15 modi per ridurre i costi operativi (& mantenerli bassi)

Costi operativi =  Costo dei beni venduti + Spese operative

• Costo dei beni venduti (COGs): comprende le spese dirette legate alla produzione di beni e servizi.
• Spese operative (OpEx): sono spese indirette generate dalle normali attività aziendali.

Ecco una rapida panoramica dei diversi tipi di COGs e delle spese operative che potresti sostenere:

Le aziende non possono operare senza coprire i propri costi operativi, ma questi tendono a ridurre i profitti se non vengono gestiti correttamente. La maggior parte dei responsabili deve tenere sotto controllo sia i COGs sia le spese operative per misurare quali fattori incidano maggiormente sulla redditività.

Di solito, arrivano alla stessa conclusione: riduzione dei costi = maggiori ricavi. 

Ma anche le idee migliori non possono garantire margini di profitto più elevati. Ridurre le spese aziendali è un modo più semplice e sicuro per aumentare i profitti, motivo per cui i manager preferiscono questo approccio. Tuttavia, c’è anche un rovescio della medaglia. 

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Facciamo questo esempio: un’azienda di commercio elettronico ha ridotto la spesa per il marketing a pagamento. Questo ridurrà sicuramente i suoi costi operativi in modo significativo, ma diminuendo la spesa pubblicitaria, rischia anche di ridurre il numero di visitatori del sito web, con possibili ripercussioni sulle vendite future. 

Inoltre, se non viene attuata correttamente, questa misura può anche diminuire la produttività dei dipendenti. Ridurre il personale significa che un numero inferiore di dipendenti dovrà assumersi maggiori responsabilità, influendo sulla soddisfazione complessiva e sul flusso di lavoro operativo nel lungo periodo. In definitiva, questa soluzione offre solo vantaggi a breve termine.

Per questo è importante attuare i tagli ai costi con una strategia ben ponderata, che si concentri sulle aree giuste invece di limitarsi a risparmiare pochi dollari.

CapEx vs. OpEx

Le spese in conto capitale e le spese operative sono due facce della stessa medaglia. Le spese operative comprendono i costi di cui la tua azienda ha bisogno per funzionare quotidianamente. Le spese in conto capitale, d’altra parte, sono utilizzate per acquisire, aggiornare e mantenere i beni fisici.

15 strategie per ridurre i costi operativi

Non pensavi che ti avrei presentato il problema senza fornire anche le soluzioni, vero? Ecco 15 strategie che puoi implementare ora per assicurarti di ridurre efficacemente i costi operativi nel tempo:

1. Adotta la tecnologia

Le nuove tecnologie si concentrano sul miglioramento dell’efficienza e della produttività, ma possono anche ridurre i costi operativi se implementate correttamente. Tra tutte, ho individuato due sistemi che possono ridurre direttamente i costi:

Automazione:

Gli strumenti di automazione semplificano le attività noiose e ripetitive, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività che generano entrate, come l'esperienza dei clienti, la ricerca e lo sviluppo dei prodotti. 

Ad esempio, gli strumenti di automazione della contabilità possono far risparmiare tempo e lavoro alle piccole imprese completando automaticamente i processi finanziari. L'automazione delle registrazioni contabili riduce inoltre gli errori manuali, fornendo dati più accurati relativi al flusso di cassa, ai ricavi, alle spese, ecc. 

Dai un'occhiata ad alcune delle mie opzioni per i migliori software di contabilità per farti un'idea di come possono influire sulla tua attività:

Informatica in cloud:

Oltre a consentire un accesso illimitato ai dati e alle operazioni aziendali da qualsiasi luogo, l'informatica in cloud riduce significativamente anche la manutenzione e gli aggiornamenti informatici per i due motivi seguenti: 

• Poiché sono generalmente gestiti da terze parti, è responsabilità del fornitore garantire la continuità del servizio. 
• Utilizzano un modello di prezzo a consumo, quindi le aziende pagano solo per le risorse che consumano.  

Sebbene siano presenti da anni, le aziende non hanno ancora compreso appieno i vantaggi dell'utilizzo di soluzioni basate sul cloud, compreso il risparmio sui costi. Poiché oltre la metà dei dirigenti aziendali afferma di non vedere ancora ritorni dal proprio investimento, c'è ancora molta strada da fare per concretizzare questi vantaggi. 

2. Esternalizza le funzioni aziendali

L'esternalizzazione delle funzioni aziendali secondarie può ridurre i costi operativi aumentando al contempo la produttività e la soddisfazione dei clienti. Consente alle aziende di accedere a talenti e opportunità di alta qualità senza le ulteriori spese amministrative e relative all'assunzione associate a un dipendente a tempo pieno. 

Inoltre, i servizi di terze parti forniranno supporto operativo completo. Ad esempio, un servizio gestito migliorerà l'esperienza complessiva del supporto clienti con i migliori strumenti, processi e feedback. In definitiva, funzionerà come un'estensione della tua azienda, concentrata sull'aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. 

3. Concentrati su decisioni di assunzione intelligenti

Se l'esternalizzazione non fa per te, puoi ridurre i costi operativi assumendo i talenti giusti.

• Assumi dipendenti in grado di gestire più responsabilità: Le aziende più piccole di solito si aspettano che i dipendenti svolgano più ruoli. Riconoscere queste aspettative già durante il processo di assunzione ti consente di concentrarti sulla selezione di talenti con competenze multiple. Ad esempio, puoi assumere un progettista web interno che si occupi anche occasionalmente di attività di progettazione grafica. 
• Assumere collaboratori, consulenti e liberi professionisti: Ricorrere a un aiuto a tempo parziale è un altro ottimo modo per ridurre le spese operative. Ottieni un lavoro di alta qualità senza l'onere amministrativo di mantenere qualcuno nel libro paga. Tuttavia, trovare la persona giusta può richiedere tempo. 

Tieni presente che esiste un limite alle responsabilità che collaboratori e liberi professionisti possono gestire. Ad esempio, i collaboratori potrebbero non essere le persone giuste per le vendite, ma possono occuparsi di attività come sviluppo web, redazione di testi, SEO, progettazione grafica e servizi di contabilità offshore.

4. Negozia con i fornitori  

Controllare regolarmente i contratti con i fornitori aiuta a garantire il miglior rapporto qualità-prezzo. Di conseguenza, è probabile che tu possa individuare condizioni di prezzo e contrattuali sfavorevoli da rinegoziare, tra cui condizioni di pagamento, servizi, sconti e consegna. 

Puoi rendere i contratti con i fornitori più vantaggiosi per te esaminando:

• Volumi degli ordini maggiori per poter usufruire degli sconti sui volumi. Questo vale sia per le materie prime sia per il software. Ad esempio, puoi ottenere un prezzo migliore per il tuo ERP sottoscrivendo un abbonamento più lungo o più completo.
• Termini contrattuali più lunghi danno ai fornitori la certezza che stai cercando un impegno a lungo termine. Questo li incoraggia a offrire i propri servizi e prodotti a tariffe più competitive. 
• Termini contrattuali aggiornati potrebbero essere vantaggiosi. Ad esempio, puoi negoziare tempi di consegna più rapidi per assicurarti di realizzare prodotti o fornire servizi più velocemente. In generale, aumentando i ricavi riducendo il tempo di immissione sul mercato.

5. Implementa piani di lavoro da remoto e ibridi

Gli spazi per uffici costano mediamente alle aziende tra il 5 e il 15% della spesa operativa totale. Passare a un ambiente di lavoro ibrido o completamente da remoto può ridurre significativamente questi costi.

Tuttavia, un recente articolo del Los Angeles Times ha rilevato che è noto che un approccio WFH completamente da remoto riduca la produttività dei dipendenti. Consiglierei invece un'organizzazione del lavoro ibrida. In questo modo ottieni il meglio di entrambi i mondi: riduci le spese operative minimizzando al contempo l'impatto sulla produttività e sui ricavi. 

Ma non escludere a priori neanche un'organizzazione completamente da remoto. Aziende come Buffer hanno ottenuto ottimi risultati con il proprio ambiente di lavoro completamente da remoto. Anzi, si sono spinte oltre introducendo una settimana lavorativa di 4 giorni. 

6. Esamina i vantaggi per i dipendenti

I costi dei vantaggi per i dipendenti rappresentano mediamente circa il 30% della retribuzione totale del dipendente. Si tratta di una parte considerevole del costo totale per l'azienda (CTC) per dipendente. Tuttavia, non puoi tagliare i vantaggi dei dipendenti senza criterio, altrimenti potresti scontentare molto alcuni di loro. Adotta invece un approccio sistematico per assicurarti di non creare malcontento tra i dipendenti. 

Innanzitutto, inizia esaminando l'utilizzo dei vantaggi da parte dei dipendenti. Individua i vantaggi più popolari e quelli più costosi. Poi, parla con i tuoi dipendenti. Assicurati di sapere quali vantaggi apprezzano e perché.

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Alcuni vantaggi, come l’assicurazione sanitaria, non dovrebbero mai essere messi in discussione. Tuttavia, preparati a negoziare nuovi termini, ad esempio riducendo i livelli di servizio per diminuire l’onere finanziario per l’azienda.

7. Approfitta degli sconti per i pagamenti anticipati

È noto che i fornitori offrano sconti alle aziende che pagano puntualmente le fatture, soprattutto i piccoli fornitori, per i quali ogni fattura contribuisce a tenere aperta l'attività. 

Se il tuo fornitore offre sconti, inizia a pagare le fatture in anticipo per approfittarne. Se non offre sconti per i pagamenti anticipati, inserisci una clausola durante la rinegoziazione del contratto. Molto probabilmente accetterà se sei un cliente di lunga data con una buona storia creditizia.

8. Individua ed elimina le ridondanze

Analizza la giornata lavorativa dei tuoi dipendenti per individuare le aree specifiche in cui si verificano sprechi. Ad esempio, i dipendenti fanno trasferte di lavoro per conversazioni che potrebbero svolgersi tramite videochiamata? Utilizzano il software in modo efficiente? 

Parla inoltre direttamente con i dipendenti per individuare eventuali inefficienze che possono essere risolte al fine di ridurre i costi operativi e offri loro un incentivo per incoraggiare il feedback. 

9. Adotta una prospettiva sostenibile

Esistono molte iniziative sostenibili che possono aiutare il pianeta. Ma poiché stiamo esaminando soluzioni che riducono direttamente i costi aziendali, ho ristretto il campo a due pratiche: 

• Elimina la carta: Se si considera anche il costo di utilizzo della carta, il costo totale può facilmente raddoppiare o triplicare quello della carta stessa. Le aziende possono eliminare completamente questo costo passando al digitale. In alternativa, è possibile archiviare documenti e file sul cloud. Saranno più facilmente accessibili, occuperanno meno spazio e la manutenzione sarà più economica.
• Diventa più efficiente dal punto di vista energetico: I titolari delle aziende possono investire in tecnologie come i pannelli solari per generare energia negli uffici, nelle fabbriche, nei magazzini e così via. Nel tempo, questo consentirà di risparmiare denaro. Inoltre, si potrebbe avere diritto a crediti d'imposta statali o locali per l'adozione di pratiche sostenibili. 

10. Smetti di pagare abbonamenti inutilizzati

Sebbene gli abbonamenti dimenticati possano non rappresentare un problema significativo, le aziende potrebbero pagare più del necessario o del previsto (ad esempio, per postazioni o servizi aggiuntivi che non utilizzano nel loro attuale insieme di software contabili). 

Le aziende possono scegliere di effettuare il downgrade del servizio a un piano più adeguato, negoziare un accordo migliore o passare alla versione gratuita. Un'altra soluzione possibile consiste nel consolidare i servizi dei fornitori. Ad esempio, invece di utilizzare Zoom per le riunioni video e Google Drive per i file, si potrebbe prendere in considerazione Microsoft Teams, che offre entrambe le funzionalità.  

11. Utilizza informazioni basate sui dati

Ridurre i costi non significa lanciare idee contro il muro sperando che attecchiscano (anche se si può fare, non è consigliabile). Un approccio migliore consiste nell'utilizzare i dati sui costi già disponibili per identificare e ottimizzare le spese. Tuttavia, questa attività può essere complessa se l'azienda è grande e presenta numerosi elementi interconnessi. 

È qui che un ERP può essere d'aiuto. Collega i singoli processi aziendali per fornire una visione d'insieme completa, dalle vendite e dal marketing fino all'inventario e alle consegne. Gli ERP offrono inoltre strumenti di analisi predittiva per valutare eventuali esigenze future nella catena di approvvigionamento, nella manutenzione, nella gestione del personale e così via.

12. Non aver paura di confrontare le offerte

Abbiamo già affrontato questo tema in precedenza, nell'ambito dei contratti con i fornitori e della riduzione degli sprechi. Tuttavia, la ricerca di alternative non dovrebbe essere limitata a una revisione annuale. 

Gli esseri umani sono creature abitudinarie. Tendiamo a rimanere fedeli a ciò che funziona in questo momento. Ma a volte esistono opzioni migliori: nuove tecnologie, soluzioni più economiche, offerte migliori e così via. Tieni d'occhio le alternative più economiche a ciò che utilizzi attualmente. Puoi passare al nuovo prodotto oppure sfruttare il cambiamento per negoziare un accordo migliore con il fornitore attuale.

13. Definisci politiche chiare sulle spese

Se la tua azienda rimborsa le spese dei dipendenti, valuta la possibilità di definire linee guida chiare sui limiti giornalieri delle carte, sulle spese di viaggio e sui formati per la rendicontazione. Confini chiari garantiranno che i dipendenti non utilizzino impropriamente la carta di credito aziendale, riducendo al contempo le spese non necessarie. 

14. Semplifica le interazioni con i clienti

I clienti continuano a preferire le interazioni umane quando si rapportano con un'azienda. Tuttavia, offrire esperienze umane può essere costoso. 

Le aziende possono ridurre queste spese qualificando le richieste dei clienti. Possono utilizzare tecnologie come i chatbot con intelligenza artificiale per rispondere alle domande semplici, inoltrando le richieste più complesse a un operatore del servizio clienti. 

Un altro approccio consiste nell'investire nella creazione di un centro assistenza con una documentazione dettagliata per risolvere diversi scenari. I clienti possono utilizzarlo per trovare autonomamente le soluzioni, mentre gli operatori possono servirsene per risolvere eventuali problemi. 

15. Analizza e adatta continuamente

Hai predisposto tutto il necessario per ridurre i costi operativi. Ma questo non significa che tutto sia perfetto. Potrebbero esserci aree e processi che richiedono un'ottimizzazione per ridurre ulteriormente i costi. 

Per individuare queste aree, devi monitorare continuamente i processi esistenti e quelli nuovi, confrontarli con i dati storici e apportare modifiche per ottenere il massimo dai tuoi aggiornamenti. L'implementazione di un ERP può aiutarti in questo. Offre moduli per misurare i processi aziendali e identificare le spese eccessive. 

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