15 façons de réduire les coûts opérationnels (& de les maintenir bas)

Coûts opérationnels =  coût des marchandises vendues + charges d’exploitation

• Coût des marchandises vendues (COGs) : comprend les dépenses directes liées à la production des biens et des services.
• Charges d’exploitation (OpEx) : correspondent aux dépenses indirectes générées par les activités normales de l’entreprise.

Voici un aperçu rapide des différents types de COGs et de charges d’exploitation auxquels vous pouvez être confronté :

Les entreprises ne peuvent pas fonctionner sans couvrir leurs coûts opérationnels, mais ceux-ci ont tendance à réduire les bénéfices s’ils ne sont pas correctement maîtrisés. La plupart des dirigeants doivent surveiller à la fois les COGs et les charges d’exploitation afin de mesurer ce qui affecte le plus la rentabilité.

En général, ils parviennent à la même conclusion : réduction des coûts = augmentation des revenus. 

Mais même les meilleures idées ne peuvent pas garantir de meilleures marges bénéficiaires. Réduire les dépenses de l’entreprise est un moyen plus simple et plus sûr d’augmenter les bénéfices — c’est pourquoi les managers privilégient cette approche. Cependant, elle a aussi un revers. 

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Prenons cet exemple : une entreprise de commerce électronique a réduit ses dépenses de marketing payant. Cela va certainement réduire considérablement ses coûts opérationnels, mais en diminuant ses dépenses publicitaires, elle risque également de réduire le nombre de visiteurs sur son site web, ce qui peut affecter les ventes à l’avenir. 

De plus, cela peut également réduire la productivité des employés si la mesure n’est pas mise en œuvre correctement. Réduire les effectifs signifie que moins d’employés doivent assumer davantage de responsabilités, ce qui affecte la satisfaction globale et le flux de travail opérationnel à long terme. En définitive, cette solution n’offre que des gains à court terme.

C’est pourquoi il est important de mettre en œuvre les réductions de coûts au moyen d’une stratégie mûrement réfléchie, axée sur les bons domaines, plutôt que de chercher simplement à économiser quelques dollars.

CapEx et OpEx

Les dépenses d’investissement et les dépenses d’exploitation représentent deux facettes d’une même réalité. Les dépenses d’exploitation comprennent les frais dont votre entreprise a besoin pour fonctionner au quotidien. Les dépenses d’investissement, quant à elles, servent à acquérir, moderniser et entretenir des actifs physiques.

15 stratégies pour réduire les coûts opérationnels

Vous ne pensiez tout de même pas que j’allais vous exposer le problème sans proposer de solutions, n’est-ce pas ? Voici 15 stratégies que vous pouvez mettre en œuvre dès maintenant pour vous assurer de réduire efficacement les coûts opérationnels au fil du temps :

1. Adopter la technologie

Les nouvelles technologies visent à améliorer l’efficacité et la productivité, mais elles peuvent également réduire les coûts opérationnels si elles sont correctement mises en œuvre. Parmi les nombreuses possibilités, j’ai identifié deux systèmes capables de réduire directement les coûts :

Automatisation :

Les outils d’automatisation simplifient les tâches banales et répétitives afin que les employés puissent se concentrer sur des tâches génératrices de revenus, comme l’expérience client, la recherche et le développement de produits. 

Par exemple, les outils d’automatisation comptable peuvent faire gagner du temps et réduire la charge de travail des petites entreprises en exécutant automatiquement les processus financiers. L’automatisation des écritures comptables réduit également les erreurs manuelles et fournit des données plus précises concernant les flux de trésorerie, les revenus, les dépenses, etc. 

Jetez un œil à certaines de mes options de meilleurs logiciels de comptabilité pour comprendre leur impact potentiel sur votre entreprise :

Informatique en nuage :

Outre un accès sans restriction aux données et aux opérations de l’entreprise depuis n’importe où, l’informatique en nuage réduit également considérablement la maintenance et les mises à niveau informatiques pour les deux raisons suivantes : 

• Comme ils sont généralement gérés par un tiers, il incombe au fournisseur de garantir la continuité du service. 
• Ils utilisent un modèle tarifaire à l’utilisation, de sorte que les entreprises ne paient que pour les ressources qu’elles consomment.  

Bien qu’elles existent depuis des années, les entreprises n’ont pas encore pleinement pris conscience des avantages de l’utilisation de solutions infonuagiques, notamment les économies de coûts. Alors que plus de la moitié des dirigeants d’entreprise déclarent ne pas constater de rendement sur leur investissement, il reste encore beaucoup à faire pour tirer pleinement parti de ces avantages. 

2. Externaliser les fonctions de l’entreprise

L’externalisation des fonctions secondaires de l’entreprise peut réduire les coûts opérationnels tout en améliorant la productivité et la satisfaction client. Elle permet aux entreprises d’accéder à des talents et à des opportunités de grande qualité sans les dépenses administratives et salariales supplémentaires associées à un employé à temps plein. 

En outre, les services tiers fournissent un soutien opérationnel de bout en bout. Par exemple, un service géré améliorera l’expérience globale de l’assistance clientèle grâce aux meilleurs outils, processus et retours d’expérience. En définitive, il fonctionnera comme une extension de votre entreprise, en se concentrant sur votre aide pour atteindre vos objectifs commerciaux. 

3. Privilégier des décisions de recrutement judicieuses

Si l’externalisation n’est pas votre style, vous pouvez réduire les coûts opérationnels en recrutant les bons talents.

• Recruter des employés capables de jongler avec plusieurs responsabilités : Les petites entreprises s’attendent généralement à ce que leurs employés portent plusieurs casquettes. Prendre en compte ces attentes dès le processus de recrutement vous permet de vous concentrer sur l’embauche de talents dotés de compétences variées. Par exemple, vous pouvez recruter un concepteur de sites web en interne qui pourra également vous aider ponctuellement pour des tâches de conception graphique. 
• Recruter des prestataires, des consultants et des travailleurs indépendants : Faire appel à une aide à temps partiel est un autre excellent moyen de réduire les dépenses opérationnelles. Vous bénéficiez d’un travail de grande qualité sans la charge administrative liée au fait de maintenir quelqu’un sur la paie. Toutefois, trouver la personne adéquate peut prendre du temps. 

Gardez à l’esprit qu’il existe une limite aux responsabilités que les prestataires et les travailleurs indépendants peuvent assumer. Par exemple, les prestataires ne sont peut-être pas les bonnes personnes pour les ventes, mais ils peuvent gérer des tâches telles que le développement web, la rédaction, le référencement naturel, la conception graphique et les services de comptabilité délocalisés.

4. Négocier avec les fournisseurs  

Vérifier régulièrement les contrats des fournisseurs permet de s’assurer que vous obtenez le meilleur rapport qualité-prix. Vous êtes ainsi susceptible de repérer des tarifs et des conditions contractuelles défavorables qui peuvent être renégociés, notamment les conditions de paiement, les services, les remises et la livraison. 

Vous pouvez rendre les contrats fournisseurs plus favorables à vos intérêts en examinant :

• Des volumes de commande plus importants vous permettent de profiter de remises sur volume. Cela fonctionne aussi bien pour les matières premières que pour les logiciels. Par exemple, vous pouvez obtenir un meilleur prix pour votre ERP avec un abonnement plus long ou plus complet.
• Des durées de contrat plus longues donnent aux fournisseurs la confiance nécessaire pour comprendre que vous recherchez un engagement à long terme. Cela les encourage à proposer leurs services et leurs produits à des tarifs plus compétitifs. 
• Des conditions contractuelles mises à jour peuvent également être avantageuses. Par exemple, vous pouvez négocier des délais de livraison plus courts afin de vous assurer de pouvoir produire des biens ou fournir des services plus rapidement. Globalement, cela augmente vos revenus en réduisant votre délai de mise sur le marché.

5. Mettre en place des plans de travail à distance et hybrides

Les espaces de bureau coûtent en moyenne aux entreprises entre 5 et 15 % du total des dépenses opérationnelles. Passer à un environnement de travail hybride ou entièrement à distance peut réduire considérablement ces coûts.

Cependant, un récent article du Los Angeles Times a révélé qu’une approche de travail entièrement à distance est connue pour réduire la productivité des employés. Je recommanderais plutôt une organisation de travail hybride. Ainsi, vous profitez du meilleur des deux mondes : vous réduisez les dépenses opérationnelles tout en limitant l’impact sur la productivité et les revenus. 

Mais ne renoncez pas pour autant à une organisation entièrement à distance. Des entreprises comme Buffer ont obtenu d’excellents résultats avec leur environnement de travail entièrement à distance. En fait, elles sont allées encore plus loin en instaurant une semaine de travail de 4 jours. 

6. Examiner les avantages sociaux des employés

Les coûts des avantages sociaux des employés représentent en moyenne environ 30 % de la rémunération totale de l’employé. Il s’agit d’une part considérable du coût total par employé pour l’entreprise (CTC). Cependant, vous ne pouvez pas réduire les avantages sociaux des employés de manière inconsidérée, au risque de mécontenter fortement certains employés. Adoptez plutôt une approche systématique afin de vous assurer de ne pas les contrarier. 

Commencez par examiner l’utilisation des avantages sociaux par les employés. Identifiez les avantages les plus populaires et les plus coûteux. Ensuite, échangez avec vos employés. Assurez-vous de savoir quels avantages ils apprécient et pourquoi.

Author's Tip

Certains avantages, comme l’assurance maladie, ne devraient jamais être supprimés. Mais soyez prêt à négocier de nouvelles conditions, comme une réduction des niveaux de service, afin d’alléger la charge financière de l’entreprise.

7. Profiter des remises pour paiement anticipé

Les fournisseurs sont connus pour proposer des remises aux entreprises qui paient leurs factures à temps, en particulier les petits fournisseurs, pour lesquels chaque facture contribue au maintien de leur activité. 

Si votre fournisseur propose des remises, commencez à régler vos factures à l’avance pour en profiter. S’il n’offre aucune remise pour paiement anticipé, ajoutez une clause lors de la renégociation du contrat. Il acceptera très probablement si vous êtes un client de longue date ayant un bon historique de crédit.

8. Identifier et éliminer les redondances

Analysez les activités quotidiennes de vos employés afin d’identifier les domaines précis dans lesquels ils sont inefficaces. Par exemple, les employés effectuent-ils des déplacements professionnels pour des échanges qui pourraient avoir lieu en visioconférence ? Utilisent-ils les logiciels efficacement ? 

Échangez également directement avec les employés afin d’identifier les inefficacités qui pourraient être corrigées pour réduire les coûts opérationnels, et offrez-leur une incitation à fournir des commentaires. 

9. Adopter une perspective durable

De nombreuses initiatives durables peuvent contribuer à protéger la planète. Mais puisque nous nous intéressons aux solutions qui réduisent directement les coûts des entreprises, j’ai retenu deux pratiques : 

• Adoptez le zéro papier : Lorsque vous tenez également compte du coût lié à l’utilisation du papier, le coût total peut facilement doubler ou tripler le coût du papier lui-même. Les entreprises peuvent complètement éliminer ce coût en passant au numérique. Stockez plutôt les documents et les fichiers dans le cloud. Ils seront plus facilement accessibles, occuperont moins d’espace et leur maintenance coûtera moins cher.
• Devenez écoénergétique : Les chefs d’entreprise peuvent investir dans des technologies telles que les panneaux solaires pour produire de l’électricité dans les bureaux, les usines, les entrepôts, etc. Cela vous permettra d’économiser de l’argent au fil du temps. De plus, vous pourriez être admissible à des crédits d’impôt d’État ou locaux pour la mise en œuvre de pratiques durables. 

10. Cessez de payer pour des abonnements inutilisés

Bien que les abonnements oubliés ne constituent peut-être pas un problème majeur, les entreprises peuvent payer plus que nécessaire ou prévu (c’est-à-dire payer pour des sièges ou des services supplémentaires qu’elles n’utilisent pas dans leur ensemble de logiciels de comptabilité actuel). 

Les entreprises peuvent choisir de rétrograder leur service vers une formule plus appropriée, négocier une meilleure offre ou passer à la version gratuite. Une autre solution viable consiste à regrouper les services des fournisseurs. Par exemple, au lieu d’utiliser Zoom pour les réunions vidéo et Google Drive pour les fichiers, vous pourriez envisager d’utiliser Microsoft Teams, qui propose les deux services.  

11. Exploitez les informations fondées sur les données

Réduire les coûts ne consiste pas à lancer des idées au hasard en espérant qu’elles fonctionnent (enfin, vous pouvez le faire, mais ce n’est pas recommandé). Une meilleure approche consiste à utiliser les données existantes sur les coûts afin d’identifier et d’optimiser les dépenses. Toutefois, cela peut s’avérer complexe si votre entreprise est grande et comporte de nombreux éléments interdépendants. 

C’est là qu’un ERP peut vous aider. Il relie les différents processus de l’entreprise afin de fournir une vue d’ensemble, des ventes et du marketing aux stocks et à la livraison. Les ERP proposent également des outils d’analyse prédictive pour évaluer les besoins futurs en matière de chaîne d’approvisionnement, de maintenance, de main-d’œuvre, etc.

12. N’ayez pas peur de comparer les offres

Nous avons déjà abordé ce sujet plus tôt dans les sections consacrées aux contrats avec les fournisseurs et à la réduction du gaspillage. Mais la recherche d’alternatives ne devrait pas se limiter à un examen annuel. 

Les humains sont des êtres d’habitude. Nous aimons nous en tenir à ce qui fonctionne actuellement. Mais il existe parfois de meilleures options — de nouvelles technologies, des solutions moins chères, de meilleures offres, etc. Soyez attentif aux alternatives moins coûteuses à ce que vous utilisez actuellement. Vous pouvez soit passer au nouveau produit, soit utiliser ce changement pour négocier une meilleure offre avec votre fournisseur actuel.

13. Définissez des politiques de dépenses claires

Si votre entreprise rembourse les dépenses des employés, envisagez de définir des directives claires concernant les plafonds quotidiens des cartes, les frais de déplacement et les formats de déclaration. Des limites claires empêcheront les employés d’utiliser abusivement la carte de crédit de l’entreprise tout en réduisant les dépenses inutiles. 

14. Simplifiez les interactions avec les clients

Les clients préfèrent encore les interactions humaines lorsqu’ils traitent avec une entreprise. Mais offrir des expériences humaines peut coûter cher. 

Les entreprises peuvent réduire ces dépenses en qualifiant les demandes des clients. Elles peuvent utiliser des technologies telles que les agents conversationnels d’IA pour répondre aux questions simples, tout en transmettant les demandes plus complexes à un représentant du service client. 

Une autre approche consiste à investir dans la mise en place d’un centre d’aide doté d’une documentation détaillée afin de résoudre différents scénarios. Les clients peuvent l’utiliser pour trouver eux-mêmes des solutions, tandis que les représentants peuvent s’en servir pour résoudre les problèmes. 

15. Analysez et ajustez continuellement

Vous avez tout mis en place pour réduire vos coûts opérationnels. Mais cela ne signifie pas que tout est parfait. Certains domaines et processus peuvent nécessiter une optimisation afin de réduire encore davantage les coûts. 

Pour identifier ces domaines, vous devez surveiller en permanence les processus existants et nouveaux, les comparer aux données historiques et effectuer des ajustements afin de tirer le meilleur parti de vos mises à jour. La mise en œuvre d’un ERP peut vous y aider. Elle propose des modules permettant de mesurer vos processus métier et d’identifier les dépenses excessives. 

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