15 Modi per Ridurre i Costi Operativi (e Mantenerli Bassi)

Comprendere i Costi Operativi

I costi operativi sono le spese associate alla gestione quotidiana e al mantenimento della tua azienda. Si calcolano con la seguente formula:

Costi Operativi =  Costo del Venduto + Spese Operative

• Costo del Venduto (COGs): Includi le spese dirette legate alla produzione di beni e servizi.
• Spese Operative (OpEx): Sono spese indirette generate dalle normali attività aziendali.

Ecco una rapida panoramica dei diversi tipi di COGs e spese operative che potresti incontrare:

Le aziende non possono funzionare senza coprire i propri costi operativi, ma questi rischiano di intaccare i profitti se non vengono gestiti correttamente. La maggior parte dei responsabili deve monitorare sia il Costo del Venduto che le spese operative per valutare cosa impatta maggiormente la redditività.

Di solito, arrivano alla stessa conclusione: riduzione dei costi = più ricavi. 

Ma anche le idee migliori non possono garantire margini di profitto migliori. Ridurre le spese aziendali è un modo più facile e sicuro per aumentare i profitti—ed è per questo che i manager preferiscono questo approccio. Tuttavia, c'è un rovescio della medaglia. 

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Facciamo un esempio: Un'azienda di ecommerce ha ridotto la spesa in marketing a pagamento. Questo sicuramente ridurrà significativamente i suoi costi operativi, ma riducendo l’investimento pubblicitario rischia anche di diminuire i visitatori sul sito, il che potrebbe impattare le vendite future. 

Inoltre, se non viene attuata correttamente, può anche ridurre la produttività dei dipendenti. Tagliare il personale significa che meno persone devono assumersi più responsabilità, il che influisce sulla soddisfazione generale e sul flusso operativo a lungo termine. Alla fine, questa soluzione offre solo guadagni a breve termine.

Per questo è importante implementare tagli ai costi con una strategia ben pianificata che si concentri sulle aree giuste, invece di limitarsi a eliminare qualche euro qua e là.

CapEx vs. OpEx

Le spese in conto capitale e quelle operative sono due facce della stessa medaglia. Le spese operative comprendono i costi necessari al funzionamento quotidiano dell’azienda. Le spese in conto capitale, invece, sono investimenti utilizzati per acquisire, aggiornare e mantenere beni materiali.

15 Strategie per Ridurre i Costi Operativi

Non pensavi che ti avrei presentato il problema senza offrirti delle soluzioni, vero? Ecco 15 strategie che puoi mettere in atto subito per assicurarti di ridurre efficacemente i costi operativi nel tempo:

1. Adotta la Tecnologia

Le nuove tecnologie si concentrano sul miglioramento dell'efficienza e della produttività, ma possono anche ridurre i costi operativi se implementate correttamente. Tra le varie opzioni, ho identificato due sistemi che possono ridurre direttamente i costi:

Automazione:

Gli strumenti di automazione semplificano le attività banali e ripetitive, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività che generano ricavi, come l'esperienza del cliente, la ricerca e lo sviluppo di prodotti. 

Ad esempio, gli strumenti di automazione della contabilità possono far risparmiare tempo e lavoro alle piccole imprese completando automaticamente i processi finanziari. Automatizzare le registrazioni contabili riduce anche gli errori manuali, fornendo dati più accurati su flusso di cassa, ricavi, spese, ecc. 

Dai un'occhiata ad alcune delle mie migliori soluzioni di software contabile per capire come possono influire sulla tua azienda:

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Cloud Computing:

Oltre a offrire un accesso illimitato ai dati aziendali e alle operazioni da qualsiasi luogo, il cloud computing riduce notevolmente la manutenzione IT e gli aggiornamenti per i seguenti due motivi: 

• Essendo solitamente gestiti da terzi, è responsabilità del fornitore garantire la continuità del servizio. 
• Utilizzano un modello di prezzo pay-as-you-go, quindi le aziende pagano solo per le risorse effettivamente utilizzate.  

Sebbene esistano da anni, le aziende non hanno ancora sfruttato appieno i vantaggi delle soluzioni basate sul cloud, compreso il risparmio sui costi. Con più della metà dei leader aziendali che afferma di non vedere risultati dal proprio investimento, c'è ancora molta strada da fare per poter cogliere appieno questi vantaggi. 

2. Esternalizzare le funzioni aziendali

Esternalizzare le funzioni aziendali secondarie può contribuire a ridurre i costi operativi aumentandone al contempo la produttività e la soddisfazione del cliente. Consente alle aziende di accedere a talenti di alta qualità e opportunità senza i costi amministrativi e occupazionali aggiuntivi associati a un dipendente a tempo pieno. 

Inoltre, i servizi di terze parti forniranno un supporto operativo completo. Ad esempio, un servizio gestito migliorerà l'esperienza complessiva del servizio clienti offrendo gli strumenti migliori, processi e feedback. In definitiva, agisce come un'estensione della tua azienda, con l'obiettivo di aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. 

3. Concentrarsi su decisioni di assunzione intelligenti

Se l'outsourcing non fa per te, puoi ridurre i costi operativi assumendo il talento giusto.

• Assumi dipendenti che possano occuparsi di più responsabilità: Le piccole imprese spesso si aspettano che i dipendenti sappiano ricoprire più ruoli. Riconoscere queste aspettative già nel processo di selezione ti permette di puntare su talenti con capacità multiple. Ad esempio, puoi assumere un web designer interno che dia anche supporto sporadico nella grafica. 
• Assumi collaboratori, consulenti e freelancer: Coinvolgere aiuti part-time è un altro ottimo modo per ridurre le spese operative. Ottieni lavori di alta qualità senza il peso amministrativo di avere qualcuno a libro paga. Tuttavia, trovare la persona giusta può richiedere tempo. 

Tieni presente che esiste un limite alle responsabilità che collaboratori e freelancer possono gestire. Ad esempio, i collaboratori potrebbero non essere la scelta giusta per le vendite ma possono svolgere incarichi come sviluppo web, copywriting, SEO, progettazione grafica e servizi di contabilità offshore.

4. Negoziare con i fornitori  

Controllare regolarmente i contratti con i fornitori aiuta ad assicurarti di ottenere sempre il miglior rapporto qualità/prezzo. Così facendo puoi individuare alcune condizioni di prezzo o di contratto poco vantaggiose da rinegoziare, inclusi i termini di pagamento, i servizi, gli sconti e la consegna. 

Puoi rendere i contratti con i fornitori più vantaggiosi esaminando:

• Maggiori volumi d’ordine così da poter usufruire di sconti per grandi quantità. Questo vale sia per le materie prime sia per il software. Ad esempio, puoi ottenere un prezzo migliore per il tuo ERP con un abbonamento più lungo o più completo.
• Termini contrattuali più lunghi danno ai fornitori la certezza che cerchi un impegno a lungo termine. Questo li incentiva a offrire servizi e prodotti a tariffe più competitive. 
• Termini contrattuali aggiornati possono essere anch’essi vantaggiosi. Ad esempio, puoi negoziare tempi di consegna più brevi per garantire una produzione o un'erogazione dei servizi più veloce. In generale, ciò aumenta i tuoi ricavi riducendo il time-to-market.

5. Implementa piani di lavoro da remoto e ibridi

Lo spazio ufficio costa in media alle aziende tra il 5% e il 15% delle spese operative totali. Passare a un ambiente di lavoro ibrido o completamente da remoto può ridurre sensibilmente questi costi.

Tuttavia, un recente articolo del Los Angeles Times ha rilevato che un approccio di lavoro da casa totalmente remoto è noto per ridurre la produttività dei dipendenti. Invece, consiglio una soluzione di lavoro ibrida. Così puoi ottenere il meglio dei due mondi: ridurre le spese operative e allo stesso tempo minimizzare l’impatto su produttività e ricavi. 

Ma non escludere nemmeno una soluzione interamente da remoto. Aziende come Buffer hanno avuto molto successo con il lavoro full-remote. Anzi, hanno fatto un passo oltre introducendo la settimana lavorativa di 4 giorni. 

6. Rivedi i benefit aziendali per i dipendenti

I costi dei benefit per i dipendenti si aggirano in media intorno al 30% della retribuzione totale. Si tratta di una fetta importante del costo aziendale totale (CTC) per dipendente. Tuttavia, non puoi tagliare a caso i benefit o rischi di rendere insoddisfatti alcuni dipendenti. Piuttosto, adotta un metodo sistematico per assicurarti che i dipendenti non si sentano penalizzati. 

Inizia analizzando l’utilizzo dei benefit. Identifica i più richiesti e i più costosi. Poi confrontati direttamente con i dipendenti per capire quali preferiscono e perché.

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Alcuni benefit, come l’assicurazione sanitaria, non dovrebbero mai essere messi in discussione. Ma preparati a negoziare nuovi termini come la riduzione dei livelli di servizio per alleggerire il carico finanziario per l’azienda.

7. Sfrutta gli sconti per pagamento anticipato

I fornitori offrono spesso sconti alle aziende che pagano puntualmente le fatture, soprattutto quelli più piccoli per cui ogni incasso è importante. 

Se il tuo fornitore offre riduzioni per il pagamento anticipato, inizia a liquidare le fatture in anticipo per sfruttare lo sconto. Se invece non prevede tale possibilità, aggiungi una clausola nella rinegoziazione del contratto. Con ogni probabilità accetterà, soprattutto se sei un cliente di lunga data con una buona reputazione creditizia.

8. Identifica ed elimina le ridondanze

Mappa la giornata tipo dei tuoi dipendenti per individuare le aree in cui ci sono sprechi. Ad esempio, i dipendenti fanno viaggi di lavoro per incontri che si potrebbero gestire con una videochiamata? Utilizzano il software in modo efficiente? 

Coinvolgi anche i dipendenti stessi per individuare inefficienze che si possono limare per ridurre i costi operativi e offri loro un incentivo per incoraggiare il feedback. 

9. Adotta una prospettiva sostenibile

Esistono molte iniziative sostenibili che possono aiutare il pianeta. Ma poiché ci stiamo concentrando su soluzioni che riducono direttamente i costi aziendali, mi sono limitato a due pratiche: 

• Digitalizza i processi: Considerando anche il costo di utilizzo della carta, il costo totale può facilmente raddoppiare o triplicare rispetto al prezzo della carta stessa. Le aziende possono eliminare completamente questa spesa passando al digitale. Conserva invece documenti e file nel cloud. Saranno più facilmente accessibili, occuperanno meno spazio e la manutenzione sarà meno costosa.
• Diventa efficiente dal punto di vista energetico: Gli imprenditori possono investire in tecnologie come pannelli solari per generare energia in uffici, fabbriche, magazzini, ecc. Risparmierai denaro nel tempo. Inoltre, potresti avere diritto a crediti d’imposta statali o locali adottando pratiche sostenibili. 

10. Smetti di pagare abbonamenti inutilizzati

Anche se gli abbonamenti dimenticati potrebbero non sembrare un grosso problema, le aziende rischiano di pagare più del necessario o di quanto previsto (ad esempio pagando posti aggiuntivi o servizi che non vengono utilizzati nel proprio gestionale contabile attuale). 

Le aziende possono scegliere di effettuare un downgrade del servizio su un piano più adatto, negoziare condizioni migliori, oppure passare alla versione gratuita. Un’altra soluzione valida è consolidare i servizi dei fornitori. Ad esempio, invece di usare Zoom per le riunioni video e Google Drive per i file, si potrebbe considerare Microsoft Teams che offre entrambi i servizi.  

11. Usa dati e analisi per le decisioni

Tagliare i costi non significa semplicemente provare qualsiasi idea e sperare che funzioni (beh, si può anche fare così, ma non è consigliato). Un approccio migliore è utilizzare i dati sui costi esistenti per identificare e ottimizzare le spese. Tuttavia, ciò può essere complesso se l’azienda è grande e con molte aree operative. 

Qui entra in gioco un ERP. Collega i singoli processi aziendali per fornire una panoramica completa che va dalle vendite e marketing fino all’inventario e alle consegne. Gli ERP offrono anche strumenti di analisi predittiva per valutare eventuali esigenze future di supply chain, manutenzione, personale, ecc.

12. Non aver paura di cercare nuove soluzioni

Abbiamo già trattato l’argomento in precedenza parlando di contratti con i fornitori e riduzione degli sprechi. Ma la ricerca di alternative non dovrebbe essere limitata a una revisione annuale. 

L’essere umano è abitudinario. Tendiamo a restare con ciò che funziona al momento. Ma a volte ci sono opzioni migliori là fuori: nuove tecnologie, alternative più economiche, offerte più vantaggiose, ecc. Tieni sempre d’occhio le alternative più economiche rispetto a quelle attualmente in uso. Puoi sia passare al nuovo prodotto che sfruttare il cambiamento per negoziare condizioni migliori con il fornitore attuale.

13. Stabilisci politiche di spesa chiare

Se la tua azienda rimborsa le spese dei dipendenti, valuta di fissare linee guida chiare sui limiti giornalieri delle carte, sulle spese di viaggio e sui formati di rendicontazione. Limiti precisi garantiscono che i dipendenti non facciano un uso improprio delle carte aziendali, riducendo al contempo le spese non necessarie. 

14. Semplifica le interazioni con i clienti

I clienti preferiscono ancora l’interazione umana nel rapporto con un’azienda. Tuttavia, offrire esperienze umane può essere costoso. 

Le aziende possono ridurre queste spese qualificando le richieste dei clienti. È possibile sfruttare tecnologie come i chatbot AI per rispondere a domande semplici, mentre le esigenze più complesse vengono indirizzate all’operatore di assistenza. 

Un altro approccio consiste nell’investire nella creazione di un help center con documentazione dettagliata per risolvere varie casistiche. I clienti possono trovare soluzioni in autonomia, mentre il personale può utilizzarla per risolvere eventuali problematiche. 

15. Analizza e aggiusta continuamente

Hai messo in atto tutte le misure per ridurre i costi operativi. Ma questo non significa che sia tutto perfetto. Potrebbero esserci ancora aree e processi da ottimizzare per ottenere ulteriori risparmi. 

Per identificare queste aree, è necessario monitorare costantemente i processi esistenti e quelli nuovi, confrontare con i dati storici e apportare aggiustamenti per ottenere i migliori risultati possibili dalle nuove misure. Implementare un ERP può aiutarti in questo. Offre moduli per misurare i processi aziendali e individuare le spese in eccesso. 

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