Les 10 meilleurs logiciels de gestion des notes de frais évalués en 2026

Deel est une plateforme RH tout-en-un conçue pour aider les entreprises à embaucher, gérer et payer des employés et des sous-traitants à travers le monde. Elle propose des outils pour gérer la paie internationale, la conformité et les tâches RH, ce qui simplifie la gestion d'une main-d'œuvre internationale.

Pourquoi j'ai choisi Deel : Le système de gestion des notes de frais de Deel vous permet de créer des catégories de dépenses personnalisées, offrant ainsi un suivi précis et un meilleur contrôle sur divers types de dépenses. Cette personnalisation garantit que les dépenses de votre équipe sont en adéquation avec les politiques de votre entreprise et vos besoins de reporting. De plus, Deel propose un calculateur de frais kilométriques, qui estime les coûts de déplacement en fonction de la distance parcourue et des taux de remboursement prédéfinis. Pour les entreprises opérant à l’international, Deel offre la possibilité de mettre en place des politiques de dépenses différentes selon les pays ou entités. 

Fonctionnalités et intégrations principales :

Fonctionnalités : notamment des workflows d’approbation des notes de frais et le calcul des dépenses par indemnité journalière, permettant aux salariés de réclamer facilement des per diem lors de déplacements professionnels. En outre, la plateforme propose des tableaux de bord analytiques offrant des insights sur les tendances et habitudes de dépenses, facilitant la planification financière et la prise de décision.

Intégrations : Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk, et Jira Software Cloud.

Sage Expense Management (anciennement Fyle) est un outil de gestion des dépenses qui enregistre les transactions et notifie les parties prenantes en temps réel. Contrairement à d'autres de cette liste qui encouragent à utiliser leurs cartes, Sage Expense Management met en avant la possibilité de connecter et d'utiliser les cartes de crédit que vous possédez déjà.

Pourquoi j'ai choisi Sage Expense Management : Bien que Sage Expense Management soit relativement facile à utiliser pour les employés, il se distingue à mes yeux car il est conçu pour aider les équipes finances à apprendre et à prendre de meilleures décisions. Il inclut des analyses de dépenses (comme la dépense moyenne et les catégories), ainsi que des analyses opérationnelles qui vous aident à surveiller les délais de traitement et à identifier les freins dans les processus.

Fonctionnalités et intégrations remarquables :

Fonctionnalités comprenant la création automatique de pistes d’audit numériques qui stockent reçus, approbations et autres données dans un format adapté à l’audit. Je trouve remarquable que les équipes finances puissent également créer plusieurs organisations au sein d’un même compte pour faciliter la budgétisation et la comptabilité.

Intégrations : Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks et Outlook.

Airbase est une solution de services financiers qui propose la gestion des dépenses, l'automatisation des comptes fournisseurs, des cartes corporatives et un processus d'achat guidé. Sa clientèle principale se compose d'entreprises technologiques de taille intermédiaire, bien qu'elle serve également de nombreux acteurs des secteurs des services financiers et de l'automobile.

Pourquoi j'ai choisi Airbase : La plupart des logiciels de gestion des dépenses vous permettent de désigner des personnes pour approuver les dépenses, mais Airbase se distingue grâce à des flux de travail d'approbation multicouches qui prennent en compte le département, la catégorie de dépense, la localisation, et bien plus encore. Cela fait gagner beaucoup de temps et évite la confusion dans les organisations matricielles. Vous pouvez également rendre les règles aussi complexes que vous le souhaitez.

Fonctionnalités remarquables et intégrations :

Fonctionnalités : elles incluent le remboursement automatisé des dépenses approuvées, celles-ci étant remboursées chaque nuit. En plus des limites de dépense, j'ai apprécié qu'Airbase permette de définir des dates d'expiration sur les cartes d'entreprise afin de contrôler le renouvellement des abonnements. L'inconvénient survient lors de la gestion de fournisseurs semi-réguliers que vous utilisez plus d'une fois mais pas chaque mois.

Intégrations : NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR et Rippling.

Ramp est une plateforme polyvalente qui propose un logiciel de gestion des notes de frais conçu pour vous aider à gérer les finances de votre entreprise plus efficacement. En automatisant les tâches courantes et en fournissant des informations en temps réel, Ramp vous aide à vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

Pourquoi j’ai choisi Ramp : J’ai choisi Ramp pour son automatisation avancée par IA, qui réduit le travail manuel et libère du temps pour prendre des décisions plus stratégiques. Ses cartes professionnelles personnalisables sont dotées de politiques de dépenses intégrées pour aider à contrôler les dépenses de l’équipe et garantir la conformité. Ramp simplifie également les opérations financières grâce à la soumission automatisée des dépenses, éliminant le besoin de rechercher les justificatifs, ainsi qu’à une fonctionnalité efficace de gestion des comptes fournisseurs qui accélère le traitement des factures.

Fonctionnalités et intégrations remarquables :

Les fonctionnalités comprennent l’automatisation comptable, qui accélère vos clôtures financières mensuelles et améliore la précision, réduisant ainsi le risque d’erreurs. La plateforme prend également en charge les opérations internationales en permettant d’effectuer des paiements vers 195 pays dans plus de 40 devises, ce qui en fait une solution adaptée aux entreprises ayant des activités internationales. Une autre fonctionnalité permet de traiter rapidement les remboursements, afin que votre équipe récupère rapidement son argent, un élément essentiel pour maintenir le moral et la productivité.

Les intégrations comprennent NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling et Gmail.

Spendesk est un outil de gestion des dépenses et de suivi budgétaire qui propose des cartes d’entreprise, la gestion de factures et l’automatisation comptable. Il vise à offrir aux équipes financières une visibilité globale des dépenses tout en permettant aux équipes opérationnelles d’effectuer leur travail sans lourdeur administrative.

Pourquoi j’ai choisi Spendesk : J’apprécie que Spendesk adopte une double approche pour la gestion des dépenses. Il donne aux équipes financières le contrôle sur les dépenses, leur permettant de surveiller et de gérer le budget global. Mais il permet aussi aux équipes d’accéder et de gérer leurs budgets individuels.

Principales fonctionnalités & intégrations :

Fonctionnalités incluent des vues d’ensemble des budgets permettant aux approbateurs de prendre des décisions éclairées selon les dépenses déjà engagées ou prévues. J’apprécie également que Spendesk comptabilise automatiquement les transactions dans votre budget en temps réel, évitant ainsi toute dépense imprévue.

Intégrations incluent Slack, NetSuite et Xero.

Pleo est une solution européenne de gestion des dépenses qui s’occupe des notes de frais, des factures et des remboursements. Les entreprises peuvent automatiser la gestion des dépenses en émettant des cartes Pleo et reçoivent des notifications en temps réel à chaque utilisation.

Pourquoi j’ai choisi Pleo : Basée au Danemark, Pleo a été conçue en tenant compte des défis uniques de la gestion des dépenses en Europe, ce qui la rend idéale pour les entreprises européennes ou celles opérant en Europe. Cela signifie une conversion de devise rapide et facile, un calcul de la TVA optimisé et une conformité aux normes internationales.

Fonctionnalités et intégrations remarquables :

Fonctionnalités : des cartes fournisseurs permettent à votre équipe de gérer les paiements récurrents et de fixer facilement des limites de dépense. Le découvert Pleo aide également à maintenir la trésorerie en offrant des découverts sans intérêts pour des paiements ponctuels. En outre, la fonction de ventilation de la TVA simplifie la gestion de plusieurs taux de TVA, ce qui fait gagner du temps à votre équipe lors des vérifications manuelles.

Intégrations : NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 et Zapier.

Récemment, TripActions est devenu Navan et a regroupé ses outils de planification de voyage et de gestion des dépenses dans un seul système. L’application mobile, au lieu d’être un simple complément partiellement fonctionnel, offre un accès complet à toutes les fonctionnalités de Navan.

Pourquoi j'ai choisi Navan : Le voyage est l'une des principales raisons de la gestion des notes de frais, et j'ai sélectionné Navan car il se distingue en vous permettant de rechercher et de réserver des vols ainsi que des chambres d'hôtel directement dans l’application. Cela signifie que vous n’aurez jamais à transférer vos données de dépenses liées au voyage vers Navan. Bien entendu, il est aussi possible d’y déclarer les repas et autres frais, mais Navan simplifie tout en fusionnant la réservation et la gestion des dépenses de voyage en un seul processus.

Fonctionnalités et intégrations remarquables :

Fonctionnalités : gestion des stocks en temps réel, offrant à votre équipe un accès instantané à un large éventail d’options de voyage à des tarifs compétitifs. La personnalisation alimentée par l’IA affine les résultats de recherche selon les préférences individuelles, rendant l’organisation des voyages plus intuitive pour vos collaborateurs. De plus, la réconciliation automatique des dépenses simplifie le suivi et le classement, réduisant les saisies manuelles et les erreurs pour votre entreprise.

Intégrations : Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb, et American Express.

Fondée en 2016 et acquise par BILL en 2021, Divvy est une solution de gestion des dépenses et de carte de crédit d’entreprise principalement destinée aux petites entreprises. Ils peuvent proposer le logiciel gratuitement aux utilisateurs car ils perçoivent une commission auprès du commerçant. Par conséquent, ils encouragent l’utilisation des cartes Divvy plutôt que les remboursements.

Pourquoi j’ai choisi Divvy : Avec les logiciels professionnels, « gratuit » signifie généralement que l’outil applique malgré tout des frais de transaction. Cependant, le modèle de commission de Divvy auprès des commerçants en fait une solution vraiment gratuite pour les entreprises qui l’utilisent, ce qui m’impressionne. C’est la façon dont les petites organisations peuvent abandonner la gestion des dépenses sur tableur sans se ruiner.

Fonctionnalités et intégrations remarquables :

Fonctionnalités comprenant des outils de gestion des budgets qui vous permettent de fixer des limites de dépenses et de suivre les frais, offrant à votre équipe des informations en temps réel sur les données financières. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de cartes virtuelles pour gérer et contrôler les dépenses de manière plus efficace, réduisant le besoin de cartes physiques. De plus, le logiciel propose des capacités de rapports détaillés, vous aidant à analyser les tendances de dépenses et à prendre des décisions financières éclairées.

Intégrations : QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset et Bill.com.

Zoho est une entreprise qui propose une large gamme d'outils professionnels, à commencer par leur système de gestion de la relation client (CRM). Elle travaille principalement avec des petites entreprises dans les secteurs de l'informatique et des logiciels et propose même une offre gratuite pour jusqu'à trois utilisateurs et 20 justificatifs par mois.

Pourquoi j'ai choisi Zoho Expense : Pour les utilisateurs de Zoho qui souhaitent ajouter facilement la gestion des dépenses à leur ensemble d'outils, Zoho Expense est, à mon avis, un choix naturel. De plus, si vous utilisez déjà Zoho Books pour la comptabilité, l'intégration directe peut faire gagner énormément de temps et d'efforts.

Fonctionnalités phares & intégrations :

Fonctionnalités : déclaration de dépenses sans effort automatisant le suivi des justificatifs et permettant une création rapide des dépenses. Votre équipe peut profiter de processus d'approbation personnalisables pour rationaliser la gestion des dépenses, des déplacements et des demandes d'achat. De plus, vous disposez d'outils de gestion budgétaire pour créer et surveiller les dépenses par rapport à des limites définies, garantissant ainsi un contrôle efficace des finances de votre entreprise.

Intégrations : Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business et Lyft.

Brex est une entreprise technologique qui propose une suite d’outils de gestion financière et de services, notamment la gestion des déplacements, le paiement de factures, les prévisions financières, les cartes de crédit professionnelles et la gestion des dépenses. Elle est particulièrement populaire auprès des organisations de logiciels et de services informatiques.

Pourquoi j’ai choisi Brex : Brex fournit un ensemble avancé d’outils de gestion financière pour les startups et permet aux petites entreprises de mettre en place des cartes professionnelles sans affecter la solvabilité des fondateurs. Associé à un contrôle administratif sophistiqué, cet outil me semble être un bon choix pour les entreprises qui souhaitent démarrer leur gestion des dépenses sur de bonnes bases.

Fonctionnalités et intégrations remarquables :

Les fonctionnalités comprennent la classification automatique des dépenses, qui simplifie la gestion des dépenses de votre équipe. La synchronisation des données en temps réel avec les ERP garantit que vos données financières sont toujours à jour, ce qui vous permet de prendre rapidement des décisions éclairées. De plus, Brex facilite l’intégration et le départ des employés grâce aux connexions aux SIRH, ce qui simplifie la gestion des changements de personnel.

Les intégrations comprennent NetSuite, QuickBooks, Workday, WhatsApp, Coupa, Xero, Gusto, Slack, Zapier et Navan.