Slik avstemmer du et kasseapparat perfekt hver gang

Å balansere et kassaapparat kan virke som en liten oppgave, men når det ikke gjøres riktig, kan ting raskt bli rotete – poster som ikke stemmer overens, forvirring og unødvendig stress.

Som tidligere regnskapsfører med flere års erfaring vet jeg hvor avgjørende gode rutiner for kontanthåndtering er for smidig drift og tillit i teamet. Derfor har jeg satt sammen denne enkle, trinnvise veiledningen for å hjelpe deg med å holde oversikten. Enten du er ny på dette eller bare trenger en oppfriskning, vil denne gjennomgangen gjøre det enklere å balansere kassaapparatet på en enklere, mer nøyaktig og langt mindre stressende måte.

Hva er et kassaapparat?

Et kassaapparat, også kalt en kasseskuff, er en maskin som brukes i detaljhandelen og andre kontantbaserte virksomheter til å registrere salg. Det består av en skuff for oppbevaring av sedler og mynter, et tastatur eller berøringsskjermgrensesnitt og en kvitteringsskriver. 

Denne typen systemer er forskjellige fra kassasystemer (POS-systemer). Kassasystemer bruker for eksempel maskinvare og programvare til å gjennomføre transaksjoner, mens kassaapparater vanligvis er mekaniske. De fleste moderne virksomheter bruker et kassasystem eller en kombinasjon av begge, noe som gjør det enklere å håndtere transaksjoner og balansere økonomien. 

Hvorfor det er viktig å balansere kassaapparatet

Uansett om du bruker et kassasystem sammen med kassaapparatet eller ikke, er det viktig å vite hvordan du balanserer kassaapparatet. Dette er avgjørende av to grunner:

• Oversikt over kontantstrømmen: Balanseregnskapet hjelper deg med å beregne hvor mye kontanter du har. Dette er viktig fordi, som styring av kontantstrøm 101 lærer oss, vil du alltid ha nok kontanter tilgjengelig, men aldri for mye.
• Ansvarlighet: Det bidrar til å etablere ansvarlighet, noe som gjør det enklere å finne personen som er ansvarlig for feil eller tyveri. Hvis det noen gang oppstår et underskudd i kontantbeholdningen, vil du oppdage det raskere hvis du balanserer kassaapparatet regelmessig.

Innledende tips for å balansere kassaapparatet

Før du setter den vanlige balanseringsprosessen i gang, bør du fastsette to konstante faktorer.

Finn det beste startbeløpet

Den første konstante faktoren er hvor mye penger du ønsker å ha i skuffen ved starten av dagen. Det kan ha en alternativkostnad å oppbevare for mye kontanter i skuffene, særlig hvis du har hundrevis av kassaapparater på tvers av flere lokasjoner.

Det finnes også andre risikoer du bør ta hensyn til. Hvis skuffene for eksempel er stappfulle av kontanter, kan sedler falle ut når ansatte håndterer kontanter, eller sette seg fast i sprekker bakerst i kassaapparatet.

Finne riktig beløp

Det ideelle startbeløpet varierer mellom virksomheter og avhenger av den totale mengden eller omsetningen av kontanter som håndteres. Det kan kreve litt prøving og feiling å finne riktig beløp, så start med et estimat basert på historiske salgstall og finn frem til det ideelle beløpet underveis.

Når du har et ønsket beløp i tankene, må du sørge for at det ved starten av dagen er fordelt på valører på en måte som dekker behovet for veksel gjennom hele dagen.

Tildel én ansatt per kassaapparat

Den andre konstante faktoren bør være den ansatte. Når du begynner å balansere kassaapparatene, må du sørge for å tildele bare én ansatt til hvert kassaapparat på hvert skift. Hvis ansatte bytter mellom kassaapparater, er det større rom for feil. 

Denne strategien etablerer også ansvarlighet. Hvis det oppstår avvik i kontanthåndteringen, kan de enkelt spores tilbake til én enkelt ansatt, noe som effektiviserer driften og gir bedre oversikt.

Trinnvis veiledning i balansering av et kassaapparat

Nå som du har fastsatt de konstante faktorene, skal vi se på prosessen du bør følge for å balansere et kassaapparat.

1. Tell kassebeholdningen ved starten av skiftet

Før skiftet starter, bør den ansatte som håndterer kasseskuffen telle kontantene i skuffen manuelt. Beholdningen i kassaapparatet bør være den samme hver dag.

2. Hent en salgsrapport på slutten av et skift

På slutten av hvert skift må medarbeideren hente POS-rapporten for det aktuelle skiftet. Rapporten inneholder vanligvis opplysninger om alle transaksjoner som er gjennomført via POS-systemet under skiftet. Detaljene i rapporten kan variere mellom ulike POS-systemer, men omfatter vanligvis medarbeideren som var involvert, kundens navn, solgte varer og det innbetalte beløpet.

3. Tell kontantene

Når du har POS-rapporten, teller du kontantene i skuffen. Dette omfatter kontanter, sjekker, kredittkortkvitteringer og kuponger. Hvis du mottar mye kontanter hver dag, kan det lønne seg å investere i en tellemaskin – den hjelper deg med å telle raskere og eliminerer risikoen for feil under prosessen.

Deretter trekker du startsaldoen fra de totale kontantene som ble mottatt under skiftet. 

Tenk deg for eksempel at du har $500 i kontanter i skuffen ved starten av hvert skift. Under det forrige skiftet mottok medarbeideren $1,000 i kontanter, og varer for $1,500 ble betalt med digitale betalingsmetoder som kreditt- og debetkort. 

Det betyr at skuffen skal inneholde $1,500 på slutten av skiftet, mens POS-systemet vil vise et totalt salg på $2,500 ($1,000 + $1,500).

4. Avstem eventuelle differanser

Differanser er vanlige, spesielt i små bedrifter. Du kan ha et underskudd eller ekstra kontanter (kalt overskudd) i følgende tilfeller:

• Feil opptelling: Huskelapper eller hastig opptelling kan føre til feil telling. Å telle kontantene på nytt bør være ditt første forsvarstiltak.
• Tapte kontanter: Medarbeideren har enten mistet en eller to sedler, eller gitt en kunde mer veksel enn det som skulle gis. Sjekk skuffen på nytt for å lete etter tapte kontanter.
• Tyveri: Medarbeideren eller noen andre kan ha stjålet kontantene.
• For lite veksel: Å gi kundene for lite veksel er den eneste årsaken til overskudd.

5. Registrer kontanttransaksjoner

Hvis du klarte å løse alle avvikene, registrerer du kontanttransaksjonene i regnskapet. Sørg for at du registrerer mottatte kontanter og ikke den totale kontantsaldoen i skuffen, siden denne inkluderer startsaldoen ($500 i eksempelet ovenfor).

Husk også betalinger uten kontanter!

Ikke glem å registrere eventuelle kredittkortbetalinger, butikkreditt, sjekker og kuponger. Husk at du kanskje ikke kan løse en differanse hvis kontanter har blitt stjålet eller mistet. I slike tilfeller vil disse ende opp som en kostnad i resultatregnskapet.

6. Legg startsaldoen tilbake i skuffen

På dette tidspunktet kan du tømme kassaskuffen og la startsaldoen ligge igjen til neste skift. Sørg for at du har tilstrekkelige interne kontroller og en definert prosess for håndtering av kontanter etter dette punktet, slik at du forebygger medarbeidertyveri og tap av kontanter.

Beste praksis for kontanthåndtering

Ved å følge beste praksis beskytter du deg mot tyveri, bidrar til å opprettholde ansvarlighet og forebygger tyveri. La oss se på tre gode fremgangsmåter du bør ha i bakhodet når du håndterer kontanter i kasseskuffer.

Fastsett en passende startsaldo

En fast kontantbeholdning gir prosessen større forutsigbarhet. På slutten av dagen eller skiftet kan den ansvarlige medarbeideren enkelt fastslå hvilket beløp som skal bli liggende i skuffen.

Du kan også vurdere å fastsette hvilke valører kontantbeholdningen skal bestå av, slik at det er nok kontanter til å gi kundene veksel under neste skift.

Det er enklere å spore underskudd eller overskudd når du har et fast startbeløp. Det gjør det lettere å finne ut om problemet oppsto under skiftet, eller om kontantbeholdningen var feil fra begynnelsen.

Sett inn kontanter underveis

Overfylte skuffer gjør kontanthåndteringen vanskeligere – medarbeidere kan miste en eller to sedler når de gir kundene veksel, eller noen sedler kan sette seg fast bakerst i skuffen.

Når skuffen begynner å bli helt full, bør medarbeideren som håndterer skuffen manuelt ta kontantene ut av skuffen og legge dem på et sikkert sted. Sørg for at medarbeideren kvitterer for innskuddet, slik at det er mulig å holde oversikt over ansvaret.

Et sikkert sted for opptelling

Selve opptellingen bør foregå på et sikkert sted. Dette er en viktig intern kontroll som beskytter kontantene mot risikoer som underslag. Stedet bør være sikret med kameraer, og bare autorisert personell bør få adgang.

Når den ansatte teller kontantene, må du sørge for at en annen ansatt er til stede. Denne doble kontrollen bidrar til å bekrefte at opptellingen er korrekt og reduserer risikoen for tyveri. Hvis du håndterer store kontantbeløp daglig, bør du vurdere å sette opp eskorterte overføringer med jevne mellomrom for maksimal sikkerhet.

Feilsøking av vanlige avvik i kassaskuffen

Hvis en ny opptelling ikke løser et avvik du oppdaget da du avstemte kontantene mot POS-rapporten, er det noen alternativer du bør prøve. 

Kontroller dagens transaksjoner

Feilregistrerte transaksjoner, uregistrert salg og feilaktige tilbakebetalinger er vanlige årsaker til avvik. Kontroller alle salgskvitteringer, fakturaer og POS-oppføringer for å bekrefte at alle transaksjoner er registrert korrekt, og at annulleringer, rabatter eller tilbakebetalinger er håndtert på riktig måte.

Gå gjennom kontanthåndteringsrutinene

Kontanthåndteringsprosessen starter med at riktig vekselbeholdning blir liggende i kassaapparatet på slutten av skiftet. Sørg for at alle ansatte, inkludert nyansatte, kjenner beløpet som skal ligge igjen i kassaskuffen på slutten av skiftet. Kontroller at de ansatte er opplært i å bruke POS-systemet korrekt, og at de forstår vanlige fallgruver i kontanthåndteringsprosessen.

Undersøk feil gjort av ansatte

Feil gjort av ansatte er den vanligste årsaken til avvik, og det er helt greit. En avstemming kan bekrefte om dette var årsaken til avvikene. Hvis feil gjort av ansatte ser ut til å være den vanligste årsaken til avvik, bør du se etter måter å redusere dem på. Du kan for eksempel vurdere å investere i et automatisert POS-system eller programvare, samt tilby ekstra opplæring i mer effektiv kontanthåndtering.

Ta tak i større problemer

Gjentakende avvik tyder ofte på et mer grunnleggende problem. Ineffektiv eller utilstrekkelig opplæring, uklare prosesser eller slappe retningslinjer kan føre til hyppige avvik som tar tid å løse.

Bruk teknologi til kontanthåndtering

Teknologi kan gjøre det mye enklere å administrere kassaapparater og gjøre prosessen mer effektiv, nøyaktig og sikker. De fleste av disse funksjonene er tilgjengelige i et POS-system. Slik kan bruk av teknologi for kontanthåndtering eller et POS-system hjelpe:

• Automatiser prosesser: Moderne POS-systemer hjelper deg med å integrere kassaapparater og annen maskinvare med programvare for å automatisere salgsbehandling, lagerstyring, rabattadministrasjon og rapportgenerering.
• Tilgangsstyring: Et POS-system kan hjelpe deg med å sette opp tilgangskontroller. Bare ansatte med tillatelse kan styre kassaapparatet og utføre oppgaver som å åpne det, tilbakebetale penger og ta ut kontanter.
• Sanntidsovervåking av kontanter: Noen POS-systemer tilbyr en funksjon for sanntidsovervåking av kontanter. Funksjonen lar deg overvåke kontantbeholdningen i kassaskuffen og varsler lederen når kontantbeholdningen er for høy eller for lav.
• Integrasjon med regnskapsprogramvare: De beste regnskapsprogramvarene tilbyr integrasjoner for POS-systemer som automatisk overfører salgsdata, inkludert kontanttransaksjoner, og dermed sikrer feilfri bokføring.
• KI-basert svindeloppdagelse: KI-baserte verktøy er svært gode til å oppdage uvanlig aktivitet i kassaapparatet. KI kan oppdage hyppige annulleringer, tilbakebetalinger eller rabatter som avviker fra normale mønstre. Det er også et godt tillegg til sikkerhetsverktøyene dine og gjør det mye enklere å forebygge og oppdage svindel.

Velg et av de beste POS-systemene på markedet for å få tilgang til et omfattende funksjonssett. De beste alternativene dine inkluderer:

• PayPal Zettle
• Revel Systems
• Toast
• Aloha Cloud
• Shopify POS
• Lightspeed

Opplæring av ansatte i effektiv drift av kassaapparatet

Opplæring av ansatte i å gjennomføre prosessen for drift av kassaapparatet på en effektiv måte er avgjørende for å minimere menneskelige feil. Her er to ting du kan gjøre for å lære opp de ansatte:

Utvikle opplæringsprogrammer

Utvikle opplæringsprogrammer som hjelper de ansatte med å forstå prosessen og betydningen av effektiv kontantstyring. Det antas ofte at det å knytte arbeidet de ansatte utfører til de reelle konsekvensene for selskapet kan bidra til å styrke oppslutningen. Hold i tillegg opplæringsøkter med jevne mellomrom, og gjør opplæring til en del av introduksjonsprosessen for nyansatte.

Øvelse og tilbakemeldinger

Noen ansatte kan trenge øvelse før de mestrer prosessen fullt ut. Sett av tid til øvelse og gi konstruktive tilbakemeldinger for å hjelpe dem med å lukke eventuelle kunnskapshull. Hvis de fortsatt har problemer, kan opplæringsprogrammet hjelpe dem med å friske opp kunnskapen om hvordan de håndterer kassaapparatet på en effektiv måte.

Hva skjer videre?

Ser du etter innsikt som kan bidra til å utvikle karrieren din innen økonomi? Abonner på vårt kostnadsfrie nyhetsbrev.