Come Creare un Resoconto Spese: La Guida in 4 Passi di un CMA
In media, ci vogliono 20 minuti per compilare manualmente un report spese. Moltiplica questo tempo per il numero di report spese che approvi ogni mese e... ti rendi conto che dedichi molto tempo in modo inefficiente.
Ecco come creare un report spese in modo rapido e semplice, senza sprecare troppo tempo.
Le Basi dei Report Spese
Un report spese è un riepilogo delle spese, suddivise in categorie secondo vari criteri, come progetto, dipartimento o dipendente.
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Ad esempio, supponiamo che un tuo dipendente debba recarsi a Chicago partendo dall'ufficio di San Francisco. Il dipendente probabilmente sosterrà diverse spese, programmate o meno, durante il viaggio di lavoro—queste potrebbero includere corse in taxi o una cena con un collega.
Hai bisogno che il dipendente compili un report spese che riassuma i costi sostenuti durante il viaggio di lavoro, così potrai verificarli, approvarli e rimborsare il dipendente in questione.
È buona norma inserire queste spese di viaggio in un software, così puoi tracciarle accuratamente e monitorarne l’impatto sul risultato finale. Se sei bloccato con report manuali, sprechi molto tempo e rischi potenzialmente di violare le normative di deducibilità IRS.
Scegliere lo Strumento Giusto per la Rendicontazione delle Spese
Non consiglio di seguire l’approccio "tradizionale" e aggregare le spese aziendali in un foglio Excel ma, se questo è il tuo metodo preferito, ci sono comunque delle soluzioni disponibili.
I fogli Excel richiedono l’inserimento manuale delle spese man mano che vengono sostenute. È un processo lento e noioso, ma almeno ti risparmi il costo di un software per la gestione delle spese. Se decidi di utilizzare questo metodo, buoni modelli possono aiutarti a risparmiare tempo—ecco alcuni modelli che ho trovato:
- Modelli Microsoft Excel
- Modelli di report spese da Smartsheet
- Modello di report spese da Vertex42
- Modelli di report spese da ClickTime
Se ti trovi a gestire troppi report spese o semplicemente vuoi rendere più efficienti i tuoi sistemi, investire in un software per la gestione delle spese può essere di grande aiuto. Ecco alcune ottime soluzioni da considerare:
Guida Passo Dopo Passo alla Creazione di un Report Spese
Anche se possono essere impegnativi in termini di tempo, i report spese dovrebbero essere molto semplici. Ecco un processo in quattro passaggi per crearne uno:
Passaggio 1: Raccolta delle Ricevute
La persona che sostiene la spesa deve raccogliere la ricevuta. Oltre a verificare le spese segnalate internamente, le ricevute sono anche necessarie per richiedere deduzioni fiscali.
Ad esempio, l’IRS richiede alle aziende di conservare le registrazioni di tutte le spese sostenute durante le trasferte, fatta eccezione per le spese inferiori a $75 o relative all’alloggio, secondo la Sezione 1.274-5(c)(2)(iii).
Passaggio 2: Dettagliare le Spese e Inserire Date e Altri Dettagli
Il dipendente deve compilare un elenco dettagliato delle spese, ordinandole per data. Per ogni spesa dettagliata, andranno aggiunte colonne per la descrizione, il codice e altri dettagli.
In alcuni casi potrebbe essere necessario aggiungere dettagli specifici della spesa. Ad esempio, se si utilizza l’auto aziendale durante un viaggio, è opportuno indicare la lettura iniziale e finale del contachilometri accanto alle spese di carburante.
Passaggio 3: Categorizzare le Spese
Categorizzare le spese facilita le cose al momento della dichiarazione dei redditi. Potresti richiedere ai dipendenti di suddividere le spese in varie categorie, come:
- Assicurazione
- Pubblicità
- Spese d'ufficio
- Viaggi
- Affitto
- Stipendi
Il rendiconto delle spese dovrebbe mostrare i subtotali per ogni categoria di spesa così come l'importo totale per tutti i tipi di spese.
Fase 4: Invia il rendiconto
Consiglia ai dipendenti di ricontrollare i totali prima di finalizzare il rendiconto spese. Richiedi loro di allegare le ricevute al rendiconto così potrai utilizzarle come riferimento durante la verifica dei costi sostenuti.
Le ricevute possono essere copie stampate o scannerizzate. Una volta che tutto è in ordine, i dipendenti possono inviare, spedire via email, o stampare e consegnare a mano il rendiconto delle spese secondo le prassi della tua organizzazione.
Come Inviare un Rendiconto Spese
Se utilizzi un software, dovrebbe esserci una procedura abbastanza chiara già definita, che verrà notificata automaticamente quando un dipendente invia un rendiconto spese.
Se non utilizzi un software, il tuo team può inviare i rendiconti spese in formato Excel o Google Sheets. I documenti PDF e Word vengono usati a volte ma sono molto meno diffusi (e per buoni motivi).
I membri del team possono inviare via email questi rendiconti spese alla persona competente, usare il canale Slack dedicato, oppure presentare una copia cartacea secondo la policy aziendale.
Verifica del Rendiconto Spese
Ecco due fasi fondamentali nella verifica delle spese all'interno di un rendiconto:
- Controllo dei dati di spesa: Questa fase implica la verifica degli importi, dei dati fiscali e di altri dettagli. Potrebbe non essere possibile farlo per centinaia di rendiconti settimanali, quindi dai priorità a quelli con maggiore rischio di violazione delle policy, come i costi di viaggio. Se un dipendente vuole spendere per una cena d'affari, chiedi la lista degli invitati, preferibilmente prima della cena.
- Approvazione da parte di un responsabile: Il responsabile stabilisce la legittimità del rendiconto verificando se le spese rientravano nei compiti della persona. Tuttavia, non è insolito che il titolare di una piccola impresa approvi direttamente i rendiconti quando i team sono ridotti.
5 Errori Comuni nell'Invio dei Rendiconti Spese
Creare un rendiconto spese è semplice ma soggetto a molti errori. Puoi evitare molti di questi automatizzando il processo. Ecco alcuni errori comuni da tenere a mente:
1. Non Richiedere un Rimborso
È facile dimenticare alcune spese durante i viaggi—può succedere se il dipendente è molto impegnato, ha pagato in contanti oppure non sapeva che la spesa fosse rimborsabile.
Il software di gestione delle spese può semplificare la rilevazione dei costi. I dipendenti possono scattare una foto mentre sono in movimento per registrare una spesa. Il software ricorderà loro anche di inviare i rendiconti.
2. Non Prestare Attenzione alla Policy di Spesa Aziendale
Leggere tutta la policy sulle spese e averne una copia sempre a disposizione è fondamentale. Se un dipendente commette errori, il software potrebbe rilevarli come attività fraudolenta.
Il software aziendale inoltre invia notifiche ogni volta che qualcuno invia spese fuori policy, quindi idealmente tali costi dovrebbero essere discussi con il travel manager o il responsabile di reparto prima di effettuare il pagamento.
3. Smarrire le Ricevute
Ci siamo passati tutti. Smarrire le ricevute di pagamenti in contanti può voler dire che il dipendente perde il rimborso, perché non puoi approvare i costi finché non viene presentata una ricevuta o giustificativo.
Se la tua azienda usa una soluzione di gestione spese mobile-friendly, i dipendenti possono fotografare le ricevute appena le raccolgono. Anche se perdono la copia cartacea, quella digitale resta comunque valida come prova.
4. Mischiare Spese Personali e Aziendali
Supponiamo che un dipendente abbia fatto un’ottima riunione con un cliente al ristorante. Dopo la riunione si ferma a cena con degli amici senza chiudere il conto. Questo significa che la ricevuta comprende tutto quello che è stato ordinato, mescolando spese personali e aziendali.
Sebbene questo possa sembrare un problema di poco conto, può trasformarsi in un vero pasticcio quando il dipendente richiede un rimborso. Tali comportamenti potrebbero essere considerati superficiali o addirittura ingannevoli.
Utilizzare metodi di pagamento separati è un ottimo modo per evitare di confondere le spese personali con quelle aziendali. Ad esempio, le carte aziendali smart possono impedire ai dipendenti di anticipare denaro di tasca propria, rendendo così più facile mantenere separate le spese.
5. Spese Duplicate
Le spese duplicate possono causare discrepanze nei bilanci aziendali. L'azienda potrebbe persino considerare questo comportamento fraudolento e, nei casi peggiori, potrebbe finire per pagare una sanzione.
Uno dei principali vantaggi del software di gestione delle spese è che può aiutare a evitare duplicati entro certi limiti. Molti software di gestione delle spese possono rilevare duplicati tramite regole predefinite o utilizzando l'intelligenza artificiale. Viene attivato un avviso ogni volta che viene rilevata una spesa duplicata, in modo da poterla confermare o eliminare.
Come Mantenere la Tracciabilità degli Audit sui Report delle Spese
Mantenere una traccia degli audit ti aiuta a prevenire le frodi, restare conforme e raccogliere i dati necessari per audit interni. Per mantenere la tracciabilità nei report delle spese:
1. Rendi Più Facile l'Invio delle Prove
Consenti alle persone coinvolte nella transazione di inviare facilmente la documentazione.
Ad esempio, potresti consentire ai dipendenti di consegnare copie digitali o di inserire direttamente i dati nel software invece di richiedere fatture cartacee. Molte aziende forniscono carte di credito aziendali così da poter tracciare tutte le spese in un unico estratto conto (e ottenere premi specifici di carta di credito).
Puoi semplificare ulteriormente il tutto automatizzando il processo con un software di gestione delle note spese che si integra con la banca e registra automaticamente le spese.
2. Digitalizza la Tracciabilità degli Audit
Digitalizzare le tracce degli audit semplifica il lavoro sia per chi presenta i report delle spese sia per chi li approva.
Quando approvi le note spese, l'archiviazione digitale ti permette di applicare filtri e cercare facilmente informazioni, invece di dover frugare tra pile di documenti cartacei. Questo ti consente di esaminare i report più rapidamente e con maggiore sicurezza di non aver tralasciato nulla.
3. Rendi il Processo Privo di Errori
Registrare manualmente le spese in un report comporta un alto rischio di errori. Un dipendente potrebbe digitare un numero errato o dimenticarsi una voce di spesa.
Le soluzioni automatizzate di gestione delle spese possono risolvere molti di questi problemi. Ad esempio, una piattaforma di monitoraggio spese dotata di OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) può scansionare le ricevute cartacee e compilare automaticamente i dettagli delle spese nel software.
4. Usa un'unica Soluzione
Utilizzare un'unica soluzione per raccogliere ricevute, registrare le spese ed eseguire riconciliazioni delle fatture aiuta a mantenere tutte le tracce degli audit in un posto solo.
Mantenere tutte le informazioni richieste per un audit in un unico luogo assicura che sia facile reperire i dati quando necessario.
Anche se il prezzo basso di alcuni software specifici per task può sembrare allettante, cerca di anticipare le esigenze future quando valuti un software di gestione delle spese oppure un software per la gestione degli audit per rendere il tutto più semplice.
Semplifica la Gestione delle Note Spese
Le aziende moderne di maggior successo stanno puntando sull’automazione delle attività di routine, dalla contabilità alle note spese.
Quando automatizzi questi processi, ti accorgerai che, pur richiedendo ancora un po’ di lavoro manuale per le approvazioni, i risultati ottenuti sono molto più accurati e raggiunti in meno tempo.
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