Automatisering av økonomirapportering er som å ha en økonomisk superhelt på laget. Det lar deg automatisere de tidkrevende økonomirapportene, slik at du kan fokusere på de morsomme tingene, som å bruke innsikten til å utvikle virksomheten din.
I denne artikkelen forklarer jeg hva automatisering av økonomirapportering innebærer, hvilke fordeler det gir, og hvordan du kan integrere en ekte superhelt i virksomheten din på en vellykket måte.
Hva er automatisering av økonomirapportering?
Automatisering av økonomirapportering er bruk av teknologi for å forenkle økonomisk analyse, ved å automatisere oppgaver som dataregistrering, datavalidering, rapportgenerering og kontroll av samsvar med regelverk.
Det kan ikke eliminere regneark fullstendig – i hvert fall ikke ennå – men automatisering av disse oppgavene reduserer kostnadene, forbedrer effektiviteten og maksimerer produktiviteten.
Den beste programvaren for automatisering av økonomirapportering
Teamet vårt har analysert alternativene på markedet og rangert dem etter hvor godt de gjør hverdagen din enklere. Her er våre beste anbefalinger:
Hvilke oppgaver innen økonomirapportering kan automatiseres?
Du kan automatisere vanlige oppgaver innen økonomirapportering, for eksempel:
- Utarbeidelse av finansregnskaper: Dette omfatter kvartalsvise og årlige finansregnskaper, resultatregnskaper, kontantstrømoppstillinger, balanser og så videre.
- Datakonsolidering: Det kan automatisk samle inn, kombinere og lagre data fra ulike kilder på ett sted.
- Rapportering til myndighetene: Det kan automatisere innsamling og innsending av økonomiske data til myndigheter som USAs skatteetat (IRS).
- Ledelsesrapportering: Det kan generere økonomirapporter som ledelsen kan bruke til å ta strategiske beslutninger og følge med på KPI-er i sanntid.
- Bankavstemminger: Det kan automatisk samsvare transaksjoner fra flere bankkontoer med regnskapsoppføringer.
- Budsjettering og prognoser: Det kan gi innsikt i utarbeidelsen av budsjettene dine og forutsi inntekter basert på historiske data og sanntidsdata, noe som er nyttig når skattesesongen kommer.
- Valutaomregning: Det gjør det mulig for virksomheter med internasjonal drift å avstemme alle transaksjonene sine i én valutatype (vanligvis den lokale).
De 5 viktigste fordelene ved automatisering av økonomirapportering
La oss gå mer i detalj; her er de 5 viktigste fordelene ved å investere i programvare for økonomiautomatisering:
Have an account? Log In
1. Bedre dataintegritet
I 2017 rapporterte Gartner at dårlig datakvalitet koster selskaper rundt 15 millioner dollar årlig. Det fører til unøyaktig dataanalyse, dårlige beslutninger og problemer med datamigrering. Dessverre for oss er menneskelige feil den viktigste årsaken til unøyaktige data.
Automatisering av økonomirapportering konsoliderer automatisk data fra flere datakilder, kontrollerer avvik i sanntid og eliminerer samtidig menneskelige feil.
2. Raskere beslutningstaking
Automatisering av økonomirapportering bidrar til å fremskynde arbeidsflytene for beslutningstaking, og et interessant faktum er at organisasjoner med effektive beslutningsprosesser har dobbelt så stor sannsynlighet for å levere bedre økonomiske resultater. Det kan:
- Generere økonomiske rapporter og balanseregnskaper, slik at økonomieksperter får mer tid til analyse og prognoser.
- Gi deg tilgang til dataene i sanntid.
- Identifisere trender og mønstre.
3. Reduserte driftskostnader
75 % av organisasjonene bruker $1 på å utarbeide økonomiske rapporter for hver $1,000 i inntekter. Så hvis virksomheten din har $1,000,000 i inntekter, ser du på en kostnad på $1,000 bare for rapporter — et betydelig beløp for små bedrifter. Dette inkluderer kostnadene for personell, faste kostnader og programvare som brukes til å utarbeide disse rapportene.
Automatisering av genereringen av økonomiske rapporter gjør det mulig for virksomheter å redusere rapporteringskostnadene betydelig ved å:
- Omplassere ansatte til viktige oppgaver som genererer inntekter.
- Effektivisere rapportgenereringen og skape mer effektive rapporteringsprosesser.
Disse små tiltakene kan til slutt spare deg for store driftskostnader, spesielt hvis du jevnlig genererer økonomiske rapporter og utgiftsrapporter.
4. Åpenhet mellom avdelinger
De fleste virksomheter har flere forretningsområder og avdelinger — hver av dem gjennomfører uavhengige transaksjoner som samsvarer med funksjonen deres. For å få et fullstendig bilde av virksomhetens økonomiske situasjon må du jevnlig samle all denne informasjonen på ett sted.
Automatisering gjør det enklere å samle dataene på ett sted, slik at du får en helhetlig oversikt over virksomhetens økonomiske situasjon og hver avdelings bidrag. På denne måten får ledere tilgang til nøyaktig innsikt, noe som hjelper dem med å ta velinformerte forretningsbeslutninger (og skryte av å være best).
5. Revisjonsspor
IRS har strenge regler når det gjelder oppbevaring av økonomiske data. Manglende overholdelse av disse kan føre til høye bøter og juridiske konsekvenser, og ironisk nok også virksomhetsrevisjoner. Automatisering av økonomirapportering oppretter tydelige revisjonsspor, noe som gjør det enklere å spore transaksjoner.
Revisorer kan enkelt gå tilbake og finne bestemte transaksjoner for å avklare avvik. Det organiserer også økonomidokumentene dine dersom du må bevise at selskapet oppfyller regulatoriske krav.
Slik fungerer automatisering av økonomirapportering
Nå som vi har sett på hvorfor du bør investere i økonomiautomatisering, la oss forstå hvordan magien skjer:
1. Velge programvaren
Den beste programvaren for økonomirapportering bør tilby grunnleggende rapporter som balanseregnskaper, resultatregnskaper, kontantstrømoppstillinger osv. I tillegg bør den tilby bransje- og virksomhetsspesifikke rapporter som er tilpasset virksomheten din.
E-handelsvirksomheter bør for eksempel være oppmerksomme på kostnader knyttet til nettstedet, lagerbeholdningen og kundeanskaffelser, mens eiendomsmeglere måler meglerhonorarer, provisjoner og gjennomsnittlige boligpriser.
For å finne den riktige programvaren for økonomiautomatisering som samsvarer med virksomhetens mål og budsjett, kan du begynne med å:
- Identifisere nødvendige nøkkelrapporter (samt eventuelle andre bransjespesifikke krav).
- Bruke denne informasjonen til å definere utvalgskriteriene dine, for eksempel nødvendige rapporteringsformater, budsjett, datasikkerhet, visualiseringsalternativer og kundeservicefunksjoner.
- Utarbeide en liste over aktuelle kandidater og deretter registrere deg for en produktdemonstrasjon eller prøveversjon for å se programvaren i praksis.
2. Installere programvaren
Jeg vet at jeg er Kaptein Åpenbar her. Men det er verdt å nevne: 70 % av programvareprosjekter mislykkes på grunn av dårlig planlegging under implementeringen. En etablert implementeringsplan sikrer at prosjektet gjennomføres innenfor budsjettet ved å minimere feil og forsinkelser under installasjonen.
Programvareleverandøren vil vanligvis levere dokumentasjon som beskriver hvordan du installerer og bruker programvaren for økonomiautomatisering, men de kan også gi deg et estimat over behovet for ressursallokering og tidslinjer (samt en kundestøtterepresentant som kan hjelpe).
3. Gjennomfør en pilottest
Før du går fullstendig over til det nye systemet, bør du kjøre det parallelt med de eksisterende systemene og prosessene dine. Dette hjelper deg med å identifisere eventuelle problemer uten å forstyrre den daglige driften. Du må samle inn data på to nivåer:
- Teknisk: Du kan samle inn informasjon om systemytelsen for å sikre datanøyaktighet, forstå kravene til serverbelastning og beregne kostnader for båndbredde.
- Operasjonelt: Du kan samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte om programvarens innvirkning på operasjonell effektivitet, produktivitet og kvaliteten på innsikten.
Bruk dataene og tilbakemeldingene fra pilottesten til å optimalisere prosessene for økonomirapportering, og ikke vær redd for å gjøre endringer for å tilpasse dem til det nye systemet – husk at noen endringer er gode.
Beste praksis ved implementering av automatisering av økonomirapportering
Her er noen ting du bør ha i bakhodet for å få mest mulig ut av systemet for økonomirapportering:
Involver viktige interessenter
Dette omfatter alle som får utbytte av programvaren. Du kan dele dem inn i tre grupper:
- Prosjektets implementeringsteam: Dette omfatter IT-teamet ditt, programvareleverandører og annet teknisk personale som er involvert i implementeringen av programvaren.
- Ledelsen: Dette omfatter administrerende direktører, økonomidirektører, styremedlemmer og ledere som kan gi deg innsikt i virksomhetens behov for automatisering av økonomirapportering.
- Sluttbrukere: Dette omfatter personer som bruker programvaren daglig, for eksempel økonomiteamet ditt, ansatte og så videre.
Bruk økonomisk informasjon av høy kvalitet
Programvaren for økonomiautomatisering trenger data av høy kvalitet for å kunne levere nøyaktige og pålitelige rapporter. Det er lurt å revidere dataene dine før du implementerer programvaren. På denne måten kan du sikre jevn datakvalitet under migrering og rapportering.
Introduser programvaren på riktig tidspunkt
Det beste tidspunktet for å introdusere automatisering av økonomirapportering er ved begynnelsen av regnskapsåret. På denne måten kan du migrere alle historiske data til det nye systemet. Hvis du begynner å bruke programvaren midt i regnskapsåret, risikerer du unøyaktig innsikt, problemer med datamigrering og systemnedetid.
More Articles
Kontroller innebygde integrasjoner
Kontroller at programvaren integreres sømløst med de eksisterende økonomiverktøyene dine (det vil si regnskapsprogramvare, POS-system, ERP og så videre). På denne måten kan du garantere sømløs dataoverføring mellom systemer og avdelinger.
Author's Tip
Noen regnskapsverktøy tilbyr innebygd automatisering av økonomirapportering. Sørg for å undersøke dette eller spør leverandøren din om det.
Opplær de ansatte
Opplæringsøkter lærer de ansatte hvordan de bruker programvaren for automatisert økonomirapportering. Dette gjør overgangen mindre skremmende, samtidig som det sikrer at de ansattes produktivitet og tilfredshet ikke synker. Under opplæringen bør du dekke alle viktige aspekter, inkludert datasikkerhet og samsvar.
Author's Tip
Den beste måten å formidle informasjon til de ansatte på er gjennom veiledninger. På denne måten kan de ansatte gjennomføre opplæringen når det passer dem.
Abonner for mer innsikt i økonomisystemer
Automatisert økonomisk rapportering er en superkraft som hjelper hele virksomheten. Økonomiteam kan generere nøyaktige og pålitelige rapporter på få minutter, samtidig som ledelsen kan ta raskere beslutninger basert på bedre data.
Hvis du allerede bruker automatisering av økonomisk rapportering, kan det være lurt å utforske hvordan behandling av naturlig språk kan ta rapportene dine til neste nivå.
Klar for å videreutvikle evnene dine som økonomimedarbeider? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.