Le suivi des dépenses ne devrait pas vous prendre des heures chaque semaine ni vous faire perdre la tête. Que vous gériez des remboursements, des factures fournisseurs ou des plafonds de dépenses entre différents services, les processus manuels facilitent les oublis et compliquent l’anticipation. Pour les équipes financières et les directeurs financiers, cela signifie des rapports plus lents, davantage d’échanges et moins de contrôle.
C’est là que les logiciels de gestion des dépenses entrent en jeu. D’après mon expérience dans l’évaluation des outils de ce domaine, la bonne solution de gestion des dépenses réduit les erreurs, améliore la visibilité et vous fait gagner du temps.
Dans cette liste, je vous présente les meilleurs logiciels de gestion des dépenses disponibles pour les petites entreprises.
Pourquoi faire confiance à nos recommandations de logiciels
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Pour ce guide, nous avons évalué les outils grâce à des tests pratiques et une recherche indépendante, en notant les outils selon nos critères de sélection.
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Meilleurs logiciels de gestion des dépenses : tableau comparatif des tarifs
Ce tableau comparatif récapitule les détails tarifaires de ma sélection des meilleurs logiciels de gestion des dépenses afin de vous aider à trouver le logiciel le mieux adapté à votre budget et aux besoins de votre entreprise.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Idéal pour les dépenses fournisseurs | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 2 | Idéal pour des politiques de dépenses automatisées | Démo gratuite disponible | À partir de $8/utilisateur/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 3 | Idéal pour l'envoi des reçus par SMS | Démonstration gratuite disponible | À partir de 11,99 $/utilisateur/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 4 | Idéal pour l’automatisation des tâches comptables | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 5 | Idéal pour l'automatisation des factures avec intégration ERP directe | Démo gratuite disponible | Tarifs sur demande | Website | |
| 6 | Idéal pour l'expansion internationale | Forfait gratuit disponible | À partir de $15/utilisateur/mois | Website | |
| 7 | Idéal pour appliquer des circuits d’approbation personnalisés | Essai gratuit de 14 jours | À partir de 3 $/utilisateur/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 8 | Idéal pour le suivi illimité des reçus | Démo gratuite disponible | À partir de $5/membre/mois | Website | |
| 9 | Idéal pour la gestion intégrée des voyages et des dépenses | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 10 | Idéal pour la collecte automatique des reçus | Essai gratuit de 30 jours + forfait gratuit + démo gratuite disponible | À partir de 15 $/utilisateur/mois + frais selon la plateforme | Website |
Avis sur les meilleurs logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Cette analyse approfondie présente différents logiciels de gestion des dépenses conçus pour les petites entreprises. Elle couvre les avantages et les inconvénients de chaque outil, leurs fonctionnalités et leurs principaux cas d’utilisation.
Idéal pour les dépenses fournisseurs- Démo gratuite disponible
- Tarification sur demande
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Le tableau de bord de Payouts offre un suivi en temps réel et une gestion des factures et paiements en attente. Payouts est une plateforme complète conçue pour simplifier les opérations financières des petites entreprises. Elle propose des outils pour automatiser les paiements et gérer les relations avec les fournisseurs, ce qui la rend particulièrement avantageuse pour ceux travaillant dans le marketing d’affiliation et la publicité numérique.
Pourquoi j’ai choisi Payouts : Payouts se distingue par sa capacité à automatiser le traitement des factures et les circuits d'approbation, réduisant ainsi les erreurs et accélérant les cycles de paiement. Cette automatisation est essentielle pour les petites entreprises souhaitant gérer efficacement leurs dépenses sans consacrer trop de temps aux tâches manuelles. De plus, Payouts prend en charge plusieurs méthodes de paiement, dont les comptes mondiaux, les cartes virtuelles et les portefeuilles électroniques (eWallets), facilitant des transactions fluides sur différents canaux et devises.
Fonctionnalités et intégrations remarquables
Les fonctionnalités incluent des outils de facturation avancés garantissant une facturation précise et ponctuelle. La plateforme propose également une synchronisation avancée des données, assurant l’alignement entre vos systèmes financiers et la plateforme Payouts. Grâce à l’exécution des paiements en un clic, vous pouvez payer n’importe qui, n’importe où, avec un effort minimal, optimisant ainsi l’efficacité opérationnelle.
Les intégrations incluent Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill et Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Multiples méthodes de paiement
- Prise en charge de la montée en charge des opérations
- Automatisation complète des processus de comptes fournisseurs
Cons:
- Peut nécessiter du temps pour une personnalisation complète
- Des défis potentiels lors de l’intégration avec les systèmes existants
Learn more about Payouts:
Idéal pour des politiques de dépenses automatisées- Démo gratuite disponible
- À partir de $8/utilisateur/mois (facturé annuellement)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Le rapport de dépenses de Rippling Spend fournit des détails sur les différentes catégories de dépenses entre membres d'équipe et départements. Rippling Spend est une solution complète de gestion des dépenses conçue pour aider les entreprises à suivre et à contrôler les frais professionnels. Elle centralise diverses activités financières, notamment la déclaration de dépenses, la gestion des cartes d'entreprise et le paiement des factures, au sein d'une seule plateforme.
Pourquoi j'ai choisi Rippling Spend : L’un des aspects qui me plaît chez Rippling Spend est son moteur de politique avancé. Cet outil vous permet de créer et d’appliquer des politiques de dépenses personnalisées en fonction de données actualisées sur les employés, telles que le poste, le service ou les détails des transactions. En automatisant ces contrôles, vous pouvez garantir la conformité avec les directives de l'entreprise et éviter les dépenses non autorisées sans avoir à surveiller manuellement. La gestion mondiale des dépenses de Rippling Spend permet également de rembourser les employés et les sous-traitants dans plus de 100 pays et dans plusieurs devises.
Fonctionnalités remarquables & intégrations
Fonctionnalités incluent des flux de travail d'approbation automatisés qui dirigent les dépenses vers les bons responsables selon vos politiques prédéfinies, une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise grâce à des tableaux de bord personnalisables, et la possibilité de synchroniser directement les dépenses dans votre grand livre comptable.
Intégrations incluent Slack, Google, Salesforce, Zoom, Asana, Microsoft 365, Guideline, GitHub, Jira, Datadog, Hubspot et Zoom.
Pros and Cons
Pros:
- Fonctionnalités complètes pour diverses opérations
- Fonctionnalités de flux de travail automatisés
- Options en libre-service pour les employés
Cons:
- La configuration initiale peut être chronophage
- Courbe d'apprentissage potentielle pour exploiter pleinement toutes les fonctionnalités de la plateforme
Learn more about Rippling Spend:
Idéal pour l'envoi des reçus par SMS- Démonstration gratuite disponible
- À partir de 11,99 $/utilisateur/mois (facturé annuellement)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Sage Expense Management (anciennement Fyle) aide les petites entreprises à capturer les reçus par e-mail et SMS, à faire automatiquement correspondre les transactions et à gérer les informations détaillées des dépenses. Sage Expense Management est une solution de gestion des dépenses destinée aux petites entreprises, qui couvre la capture des reçus par SMS, la catégorisation basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), les flux d'approbation, le suivi du kilométrage et des indemnités journalières, les remboursements par ACH, ainsi que la synchronisation bidirectionnelle avec QuickBooks Online, Xero et Sage Intacct.
À qui Sage Expense Management convient-il le mieux ?
Sage Expense Management convient particulièrement aux responsables financiers et aux comptables des petites entreprises qui ont besoin d'un moyen simple de faire respecter les politiques de dépenses par leurs employés sans modifier leur configuration de cartes existante.
Pourquoi ai-je choisi Sage Expense Management ?
J'ai choisi Sage Expense Management parce que l'envoi des reçus par SMS résout la principale faille de conformité dans le suivi des dépenses des petites entreprises : les employés qui oublient d'enregistrer leurs reçus. Lorsqu'une transaction par carte est enregistrée, le système envoie automatiquement un SMS à l'employé, qui n'a plus qu'à répondre avec une photo. L'IA identifie le commerçant, le montant et la catégorie, puis affecte la dépense au compte approprié du grand livre.
Principales fonctionnalités de Sage Expense Management
- Synchronisation comptable bidirectionnelle : Synchronise les données de dépenses, les codes du grand livre et les reçus avec QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct et Sage 300 CRE.
- Remboursements par ACH : Traite les paiements groupés aux employés avec vérification bancaire et suivi de l'état en temps réel (États-Unis uniquement, forfait Business).
- Flux d'approbation basés sur les politiques : Signale les dépenses non conformes aux politiques et les achemine vers le bon approbateur avant leur soumission.
- Suivi du kilométrage : Utilise Google Maps pour calculer les distances parcourues, avec des taux spécifiques au véhicule et des relevés conformes aux exigences de l'IRS.
Intégrations de Sage Expense Management
Sage Expense Management propose six intégrations comptables documentées, notamment avec QuickBooks Online, Xero, Sage 50, QuickBooks Desktop, Sage Intacct et Sage 300 CRE. Son forfait Business prend également en charge les intégrations par API pour une connectivité personnalisée.
Pros and Cons
Pros:
- Les rappels par SMS incitent les employés à envoyer leurs reçus plus rapidement
- Les employés peuvent envoyer leurs reçus sans télécharger d'application
- Les évaluateurs apprécient la facilité de téléchargement des reçus
Cons:
- Les erreurs de reconnaissance optique de caractères peuvent créer des doublons de dépenses
- Certains utilisateurs signalent des ralentissements et des problèmes de reconnaissance optique de caractères après les mises à jour
Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):
Idéal pour l’automatisation des tâches comptables- Démo gratuite disponible
- Tarification sur demande
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
L’interface de gestion des dépenses de Paylocity propose des outils pour faciliter la déclaration des frais et la gestion des déplacements. Paylocity est une plateforme tout-en-un qui regroupe la gestion des ressources humaines, de la paie et des dépenses au sein d’un système unique. Elle est conçue pour les petites entreprises qui souhaitent unifier leurs processus financiers, couvrant tout, des remboursements et du respect des politiques à la déclaration automatisée des frais, sans avoir à jongler avec plusieurs outils.
Pourquoi j’ai choisi Paylocity : J’ai choisi Paylocity parce qu’elle aide les petites entreprises à centraliser leurs opérations RH et de gestion des dépenses au même endroit. Au lieu de passer d’une plateforme à une autre, vous pouvez gérer la paie, les remboursements et les validations de frais dans un système connecté. J’apprécie également la façon dont Paylocity automatise les tâches comptables répétitives, comme la catégorisation des dépenses ou la synchronisation des reçus, ce qui vous fait gagner du temps sur la saisie des données et vous permet de vous concentrer sur la planification financière stratégique. Les fonctionnalités de détection de fraude et d’analyse des dépenses offrent une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise et le respect des politiques, ce qui peut être un avantage majeur si vous gérez des opérations allégées.
Fonctionnalités et intégrations remarquables
Fonctionnalités : catégorisation intelligente des dépenses via la reconnaissance de photos de reçus, outils de contrôle pour fixer des plafonds de dépense, et suivi automatique du kilométrage pour les remboursements de déplacements. Le système propose également une piste d’audit claire et une accessibilité mobile, pour gérer les validations où que vous soyez. Les outils de reporting offrent des analyses en temps réel sur les schémas de dépense de l’entreprise afin de vous aider à respecter votre budget.
Intégrations : QuickBooks, Sage Intacct, TravelPerk, Criteria Corp, eSkill, HighMatch et PARiM.
Pros and Cons
Pros:
- Gestion unifiée des RH et de la finance
- Catégorisation automatique des dépenses
- Analyse des dépenses en temps réel
Cons:
- L’interface peut sembler complexe
- Délais de réponse du support client
Learn more about Paylocity:
Idéal pour l'automatisation des factures avec intégration ERP directe- Démo gratuite disponible
- Tarifs sur demande
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Stampli dirige le traitement des factures, les validations, la gestion fournisseurs, les paiements et les dépenses de carte. Stampli est une plateforme d'automatisation des comptes fournisseurs et du processus procure-to-pay qui gère le traitement des factures, le circuit d'approbation, la gestion des fournisseurs, les paiements et les dépenses liées aux cartes d'entreprise.
À qui s'adresse Stampli ?
Stampli convient parfaitement aux équipes de comptes fournisseurs de sociétés de taille moyenne qui souhaitent automatiser leur traitement des factures au sein de leur ERP existant, sans devoir reconstruire leurs processus.
Pourquoi j'ai choisi Stampli
J'ai sélectionné Stampli sur ma liste grâce à sa gestion de la connectivité ERP. Contrairement aux outils qui synchronisent les données via un middleware ou des exports planifiés, Stampli fonctionne directement dans votre ERP, de sorte que les fournisseurs, les codes de grand livre, les bons de commande et les transactions restent synchronisés en temps réel des deux côtés.
J'apprécie également son appariement IA des lignes de bons de commande, qui relie automatiquement les factures aux bons de commande et aux réceptions, signalant les écarts avant tout paiement. C'est primordial pour une équipe de comptes fournisseurs traitant de gros volumes sans personnel supplémentaire.
Fonctionnalités clés de Stampli
- Communication collaborative sur les factures : Ajoutez des commentaires, questions et validations directement sur la facture, créant un historique d'audit complet pour chaque transaction.
- Détection de factures en double : Signale automatiquement les éventuelles factures en double avant paiement, réduisant ainsi le risque de trop-payés sans contrôle manuel.
- Portail fournisseur : Offre aux fournisseurs un accès en libre-service pour consulter le statut des factures et des paiements, réduisant les demandes adressées à votre équipe de comptes fournisseurs.
- Carte Stampli : Émet des cartes de dépenses et de comptes fournisseurs avec données du grand livre pré-codées, des limites de dépenses par porteur ou par catégorie de marchand, et des transactions saisies en temps réel et synchronisées avec l'ERP.
Intégrations Stampli
Stampli propose plus de 70 intégrations ERP natives, dont Sage Intacct, Sage 100, Oracle NetSuite, Oracle Fusion, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, SAP S/4HANA, SAP ECC, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Acumatica. Stampli utilise trois types d'intégrations : API (cloud vers cloud), Bridge (cloud vers sur site) et par fichiers, mais la prise en charge de Zapier n'est pas clairement établie.
Pros and Cons
Pros:
- L'IA code automatiquement les factures au niveau des lignes
- La collaboration sur facture remplace les fils d'e-mails
- Mise en service en quelques semaines seulement
Cons:
- Aucune restriction de comptes GL par rôle utilisateur
- Peut sembler trop vaste pour les équipes à très faible volume
Learn more about Stampli:
Idéal pour l'expansion internationale- Forfait gratuit disponible
- À partir de $15/utilisateur/mois
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Navan propose la gestion des voyages et des dépenses avec un suivi en temps réel, des validations automatisées et une intégration native pour les déplacements professionnels et les notes de frais. Navan est une solution unifiée de carte d'entreprise, de gestion des dépenses et de voyages qui offre une visibilité mondiale en temps réel et une précision financière. Elle est reconnue pour sa capacité d'expansion internationale et ses contrôles de politique de dépenses, ce qui en fait un choix adapté aux petites entreprises opérant à l'international.
Pourquoi j'ai choisi Navan : J'ai sélectionné Navan pour sa grande capacité d'adaptation à l'international, qui peut être utile aux petites entreprises ayant des activités mondiales. Navan se distingue par sa visibilité en temps réel et sa précision financière, indispensables pour gérer les dépenses à travers différentes régions. De plus, ses contrôles avancés des politiques de dépense permettent une personnalisation poussée, rendant la solution adaptable aux besoins variés des entreprises.
Fonctionnalités remarquables & intégrations
Fonctionnalités comprennent une visibilité mondiale en temps réel, une gestion automatisée des dépenses et des contrôles de politique avancés. Navan propose également des actions en masse pour le traitement des transactions, des segments personnalisés pour l'intégration avec NetSuite, et des lots d'enregistrements pour un rapprochement efficace.
Intégrations incluent NetSuite, QuickBooks Online, SAP, Xero, Stripe, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Workday et Concur.
Pros and Cons
Pros:
- Traitement en masse des transactions
- Contrôles avancés des politiques
- Visibilité mondiale en temps réel
Cons:
- Léger temps d'adaptation
- Prix de départ plus élevé
Learn more about Navan:
Idéal pour appliquer des circuits d’approbation personnalisés- Essai gratuit de 14 jours
- À partir de 3 $/utilisateur/mois (facturé annuellement)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Zoho Expense suit les reçus, les rapports, les kilomètres, le rapprochement des cartes et les validations. Zoho Expense est une plateforme de gestion des déplacements et des notes de frais qui couvre le suivi des reçus, la gestion des rapports de dépenses, l’enregistrement du kilométrage, le rapprochement des cartes d’entreprise et la configuration des circuits d’approbation.
À qui s’adresse Zoho Expense ?
Zoho Expense convient tout particulièrement aux petites entreprises utilisant déjà d’autres produits Zoho, qui ont besoin d’un processus d’approbation des dépenses structuré et à plusieurs niveaux, sans configuration complexe.
Pourquoi j’ai choisi Zoho Expense
Zoho Expense gagne sa place dans ma sélection grâce au niveau de contrôle offert sur la logique d’approbation, sans nécessiter de configuration technique. Je l’ai choisi précisément pour ses circuits d’approbation basés sur des critères, qui permettent de combiner des conditions « et/ou » afin d’acheminer les rapports vers le bon valideur selon des facteurs comme les violations de politique ou les montants totaux du rapport.
Vous pouvez également définir jusqu’à dix niveaux d’approbation pour une seule transaction, afin que rien ne soit validé à la légère avant que les personnes concernées n’aient pu le consulter. Par ailleurs, j’apprécie la possibilité de paramétrer des règles d’approbation automatique pour les rapports de faible risque ou routiniers, ce qui permet de fluidifier la file d’attente sans faire l’impasse sur le contrôle là où il importe vraiment.
Fonctionnalités clés de Zoho Expense
- Automatisation des rapports de dépenses : Ajoute automatiquement les dépenses à un rapport et le transmet selon un calendrier défini, supprimant ainsi le besoin de créer les rapports manuellement.
- Gestion des indemnités journalières : Calcule automatiquement les indemnités journalières grâce à des règles prédéfinies basées sur la conformité pays et la localisation.
- Règles de dépenses : Définit des plafonds de dépense par montant, nombre de notes ou kilométrage, avec possibilité d’avertir ou de bloquer les soumissions dépassant la règle stipulée.
- Suivi des budgets : Crée des budgets par catégorie ou type de dépense et suit les dépenses réelles par rapport au budget à l’aide d’analyses intégrées.
Intégrations Zoho Expense
Zoho Expense propose des intégrations natives dans les domaines de la comptabilité, des déplacements, des RH et de la collaboration, incluant QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Sage Accounting, Slack, Amazon Business, Uber for Business et Lyft, ainsi que plusieurs applications de l’écosystème Zoho comme Zoho Books, Zoho People, Zoho Projects, Zoho Payroll, Zoho CRM et Zoho Analytics. Zoho Flow connecte Zoho Expense à plus de 500 autres applications. Zoho Expense n’est pas directement compatible avec Zapier. Une API est disponible pour des intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- L’autoscanner de reçus extrait les données des photos
- Gère les dépenses multi-devises et les conversions
- Fixe des plafonds par catégorie grâce à des règles personnalisées
Cons:
- La ROC lit mal les reçus froissés ou de qualité médiocre
- Le plan gratuit exclut les circuits d’approbation et la gestion du budget
Learn more about Zoho Expense:
Idéal pour le suivi illimité des reçus- Démo gratuite disponible
- À partir de $5/membre/mois
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Expensify est un logiciel complet de gestion des dépenses offrant des fonctionnalités telles que le suivi des reçus et des frais, la budgétisation et des intégrations pour divers secteurs d’activité. Expensify est surtout connu pour ses capacités illimitées de gestion des reçus, ce qui est utile pour les entreprises devant gérer efficacement un grand volume de justificatifs. La technologie SmartScan du logiciel permet aux utilisateurs d’extraire automatiquement les informations des reçus, réduisant ainsi les risques d’erreur humaine et accélérant le processus de note de frais.
Pourquoi j’ai choisi Expensify : J’ai sélectionné Expensify pour ses fonctionnalités modernes de suivi des reçus, qui se démarquent dans le secteur très compétitif des logiciels de gestion des dépenses. Sa capacité à traiter un nombre illimité de justificatifs avec une grande simplicité le rend particulièrement adapté aux petites entreprises qui traitent de nombreuses transactions. L’interface conviviale et les fonctionnalités propulsées par l’IA d’Expensify renforcent encore son attractivité, en faisant un excellent choix pour une gestion efficace des dépenses.
Fonctionnalités & Intégrations clés
Fonctionnalités : numérisation des reçus en un clic, importation des relevés bancaires et cartes de crédit, workflows personnalisables, rapprochement des cartes d’entreprise et suivi fiscal avancé. Expensify propose aussi la gestion multi-niveaux des codes comptables (GL), des outils d’audit et de conformité, ainsi que l’accès délégué pour simplifier la gestion des dépenses.
Intégrations : QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365, Oracle, Salesforce et Gusto.
Pros and Cons
Pros:
- Workflows personnalisables
- SmartScan alimenté par l’IA
- Suivi illimité des reçus
Cons:
- Courbe d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs
- Fonctionnalités hors ligne limitées
Idéal pour la gestion intégrée des voyages et des dépenses- Démo gratuite disponible
- Tarification sur demande
SAP Concur Expense automatise la gestion des notes de frais, s'intègre aux réservations de voyages, et fournit des informations en temps réel pour optimiser la gestion financière. SAP Concur Expense est un logiciel conçu pour soutenir les processus de gestion des dépenses pour les entreprises de toutes tailles. Il est surtout connu pour ses capacités intégrées de gestion des voyages et des dépenses, ce qui en fait un choix de premier plan pour les entreprises cherchant à gérer à la fois les déplacements et les frais dans une seule plateforme.
Pourquoi j'ai choisi SAP Concur Expense : J'ai choisi SAP Concur Expense pour cette liste car il propose une solution détaillée qui intègre à la fois la gestion des voyages et des dépenses, une fonctionnalité unique par rapport à d'autres outils. Cette intégration permet aux entreprises de gérer toutes les dépenses initiées par les employés et les frais de déplacement dans un système connecté, offrant ainsi une excellente expérience utilisateur globale. Je pense que SAP Concur Expense est idéal pour la gestion intégrée des déplacements et des dépenses car il simplifie l'expérience de voyage, augmente la conformité et contrôle efficacement les coûts.
Fonctionnalités et intégrations remarquables
Fonctionnalités incluent le suivi automatisé des dépenses, des processus de remboursement plus rapides et la réduction des erreurs. L'outil offre également un accès convivial sur mobile, basé sur le cloud, une sécurité de pointe dans le secteur, et les dernières technologies d'IA pour renforcer l'expérience utilisateur et la conformité.
Intégrations incluent SAP, NetSuite, QuickBooks, Xero, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Oracle, ADP, Workday et Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- Technologie d'IA
- Accès convivial sur mobile
- Gestion intégrée des voyages et des dépenses
Cons:
- Paramétrage légèrement complexe
- Tarification sur demande
Learn more about SAP Concur Expense:
10Idéal pour la collecte automatique des reçusRamp
- Essai gratuit de 30 jours + forfait gratuit + démo gratuite disponible
- À partir de 15 $/utilisateur/mois + frais selon la plateforme
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ramp offre un tableau de bord de comptabilité automatisé qui catégorise les transactions, synchronise les dépenses et signale les mémos manquants pour révision. Ramp est une plateforme de gestion des dépenses conçue pour aider les petites entreprises à gérer leurs frais sans le travail manuel habituel. La plateforme propose des cartes professionnelles, un suivi automatisé des dépenses ainsi que des analyses en temps réel, le tout via une interface conviviale. Elle s’avère particulièrement utile pour les équipes financières désireuses de regrouper les voyages, les dépenses et les comptes fournisseurs dans un système unique.
Pourquoi j’ai choisi Ramp : J’ai choisi Ramp pour son système de gestion des dépenses sans intervention manuelle, qui réduit le besoin de saisie de données. Ce qui m’a marqué, c’est la manière dont Ramp collecte automatiquement les reçus, les associe aux transactions, et applique les politiques de l’entreprise de façon autonome. Les fonctionnalités optimisées par l’IA facilitent le codage et la catégorisation, ce qui permet de gagner du temps lors des clôtures mensuelles. La plateforme est aussi pensée pour les équipes en croissance, offrant une grande flexibilité pour la gestion des budgets et des paiements à l’international.
Fonctionnalités et intégrations remarquables :
Fonctionnalités : Ramp Intelligence permet une surveillance des transactions grâce à l’intelligence artificielle, des workflows d’approbation personnalisables, des cartes professionnelles avec des contrôles de dépenses prédéfinis ainsi que des rapports en temps réel. Elle prend en charge les paiements multidevises et automatise la gestion des factures fournisseurs. Ramp fait aussi disparaître le besoin de notes de frais traditionnelles en capturant et vérifiant automatiquement les transactions.
Intégrations : NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling et Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Fonctionnalités de reporting complètes
- Possibilité d’émettre plusieurs cartes virtuelles avec des contrôles personnalisés
- Rapport de dépenses et rapprochement des reçus automatisés
Cons:
- Principalement axé sur les comptes fournisseurs et la gestion des dépenses
- Pourrait offrir des fonctionnalités de comptabilité plus avancées
Autres logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Vous trouverez ci-dessous une liste de logiciels supplémentaires de gestion des dépenses pour les petites entreprises que nous avons présélectionnés, mais qui ne figurent pas dans la liste principale. Ils méritent certainement le détour.
- 11NetSuiteIdéal pour la comptabilité de projet automatisée
- 12BILL Spend & ExpenseIdéal pour les contrôles des dépenses et des cartes en temps réel
- 13SlashIdéal pour l’analyse financière en temps réel
- 14EmburseIdéal pour la conformité des dépenses basée sur l'IA
- 15Doxis SpendControlIdéal pour des circuits de validation personnalisables
- 16RydooIdéal pour la surveillance des dépenses assistée par l'IA
- 17BrexIdéal pour les contrôles de dépenses assistés par l'IA
Comment j'évalue les logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Je divise mon évaluation en deux niveaux : les critères de base qu'un outil doit remplir — capture de reçus, remboursement et synchronisation comptable — et les différenciateurs qui distinguent la meilleure option des autres.
Fonctionnalités essentielles (indispensables pour cette liste)
Lorsque je sélectionne les outils pour ma liste, j'attribue à chacun une note de 0 (ne propose pas la fonctionnalité) à 5 (excelle dans ce domaine) pour chaque fonctionnalité essentielle listée ci-dessous. Ensuite, je calcule le score total de l'outil sous forme de pourcentage. Chaque outil doit atteindre un score total minimum de 65 % pour être considéré.
- Capture de reçus & OCR : Je vérifie si les employés peuvent prendre une photo, transférer un e-mail ou glisser-déposer un fichier et obtenir une extraction de données précise sans correction manuelle.
- Notes de frais & remboursement : Chaque outil devrait permettre au personnel de soumettre des dépenses groupées et offrir aux administrateurs un chemin clair pour traiter les paiements via ACH, synchronisation avec la paie ou des méthodes similaires.
- Flux d’approbation : Je recherche des règles de routage configurables — comme envoyer toute dépense dépassant un seuil à un deuxième valideur ou rediriger les dépenses spécifiques à un département vers le bon responsable.
- Contrôle des cartes d’entreprise : Qu’il s’agisse de cartes virtuelles pour les abonnements SaaS ou physiques pour les déjeuners d’équipe, j’évalue la précision des plafonds de dépenses et la visibilité en temps réel des transactions.
- Intégrations aux logiciels comptables : J’examine de près la synchronisation des codes GL, catégories et classes dans QuickBooks Online ou Xero, sans recours à un export CSV, pour chaque outil.
- Application des politiques & catégorisation : La plateforme doit permettre à un administrateur de définir des règles — comme signaler les transactions du week-end ou plafonner les dépenses de repas — et de catégoriser automatiquement les écritures pour des comptes propres.
Une fois que j'ai une liste d’outils répondant à ces critères, je considère ce qui distingue chaque plateforme.
Facteurs différenciants (ce qui distingue les fournisseurs)
Voici comment je compare différents fournisseurs :
Fonctionnalités remarquables
Le suivi du kilométrage et des déplacements est crucial pour les équipes sur le terrain ou ayant de fréquentes visites clients : je recherche une capture basée sur le GPS alimentant directement les notes de frais. L’intégration du paiement de factures est aussi un critère, car une petite équipe financière profite à gérer les factures fournisseurs et les frais employés au même endroit. Je vérifie également le suivi budgétaire en temps réel par département ou projet, permettant aux dirigeants et contrôleurs d’avoir une visibilité immédiate sur la trésorerie sans attendre la fin du mois.
Au-delà des fonctionnalités
La transparence tarifaire est un des premiers points que j’évalue : des frais cachés pour l’émission de cartes ou les virements ACH peuvent discrètement réduire la valeur pour une petite équipe. La rapidité de mise en œuvre est aussi importante : je préfère une intégration autonome avec des modèles pré-conçus pour permettre à un comptable ou à un dirigeant de démarrer sans support IT. La capacité d’évolution complète mon analyse. Une société de 10 personnes aujourd’hui peut exiger des rapports multi-entités ou des remboursements internationaux l’an prochain, je vérifie donc si les forfaits de la plateforme s’adaptent à la croissance de l’entreprise sans imposer une migration.
Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses pour une petite entreprise
Lorsque vous avancez dans votre propre processus de sélection de logiciels, gardez les points suivants à l’esprit :
- Facilité d’utilisation : Choisir un logiciel convivial est essentiel pour garantir que les employés puissent facilement adopter et utiliser le système sans formation approfondie. Une interface complexe peut entraîner des erreurs et des rapports de dépenses incomplets, ce qui peut frustrer les employés et créer du travail supplémentaire pour l’équipe financière. Par exemple, un représentant commercial revenant d’un déplacement devrait pouvoir saisir rapidement et facilement ses dépenses et joindre ses reçus sans avoir à naviguer dans un système compliqué.
- Capacités d’intégration : La capacité du logiciel de gestion des dépenses à s’intégrer à vos systèmes comptables et de paie existants est essentielle. Cela garantit que les données de dépenses peuvent être transférées à des fins de reporting et de fiscalité, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et le risque d’erreurs. Par exemple, si votre entreprise utilise QuickBooks pour sa comptabilité, choisir un outil de gestion des dépenses qui s’intègre à QuickBooks simplifiera le processus d’enregistrement et de rapprochement des dépenses.
- Fonctionnalités d’automatisation : L’automatisation peut réduire considérablement la charge administrative de votre équipe financière en prenant en charge les tâches répétitives telles que la capture des reçus, la catégorisation des dépenses et la génération de rapports. Les flux de travail d’approbation automatisés peuvent également garantir que les dépenses sont examinées et approuvées rapidement. Par exemple, un logiciel qui signale automatiquement les reçus en double ou les dépenses non conformes aux politiques peut contribuer à maintenir la conformité et à prévenir la fraude.
- Évolutivité : À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en matière de tenue de livres évolueront. Choisir un logiciel capable d’évoluer avec votre entreprise vous évite de devoir changer de système lorsque vous embauchez davantage d’employés ou de freelances, ou que vous vous développez sur de nouveaux marchés. Recherchez un outil de suivi des dépenses qui propose des modules ou des fonctionnalités supplémentaires pouvant être activés selon les besoins, comme la gestion des déplacements ou les analyses avancées. Par exemple, une petite entreprise peut commencer par un suivi de base des dépenses, puis ajouter des fonctionnalités de gestion des dépenses internationales lorsqu’elle se développe à l’échelle mondiale.
- Structure des coûts et de la tarification : Comprendre la structure des coûts et de la tarification du logiciel de suivi des dépenses est important à des fins de budgétisation. Certains logiciels peuvent avoir un faible coût initial, mais facturer des frais supplémentaires pour les fonctionnalités avancées ou les utilisateurs additionnels. Il est important de prendre en compte à la fois le coût initial et les dépenses à long terme associées au logiciel. Par exemple, une solution qui facture chaque utilisateur actif par mois peut être plus rentable pour une petite entreprise comptant un nombre limité d’employés soumettant des dépenses.
Tendances des logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Les logiciels de gestion des dépenses évoluent rapidement. Voici quelques tendances clés à surveiller dans un avenir proche.
- Suivi des dépenses alimenté par l’IA : L’IA est utilisée pour automatiser le suivi des dépenses. Cela réduit la saisie manuelle et les erreurs. Elle fournit également des informations en temps réel.
- Intégration mobile : Les applications mobiles deviennent indispensables pour la gestion des dépenses. Elles permettent aux employés de soumettre leurs dépenses où qu’ils soient. Cela accroît l’efficacité et la praticité.
- Blockchain pour la sécurité : La technologie blockchain est adoptée pour sécuriser les transactions. Elle garantit l’intégrité et la transparence des données. Cela est essentiel pour prévenir la fraude.
- Analyses en temps réel : Les outils d’analyse en temps réel gagnent en popularité. Ils aident les entreprises à prendre rapidement des décisions éclairées. Cela est essentiel pour préserver leur santé financière.
- Modèles par abonnement : La tarification par abonnement devient de plus en plus courante. Elle offre flexibilité et évolutivité aux petites entreprises. Cela rend les fonctionnalités avancées plus accessibles.
Ces tendances façonnent l’avenir des outils logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises, avec notamment l’augmentation des modèles par abonnement et l’adoption croissante de la technologie blockchain.
Que vous envisagiez un nouvel outil logiciel de gestion des dépenses ou que vous souhaitiez en changer, gardez ces tendances à l’esprit lorsque vous étudierez les fonctionnalités, car elles deviendront de plus en plus pertinentes pour votre entreprise et vos opérations.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises ?
Un logiciel de gestion des dépenses est un outil conçu pour aider les petites entreprises à suivre, gérer et contrôler leurs dépenses. Les propriétaires de petites entreprises, les équipes financières et les employés l’utilisent pour soumettre, approuver et rembourser efficacement les dépenses.
Le logiciel comprend généralement des composants tels que le suivi des dépenses, la capture des reçus, les flux de travail d’approbation et la création de rapports. Ces fonctionnalités aident les utilisateurs à tenir des registres financiers précis, à simplifier le reporting des dépenses et à garantir la conformité aux politiques de l’entreprise.
Fonctionnalités des logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Choisir le bon logiciel de gestion des dépenses est essentiel pour permettre aux petites entreprises de suivre efficacement leurs finances. Voici les fonctionnalités les plus importantes à rechercher :
- Suivi automatisé des dépenses : cette fonctionnalité permet d’enregistrer automatiquement les dépenses, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et faisant gagner du temps.
- Numérisation des reçus : permet aux utilisateurs de numériser et de stocker les reçus au format numérique, garantissant que tous les justificatifs de dépenses sont facilement accessibles et organisés.
- Intégration avec les logiciels de comptabilité : garantit un transfert fiable des données entre le logiciel de gestion des dépenses et votre système comptable, simplifiant ainsi les rapports financiers.
- Accessibilité mobile : permet de gérer les dépenses où que l’on soit, ce qui est essentiel pour les propriétaires d’entreprise et les employés qui voyagent fréquemment.
- Catégories de dépenses personnalisables : permet aux entreprises de créer des catégories spécifiques pour les dépenses, facilitant ainsi le suivi et l’analyse des habitudes de dépenses.
- Flux de validation : prend en charge le processus de validation des dépenses, garantissant que toutes les dépenses sont vérifiées et autorisées avant leur traitement.
- Respect des politiques : garantit que toutes les dépenses respectent les politiques de l’entreprise, réduisant ainsi le risque de dépenses non autorisées.
- Rapports et analyses : fournit des rapports détaillés et des analyses des dépenses, aidant les entreprises à prendre des décisions financières éclairées.
- Prise en charge de plusieurs devises : essentielle pour les entreprises qui exercent leurs activités à l’international, car elle leur permet de gérer les dépenses dans différentes devises.
- Autorisations des utilisateurs : permet aux administrateurs de définir différents niveaux d’accès pour les utilisateurs, garantissant que les informations financières sensibles ne sont accessibles qu’au personnel autorisé.
Choisir un logiciel de gestion des dépenses doté de ces fonctionnalités aidera les petites entreprises à gérer leurs finances plus efficacement, en assurant un meilleur contrôle de leurs dépenses et de leur santé financière.
Avantages des logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Les logiciels de gestion des dépenses offrent de nombreux avantages aux petites entreprises, en organisant les processus financiers et en améliorant l’efficacité globale. En automatisant et en simplifiant le suivi des dépenses, ces outils permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’obtenir des informations précieuses sur les habitudes de dépenses. Voici cinq avantages principaux de l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises :
- Gain de temps : l’automatisation du suivi et des rapports de dépenses réduit le temps consacré à la saisie manuelle des données, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Maîtrise des coûts : le suivi des dépenses en temps réel aide les entreprises à identifier et à éliminer les dépenses inutiles, ce qui permet une meilleure gestion du budget et des économies.
- Précision accrue : les systèmes automatisés minimisent les erreurs humaines dans les rapports de dépenses, garantissant l’exactitude et la fiabilité des documents financiers.
- Meilleur respect des réglementations : les logiciels de gestion des dépenses aident les entreprises à respecter les politiques internes et les réglementations externes en fournissant une piste d’audit claire et en garantissant que toutes les dépenses sont correctement documentées.
- Meilleure visibilité financière : les rapports détaillés et les analyses fournissent des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, aidant les entreprises à prendre des décisions financières éclairées et à planifier leur avenir.
La mise en œuvre d’un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer considérablement l’efficacité et la précision des processus financiers des petites entreprises. En tirant parti de ces outils, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs dépenses, garantir leur conformité et prendre des décisions financières plus éclairées.
Coûts et tarifs des logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises
Cette section fournit une estimation des forfaits et des coûts moyens des logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises. Les données reposent sur les niveaux de tarification et les fonctionnalités couramment proposés sur le marché.
Tableau comparatif des forfaits des logiciels de gestion des dépenses
| Type de forfait | Prix moyen | Fonctionnalités courantes |
| Forfait gratuit | $0 | Suivi de base des dépenses, numérisation des reçus, accès à l’application mobile et fonctionnalités de création de rapports limitées |
| Forfait personnel | $5 - $10/ utilisateur/mois | Suivi avancé des dépenses, intégration avec les logiciels de comptabilité, validations à plusieurs niveaux et politiques et contrôles personnalisables |
| Forfait professionnel | $15 - $30/ utilisateur/mois | Tout ce qui est inclus dans le forfait personnel, rapprochement des cartes d’entreprise, rapports et analyses avancés, capacité de stockage accrue et fonctionnalités de sécurité renforcées |
| Forfait entreprise | Tarification personnalisée | Tout ce qui est inclus dans le forfait professionnel, assistance VIP, intégrations et flux de travail personnalisés, ainsi qu’une gestion de compte dédiée |
Répartition des types de forfaits, des coûts et des fonctionnalités des logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises.
Logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises : FAQ
Voici quelques réponses aux questions fréquemment posées sur les logiciels de gestion des dépenses pour les petites entreprises et leur fonctionnement :
Comment intégrer un logiciel de gestion des dépenses à mon système comptable existant ?
La plupart des logiciels de gestion des dépenses proposent des fonctionnalités d’intégration avec des systèmes comptables populaires tels que QuickBooks, Xero et FreshBooks. Pour effectuer l’intégration, vous devez généralement accéder à la section des paramètres ou des intégrations de votre logiciel de gestion des dépenses et suivre les instructions pour connecter votre système comptable. Assurez-vous de disposer des autorisations et des clés API nécessaires, le cas échéant. Certains logiciels peuvent également proposer des guides détaillés ou un service client pour vous aider dans le processus d’intégration.
Quelles mesures de sécurité sont mises en place pour protéger mes données financières ?
Les logiciels de gestion des dépenses utilisent généralement plusieurs mesures de sécurité pour protéger vos données financières. Celles-ci peuvent inclure le chiffrement des données, la technologie Secure Socket Layer (SSL), l’authentification à deux facteurs (2FA) et des audits de sécurité réguliers. En outre, de nombreux fournisseurs respectent les normes et réglementations du secteur telles que le RGPD et SOC 2. Il est important d’examiner les politiques de sécurité du fournisseur du logiciel afin de vous assurer qu’elles répondent aux exigences de sécurité de votre entreprise.
Puis-je personnaliser les catégories de dépenses et les circuits d'approbation ?
Oui, la plupart des logiciels de gestion des dépenses vous permettent de personnaliser les catégories de dépenses et les circuits d’approbation afin de répondre aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez créer des catégories spécifiques correspondant aux dépenses de votre entreprise et mettre en place des circuits d’approbation à plusieurs niveaux pour garantir un contrôle approprié. Les options de personnalisation peuvent varier selon les fournisseurs de logiciels ; il est donc conseillé de vérifier les fonctionnalités spécifiques du logiciel que vous envisagez.
Comment gérer les dépenses dans plusieurs devises avec le logiciel ?
De nombreuses solutions de gestion des dépenses prennent en charge les dépenses multidevises, ce qui vous permet d’enregistrer et de déclarer des dépenses dans différentes devises. Le logiciel convertit généralement les dépenses en devises étrangères dans votre devise de référence en utilisant les taux de change en temps réel. Vous pouvez également définir des devises par défaut pour différents utilisateurs ou services et générer des rapports reflétant précisément les transactions multidevises.
Est-il possible de suivre le kilométrage et les autres dépenses liées aux déplacements ?
Oui, la plupart des logiciels de gestion des dépenses incluent des fonctionnalités permettant de suivre le kilométrage et les autres dépenses liées aux déplacements. Les utilisateurs peuvent saisir leur kilométrage manuellement ou utiliser le suivi GPS pour enregistrer les distances parcourues. Le logiciel peut ensuite calculer les montants de remboursement sur la base de taux prédéfinis. En outre, vous pouvez catégoriser les dépenses liées aux déplacements, telles que l’hébergement, les repas et le transport, afin d’assurer un suivi et une génération de rapports complets.
Quelles fonctionnalités de reporting et d'analyse sont disponibles ?
Les logiciels de gestion des dépenses proposent généralement de solides fonctionnalités de reporting et d’analyse. Vous pouvez générer différents rapports, tels que des récapitulatifs des dépenses, les dépenses par catégorie et les rapports de dépenses des employés. Les fonctionnalités d’analyse avancées peuvent inclure l’analyse des tendances, la comparaison entre le budget et les dépenses réelles, ainsi que la génération de rapports personnalisés. Ces outils vous aident à mieux comprendre les habitudes de dépenses et à prendre des décisions financières éclairées.
Comment gérer les reçus et autres documents dans le logiciel ?
La plupart des logiciels de gestion des dépenses vous permettent de gérer numériquement les reçus et autres documents. Les utilisateurs peuvent importer des reçus en les photographiant avec leurs appareils mobiles ou en numérisant des documents. Le logiciel intègre souvent une technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire automatiquement les informations pertinentes des reçus. Vous pouvez également joindre des reçus à des écritures de dépenses spécifiques et les stocker en toute sécurité dans le logiciel afin de les retrouver facilement et de garantir la conformité.
Quelles options d'assistance sont disponibles si je rencontre des problèmes avec le logiciel ?
Les options d’assistance pour les logiciels de gestion des dépenses comprennent généralement une combinaison de ressources telles que des centres d’aide en ligne, des guides utilisateurs, des tutoriels vidéo et des forums communautaires. En outre, de nombreux fournisseurs proposent une assistance directe par e-mail, chat en direct ou téléphone. Certains logiciels peuvent également fournir des responsables de compte dédiés ou des forfaits d’assistance premium pour un accompagnement plus personnalisé. Il est important d’examiner les options d’assistance disponibles afin de vous assurer qu’elles répondent aux besoins de votre entreprise.
Et maintenant ?
Si vous êtes en train de rechercher un logiciel de gestion des dépenses pour petite entreprise, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations.
Vous remplissez un formulaire et échangez brièvement avec un conseiller, qui examine en détail vos besoins. Vous recevrez ensuite une liste restreinte de logiciels à évaluer. Il vous accompagnera même tout au long du processus d'achat, y compris lors des négociations tarifaires.