Slik holder du oversikt over bedriftsutgifter (i 5 enkle trinn)

For å holde oversikt over forretningsutgifter må du registrere hvert kjøp, kategorisere utgiftene dine og jevnlig gjennomgå transaksjonene. Ved å bruke verktøy som regneark eller apper for utgiftssporing blir denne prosessen enklere, og økonomien din holdes organisert. Når du har kontroll på utgiftene dine, kan du ta bedre forretningsbeslutninger og unngå økonomiske overraskelser senere.

Slik holder du oversikt over forretningsutgifter (Dette er de 5 enkle trinnene)

Vi vet hvor viktig det er å holde oversikt over forretningsutgifter. Men hva er den beste måten å gjøre det på? Disse fem enkle trinnene vil hjelpe småbedriften din med regnskap og utgiftssporing, slik at du kan bruke den nylig frigjorte tiden på viktigere oppgaver.

Trinn 1: Ta i bruk et system for utgiftssporing

Hvis du har oppbevart alle kvitteringene dine i en gammel skoeske, er det et utmerket tidspunkt å kaste den — skoesken, ikke kvitteringene — og vurdere et system for utgiftssporing. Du kan også bruke regnearkprogramvare som Microsoft Excel eller Google Sheets. 

Mitt profesjonelle råd? Når det gjelder utgiftsstyring, er det best å ta i bruk et sentralt og robust system for sporing av forretningsutgifter, siden det gir deg tilgang til verdifulle funksjoner som skanning av kvitteringer og digital lagring. Det finnes mange andre fordeler også, som jeg skal komme tilbake til om litt. 

Systemet du velger, vil avhenge av virksomhetens størrelse og kompleksitet, de ansattes ferdigheter og kompetanse, samt dine egne preferanser. 

Ta det gradvis

Jeg vil anbefale alle virksomheter å ta ting sakte og planlegge nøye før de tar i bruk et nytt system. Sørg for at løsningen du velger, kan skaleres for å møte selskapets spesifikke behov etter hvert som det vokser.

Viktige trinn for valg og implementering:

• Identifiser virksomhetens spesifikke behov (ta deg god tid og avklar dette grundig)
• Be om tilbud og demonstrasjoner fra leverandører av løsninger
• Vurder systemets funksjoner og egenskaper
• Velg et brukervennlig system som dekker disse behovene
• Dokumenter, gjennomfør et pilotprosjekt, implementer og test løsningen
• Lær brukerne hvordan systemet skal brukes
• Sørg for at det finnes brukerstøtte

Trinn 2: Opprett utgiftskategorier

Før du registrerer utgifter i det nye systemet for utgiftssporing, bør du opprette tydelige utgiftskategorier for å sikre konsistens og gjøre det enklere å holde oversikt. 

Ved å organisere utgiftene dine i kategorier og underkategorier som er unike for virksomheten din (eller bransjen din), kan du raskt identifisere og analysere utgiftsmønstre. Dette gjør det også raskere å finne områder med potensial for kostnadskutt eller optimalisering.

Dette er noen av de overordnede kategoriene de fleste virksomheter bruker:

• Kontorrekvisita
• Reiseutgifter
• Reklamekostnader
• Generelle og administrative utgifter

Trinn 3: Bruk et system for kvitteringshåndtering

En av utfordringene med å holde oversikt over forretningsutgifter er å lagre og administrere kvitteringer. Fysiske arkiveringssystemer er ikke ideelle og kan skape problemer under naturkatastrofer eller andre uheldige hendelser. 

Men som jeg nevnte tidligere, har de fleste systemer for utgiftssporing innebygd kvitteringshåndtering som hjelper deg med å digitalisere, lagre og administrere disse små, brysomme dokumentene sentralt. Dette sørger for at de er lett tilgjengelige og organiserte, slik at de kan hentes frem effektivt – når som helst og hvor som helst. 

Hvorfor bry seg? Fordi du kanskje må

Noen bransjer krever at du oppbevarer digitale kopier av kvitteringer av hensyn til overholdelse av regler og rapportering. Disse er avgjørende for å bekrefte utgifter og kan fungere som dokumentasjon under skatterevisjoner. De kategoriseres vanligvis enten som driftsutgifter (som strøm eller markedsføring) eller varekostnad (som materialer eller arbeidskraft som er direkte knyttet til produktet eller tjenesten din). Ved å holde oversikt over dem får du en bedre forståelse av hvor pengene dine går, og hva som faktisk er lønnsomt.

Slik fungerer kvitteringshåndtering:

1. Skann papirkvitteringer (eller motta dem elektronisk)
2. Lagre kvitteringer i digitalt format
3. Kategoriser utgiftstypen
4. La systemet gjøre jobben
5. Klikk på en utgiftspost for å hente frem, se på eller dele en kopi av kvitteringen

Trinn 4: Registrer og kategoriser utgifter regelmessig

Regelmessighet er avgjørende når du fører oversikt over virksomhetens utgifter. Jeg pleier å bruke en sjekkliste over regnskapstransaksjoner ved månedsslutt for å holde orden. Hva står på den sjekklisten? Registrer utgiftene så snart de oppstår, når det er mulig. Denne praksisen sikrer rettidig og nøyaktig rapportering ved å forhindre at uregistrerte utgifter hoper seg opp – også kjent i medisinske kretser som «jeg glemte det-betennelse». 

Ta deg tid til å føre hver utgift i riktig kategori fra begynnelsen, slik at du slipper å omklassifisere dem senere. Registrer alle utgifter i den mest relevante kategorien for nøyaktige regnskapsoppstillinger, rapportering, skattemeldinger og etterlevelse. 

Trinn 5: Avstem og gjennomgå utgifter

Etter å ha jobbet med regnskap og økonomisk rapportering vet jeg at det kan være fristende å gå videre så snart du har fullført trinnene i regnskapssyklusen, men å gjennomgå og analysere de månedlige utgiftene hjelper deg med å:

• Analysere forbruksmønstre 
• Identifisere eventuelle avvik eller feil
• Isolere områder med overforbruk
• Avdekke muligheter for kostnadsbesparelser
• Identifisere eventuell svindel eller uautoriserte belastninger
• Få bedre kontroll for å holde deg konkurransedyktig 

Få bedre kontroll over utgiftene dine enn konkurrentene. Det er her du alltid kan finne konkurransefortrinnet.

Sam Walton

Slik ser avstemming av utgifter ut når den er fullført:

• Når du utarbeider resultatregnskapet, bør du raskt kunne se hvilken utgiftskategori som virker uvanlig sammenlignet med de foregående månedene.
• Deretter må du analysere utgiftene for å avgjøre om de høyere utgiftene er berettigede, eller om noen utgifter er ført i feil kategori.
• Hvis kategorien er feil, omklassifiser utgiften (flytt den) til riktig kategori.
• Kjør resultatrapporten på nytt, og analyser og valider resultatene igjen.
• Før månedsslutt er alle utgifter av samme type samlet under den mest passende kategorien.

Jeg vet at det høres utrolig kjedelig ut, men vet du hva som skjer når du ikke tar deg tid til å sjekke detaljene? Din nye, prangende økonomidirektør dukker opp i en limousin som han umulig kan ha råd til. Angivelig.

Når regnskapsprogramvare blir nødvendig

Enten virksomheten din er stor eller liten, kan manuell sporing av utgifter fortsatt være tungvint og ineffektiv. Regnskapsprogramvare kan være en stor fordel.

De fleste regnskapsprogrammer tilbyr en rekke funksjoner som forenkler og automatiserer prosessen med å spore utgifter i virksomheter av alle størrelser. Disse verktøyene kan automatisk importere transaksjoner fra bedriftens bankkontoer og kredittkort, kategorisere utgifter, generere utgiftsrapporter og gi sanntidsinnsikt i virksomhetens økonomistyring og økonomiske helse. Dette sparer deg for betydelig tid og arbeid og lar deg fokusere på det du heller vil gjøre — å drive virksomheten din.

Når du vurderer regnskapsprogramvare, bør du se etter løsninger som samsvarer med virksomhetens behov og størrelse. Faktorer du bør vurdere, er blant annet:

• Brukervennlighet
• Skalerbarhet
• Hvilken type regnskapsprogramvare du er ute etter
• Integrasjon med annen programvare
• Pris (abonnementer på programvare som tjeneste eller SaaS er svært rimelige alternativer)
• Hvilken type plattform det er (lokalt installert eller skybasert)

Eller, du vet, la oss sjekke dem ut for deg.

Når er et regnskapssystem unødvendig?

Kanskje du sporer virksomhetens utgifter manuelt og det fungerer fint — men er «fint» virkelig alt du ønsker? Jeg har jobbet i selskaper av alle størrelser og innenfor alle bransjer, og eid flere små virksomheter, og jeg kan fortelle deg at det aldri er bortkastet tid å spore utgifter, uansett virksomhetens størrelse. Selv frilansere må holde oversikt over hva de bruker penger på og hvor. 

Hvorfor? To grunner:

1. Hvis du er småbedriftseier — tid og penger er mangelvare, og du har ikke råd til å sløse bort noen av delene. Du må faktisk følge nøye med på hver krone og hvert minutt for å forbli konkurransedyktig og lønnsom.
2. Regnskapssystemer er svært rimelige og enkle å implementere.

Hva er en virksomhetsutgift?

Virksomhetsutgifter er alt du bruker penger på for å holde virksomheten i gang på en smidig måte — tenk på husleie, lønn til ansatte, programvare, kontorrekvisita, annonser eller til og med reiser. Hvis det hjelper deg med å drive virksomhet, teller det sannsynligvis.

Disse kostnadene faller vanligvis i to kategorier: driftsutgifter (som markedsføring eller internettregninger) og varekostnad (som materialene eller arbeidskraften som kreves for å levere produktet eller tjenesten din).

Du kan holde oversikt over virksomhetsutgifter ved å bruke to regnskapsmodeller — kontantregnskap eller periodiseringsregnskap.

Fordeler ved å følge nøye med på virksomhetsutgifter

Effektiv sporing av virksomhetsutgifter gir en rekke fordeler utover det å bare være organisert. Her er noen verdifulle fordeler jeg har sett gjennom årene:

Bedre økonomisk oversikt

Ved å opprettholde nøyaktige registre, spesielt som småbedriftseier, får du en bedre forståelse av virksomhetens reelle økonomiske helse. Som småbedriftseier har denne oversikten hjulpet meg med følgende:

• Ta smartere og mer veloverveide beslutninger
• Identifisere områder med forbedringspotensial
• Planlegge for fremtiden på kort og lang sikt

Bedre kostnadsoptimalisering

Regelmessig gjennomgang av utgiftene har hjulpet meg med å identifisere områder der kostnadene må reduseres eller fjernes. Ved å analysere forbruksmønstre og vurdere avkastningen på ulike utgifter har jeg tatt bedre strategiske beslutninger som øker lønnsomheten. 

Dette er spesielt viktig hvis virksomheten din er liten og midlene er svært begrensede.

Bedre styring av kontantstrømmen 

Du er kanskje fokusert på resultatregnskapet ditt, men det er viktig å anerkjenne betydningen av å følge med på kontantstrømoppstillingen. Ved å følge med på utgiftene kunne jeg:

• Overvåke kontantstrømmen oftere
• Sikre at jeg hadde tilstrekkelige midler til daglig og ukentlig drift 

Ved å følge nøye med på virksomhetens utgifter kan du trygt utarbeide en kontantstrømoppstilling, vite hvor godt virksomheten gjør det og se hvor kostnadene må strammes inn (eller kuttes helt).

Vi var alltid fokuserte på resultatregnskapet vårt. Men kontantstrøm var ikke et tema som jevnlig ble diskutert. Det var som om vi kjørte av gårde og bare fulgte med på speedometeret, mens vi egentlig var i ferd med å gå tom for drivstoff.

Michael Dell

Bedre etterlevelse av skattereglene

Skattefuten trenger ikke pengene dine – men han tar dem hvis du gjør det enkelt for ham. – Meg

Riktig oppfølging av utgifter har hjulpet meg med å overholde skattereglene enklere og minimere risikoen for bøter eller kontroller. Det sikret også at virksomheten min kunne:

• Kreve berettigede skattefradrag og skattefordeler
• La mer penger være i omløp

Tro meg: I skatteoppgjørsperioden vil du være lettet over å ha en løsning for oppfølging av virksomhetens utgifter.

Vellykkede kontroller og økonomisk rapportering

Hvis virksomheten din har aksjonærer og er børsnotert, er omdømmet avgjørende. Konsekvent veldokumenterte utgiftsoppføringer gir åpenhet og troverdighet ved en kontroll eller et krav om økonomisk rapportering, noe som hjelper virksomheten din med å unngå bøter og bygge tillitsfulle relasjoner.

Tillit er livets lim. Det er den viktigste ingrediensen i effektiv kommunikasjon. Det er grunnprinsippet som holder alle relasjoner sammen.

Stephen Covey

Har jeg nevnt at en av de største fordelene ved å ta i bruk programvare for oppfølging av virksomhetens utgifter er at den effektiviserer prosessene dine og reduserer tidkrevende manuelt arbeid betydelig?

Beste praksis for oppfølging av utgifter

For å forbedre prosessen min for oppfølging av utgifter har jeg innført disse beste praksisene:

1. Opprett en konto kun for virksomheten

Ved å opprette en bedriftskonto for å følge med på virksomhetens inntekter og utgifter kan du forstå kontantstrømsituasjonen på ethvert tidspunkt. Bedriftskontoer sikrer også at du bare tar hensyn til virksomhetens transaksjoner, ikke dine private. 

2. Etabler tydelige retningslinjer for utgifter

Jeg utarbeider tydelige retningslinjer for utgifter og kommuniserer dem til alle ansatte. Disse retningslinjene bør beskrive følgende:

• Forventningene dine til bruken deres av virksomhetens midler
• Hvilke utgifter som kan refunderes
• Dokumentasjonen som kreves
• Godkjenningsprosessen

3. Oppdater utgiftskategoriene regelmessig

Etter hvert som virksomheten min utviklet seg, gjorde også utgiftskategoriene det. Når det skjedde en vesentlig endring i driften, gjennomgikk og oppdaterte jeg kategoriene slik at de gjenspeilte virksomhetens endrede behov nøyaktig.

4. Sikkerhetskopier alle data

Nøyaktige og pålitelige data er avgjørende for fremtidige beslutninger. Jeg mener det er viktig å sikkerhetskopiere data regelmessig for å forhindre mulig tap eller ødeleggelse. Skybaserte lagringsløsninger er en sikker, praktisk og kostnadseffektiv måte å lagre data på når som helst og hvor som helst i sanntid.

5. Analyser rapporter regelmessig

Jeg ville gått gjennom de månedlige rapportene over virksomhetens utgifter for å se etter trender, avvik eller områder der kostnadene kunne reduseres. Denne analysen hjalp meg med å ta datadrevne beslutninger for å forbedre fremtidige beslutninger.

6. Avstem økonomiske poster regelmessig

Jeg avstemte kredittkort- og kontoutskriftene mine hver måned for å sikre nøyaktighet, identifisere eventuelle avvik eller feil og rette dem raskt ved behov. Dette gjorde det mulig for meg å gjennomgå forbruksmønstre og identifisere områder der kostnadene kunne reduseres.

7. Lær opp teamet ditt

Hvis du har ansatte eller frilansere, bør du opprette disse skriftlige, formelle prosessene – og sørge for at de også leser dem.

Feil du bør unngå

Som alle andre bedriftseiere har jeg gjort min andel av små feil … Ja, noen større tabber også. Jeg er bare et menneske, ikke sant? 

Din oppgave er å lære av mine – og andres – feil, slik at du ikke er dømt til å gjenta dem. Her er noen av de vanligste og mest skadelige:

Å overse små utgifter

Vokt deg for små utgifter. En liten lekkasje kan senke et stort skip.

Benjamin Franklin

En vanlig feil virksomheter gjør, er å unnlate å registrere små utgifter. Selv om virksomheten din er stor og utgiftene kan virke ubetydelige hver for seg, kan de hope seg opp over tid og påvirke den generelle økonomiske helsen din. 

Jeg sørger for å registrere selv de minste utgiftene for å få et fullstendig og nøyaktig bilde av virksomhetens økonomiske stilling.

Å blande private utgifter med virksomhetens utgifter

Selv om virksomheten din kan være et kjærlighetsprosjekt, bør du prøve å aldri blande virksomhetens utgifter med dine private utgifter. Det er en svært vanlig feil, særlig for selvstendig næringsdrivende enkeltpersonforetak. 

Jeg skiller ut virksomhetens utgifter for å skape klarhet. Dette er spesielt viktig når det gjelder skattetidspunkt og fradrag.

Uensartet kategorisering

Hvis du eller teamet ditt kategoriserer utgifter på en uensartet måte, kan det føre til forvirring rundt den økonomiske analysen og rapporteringen. Sørg for å identifisere og dokumentere tydelige retningslinjer for hvilke typer utgifter det er snakk om, og hvor de skal bokføres i kontoplanen. 

Riktig klassifiserte utgifter gjør kontoanalyser raskere og enklere med tanke på budsjettering og kostnadskontroll.

Ufullstendig bokføring

Det er en betydelig feil å unnlate å føre fullstendige oversikter over utgiftene. Ufullstendig bokføring kan føre til disse og andre alvorlige problemer:

• Redusert oversikt
• Uteblitte betalinger 
• Dårlige leverandørforhold
• Problemer med kontantstrømmen
• Ubenyttede fradrag
• Redusert investortillit
• Feilaktig økonomistyring
• Mislykkede revisjoner

Hvis det er én ting jeg har lært av å implementere regnskapssystemer, er det at det krever velutformet teknologi som integreres med andre systemer som er i bruk, å opprettholde fullstendige oversikter.

Uregelmessig avstemming av kontoer

Hvis du unnlater å avstemme utgiftsposteringer regelmessig, kan det føre til avvik, feil og et begrenset bilde av virksomhetens økonomi. 

Etter utgangen av hver måned setter jeg av tid til å avstemme virksomhetens utgifter mot bank- og kredittkortutskrifter, slik at jeg kan identifisere avvik og sikre at alle utgifter er registrert korrekt. Det er en nyttig øvelse. 

Ved å innføre effektive rutiner for utgiftsregistrering, følge beste praksis og unngå vanlige feil, vil du kunne ta velinformerte økonomiske beslutninger, øke lønnsomheten og styre kontantstrømmen.  

Abonner for flere råd om virksomhetens utgifter

Klar til å bygge videre på ferdighetene dine som økonomiprofesjonell? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.