Come creare una nota spese: la guida in 4 passaggi di una CMA
In media, sono necessari 20 minuti per completare manualmente una nota spese. Moltiplica questo tempo per il numero di note spese che approvi ogni mese e... otterrai molto tempo impiegato in modo inefficiente.
Ecco come creare una nota spese in modo semplice e veloce, sprecando poco tempo.
Le basi delle note spese
Una nota spese è un riepilogo delle spese categorizzate in base a diversi criteri, come progetto, reparto o dipendente.
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Ad esempio, supponiamo che il tuo dipendente debba recarsi a Chicago dalla tua sede di San Francisco. Durante il viaggio di lavoro, il dipendente probabilmente sosterrà diverse spese, pianificate o meno: potrebbero trattarsi di corse in taxi o di un pasto con un collaboratore.
È necessario che il dipendente crei una nota spese riepilogando le spese del viaggio di lavoro, così da poterle verificare, approvarle e rimborsare il dipendente in questione.
È buona prassi inserire queste spese di viaggio in un software, in modo da poterle monitorare adeguatamente e verificarne l'impatto sui risultati economici. Se sei costretto a utilizzare note spese manuali, stai sprecando moltissimo tempo e potresti violare le regole dell'IRS sulla deducibilità.
Scegliere lo strumento giusto per la gestione delle note spese
Non consiglio di adottare l'“approccio tradizionale” e raccogliere le spese aziendali in un foglio Excel, ma, se questo è il tuo metodo preferito, hai comunque alcune opzioni.
I fogli Excel richiedono l'inserimento manuale delle spese nel momento in cui vengono sostenute. È lento e noioso, ma almeno non dovrai spendere per un software di monitoraggio delle spese. Se scegli di utilizzare questo metodo, dei buoni modelli possono aiutarti a risparmiare tempo: eccone alcuni che ho trovato:
- Modelli Microsoft Excel
- Modelli di note spese di Smartsheet
- Modello di nota spese di Vertex42
- Modelli di note spese di ClickTime
Se gestisci troppe note spese o vuoi semplicemente migliorare i tuoi sistemi, investire in un software per la gestione delle note spese può essere utile. Ecco alcune ottime soluzioni da prendere in considerazione:
Guida passo passo alla creazione delle note spese
Sebbene possano richiedere tempo, le note spese dovrebbero essere molto semplici. Ecco una procedura in quattro passaggi per creare le note spese:
Passaggio 1: raccogliere le ricevute
La persona che sostiene la spesa deve raccogliere una ricevuta. Oltre a verificare le spese dichiarate internamente, le ricevute sono necessarie anche per richiedere le detrazioni fiscali.
Ad esempio, secondo la Sezione 1.274-5(c)(2)(iii), l'IRS richiede alle aziende di conservare i registri di tutte le spese sostenute durante i viaggi lontano da casa, ad eccezione delle spese inferiori a $75 o sostenute per l'alloggio.
Passaggio 2: elencare dettagliatamente le spese e aggiungere date e altri dettagli
Il dipendente deve creare un elenco dettagliato delle spese e ordinarle per data. Deve aggiungere colonne per la descrizione, il codice e altri dettagli relativi a ciascuna spesa elencata.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario aggiungere dettagli specifici della spesa. Ad esempio, se durante un viaggio utilizzano un'auto aziendale, dovrebbero indicare le letture iniziale e finale accanto alle spese per il carburante.
Passaggio 3: categorizzare le spese
Categorizzare le spese semplifica le cose quando arriva il momento di presentare la dichiarazione dei redditi. Potresti richiedere ai dipendenti di suddividere le spese in varie categorie, come:
- Assicurazione
- Pubblicità
- Spese d’ufficio
- Viaggi
- Affitto
- Stipendi
Il rapporto spese dovrebbe mostrare i subtotali per ogni categoria di spesa, nonché l’importo totale per tutti i tipi di spesa.
Passaggio 4: invia il rapporto
Invita i dipendenti a ricontrollare i totali prima di finalizzare il rapporto spese. Chiedi loro di allegare le ricevute al rapporto, così potrai utilizzarle come riferimento durante la valutazione del rapporto spese.
Le ricevute possono essere copie cartacee o scansionate. Una volta che tutto è in ordine, i dipendenti possono inviare, spedire via e-mail oppure stampare e consegnare a mano il rapporto spese, in base alle migliori prassi della tua organizzazione.
Come presentare un rapporto spese
Se utilizzi un software, dovrebbe essere presente una procedura piuttosto chiara che ti avviserà automaticamente quando un dipendente presenta un rapporto spese.
Se non utilizzi un software, il tuo team può presentare i rapporti spese sotto forma di file Excel o Google Sheets. A volte vengono utilizzati documenti PDF e Word, ma sono molto meno diffusi (& per una buona ragione).
I membri del team possono inviare questi rapporti spese via e-mail alla persona interessata, utilizzare il canale Slack pertinente oppure presentare una copia cartacea in base alla politica aziendale.
Verifica del rapporto spese
Ecco i due passaggi necessari per verificare le spese in un rapporto spese:
- Controllo dei dati sulle spese: consiste nel verificare gli importi, i dati fiscali e altri dettagli. Potrebbe non essere possibile farlo quando approvi centinaia di rapporti spese a settimana, quindi dai priorità ai rapporti che hanno maggiori probabilità di contenere violazioni delle regole sulle spese, come le spese di viaggio. Se un dipendente vuole spendere denaro per una cena di lavoro, chiedi un elenco degli invitati, idealmente prima della cena.
- Approvazione da parte di un responsabile: il responsabile determina la legittimità del rapporto spese verificando se le spese rientravano nelle responsabilità del dipendente. Tuttavia, non è raro che il titolare di una piccola impresa approvi direttamente i rapporti spese quando i team sono ridotti.
5 errori comuni nella presentazione dei rapporti spese
Creare rapporti spese è semplice, ma può portare a molti errori. Puoi eliminarne molti automatizzando il processo. Ecco alcuni errori comuni da tenere a mente:
1. Non richiedere il rimborso di una spesa
È facile dimenticare le spese durante un viaggio: può succedere se il dipendente è troppo impegnato, ha pagato le spese in contanti oppure semplicemente non sapeva che la spesa fosse rimborsabile.
Il software per la gestione delle spese può semplificare il monitoraggio delle spese. I dipendenti possono scattare una foto mentre sono in movimento per registrare una spesa. Il software ricorda loro anche di presentare i rapporti spese.
2. Non prestare attenzione alla politica aziendale sulle spese
È fondamentale leggere l’intera politica sulle spese e averne a disposizione una copia. Quando un dipendente commette errori, il software potrebbe rilevarli come attività fraudolenta.
Il software della tua azienda invia inoltre notifiche ogni volta che qualcuno presenta spese non conformi alla politica, quindi idealmente tali spese dovrebbero essere discusse con il responsabile dei viaggi o il responsabile del reparto prima di effettuare il pagamento.
3. Perdere le ricevute
È capitato a tutti. Perdere le ricevute delle spese pagate in contanti può significare che il dipendente perda del denaro, perché non puoi approvare le spese finché non presenta una ricevuta o un documento di spesa.
Se la tua azienda utilizza una soluzione per la gestione delle spese ottimizzata per i dispositivi mobili, i dipendenti possono fotografare le ricevute mentre le raccolgono. Anche se perdono la copia cartacea, possono utilizzare la copia nel software come prova.
4. Confondere le spese personali con quelle aziendali
Supponiamo che un dipendente abbia avuto un ottimo incontro con un cliente in un ristorante. Dopo l'incontro è rimasto per incontrare alcuni amici a cena, ma non ha chiuso il conto prima. Ciò significa che la ricevuta del ristorante del dipendente include tutto ciò che ha ordinato, mescolando spese personali e aziendali.
Anche se questo potrebbe sembrare un piccolo problema, può trasformarsi in un pasticcio quando il dipendente vuole richiedere un rimborso. Tali atti potrebbero essere considerati negligenti o persino ingannevoli.
Utilizzare metodi di pagamento separati è un ottimo modo per evitare di mescolare spese personali e aziendali. Ad esempio, le carte aziendali intelligenti possono impedire ai dipendenti di spendere denaro di tasca propria, rendendo più semplice mantenere separate le spese.
5. Spese duplicate
Le spese duplicate possono causare discrepanze nei rendiconti finanziari dell'azienda. L'azienda potrebbe persino considerare questo comportamento fraudolento e, nei casi peggiori, potrebbe finire per pagare una multa.
Uno dei principali vantaggi del software per la gestione delle spese è che può aiutare a evitare i duplicati in una certa misura. Molte soluzioni per la gestione delle spese sono in grado di rilevare i duplicati in base a regole predefinite o utilizzando l'IA. Attivano un avviso ogni volta che rilevano un duplicato, così puoi confermare o eliminare quella spesa.
Come mantenere le tracce di audit dei rendiconti spese
Mantenere una traccia di audit ti aiuta a prevenire le frodi, a rimanere conforme alle normative e a raccogliere i dati necessari per gli audit interni. Per mantenere le tracce di audit dei rendiconti spese:
1. Semplifica l'invio della documentazione
Consenti alle persone coinvolte nella transazione di presentare comodamente la documentazione.
Ad esempio, potresti consentire ai dipendenti di consegnare copie digitali o di inserire direttamente i dati nel software, invece di richiedere fatture cartacee. Molte aziende forniscono carte di credito aziendali per poter monitorare tutte le spese su un unico estratto conto (e ottenere ricompense specifiche per le carte di credito).
Puoi semplificare ulteriormente le operazioni automatizzando il processo con un software per la rendicontazione delle spese che si integra con la tua banca e registra automaticamente le spese.
2. Digitalizza la traccia di audit
La digitalizzazione delle tracce di audit semplifica le operazioni sia per chi presenta i rendiconti spese sia per chi li approva.
Quando approvi i rendiconti spese, la conservazione digitale ti consente di applicare filtri e cercare facilmente le informazioni, invece di esaminare una pila di documenti cartacei. Questo ti permette di elaborare i rendiconti spese più rapidamente e con la maggiore certezza che nulla sia stato trascurato.
3. Rendi il processo privo di errori
La registrazione manuale delle spese in un rendiconto spese è soggetta a errori. Un dipendente potrebbe digitare male una cifra o dimenticare una voce.
Le soluzioni automatizzate per la gestione delle spese possono risolvere molti di questi problemi. Ad esempio, una soluzione per il monitoraggio delle spese con OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) può scansionare le ricevute cartacee e compilare automaticamente i dettagli delle spese all'interno del software.
4. Utilizza un'unica soluzione
Utilizzare un'unica soluzione per raccogliere le ricevute, registrare le spese ed effettuare le riconciliazioni delle fatture aiuta a mantenere tracce di audit complete in un unico luogo.
Mantenere in un unico luogo tutti i dati necessari per un audit garantisce che non dovrai cercare troppo lontano le informazioni quando ne avrai bisogno.
Sebbene i prezzi contenuti dei software specifici per determinate attività possano essere allettanti, cerca di prevedere le tue esigenze future quando valuti un software per la gestione delle spese o un software per la gestione degli audit, così da mantenere le operazioni semplici.
Semplifica la rendicontazione delle spese
Le aziende moderne di maggior successo si concentrano sull'automazione delle parti ripetitive del flusso di lavoro, dalla contabilità ai rendiconti spese.
Quando automatizzi questo processo, scoprirai che, sebbene le approvazioni richiedano ancora un certo lavoro manuale, riuscirai a completare una quantità significativamente maggiore di attività, con maggiore accuratezza e in molto meno tempo.
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