Cos’è un Report Spese? Guida Completa
Un report spese include un elenco di articoli che i tuoi dipendenti hanno pagato per conto tuo. È un documento semplice che elenca le spese di un dipendente, ma il processo di approvazione può essere laborioso e costoso.
Un processo semplificato di rendicontazione delle spese può farti risparmiare parecchi soldi (e anche qualche mal di testa). Ecco le basi di un report spese e alcuni dei miei consigli per gestire i report spese su larga scala.
Le Basi di un Report Spese
Redigere report spese non è complicato: si tratta di un elenco di spese.
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La parte difficile è monitorare le violazioni della policy di rimborso, controllare e approvare le spese su larga scala, e velocizzare l'elaborazione dei report spese.
Prima di affrontare questi problemi, vediamo velocemente le basi.
Cos'è un Report Spese?
Un report spese è un riepilogo delle spese rimborsabili sostenute dai tuoi dipendenti sui tuoi conti spese.
Il denaro speso dai dipendenti per un pasto durante un viaggio di lavoro, il carburante per la guida dell’auto aziendale o le forniture per l’ufficio compare in un report spese.
Ovviamente, la tua policy di rimborso spese stabilisce quali spese sono rimborsabili.
I team finance chiedono ai dipendenti i report spese per:
- Monitorare le spese: I report spese facilitano il monitoraggio delle spese, specialmente se hai accesso a software di tracciamento delle spese che utilizzano l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). L’OCR può scansionare i report spese e inserire questi dati nel tuo sistema contabile, facendoti risparmiare molto tempo.
- Rimborsare le spese approvate: Determinare che tutte le spese incluse siano rimborsabili come da policy. Bisogna comunque controllare eventuali violazioni.
- Controllo finanziario: I sistemi di reportistica spese con analisi integrate possono aiutare ad analizzare i modelli di spesa e segnalare anomalie. Se un dipendente ha speso per cene sfarzose durante un viaggio di lavoro, sarebbe meglio scoprirlo prima che poi.
Componenti di un Report Spese
Ecco cosa include tipicamente un report spese:
- Data: La data della spesa.
- Descrizione della spesa: Descrizione di cosa è stato acquistato.
- Categoria di spesa: Le categorie possono includere viaggio, pasti, carburante e altro. Calcola un subtotale per categoria e un totale generale di tutte le spese.
- Fornitore: Nome del fornitore. Questa sezione è ancora più importante se la policy aziendale prevede l’acquisto presso fornitori specifici.
- Importo: L’importo della spesa.
- Cliente o progetto: Il cliente o progetto per cui è stata sostenuta la spesa.
- Documenti giustificativi: Scontrino, fattura o estratto conto della carta di credito per validare la spesa.
- Note: Qui vanno eventuali informazioni aggiuntive.
Durante l’elaborazione dei report spese, presta attenzione alle regole di deducibilità IRS.
Ad esempio, la Sezione 1.274-5(c)(2)(iii)(B) stabilisce che l’IRS considera adeguati i documenti solo quando includono informazioni su importo, data, luogo e descrizione della spesa.
Quindi, quando si utilizza una ricevuta dell’hotel per richiedere una detrazione fiscale, questa dovrebbe includere nome, località, data e importi separati per voci come alloggio, pasti o altro.
Importanza nel Settore Tecnologico
I report spese non riguardano solo i rimborsi. Sono una finestra sul comportamento di spesa aziendale che ti aiuta a prendere decisioni basate sui dati — sia contenuti in un software contabile che su un foglio Excel.
Approfondiamo come i report spese offrano valore oltre lo scopo principale.
Ruolo nel Monitoraggio Finanziario
I report spese ti dicono quanto spendono i tuoi dipendenti, dove spendono e quali delle tue categorie di spesa necessitano di maggiore controllo.
Puoi usare i dati dei report spese come input in tempo reale per la pianificazione del budget e la categorizzazione delle spese, così da prendere decisioni più intelligenti.
Pianificazione del Budget
La pianificazione del budget consiste nel prevedere le spese per periodi futuri. Se il tuo team di sviluppo ha speso $10.000 durante il viaggio all’evento annuale SaaStr, potresti pianificare un budget di $15.000 per l’anno successivo (supponendo che il team cresca e l’inflazione faccia aumentare i prezzi).
Se invece hanno speso solo $7.000 ma avevi pianificato $10.000, potresti destinare parte di quei fondi altrove.
I dati provenienti dai report spese aiutano anche a individuare le variazioni. Se avevi un budget di $10.000 per il team vendite e hanno sostenuto una spesa di $16.000, c’è una variazione negativa di $6.000 che merita di essere approfondita.
Categorizzazione delle Spese
Su cosa spendono di più i dipendenti durante i viaggi di lavoro? Quanto ammontano le bollette telefoniche del team vendite e passare a un software VoIP sarebbe più conveniente?
Queste informazioni sono disponibili solo se si dispone di una suddivisione dettagliata delle spese dei dipendenti per categoria.
I dipendenti possono selezionare le categorie quando creano un report spese, e i software di reportistica spese possono creare automaticamente una visualizzazione che mostra le spese categorizzate.
Anche se sei il titolare di una piccola impresa, il software è utile. Può automatizzare il processo così da poter utilizzare le tue risorse umane (cioè tempo ed energie) per altre attività più importanti, senza aumentare la leva operativa.
Reportistica in Tempo Reale
La reportistica in tempo reale offre al tuo team valore in diversi modi, soprattutto se sei una startup in fase iniziale o una piccola impresa con risorse limitate. Ecco alcuni esempi di come la reportistica in tempo reale può essere d’aiuto:
- Maggiore visibilità finanziaria: Con la reportistica in tempo reale ottieni intuizioni immediate sui modelli di spesa. Ti consente di monitorare in che modo ogni reparto sta spendendo e dove.
- Controllo del budget: Puoi monitorare i limiti di spesa. Se un dipendente sta per raggiungere la soglia di spesa assegnata a una specifica categoria, puoi agire proattivamente per aiutarlo a rimanere entro il budget.
- Ottimizzare il flusso di cassa: Se sembra inevitabile superare i limiti, la reportistica in tempo reale ti garantirà il tempo necessario per reperire risorse finanziarie prima che si esauriscano.
- Gestione efficiente delle spese: La reportistica in tempo reale aiuta a minimizzare errori e velocizza i rimborsi riducendo il tempo tra il sostenimento e la registrazione della spesa.
La guida del CFO alla reportistica spese efficace
Una procedura standardizzata semplifica il flusso di lavoro per i report spese. Per renderlo più efficace devi standardizzare tre elementi: invio, revisione ed erogazione dei rimborsi.
All’interno di questi tre elementi, ci sono vari altri fattori da considerare. Ad esempio, puoi semplificare gli invii investendo in un software di tracciamento delle spese. Tuttavia, devi comunque revisionare i report per assicurarti che rispettino la policy aziendale prima di approvare i rimborsi.
Vediamo ora come puoi impostare un flusso di lavoro per i report spese efficace.
Come impostare un flusso di lavoro per i report spese
Ecco un processo in quattro passi per impostare un flusso di lavoro per i report spese:
Fase 1: Comunica la policy sulle spese
Comunicare la policy sulle spese può semplificare tutte le parti del flusso di lavoro.
Rispondi a tutte le possibili domande che i tuoi dipendenti potrebbero avere su spese rimborsabili, fornitori approvati, limiti di spesa, modalità di spesa e altri aspetti rilevanti della policy.
Una volta che hai stilato un processo chiaro e lo hai aggiornato per rispondere alle domande sollevate dai dipendenti, dovresti conservarlo in un luogo accessibile e indicare ai nuovi assunti di consultarlo. Se dovessero sorgere nuove domande in futuro, ti basterà aggiornare il documento della policy per affrontarle.
Quando tutti conoscono chiaramente la policy, vedrai meno errori e violazioni nei report spese il che, a sua volta, ti permetterà di revisionarli più velocemente.
Fase 2: Crea un modello di report spese
I modelli rendono più semplice per i dipendenti richiedere i rimborsi.
Non è necessariamente necessario creare un modello manualmente. Molti software di gestione delle spese includono modelli già pronti, e puoi trovarne altri online. I dipendenti devono solo inserire i dettagli e premere il pulsante di invio.
Quando un dipendente invia un rapporto, il software notifica la persona responsabile della revisione.
In alternativa, puoi creare manualmente un modello utilizzando Microsoft Excel. Aggiungi colonne per tutti i dettagli che desideri nei rapporti di spesa—data, ora, importo, categoria, e così via.
Alcune soluzioni di gestione delle spese hanno il vantaggio di eliminare del tutto la necessità di creare report. In effetti, questo è l’approccio adottato dalle grandi aziende per la gestione delle spese.
Mark Hawkins, Direttore Operativo di Puma, racconta in un caso di studio Zoho quanto apprezzi che Zoho Expense possa scansionare le ricevute e compilare automaticamente i rapporti di spesa.
“Il fatto che l’app mobile possa prendere una ricevuta scansionata, raccogliere i dati rilevanti e compilare tutti o la maggior parte dei campi necessari è un enorme risparmio di tempo.”
Passaggio 3: Definire la Gerarchia e la Sequenza di Approvazione
Definisci i livelli di approvazione in base all’importo e al tipo di spese.
Va bene che il supervisore diretto approvi le spese minori. Tuttavia, le spese di importo maggiore dovrebbero essere sottoposte all’approvazione del responsabile di dipartimento o della direzione.
Ci sono due aspetti specifici da definire qui:
- Spese che richiedono approvazioni separate: Definisci i criteri per le spese che il supervisore diretto non può approvare. Potresti richiedere approvazioni speciali per spese che superano una certa somma, appartengono a una categoria specifica o vengono pagate a un nuovo fornitore.
- Sequenza delle approvazioni: Se il supervisore diretto non può approvare una spesa, chi deve essere coinvolto per la revisione? Determina gli approvatori in base alla gerarchia aziendale, riservando a te l’autorità finale.
Passaggio 4: Automatizzare i Rimborsi
I rimborsi manuali possono far perdere molto tempo.
Sono anche poco pratici se gestisci migliaia di fatture al mese—ti immagini a calcolare gli importi dei rimborsi e cercare violazioni della policy in mille fatture? Probabilmente no.
Imposta il software di gestione delle spese affinché eroghi automaticamente i pagamenti una volta approvati. Se utilizzi un sistema di automazione dei conti da pagare, verifica se puoi integrarlo con la soluzione di gestione delle spese. Risparmierai tempo e i tuoi dipendenti apprezzeranno la rapidità dei pagamenti.
Best practice per l’approvazione delle spese
Implementare un workflow automatizzato per la rendicontazione delle spese è solo metà del lavoro. Seguendo queste best practice garantirai il successo del tuo flusso di lavoro:
- Policy spese chiara: Assicurati che la tua policy sulle spese sia dettagliata e chiara. Delimita quali spese sono rimborsabili, qual è il limite di spesa per ciascuna categoria, quali documenti sono richiesti come prova, il processo di approvazione e la tempistica dalla presentazione all’approvazione.
- Invio e approvazione tempestivi: Incoraggia i dipendenti a inviare i rapporti di spesa subito dopo aver sostenuto la spesa. Allo stesso modo, il tuo team dovrebbe esaminare e approvare le spese e rimborsare i dipendenti il più rapidamente possibile.
- Documentazione: Richiedi la documentazione di supporto per tutte le spese. Devono essere previsti controlli per garantire la validità dei documenti.
- Software mobile-friendly: Usa app di tracciamento delle spese compatibili con dispositivi mobili per consentire ai dipendenti di inserire le spese nei rapporti ovunque si trovino. Con la maggior parte dei software, i dipendenti possono anche inviare i report tramite l’app mobile e ricevere approvazione in pochi minuti.
- Segregazione dei compiti: Separa i compiti di approvazione e audit dei rapporti tra due dipendenti. È un controllo interno cruciale che aiuta a prevenire le frodi.
Suggerimenti avanzati per aziende in crescita
Quando la tua azienda cresce e assumi più persone, dovrai gestire un numero sempre maggiore di note spese. Gestire e approvare le note spese su larga scala può rapidamente diventare una sfida onerosa per il reparto finanziario.
Se ti trovi in una situazione simile, o ci stai andando incontro, ho alcuni consigli per te.
Automatizza la rendicontazione delle spese
Semplice, no? Lascia che sia il software a occuparsi delle note spese.
Soluzioni come SAP Concur ti offrono maggiore controllo e visibilità sulle spese, semplificando il tuo flusso di lavoro—puoi applicare e modificare le politiche di spesa, acquisire automaticamente la documentazione e integrare tutto con il tuo sistema contabile.
Naturalmente, ci sono molte opzioni tra cui scegliere, come Pleo, Expensify e Fyle.
L’IA ha reso la gestione delle note spese molto meno dispendiosa in termini di tempo. I sistemi basati su intelligenza artificiale possono categorizzare automaticamente le spese e segnalare le violazioni.
Tuttavia, di tanto in tanto è comunque necessario verificare le note spese approvate automaticamente per una dovuta diligenza.
Le frodi sono un problema serio. Ho sentito di dipendenti che hanno richiesto rimborsi per le spese più assurde—la mia preferita è la statua di un pollo con il cilindro. Persino Jim Harrick ha falsificato ricevute sulle sue note spese.
La buona notizia: i software basati su IA possono individuare anomalie nelle note spese.
Prendi Yokoy ad esempio. Questo strumento alimentato dall’IA automatizza quasi tutte le parti del tuo flusso di lavoro di gestione delle spese e aiuta a prevenire le frodi permettendoti di inserire limiti individuali alle spese, abbinando i pagamenti con carta alle spese per individuare duplicati e rilevando violazioni delle policy in tempo reale.
I sistemi automatizzati offrono un grande slancio alla produttività, ma ci sono alcune accortezze da tenere a mente:
- La supervisione umana è importante. I sistemi automatizzati non sono efficaci al 100% nell’identificazione delle anomalie e, di conseguenza, è necessario riesaminare manualmente alcune situazioni. Cerca di trovare il giusto equilibrio tra automazione e supervisione umana—prevedi revisioni periodiche per assicurarti che i dipendenti non inseriscano spese personali nelle note aziendali.
- Soluzioni troppo complesse non sono una soluzione. Soluzioni software con interfaccia complessa ottengono poco consenso. Non solo i tuoi dipendenti saranno restii a usarle, ma dovrai anche pagare un prezzo premium. Senza considerare la possibilità che vengano commessi errori nell’utilizzo errato del sistema.
- L’integrazione con sistemi legacy è complicata. Le soluzioni moderne potrebbero non integrarsi con i sistemi legacy, creando silos di dati. Se il tuo software di gestione delle spese non si integra con il tuo software contabile, sarai costretto a migrare manualmente i dati delle spese nel sistema contabile. E questo sarebbe semplicemente frustrante.
Sfrutta l’analisi dei dati
Il software di gestione delle spese alimentato da IA genera anche report dettagliati in tempo reale che ti aiutano a prendere decisioni più consapevoli; puoi analizzarli per individuare colli di bottiglia e margini di miglioramento.
Ecco alcune tecniche analitiche che puoi adottare per ottenere insight dai dati delle note spese:
- Modellazione predittiva: È un modello che utilizza dati storici per prevedere le spese future tramite algoritmi di machine learning e analisi di regressione. Ad esempio, un modello predittivo può stimare i costi di futuri viaggi considerando la durata, la destinazione, il mezzo di trasporto, il tipo di evento e le spese passate.
- Rilevamento delle anomalie: Questa tecnica serve per individuare eccezioni nei modelli di spesa. Modelli statistici o algoritmi di machine learning come il clustering o i foreste di isolamento aiutano a costruire rilevatori di anomalie che analizzano i report man mano che arrivano. Quando un dato nei report supera le soglie e i parametri del modello, il tuo team viene notificato.
- Pianificazione di scenari: Come suggerisce il nome, questa tecnica consiste nel simulare scenari di spesa probabili per valutarne l’impatto su budget e risultati. Ad esempio, se stai pensando di collaborare con una catena di hotel per ridurre le spese di alloggio, puoi eseguire una simulazione utilizzando i prezzi scontati dell’hotel sulle destinazioni aziendali più frequenti.
Domande frequenti per CFO: Approfondisci i report sulle spese
Quali sono le implicazioni fiscali di una rendicontazione errata delle spese?
Le spese riportate in modo improprio possono portare al rifiuto delle deduzioni e aumentare il tuo reddito imponibile. Possono anche causare errori nel calcolo delle rimesse dell’IVA sulle vendite. Le autorità potrebbero imporre sanzioni o decidere di sottoporre la tua azienda a un audit per verificare ulteriori errori, la conformità fiscale e l’evasione dell’IVA.
Come posso integrare i report sulle spese nella mia strategia finanziaria complessiva?
Ecco come puoi integrare i report sulle spese nella tua strategia finanziaria complessiva:
- Revisiona le spese e analizza se aiutano la tua azienda a generare più ricavi, ridurre i costi o aumentare la redditività.
- Usa i report sulle spese per prevedere le uscite durante la pianificazione del budget per il prossimo periodo.
- Studia i report sulle spese per individuare aree in cui i dipendenti hanno speso troppo e sviluppa una strategia per controllare questi costi.
- Utilizza i report sulle spese per comprendere l’impatto delle diverse categorie di spesa sulla tua azienda e prendere decisioni basate sui dati.
- Le informazioni presenti nel report sulle spese possono dirti se le tue politiche hanno bisogno di un cambiamento. Utilizza i dati dei report sulle spese per vedere se i tuoi limiti di spesa necessitano una revisione oppure se puoi negoziare condizioni migliori con un diverso fornitore.
Approvazione del report
Snellire il flusso di lavoro dei report sulle spese è molto utile: aiuta i dipendenti a ricevere rapidamente i rimborsi e fa risparmiare molto tempo al tuo team. Inoltre, i report sulle spese sono una vera miniera di informazioni. Analizzare i report mensili delle spese può aiutarti a individuare i principali fattori di costo e le opportunità per ridurre l’uscita di cassa.
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