Come Creare un Report Spese: Guida in 4 Passi per i CMA
In media, ci vogliono 20 minuti per compilare manualmente un report spese. Moltiplica questo per il numero di report che approvi ogni mese e... hai davvero tanto tempo speso in modo inefficiente.
Ecco come creare un report spese in modo rapido e semplice, senza inutili perdite di tempo.
Le basi dei report spese
Un report spese è un riepilogo delle spese categorizzato in base a vari criteri, come progetto, reparto o dipendente.
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Ad esempio, supponiamo che un tuo dipendente debba viaggiare da San Francisco a Chicago per lavoro. Durante il viaggio d’affari, il dipendente potrebbe sostenere diverse spese, previste o meno—ad esempio, corse in taxi o una cena con un collega.
Hai bisogno che il dipendente compili un report spese che riassuma le spese sostenute durante il viaggio così che tu possa verificarle, approvarle e rimborsare l’interessato.
La soluzione migliore è inserire queste spese di viaggio in un software così da tracciarle adeguatamente e valutare l’impatto sui tuoi margini. Se sei ancora bloccato con report manuali, stai sprecando molto tempo e potresti violare le regole di deducibilità IRS.
Come scegliere lo strumento giusto per i report spese
Non raccomando il “metodo tradizionale” di aggregare le spese aziendali in un foglio Excel ma, se preferisci questo metodo, ci sono comunque alcune opzioni.
I fogli Excel richiedono che ogni spesa venga inserita manualmente man mano che si verifica. È un processo lento e noioso, ma almeno non devi acquistare software appositi. Se scegli questo metodo, utilizzare dei buoni modelli può aiutarti a risparmiare tempo—ecco alcuni modelli che ho trovato:
- Modelli di Microsoft Excel
- Modelli di report spese di Smartsheet
- Modello di report spese di Vertex42
- Modelli di report spese di ClickTime
Se hai a che fare con troppi report spese o semplicemente vuoi migliorare i tuoi sistemi, investire in un software per report spese può aiutarti. Ecco alcune ottime soluzioni da considerare:
Guida passo passo alla creazione dei report spese
Anche se possono essere lunghi da compilare, i report spese devono essere molto semplici. Ecco un processo in quattro step per crearli:
Passo 1: Raccogliere le ricevute
La persona che sostiene la spesa deve raccogliere la ricevuta. Oltre a servire per la verifica interna, le ricevute sono richieste anche per ottenere detrazioni fiscali.
Ad esempio, l’IRS richiede alle aziende di conservare i registri di tutte le spese sostenute durante i viaggi fuori sede, tranne per quelle inferiori a $75 o sostenute per l’alloggio, secondo la Sezione 1.274-5(c)(2)(iii).
Passo 2: Dettagliare le spese e aggiungere date e altri dettagli
Il dipendente deve creare un elenco dettagliato delle spese e ordinarle per data. Deve aggiungere colonne per la descrizione, un codice ed eventuali altri dettagli per ciascuna spesa elencata.
In alcuni casi potrebbe essere necessario aggiungere informazioni specifiche per ogni spesa. Ad esempio, se durante il viaggio viene utilizzata un’auto aziendale, dovrebbe essere indicata la lettura iniziale e finale del contachilometri vicino alle spese di carburante.
Passo 3: Categorizzare le spese
Categorizzare le spese semplifica le cose quando arriva il momento della dichiarazione dei redditi. Potresti richiedere ai dipendenti di suddividere le spese in varie categorie, come:
- Assicurazione
- Pubblicità
- Spese d'ufficio
- Viaggi
- Affitto
- Stipendi
Il report delle spese dovrebbe mostrare i subtotali per ogni categoria di spesa così come l’importo totale per tutte le tipologie di spesa.
Fase 4: Invia il Report
Consiglia ai dipendenti di ricontrollare i totali prima di finalizzare il report delle spese. Chiedi loro di allegare le ricevute al report in modo che tu possa utilizzarle come riferimento durante la valutazione delle spese.
Le ricevute possono essere copie stampate oppure scansioni. Una volta che tutto è in ordine, i dipendenti possono inviare, spedire via email o stampare e consegnare a mano il report delle spese secondo le procedure adottate nella tua organizzazione.
Come Inviare un Report delle Spese
Se utilizzi un software, dovrebbe esserci una procedura abbastanza chiara che ti notificherà automaticamente quando un dipendente invia un report delle spese.
Se non utilizzi un software, il tuo team può inviare i report delle spese sotto forma di file Excel o Google Sheets. I documenti in PDF e Word vengono a volte usati ma sono molto meno popolari (& per buone ragioni).
I membri del team possono inviare questi report delle spese via email alla persona corretta, utilizzare il canale Slack pertinente o consegnare una copia cartacea secondo la policy aziendale.
Verifica del Report delle Spese
Ecco due passaggi coinvolti nella verifica delle spese in un report delle spese:
- Controllo dei dati di spesa: Questo comporta la verifica degli importi, dei dati fiscali e di altre informazioni. Questo potrebbe non essere possibile se approvi centinaia di report di spesa a settimana, quindi dai priorità ai report che più probabilmente possono contenere anomalie, come le spese di viaggio. Se un dipendente vuole spendere per una cena di lavoro, chiedi l’elenco degli ospiti, possibilmente prima della cena.
- Approvazione da parte di un responsabile: Il responsabile determina la legittimità del report delle spese verificando se erano inerenti al ruolo del dipendente. Tuttavia, non è raro che il titolare di una piccola impresa approvi direttamente i report delle spese quando i team sono limitati.
5 Errori Comuni nell’Invio dei Report Spese
Creare report delle spese è semplice ma soggetto a molti errori. È possibile eliminare buona parte di questi errori automatizzando il processo. Ecco alcuni errori comuni da tenere a mente:
1. Non Richiedere un Rimborso Spesa
È facile dimenticare alcune spese durante i viaggi—capita se il dipendente è troppo impegnato, ha pagato in contanti o semplicemente non sa che la spesa è rimborsabile.
Un applicativo per la gestione delle spese può facilitare il monitoraggio. I dipendenti possono scattare una foto mentre sono in movimento per registrare una spesa. Il software ricorda loro anche di inviare i report delle spese.
2. Non Prestare Attenzione alla Policy Aziendale sulle Spese
Leggere tutta la policy sulle spese e averne una copia a portata di mano è fondamentale. Quando un dipendente commette errori, il software potrebbe rilevarlo come attività fraudolenta.
Il software dell’azienda invia anche notifiche ogni volta che qualcuno inoltra spese fuori policy, quindi idealmente tali spese andrebbero discusse con il responsabile viaggi o il capo reparto prima del pagamento.
3. Smarrire le Ricevute
Ci siamo passati tutti. Perdere le ricevute per spese pagate in contanti può significare che il dipendente perde denaro perché non puoi approvare la spesa finché non presenta la ricevuta o un documento equivalente.
Se la tua azienda usa una soluzione di gestione delle spese fruibile da mobile, i dipendenti possono fotografare le ricevute mentre le ricevono. Anche se perdono la copia cartacea, possono usare quella digitale come prova.
4. Mescolare Spese Personali e Aziendali
Supponiamo che un dipendente abbia avuto un ottimo incontro con un cliente in un ristorante. Dopo l’incontro si ferma a cena con alcuni amici ma non chiude prima lo scontrino. Questo significa che la ricevuta del ristorante del dipendente include tutto ciò che ha ordinato, mescolando spese personali e lavorative.
Sebbene questo possa sembrare un piccolo problema, può trasformarsi in un pasticcio quando il dipendente vuole richiedere un rimborso. Tali azioni potrebbero essere viste come disattenzione o addirittura inganno.
Utilizzare metodi di pagamento separati è un ottimo modo per evitare di mescolare spese personali e aziendali. Ad esempio, le carte aziendali intelligenti possono impedire ai dipendenti di spendere soldi di tasca propria, rendendo così più facile mantenere separate le spese.
5. Spese Duplicate
Le spese duplicate possono causare discrepanze nei rendiconti finanziari dell’azienda. L’azienda potrebbe persino considerare questo comportamento fraudolento, e nei peggiori casi, potrebbe finire per pagare una multa.
Uno dei principali vantaggi dei software di gestione delle spese è che possono aiutare ad evitare i duplicati fino a un certo punto. Molte soluzioni di gestione delle spese possono rilevare duplicati in base a regole predefinite o tramite l’AI. Questi attivano un avviso ogni volta che c’è un duplicato, così puoi confermare o eliminare quella spesa.
Come Mantenere le Tracce di Audit dei Report sulle Spese
Mantenere una traccia di audit ti aiuta a prevenire le frodi, mantenere la conformità e raccogliere i dati necessari per audit interni. Per mantenere le tracce di audit dei report sulle spese:
1. Facilita la Presentazione delle Prove
Consenti alle persone coinvolte nella transazione di presentare le prove in modo pratico.
Ad esempio, potresti consentire ai dipendenti di fornire copie digitali o di inserire direttamente i dati nel software invece di richiedere le fatture cartacee. Molte aziende forniscono carte di credito aziendali in modo da poter tracciare tutte le spese su un unico estratto conto (e ottenere premi specifici per l’uso della carta di credito).
Puoi semplificare ulteriormente le cose automatizzando il processo con software di reportistica delle spese che si integra con la tua banca e registra automaticamente le spese.
2. Digitalizza la Traccia di Audit
Digitalizzare le tracce di audit semplifica la vita sia a chi presenta i report delle spese sia a chi li approva.
Quando si approvano i report delle spese, l’archiviazione digitale permette di applicare filtri e cercare facilmente le informazioni, invece di doverle cercare in una pila di carta. Questo ti permette di analizzare i report delle spese più velocemente e con una maggiore certezza che nulla sia stato tralasciato.
3. Rendi il Processo Senza Errori
Registrare manualmente le spese in un report è soggetto a errori. Un dipendente potrebbe digitare male un numero o dimenticare una voce.
Le soluzioni automatiche per la gestione delle spese possono risolvere molti di questi problemi. Ad esempio, una soluzione di tracciamento delle spese con OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) può scansionare le ricevute fisiche e compilare automaticamente i dettagli delle spese nel software.
4. Usa un’Unica Soluzione
Utilizzare una sola soluzione per raccogliere ricevute, registrare spese ed effettuare riconciliazioni delle fatture aiuta a mantenere le tracce di audit complete in un unico posto.
Mantenere tutti i dati richiesti per un audit in un unico luogo assicura di non dover cercare troppo a lungo le informazioni quando servono.
Anche se i prezzi bassi dei software specifici per compiti possono essere invitanti, cerca di anticipare le tue esigenze future quando valuti i software di gestione delle spese o di audit management per mantenere le cose semplici.
Semplifica la Reportistica delle Spese
Le aziende moderne di maggior successo si concentrano sull’automazione delle attività di routine nei loro flussi di lavoro, dalla contabilità alla rendicontazione delle spese.
Quando automatizzi questo processo, scoprirai che, anche se le approvazioni richiedono ancora un po’ di lavoro manuale, otterrai risultati significativamente maggiori - e con più precisione - in molto meno tempo.
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