Utallige bedriftseiere sliter med å finne det riktige POS-systemet, og ender ofte opp med programvare som enten er for komplisert eller ikke dekker behovene deres. Som oftest skyldes det at de gikk inn i et salgsmøte uten først å ha utarbeidet en kravspesifikasjon for POS-programvaren.
Det er derfor jeg har laget denne veiledningen for å hjelpe deg med å forstå hvilke POS-funksjoner du må ha, og hvilke du kan se bort fra.
Introduksjon til POS-systemer
Kassesystemet ditt er det moderne kassaapparatet, men med mye mer funksjonalitet. Det er knutepunktet som hjelper deg med å håndtere betalinger på en smidig måte og holde oversikt over hva som selger, samtidig som det samler inn informasjon om produktene og kundene dine.
Enten det gjelder å spore salget, administrere kampanjer eller registrere inn- og utstempling, sørger disse systemene for at alt fungerer problemfritt.
Hvorfor valg av POS-system er viktig
Når systemet først er koblet til, går alle transaksjoner, store som små, gjennom POS-systemet ditt. Et godt POS-system:
- Behandler salg umiddelbart
- Holder oversikt over lagerbeholdningen i sanntid
- Administrerer kundedata på en nyttig måte
- Genererer innsiktsfulle rapporter med et tastetrykk
- Effektiviserer driften fra frontlinjen til administrasjonen
Men alle POS-systemer er ikke like eller har de samme fordelene. Noen er svært grunnleggende, mens andre er fulle av funksjoner du kanskje aldri kommer til å bruke. Nøkkelen? Å finne balansepunktet som samsvarer med virksomhetens behov. Her er noen av mine beste anbefalinger.
Moderne POS-systemer finnes i to varianter: lokalt installerte og skybaserte. Lokalt installerte systemer kjører på ditt lokale nettverk, mens skybaserte verktøy er tilgjengelige overalt med en internettforbindelse. Begge har sine fordeler og ulemper, men skybaserte systemer blir stadig mer populære på grunn av fleksibiliteten og skalerbarheten.
Viktige funksjoner i POS-programvare
Disse systemene finnes i mange ulike varianter, men variasjonen i POS-funksjoner er sannsynligvis den viktigste grunnen til å finne et godt system. Dette bør du se etter:
Samsvar og sikkerhet
Sikkerhet er ikke til forhandling i noen form for programvare, heller ikke POS-systemer. Systemet ditt håndterer sensitive data hver dag, noe som gjør det til et attraktivt mål for nettkriminelle.
PCI DSS-samsvar er din første forsvarslinje. Det er et sett med sikkerhetsstandarder som skal sikre at alle selskaper som aksepterer, behandler, lagrer eller overfører kredittkortinformasjon, opprettholder et sikkert miljø. Se etter POS-systemer som er PCI DSS-nivå 1-kompatible — det høyeste sikkerhetsnivået.
GDPR-samsvar er avgjørende hvis du har europeiske kunder. Regelverket styrer hvordan du samler inn, lagrer og bruker personopplysninger. Et GDPR-kompatibelt POS-system hjelper deg med å unngå store bøter og beskytte kundenes personvern.
Gjennomgående kryptering er livvakten til dataene dine. Den krypterer informasjonen mens den beveger seg gjennom systemet, slik at den blir uleselig for alle som måtte avskjære den.
Viktige sikkerhetsfunksjoner du bør se etter i et POS-system:
- Tokenisering av kredittkortdata
- Regelmessige automatiske oppdateringer
- Tilgangskontroller og tillatelser basert på roller
- Flerfaktorautentisering (2FA, MFA)
- Algoritmer for svindeloppdagelse
Hvis du ikke gjør det for kundenes skyld, bør du tenke på den dårlige omtalen du kan få ved å overse sikkerheten. I 2018 ble motekjeden Forever 21 utsatt for et datainnbrudd som varte i sju måneder fordi kryptering ikke var aktivert på enkelte POS-enheter. Dette førte til uautorisert tilgang til kundenes betalingskortdata i enkelte butikker. Farvel, kunder.
Det må være mennesker + programmer
Ikke stol bare på POS-systemet ditt når det gjelder sikkerhet. Lær opp de ansatte i beste praksis, som å aldri dele passord og å være på vakt mot phishing-forsøk.
Have an account? Log In
Kunde- og lojalitetsstyring
En robust funksjon for styring av kunderelasjoner (CRM) i POS-systemet ditt bidrar til å skape en 360-graders oversikt over kundene dine.
Moderne POS-systemer lar deg:
- Bygge detaljerte kundeprofiler
- Følge med på kjøpshistorikk og preferanser
- Segmentere kunder basert på kjøpsatferd
- Administrere lojalitetsprogrammer enkelt
Men den virkelige styrken ligger i hvordan du bruker disse dataene. Førsteklasses POS-systemer tilbyr prediktiv analyse, som hjelper deg med å forutse kundenes behov og tilpasse tilbudene dine deretter.
Lojalitetsprogrammer er et effektivt verktøy for kundelojalitet. Se etter et POS-system som kan:
- Opprette belønningssystemer med flere nivåer
- Tilby poeng for kjøp
- Gi belønninger som er enkle å løse inn
Starbucks’ mobilapp er en forlengelse av POS-systemet deres, og er virkelig et mesterstykke innen kundelojalitet. Den lar kundene bestille på forhånd, samle stjerner (poeng) og løse inn belønninger. Denne integrasjonen har vært en viktig drivkraft for suksessen deres, og mobilbestillinger sto for 31 % av alle transaksjoner i USA-drevne butikker i fjor.
Medarbeiderstyring
Effektiv medarbeiderstyring kan øke produktiviteten, forbedre kundeservicen og til syvende og sist øke lønnsomheten din.
Viktige POS-funksjoner knyttet til medarbeidere du bør se etter, omfatter:
- Tidsregistrering og planlegging: Se hvem som jobber og når, opprett og endre arbeidsplaner, følg med på overtid for å styre arbeidskostnadene, og la medarbeidere bytte vakter eller be om fri.
- Ytelsesmålinger: Identifiser de beste medarbeiderne dine og områder som kan forbedres. Noen KPI-er omfatter salg per time, gjennomsnittlig transaksjonsverdi, mersalg og kryssalg, samt kundetilbakemeldinger knyttet til bestemte medarbeidere.
- Tilpassbare tilgangsnivåer: Kontroller hvilken informasjon og hvilke funksjoner hver medarbeider kan få tilgang til i POS-systemet, noe som øker sikkerheten og sikrer at de ansatte bare ser det som er nødvendig for rollen deres.
Toast, et populært POS-system for restauranter, tilbyr omfattende funksjoner for medarbeiderstyring. En av kundene deres rapporterte en økning på 10 % i tips og en betydelig økning i servitørenes produktivitet etter at de tok i bruk Toasts verktøy for medarbeiderstyring. Systemets tydelige ytelsesmålinger hjalp servitørene med å forstå områdene de kunne forbedre, og ga dem økt motivasjon.
Forbedre ytelsen gjennom data
Bruk POS-dataene dine til å skape litt vennlig konkurranse blant de ansatte. En toppliste over de høyeste salgstallene eller beste kundetilfredshetsresultatene kan motivere teamet ditt og forbedre den samlede ytelsen, men ikke overdriv. Hvis du gjør konkurransen unødvendig intens, vil det heller virke demotiverende på folk.
Lagerstyring
God lagerstyring handler ikke bare om å vite hva du har – det handler om å ha de riktige produktene på riktig sted til riktig tid. Et godt POS-system bør fjerne gjettingen fra lagerstyringen og hjelpe deg med å ta datadrevne beslutninger.
Viktige lagerfunksjoner du bør se etter i POS-systemet ditt, omfatter:
- Lagerbeholdning i sanntid: vit nøyaktig hva som er på lager til enhver tid, unngå oversalg og tomme lagre, identifiser varer som selger sakte, og oppdag tyveri eller svinn raskt.
- Automatiserte bestillingspunkter: Angi minimumsnivåer for lagerbeholdningen, slik at POS-systemet kan varsle deg eller til og med automatisk opprette innkjøpsordrer når lagerbeholdningen begynner å bli lav (dette er også en fordel med programvare for innkjøpsordrer). Dette kan spare deg for tid og forhindre tapte salg.
- Lagerstyring på flere lokasjoner: Se etter et system som enkelt kan overføre varer mellom butikker, vise lagerbeholdning på tvers av alle lokasjoner og generere rapporter per lokasjon eller for hele selskapet.
- Leverandørstyring: Forenkle samhandlingen med leverandørene dine direkte gjennom POS-systemet, slik at det blir enklere å legge inn bestillinger, følge med på ordrestatus og administrere leverandørforhold.
Betalingsbehandling
POS-systemet må kunne håndtere betalinger raskt, sikkert og fleksibelt. De riktige funksjonene for betalingsbehandling kan forbedre kundetilfredsheten og øke inntektene dine.
Viktige funksjoner å se etter:
- Støtte for flere betalingsmetoder: Moderne forbrukere forventer et variert utvalg av betalingsalternativer. POS-systemet bør kunne håndtere kreditt- og debetkort, kontanter, mobilbetalinger (Apple Pay, Google Pay osv.) og gavekort (en av fordelene med mobilbetalingsapper er at de tilbyr dette). Noen tilbyr til og med støtte for betaling med kryptovaluta, men det føles litt merkelig for meg, så det går jeg ikke nærmere inn på.
- Kontaktløse betalingsalternativer: Sørg for at systemet støtter NFC-teknologi (nærfeltskommunikasjon) for kontaktløse kortbetalinger og mobile lommebøker.
- Funksjonalitet for delt betaling: Se etter systemer som enkelt kan dele opp regninger eller godta flere betalingstyper for én enkelt transaksjon.
- Frakoblet betalingsbehandling: Hvis du har ustabilt internett, er dette helt nødvendig. Det gjør det mulig å behandle transaksjoner når internettforbindelsen er nede, slik at salgene går gjennom selv om forbindelsen svikter.
Funksjonalitet først, deretter kostnad
Selv om du absolutt ønsker å ha muligheten til å tilby flere betalingsalternativer, bør du ikke la deg rive med. Hver metode kan ha ulike behandlingsgebyrer, så undersøk kostnadsstrukturene før du tar i bruk alle sammen.
Salgsrapportering og -analyse
Et kraftig POS-system bruker transaksjoner til å gi innsikt. Funksjoner for omfattende rapportering og analyse kan hjelpe deg med å ta datadrevne beslutninger for å utvikle virksomheten. Viktige funksjoner å se etter:
- Dashbord i sanntid
- Tilpassbare rapporter
- Analyse av salgstrender
- Innsikt i kundeatferd
- Rapporter om lageromsetning
POS-systemet bør tilby daglige, ukentlige, månedlige og årlige salgsoppsummeringer, rapporter over varer som selger best og dårligst, nøkkeltall for medarbeidernes prestasjoner og beregninger av fortjenestemarginer.
Se etter systemer med intuitive, visuelle dashbord. Disse gir deg en rask oversikt over virksomhetens resultater. Sørg også for at rapportene er tilpassbare. Alle virksomheter er unike, og POS-systemet bør la deg gå i dybden på de spesifikke dataene som er viktigst for deg.
Integrasjonsmuligheter
POS-systemet bør kunne kommunisere sømløst med andre systemer for å forbedre driftseffektiviteten, inkludert regnskapsprogramvare, netthandelsplattformer, CRM-systemer, markedsføringsverktøy, programvare for lagerstyring (IMS) og HR-systemer.
Et godt integrert POS-system kan:
- Automatisk synkronisere salgsdata med regnskapsprogramvaren din
- Oppdatere lagerbeholdningen på tvers av fysiske butikker og nettkanaler
- Sende kundedata til CRM-systemet ditt for målrettet markedsføring
- Koble seg til e-postmarkedsføringsplattformer for automatiserte kampanjer
- Integreres med planleggingsprogramvare for tjenestebaserte virksomheter
Se etter POS-systemer med åpne API-er. Disse gjør det mulig å opprette tilpassede integrasjoner hvis du har spesifikke behov som ikke dekkes av standardløsningene.
Integrasjoner – flere eller færre?
Før du velger et POS-system, bør du lage en liste over alle programvareløsningene du bruker i dag. Sørg for at POS-systemet du velger, kan integreres med disse verktøyene for å unngå å forstyrre eksisterende arbeidsflyter … men benytt samtidig anledningen til å gjennomgå programvaren din.
Selv om integrasjoner kan være kraftige, kan for mange integrasjoner føre til et komplekst system som er vanskelig å administrere. Fokuser på integrasjoner som faktisk tilfører verdi til virksomheten din.
Skalerbarhet og fleksibilitet
Virksomheten din står ikke stille, og det bør heller ikke POS-systemet ditt gjøre. Et godt system vokser sammen med deg og tilpasser seg behovene dine etter hvert som de utvikler seg. Viktige skaleringsfunksjoner du bør se etter:
- Administrasjon av flere butikker
- Skybasert arkitektur
- Tilpassbare funksjoner
- Prisalternativer i ulike nivåer
- API-tilgang for spesialtilpasset utvikling
Et skalerbart POS-system bør gjøre det enkelt å legge til nye lokasjoner, øke antallet brukerkontoer etter hvert som teamet vokser, håndtere større transaksjonsvolumer uten forsinkelser og utvide produktkatalogen uten begrensninger.
Skybaserte systemer gir best skalerbarhet. De kan raskt tildele flere ressurser i perioder med høy belastning og er vanligvis enklere å oppdatere.
Fleksibilitet er like viktig. POS-systemet ditt bør tilpasse seg:
- Ulike typer salg (i butikk, på nett, mobilt)
- Ulike forretningsmodeller (detaljhandel, abonnementer osv.)
- Endringer i markedstrender (som kontaktløse betalinger)
Fleksibilitet er viktig
Tenk på hvor du ønsker at virksomheten din skal være om fem år – noter ned hvilken skala du vil trenge, og se om verktøyet ditt kan tilby den. Velg et POS-system som kan støtte denne visjonen og gi deg funksjonene du trenger, når du trenger dem. Se etter systemer med modulbasert prissetting, slik at du kan legge til funksjoner etter hvert som du trenger dem.
Brukervennlig grensesnitt
Et POS-system kan ha alle funksjonene i verden, men hvis det ikke er enkelt å bruke, er det et dårlig system. Et intuitivt grensesnitt er avgjørende for raske transaksjoner og effektiv drift – særlig hvis det er de ansatte som bruker det, og ikke du. Viktige aspekter ved et brukervennlig POS-grensesnitt:
- Rent og oversiktlig design
- Tilpassbare oppsett
- Hurtigknapper for vanlige oppgaver
- Tydelig og lettlest tekst og ikoner
- Støtte for responsiv berøringsskjerm
Se etter et POS-system som tilbyr enkelt produktsøk og strekkodeskanning, refusjoner og bytter med ett trykk, enkel bruk av rabatter og rask veksling mellom brukere. De beste grensesnittene er tilpassbare. Du bør kunne organisere knapper, kategorier og funksjoner på en måte som gir mening for virksomheten din.
Test langs veien med størst motstand
Ikke bare test POS-systemet selv. La den ansatte som er minst teknisk kyndig, prøve det. Hvis vedkommende enkelt kan navigere i systemet, er du på rett vei.
Mobilitet og skybasert støtte
Det er ikke alltid praktisk å være bundet til en fast terminal. Mobile og skybaserte POS-løsninger gir fleksibilitet og tilgjengelighet som kan forvandle driften din. Viktige funksjoner du bør se etter:
- Mobilapp for smarttelefoner og nettbrett
- Skybasert datalagring og tilgang
- Synkronisering i sanntid på tvers av enheter
- Mulighet for frakoblet modus
- Verktøy for fjernadministrasjon
Et mobilt POS-system lar deg:
- Behandle transaksjoner hvor som helst i butikken
- Ta med deg virksomheten på farten (tenk matbiler eller popup-butikker)
- Avlast køene i travle perioder
- Få tilgang til dataene dine hvor som helst med internettforbindelse
- Legg enkelt til nye terminaler i høysesonger
Skybasert støtte sørger for at dataene dine sikkerhetskopieres automatisk, er tilgjengelige fra alle enheter og alltid er oppdaterte på alle lokasjoner.
Kundestøtte og opplæring
Selv det mest brukervennlige POS-systemet kan få problemer. Derfor er god kundestøtte og omfattende opplæringsressurser avgjørende når du velger et POS-system. Viktige aspekter å vurdere:
- Kundestøtte tilgjengelig døgnet rundt, alle dager
- Flere kundestøttekanaler (telefon, e-post, chat)
- Omfattende kunnskapsbase og veiledninger
- Innledende opplæring og hjelp med oppstart
- Regelmessige systemoppdateringer og nye funksjoner
Se etter en POS-leverandør som tilbyr:
- Rask responstid ved hastesaker
- Dedikerte kundeansvarlige for personlig tilpasset støtte
- Videoveiledninger og trinnvise guider
- Opplæringsøkter på stedet eller virtuelt
- Aktivt brukerfellesskap eller forum
- Regelmessige oppfølginger for å sikre at du bruker systemet effektivt
- Proaktive varsler om nye funksjoner eller oppdateringer
Bli lur når du tester leverandører
Når du vurderer POS-systemer, kan du prøve å kontakte kundestøtteteamet deres på uvanlige tidspunkter. Responstiden og hjelpsomheten deres kan gi deg en god idé om hva du kan forvente som kunde. Vær oppmerksom på POS-leverandører som tar ekstra betalt for kundestøtte eller begrenser åpningstidene for kundestøtte.
More Articles
Slik velger du riktig POS-system
Å velge riktig POS-system er en viktig beslutning for virksomheten din. Her er konkrete trinn som kan veilede deg gjennom prosessen, slik at du velger et system som dekker dine spesifikke behov.
- Vurder behovene dine. Start med å ta en grundig titt på driften din. Hva er de største utfordringene dine? Kanskje det er lagerstyring eller lange betalingstider. Identifiser de tre viktigste funksjonene som kan løse disse problemene. Dette hjelper deg med å fokusere på det som virkelig betyr noe når du vurderer systemer.
- Ta hensyn til budsjettet og transaksjonsvolumet. Vær realistisk med tanke på hva du har råd til, både på forhånd og månedlig. Se på gjennomsnittskostnaden for POS-systemer, og husk at det billigste alternativet ikke alltid gir best verdi.
- Finn frem undersøkelseshatten. Når du har fått et tydelig bilde av behovene dine, er det på tide å undersøke. Lag en kortliste med 3–5 POS-leverandører som henvender seg til bransjen din og virksomhetens størrelse (har du en SMB eller en storbedrift?). Finn brukeranmeldelser av disse leverandørene.
- Vurder integrasjon. Sjekk integrasjonspartnerne til hver leverandør – fungerer de med verktøyene du allerede bruker?
- Vurder kompatibilitet med POS-maskinvare. Lag en liste over maskinvaren du allerede har (kasseskuffer, kvitteringsskrivere, strekkodelesere). Sjekk om POS-systemet er kompatibelt, eller om du må sette av penger til nytt utstyr. For iPad-baserte systemer bør du for eksempel ta høyde for kostnadene til iPad-stativer og kortlesere.
- Analyser prisstrukturene. Sammenlign månedlige avgifter med transaksjonsgebyrer. Beregn de totale eierkostnadene for 1 år og 3 år. Se etter skjulte kostnader, som kostnader for kundestøtte eller gebyrer for tilleggsfunksjoner.
- Prøv gratis prøveperioder selv. Ikke stol bare på markedsføringsmateriell. De fleste leverandører tilbyr prøveperioder på 14–30 dager. Bruk denne tiden til å gjennomføre et scenario for «en dag i livet». Behandle salg, utsted refusjoner og kjør rapporter. Ta tiden på hvor lang tid det tar å utføre vanlige oppgaver, som å legge til varer i lageret.
- Test responstiden til kundestøtten hos hver leverandør. Kundestøtte kan avgjøre om POS-opplevelsen din blir god eller dårlig. Test dem anonymt. Hvis du driver virksomhet utenfor vanlig åpningstid, er kundestøtte døgnet rundt et krav. Vurder også hvor omfattende kunnskapsbasen og opplæringsvideoene deres er.
- Tenk på fremtiden. Hvis ekspansjon står på planen, må du sørge for at systemet kan håndtere flere lokasjoner. Det bør håndtere minst dobbelt så stort transaksjonsvolum som i dag uten problemer.
- Sikkerhet er ikke til forhandling. Bekreft at systemet overholder PCI DSS, og se etter funksjoner som ende-til-ende-kryptering og tokenisering. Verktøy for svindeloppdagelse er et stort pluss.
- Få tilbakemeldinger fra lignende virksomheter. Ikke ta denne beslutningen i et vakuum. Ta kontakt med et par virksomheter i bransjen din som bruker POS-systemet du vurderer. Spør om erfaringene og utfordringene deres, og om de ville valgt det samme systemet igjen. Når jeg er i denne situasjonen, tyr jeg til Reddit. Merkelig nok fungerer det.
- Ta beslutningen. Lag en beslutningsmatrise med de viktigste kriteriene dine. Gi hvert system en poengsum basert på hvor godt det oppfyller hvert kriterium. Ta hensyn til totalkostnad, brukervennlighet og vekstpotensial.
Vanlige feil du bør unngå når du velger et POS-system
Her er en liste over de største feilene folk gjør når de velger et POS-system:
- Å fokusere utelukkende på pris og ignorere langsiktig verdi
- Å overse hvor viktig skalerbarhet er for fremtidig vekst
- Å unnlate å vurdere integrasjonsmuligheter med eksisterende programvare
- Å undervurdere behovet for solid kundesupport
- Å velge et system uten å teste det grundig først
- Å ignorere bransjespesifikke funksjoner virksomheten trenger
- Å unnlate å involvere de ansatte i beslutningsprosessen
- Å velge unødvendige funksjoner som gjør den daglige driften mer komplisert
- Å se bort fra hvor enkelt systemet er å bruke og hvor lang læringskurven er
- Å ikke ta hensyn til de totale eierkostnadene, inkludert maskinvare og gebyrer
Å velge et POS-system er en investering i virksomhetens fremtid. Ta deg god tid, gjør grundige undersøkelser, og ikke vær redd for å stille vanskelige spørsmål. Det riktige systemet vil ikke bare dekke dagens behov, men også støtte en smidig implementering av POS-systemet, slik at det vokser sammen med virksomheten din.
Styrk virksomheten din med det riktige POS-systemet
Å velge det riktige POS-systemet handler ikke bare om å finne et flott kasseapparat. Det handler om å utstyre virksomheten din med et kraftig verktøy for å effektivisere driften, øke salget og få uvurderlig innsikt.
Fra sikkerhetsfunksjoner og lagerstyring til betalingsbehandling og styring av kundeopplevelsen – alle aspekter spiller en avgjørende rolle når du skal finne den perfekte POS-løsningen for deg.
Det sier seg selv at det ikke finnes én løsning som passer for alle. Det beste POS-systemet for deg er det som samsvarer med virksomhetens spesifikke behov, budsjett og vekstplaner. Ta deg god tid, gjør undersøkelser, og ikke vær redd for å be om demonstrasjoner og prøveperioder. Ønsker du å holde deg oppdatert med all POS-kunnskap lett tilgjengelig? Abonner på vårt kostnadsfrie nyhetsbrev for å få ekspertråd, veiledninger og innsikt rett i innboksen.
