15 Modi per Ridurre i Costi Operativi (e Mantenerli Bassi)

Costi operativi =  Costo del Venduto + Spese operative

• Costo del Venduto (COGs): Comprende le spese dirette legate alla produzione di beni e servizi.
• Spese operative (OpEx): Sono le spese indirette generate dalle normali attività aziendali.

Ecco una rapida panoramica dei diversi tipi di Costo del Venduto e delle spese operative che potresti incontrare:

Le aziende non possono funzionare senza coprire i loro costi operativi ma tendono a erodere i profitti se non vengono gestiti correttamente. La maggior parte dei leader deve tenere sotto controllo sia il Costo del Venduto che le spese operative per capire cosa influenza maggiormente la redditività.

Di solito si arriva alla stessa conclusione: riduzione dei costi = più ricavi. 

Ma anche le idee migliori non possono garantire margini di profitto migliori. Tagliare le spese aziendali è un modo più semplice e sicuro per aumentare i profitti—ed è per questo che i manager preferiscono questo approccio. Tuttavia, c'è anche l'altro lato della medaglia. 

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Facciamo un esempio: Un'azienda di ecommerce ha ridotto la spesa per il marketing a pagamento. Questo sicuramente ridurrà significativamente i suoi costi operativi, ma riducendo gli investimenti pubblicitari si rischia anche di diminuire i visitatori al sito, che può influire sulle vendite future. 

Inoltre, se non viene applicato correttamente, può anche ridurre la produttività dei dipendenti. Ridurre il personale implica che meno dipendenti dovranno assumersi più responsabilità, influendo sulla soddisfazione generale e il flusso operativo nel lungo periodo. Alla fine, questa soluzione offre solo benefici a breve termine.

Per questo è importante applicare i tagli ai costi con una strategia ben ponderata che si concentri sulle giuste aree, piuttosto che tagliare semplicemente qualche euro qua e là.

CapEx vs. OpEx

Le spese in conto capitale e le spese operative sono due facce della stessa medaglia. Le spese operative includono i costi necessari per il funzionamento quotidiano della tua azienda. Le spese in conto capitale, invece, sono investimenti per acquisire, migliorare e mantenere beni materiali.

15 Strategie per Ridurre i Costi Operativi

Non penserai mica che ti presenti il problema senza darti anche le soluzioni, vero? Ecco 15 strategie che puoi adottare subito per assicurarti di ridurre efficacemente i costi operativi nel tempo:

1. Adotta la Tecnologia

Le nuove tecnologie puntano a migliorare efficienza e produttività, ma possono anche ridurre i costi operativi se implementate correttamente. Tra tutte, ho individuato due sistemi che possono tagliare direttamente i costi:

Automazione:

Gli strumenti di automazione semplificano le attività monotone e ripetitive, così i dipendenti possono concentrarsi su compiti che generano ricavi come l’esperienza cliente, la ricerca e lo sviluppo di nuovi prodotti. 

Ad esempio, gli strumenti di automazione della contabilità possono far risparmiare tempo e manodopera alle piccole imprese completando automaticamente i processi finanziari. Automatizzare le registrazioni contabili riduce anche gli errori manuali, fornendo dati più accurati su flussi di cassa, ricavi, spese, ecc. 

Dai un’occhiata ad alcune delle mie soluzioni preferite di software di contabilità per capire come possono influire sulla tua attività:

Cloud Computing:

Oltre a consentire l’accesso illimitato ai dati e alle operazioni aziendali da ovunque, il cloud computing riduce significativamente anche la manutenzione IT e gli aggiornamenti per due motivi principali: 

• Poiché solitamente vengono gestiti da terzi, è responsabilità del fornitore garantire la continuità del servizio. 
• Utilizzano un modello di pagamento a consumo, così le aziende pagano solo per le risorse effettivamente utilizzate.  

Sebbene esistano da anni, le aziende non hanno ancora sfruttato appieno i vantaggi delle soluzioni basate su cloud, inclusi i risparmi sui costi. Con oltre la metà dei leader aziendali che affermano di non vedere ancora risultati dai propri investimenti, la strada per cogliere pienamente questi benefici è ancora lunga. 

2. Esternalizzare le Funzioni Aziendali

Esternalizzare funzioni aziendali secondarie può ridurre i costi operativi aumentando la produttività e la soddisfazione del cliente. Permette alle aziende di accedere a talenti di alta qualità e opportunità senza i costi amministrativi e occupazionali collegati a un dipendente a tempo pieno. 

Inoltre, i servizi di terzi offriranno un supporto operativo completo. Ad esempio, un servizio gestito migliorerà l’esperienza generale del supporto clienti con i migliori strumenti, processi e feedback. In definitiva, lavorerà come un’estensione della tua azienda, focalizzata sull’aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business. 

3. Concentrarsi su Decisioni di Assunzione Intelligenti

Se l’esternalizzazione non fa per te, puoi ridurre i costi operativi assumendo i talenti giusti.

• Assumi dipendenti in grado di svolgere più responsabilità: Le aziende più piccole di solito si aspettano che i dipendenti ricoprano diversi ruoli. Avere chiari questi requisiti già nel processo di selezione consente di concentrarsi sulla ricerca di talenti con competenze multiple. Ad esempio, puoi assumere un web designer interno che possa occasionalmente occuparsi anche di grafica. 
• Assunzione di collaboratori, consulenti e freelance: Coinvolgere personale part-time è un altro ottimo modo per ridurre le spese operative. Ottieni lavori di alta qualità senza l’onere amministrativo di inserire qualcuno nel libro paga. Tuttavia, trovare la persona giusta potrebbe richiedere tempo. 

Tieni presente che esiste un limite alle responsabilità che collaboratori e freelance possono gestire. Ad esempio, i collaboratori potrebbero non essere idonei per le vendite, ma possono occuparsi di attività come sviluppo web, copywriting, SEO, grafica e servizi di contabilità offshore.

4. Negozia con i Fornitori  

Controllare regolarmente i contratti con i fornitori aiuta a garantire che tu stia davvero ottenendo il massimo dal tuo investimento. Di conseguenza, potresti scoprire prezzi o condizioni contrattuali svantaggiose che possono essere rinegoziate, come condizioni di pagamento, servizi, sconti e consegne. 

Puoi mettere i contratti con i fornitori più dalla tua parte valutando:

• Maggiore volume di ordini in modo da poter usufruire di sconti per quantità. Questo vale sia per le materie prime che per i software. Ad esempio, puoi ottenere un prezzo migliore per il tuo ERP per un abbonamento più lungo o più completo.
• Durata contrattuale più lunga offre ai fornitori la sicurezza che stai cercando un impegno a lungo termine. Ciò incentiva i fornitori a offrire i loro servizi e prodotti a tariffe più competitive. 
• Termini contrattuali aggiornati possono essere anch'essi vantaggiosi. Ad esempio, puoi negoziare tempi di consegna più rapidi per assicurare una produzione o un'erogazione di servizi più veloce. In generale, aumenti i tuoi ricavi riducendo il time-to-market.

5. Implementa piani di lavoro da remoto e ibridi

In media, lo spazio ufficio costa alle aziende tra il 5% e il 15% delle spese operative totali. Passare a un ambiente di lavoro ibrido o totalmente remoto può ridurre notevolmente questi costi.

Tuttavia, un recente articolo del Los Angeles Times ha rilevato che un approccio completamente da remoto è noto per ridurre la produttività dei dipendenti. Invece, consiglio un setup di lavoro ibrido. Così ottieni il meglio di entrambi i mondi: riduzione delle spese operative e impatto minimo sulla produttività e sui ricavi. 

Ma non scartare nemmeno l'opzione full remote. Aziende come Buffer hanno ottenuto ottimi risultati con un ambiente di lavoro totalmente remoto. Anzi, sono andati oltre introducendo la settimana lavorativa di 4 giorni. 

6. Rivedi i benefit per i dipendenti

Il costo dei benefit per i dipendenti rappresenta in media circa il 30% della retribuzione totale di un dipendente. Questa è una fetta importante del costo complessivo (CTC) per dipendente. Tuttavia, non puoi tagliare i benefit dei dipendenti a casaccio o potresti scontentare molti collaboratori. Invece, adotta un approccio sistematico per assicurarti che i tuoi dipendenti non la prendano male. 

Per prima cosa, inizia esaminando l’uso dei benefit. Identifica quelli più popolari e quelli più costosi. Poi, parla con i tuoi dipendenti. Assicurati di sapere quali benefit apprezzano e perché.

Author's Tip

Alcuni benefit come l’assicurazione sanitaria non dovrebbero mai essere messi in discussione. Ma sii pronto a negoziare nuovi termini come la riduzione dei livelli di servizio per limitare l’impatto economico sull’azienda.

7. Approfitta degli sconti per pagamenti anticipati

I fornitori spesso offrono sconti alle aziende che pagano puntualmente le fatture, soprattutto i piccoli fornitori per i quali ogni pagamento è importante per mantenere l’attività. 

Se il tuo fornitore offre sconti, inizia a saldare le fatture in anticipo per approfittarne. Se non sono previsti sconti per pagamenti anticipati, inserisci una clausola durante la rinegoziazione del contratto. Molto probabilmente accetteranno se sei un cliente di lungo periodo con una buona reputazione creditizia.

8. Identifica ed elimina le ridondanze

Mappa la giornata tipo dei tuoi dipendenti per individuare le aree in cui si verificano sprechi. Ad esempio, i dipendenti effettuano viaggi di lavoro per incontri che potrebbero essere svolti in video call? Stanno utilizzando i software in modo efficiente? 

Interroga anche direttamente i tuoi collaboratori per individuare eventuali inefficienze da correggere per ridurre i costi operativi e offri loro un incentivo per favorire un feedback. 

9. Adotta un approccio sostenibile

Esistono molte iniziative sostenibili che possono aiutare il pianeta. Ma visto che stiamo ragionando su soluzioni che riducono direttamente i costi aziendali, le ho ridotte a due pratiche: 

• Elimina la carta: Quando si considera anche il costo di utilizzare la carta, il costo totale può facilmente raddoppiare o triplicare rispetto al solo prezzo del materiale. Le aziende possono eliminare completamente questa spesa passando al digitale. Invece, archivia documenti e file sul cloud. Saranno più facilmente accessibili, occuperanno meno spazio e la manutenzione sarà più economica.
• Diventa efficiente dal punto di vista energetico: I titolari di azienda possono investire in tecnologie come i pannelli solari per generare energia negli uffici, fabbriche, magazzini, ecc. Col tempo, questo ti farà risparmiare denaro. Inoltre, potresti avere diritto a crediti d’imposta statali o locali per l’adozione di pratiche sostenibili. 

10. Smetti di pagare abbonamenti inutilizzati

Anche se gli abbonamenti dimenticati potrebbero non sembrare un grosso problema, le aziende potrebbero pagare più del necessario o di quanto previsto (ad esempio, pagando per utenti o servizi extra che non stanno utilizzando nel proprio stack software di contabilità). 

Le aziende possono scegliere di declassare il servizio scegliendo un piano più appropriato, negoziare un’offerta migliore o passare alla versione gratuita. Un’altra soluzione valida è consolidare i servizi dei fornitori. Ad esempio, invece di usare Zoom per le videoconferenze e Google Drive per i file, potresti valutare Microsoft Teams che offre entrambi.  

11. Sfrutta le Analisi Basate sui Dati

Ridurre i costi non significa lanciare idee a caso sperando che funzionino (puoi farlo, ma non è consigliato). Un approccio migliore è usare i dati di costo esistenti per individuare e ottimizzare le spese. Tuttavia, può essere complesso se la tua azienda è grande e con molti processi. 

Qui può aiutare un ERP. Collega i singoli processi aziendali per fornire una visione d’insieme che va dalle vendite al marketing, alla gestione dell’inventario e delle consegne. Gli ERP offrono anche strumenti di analisi predittiva per valutare eventuali necessità future nella catena di fornitura, nella manutenzione, nel personale, ecc.

12. Non aver paura di confrontare le alternative

Abbiamo già trattato questo argomento in precedenza parlando di contratti con i fornitori e riduzione degli sprechi. Tuttavia, cercare alternative non dovrebbe essere un’attività limitata a una revisione annuale. 

Gli esseri umani sono creature abitudinarie. Tendiamo a restare a ciò che funziona attualmente. Ma a volte ci sono soluzioni migliori — nuove tecnologie, opzioni più economiche, offerte migliorative, ecc. Tieni d’occhio alternative più economiche rispetto a ciò che stai utilizzando adesso. Puoi scegliere di passare al nuovo prodotto oppure sfruttare il cambiamento come leva per negoziare un’offerta migliore con il fornitore attuale.

13. Stabilisci Politiche di Spesa Chiare

Se la tua azienda rimborsa le spese dei dipendenti, considera la possibilità di fissare linee guida chiare sui limiti quotidiani delle carte aziendali, le spese di viaggio e i formati di rendicontazione. Confini precisi evitano l’uso improprio delle carte di credito aziendali e aiutano a tagliare le spese non necessarie. 

14. Semplifica le Interazioni con i Clienti

I clienti preferiscono ancora l’interazione umana quando si relazionano con un’azienda. Tuttavia, garantire queste esperienze può essere costoso. 

Le aziende possono ridurre queste spese qualificando le richieste dei clienti. Possono utilizzare tecnologie come chatbot con intelligenza artificiale per rispondere alle domande semplici, indirizzando invece le richieste più complesse a un operatore del servizio clienti. 

Un altro approccio è investire in un help-center con documentazione dettagliata per affrontare diversi scenari. I clienti possono consultare autonomamente la guida per trovare soluzioni, mentre gli operatori possono servirsi della documentazione per gestire i casi più difficili. 

15. Analizza e Adatta Continuamente

Hai messo in campo tutte le azioni per ridurre i costi operativi. Ma questo non significa che sia tutto perfetto. Potrebbero esserci ancora aree e processi da ottimizzare per ridurre ulteriormente i costi. 

Per individuare queste aree, è necessario monitorare in modo continuo i processi esistenti e quelli nuovi, confrontare con i dati storici e apportare modifiche per ottenere il massimo dai nuovi aggiornamenti. Implementare un ERP può aiutarti in questo. Offre moduli per misurare i processi aziendali e identificare le spese eccessive. 

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