Cos’è un Rapporto Spese? Guida Completa

Ecco le basi di un rapporto spese e alcuni dei miei consigli per gestirli su larga scala.

Le Basi di un Rapporto Spese

Scrivere un rapporto spese non è complesso: è semplicemente un elenco di spese.

La parte difficile è monitorare le violazioni della policy di rimborso spese, controllare e approvare le spese su larga scala e velocizzare il processo di elaborazione dei rapporti.

Prima di affrontare questi aspetti, vediamo rapidamente le basi.

Cos’è un Rapporto Spese?

Un rapporto spese è un riepilogo delle spese rimborsabili sostenute dai tuoi dipendenti e attribuite ai tuoi conti spese.

Il denaro speso dai dipendenti per un pasto durante una trasferta, il carburante dell’auto aziendale o il materiale per ufficio appare in un rapporto spese.

Naturalmente, la tua policy di rimborso determina quali spese sono rimborsabili.

I team finanziari richiedono ai dipendenti i rapporti spese per:

• Monitorare le spese: I rapporti spese facilitano il monitoraggio, soprattutto se usi un software di tracciamento delle spese con OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). L’OCR può scansionare i rapporti spese e inserire i dati nel tuo sistema contabile, facendoti risparmiare un sacco di tempo.
• Rimborsare le spese approvate: Verificare che tutte le spese incluse siano rimborsabili secondo la policy. Tuttavia, devi comunque controllare che non ci siano violazioni.
• Controllo finanziario: I sistemi di gestione delle spese con analisi integrate possono aiutare ad analizzare le abitudini di spesa e segnalare anomalie. Se un dipendente ha speso molto in cene sfarzose durante un viaggio di lavoro, è meglio accorgersene prima che dopo.

Componenti di un Rapporto Spese

Ecco cosa include un tipico rapporto spese:

• Data: La data della spesa.
• Descrizione della spesa: Descrizione di cosa è stato acquistato.
• Categoria della spesa: Le categorie possono includere trasporti, pasti, carburante e altro. Calcola un subtotale per categoria e un totale complessivo per tutte le spese.
• Fornitore: Il nome del fornitore. Questa sezione è ancora più importante se la policy aziendale richiede acquisti da fornitori specifici.
• Importo: L’importo della spesa.
• Cliente o progetto: Il cliente o progetto per cui la spesa è stata sostenuta.
• Documenti giustificativi: Scontrino, fattura o estratto conto della carta di credito a supporto della spesa.
• Note: Qualsiasi altra informazione aggiuntiva va inserita qui.

Quando elabori i rapporti spese, presta attenzione alle regole di deducibilità dell’IRS.

Ad esempio, la Sezione 1.274-5(c)(2)(iii)(B) stabilisce che l’IRS considera sufficiente la documentazione solo se contiene informazioni su importo, data, luogo e descrizione della spesa.

Quindi, quando si utilizza una ricevuta dell’hotel per ottenere una detrazione fiscale, questa dovrebbe includere nome, ubicazione, data ed importi separati per voci come alloggio, pasti o altro.

Importanza nel Settore Tecnologico

I report spese non sono solo questioni di rimborsi. Sono una finestra sul comportamento di spesa della tua azienda che ti aiuta a prendere decisioni basate sui dati—che siano contenuti all'interno di un software di contabilità o su un semplice foglio Excel.

Approfondiamo come i report spese offrano valore al di là del loro scopo principale.

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Ruolo nel Monitoraggio Finanziario

I report spese ti dicono quanto spendono i tuoi dipendenti, dove spendono e quale categoria di spesa necessita di un maggiore controllo. 

Puoi utilizzare i dati dei report spese come input in tempo reale per la creazione del budget e la categorizzazione delle spese, così da prendere decisioni più intelligenti.

Pianificazione del Budget

La pianificazione del budget implica la proiezione delle spese per periodi futuri. Se il tuo team software ha speso $10.000 durante il viaggio al SaaStr annual event, potresti prevedere un budget di $15.000 per l'anno successivo (supponendo una leggera crescita del team e prezzi in aumento a causa dell'inflazione).

Se hanno speso solo $7.000 ma avevi stanziato $10.000, potresti destinare parte dei fondi ad altro.

I dati dei report spese aiutano anche a identificare le variazioni. Se avevi previsto un budget di $10.000 per il team vendita e invece hanno sostenuto una spesa di $16.000, c'è una varianza negativa di $6.000 che va indagata.

Categorizzazione delle Spese

Su cosa spendono di più i dipendenti durante i viaggi di lavoro? Quali sono i costi delle bollette telefoniche del team vendita e sarebbe più economico passare a un software VoIP?

Queste informazioni sono disponibili solo quando hai una suddivisione per categoria delle spese dei dipendenti.

I dipendenti possono selezionare le categorie quando creano un report spese, e i software di reportistica spese possono creare automaticamente una visualizzazione delle spese suddivise per categoria.

Anche se sei il titolare di una piccola impresa, il software ha valore. Può automatizzare il processo così che tu possa usare le tue risorse umane (ovvero tempo ed energia) su altre attività più importanti, senza bisogno di ulteriore leva operativa.

Reportistica in Tempo Reale

La reportistica in tempo reale apporta valore al tuo team in diversi modi, specialmente se sei una startup agli inizi o una piccola azienda con risorse limitate. Ecco alcuni esempi di come la reportistica in tempo reale può aiutare:

• Maggiore visibilità finanziaria: La reportistica in tempo reale offre immediatamente una panoramica dei modelli di spesa. Consente di monitorare quanti soldi vengono spesi da ciascun dipartimento e dove si concentrano le uscite.
• Controllo del budget: Puoi monitorare i limiti di spesa. Se un dipendente sta per raggiungere il limite previsto per una determinata categoria, puoi intervenire in modo proattivo per aiutarlo a rimanere all'interno del budget.
• Ottimizzazione del flusso di cassa: Se lo sforamento della spesa sembra inevitabile, la reportistica in tempo reale garantisce che tu abbia tempo sufficiente per reperire liquidità aggiuntiva prima che finisca.
• Gestione efficiente delle spese: La reportistica in tempo reale aiuta a ridurre gli errori e velocizzare i rimborsi, riducendo il tempo tra l'incidenza della spesa e la sua rendicontazione.

Guida del CFO per una Reportistica Spese Efficace

Una procedura standardizzata semplifica il flusso di lavoro dei report spese. È necessario standardizzare tre elementi nel processo per renderlo più efficace: invii, revisioni e pagamento.

All'interno di questi tre elementi, ci sono vari altri fattori da considerare. Per esempio, puoi rendere più semplice l'invio investendo in un software di tracciamento spese. Tuttavia, è comunque necessario esaminare i report per garantire che siano conformi alla politica aziendale prima di approvare i rimborsi.

Vediamo come puoi impostare un flusso di lavoro efficace per i report spese. 

Come Impostare un Flusso di Lavoro per i Report Spese

Ecco un processo in quattro fasi per impostare un flusso di lavoro per i report spese:

Fase 1: Comunicare la Politica Aziendale sulle Spese

Comunicare chiaramente la politica aziendale sulle spese può rendere tutte le fasi del flusso di lavoro più semplici.

Rispondi a tutte le potenziali domande che i dipendenti potrebbero avere sulle spese rimborsabili, fornitori approvati, limiti di spesa, modalità di pagamento e altri aspetti rilevanti della tua politica.

Una volta scritto un processo chiaro e aggiornato per rispondere alle domande dei dipendenti, conservalo in un luogo accessibile e indirizza i nuovi assunti a consultarlo. Se dovessero sorgere altre domande in futuro, ti basterà aggiornare il documento della politica per includerle.

Quando tutti hanno chiaro quale sia la policy, si rilevano meno errori e violazioni nei report delle spese che, di conseguenza, potranno essere revisionati più velocemente.

Passo 2: Crea un Modello di Report Spese

I modelli semplificano la richiesta di rimborso per i dipendenti.

Non è necessariamente obbligatorio creare un modello manualmente. Molti software di gestione spese includono modelli preimpostati, e puoi trovarne altri online. I dipendenti devono semplicemente compilare i dettagli e inviare il report con un click.

Quando un dipendente invia un report, il software notifica la persona incaricata della revisione.

In alternativa, puoi creare manualmente un modello utilizzando Microsoft Excel. Aggiungi colonne per tutti i dettagli che desideri nei report delle spese—data, ora, importo, categoria e così via.

Alcune soluzioni di gestione spese hanno il vantaggio di eliminare completamente la necessità di creare report. Di fatto, questa è la strategia adottata dalle grandi aziende per la gestione delle spese.

Mark Hawkins, Direttore Operativo di Puma, racconta in uno studio di caso di Zoho quanto apprezzi la possibilità che Zoho Expense scansiona le ricevute e compili automaticamente i report spese.

“Il fatto che l’app mobile possa acquisire una ricevuta scannerizzata, raccogliere i dati rilevanti e popolare tutti o quasi tutti i campi necessari è un enorme risparmio di tempo.”

Author's Tip

Se desideri procedere manualmente, la mia guida su come creare report spese può aiutarti a iniziare.

Passo 3: Determina la Gerarchia e Sequenza delle Approvazioni

Definisci i livelli di approvazione in base all’importo e alla tipologia delle spese.

Va bene che le spese di entità limitata vengano approvate dal supervisore diretto. Tuttavia, le grandi spese dovrebbero essere sottoposte per l’approvazione al responsabile del reparto o alla direzione.

Qui hai due particolari da definire:

• Spese che richiedono approvazione separata: Definisci i criteri per cui una spesa non può essere approvata dal supervisore diretto. Potresti richiedere approvazioni speciali per spese superiori a una certa soglia, appartenenti a specifiche categorie o pagate a nuovi fornitori.
• Sequenza di approvazione: Se il supervisore diretto non può approvare una spesa, chi deve essere coinvolto per la revisione? Determina i responsabili in base alla gerarchia dell’organizzazione e riserva a te stesso l’autorità finale.

Passo 4: Automatizza i Rimborsi

I rimborsi manuali possono far perdere molto tempo.

Sono anche poco pratici se gestisci migliaia di fatture al mese—riesci a immaginarti a calcolare gli importi da rimborsare e cercare violazioni alla policy su mille fatture? Difficilmente.

Configura il software di gestione spese per effettuare automaticamente i pagamenti una volta approvati. Se usi un sistema di automazione della contabilità fornitori, verifica che sia integrabile con la soluzione di gestione spese. Risparmierai tempo e i tuoi dipendenti apprezzeranno la rapidità nei pagamenti.

Best practice per l’approvazione delle spese

Implementare un workflow automatizzato di report delle spese è solo metà dell’opera. Seguire queste best practice è fondamentale per il successo del workflow:

• Policy spese chiara: Assicurati che la tua policy sulle spese sia completa e chiara. Definisci quali spese sono rimborsabili, il limite di spesa per ciascuna categoria, i documenti richiesti, il processo di approvazione e la tempistica dalla presentazione all’approvazione.
• Invio e approvazione tempestivi: Incoraggia i dipendenti a inviare i report spese subito dopo averle sostenute. Allo stesso modo, il team dovrebbe revisionare e approvare le richieste e rimborsare i dipendenti il più velocemente possibile.
• Documentazione: Richiedi documenti giustificativi per tutte le spese. Devono esserci controlli per autenticare la validità dei documenti.
• Software mobile-friendly: Utilizza applicazioni di monitoraggio spese compatibili con dispositivi mobili per permettere ai dipendenti di aggiungere spese ovunque si trovino. Con la maggior parte dei software, i report possono anche essere inviati e approvati direttamente dall’app in pochi minuti.
• Segregazione dei compiti: Separa i compiti per approvare e revisionare i report spese tra due dipendenti. Si tratta di un controllo interno cruciale per prevenire frodi.

Suggerimenti avanzati per la crescita aziendale

Quando la tua azienda cresce e assumi più personale, aumenterà anche il numero di note spese da gestire. Gestire e approvare le note spese su larga scala può rapidamente diventare un compito opprimente per il reparto finanziario.

Se ti trovi in una situazione simile o pensi che capiterà presto, ecco alcuni consigli per te.

More Articles

• Come Tenere Traccia delle Spese Aziendali (In 5 Semplici Passi)
• Come Creare un Resoconto Spese: La Guida in 4 Passi di un CMA

Automatizza la gestione delle note spese

Semplice, vero? Lascia che sia il software a occuparsi delle note spese.

Soluzioni come SAP Concur ti offrono maggiore controllo e visibilità sulle spese, semplificando al tempo stesso il tuo flusso di lavoro: puoi applicare e modificare le policy di spesa, acquisire automaticamente la documentazione e integrare tutto con il tuo sistema di contabilità.

Ovviamente ci sono molte altre opzioni tra cui scegliere, come Pleo, Expensify e Fyle.

L’intelligenza artificiale ha reso la gestione delle note spese molto meno dispendiosa in termini di tempo. I sistemi AI possono classificare automaticamente le spese e segnalare eventuali violazioni.

Tuttavia, è comunque necessario verificare periodicamente le note spese approvate automaticamente per garantire la dovuta diligenza.

Le frodi rappresentano un grosso problema. Ho sentito di dipendenti che hanno richiesto le spese più assurde—la mia preferita è la statua di un pollo con cilindro. Persino Jim Harrick ha falsificato ricevute nelle sue note spese.

La buona notizia: i software basati su AI possono rilevare anomalie nelle note spese.

Prendiamo ad esempio Yokoy. Questo strumento alimentato da intelligenza artificiale automatizza quasi tutte le fasi del tuo workflow di gestione spese e aiuta a prevenire frodi consentendoti di impostare limiti di spesa individuali, abbinare pagamenti con carta alle spese per trovare duplicati e rilevare violazioni delle policy di spesa in tempo reale.

I sistemi automatizzati offrono un ottimo incremento di produttività, ma ci sono alcune accortezze da tenere a mente:

• La supervisione umana è importante. I sistemi automatizzati non sono efficaci al 100% nel rilevare anomalie, quindi ogni tanto serve una revisione manuale. Cerca di trovare un equilibrio tra automazione e supervisione umana—programmare revisioni periodiche ti aiuterà a garantire che i dipendenti non infilino spese non aziendali nelle loro note spese.
• Soluzioni troppo complesse non sono la risposta. I software con interfacce complesse hanno uno scarso tasso di adozione. Non solo i dipendenti saranno riluttanti a usarli, ma dovrai anche pagare un prezzo premium. Senza contare la possibilità che commettano errori proprio a causa della complessità della soluzione.
• L'integrazione con sistemi legacy è complicata. Le soluzioni moderne potrebbero non integrarsi con i sistemi legacy, creando silos di dati. Se il tuo software di gestione spese non si integra con il tuo software di contabilità, dovrai migrare manualmente i dati delle spese nel sistema contabile. E questo sarebbe davvero frustrante.

Utilizza l’analisi dei dati

I software di gestione delle spese basati su AI generano anche report dettagliati in tempo reale che aiutano a prendere decisioni più intelligenti e consentono di individuare colli di bottiglia e margini di miglioramento.

Ecco alcune tecniche di analytics che puoi utilizzare per ottenere insight dai dati delle note spese:

• Modellazione predittiva: Si tratta di un modello che utilizza dati storici per prevedere le spese future tramite algoritmi di apprendimento automatico e analisi di regressione. Ad esempio, un modello predittivo può stimare i costi dei viaggi futuri utilizzando dati su durata, luogo, mezzo di trasporto, tipo di evento e spese passate.
• Rilevamento delle anomalie: Il rilevamento delle anomalie riguarda l’individuazione di valori anomali nei modelli di spesa. Modelli statistici o algoritmi di machine learning come il clustering o le foreste di isolamento aiutano a costruire rilevatori di anomalie che esaminano i rapporti man mano che arrivano. Quando un dato nel report supera le soglie e i parametri del modello, avvisa il tuo team.
• Pianificazione degli scenari: Proprio come suggerisce il nome, la pianificazione degli scenari consiste nel simulare possibili scenari di spesa per valutarne l’impatto su budget e profitti. Ad esempio, se stai valutando una partnership con una catena alberghiera per ridurre le spese di alloggio, puoi eseguire una simulazione usando i dati delle tariffe scontate dell’hotel sulle destinazioni più visitate dalla tua azienda.

Domande frequenti dei CFO: Approfondisci i report spese

Quali sono le implicazioni fiscali di una rendicontazione impropria delle spese?

Le spese riportate in modo improprio possono comportare la mancata deducibilità e aumentare il reddito imponibile. Inoltre, possono causare errori nel calcolo delle rimesse dell’IVA. Le autorità possono infliggere sanzioni o decidere di effettuare un audit della tua azienda per verificare la presenza di altri errori, la conformità all’IVA e l’evasione fiscale.

Come posso integrare i report spese nella mia più ampia strategia finanziaria?

Ecco come puoi integrare i report spese nella tua strategia finanziaria complessiva:

• Esamina le spese e analizza se aiutano la tua azienda a generare più ricavi, ridurre i costi o aumentare la redditività.
• Utilizza i report spese per prevedere i costi quando effettui il budget per il periodo successivo.
• Studia i report spese per individuare le aree in cui i dipendenti hanno speso troppo e sviluppa una strategia per controllare quei costi.
• Utilizza i report spese per comprendere l’impatto delle varie categorie di spesa sulla tua azienda e prendere decisioni basate sui dati.
• Le informazioni nei report spese possono dirti se le tue politiche hanno bisogno di un cambiamento. Usa i dati dei report spese per vedere se i limiti di spesa necessitano di una revisione o se puoi negoziare condizioni migliori con un altro fornitore.

Approvazione del Report

Snellire il flusso di lavoro dei report spese è fondamentale: aiuta i dipendenti a ricevere rapidamente i rimborsi e fa risparmiare molto tempo al tuo team. Inoltre, i report spese sono una miniera d'oro di informazioni. Analizzare i report spese mensili può aiutarti a individuare i driver di costo e le opportunità per ridurre le uscite di cassa.

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