Come Scegliere un Software di Contabilità
Scegliere il software di contabilità giusto può essere impegnativo. In definitiva, si tratta di una decisione strategica che può determinare il successo del tuo team.
Con la soluzione ideale, puoi aumentare il ROI, garantire l’accuratezza e mantenere la conformità. Ma se la scelta risulta sbagliata, allora rischi inefficienze ed errori che ostacolano la produttività e la salute finanziaria della tua azienda.
Se sei alla ricerca di un software di contabilità ma non sai bene da dove partire, questa guida fa per te. È pensata per CFO e responsabili finanziari che vogliono scegliere un software in linea con i propri obiettivi e capace di superare le sfide. Ecco come puoi riuscirci.
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9 Cose da Valutare Quando Scegli un Software di Contabilità
Quando valuti un nuovo software di contabilità, è importante analizzare ogni opzione concentrandosi sui fattori chiave che si allineano alle esigenze e agli obiettivi della tua azienda. Considera questi aspetti per essere sicuro di scegliere lo strumento giusto per il tuo team:
1. Flessibilità dei Piani
La flessibilità dei piani ti consente di adattare l’abbonamento al software man mano che la tua azienda cresce o cambia. Questo aspetto è prezioso per aziende di tutte le dimensioni, ma soprattutto per startup, piccole imprese e liberi professionisti (approfondisci i vantaggi del software di contabilità per i freelancer qui).
I migliori software di contabilità consentono di passare facilmente a un piano superiore o inferiore senza penali sul flusso di cassa. Ricordati anche di chiedere ai fornitori quali sono i termini contrattuali e come gestiscono i cambiamenti di abbonamento.
2. Accesso ai Dati e Reporting
L’accesso ai dati e il reporting sono fondamentali per prendere decisioni informate. Come CFO, hai bisogno di un sistema che offra dati in tempo reale e report personalizzabili per la rendicontazione finanziaria.
Verifica se il software consente di esportare dati in diversi formati. Inoltre, assicurati che supporti dashboard e scopri quali funzionalità di reporting offre. Questo semplificherà non solo le attività di FP&A, ma anche la contabilità ordinaria e la gestione dei progetti.
3. Integrazione con il tuo Tech Stack
L’integrazione con l’infrastruttura tecnologica esistente garantisce operazioni senza soluzione di continuità. Il tuo software di contabilità dovrebbe collegarsi con altri strumenti come CRM, sistemi di conti da pagare e da incassare, oppure soluzioni per le paghe. Questo ti fa risparmiare tempo e riduce gli errori.
Controlla sempre se il software dispone di API o integrazioni già pronte. Se stai testando il software tramite una demo, verifica come può collegarsi agli strumenti che già usi, così da evitare complicazioni in seguito.
4. Onboarding e Supporto
La fase di onboarding e l’assistenza clienti possono determinare la qualità della tua esperienza con il nuovo software. Se il fornitore offre un efficace supporto iniziale, il tuo team potrà diventare operativo velocemente.
Cerca fornitori che offrano risorse di formazione e supporto reattivo, e informati su orari e modalità di assistenza tramite la loro pagina di contatto.
5. Permessi Basati sui Ruoli
I permessi basati sui ruoli controllano chi può accedere a cosa all'interno della soluzione software. Questo è importante per mantenere sicurezza e privacy, specialmente quando si tratta di dati finanziari e conti bancari personali.
Assicurati che il software ti permetta di assegnare ruoli e impostare permessi con facilità. Quando parli con un rappresentante, chiedi quanto siano granulari questi controlli e come possano essere modificati per adattarsi meglio alle esigenze della tua azienda.
6. Conformità Specifica per il Settore
La conformità specifica per il settore garantisce che il tuo software rispetti gli standard legali e normativi. Questo è fondamentale per evitare sanzioni e mantenere la fiducia. Verifica se il software supporta gli standard di conformità rilevanti per il tuo settore, soprattutto se operi in ambiti particolarmente regolamentati, come sanità o finanza.
7. Opzioni di Personalizzazione
Le opzioni di personalizzazione ti permettono di adattare il software alle esigenze della tua azienda. Questo può migliorare l’efficienza e la soddisfazione degli utenti. Ad esempio, se lavori nel commercio al dettaglio, potresti avere bisogno di un software di contabilità che offra anche funzionalità di gestione e monitoraggio dell’inventario.
Cerca un software che ti permetta di personalizzare campi, flussi di lavoro e interfacce. Ricorda che la personalizzazione può comportare costi aggiuntivi. Chiedi sempre in anticipo le opzioni di personalizzazione e i costi per ciascun utente durante la consulenza iniziale con un fornitore.
8. Funzionalità di Automazione
Le funzionalità di automazione possono far risparmiare tempo al tuo team riducendo le attività contabili manuali. Cerca un software che automatizzi i processi ripetitivi come la fatturazione, il monitoraggio delle spese o l’inserimento manuale dei dati. Questo permette al tuo team di concentrarsi su attività più strategiche per migliorare le operazioni aziendali.
9. Supporto Mobile o Multisede
Il supporto mobile o multisede è importante se il tuo team lavora da remoto o in sedi diverse. Assicurati che il software disponga di un’app mobile oppure di una connessione internet che funzioni bene su vari dispositivi per mantenere il tuo team sempre connesso e produttivo.
Inoltre, considera di esaminare attentamente i limiti e le funzionalità di accessibilità durante la prova della soluzione contabile scelta.
Come Scegliere un Software di Contabilità: Una Guida in 5 Passi
Scegliere il giusto software di contabilità per la tua azienda richiede più che un semplice confronto delle funzionalità di base: devi anche allineare il software agli obiettivi della tua azienda e alle esigenze del team.
Segui questa guida passo passo quando scegli il prossimo software contabile per aiutarti a trovare la soluzione ideale che soddisfi tutti i tuoi requisiti:
Passaggio 1: Identifica le Tue Esigenze
Non puoi scegliere una soluzione senza sapere di cosa hai bisogno. Che si tratti di preparazione fiscale, gestione delle informazioni finanziarie o semplicemente facilità d’uso, inizia definendo i requisiti del tuo team per guidare la ricerca del software di contabilità:
Raccolta del Parere degli Stakeholder
Coinvolgi fin da subito gli stakeholder chiave come amministrazione, risorse umane, IT e management, in quanto ciascun dipartimento avrà prospettive e necessità contabili diverse.
Valuta l’idea di organizzare riunioni o inviare sondaggi per raccogliere le loro opinioni, chiedendo quali siano le sfide attuali e le migliorìe desiderate. In questo modo potrai assicurarti che il software soddisfi le esigenze specifiche di tutti.
Elencare e Prioritizzare le Criticità
Successivamente, identifica eventuali problemi di funzionalità con il tuo sistema attuale. Fai un elenco dei punti critici o degli ostacoli che il tuo team affronta, come la gestione dei registri finanziari, la conformità fiscale e il monitoraggio del tempo. Poi, dai priorità a questi problemi in base al loro impatto sulle tue operazioni e sulle finanze aziendali.
Concentrati nel trovare una soluzione che possa aiutarti a risolvere per primi i principali punti critici, per migliorare efficienza e soddisfazione.
Allineamento con Politiche e Obiettivi
È altrettanto importante assicurarsi che il software sia in linea con le politiche e gli obiettivi interni. Considera le preferenze dei fornitori, i protocolli di sicurezza e i requisiti normativi. Questo include garantire la sicurezza dei dati e la conformità agli standard del settore all'interno dei tuoi bilanci finanziari.
Distinguere le Funzionalità Indispensabili da quelle Accessorie
Quando valuti un software contabile, separa sempre le funzionalità essenziali da quelle opzionali.
Le indispensabili sono le funzioni che rispondono ai tuoi principali punti critici e alle esigenze di conformità, mentre le accessorie aggiungono valore ma non sono fondamentali. Questo ti aiuta a concentrarti sul software che soddisfa prima di tutto i bisogni principali, evitando dispersioni di obiettivi.
Poniti queste domande:
- Quali reclami o ostacoli si presentano più spesso?
- Quali esigenze oggi non sono soddisfatte?
- Quali funzionalità risolverebbero i tuoi 3 principali punti critici?
- Quale ROI ti aspetti da questo investimento?
- Quanto bene il software si allinea ai nostri protocolli di sicurezza?
Fase 2: Ricerca sui fornitori di software contabile
Dopo aver raccolto i feedback del team, è il momento di ricercare e confrontare i fornitori di software contabili per trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze.
Tieni presente che esistono diversi tipi di software contabili. Così puoi restringere la scelta e rimanere nel budget:
Eseguire una prima analisi dei fornitori
Inizia con una panoramica utilizzando siti di recensioni, classifiche e case study. Queste risorse offrono informazioni sulla reputazione dei fornitori e sull'esperienza degli utenti. Cerca schemi ricorrenti tra le recensioni per individuare elogi o lamentele comuni, utili a selezionare i fornitori su cui approfondire l’analisi.
Confronto tra strumenti
Confronta gli strumenti in base alle esigenze della tua azienda, come dimensione, scalabilità e capacità di integrazione. Considera anche se hai bisogno di una soluzione per l’outsourcing o preferisci una gestione interna, soprattutto se stai valutando software di contabilità per piccole imprese (leggi i vantaggi del software contabile per startup qui).
Da lì, cerca software che si adattino al tuo stack tecnologico esistente e siano facili da usare. In questo modo garantisci integrazione senza problemi e minimi disagi operativi.
Individuare i principali elementi distintivi
Individua cosa distingue ogni fornitore. Concentrati su aspetti come supporto durante l’implementazione, esperienza utente e flessibilità per esigenze specifiche. Ad esempio, alcuni fornitori, come QuickBooks Online e FreshBooks, offrono un supporto personalizzato o funzionalità uniche. Conoscere queste differenze ti aiuterà a prendere una decisione più consapevole e intuitiva.
Documentare i risultati
Documenta le tue scoperte per un confronto agevole. Crea un foglio di calcolo per segnare funzionalità, prezzi, pro e contro di ciascun fornitore. Questo metodo organizzato semplifica il processo decisionale e ti aiuta anche a presentare i risultati agli stakeholder.
Poniti queste domande:
- In cosa si distingue ogni strumento?
- È adatto per numero di membri del team, budget e stack?
- Quali tipi di supporto e documentazione sono disponibili?
- Quanto è flessibile il software per esigenze specifiche?
- Quali sono i principali elogi o lamentele da parte degli utenti?
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Fase 3: Crea una shortlist di software di contabilità e prendi contatto
Successivamente, dovrai restringere le tue opzioni tra i fornitori e iniziare a parlare con i potenziali partner. Ecco come fare:
Selezionare i fornitori
Seleziona 2-4 fornitori in base alla tua ricerca precedente. Concentrati su quelli che corrispondono meglio alle tue esigenze e priorità. Considera fattori come funzionalità, prezzi e feedback degli utenti durante la revisione. Questo ti aiuterà a concentrare i tuoi sforzi sulle opzioni più promettenti.
Invio di un RFI o RFP
Invia una Request for Information (RFI) o una RFP per software contabili per raccogliere informazioni dettagliate. Questo processo formale ti aiuta a capire le offerte e l'approccio di ciascun fornitore, ed è particolarmente utile per esigenze complesse o grandi team. Usalo per chiarire eventuali dubbi o domande che hai.
Prenotare demo
Prenota delle demo con i fornitori di software di contabilità selezionati. Fai domande mirate su integrazioni, opzioni aggiuntive, sicurezza e altro ancora. Puoi anche cogliere questa opportunità per vedere il software in azione e valutarne l'usabilità.
Assicurati di preparare domande su funzionalità specifiche o scenari rilevanti per il tuo team. Questo ti aiuta a valutare quanto bene il software risponde alle tue esigenze.
Utilizzare criteri di valutazione coerenti
Applica criteri di valutazione coerenti tra i vari fornitori. Crea una checklist o una scheda di valutazione per assegnare un punteggio a ciascuna opzione basandoti sui fattori chiave, così da garantire un confronto equo. Tieni a mente le priorità del tuo team durante tutto il processo.
Poni queste domande:
- Puoi illustrarmi una storia reale di un cliente simile al nostro?
- Quali risorse di supporto o onboarding offrite?
- Quali funzionalità richiedono un upgrade?
- Come gestisce il vostro software la migrazione dei dati?
- Quali sono i tempi tipici di implementazione?
Fase 4: Crea il business case
Ora è il momento di trasformare la tua ricerca sui fornitori in un business case che il tuo management possa comprendere e sostenere:
Riepilogo dei punti critici
Riepiloga i punti critici affrontati dal tuo team e gli obiettivi attesi dal nuovo software. Sottolinea come il software affronterà determinati problemi e migliorerà le operazioni. Utilizza degli elenchi puntati per annotare i punti dolenti e i benefici attesi. Questo aiuta a mostrare chiaramente il valore dell'investimento.
Presentare le stime dei costi
Raccogli e presenta stime indicative dei costi e dei tempi di implementazione. Utilizza i preventivi dei fornitori e le ricerche per fornire dati accurati. Considera sia i costi iniziali che quelli ricorrenti, e consulta la guida ai prezzi dei software di contabilità per una visione più dettagliata. Presenta poi queste informazioni in modo chiaro, ad esempio con una tabella o un grafico, per una consultazione immediata.
Esporre ROI e rischi
Spiega il ROI, i guadagni in efficienza e i rischi del non fare nulla per rafforzare le tue argomentazioni. Descrivi come il software ti farà risparmiare tempo, semplificherà i processi, ridurrà gli errori o aumenterà la produttività.
Inoltre, ricorda di evidenziare i vantaggi finanziari e operativi, oltre agli svantaggi potenziali del mancato acquisto del software, come inefficienze persistenti o rischi di non conformità.
Poni queste domande:
- Quale problema aziendale risolverà questa soluzione?
- Quali sono i rischi nel non fare nulla?
- Quali sono i vantaggi finanziari e operativi?
- Quanto presto possiamo aspettarci di vedere il ROI?
- Quali sono i costi totali stimati e le tempistiche?
Fase 5: Implementa il software di contabilità e avvia l’onboarding degli utenti
Una volta ottenuta l’approvazione, puoi iniziare a pianificare un processo di onboarding fluido. Ecco alcuni suggerimenti per favorirne il successo:
Comunicare il piano di implementazione
Comunica il piano di implementazione in modo chiaro a tutti gli utenti. Condividi le tempistiche, le principali tappe e quello che ciascun membro del team dovrà fare tramite email, riunioni o piattaforme interne. È altrettanto importante mantenere una comunicazione aperta, affinché tutti abbiano compreso il processo e le altre aspettative.
Assegnare referenti interni
Assegna referenti e punti di contatto interni per l’implementazione. Queste persone gestiranno le domande e coordineranno con il fornitore. Scegli chi conosce già il software e sa risolvere problemi, così da garantire una transizione più fluida e fornire supporto agli utenti.
Garantire la formazione e l’adozione
Assicurati che il tuo team completi la formazione e adotti lo strumento in modo coerente. Pianifica sessioni di training e fornisci accesso a risorse come webinar o guide.
Dovresti anche incoraggiare dei check-in regolari per rispondere a domande e monitorare i progressi. Ricorda, l’uso costante dello strumento aiuta ad aumentare l’efficienza e la soddisfazione degli utenti finali.
Creare cicli di feedback
Durante l’implementazione crea cicli di feedback, inclusi quelli possibili tramite il fornitore. La maggior parte dei nuovi software richiede un periodo di apprendimento. Incoraggia gli utenti a condividere esperienze e problemi riscontrati, quindi utilizza questi feedback per ottimizzare il processo.
Collabora inoltre con il fornitore per risolvere eventuali problemi tecnici o ottimizzare le funzionalità per casi d’uso più efficaci.
Poniti queste domande:
- Qual è il piano di gestione del cambiamento?
- Chi è il responsabile dell’implementazione?
- Come monitorerai i primi risultati?
- Quali risorse di formazione sono disponibili?
- Come raccoglierai i feedback degli utenti?
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