Automatisering av økonomisk rapportering: 5 fordeler ved modernisering

Automatisering av finansiell rapportering er som å ha en økonomisk superhelt på laget. Det lar deg automatisere de tidkrevende økonomirapportene, slik at du kan fokusere på de morsomme tingene, som å bruke innsikten til å utvikle virksomheten din.

I denne artikkelen forklarer jeg hva automatisering av finansiell rapportering betyr, hvilke fordeler det gir, og hvordan du kan integrere en superhelt fra den virkelige verden i virksomheten din. 

Hva er automatisering av finansiell rapportering?

Automatisering av finansiell rapportering er bruk av teknologi for å forenkle finansiell analyse, ved å automatisere oppgaver som dataregistrering, datavalidering, rapportgenerering og samsvarskontroll.

Det kan ikke eliminere regneark fullstendig – i hvert fall ikke ennå – men automatisering av disse oppgavene reduserer kostnadene, forbedrer effektiviteten og maksimerer produktiviteten. 

Den beste programvaren for automatisering av finansiell rapportering

Teamet vårt har analysert alternativene på markedet og rangert dem etter hvor godt de gjør hverdagen din enklere. Her er våre beste anbefalinger:

Hvilke oppgaver innen finansiell rapportering kan automatiseres?

Du kan automatisere vanlige oppgaver innen finansiell rapportering, for eksempel:

• Utarbeidelse av finansregnskap: Dette omfatter kvartalsvise og årlige finansregnskaper, resultatregnskaper, kontantstrømoppstillinger, balanseoppstillinger og så videre.
• Datakonsolidering: Det kan automatisk samle inn, kombinere og lagre data fra ulike kilder på ett sted.
• Myndighetsrapportering: Det kan automatisere innsamlingen og innsendingen av finansielle data til myndigheter som den amerikanske skatteetaten (IRS).
• Ledelsesrapportering: Det kan generere økonomirapporter som ledelsen kan bruke til å fremme strategiske beslutninger og overvåke KPI-er i sanntid. 
• Bankavstemminger: Det kan automatisk samsvare transaksjoner fra flere bankkontoer med regnskapsoppføringer. 
• Budsjettering og prognoser: Det kan gi innsikt i utarbeidelsen av budsjettene dine og forutsi inntekter basert på historiske data og sanntidsdata, noe som er nyttig når skattesessongen kommer.
• Valutaomregning: Det gjør det mulig for virksomheter med internasjonal drift å avstemme alle transaksjonene sine i én enkelt valuta (vanligvis den lokale valutaen).

De 5 viktigste fordelene med automatisering av finansiell rapportering

La oss se nærmere på dette; her er de fem viktigste fordelene ved å investere i programvare for økonomiautomatisering: 

1. Bedre dataintegritet

I 2017 rapporterte Gartner at dårlig datakvalitet koster selskaper rundt $15 millioner årlig. Det fører til unøyaktig dataanalyse, dårlige beslutninger og problemer med datamigrering. Dessverre for oss er menneskelige feil den viktigste årsaken til unøyaktige data.  

Automatisering av finansiell rapportering konsoliderer automatisk data fra flere datakilder, bekrefter avvik i sanntid og fjerner samtidig menneskelige feil fra ligningen.

2. Raskere beslutningstaking

Automatisering av finansiell rapportering bidrar til å fremskynde beslutningsprosessene dine, og en interessant faktaopplysning er at organisasjoner med effektive beslutningsprosesser har dobbelt så stor sannsynlighet for å oppnå bedre økonomiske resultater. Det kan:

• Generer finansielle rapporter og balanseregnskaper, slik at finanseksperter får mer tid til analyse og prognoser. 
• Gi deg sanntidstilgang til dataene. 
• Identifiser trender og mønstre.

3. Reduserte driftskostnader

75 % av organisasjonene bruker 1 dollar på å lage finansielle rapporter for hver 1 000 dollar i inntekter. Hvis virksomheten din for eksempel har en inntekt på 1 000 000 dollar, betyr det at du bruker 1 000 dollar bare på rapporter – et betydelig beløp for små virksomheter. Dette inkluderer kostnadene for personell, indirekte kostnader og programvare som brukes til å lage disse rapportene.

Automatisering av genereringen av finansielle rapporter gjør det mulig for virksomheter å redusere rapporteringskostnadene betydelig ved å:

1. Omplassere ansatte til viktige oppgaver som genererer inntekter.
2. Effektivisere rapportgenereringen og skape mer effektive rapporteringsprosesser.

Disse små tiltakene kan til slutt spare deg for mye i driftskostnader, særlig hvis du regelmessig genererer finansielle rapporter og utgiftsrapporter.

4. Åpenhet mellom avdelinger

De fleste virksomheter har flere forretningsområder og avdelinger – hver av dem gjennomfører selvstendige transaksjoner som er tilpasset funksjonen deres. For å få et fullstendig bilde av virksomhetens økonomiske situasjon må du jevnlig samle all denne informasjonen på ett sted. 

Automatisering gjør det enklere å samle dataene på ett sted, slik at du får et helhetlig bilde av virksomhetens økonomiske situasjon og hver avdelings bidrag. På denne måten får ledere tilgang til nøyaktig innsikt, noe som hjelper dem med å ta velinformerte forretningsbeslutninger (og skryte av å være best). 

5. Revisjonsspor

IRS har strenge regler når det gjelder oppbevaring av økonomiske data. Manglende overholdelse kan føre til store bøter og juridiske konsekvenser, og ironisk nok også revisjon av virksomheten. Automatisering av finansiell rapportering oppretter tydelige revisjonsspor, noe som gjør det enklere å spore transaksjoner. 

Revisorer kan enkelt gå tilbake og finne bestemte transaksjoner for å avklare avvik. Det organiserer også de økonomiske dokumentene dine dersom du må bevise at virksomheten oppfyller regulatoriske krav. 

Slik fungerer automatisering av finansiell rapportering

Nå som vi har sett på hvorfor du bør investere i økonomiautomatisering, skal vi forstå hvordan magien skjer:

1. Velge programvaren

Den beste programvaren for finansiell rapportering bør tilby grunnleggende rapporter som balanseregnskaper, P&L-oppstillinger, kontantstrømoppstillinger osv. I tillegg bør den tilby bransje- og virksomhetsspesifikke rapporter som er tilpasset virksomheten din. 

Netthandelsvirksomheter bør for eksempel ha oversikt over kostnader knyttet til nettstedet, varelageret og kundeanskaffelse, mens eiendomsmeglere måler meglerhonorarer, provisjoner og gjennomsnittlige boligpriser.

For å finne riktig programvare for økonomiautomatisering som er tilpasset virksomhetens mål og budsjett, kan du begynne med å:

1. Identifisere de viktigste rapportene du trenger (samt eventuelle andre bransjespesifikke krav).  
2. Bruke denne informasjonen til å definere utvelgelseskriteriene dine, for eksempel nødvendige rapporteringsformater, budsjett, datasikkerhet, visualiseringsalternativer og kundeservicefunksjoner. 
3. Utarbeide en liste over aktuelle kandidater og deretter registrere deg for en produktdemonstrasjon eller prøveperiode for å se programvaren i praksis. 

2. Installere programvaren

Jeg vet at jeg høres ut som kaptein Selvfølgelig nå. Men det er verdt å nevne: 70 % av programvareprosjektene mislykkes på grunn av dårlig planlegging under implementeringen. En etablert implementeringsplan sørger for at prosjektet fullføres innenfor budsjettet ved å minimere feil og forsinkelser under installasjonen.

Programvareleverandøren vil vanligvis levere dokumentasjon som beskriver hvordan du installerer og bruker programvaren for økonomiautomatisering, men kan også gi deg et estimat over behovet for ressursallokering og tidsplaner (samt en kundestøttemedarbeider som kan hjelpe deg).

3. Gjennomføre en pilottest

Før du går helt over til det nye systemet, bør du kjøre det parallelt med de eksisterende systemene og prosessene dine. Dette vil hjelpe deg med å identifisere eventuelle problemer uten å forstyrre den daglige driften. Du må samle inn data på to nivåer:

• Teknisk: Du kan samle inn informasjon om systemytelsen for å sikre datanøyaktighet, forstå kravene til serverbelastning og beregne kostnader for båndbredde.
• Operasjonelt: Du kan samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte om programvarens innvirkning på driftseffektivitet, produktivitet og kvaliteten på innsikten. 

Bruk dataene og tilbakemeldingene fra pilottesten til å optimalisere økonomirapporteringen, og ikke vær redd for å gjøre endringer for å tilpasse den til det nye systemet — husk at noen endringer er positive.

Beste praksis ved implementering av automatisert økonomirapportering

Her er noen ting du bør huske på for å få mest mulig ut av økonomirapporteringssystemet ditt:

Involver viktige interessenter

Dette inkluderer alle som har nytte av programvaren. Du kan dele dem inn i tre grupper:

• Prosjektimplementeringsteam: Dette inkluderer IT-teamet ditt, programvareleverandører og annet teknisk personale som er involvert i implementeringen av programvaren.
• Ledelsesteam: Dette inkluderer administrerende direktører, økonomidirektører, styremedlemmer og ledere som kan gi deg innsikt i virksomhetens behov for automatisert økonomirapportering.
• Sluttbrukere: Dette inkluderer personer som bruker programvaren daglig, for eksempel økonomiteamet ditt, ansatte og så videre.

Bruk økonomisk informasjon av høy kvalitet

Programvaren for automatisering av økonomiprosesser trenger data av høy kvalitet for å kunne levere nøyaktige og pålitelige rapporter. Det er lurt å revidere dataene dine før du implementerer programvaren. På denne måten kan du sikre jevn datakvalitet under migrering og rapportering. 

Introduser programvaren på riktig tidspunkt

Det beste tidspunktet for å introdusere automatisert økonomirapportering er ved begynnelsen av regnskapsåret. På denne måten kan du migrere alle historiske data til det nye systemet. Hvis du begynner å bruke programvaren midt i regnskapsåret, risikerer du unøyaktig innsikt, problemer med datamigrering og systemstans. 

Kontroller innebygde integrasjoner

Kontroller at programvaren integreres sømløst med de eksisterende økonomiverktøyene dine (for eksempel regnskapsprogramvare, POS-system, ERP og så videre). På denne måten kan du sikre sømløs dataoverføring mellom systemer og avdelinger.

Author's Tip

Noen regnskapsverktøy tilbyr innebygd automatisering av økonomirapportering. Sørg for å undersøke dette eller spør leverandøren din om det.

Opplær de ansatte

Opplæringsøkter gir de ansatte kunnskap om programvaren for automatisert økonomirapportering. Det gjør endringen mindre skremmende, samtidig som det sikrer at de ansattes produktivitet og tilfredshet ikke synker. Under opplæringen bør du dekke alle viktige aspekter, inkludert datasikkerhet og samsvar.

Author's Tip

Den beste måten å formidle informasjon til de ansatte på er gjennom veiledninger. På denne måten kan de ansatte gjennomføre opplæringen når det passer dem.

Abonner for mer innsikt i økonomisystemer

Automatisert økonomirapportering er en superkraft som hjelper hele virksomheten. Økonomiteam kan generere nøyaktige og pålitelige rapporter på få minutter, mens ledelsen kan ta raskere beslutninger basert på bedre data. 

Hvis du allerede bruker automatisert økonomirapportering, kan det være lurt å utforske hvordan naturlig språkbehandling kan løfte rapportene dine til neste nivå. 

Er du klar til å videreutvikle evnene dine som økonomimedarbeider? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.