Come utilizzare con successo il software ERP: una guida completa

Che cos’è il software ERP?

L’obiettivo centrale dell’ ERP è fornire un sistema di applicazioni integrate e centralizzate che copra le esigenze aziendali essenziali di tutti i tuoi reparti più importanti. Ad esempio, in qualità di CFO, potresti trarre il massimo vantaggio dai moduli di contabilità, analisi e finanza generale disponibili in una determinata soluzione.

Ma non sarai l’unico a essere soddisfatto: anche gli altri reparti trarranno notevoli vantaggi dall’implementazione ERP. Ad esempio, la maggior parte dei software ERP offre funzionalità fondamentali per le risorse umane, la gestione della catena di approvvigionamento e altre esigenze dei reparti.

Il software ERP rientra comunemente in uno dei tre livelli, in base alla sua robustezza e ai casi d’uso ideali.  

• Livello 1: questi ERP sono ideali per organizzazioni multinazionali grandi e complesse. In genere, gli utenti di ERP di livello 1 hanno più di 1.000 dipendenti e un fatturato annuo pari o superiore a 500 milioni di dollari. I sistemi di livello 1 hanno prezzi elevati, ma offrono anche soluzioni e configurazioni estremamente robuste, adatte alla maggior parte degli scenari aziendali. Tra gli ERP di livello 1 più noti figurano SAP e Microsoft Dynamics 365.
• Livello 2: per le aziende del mercato medio e in crescita, gli ERP di livello 2 possono rappresentare una buona soluzione. Non solo possono essere implementati più rapidamente rispetto alle soluzioni di livello 1, ma hanno anche un prezzo più contenuto. Oracle NetSuite e Sage Intacct sono soluzioni di livello 2 adatte ad aziende con meno di 1.000 dipendenti e una presenza geografica limitata.
• Livello 3: rispetto ai precedenti livelli ERP, le soluzioni di livello 3 sono progettate per risolvere i problemi di settori molto specifici, come la produzione alimentare o quella farmaceutica. Queste soluzioni tendono a offrire meno funzionalità in alcuni ambiti, come la gestione dei progetti, concentrandosi invece sugli aspetti di cui queste aziende hanno maggiormente bisogno. In genere, hanno costi di licenza inferiori rispetto ai livelli superiori. Ad esempio, Quickbooks è una soluzione di livello 3.

La storia dell’ERP

I sistemi ERP sono, francamente, autentici motori trainanti per le aziende. Ma all’inizio non erano così: inizialmente, i sistemi ERP servivano semplicemente a organizzare i processi di produzione e manifattura. Quanta strada abbiamo fatto!

A cosa dovrebbe servire un sistema ERP?

Esistono numerosi casi d’uso concreti per i sistemi ERP, che consentono di:

• Automatizzare le attività di routine più noiose per risparmiare tempo.
• Migliorare le prestazioni aziendali migliorando le politiche e gli strumenti organizzativi.
• Semplificare i flussi di lavoro favorendo una comunicazione e una collaborazione migliori, assicurandosi al contempo che tutti dispongano degli strumenti necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
• Aumentare la redditività grazie al risparmio di tempo e a migliori funzionalità del software di contabilità.
• Ottenere dati più approfonditi a supporto degli approvvigionamenti, delle previsioni, della pianificazione dei fabbisogni di materiali e così via.
• Aumentare la scalabilità aziendale per favorire la crescita (soprattutto per le piccole imprese).
• Gestire efficacemente l’inventario e semplificare le funzioni aziendali.
• Migliorare il processo decisionale, l’acquisizione dei potenziali clienti e la loro conversione nelle vendite e nel marketing.
• Migliorare la gestione delle risorse umane collegando il database dei dipendenti ad altre funzionalità di reportistica e operative.
• Utilizzare l’intelligenza aziendale per prendere decisioni basate sui dati su temi cruciali.

Tuttavia, è importante notare che un sistema di pianificazione delle risorse aziendali non è una soluzione a tutti i problemi della tua azienda. Un ERP non farà uscire rapidamente un'azienda in difficoltà da una situazione di deficit. Anzi, può avere l'effetto opposto. I costi delle licenze possono superare i $20,000 all'anno (nella fascia più economica dello spettro) e la maggior parte delle implementazioni richiede l'assistenza di aziende specializzate e costose.

Quali tipi di sistemi ERP incontrerò?

Esistono tre potenziali modalità di hosting dei sistemi ERP tra cui potrai scegliere, ciascuna con vantaggi e svantaggi distinti. Queste includono gli ERP locali, basati sul cloud e ibridi.

ERP locale

Un ERP locale comporta un'elevata tariffa di licenza iniziale e costi di manutenzione continui. Inoltre, avrai bisogno dell'hardware necessario perché questi ERP sono ospitati sui tuoi computer e server, presso la tua sede. Il vantaggio di questi sistemi di pianificazione delle risorse aziendali è rappresentato dalla massima possibilità di personalizzazione e da una sicurezza dei dati senza pari. Tuttavia, non sono alla portata di tutte le aziende e richiedono risorse tecniche interne altamente competenti.

ERP basato sul cloud

Gli ERP basati sul cloud seguono esclusivamente un modello di software come servizio (SaaS), in cui paghi un canone di abbonamento per l'utilizzo in un determinato periodo (mensile, trimestrale o annuale). Il software è ospitato sui computer del fornitore e la tua azienda vi accede online.

Sebbene i sistemi ERP basati sul cloud offrano numerosi vantaggi — tra cui il prezzo iniziale più contenuto — i costi a lungo termine sono più difficili da calcolare e la sicurezza dei dati potrebbe non essere altrettanto rigorosa.

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ERP ibrido

Un ERP ibrido combina elementi delle soluzioni ERP basate sul cloud e locali. I vantaggi e gli svantaggi variano in base agli aspetti di ciascuna modalità di hosting utilizzati.

Come utilizzare il software ERP

Indipendentemente dal tipo scelto, acquistare un software ERP rappresenta un investimento significativo per la tua azienda, sia in termini di tempo che di capitale — investimenti che non puoi permetterti di sprecare. Per ottenere i maggiori vantaggi del software ERP, dovrai sapere perché ne hai bisogno e come utilizzarlo in modo efficace.

Segui i passaggi riportati di seguito per ottenere i vantaggi più significativi dal tuo nuovo sistema ERP.

Esamina i processi aziendali

Quando elabori una strategia ERP, questa è la prima cosa da considerare. Quali processi aziendali necessitano del maggior miglioramento? Quali problemi stai cercando di risolvere introducendo una piattaforma ERP nella tua azienda? Queste sono domande fondamentali da porti quando scegli l'ERP più adatto alla tua azienda.

Puoi rispondere a queste domande effettuando una panoramica completa della gestione aziendale, dei processi e delle metriche attuali della tua azienda (sia a livello generale che specifico per ciascun reparto). Dopo aver individuato eventuali punti deboli che potrebbero essere migliorati, crea un rapporto a cui potrai fare riferimento in seguito per valutare la validità del nuovo ERP che sceglierai.

Concentrati sulla qualità dei dati

Il tuo nuovo sistema software ERP fornirà molti dati preziosi che possono aiutarti a prendere decisioni aziendali più consapevoli. Tuttavia, affinché siano completamente accurati, dovrai dedicare del tempo a perfezionare i tipi di dati generati dal nuovo sistema. Dovrai prestare particolare attenzione alla sezione relativa alla reportistica finanziaria.

Dovresti inoltre assicurarti che gli altri reparti della tua azienda impostino correttamente le proprie preferenze relative ai dati. È una buona idea organizzare una riunione del team dirigenziale per discutere dell'aspetto dei parametri relativi a dati accurati prima di procedere. Impostare i parametri dei dati è molto più semplice che correggerli dopo che si è verificato un errore.

Personalizza il software ERP

A meno che tu non abbia deciso di stanziare ingenti risorse per un ERP completamente personalizzato, dovrai orientarti verso una soluzione pronta all'uso o un processo di implementazione che offra una scelta tra numerosi moduli diversi.

Dovrai analizzare i moduli inclusi, decidere quali utilizzerai e poi personalizzare le opzioni dei moduli in base alle esigenze specifiche della tua azienda. In qualità di CFO, dovrai concentrarti in particolare sui moduli di fatturazione, contabilità, inventario e acquisti. Di seguito ho creato una lista di controllo con alcuni degli aspetti più importanti da gestire prima di utilizzare l'ERP per la prima volta.

Fatturazione

• Configura le opzioni di fatturazione (e ricorda di personalizzare le fatture della tua azienda in modo che rispecchino il tuo marchio).
• Se operi nel commercio elettronico, assicurati che il sito web della tua azienda sia collegato al sistema di fatturazione.
• Assicurati che tutti i dipendenti appropriati dell'ufficio amministrativo abbiano accesso alle informazioni di fatturazione e pagamento.
• Automatizza le attività di routine, come le e-mail di sollecito dei pagamenti o gli addebiti ricorrenti.

Contabilità

• Personalizza la sezione dei debiti verso i fornitori secondo necessità.
• Perfeziona i dati finanziari e la reportistica analitica.
• Controlla i rendiconti finanziari della tua azienda per assicurarti che contengano tutte le informazioni necessarie per essere conformi ai principi GAAP o agli IFRS.

Inventario

• Stabilisci se vuoi utilizzare un'integrazione ERP per collegarti al software di gestione dell'inventario esistente o se vuoi che l'ERP sostituisca questo software.
• Personalizza il pannello di gestione degli ordini.
• Personalizza il modo in cui verranno prodotti i fogli di calcolo quando vengono estratti per la revisione.
• Se gestisci un'attività di commercio elettronico, assicurati che l'inventario attuale sia collegato alle vendite in tempo reale.

Acquisti

• Assicurati che il monitoraggio dei fornitori sia configurato e personalizza i campi secondo necessità.
• Assicurati che gli acquisti siano inclusi nei report dei costi operativi.
• Se hai un prodotto fisico, collega l'inventario agli acquisti per sapere esattamente quando è necessario effettuare gli acquisti pertinenti.

Utilizzo dell'ERP - Migliori pratiche

Se hai seguito i passaggi precedenti, creerai un sistema ERP completo che apporterà vantaggi al tuo team; tuttavia, devi assicurarti di considerare anche l'implementazione, l'adozione e la durata nel tempo del sistema.

Ecco alcuni degli aspetti più importanti da monitorare se vuoi garantire il successo dell'ERP a lungo termine.

Rendi il software ERP a prova di futuro

L'ERP di cui la tua azienda ha bisogno oggi potrebbe non essere lo stesso di cui avrai bisogno tra 5 anni. Ciò significa che dovresti cercare un sistema di pianificazione delle risorse aziendali che cresca e cambi insieme alla tua azienda, anziché rimanere statico e diventare obsoleto.

Il modo più semplice per accertarti che il tuo software ERP sia a prova di futuro è porre alcune domande prima dell'acquisto iniziale. Parla con un rappresentante del fornitore e poni le seguenti domande:

• Quali nuove funzionalità sono in programma o in fase di sviluppo? Quando posso aspettarmi il lancio di queste nuove funzionalità?
• Come si presenta il piano di sviluppo del fornitore nel breve periodo? E nel lungo periodo?
• Con quale frequenza viene aggiornato il software?
• Il fornitore prevede di aggiungere in futuro ulteriori integrazioni o opzioni di personalizzazione?

Un buon fornitore ERP dovrebbe essere in grado di rispondere in dettaglio a queste domande. Dovresti aspettarti che il fornitore abbia pianificato numerosi miglioramenti futuri. Inoltre, vorrai utilizzare un ERP con aggiornamenti software regolari per garantire la conformità e la sicurezza dei dati.

Integra i sistemi esistenti

Se hai sistemi che intendi continuare a utilizzare dopo l'implementazione dell'ERP, assicurati che possano essere integrati. Ad esempio, se non li sostituisci completamente con il tuo ERP, potresti voler integrare il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il sistema di gestione della catena di approvvigionamento o il software di marketing già esistenti.

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Rendilo facile da usare

Un ottimo modo per rendere facile da usare il tuo sistema ERP consiste nello sfruttare le app per dispositivi mobili. Oggi le persone amano avere tutto a portata di mano, sia per uso professionale sia personale. Assicurarti che il software ERP possa essere utilizzato sui dispositivi mobili facilita il lavoro di tutte le parti interessate.

Definisci le altre parti interessate

La formazione è un aspetto che non puoi permetterti di trascurare (ma molte aziende lo fanno). Organizza la formazione secondo un approccio gerarchico, identificando le parti interessate principali all'interno di dipartimenti specifici e formandole affinché siano in grado di formare tutti gli altri dipendenti.

Monitora il risparmio sui costi e il ROI

In qualità di CFO, vorrai analizzare sistematicamente i risparmi finanziari derivanti dall'implementazione di nuove tecnologie, e i dati estratti dal tuo nuovo ERP possono aiutarti. Utilizzando i dati relativi al periodo precedente all'implementazione, verifica quante ore di lavoro e quante risorse sono state impiegate per portare a termine attività specifiche. Confrontali con il tempo impiegato dall'implementazione del tuo ERP per identificare quanto tempo è stato risparmiato e, di conseguenza, il beneficio marginale continuativo di cui la tua azienda può usufruire.

Fai funzionare il software ERP per te

Un'implementazione corretta del software ERP ha il potere di far progredire la tua azienda verso un futuro in cui la crescita costante e l'aumento dei profitti sono una realtà. La tua azienda può trarre vantaggio dalla riduzione dei costi, dall'aumento dei profitti, dalla semplificazione dei processi, da una comunicazione migliore, da una collaborazione più efficace e da molto altro ancora.