Gestione della spesa vs gestione delle spese: una guida completa

“Gestione della spesa” e “gestione delle spese” sono due termini spesso usati in modo intercambiabile nell’ambito aziendale. Sebbene, in quanto concetti, presentino delle somiglianze, è importante comprendere che si tratta di idee diverse, con specifiche sfumature operative. Esploriamo l’essenza di ciascun termine, spieghiamo le differenze tra gestione della spesa e gestione delle spese e presentiamo alcuni esempi di strumenti SaaS che aiutano a facilitare ciascun processo.

Differenze tra costi, spesa e spese

È importante iniziare con un po’ di confusione. Scherzo (più o meno).

Ho visto diversi articoli di blog sostenere che esista una differenza fondamentale tra i termini costo, spesa e onere… ma non sono d’accordo. Costi = Spesa = Spese. 

È il momento di fare una precisazione. Ci sono casi in cui questi termini vengono utilizzati in modo diverso. La gestione delle spese si riferisce spesso nello specifico alle spese rimborsabili e ai conti spese. I contabili tendono a chiamare tutte le voci di “spesa” costi (ovvero i costi associati alla gestione dell’attività); tuttavia, ogni volta che si parla di gestione delle spese, “spesa” probabilmente si riferisce al processo di approvazione, monitoraggio e rimborso delle spese sostenute dai singoli dipendenti.

Definizione della gestione della spesa

La gestione della spesa si riferisce alla strategia e alle iniziative complete adottate dalle organizzazioni per controllare e ottimizzare le proprie spese lungo l’intero ciclo di approvvigionamento. Ciò include tutto, dall’identificazione di una necessità fino alla sua soddisfazione attraverso ricerca dei fornitori, acquisto, ricezione e pagamento.

Uno strumento come Coupa, una piattaforma cloud per la gestione della spesa, offre una soluzione integrata che copre approvvigionamento, fatturazione e gestione delle spese, garantendo una visibilità completa su tutte le categorie di spesa aziendale. Questa visione chiara consente alle aziende di comprendere i propri modelli di spesa, individuare le inefficienze e pianificare miglioramenti. Le aziende che utilizzano la gestione della spesa beneficiano di una visibilità del budget e di flussi di lavoro per le approvazioni più ampiamente accessibili, così da tenere sotto controllo le spese “fuori controllo” e imporre revisioni più rigorose.

Settori come quello manifatturiero, della vendita al dettaglio e della logistica, che gestiscono processi di approvvigionamento estesi, spesso adottano strategie rigorose di gestione della spesa. Questi settori, a causa della consistenza e della varietà delle loro spese, possono trarre notevoli vantaggi dall’efficienza e dalle riduzioni dei costi rese possibili da una gestione completa della spesa.

Analisi della gestione delle spese

La gestione delle spese, una componente della gestione della spesa, si concentra sul controllo e sul rimborso delle spese aziendali sostenute dai dipendenti. Questa categoria può includere costi operativi come viaggi, intrattenimento e forniture per ufficio che i dipendenti sostengono nello svolgimento delle proprie mansioni.

Una soluzione SaaS per la gestione delle spese come Expensify o Concur offre un processo semplificato per monitorare, rendicontare e rimborsare queste spese. Grazie al monitoraggio automatizzato delle ricevute, ai controlli di conformità alle politiche e ai rapidi processi di rimborso, questi strumenti semplificano e velocizzano la gestione delle spese.

La gestione delle spese è un aspetto fondamentale per i settori caratterizzati da un elevato livello di spese avviate dai dipendenti, come la consulenza, le vendite e le aziende di servizi professionali. Questi comparti richiedono un monitoraggio meticoloso delle singole spese per garantire una fatturazione accurata ai clienti e il rimborso ai dipendenti.

Modalità di gestione delle spese

Ho già parlato un po’ di software, ma esiste più di un modo per gestire le spese (anche se consiglierei di non fare del male agli animali e di usare semplicemente un software). Ecco i metodi più comuni utilizzati dai professionisti per gestire le spese.

Carta e penna

La gestione tradizionale delle spese consiste nel conservare e ordinare fisicamente le ricevute, annotare le spese in un registro o quaderno e sommare manualmente i costi. Questo approccio, sebbene semplice, può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori umani. Inoltre, può essere difficile tenere traccia delle ricevute cartacee e organizzarle, soprattutto per le aziende più grandi con spese più consistenti.

Fogli di calcolo

Un passo avanti rispetto a carta e penna, molte aziende utilizzano Excel o Google Sheets per la gestione delle spese. In genere, ciò comporta l’inserimento di ogni spesa in un foglio di calcolo dedicato, spesso suddiviso per tipologia, data o progetto. I fogli di calcolo possono calcolare automaticamente i totali e fornire un’analisi di base dei dati. Tuttavia, questo metodo richiede ancora l’inserimento manuale dei dati e la complessità può aumentare con il volume delle transazioni. I fogli di calcolo inoltre non consentono di archiviare facilmente le ricevute né di integrarsi con altri sistemi finanziari, il che può portare a processi frammentati e inefficienti.

Software

Software per la gestione delle spese porta questo processo tedioso nel XXI secolo automatizzando molte attività manuali e offrendo visibilità in tempo reale sulle spese. Il principale vantaggio del software per la gestione delle spese è che consente agli utenti di acquisire e caricare facilmente le ricevute in formato digitale, categorizzare le spese e inviare i resoconti per l'approvazione, tutto all'interno della piattaforma.

Il software può integrarsi con altri sistemi finanziari per un trasferimento dei dati senza interruzioni, riducendo il rischio di errori. Inoltre, queste soluzioni spesso includono funzionalità di analisi che forniscono informazioni preziose sui modelli di spesa, utili per la definizione del budget e il processo decisionale strategico.

Il software per la gestione delle spese è il metodo più efficiente ed efficace, in particolare per le organizzazioni più grandi o per quelle che sostengono spese significative per i propri dipendenti. Opzioni specializzate, come il software per la gestione delle spese per le organizzazioni non profit e quello per il settore sanitario, possono inoltre soddisfare le esigenze specifiche del settore in materia di rendicontazione e conformità.

Fa anche sì che i dirigenti senior elaborino effettivamente correttamente le proprie spese!

Funzionalità più utili del software per la gestione della spesa

Qualsiasi strumento che aiuti a tenere sotto controllo la spesa aziendale, garantire l'accuratezza dei resoconti delle spese e migliorare la struttura dei prezzi dovrebbe essere preso in considerazione; tuttavia, ci sono diversi aspetti funzionali che il software per la gestione della spesa deve aiutarti a realizzare. Storicamente, questi sono stati i più utili per me.

Automazione della contabilità fornitori (AP)

L'automazione svolge un ruolo significativo sia nella gestione della spesa sia nella gestione delle spese. Semplifica il processo di approvazione e pagamento delle fatture, riducendo il lavoro manuale e minimizzando gli errori. Nel contesto della gestione della spesa, l'automazione della contabilità fornitori (AP) — una funzionalità integrata in molti dei migliori software per la contabilità fornitori — offre una visione integrata di tutte le uscite aziendali, consentendo alle organizzazioni di analizzare i modelli di spesa e individuare opportunità di risparmio. 

Per quanto riguarda la gestione delle spese, l'automazione della contabilità fornitori garantisce una gestione efficiente delle spese dei dipendenti, dalle verifiche delle carte di credito aziendali e dall'invio delle ricevute fino al rimborso, promuovendo la trasparenza e la conformità alle politiche. Strumenti come AvidXchange e Bill.com offrono l'automazione della contabilità fornitori, aumentando l'efficienza, riducendo il rischio di frodi e fornendo una visione più chiara della situazione finanziaria dell'azienda.

Adottando l'automazione della contabilità fornitori, le aziende possono ottenere un ulteriore livello di controllo e ottimizzazione, migliorando ulteriormente le proprie pratiche di gestione della spesa e delle spese.

Aggiornamenti in tempo reale

Gli aggiornamenti in tempo reale sulle spese e sulla spesa sono fondamentali per le aziende per diversi motivi.

1. Migliore processo decisionale: Avere accesso ai dati in tempo reale garantisce che la direzione possa prendere decisioni tempestive e informate sulla base delle informazioni più accurate e aggiornate. Ciò consente alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e allocare le risorse in modo ottimale.
2. Migliore gestione del flusso di cassa: La visibilità in tempo reale sulle spese e sui modelli di spesa aiuta a prevedere e gestire il flusso di cassa in modo più efficace. In questo modo, le aziende possono pianificare le uscite future, evitare carenze di liquidità e garantire la stabilità finanziaria.
3. Controllo dei costi: Gli aggiornamenti immediati consentono alle aziende di individuare e affrontare tempestivamente i problemi di spesa eccessiva. Il rilevamento precoce degli scostamenti dal budget può aiutare a impedire che piccoli problemi si trasformino in difficoltà finanziarie significative.
4. Maggiore trasparenza: Questa visibilità può migliorare la conformità, ridurre le frodi e incoraggiare la responsabilità nella gestione della spesa.

Rimborsi più rapidi: Per quanto riguarda le spese dei dipendenti, gli aggiornamenti in tempo reale garantiscono che i rimborsi possano essere elaborati tempestivamente, aumentando la soddisfazione dei dipendenti.

Funzionalità di definizione del budget

Il software per la gestione della spesa svolge un ruolo fondamentale nella definizione del budget, apportando struttura, automazione, controlli e analisi più approfondite al processo di gestione della spesa aziendale e del flusso di cassa. Ecco come:

1. Previsioni: con l'accesso ai dati storici sulle spese, il software per la gestione delle spese può aiutare a prevedere le future tendenze di spesa. Questo approccio basato sui dati consente una pianificazione del budget più accurata ed efficace.
2. Processi automatizzati: gli strumenti per la gestione delle spese possono automatizzare diversi elementi della gestione del budget, inclusi i flussi di approvazione delle spese e il monitoraggio della spesa rispetto al budget. Ciò può far risparmiare molto tempo e ridurre il rischio di errore umano.
3. Report e analisi: queste piattaforme spesso includono funzionalità di reportistica e analisi, che possono fornire informazioni sui modelli di spesa, identificare opportunità di risparmio sui costi e supportare il processo decisionale strategico relativo al budget.
4. Conformità: impostando limiti di spesa predefiniti all'interno del software in base al budget, le aziende possono garantire la conformità alle politiche e prevenire spese eccessive.

Integrazione: il software per la gestione delle spese può spesso essere integrato con altri sistemi finanziari, come software di contabilità o ERP, garantendo un flusso di dati senza interruzioni e una gestione del budget più coerente.

Migliorando la visibilità, consentendo il monitoraggio in tempo reale, automatizzando i processi e fornendo informazioni preziose, il software per la gestione delle spese può migliorare significativamente l'efficacia della definizione del budget e contribuire a una gestione finanziaria complessivamente migliore.

Integrazioni adeguate

L'integrazione del software per la gestione delle spese con i sistemi di contabilità offre numerosi vantaggi, rivelandosi essenziale per una gestione finanziaria efficiente.

1. Maggiore accuratezza: l'inserimento manuale dei dati tra i sistemi può essere soggetto a errori umani e incoerenze. L'integrazione tra i sistemi di gestione delle spese e quelli di contabilità contribuisce ad automatizzare il trasferimento dei dati, eliminando gli errori di inserimento e migliorando l'accuratezza dei dati.
2. Efficienza in termini di tempo e costi: l'inserimento manuale dei dati richiede molto tempo e risorse considerevoli. Automatizzando questo processo, le aziende possono risparmiare tempo prezioso e ridurre i costi operativi.
3. Aggiornamenti in tempo reale: le integrazioni sono fondamentali per garantire che qualsiasi modifica apportata nel sistema di gestione delle spese venga automaticamente riflessa nel sistema di contabilità, fornendo dati finanziari aggiornati e accurati e riducendo le costose attività di indagine e risoluzione dei problemi.
4. Processi ottimizzati: il trasferimento automatizzato dei dati tra i sistemi ottimizza le operazioni finanziarie, migliorando produttività ed efficienza. Ad esempio, i dettagli degli acquisti possono essere compilati automaticamente nel sistema di contabilità per elaborare e pagare le fatture più rapidamente.
5. Maggiore visibilità e controllo: l'integrazione consente ai team finanziari di avere una visione completa delle spese dell'organizzazione nel contesto di dati finanziari più ampi. Questa visione complessiva aiuta a migliorare la pianificazione finanziaria, la definizione del budget e il controllo.
6. Revisione e conformità: un flusso di dati senza interruzioni tra i sistemi di gestione delle spese e quelli di contabilità garantisce una traccia di revisione completa e accurata. Semplifica il processo di revisione, supporta la conformità e aiuta a rilevare eventuali anomalie o attività fraudolente.

In sostanza, l'integrazione del software per la gestione delle spese con i sistemi di contabilità è una scelta strategica che può migliorare significativamente le operazioni finanziarie di un'organizzazione, portando a un processo decisionale migliore, risparmi sui costi e una maggiore efficienza aziendale complessiva.

La divergenza tra gestione delle spese e gestione dei costi

La principale distinzione tra la gestione delle spese e la gestione dei costi risiede nel loro ambito. La gestione dei costi è un processo tattico incentrato sul monitoraggio, la convalida e il rimborso delle spese dei dipendenti. Al contrario, la gestione delle spese offre una visione strategica e macroscopica della spesa complessiva dell'organizzazione, includendo, ma non limitandosi a, le spese dei dipendenti.

Ad esempio, un'azienda di gestione dei viaggi potrebbe utilizzare uno strumento di gestione dei costi come Expensify per monitorare i costi di viaggio dei propri dipendenti, sfruttando contemporaneamente uno strumento di gestione delle spese come Coupa per ottenere una visione d'insieme di tutte le spese aziendali, incluse le campagne di marketing, i contratti con i fornitori e gli investimenti nelle infrastrutture IT. Questa prospettiva olistica è fondamentale per individuare opportunità più ampie di risparmio sui costi e migliorare i processi.

Le differenze viste dall'alto

Sebbene la gestione delle spese e la gestione dei costi condividano elementi comuni, non sono identiche. Comprendere le loro funzioni e applicazioni distintive è fondamentale per le organizzazioni che mirano a gestire efficacemente i propri costi.

La gestione delle spese offre una visione panoramica di tutte le spese dell'organizzazione (incluso il monitoraggio delle spese), favorendo riduzioni dei costi e incrementi dell'efficienza in tutti i processi di approvvigionamento. 

Al contrario, la gestione dei costi si concentra sui costi sostenuti dai dipendenti per garantire la conformità alle politiche, prevenire le frodi e ottimizzare i rimborsi. In altre parole, le soluzioni di gestione delle spese tendono a concentrarsi maggiormente sul controllo dei costi e possono essere considerate soluzioni proattive di gestione della liquidità.

Un concetto piuttosto estraneo per molte aziende SaaS sostenute da venture capital che puntano a crescere a tutti i costi, la gestione della spesa viene spesso trascurata nelle startup in fase iniziale. Il momento che solitamente fa scattare l’implementazione dei controlli sulla spesa arriva quando un responsabile finanziario esasperato scopre una fattura scaduta relativa a un evento di marketing di mesi prima, oppure quando un responsabile vendite fin troppo entusiasta addebita a un cliente un viaggio di lavoro completo di cene a base di bistecca e aragosta senza previa approvazione.

Non è sempre colpa del Marketing e delle Vendite, ma quasi sempre lo è. 

Con la proliferazione degli stack di strumenti SaaS, che sta diventando una sfida per i team finanziari e IT incaricati di monitorarli, il primo approccio a processi più rigorosi consiste spesso nel tenere traccia degli abbonamenti.

Nell’attuale contesto economico, le aziende devono gestire abilmente entrambe queste discipline per rafforzare i propri profitti. Sfruttare gli strumenti SaaS giusti può aiutare le organizzazioni a raggiungere questo obiettivo, offrendo una strategia efficace per la gestione dei costi e la creazione di valore.

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