et éliminez les redondances

Analysez le quotidien de vos collaborateurs pour repérer les domaines où il y a du gaspillage. Par exemple, vos employés font-ils des déplacements pro alors qu’une visioconférence suffirait ? Utilisent-ils les logiciels de manière optimale ? 

Interrogez aussi les salariés pour détecter d’éventuelles inefficacités à corriger. Pour encourager le retour d’expérience, proposez-leur une récompense. 

9. Adoptez une démarche durable

De nombreuses initiatives durables peuvent contribuer à la préservation de la planète. Mais puisque nous cherchons à réduire directement les coûts pour l’entreprise, j’ai ciblé deux pratiques principales : 

• Adoptez le zéro papier : Lorsque vous prenez également en compte le coût d'utilisation du papier, le coût total peut facilement doubler ou tripler par rapport au prix du papier lui-même. Les entreprises peuvent éliminer complètement ce coût en passant au numérique. Stockez plutôt les documents et fichiers dans le cloud. Ils seront plus accessibles, prendront moins de place et l'entretien sera moins coûteux.
• Devenez écoénergétique : Les propriétaires d'entreprise peuvent investir dans des technologies comme les panneaux solaires pour produire de l'électricité dans les bureaux, usines, entrepôts, etc. Cela vous fera économiser de l'argent sur le long terme. De plus, vous pourriez être éligible à des crédits d'impôt locaux ou d'État pour la mise en œuvre de pratiques durables. 

10. Arrêtez de payer pour des abonnements non utilisés

Bien que les abonnements oubliés ne posent parfois pas de gros problème, les entreprises peuvent payer plus que nécessaire ou prévu (par exemple, payer pour des licences ou services additionnels qui ne sont pas utilisés dans leur logiciels de comptabilité actuels). 

Les entreprises peuvent choisir de passer à un forfait plus adapté, négocier un meilleur tarif, ou encore opter pour la version gratuite. Une autre solution pertinente consiste à regrouper les services de fournisseurs. Par exemple, au lieu d’utiliser Zoom pour les réunions vidéo et Google Drive pour les fichiers, vous pourriez envisager Microsoft Teams qui offre les deux.  

11. Utilisez la prise de décisions basée sur les données

Réduire les coûts, ce n’est pas jeter des idées au hasard en espérant que cela fonctionne (enfin, c’est possible mais pas recommandé). Il est plus efficace d'utiliser les données de coûts existantes pour repérer et optimiser les dépenses. Cependant, cela peut être complexe si votre entreprise est importante et comporte de nombreux aspects à gérer. 

C'est là qu'un ERP peut vous aider. Il relie les différents processus métiers pour offrir une vision globale depuis les ventes et le marketing jusqu’aux stocks et à la livraison. Les ERP proposent également des outils d'analyse prédictive pour anticiper d'éventuels besoins futurs dans la chaîne logistique, la maintenance, les effectifs, etc.

12. N’ayez pas peur de comparer les offres

Nous en avons déjà parlé pour les contrats fournisseurs et la réduction des gaspillages. Mais chercher des alternatives ne devrait pas se limiter à une simple revue annuelle. 

Nous sommes des créatures d’habitude. Nous avons tendance à rester avec ce qui fonctionne aujourd’hui. Pourtant, il existe parfois de meilleures options : nouvelles technologies, offres moins chères, meilleures conditions, etc. Soyez attentif à des alternatives moins coûteuses que ce que vous utilisez actuellement. Vous pourrez soit migrer vers un nouveau produit, soit vous servir de cette option pour négocier de meilleures conditions avec votre fournisseur actuel.

13. Fixez des politiques de dépenses claires

Si votre entreprise rembourse les dépenses des employés, pensez à définir des lignes directrices précises concernant les plafonds quotidiens, les dépenses de déplacement et les formats de rapport. Des règles claires permettront d’éviter les abus de la carte de crédit professionnelle et de limiter les dépenses inutiles. 

14. Rationalisez les interactions clients

Les clients apprécient toujours l’interaction humaine lorsqu’ils traitent avec une entreprise. Mais offrir une telle expérience peut s’avérer coûteux. 

Les entreprises peuvent réduire ces coûts en qualifiant les requêtes clients. Elles peuvent recourir à des technologies telles que les chatbots basés sur l’IA pour répondre aux questions simples et diriger les demandes plus complexes vers un conseiller clientèle. 

Une autre solution consiste à investir dans des centres d’aide dotés de documentations détaillées pour résoudre les différents cas. Les clients peuvent y trouver eux-mêmes les réponses, tandis que les conseillers peuvent s’appuyer dessus pour traiter les demandes. 

15. Analysez et ajustez en continu

Vous avez mis en place plusieurs mesures pour réduire vos coûts opérationnels. Mais cela ne signifie pas que tout est parfait. Il peut subsister des aspects et des processus pouvant être encore optimisés pour diminuer davantage les dépenses. 

Pour repérer ces zones d’amélioration, il faut surveiller en continu les processus existants comme les nouveaux, comparer avec les données historiques et ajuster votre organisation pour tirer le meilleur parti de vos évolutions. Mettre en œuvre un ERP peut vous aider à cet égard. Il propose des modules permettant de mesurer vos processus métier et d’identifier les surcoûts. 

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