Come Scegliere un Software di Contabilità
Scegliere il software di contabilità giusto può essere una sfida. In definitiva, si tratta di una decisione strategica che può determinare il successo del tuo team.
Con la soluzione ideale, puoi aumentare il ROI, garantire l’accuratezza e restare conforme alle normative. Ma se la scelta è sbagliata, rischi inefficienze ed errori che ostacolano la produttività e la salute finanziaria della tua azienda.
Se sei alla ricerca di un software di contabilità, ma non sai da dove iniziare, questa guida fa al caso tuo. È pensata per CFO e responsabili finanziari che desiderano selezionare un software in linea con i propri obiettivi e in grado di superare le difficoltà. Ecco come puoi riuscirci.
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9 elementi da considerare nella scelta di un software di contabilità
Quando cerchi un nuovo software di contabilità, è importante valutare ogni opzione focalizzandoti sugli aspetti chiave che rispondono alle esigenze e agli obiettivi aziendali. Prendi in considerazione questi elementi per essere sicuro di scegliere lo strumento giusto per il tuo team:
1. Flessibilità dei piani
La flessibilità dei piani ti consente di adattare il tuo abbonamento software alla crescita o ai cambiamenti aziendali. È una caratteristica preziosa per aziende di tutte le dimensioni, ma soprattutto per start-up, piccoli imprenditori e freelance (ulteriori informazioni sui vantaggi del software di contabilità per freelance qui).
I migliori software di contabilità consentono di effettuare upgrade o downgrade in modo semplice, senza penalizzazioni per il flusso di cassa. Ricordati inoltre di chiedere ai fornitori quali sono i termini contrattuali e come vengono gestite le modifiche all’abbonamento.
2. Accesso ai dati e reportistica
L’accesso ai dati e la possibilità di generare report sono fondamentali per prendere decisioni consapevoli. Come CFO, hai bisogno di un sistema contabile che offra dati in tempo reale e report personalizzabili per la reportistica finanziaria.
Verifica se il software permette l’esportazione dei dati in diversi formati. Inoltre, assicurati che sia compatibile con dashboard e chiedi quali funzionalità di reportistica sono disponibili. Questo semplificherà non solo le attività di FP&A, ma anche la contabilità ordinaria e la gestione dei progetti.
3. Integrazione con il tuo ecosistema tecnologico
L’integrazione con l’ecosistema tecnologico esistente garantisce operazioni senza intoppi. Il tuo software di contabilità dovrebbe essere in grado di collegarsi con altri strumenti come CRM, sistemi di conti da pagare e da ricevere, o soluzioni per le paghe. Questo fa risparmiare tempo e riduce gli errori.
Verifica sempre che il software disponga di API o integrazioni preconfigurate. Se stai provando il software tramite una demo, testa come si collega ai tool che già usi così da evitare complicazioni future.
4. Onboarding e assistenza
L’onboarding e il supporto clienti possono incidere notevolmente sull’esperienza con un nuovo software. Un fornitore che offre un buon supporto nelle fasi iniziali aiuta il tuo team ad acquisire rapidamente familiarità con la piattaforma.
Cerca provider che offrano risorse formative e un’assistenza reattiva, e informati su orari e modalità di supporto attraverso la loro pagina di contatto.
5. Permessi basati sui ruoli
Le autorizzazioni basate sui ruoli controllano chi può accedere a cosa all'interno della soluzione software. Questo è importante per mantenere la sicurezza e la privacy, specialmente quando si tratta di dati finanziari e conti bancari personali.
Assicurati che il software ti permetta di assegnare ruoli e impostare permessi con facilità. Quando parli con un rappresentante, chiedi quanto siano granulari questi controlli e come possano essere modificati per adattarsi meglio alle esigenze della tua azienda.
6. Conformità Specifica del Settore
La conformità specifica del settore assicura che il tuo software rispetti gli standard legali e regolatori. Questo è fondamentale per evitare multe e mantenere la fiducia. Verifica se il software supporta gli standard di conformità rilevanti per il tuo settore, specialmente se lavori in ambiti più regolamentati, come sanità o finanza.
7. Opzioni di Personalizzazione
Le opzioni di personalizzazione ti consentono di adattare il software alle necessità della tua azienda. Questo può migliorare l'efficienza e la soddisfazione degli utenti. Ad esempio, se lavori nel commercio al dettaglio, potresti aver bisogno di un software di contabilità che offra anche la gestione e il monitoraggio dell'inventario.
Cerca software che ti consentano di personalizzare campi, flussi di lavoro, e interfacce. Ricorda che la personalizzazione può comportare costi aggiuntivi. Chiedi sempre in anticipo informazioni sulle opzioni di personalizzazione e sui costi relativi al numero di utenti durante la consulenza iniziale con un fornitore.
8. Funzionalità di Automazione
Le funzionalità di automazione possono far risparmiare tempo al tuo team riducendo le attività contabili manuali. Cerca software che automatizzino processi ripetitivi come la fatturazione, la gestione delle spese o l'inserimento manuale dei dati. Questo lascia il tuo personale libero di concentrarsi su mansioni più strategiche per migliorare le operazioni aziendali.
9. Supporto Mobile o Multi-Sede
Il supporto mobile o multi-sede è importante se il tuo team lavora da remoto o su diverse sedi. Assicurati che il software disponga di un'app mobile o di una connessione internet che funzioni bene su vari dispositivi per mantenere il tuo team connesso e produttivo.
Inoltre, considera di verificare le limitazioni e le funzionalità di accessibilità quando testi la soluzione contabile scelta.
Come Scegliere un Software di Contabilità: Quadro in 5 Passi
Scegliere il giusto software di contabilità per la tua azienda significa andare oltre il semplice confronto delle funzionalità di base—devi anche allineare il software agli obiettivi della tua impresa e alle esigenze del team.
Segui questa guida passo dopo passo quando scegli il prossimo software di contabilità, così troverai la soluzione ideale che risponde a tutti i tuoi requisiti:
Passo 1: Identifica le Tue Esigenze
Non puoi scegliere una soluzione senza sapere cosa deve fare. Che si tratti di preparazione fiscale, gestione delle informazioni finanziarie o semplicemente facilità d'uso, inizia definendo le necessità del tuo team per guidare la scelta del software di contabilità:
Raccogliere il Parere degli Stakeholder
Coinvolgi subito le figure chiave come il team finance, HR, IT e la direzione, dato che ogni dipartimento avrà una prospettiva diversa e specifiche necessità contabili.
Considera di organizzare riunioni o inviare sondaggi per raccogliere i loro commenti, chiedendo delle difficoltà attuali e dei miglioramenti desiderati. In questo modo ti assicurerai che il software risponda alle esigenze specifiche di tutti.
Elencare e Prioritizzare le Criticità
Successivamente, individua eventuali problemi di funzionalità del tuo sistema attuale. Stila un elenco dei punti dolenti o degli ostacoli che il tuo team incontra, come la gestione dei registri finanziari, la conformità fiscale e il monitoraggio del tempo. Poi, dai priorità a questi problemi in base al loro impatto sulle operazioni e sulle finanze aziendali.
Concentrati nel trovare una soluzione che possa risolvere prima i principali punti dolenti per migliorare l’efficienza e la soddisfazione.
Allinearsi con Politiche e Obiettivi
È altrettanto importante assicurarsi che il software sia in linea con le politiche interne e gli obiettivi aziendali. Considera le preferenze dei fornitori, i protocolli di sicurezza e i requisiti normativi. Questo include garantire la sicurezza dei dati e la conformità agli standard di settore all’interno dei tuoi rendiconti finanziari.
Differenziare Caratteristiche Essenziali e Accessorie
Quando esamini un software di contabilità, separa sempre le funzionalità essenziali da quelle opzionali.
Le caratteristiche essenziali sono quelle che risolvono i principali punti dolenti e le necessità di conformità, mentre quelle accessorie aggiungono valore ma non sono indispensabili. Questo ti aiuta a concentrarti sulle soluzioni che soddisfano prima le necessità fondamentali, evitando allo stesso tempo l’espansione incontrollata delle richieste.
Fatti queste domande:
- Quali lamentele o ostacoli si presentano più spesso?
- Quali esigenze non sono soddisfatte oggi?
- Quali funzioni risolverebbero i tuoi 3 principali punti dolenti?
- Quale ritorno sull’investimento ti aspetti da questo acquisto?
- Quanto bene il software rispetta i nostri protocolli di sicurezza?
Passo 2: Ricercare fornitori di software contabile
Dopo aver raccolto il parere del team, è il momento di cercare e confrontare i fornitori di software contabile per trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze.
Ricorda che esistono diversi tipi di software di contabilità. Ecco come puoi ridurre le alternative e rimanere nei limiti del budget:
Scansione dei fornitori
Inizia con una scansione ad alto livello utilizzando siti di recensioni, classifiche e casi di studio. Queste risorse forniscono indicazioni utili sulla reputazione dei fornitori e le esperienze degli utenti. Cerca schemi ricorrenti nelle recensioni per individuare lodi o critiche comuni, così da stilare una lista di fornitori da analizzare più a fondo.
Confronto degli strumenti
Confronta gli strumenti in base alle necessità della tua azienda, come dimensioni, scalabilità e capacità di integrazione. Vale anche la pena valutare se hai bisogno di una soluzione per l’outsourcing o preferisci un modello interno, soprattutto se stai valutando software contabile per piccole imprese (leggi i vantaggi del software di contabilità per startup qui).
A quel punto, cerca un software che si adatti alla tua infrastruttura tecnologica già esistente e sia facile da usare. Questo garantisce una facile integrazione e minimi disagi.
Individuare i principali elementi differenzianti
Individua cosa distingue ciascun fornitore. Presta attenzione ad aspetti come supporto all’implementazione, esperienza utente e flessibilità per casi d’uso specifici. Ad esempio, alcuni fornitori, come QuickBooks Online e FreshBooks, offrono supporto personalizzato o funzionalità particolari. Conoscere questi elementi differenzianti ti aiuta a prendere decisioni più intuitive e informate.
Documentazione dei risultati
Documenta i risultati della tua ricerca per facilitare il confronto. Crea un foglio di calcolo per tracciare funzioni, prezzi, vantaggi e svantaggi di ogni fornitore. Questo approccio organizzato semplifica il processo decisionale e ti aiuta a presentare i dati agli stakeholder.
Fatti queste domande:
- Qual è il punto di forza di ogni strumento?
- Si adatta alle dimensioni del team, al budget e all’infrastruttura tecnica?
- Quali supporti e documentazioni sono disponibili?
- Quanto è flessibile il software per casi d’uso specifici?
- Quali sono le principali lodi o critiche degli utenti?
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Fase 3: Prepara una shortlist di software di contabilità e contatta i fornitori
Successivamente, dovrai restringere le opzioni dei fornitori e avviare conversazioni con i potenziali partner. Ecco come procedere:
Creare una shortlist di fornitori
Scegli 2-4 fornitori in base alla ricerca già effettuata. Concentrati su quelli che rispondono meglio alle tue esigenze e priorità. Durante la valutazione, considera fattori come funzionalità, prezzi e feedback degli utenti. Questo ti aiuterà a focalizzare i tuoi sforzi sulle opzioni più promettenti.
Invio di una RFI o RFP
Invia una Request for Information (RFI) o una RFP per software di contabilità per raccogliere informazioni dettagliate. Questo processo formale ti aiuta a comprendere le proposte e l’approccio di ogni fornitore, ed è particolarmente utile per esigenze complesse o team numerosi. Usalo anche per chiarire eventuali dubbi o domande.
Prenotare demo
Prenota demo con i fornitori di software di contabilità selezionati. Fai domande mirate su integrazioni, opzioni aggiuntive, sicurezza e altro. Puoi anche approfittare dell’occasione per vedere il software in azione e valutarne l’usabilità.
Assicurati di preparare domande su funzionalità specifiche o scenari rilevanti per il tuo team. Questo ti aiuta a valutare quanto il software soddisfi le tue esigenze.
Uso di criteri di valutazione coerenti
Applica criteri di valutazione coerenti per tutti i fornitori. Prepara una checklist o una scheda di valutazione per assegnare un punteggio a ciascuna opzione in base ai fattori chiave e assicurare un confronto equo. Tieni sempre a mente le priorità del tuo team durante tutto il processo.
Fai queste domande:
- Puoi illustrarmi un caso reale di un cliente simile a noi?
- Quali risorse di supporto o onboarding offrite?
- Quali funzionalità richiedono un upgrade?
- In che modo il vostro software gestisce la migrazione dei dati?
- Qual è il tipico periodo di implementazione?
Fase 4: Costruire il business case
Ora è il momento di trasformare la tua ricerca sui fornitori in un business case comprensibile e convincente per il team di leadership:
Riassumere i punti critici
Riassumi i principali problemi che affronta il tuo team e i risultati attesi dal nuovo software. Sottolinea come il software possa risolvere problemi specifici e migliorare le operazioni. Usa degli elenchi puntati per mostrare i punti critici e i benefici attesi. Questo aiuta a dimostrare chiaramente il valore dell'investimento.
Presentare le stime dei costi
Trova e presenta le stime principali dei costi e delle tempistiche di implementazione. Usa i preventivi forniti dai fornitori e le tue ricerche per offrire cifre precise. Considera sia i costi iniziali che le spese ricorrenti e consulta la guida ai prezzi dei software di contabilità per una visione più dettagliata. Presenta poi questi dati in modo semplice, ad esempio con tabelle o grafici, per facilitarne la lettura.
Spiegare ROI e rischi
Spiega il ritorno sull’investimento, i guadagni in efficienza e i rischi legati all’inazione per rafforzare la tua proposta. Descrivi in che modo il software farà risparmiare tempo, snellirà i processi, ridurrà gli errori o aumenterà la produttività.
Ricorda inoltre di mettere in luce i vantaggi economici e operativi, così come i possibili svantaggi del non implementare il software, come inefficienze persistenti o rischi di non conformità.
Fai queste domande:
- Quale problema aziendale risolverà questo?
- Quali sono i rischi nel non fare nulla?
- Quali sono i vantaggi finanziari e operativi?
- In quanto tempo possiamo aspettarci di vedere il ROI?
- Quali sono i costi totali stimati e le tempistiche?
Fase 5: Implementa il tuo software di contabilità e integra i tuoi utenti
Una volta ottenuta l'approvazione, puoi iniziare a pianificare un processo di onboarding senza intoppi. Ecco alcuni suggerimenti per garantirne il successo:
Comunicare il piano di implementazione
Comunica chiaramente il piano di rollout a tutti gli utenti. Condividi tempistiche, traguardi chiave e cosa ciascun membro del team deve fare tramite e-mail, riunioni o piattaforme interne. È inoltre importante mantenere un dialogo aperto per assicurarsi che tutti comprendano il processo e le aspettative.
Assegnare referenti interni
Assegna referenti interni e punti di contatto per l’implementazione. Queste persone gestiranno le domande e coordineranno con il fornitore. Scegli persone che conoscono il software e possono risolvere problemi per garantire una transizione più fluida e fornire supporto agli utenti.
Garantire formazione e adozione
Assicurati che il tuo team completi la formazione e adotti lo strumento in modo coerente. Pianifica sessioni di formazione e fornisci accesso a risorse come webinar o guide.
Dovresti anche incoraggiare check-in regolari per rispondere a domande e monitorare i progressi. Ricorda, un utilizzo coerente dello strumento aiuta a migliorare l’efficienza e la soddisfazione degli utenti finali.
Creare circuiti di feedback
Crea canali di feedback durante la fase di rollout, includendo le risorse del fornitore. La maggior parte dei nuovi software comporta una curva di apprendimento. Incoraggia gli utenti a condividere le proprie esperienze e eventuali problemi riscontrati; poi utilizza questo feedback per apportare miglioramenti e ottimizzare il processo.
Inoltre, collabora con il fornitore per risolvere eventuali problemi tecnici o ottimizzare le funzionalità per i casi d’uso migliori.
Poniti queste domande:
- Qual è il piano di gestione del cambiamento?
- Chi è responsabile del rollout?
- Come monitorerai i primi successi?
- Quali risorse di formazione sono disponibili?
- Come raccoglierai il feedback degli utenti?
Cosa succede dopo:
Se sei nel processo di ricerca del software di contabilità, mettiti in contatto con un consulente SoftwareSelect per raccomandazioni gratuite.
Compili un modulo e fai una breve chiacchierata in cui entrano nello specifico delle tue esigenze. Riceverai poi una lista ristretta di software da valutare. Ti supporteranno anche durante tutto il processo di acquisto, incluse le negoziazioni sui prezzi.